“Счета-фактуры” или “счет-фактуры” – как правильно говорить и писать? Данное понятие используют достаточно часто, но вопрос о корректном склонении по падежам и определении рода слова «счет-фактура» всё равно возникает. Да и вообще: это слово или словосочетание? Наш материал даст ответ, как употреблять при письме и в разговоре «счет-фактура» по всем правилам грамотной речи.
Также смотрите:
- Счет-фактура и накладная как один единый документ
- Заверение счета-фактуры: подписи и печать
Чем счет отличается от счета-фактуры
Сначала разделим эти 2 термина, которые звучат похоже, но означают совершенно разные вещи. Речь идет о счете и счете-фактуре. Рассмотрим подробно, чем отличается счет от счета-фактуры.
Термин “Счет”
Счет – это документ, по которому производят оплату товаров/работ/услуг контрагенту.
Счет нельзя считать первичным документом. Первичка призвана отражать свершившиеся факты хозяйственной жизни. Счет же отражает лишь пожелание одного хозяйствующего субъекта получить денежные средства за свои товары или услуги от другого хозяйствующего субъекта. Вот когда оплата произойдет, тогда можно говорить о свершившемся факте хоз. деятельности. Но для этого используют уже другие документы. Например, банковскую выписку или приходный/расходный кассовый ордер.
Сделать оплату можно и не имея на руках счета. Например, в случае систематически оказываемых услуг, цена которых неизменна из месяца в месяц: оплату допустимо производить на основании договора. Это условие необходимо в нем прописать.
При всей необязательности использования счетов в работе их применение удобно. Выставляя счет:
- напоминаем контрагенту о том, что пришла пора платить;
- даем свои банковские реквизиты контрагенту в удобном формате;
- отслеживаем долги контрагентов при грамотной организации документооборота.
Термин “Счет-фактура”
Счет-фактура – один из важнейших документов в бухучете. Именно на основании счета-фактуры принимают к вычету НДС – то есть получают право уменьшить налог к уплате. Счету-фактуре посвящена ст. 169 НК РФ.
Он актуален для организаций, уплачивающих НДС. Это, как правило, крупные компании. Но и малый бизнес в силу разных причин может применять общую систему налогообложения с уплатой НДС.
Следовательно, термин “счет-фактура” относится к часто используемым. Это сложносоставное слово, поэтому не совсем очевидно, как верно его употреблять. Ниже расскажем, каким правилам русского языка оно подчиняется.
А сейчас обобщим на схеме, в чем разница счета и счета-фактуры:
Будьте осторожны с «собой»
Себя, себе, собой, о себе… Коварные, коварные словечки! И коварство их в том, что порой и не разберешь, к кому, собственно, они относятся. Запутывают, обманывают…
— Ну и вот, — слышу в метро, — начальник велел мне отвести гостя к себе.
К себе — это к кому, если «начальник велел мне»? Где в результате окажется гость: у того, кто это рассказывает, или у начальника?
Если в предложении несколько существительных, возвратное местоимение «себя» (себе и т.д.) может соотноситься с любым из них. Например: «Мать велела дочери налить себе воды». Это может означать, что воду следует налить для матери или для дочери…
Такой многозначности лучше избегать, иначе нас просто не поймут. Ведь по правилам возвратное местоимение относят к слову, которое означает производителя действия. В случае с матерью и дочерью деятелей два, точнее, две: мать велела, а дочь будет наливать воду. Конечно, можно предположить, что, скорее всего, дочь будет наливать воду для себя — но это только предположение! Вообще же в этой фразе заложена двузначность, а это всегда плохо. Надо ситуацию исправлять.
Вот и давайте это сделаем. Возьмем один из двух ясных вариантов: либо «Мать велела, чтобы дочь налила ей воды», либо «Мать велела, чтобы дочь налила себе воды». Так все будет поставлено на свои места.
Точно так же надо бы поступить тому, от кого я услышала в метро неуклюжую фразу насчет начальника и гостя: выбрать! Либо «Начальник велел, чтобы я отвел гостя к нему», либо «Начальник велел, чтобы я отвел гостя к себе». И никакой многозначности!
Вот так. Будьте осторожны с «собой»!
Счет-фактура сильного пола
— Не забудь счет-фактуру! — кричит хозяйка маленького цветочного магазина курьеру.
Он уже в дверях оборачивается:
— Какую счет-фактуру? То есть какой счет?.. Нет, раз фактура, значит, она…
— Да ладно, — машет рукой хозяйка, — ты, главное, не забудь!
И все-таки, все-таки… Какого рода счет-фактура?
Толкование этого сложного слова найти просто. Это счет с описью отправленного товара и с реквизитами отправляющей и принимающей сторон. Сложнее выяснить, как это слово склонять и сочетать с прилагательными и местоимениями. Мой счет-фактура? Моя счет-фактура? Непонятно.
Сейчас будем разбираться. Счет-фактура — это так называемое сложносоставное слово, такого же типа, как плащ-палатка, кран-балка, бал-маскарад. С этими словами часто возникают проблемы: уж очень по-разному они себя ведут… Плащ-палатка — это, например, давно уже единое слово женского рода. Говорят так: моя плащ-палатка, укрылся прочной плащ-палаткой — то есть первая часть даже и не склоняется, согласование идет со второй частью — с палаткой. По ней и определяется род слова.
В других словах связь между частями не такая сильная. С балом-маскарадом, например, всегда путаница. Говорят то «на бал-маскараде», то на «бале-маскараде». Но здесь-то все проще — и «бал», и «маскарад» мужского рода. А вот со счетом-фактурой…
Насколько я могла заметить, в склонении и согласовании этого слова с другими есть серьезные колебания. Кто-то говорит: вы не видели моего счета-фактуры? Другие — те, кто использует это слово ежедневно, ежечасно, — могут уже и не склонять первую часть «счет». Они скажут скорее — «не видели моей счет-фактуры»?
Нет, это явно не годится… Сложность в том, что словари нам в решении этого вопроса не очень-то помогают. Надо надеяться на то, что со временем это слово с указанием рода в них появится… Я бы рекомендовала говорить и писать «моего счета-фактуры» (ошибки, во всяком случае, не будет). Все-таки слово «счет» здесь явно главное.
Да, и вот еще что: в Налоговом кодексе «счет-фактура» — мужского рода. Это уже аргумент.
Выбираем правильное склонение
Итак, счет-фактура – это не сочетание слов, а одно слово – сложносоставное.
Сложносоставные слова – это слова, состоящие из 2-х или нескольких слов, которые пишут через дефис.
Обратимся к законам грамотной речи для сложных слов, состоящих из нескольких.
Слова “счет” и “фактура” склоняются каждое по-отдельности, поэтому при склонении по падежам “счета-фактуры”, склоняем каждое слово:
Особенности проставления буквенных значений
Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.
Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.
ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.
Принципы употребления слова во множественном числе
А как склоняется слово счет-фактура, если речь идет о нескольких документах? То есть, если имеем дело с множественным числом.
Здесь действуют те же правила, что и для единственного числа: склоняем каждое из двух слов сложносоставного слова.
Покажем, как выглядит слово “счет-фактура” во множественном числе:
Распишем образцы склонения счета-фактуры, если имеем в виду не один документ, а несколько:
Действия получателя счета
Если покупателю был отправлен исправленный счет-фактура, он должен изменить данные в книге покупок, ведь там были указаны параметры дефектного счета либо ошибочные данные. Чтобы это совершить, покупателю нужно использовать дополнительный лист из Книги, только чтобы он соответствовал налоговому периоду покупки. На этом листе надо сделать запись об аннулировании конкретного счета-фактуры и вычислить сумму покупок, совершенных до этого счета, определив таким образом сумму, соответствующую упраздняемому счету-фактуре.
Реализовать законную возможность вычета НДС покупатель имеет право не только в том налоговом периоде, когда он совершил покупку: важно лишь, чтобы документ был зарегистрирован вовремя.
Правильный род
Немаловажный вопрос – какого рода “счет-фактура”? Интуитивно напрашивается вывод, что это женский род, исходя из последнего слова – фактура. Но это ошибочное мнение.
Род сложносоставного слова определяют по роду определяющего, главного слова. В нашем случае таковым является первое слово – счет.
Счет – мужского рода. Получаем вывод: счет-фактура так же относится к словам мужского рода.
Как верно использовать термин “счет-фактура” с точки зрения принадлежности к родам, покажем на схеме:
Чтобы попрактиковаться в навыке верного употребления термина “счет-фактура”, вы можете почитать статьи и нормативные акты, в которых часто встречается это слово. Например, перечитать эту статью и обратить внимание на написание сложного слова. Также часто счет-фактура встречается в уже упомянутой ст. 169 НК РФ.
Разновидности номеров счетов-фактур
Номера могут состоять как из цифр, так и букв. Буквенные обозначения обязательно должны быть при документообороте в следующих структурах:
- Обособленные подразделения. После номера нужно указать индекс в цифрах. Значения разделяются слешем (/). Индекс определяется компанией и прописывается по конкретному договору.
- Люди, состоящие в товариществе, или доверительные менеджеры. Индекс через слеш должен быть указан и в этом случае.
Соблюдение правил важно не только для исполнения нормативных актов. Правильная нумерация обеспечивает упорядоченный документооборот, предупреждает путаницу.
Новые операции в системе контроля НДС
Программный комплекс АСК НДС-2, которым налоговая служба пользовалась до недавнего времени, заменен на другой, усовершенствованный. Он носит название «Контроль НДС».
Он направлен не только на выявление «прямых» схем ухода от НДС, но в состоянии проверить контрагентов второго, третьего звена, а также и тех, кто сам не применяет эти схемы, но работает с такими контрагентами.
Предшествующий регламент был «заточен» на выявление:
- разрывов, когда данные, отраженные в вашей декларации, отсутствуют в декларации контрагентов;
- расхождений по декларациям.
В этих случаях налоговая выставляет требование о предоставлении документов и начинает процесс выявления выгодоприобретателя.
С заменой регламента будут также проверять:
- расхождения по журналам;
- нарушение контрольных соотношений;
- несопоставляемые операции, которые появляются в результате дробления счетов-фактур;
- прочие сомнительные начисления.
Как возложить это право на другое лицо?
Правомочие на подпись руководитель или главный бухгалтер могут передать другим лицам посредством приказа на право подписи или доверенности, оформленных от имени организации. Поэтому для передачи обязанностей необходимо оформить один из указанных документов.
И в доверенности, и в приказе указываются следующие сведения:
- Персональные данные уполномоченного лица.
- Список конкретных видов документов, которые вправе подписывать сотрудник или доверенное лицо.
ВАЖНО! При оформлении обоих бланков руководителю необходимо удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которую нужно будет указывать в документах.
Итоги
Одним из обязательных реквизитов каждого из типов счета-фактуры является его порядковый номер. Слово «порядковый» предполагает нумерацию по порядку по мере оформления документов. Однако соблюсти ее получается не всегда, а попытка упорядочивания отражается на нумерации документов, выставленных позже тех, на номере которых произошел сбой. Ответственность за скачущие или отсутствующие номера не предусмотрена. Вычету ошибки в номере не препятствуют.
Источники:
- Налоговый кодекс РФ
- Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Возможные нарушения и их последствия
При использовании нумерации нарушениями будут являться:
- Номер, присвоенный не по порядку (например, больший по значению для более раннего документа).
- Пропущен номер (если, к примеру, один счёт-фактура датирован номером 5, а следующий имеет уже номер 7).
Но при этом нужно помнить, что сбой в нумерации хотя и является неприятностью – но при этом вполне допустимой. Отказывать в вычете из-за неправильной нумерации нельзя.
В том случае, если со сбоем в счёте-фактуре столкнулся покупатель, ему ничего не требуется делать. Поскольку, по НК РФ, такой документ выставляет продавец, покупатель лишён возможности влиять на условия нумерации (о выставлении, оплате, хранении документа читайте тут). Если содержание документа позволяет однозначно идентифицировать стороны и сумму обязательства, счёт-фактура должен быть принят налоговым органом.
Если же ошибся продавец, присвоив неверный номер, – то для него тоже не будет никаких существенных последствий. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от № 03-07-09/411 от 2017 г. подтверждает, что:
- хронология должна соблюдаться;
- но при ошибке документ всё равно будет принят к вычету.
Ознакомьтесь и с другими полезными материалами нашего сайта о счетах-фактурах. Читайте о том, как правильно заполнить счёт-фактуру на услуги и на возврат товара, а так же в какой валюте можно выставлять документ и где отображается код денег.
Общие требования
Нумерация для счетов-фактур должна быть:
- непрерывной;
- последовательной в хронологическом порядке;
- не повторяющейся – каждому документу должен быть присвоен свой уникальный номер (приказ Минфина РФ № 119н от 2001 г. и Правила заполнения).
Требования о хронологическом порядке применяются в отношении как основных, так и корректировочных счетов-фактур.
Во всём остальном организация свободна в выборе системы нумерации для первичных учётных документов.
Справка. Если номера возрастают в хронологическом порядке, поводов для претензий со стороны ФНС РФ быть не должно. Главное при этом – правильно заполнять остальные графы бланка счёта-фактуры.
Нормативные акты допускают возможность отдельной нумерации для счетов-фактур. Но эта возможность, согласно Правилам заполнения, может применяться только:
- для организаций, действующих через филиалы или представительства;
- для участников товарищества;
- для доверительных управляющих.
В этом случае порядковый номер делится на две части:
- Общий номер.
- Через косую черту – цифровой индекс подразделения или индекс договора между товарищами.
В целом же можно сделать вывод: организация вправе принять свою учётную политику в отношении счетов-фактур, указав в них правила нумерации. Главное, чтобы номера шли по возрастанию. При этом отдельная нумерация для особого рода счетов-фактур (например, только для авансовых) на предприятии законодательством не предусмотрена – но и не запрещена. Главное – не допускать ситуаций, при которых один и тот же номер может быть присвоен разным документам, касающимся разных контрагентов и разных обязательств.
Пропуски в номерах счетов-фактрур не являются существенным нарушением, и такие документы должны быть приняты налоговыми органами к вычету по НДС.
Подробнее о заполнении полей в счёт-фактуре вы узнаете в этой статье.
