Обычно счет-фактура и накладная служат для разных целей, но содержат почти идентичные данные. Для уменьшения документооборота был создан документ, объединяющий накладную и счет-фактуру – универсальный передаточный документ (УПД). В каких случаях можно использовать такой документ? Есть ли для него унифицированная форма? Расскажем об особенностях применения накладной и счета-фактуры в одном документе – УПД.
Также смотрите:
- Как правильно заполнять УПД
- Чем отличается счет-фактура от УПД?
Функции накладной
Товарную накладную по форме ТОРГ-12 используют при реализации товарно-материальных ценностей. Однако с 2013 года требование использовать только унифицированные формы документов отменено. Организациям позволено составлять свои собственные бланки документов (за редким исключением). Главное условие – наличие обязательных реквизитов в таком документе и закрепление его в учетной политике фирмы.
Товарную накладную относят к первичным документам бухучета, на основании которых делают записи о фактах хозяйственной деятельности на счетах бухучета.
Перечень обязательных реквизитов для бухгалтерской первички закреплен в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Приведем список атрибутов, которые должен содержать в себе документ, чтобы считаться полноценной первичкой (в нашем случае – накладной):
Как правило, при реализации ТМЦ на практике всё равно пользуются ТОРГ-12, так как эта форма привычна и понятна.
Бланк унифицированной формы ТОРГ-12 можно бесплатно скачать с нашего сайта по ссылке:
БЛАНК ФОРМЫ ТОРГ-12
Что сделать?
Для подачи
В документах следует правильно указать название продавца или покупателя, их реквизиты и данные о товарах, продукции или услугах, а также написать их стоимость. Выписанные документы подписываются должностными лицами и скрепляются печатями. Затем передаются контрагенту в момент реализации ТМЦ или оказания услуг, или до самого факта реализации или выполнения работ.
Регистрации
Необходимо проводить регистрацию первичных документов в журналах регистрации и книгах учёта первичной документации. Эта обязанность накладывается на бухгалтерию, ведь согласно Правилам о бухгалтерском учёте все документы должны регистрироваться в день их выписки.
Ответственность за правильность занесения данных в те или иные первичные документы накладывается либо на главных бухгалтеров, либо на ответственных лиц, которые согласно должностной инструкции обязаны заполнять эти документы.
Функции счета-фактуры
Счет-фактура несет в себе функцию, отличную от функции ТОРГ-12.
Счет-фактуру выписывает каждая организация, применяющая общую систему налогообложения, к каждой своей отгрузке. Этим она показывает, что в сумму продажи заложен НДС. Покупатель, получивший счет-фактуру, заявляет на его основании вычет по НДС. Без правильно оформленного счета-фактуры получить вычет невозможно. Поэтому отслеживать наличие всех обязательных реквизитов в счете-фактуре жизненно необходимо.
Правила заполнения счета-фактуры регулируют 2 документа:
Из этих документов можно сделать вывод, какие же атрибуты должны присутствовать в счете-фактуре, чтобы по нему можно было получить вычет:
Как видно из схем, многие позиции в товарной накладной и в счете-фактуре одинаковые.
Содержание
Счёт содержит такие пункты:
- Дата, когда был выписан счёт и номер самого документа.
- Полная информация о поставщике, в том числе и его банковские данные.
- Данные о покупателе.
- Название, а также количество, цена за единицу и стоимость продаваемых ТМЦ или оказанных услуг.
- Итоговая стоимость, а также сумма НДС, если он есть.
- Подписи ответственных лиц.
В счёте-фактуре обязательно должны быть такие пункты:
- Номер по порядку.
- Дата выписки.
- Реквизиты самого налогоплательщика, а также покупателя.
- Реквизиты грузоотправителя.
- Номер платёжного документа в случае получения от своего контрагента авансовых платежей.
- Наименование поставляемых продавцом различных товаров или услуг.
- Единица измерения.
- Цена за единицу товара без учёта налога.
- Общая стоимость товаров или работ, или услуг.
- Налоговая ставка.
- Стоимость всего количества продукции или услуг с учётом налогов.
- Подписи должностных лиц.
В товарной накладной есть такие пункты:
- Порядковый номер.
- Дата выписки.
- Название, а также реквизиты покупателя или продавца.
- Наименование товара, его количество, а также общая стоимость.
- Основание выписки ТН с указанием номера договора и даты его подписания.
- Подписи ответственных лиц.
Функции УПД
Очевидно, что в накладной и счете-фактуре многие позиции одинаковы. Но составить лишь один документ по сделке невозможно, так как они выполняют совершенно разные функции.
В целях сокращения документооборота был введен универсальный передаточный документ – УПД. Он объединил счет-фактуру и накладную в одном документе. То есть, по одному документу можно отгружать/принимать товары и другие мат. ценности, а также ставить НДС к вычету.
Для УПД действуют аналогичные правила: рекомендованную форму можно дорабатывать в соответствии с нуждами предприятия, но необходимо следить за наличием обязательных реквизитов.
Обязательные атрибуты УПД – это совокупность обязательных реквизитов накладной и счета-фактуры. Но есть также и уникальные реквизиты, присущие только УПД.
Бланк УПД разработан на основе бланка счета-фактуры. По сути, бланк счета-фактуры – это часть бланка УПД.
УПД и ознакомиться с образцами его заполнения можно в нашей статье «Как выглядят правильные образцы заполнения УПД: примеры».
Чем отличается счёт-фактура от товарной накладной в 2020 году
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Смотрите также постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.
УПД и СЧФ
Счет-фактура – документ НУ. Он подтверждает отпуск товара покупателю, оказание ему услуг, производство работ по операциям, облагаемым НДС, больше нигде не применяется. Реквизиты СЧФ содержат сведения:
- о предмете сделки;
- о стране его происхождения;
- о сумме;
- о количественных характеристиках хозяйственной операции;
- о ставке налога;
- об акцизе;
- о соответствующей группе товаров;
- позволяющие идентифицировать налогоплательщиков.
Информация, содержащаяся в СЧФ, применяется для расчетов по НДС и контроля этих операций. К СЧФ при оформлении отпуска товара прилагается документ БУ: товарная накладная, акт приема-передачи и пр.
Универсальный передаточный документ (УПД) — бланк, созданный на базе СЧФ. Все сведения из СЧФ отражаются в УПД. Для удобства «зона счета-фактуры» выделена темным контуром. Помимо этого, в УПД присутствуют сведения на отпуск ТМЦ (акта, товарной накладной, частично — ТТН, документа на отпуск материалов ф. М-11 и пр.), т.е. информация, когда произведена отгрузка, кто из должностных лиц взял за нее ответственность и скрепил своей подписью, на основании какого договора произведена отгрузка.
Кто может применять УПД
Применение УПД – добровольное. Для оформления сделок фирма может использовать любые допустимые формы: комплект накладная + счет-фактура или только УПД. Причем одним клиентам можно выписать накладную и счет-фактуру, а другим – УПД. Каким комплектом документов будет закрыта сделка, лучше прописать в договоре с контрагентом.
Как уже упоминалось, счет-фактуру выписывают организации-плательщики НДС. То есть те, кто применяет ОСНО.
Может ли выписать УПД фирма на спецрежиме? Да, может. Но в этом случае УПД будет играть роль только бухгалтерской первички. Для обозначения статуса УПД – только первичка или накладная – счет-фактура – в бланке УПД есть специальный реквизит.
Спецрежимникам не стоит опасаться выписывать УПД. Если реквизит «статус» выставлен верно, УПД не приравнивается к счету-фактуре и не влечет за собой последствий в виде обязательной уплаты НДС в бюджет.
Образец единого документа «счет-фактура и накладная» для упрощенцев, а также заполнение специфического реквизита УПД смотрите в статье «Что означает статус в УПД».
Инструкция по заполнению
Для того чтобы правильно заполнить счёт нужно:
- В строке «Получатель» указать название продавца или подрядчика.
- В строке «Банк получателя» вписываются реквизиты банка организации, которая реализует ТМЦ или оказывает услуги.
- В пустой строке указывается номер счёта и дата его составления.
- В строке «Товары (работы, услуги)» вписывается название этих видов.
- В строках «Количество», «Единица измерения», «Цена» и «Сумма» указывается количество товаров или услуг, их цена и общая стоимость.
- Под общей стоимостью указывается НДС, если он есть, а также итоговая стоимость.
- В конце документа помещаются данные о руководителе и главном бухгалтере.
Чтобы заполнить счет-фактуру нужно:
- В первой строке указать дату составления документа и его порядковый номер.
- В строках 2,3,4 и 6 указать реквизиты продавца, покупателя, грузополучателя или грузоотправителя.
- В строке 5 – номер платёжного документа, согласно которому был получен аванс.
- В строке 7 указывают наименование валюты платежа.
Табличную часть этого документа заполняют следующим образом:
- В первой графе указывают наименование товаров.
- В гр. 2,3,4 указывают единицу измерения, количество и цену.
- В гр. 6 проставляются сведения об акцизе. 4. В гр. 7 и 8 указывается налоговая ставка и сам налог в рублях и копейках без округления.
- В гр. 5 и 9 – общая стоимость с НДС и без НДС.
- В гр. 10 и 11 заносят сведения об импортных товарах.
- Счёт-фактура подписывается директором и главным бухгалтером, или другими должностными лицами, уполномоченными составлять этот документ. Выполняется документ либо от руки, либо с помощью компьютера. Но можно частично заполнить его в компьютерной программе, а частично дописать от руки.
Важно! Согласно российскому законодательству такой документ, как счёт-фактуру можно пересылать по интернету, но только в специальной программе за электронной подписью руководителя или должностного лица.
Кроме того, все выписанные или полученные счет-фактуры фиксируются в специальных журналах учёта. Если операции облагаются НДС, документы отображаются в книгах продаж и покупок.
Представляем вниманию информацию о том, что такое товарная накладная и счет-фактура, а также как объединить их в одном документе.
Чтобы заполнить товарную накладную необходимо:
- В строке «Грузоотправитель» необходимо указать название, местонахождение, а также банковские реквизиты самой организации, которая занимается отгрузкой товаров самим покупателям.
- В строках «ОКПО» или «Вид деятельности по ОКДП» записывается информация о продавце ТМЦ.
- В строке «Грузополучатель» необходимо указать все реквизиты покупателя, включая его название, местонахождение, а также банковские данные.
- В строках бланка ТН «Поставщик» или «Покупатель» записывается информация, аналогичная той, что указана в строках «Грузоотправитель» или «Грузополучатель».
- В строке «Основание» вписывается номер подписанного договора и дата его составления.
- Если сам поставщик доставку своих же товаров совершает не самостоятельно, а привлекает стороннюю организацию, то заполняется строка «Транспортная накладная».
- В строке «Товар» подробно даётся характеристика товара.
- В строке «Единица измерения» должна указываться наименование самой единицы измерения.
- В строке «Количество» вписывается количество продаваемого товара.
- В строках «Цена», «Сумма без НДС», «НДС», «Сумма с НДС» соответственно указываются необходимые суммы.
- В конце указываются данные тех должностных лиц, которые совершили отпуск товаров, а также тех, что согласно доверенности приняли ТМЦ.
- Все записи в конце скрепляются подписями и печатями продавца и покупателя ТМЦ.
Решение спорных вопросов
Последний момент для организаций может иметь первостепенное значение. Наличие такого документа позволяет решить большинство спорных вопросов, не доводя дело до суда. Например, отслеживание груза по номеру накладной может понадобиться, если груз утерян.
Если же судебное разбирательство все же имеет место быть, то накладная позволяет доказать правоту и обосновать претензии. Несмотря на обильное количество информации и несомненную важность транспортной накладной, ее заполнение не требует специализированных знаний, и именно это объясняет повсеместное распространение этого документа.
Обычно в каждой организации имеются шаблонные документы товарных и иных накладных, которые содержат неизменную информацию, например реквизиты. Если у компании есть клиенты, работа с которыми осуществляется на постоянной основе, то специально для каждого из них разрабатывается свой шаблон. В этом случае выписка соответствующих документов еще больше упрощается.
Кто отслеживает?
Товарная накладная представляет также интерес для проверяющих органов, например для налоговой службы, которая осуществляет обязательную проверку. В этом случае неправильно оформленная накладная может иметь далеко идущие, но печальные последствия. Также наличие накладной могут проверить и в процессе перевозки груза, например инспекторы ГИБДД обязательно будут осуществлять проверку фур по пути следования, а соответственно, им нужно показывать и накладную на перевозимый товар. Естественно, что информация, которая отражена в документе, должна соответствовать тому, что находится в грузовике. Примерно так же обстоят дела и с перевозками на других видах транспорта. Без накладной товар просто не будет загружен в транспорт. Разновидностей таких документов существует довольно большое количество. Каждый вид товарной накладной имеет свои особенности при составлении, советуем заранее с ними ознакомиться. Например, существуют специальные виды накладных, используемых при транспортировке продуктов животноводства.
Онлайн журнал для бухгалтера
Вносить изменения в бланк счета-фактуры потребовалось в связи вступлением в силу Федерального закона от 03.04.2020 № 56-ФЗ, который расширил объем информации, которая должна быть указаны в счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав.
С 1 июля 2021 года вводится в действие новая форма счета-фактуры. Также с этой даты обязательным становится новый формат счетов-фактур, необходимый для обмена документами в электронном виде. Что именно изменилось? Как с 1 июля 2021 году выглядит новый бланк счетов-фактур? Коснулись ли изменения корректировочных счетов-фактур? Расскажем об всех важных поправках, связанных с возмещением НДС, и приведем заполненный образец нового бланка счета-фактуры.
Какие бывают товарно-транспортные накладные?
Разработано и внедрено в постоянную работу сразу несколько основных наименований и категорий товарно-транспортных накладных. Бумаги отличаются представленной формой. Главная юридически закрепленная стандартами форма имеет индивидуальный классификационный номер 1‑Т . Документ разработан в рамках реализации государственного проекта по регулированию и официально утверждена профильным комитетом по статистике еще в 1997 году. Номер принятого постановления — 78. Документ применяется для обращения с большинством товаров. Дополнительно предусмотрены актуальные наименования и профильные формы ТТН, основной задачей которых выступает проведение полноценного оформления необходимых в транспортной сфере операций в рамках осуществления приемки, а также складской отправки разных типов продуктов питания со строгим указанием основных наименований с учетом происхождения и особенностей перевозки в зависимости от регламентированного расстояния. Традиционные формы ранее уже были официально утверждены специальным постановлением пограничных органов.
В 2011 году государственными органами было установлено официальное решение о применении в работе нового обновления ТТН. Введение в деятельность профильных компаний и перевозчиков регламентировано ключевыми Правилами по реализации перевозок грузов с применением автомобильной техники. Соответствующее постановление было узаконено и полностью утверждено Правительством. В тексте профильного документа отмечается строгое согласование факта комплексного заключения двустороннего договора в случаях проведения доставки грузов разных типов. Особенностью документа стало удаление специальных полей с отметками списания или проведения оприходования профильной продукции. ТТН регламентированного стандарта 1997 и 2011 годов сегодня применяются компаниями в равной степени.
Цели предоставления каждого из документов
Счёт-фактура выдаётся покупателю с целью подтверждения выполненной подрядчиком (продавцом) задачи. Кроме того, данное действие предусматривает следующую возможность со стороны заказчика — потребовать на основании представленного документа вычета НДС, входящего в сумму приобретённого товара или услуги и обозначенного в соответствующей графе.
Товарная накладная же предоставляется для оформления передачи права собственности на товар от поставщика к покупателю и для учёта материальных ценностей. Других целей выдача этого документа не преследует.
Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные
Первичный документ — бухгалтерский документ, составляемый в момент проведения хозяйственных операций и являющийся свидетельством их совершения.
Перечень первичных документов, сопровождающих ту или иную сделку, варьируется в зависимости от особенностей каждой конкретной сделки. Принято, что пакет документов, сопровождающий сделку, готовит поставщик (исполнитель).
Договор
Регламентирует возникшие права и обязанности субъектов сделки.
