Согласно статье 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» количество дней неиспользованного отпуска, за которые следует выплатить компенсацию при увольнении, определяется автоматически. О порядке расчета остатка отпуска в программе, рассказывает Е.А. Грянина, независимый консультант.
Обязанность работодателя выплатить работнику при увольнении компенсацию за все неиспользованные отпуска закреплена в Трудовом кодексе, однако ни Трудовой кодекс, ни другие нормативные акты не содержат точных указаний, как рассчитать количество дней. Очевидно, что количество дней неиспользованного отпуска определяется как разница между количеством дней отпуска, «заработанных» работником, и количеством дней фактически предоставленных ему отпусков. Количество дней фактически предоставленных отпусков определить не сложно, а вот алгоритм расчета количества дней отпуска, «заработанных» работником не так прост и однозначен.
Сначала для этого требуется определить стаж работника. Этот момент не вызывает вопросов, поскольку порядок определения стажа прописан в Трудовом кодексе.
Согласно статье 121 ТК РФ, в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включаются:
- время фактической работы;
- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в т. ч. время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
- время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Далее необходимо, исходя из полученного стажа, рассчитать количество дней отпуска, положенных работнику. В общем случае продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). То есть за каждый полный год стажа, или рабочий год, работнику следует «начислить» 28 календарных дней отпуска. Разъяснений, как посчитать количество дней отпуска за не полностью отработанный рабочий год, Трудовой кодекс не содержит. Единственным нормативным документом, регулирующим данный вопрос, являются Правила об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила), которые до сих пор применяются в части, не противоречащей ТК РФ.
Согласно пункту 28 Правил, работники, проработавшие в организации не менее 11 месяцев, включаемых в стаж, дающий право на отпуск, получают полную компенсацию, в остальных случаях — работники получают пропорциональную компенсацию. Исходя из примеров расчета, представленных в Правилах, можно сделать вывод, что для расчета пропорциональной компенсации, количество положенных работнику дней отпуска следует определять делением установленной продолжительности отпуска (в общем случае — 28 календарных дней) на 12 месяцев и умножением на количество месяцев отпускного стажа работника. Причем для расчета пропорциональной компенсации отпускной стаж работника, который, как правило, к моменту увольнения сотрудника составляет неполное количество месяцев, следует округлить до целых месяцев. Правила округления стажа изложены в пункте 35 Правил: излишки, составляющие менее половины месяца, исключатся из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.
На практике данный порядок расчета неиспользованных дней отпуска может трактоваться по-разному.
Во-первых, вопрос вызывает округление стажа работника до целого числа месяцев: что считать «излишками, составляющими менее половины месяца» и «излишками, составляющими не менее половины месяца». Количество дней в разных месяцах различно: будет ли 14 календарных дней стажа в феврале считаться половиной месяца, как и 15 дней стажа в марте?
Второй распространенный вопрос — следует ли округлять количество дней компенсации отпуска, и может ли количество дней быть нецелым? Например, работник отработал 1 месяц, и по общему правилу ему положено 28 / 12 дней отпуска. В результате получается 2,33 (3) дня. Нужно ли выплатить компенсацию за 2,33 дня или следует округлить 2,33 до целого количества дней? Отметим, что округление количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, законодательством не предусмотрено. Однако, если в организации принимается решение об округлении, например, до целых дней, то, согласно письму Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника, т. е. 2,33 следует округлить до 3-х дней.
Отметим также, что некоторые специалисты придерживаются мнения, что расчет компенсации следует производить, исходя из округленного до двух знаков после запятой месячного количества дней отпуска, т.е. принимать в расчет по 2,33 дня за каждый месяц отпускного стажа. То есть если работник отработал 2 месяца, то ему положена компенсация за 2,33 x 2 = 4,66 дней отпуска. Полученный результат, однако, будет отличаться от рассчитанного и округленного по правилам математики: 28 / 12 x 2 = 4,67 дней. Какой же вариант расчета следует применять?
Эти методологические вопросы решены в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» следующим образом: алгоритм расчета дней компенсации за неиспользованный отпуск реализован в максимальном соответствии с нормативными документами, а спорные и неоднозначные моменты разрешены в пользу работников:
1) При расчете отпускного стажа количество полных месяцев исчисляется от даты приема по календарному принципу, т.е. например, если сотрудник принят 17 января, то 16 февраля его стаж составит ровно месяц, 16 марта ровно два месяца и т.д. Соответственно, на дату увольнения стаж работника, дающий право на ежегодный отпуск, будет составлять сколько-то полных месяцев и сколько-то дней. Вот это количество дней и считается «излишком».
Например, если сотрудник, принятый на работу 17 января 2013 года, увольняется 3 марта 2013, то его отпускной стаж составит ровно 1 месяц (с 17 января по 16 февраля) и излишек 15 дней (12 дней — с 17 по 28 февраля и 3 дня с 1 по 3 марта).
Для определения, составляет ли излишек менее половины месяца или не менее половины, нужно выбрать месяц, и поделить количество дней в этом месяце пополам. В программе 1С для анализа выбирается тот календарный месяц, на который приходится большее число дней последнего рабочего месяца сотрудника. В рассматриваемом примере – это март. Последний рабочий месяц сотрудника – это период с 17 февраля по 16 марта (если бы он доработал его полностью, то заработал полный месяц стажа). В этом периоде 12 дней приходится на февраль и 16 дней на март, следовательно, для анализа выбирается март. В марте 31 календарный день, значит, излишек 15 дней составляет менее половины месяца (31:2 = 15,5). Таким образом, этот излишек отбрасывается и считается, что стаж сотрудника составляет 1 месяц.
Отметим, что если бы сотрудник увольнялся 4 марта, то его стаж составил бы 1 месяц и 16 дней, 16 дней – излишек, составляющий более половины месяца, следовательно, для расчета дней компенсации отпуска стаж сотрудника был бы округлен до 2-х целых месяцев.
Если бы дата увольнения сотрудника пришлась на период после 17 марта, то для расчета половины месяца был бы выбран уже апрель, т.к. последним рабочим месяцем считался бы период с 17 марта по 16 апреля. Пусть, например, дата увольнения сотрудника — это 31 марта 2013 года, тогда стаж сотрудника составляет 2 полных месяца (с 17 января по 16 марта) и 15 дней (с 17 по 31 марта). В данном примере излишек 15 дней составляет уже ровно половину месяца апреля (30 календарных дней:2), следовательно, округляется до полного месяца, и расчет дней компенсации отпуска ведется, исходя из 3-х месяцев отпускного стажа.
2) За 11 полных отработанных месяцев рассчитывается полная компенсация, т.е. как будто работник отработал полный рабочий год (однако в случае, если работник отработал менее 11 месяцев, например, 10 месяцев и 20 дней, то количество дней компенсации рассчитывается пропорционально — за 11 месяцев отпускного стажа).
3) При пропорциональном расчете количество дней компенсации отпуска считается без промежуточного округления, а округляется уже конечный результат, полученный по формуле:
<�Количество заработанных дней отпуска> = <�Годовое количество дней отпуска>/ 12 x <�Количество месяцев отпускного стажа>.
Таким образом, если работник увольняется, отработав 2 месяца, то в программе ему будет предложено компенсировать 28 / 12 x 2 = 4,67 дней отпуска, а не 4,66 дня. Такой подход, во-первых, не ущемляет права работников (компенсация за 4,67 дней будет больше, чем за 4,66), а во-вторых, позволяет точно рассчитать компенсацию за 3, 6 или 9 месяцев работы. Количество компенсируемых дней отпуска составит в этом случае 7, 14 и 21 день отпуска соответственно. При применении же расчета, исходя из 2,33 дней отпуска за месяц стажа, количество дней компенсации получится 6,99 дней за 3 месяца работы, 13,98 — за полгода, 20,97 дней — за 9 месяцев, что явно не является ожидаемым результатом расчета, в первую очередь, для самого работника.
Кроме того, в программе реализована возможность производить расчет дней компенсации отпуска с округлением до целых дней. Данная возможность подключается в настройках параметров учета. Ввиду малой распространенности такой методики по умолчанию опция Округлять дни компенсации отпуска при увольнении в программе отключена.
При включенной опции количество дней компенсации отпуска округляется до целых дней, причем, всегда в большую сторону, что соответствует правилам округления, изложенным в письме Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17.
Определение стажа работы
Перед начислением работнику компенсационных выплат определяется количество дней, отведенных на отпуск. Для этого рассчитывают суммарное выработанное время. За точку отсчёта принимается день поступления сотрудника на предприятие. Сотрудник вправе претендовать на получение ежегодного оплачиваемого отпуска длительностью 28 календарных дней.
Такое право предоставляется каждому работнику по истечении 11 месяцев, отработанных на предприятии. Разрешается взять отпуск по прошествии 6 месяцев, но период отдыха будет меньше.
Следует отметить, что Трудовым кодексом не определяется порядок установления количества дней отдыха, наработанных сотрудником на момент увольнения.
В этих целях следует прибегнуть к пунктам Правил об очередных и дополнительных отпусках в статье, согласующейся с Трудовым законодательством. Так, увольняющемуся работнику, проработавшему на определенном предприятии как минимум 11 месяцев и не воспользовавшемуся своим правом на отпуск, положена компенсация в полном объёме.
Шпаргалка по компенсациям за неиспользованный отпуск
Предлагаем вашему вниманию памятку, которая поможет быстро рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск. Причем как при увольнении работника, так и в случае, когда работник остается работать в компании, но вместо отдыха хочет получить деньги. Мы сделали акценты на том, когда эти выплаты рассчитываются одинаково и когда есть различия.
РАЗЛИЧИЯ.В каких случаях выплатить компенсацию необходимо Компенсация, связанная с увольнением
Бухгалтеру придется рассчитать и начислить данную выплату, если работник увольняется по одному из оснований, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. По какому именно, значения не имеет. Компенсация положена в любом случае. В том числе и при увольнении в порядке перевода в другую компанию.
А вот ситуации, когда выдавать компенсацию не нужно: — внешнего совместителя перевели на основное место работы в компании (имеется в виду именно случай перевода; если же совместитель сначала написал заявление на увольнение, а потом заявление о приеме на работу, то выплатить компенсацию необходимо); — работник трудился в компании менее половины месяца (бухгалтеру надо посчитать, сколько календарных дней приходится на отработанное время; и если это составляет менее половины от общего количества календарных дней в данном месяце, то компенсацию выплачивать не нужно).
