Форма КМ-7 — ежедневно заполняемый документ, фиксирующий показания кассовых машин. Относится к первичной документации предприятия. Отчетность ведется старшим кассиром на основе справок типа КМ-6 (отчет кассира-операциониста). Данные в поля следует вносить в конце каждого операционного дня после того, как сдан Z отчет. Если следовать букве закона, то готовая форма, а также прилагающиеся к ней отчеты, должна попасть в бухгалтерию не позднее следующего операционного дня.
КМ-7 не обязательно должна заполняться вручную. Главное, чтобы отчет был напечатан на 2 сторонах и заверен подписями ответственных лиц.
Вне зависимости от количества машин, за день оформляется только 1 отчет по этой форме.
Во избежание путаницы рекомендуется вести разные КМ-7 для основного юрлица и обособленных подразделений.
Кто должен использовать формы КМ-7 и КМ-6
Форма КМ-7 — документ, который непосредственно связан с применением ККТ, имеющей ЭКЛЗ. Обязательность его использования отменена с июля 2016 года с внесением поправок в закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. А с июля 2021 года эта форма вообще становится ненужной из-за прекращения использования касс, оснащенных ЭКЛЗ. Однако это не препятствует продолжению использования формы КМ-7 только в части, касающейся сведений о сумме выручки, полученной за смену.
О том, какая техника сменила ККМ, имеющие ЭКЛЗ, читайте в статье «Порядок перехода на онлайн-кассы с 2016 года».
Во времена применения касс, оснащенных ЭКЛЗ, форма КМ-7 представляла собой обязательное приложение к другой унифицированной форме — КМ-6, составлять которую должен был кассир-операционист. Но с введением в действие поправок в закон «О применении ККМ» форма КМ-6 заполняется лишь по желанию хозсубъекта.
Подробности см. здесь.
В отчете по форме КМ-7 предусмотрены графы для указания заводских, а также регистрационных номеров всех используемых ККТ. Причем формировать его требовалось на любое количество имевшихся в наличии ККТ, в т. ч. на единственный кассовый аппарат.
Бланк формы КМ-7 утвержден постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать его можно на нашем сайте.
Порядок заполнения «Справки-отчета кассира-операциониста»
Справка-отчет составляется в единственном экземпляре, по каждой операционной кассе фирмы отдельно. По окончании смены, или по завершении дня, кассир передает полученную выручку в банк, или по приходному ордеру старшему кассиру (либо руководителю, если старшего кассира в организации нет), приложив, заполненный по форме № КМ-6, отчет кассира. Бланк отчета можно найти в альбоме унифицированных форм, утвержденном постановлением Госкомстата РФ № 132.
Кассир заполняет форму в следующем порядке:
- Название организации вносится в самую верхнюю строку бланка, там же указывается адрес и телефон фирмы. При необходимости вносится наименование структурного подразделения организации. В табличной части справа указывается ИНН фирмы и код вида деятельности по ОКВЭД.
- В строке «Контрольно-кассовая машина» указывается модель применяемого кассового аппарата — его класс, тип, марка. Регистрационный номер ККМ и заводской номер производителя нужно внести в соответствующие ячейки таблицы справа. Можно указать используемое программное обеспечение в строке «Прикладная программа».
- В ячейку «Кассир» вносится фамилия и инициалы кассира, а в ячейке «Смена» указывают номер соответствующей смены.
Далее следует заполнить порядковый номер, дату составления, начало и окончание времени работы – это реквизиты отчета кассира (бланк скачать можно ниже):
Основная часть «Справки-отчета кассира-операциониста» — это таблица из десяти граф.
- Графа 1 «Порядковый № отчета фискальной памяти на конец смены/дня» должна содержать порядковый номер Z-отчета.
- Графы 2 и 3 – указываются номер отдела и секции (при наличии).
- Графу 4 заполнять не нужно.
- Графа 5 содержит показания суммирующего денежного счетчика на начало работы (начало дня или смены) и должна совпадать с данными графы 6 «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 за этот день или смену.
- Графа 6 – показания того же счетчика на конец рабочего дня/смены, которые соответствуют графе 9 журнала КМ-4.
- Графа 7 – сумма полученной выручки за рабочий день/смену, согласно счетчику. Данный показатель рассчитывается как разница между графами 6 и 5 и должен соответствовать по сумме графе 10 «Журнала кассира-операциониста» за этот день/смену.
- Графа 8 – сумма возвратов покупателям по неиспользованным кассовым чекам. Здесь нужно указать общую сумму всех возвращенных покупателям денег и чеков, пробитых по ошибке. В «Журнале кассира-операциониста» данной графе соответствует графа 15 за эту же смену. При отсутствии возвратов эта графа прочеркивается.
- В графах 9 и 10 заведующий отделом/секцией ставит свою фамилию, инициалы и подпись. При отсутствии заведующего, свою Ф.И.О. и подпись ставит кассир.
- По строке «Итого» таблицы отдельно суммируются показатели по графам 7 и 8.
Строку «Итого выручка в сумме» следует заполнить так: прописью рубли, цифрами – копейки. Данный показатель рассчитывается как сумма выручки за минусом возвратов (итоговая строка графы 7 минус итог графы 8).
Далее указывается дата и номер приходного кассового ордера (ПКО), по которому выручка, и приложенный к ней кассовый отчет по форме КМ-6, передается в бухгалтерию фирмы, или ее руководителю. Нужно указать реквизиты банка, в который в дальнейшем сдается выручка. Если организация небольшая, где касс не более двух, кассир-операционист может сразу сдавать деньги банковским инкассаторам. Это также отражается в отчете кассира с указанием банка, принявшего выручку, номера и даты квитанции, полученной от инкассатора.
«Справку-отчет кассира-операциониста» подписывают старший кассир, кассир-операционист и руководитель организации с расшифровками своих подписей.
Каковы особенности заполнения отчета по форме КМ-7
Форму КМ-7 надлежало ежедневно формировать в 1 экземпляре и сдавать в бухгалтерию до начала следующей рабочей смены вместе:
- с формой КМ-6;
- ПКО, РКО;
- актами по форме КМ-3 (на возврат денежных сумм покупателям).
В таблице, которая является основным элементом формы КМ-7, указывались и суммировались показатели по всем фискальным счетчикам ККТ, а также по наличной выручке по торгующему субъекту в целом или с разбивкой по отделам (в этом случае цифры заверялись подписями заведующих соответствующими отделами).
Суммы, отраженные в актах по форме КМ-3, то есть возвращенные покупателям фирмы, указывались прописью в специальной графе, расположенной под таблицей.
Сведения, зафиксированные в форме КМ-7, заверялись руководителем торгующего субъекта, а также старшим кассиром.
О форме КУМ-3 читайте в материале «Унифицированная форма № КM-3 — бланк и образец».
Нюансы оформления
При самостоятельной разработке шаблона сводного кассового документа, аналогичного бланку КМ-7, необходимо придерживаться требований по включению в него такого набора данных:
- наименование бланка;
- дата его заполнения;
- название субъекта хозяйствования;
- суть проведенной операции с денежными средствами в течение рабочего дня;
- измерители и объем полученных и выданных денежных знаков;
- перечисление должностей ответственных лиц;
- поля для проставления подписей и указания их расшифровок.
В унифицированном бланке КМ-7 отчета кассира-операциониста все эти данные предусмотрены соответствующими графами. Документ следует оформлять каждый день. За его заполнение ответственность несет старший кассир или лицо, выполняющее его функции.
Готовый образец отчёта КМ-7 должен быть передан в бухгалтерскую службу для отражения в учетных регистрах до того, как начнется следующая смена кассира.
При вводе данных о выручке сумма полученных средств по каждому кассовому аппарату должна иметь документальное подтверждение. Отражаемые в форме числовые данные необходимо подкреплять итогами на начало и конец смены в разрезе ККМ. Обязательно прописывают значения показателей счетчиков по всем задействованным кассовым устройствам.
Выручку указывают как общей суммой, так и отдельными итогами по подразделениям компании. Все данные считают утвержденными после их визирования руководителем фирмы и старшим кассиром.
Также см. «Форма КМ-6».
Читать также
29.09.2018
Заполнение строчного раздела справки
Для удобства представления информации, отразим порядок заполнения данного раздела в таблице.
| Графа справки | Как заполняем |
| Организация | В этой графе необходимо записать наименование компании или предпринимателя. Название указывается полное. Кроме того, здесь же нужно прописать и номер телефона |
| ИНН | В этом поле указываем идентификационный номер организации или предпринимателя |
| Структурное подразделение | Далеко не во всех организациях выделяются такие подразделения. Однако если они есть, то нужно зафиксировать эту информацию в отчете, то есть указать структурное подразделение, где была получена выручка за день |
| Сведения о ККТ | В этой графе указываем какая именно модель кассы используется. Такие сведения представлена как в документах к кассовому аппарату, так и в журнале кассира, на 1 странице |
| Номер кассы | Такую информацию обычно предоставляет старший кассир (она записана на 1 странице журнала кассира). Если таким способом получить информацию не удается, то придется искать номер кассы в документах на нее |
| Прикладная программа | Прикладные программы не всегда используются с кассовыми аппаратами. Если при использовании кассового аппарата такие программы не используются, то графа не заполняется |
| Кассир | Эта графа не заполняется, если кассиров несколько. Если работает 1 человек, то необходимо записать его фамилию, имя и отчество |
| Смена | В данной графе указываем номер Z-отчета. Как правило, он начинается с буквы Z и записывается так: Z00012 |
| ВАЖНО! При составлении справки-отчета в обязательном порядке указываем порядковый ее номер, дату, время начала и окончания составления |
Форма отчета заполнена. Что дальше?
После составления документа кассир должен передать его старшему кассиру, а при отсутствии такой должности, бухгалтеру или руководителю организации.
Срок хранения такой справки в компании составляет 5 лет.
Индивидуальный предприниматель передает справку в банк.
Многие задаются вопросом: что будет, если справку не составить? А ничего не будет. Нет такой обязанности справку составлять, соответственно и ответственности нет. Однако во время проверки, налоговая обычно запрашивает такие отчеты, и его отсутствие будет считаться отрицательным моментом для компании.
Заполнение табличного раздела справки
Приведем расшифровку по столбцам в таблице.
| Столбец справки | Как заполняем |
| Столбец 4 | Как уже было сказано выше, этот столбец заполняют довольно редко, только при использовании совсем старых кассовых аппаратов. Если применяемая в организации касса выпущена не раньше 2004 года, то данные не вносятся в графу |
| Столбец 5 | Здесь необходимо прописать величину наличных на начало смены. Эти данные можно взять из журнала кассира или в отчете, который был составлен с утра. Нас будет интересовать строка ГРОСС – ИТОГ |
| Столбец 6 | В этот столбец вносим данные из Z-отчета, по строке ГРОСС – ИТОГ |
| Столбец 7 | В данном столбце указывается итоговая сумма из Z-отчета с учетом проведенных возвратов |
| Столбец 8 | Заполняем при наличии возвратов (берем из Z-отчетов). Этот столбец не будем заполнять, если возвратов не было |
| Столбец 9 | В этом поле нужно указать ФИО кассира, который составляет отчет |
| Столбец 10 | Кассир – составитель отчета ставит свою подпись, тем самым удостоверяет, что изложенная в нем информация верна |
| Итоговая строка | В этой графе отражаем общую сумму, которая получилась по итогам столбцов 7 и 8 |
Заполнение завершающего раздела справки
Покажем заполнение третьей, завершающей части в таблице.
| Значение поля | Как заполняем |
| Общая величина выручки | Здесь отражаем какая сумма выручки получена за день. Величина показателя записывается словами |
| Сумма, которая принята и оприходована по кассе | Это поле частенько остается пустым, однако, если выписан приходный ордер, то заполнить ее придется. В жизни это бывает довольно редко |
| Сумма, которая сдана в банк | Как видно из названия строки, она заполняется только в случае сдачи выручки в банк или при передаче инкассатору. При этом в справку – расчет вносится информация о реквизитах банка, куда сдается выручка. В противном случае строка остается пустой |
| Номер квитанции | Строка с номером квитанции взаимно увязана со строкой о принятии суммы денег по кассе, поэтому в большинстве случаев тоже не заполняется |
После заполнения всех необходимых строк, прописываем кто является старшим кассиром, кассиром и руководителем компании. Этим лицам необходимо расписаться в отчете и указать расшифровку подписи.
