Депонирование зарплаты: оформление, проводка, советы

В тех случаях, когда заработанное вознаграждение не перечисляется на банковскую карточку работника безналичным способом, а выдается в кассе, всегда могут сложиться ситуации, когда деньги готовы к выдаче, но человек не смог явиться за ними в назначенное время. Причины могут оказаться различными: отсутствие по болезни, вследствие командировки или вызванное другими обстоятельствами. Как в таких случаях должен поступить кассир или бухгалтер?

Законодательством для этого предусмотрена процедура депонирования заработной платы. Расскажем о том, как она должна проводиться.

Когда при методе начисления учитывать в доходах кредиторскую задолженность по депонированной заработной плате (п. 18 ст. 250 и п. 1 ст. 271 НК РФ)?

Где хранить депонированную зарплату — в банке или в кассе

Если в организации установлен лимит кассового остатка, то хранение денежных средств в кассе организации сверх лимита не допускается. В течение 5 дней, начиная с установленного срока выплаты зарплаты, в кассе могут находиться денежные средства, превышающие лимит на сумму, указанную в платежной ведомости.

По истечении этого срока в кассе должна оставаться сумма наличных в пределах утвержденного лимита, включая отложенные средства. Если лимит не превышен, деньги можно хранить в кассе, если превышен, то сумму сверх лимита организация сдает на расчетный счет.

Депонированные деньги, налоги и взносы

Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.

Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.

Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.

Как правильно депонировать заработную плату

Депонирование денежных средств отличается от простого хранения наличием установленной процедуры. Порядок действий описан в Указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У и заключается в следующем:

1. В последний день выдачи денег кассир делает запись «депонировано» в платежной ведомости напротив фамилий работников, не получивших деньги.
2. После этого кассир подсчитывает общую сумму выплаченной зарплаты и отложенных средств.
3. В итоговой строке платежной ведомости кассир указывает суммы выданные и отложенные.
4. Кассир сверяет итоговые суммы выданной и депонированной зарплат с итоговой суммой по платежной ведомости и при их соответствии ставит подпись.
5. Далее кассир передает подписанную платежную ведомость своему руководителю.
6. Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью Дт 70 Кт 76.04.

С депонированием денежных средств, предназначенных для оплаты труда, сталкиваются только предприятия, выдающие сотрудникам заработную плату наличными через кассу.

Что делать с невостребованной зарплатой?

У сотрудника есть три года, чтобы получить свою депонированную зарплату. Отсчет начинается со следующего дня после той даты, когда предприятие должно было выдать з/п. Если работник или его представитель не обратились за депонированной з/п в течение трех лет, нужно совершить следующие действия.

В бухучете спишите сумму на прочие доходы. Для расчета налога внесите ее в состав внереализационных доходов. Подготовьте акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя организации о списании кредиторской задолженности.

Никогда ничего не упустишь в начислении зарплаты

«Бухгалтерия — удобная программа. Спасибо разработчикам. С Контуром работаю уже давно. И кадры удобно вести, никогда ничего не упустишь в начислении заработной платы. Отчеты все вовремя попадают к адресату. Все обновляется в ногу со временем. Мне очень нравится, все удобно. А когда бывает что-то непонятно, можно позвонить — и вам всегда придут на помощь. Еще раз спасибо разработчикам».

Наталия Аббасова, бухгалтер, ст. Вешенская, Ростовская обл.

Проводки по депонированию

Для учета средств используют такие проводки:

• получение наличных для выплаты — Дт 50 Кт 51;
• выдача зарплаты работникам — Дт 70 Кт 50;
• депонирована заработная плата (проводка) — Дт 70 Кт 76.04;
• взнос на расчетный счет денег сверх лимита — Дт 51 Кт 50.

Итоговым документом расчета заработной платы можно считать платежную ведомость, в которой указаны суммы причитающихся работнику выплат за вычетом произведенных удержаний.

При оплате труда из кассы платежная ведомость передается кассиру, который определяет, достаточно ли наличности для выплаты зарплаты и если не хватает, то заказывает недостающую сумму в банке.

Проводка по депонированию заработной платы (Дт 70 Кт 76.04) делается только в тех случаях, когда зарплата выдается наличными и не получена по уважительной причине. Невыплата заработанных денег по вине работодателя является нарушением законодательства с обязательной выплатой компенсации за задержку.

Не может быть депонирования при переводе денег с расчетного счета на банковский счет работника.

В чем смысл депонирования

По законодательству, работодатель сам может выбирать способ выплаты заработанного сотрудниками вознаграждения:

• безналичный расчет, не требующий личного присутствия сотрудников,
• кассовую выплату наличных средств по ведомости.

В последнем случае предполагается, что это происходит по месту работы, и нерабочие часы персонала не будут тратиться на перемещения для того, чтобы получить заслуженные финансы.

Если трудящийся не успел подойти к кассиру, собственноручно поставить подпись в ведомости и забрать свои деньги в положенное время, при этом никому не поручал совершить это вместо себя, не выданная з/п должна быть депонирована.

Депонирование – это бухгалтерское отражение в первичной учетной документации зарплатных сумм как не выданных на руки наемному работнику.

Как выдать депонированную заработную плату

Отложенные деньги выдаются сразу же, как только работник за ними обратится. Обращение может быть письменным и устным, его порядок устанавливается в каждой организации.

Выдана из кассы депонированная заработная плата, проводка:

Дт 76.04 Кт 50.

Если денежных средств в кассе организации недостаточно, чтобы выдать работникам, то кассир заказывает их в банке и получает наличными в кассу:

Дт 50 Кт 51.

Где отражается депонирование зарплаты

По условиям абз.7 п.18 Порядка ведения кассовых операций сумму депонирования необходимо внести в реестр. Его оформляет кассир (по подпункту «б» п. 18 данного Порядка).

Общепринятой формы не существует. Часто используют форму под кодом 0504047. Она содержится в приказе Министерства финансов РФ от 23 сентября 2005 года №123н. В реестр включают табельный номер сотрудника, ФИО, депонированные средства.

Реестр оформляется после каждой выплаты, когда отдельные сотрудники не получили деньги.

Впрочем, Указание №3210-У не требует оформления реестра депонированных средств (в противоположность Порядку ведения кассовых операций, который действовал до этого). И все же по инициативе кассира он используется в организации и дает возможность каждый раз отследить, кто из сотрудников не забрал деньги.

Уточним, что деньги необходимо платить раз в полмесяца. Это условие содержится в ст.136 ТК России.

В реестре по форме из приказа №123н отсутствует графа для фиксации номера расходного ордера. Он составляется, когда выплачиваются деньги, депонированные до этого. Данная графа существует в книге аналитического учета депонированной зарплаты, денежного довольствия и стипендий. Ее форма под кодом 0504048 также оговорена тем же приказом.

Там отражают сведения о депонированной зарплате в течение года. Для записей о выплате депонированных денег предназначено 12 граф (по числу месяцев). Берется место, соответствующее месяцу выдачи депонированной зарплаты. Если после завершения года все еще остаются невыплаченные средства, такая информация переносится в новую книгу.

Эта книга заводится на год. Там каждому сотруднику полагается своя строка. В ней прописывают табельный номер, ФИО, депонированные средства.

В графах «Отнесено на счет депонентов» фиксируются год, а также месяц образования депонентской задолженности, данные ведомостей и депонированные деньги. В графах «Выплачено» напротив информации о человеке ставятся данные расходного ордера и выданные деньги за конкретный месяц.

Обязаны ли депонировать зарплату малые предприятия

Согласно п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, индивидуальные предприниматели и субъекты малого бизнеса могут не устанавливать кассовый лимит.

Следовательно, они не обязаны сдавать не выданную зарплату в банк, а могут хранить ее в кассе. Тем не менее, при наличии невыплаченного в срок вознаграждения по трудовому договору проводку по депонированию надо выполнить. Невыплата заработной платы в сроки, установленные трудовым договором, влечет ответственность работодателя вплоть до уголовной. Если в платежной ведомости не проставлена о и не сделана проводка Дт 70 Кт 76.04, при проверке это будет квалифицировано как задержка оплаты труда по вине работодателя, и руководитель компании будет привлечен к ответственности и заплатит штраф.

Как сформировать налог на прибыль?

Порядок списания сумм депонированной з/п в налоговом учете зависит от метода, по которому предприятие рассчитывает налог на прибыль.

• При методе начисления депонированную з/п включают в расходы в том же месяце, когда она была начислена.
• При кассовам методе сумму депонированной з/п включают в расходы только в момент ее выплаты. Тогда в месяце начисления з/п возникает вычитаемая временная разница и создается отложенный налоговый актив, который спишется после выдачи з/п.

Сегодня большинство компаний имеют с банками договоры зарплатного проекта с перечислением денег на карты сотрудников, и операции по депонированию з/п случаются редко.

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис, в котором вы можете легко вести бухучет, начислять зарплату (и оформлять депонирование зарплаты), сдавать отчетность. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней!

Попробовать бесплатно

Составление реестра депонированных сумм

При наличии невостребованного остатка по ведомости кассир производит запись напротив фамилии получателя в месте внесения подписи «депонировано». В конце ведомости на оплату указывается суммы, фактически выплаченные работникам и подлежащие депонированию. На основании произведенной операции кассир должен составить реестр депонированных сумм или внести запись в открытый ранее документ.

В реестре указываются:

• Данные предприятия, используемые во внутреннем обороте.
• Дата составления документа.
• Период выдачи, за который возник остаток неполученных средств.
• Номер и дата ведомости, по которой производилась выплата.
• Данные о сотруднике – должность, ФИО, табельный номер.
• Депонированная сумма.
• Выведенный итог по реестру.
• Данные о кассире, осуществившем операцию.
• Сведения об РКО, по которому производится выдача депонента.

Реестр подписывается должностным лицом кассы и заверяется главным бухгалтером. На основании данных реестра составляется расходный кассовый ордер на выдачу средств из кассы.

В настоящее время отсутствует требование по обязательному составлению реестра, но предприятия продолжают использовать форму для упрощения учета и контроля над депонируемыми суммами. При отсутствии реестра в документообороте данные учитываются в книге учета. В журнале производится подсчет дебетового и кредитового остатка на конец месяца.

Учет

При депонировании сумм оплаты труда, у предприятия образовывается кредиторская задолженность перед сотрудником.

Учет сумм депонированной заработной платы:

1. В период срока хранения учет не полученных сумм ведется на бухгалтерском счете 76-4.
2. После окончания трехлетнего срока сумма переводится на 91 счет.
3. Учет ведется в соответствующем кассовом реестре, в котором указывается:
   Номер регистрации кассового расхода и сумма депонированной заработной платы;
4. Дата возникновения кредиторской задолженности перед служащим.

Реестр открывается на один календарный год, а остатки на конец отчетного года отражаются в графе остаток на начало года в новом кассовом реестре депонента следующего года.

В бухгалтерском балансе депонированную задолженность следует отражать по строке задолженность по оплате труда, а не кредиторскую задолженность перед прочими контрагентами.

Стоит отметить, что учет заработной платы по трудовым соглашениям тоже отражаются на 76 счете, и бухгалтеру нужно внимательно следить за раздельным ведением этой оплаты труда и депонированных сумм, так как в балансе эти статьи расходов отражаются по-разному.

Особые случаи

Работодатель обязан выплатить депонент при первом обращении работника. Если требование не выполняется, и работодатель задерживает выплату либо отказывается от оплаты, то работник имеет право обратиться за юридической помощью в инспекцию по труду либо в судебные органы для административного разбирательства.

Руководителю следует обращать особое внимание на учет депонента и строго контролировать его выдачу. При неправомерном выполнении указанных требований, органы по контролю над деятельностью предприятий, могут привлечь организацию к административной ответственности.

Как производить депонирование зарплаты уволенного сотрудника

Нельзя списывать депонированную зарплату уволенного до истечения срока исковой давности. В данном случае работают стандартные 3 года (ст. 196 ГК).

Срок исковой давности из ст. 392 Трудового кодекса не актуален в случае, если человек не пришел за расчетом при увольнении и не дал информации о счете в кредитном учреждении для перевода средств.

Срок исковой давности стартует со дня депонирования зарплаты – то есть с того, который следует за днем увольнения сотрудника, если он отсутствует в день увольнения (по условиям ч. 1 ст. 140 Трудового кодекса РФ).

Если ни сам сотрудник, ни его доверенное лицо не запросили депонированную зарплату в течение 3 лет, для налогообложения ее нужно включить во внереализационные доходы (согласно п. 18 ст. 250 НК РФ).

В бухгалтерской отчетности списание долга проходит по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».