Что входит в суточные командировочные расходы
При отправке рабочего в командировку за ним сохраняется заработная плата в полном размере, а также работодатель компенсирует своему служащему расходы, понесенные во время отъезда.
Понятие «суточные» подразумевает возмещение следующих производственных издержек:
- размещение в другом городе с арендой жилого помещения (квартиры, номера в хостеле);
- покупка продуктов питания либо затраты на питание в кафе, столовой, ресторане;
- использование общественного транспорта как наземного, так и самолета;
- посещение мероприятий, связанных с рабочей деятельностью.
- прочие расходы, необходимые для выполнения поставленных руководителем задач.
На практике, определение нормы суточных для командировки проблематично: работодатель затрудняется с определением потребностей подчиненного и подсчетом необходимой для проживания суммы.
Лимит суточных при командировках в 2021 году
Постановления правительства, регламентирующие объем выплат при выезде по поручению руководства, отсутствуют. Глава предприятия вправе самостоятельно устанавливать порядок получения и расчет суточных в командировку.
При определении размера выплат фирма ориентируется на Налоговый кодекс, где регламентируется максимально допустимая сумма суточных для расчета НДФЛ и страховых взносов.
Важно! В Налоговом кодексе (абзац 12, п.3 статья 217) определен максимально допустимый размер суточных, которые не облагаются НДФЛ — это 700 рублей при командировках по России, и 2500 рублей при заграничных поездках. При выделении организацией большей суммы работодатель обязан удержать НДФЛ с сотрудника.
Согласно Постановлению Правительства РФ № 729 от 02.10.2002 минимальная сумма суточных как для частных, так и для бюджетных организаций не должна быть меньше 100 рублей.
Статья 217 Налогового кодекса РФ «Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)»
Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений»
Читать так же: Перевод с временной работы на постоянную
О чем заботится работодатель?
Нарушать требования трудового законодательства относительно выплаты суточных не стоит, так как это может привести к административной и материальной ответственности.
Так, согласно пункту 1 статьи 5.27. Кодекса РФ об административных правонарушениях, принятого Государственной Думой 20 декабря 2001 года, нарушение трудового законодательства чревато предупреждением либо наложением штрафа на должностное лицо организации в размере 1-5 тысяч рублей. Такая же мера предусмотрена для ИП без образования юридического лица. Что касается юридических лиц, то в их случае размер штрафа варьируется от 30 000 до 50 000 рублей.
Если речь идет о повторном нарушении, то в этом случае должностному лицу грозит штраф от 10 000 до 20 000 рублей либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет. Для ИП размер административного штрафа поднимется до 10 000-20 000 рублей, юридических лиц – 50 000-70 000 рублей.
Иногда предприятие выплачивает суточные даже в том случае, когда работника направляют в деловую поездку туда, откуда есть возможность возвращаться каждый день. Если это произошло, то в ходе очередной проверки работодателя могут обязать начислять страховые взносы и НДФЛ на сумму суточных.
Порядок выплаты суточных работникам
После того как работодатель определит, какой размер суточных в командировке положен сотруднику, проводится оформление соответствующей документации.
Общий порядок возмещения командировочных расходов:
- информирование работника о предоставлении лимита и необходимости документального фиксирования затрат;
- отправка сотрудника в поездку;
- по возвращении на рабочее место сотрудник должен предоставить руководству доказательства затрат в виде чеков и билетов;
- производится расчет размера суточных в командировке (количество дней, проведенных вне основного рабочего места, умножают на установленный лимит);
- сотрудник получает компенсацию затрат вместе с заработной платой.
Важно! В зависимости от организации, порядок получения суточных варьируется: сроки и объем выплат, требования к документации.
В обязанности организации входит возмещение работникам денежных средств согласно статье 168 ТК РФ не только за каждый день пребывания в поездке, но и за выходные, праздничные дни. Выплачивается компенсация сотрудникам за время пребывания в пути, включая непредвиденные остановки.
Статья 168 Трудового кодекса РФ «Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой»
Что такое командировка работника
Командировка – это выполнение работником поручений работодателя за пределами места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Если работник направлен в подразделение той же организации, расположенное отдельно, то это тоже относится к командировкам. Когда удаленный работник едет в офис работодателя, расположенный в другом городе – это также командировка.
Но если поездки – это неотъемлемая часть функциональных обязанностей сотрудника (разъездной характер работы), то они не считаются командировками.
Однозначного определения разъездного характера работы ТК РФ не содержит. Роструд рекомендует считать работу разъездной, если поездки носят «постоянный характер» (письмо от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ). Поэтому работодатели сами определяют, к какой категории относится каждая должность. Главное — нужно обязательно отразить характер работы в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).
Индивидуальный предприниматель не может отправить в командировку «сам себя», т.к. не является работником (письмо Минфина РФ № 03-11-11/11722 от 26.02.2018).
Размер суточных при командировках
Согласно статье 167 ТК РФ порядок оплаты денежных расходов в командировке регламентируется коллективным договором. Чаще всего документ представлен в виде одноименного приказа.
Большинство предприятий не превышают лимита, установленного в Налоговом Кодексе, хотя это не является нарушением закона. За работодателем сохраняется право как уменьшить объем денежных выплат, так и увеличить его.
Статья 167 Трудового кодекса РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки»
Суточные при командировках по России
Минимальная сумма не установлена, максимальная часто не превышает 700 рублей. Порядок и объем выплат необходимо узнать по месту работы в положении о командировках.
Суточные при командировках за границу
Размер денежной компенсации при поездках в зарубежные страны регламентируется внутренними нормативами организации. Помимо основных положений, оплата суточных в командировке варьируется с учетом Постановления № 812, в котором отражены размеры выплат в зависимости от местонахождения сотрудника.
В частных организациях данный документ могут не учитывать, в компаниях бюджетного профиля он обязателен к исполнению.
Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений»
В страны СНГ
При отправлении работника в командировку в одну из стран СНГ, руководитель компании при начислении суточных должен опираться на положение для поездок за границу.
Важно! При пересечении границы страны штампы в загранпаспорте не проставляются. Данная особенность регламентируется Таможенным законодательствам.
В качестве документов, подтверждающих пребывание в служебной командировке за границей, работник сохраняет проездные билеты.
Читать так же: Компенсация за найм жилья работнику
Поездка за счет принимающей стороны
Согласно нормам, суточные в командировке на 2019-1010 год оплачиваются работодателем, направляющим сотрудника в поездку. Оплата принимающей стороной возможна при предварительном заключении письменного соглашения, в котором оговорена организация, оплачивающая пребывание сотрудника в командировке.
В бюджетных организациях лимит ограничен: размер суточных не должен превышать оговоренные в законодательстве нормы.
Две поездки в один день
При необходимости командирования сотрудника несколько раз в день в различные места необходимо опираться на Положение о командировках. Размер суточных будет зависеть от места прибытия.
При двух поездках в один день за работодателем сохраняется право устанавливать иные выплаты сотруднику в качестве компенсации затрат.
При досрочном окончании поездки
При возвращении работника из командировки раньше срока в предприятии оформляется авансовый отчет, в котором указывается дата прибытия.
После получения отчета, в экономическом отделе организации специалисты производят перерасчет суточных. Лишние средства возвращаются в бюджет фирмы.
Работа в выходные дни
При нахождении сотрудника в служебной поездке суточные выплачиваются за каждый календарный день, вне зависимости от того, выполнял ли он трудовую деятельность или у него был выходной.
Важно! Право на получение суточных в выходные и праздничные дни отражается в п. 11 Постановлении Правительства РФ № 749 от 13.10.2009.
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»
Суточные при однодневных командировках
Минимального срока служебной поездки не существуют. Работодатель имеет право командировать сотрудника на один день. В этом случае документальное оформление многодневной служебной поездки невозможно, а в соответствии с законодательством суточные за однодневные командировки не положены. В зависимости от организации возможна компенсация денежных затрат.
Выплаты при однодневных командировках взамен суточных
На усмотрение руководителя сотрудник получает компенсацию в 50% размере от общеустановленной суммы при поездке за границу. Однодневная служебная поездка по территории России не оплачивается, если в организации не возместили трату денежных средств на добровольной основе.
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Каждая ситуация с налогообложением суточных при служебных поездках на один день рассматривается индивидуально.
По мнению Минфина РФ, не облагать НДФЛ возможно только те расходы, которые имеют документальное подтверждение. От налога освобождаются суточные, не превышающие лимит в 700 рублей по России и 2500 рублей при заграничных путешествиях.
По мнению ВАС РФ, определение «суточные» не применимо к однодневным командировкам, поэтому денежные средства следует признать одной из форм компенсации расходов, связанных со служебной деятельностью. Поэтому траты, совершенные с разрешения руководства, не являются доходом сотрудника, поэтому не могут облагаться НДФЛ.
Документальное оформление командировки
Для направления работника в командировку достаточно одного документа – приказа работодателя. Его можно оформить по рекомендуемой форме Т-9 или Т-9а (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Вариант Т-9а используется, если необходимо командировать сразу нескольких сотрудников.
По возвращении из поездки работник должен в течение трех дней отчитаться по форме АО-1. К отчету необходимо приложить все документы, подтверждающие затраты: билеты, счета гостиниц, кассовые чеки и т.п.
Такие формы, как командировочное удостоверение (Т-10) и служебное задание (Т-10а) с 2015 года не являются обязательными. Но многие работодатели по-прежнему оформляют их, т.к. это позволяет лучше контролировать сотрудников.
В частности, не всегда есть возможность подтвердить время поездки на основании билетов – например, если работник ездил на своей машине. В этом случае поможет форма Т-10 с отметками принимающей стороны о прибытии и убытии.
Иногда необходимо оформлять и некоторые дополнительные документы. Например, возможно, что сотруднику в поездке придется работать в выходной день. Тогда нужно заранее издать соответствующий приказ и получить согласие работника.
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Вне зависимости от времени выезда сотрудника по служебным делам, этот день считают за полные сутки. При возвращении работника после 12 часов ночи работодатель не вправе требовать его появления в офисе утром этого же дня: документально человек продолжает пребывать в служебной поездке.
Читать так же: Фонд оплаты труда
Для подсчета суточных бухгалтер в организации изучает билеты на транспорт и время прибытия и отправления, после чего фиксирует точное количество дней пребывания в командировке, составляет отчет и определяет сумму компенсации. Расчет производится путем умножения количества дней на установленный руководством лимит суточных.
Как оформить авансовый отчет?
При возвращении с командировки в бухгалтерию в течение 3 суток необходимо оформить отчет о затратах на специальном бланке и подтвердить его документацией.
Важно! Заполнение отчета возлагается на сотрудника, вернувшегося со служебной поездки.
Образец заполнения авансового отчета
В качестве документации, отражающей командировочные расходы, сотрудник предоставляет такие бумаги, как квитанции, счета или договоры об аренде жилья, транспортные билеты, чеки об оплате поездок в такси, либо покупки бензина.
Отражение командировки работника в бухучете
Для учета командировочных расходов используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Перед отъездом работника выдают аванс в сумме, примерно равной предполагаемым расходам:
ДТ 71 – КТ 50 (51)
После возвращения расходы учитываются на основании авансового отчета и прилагаемых документов:
ДТ 20 (23, 26, 44…) – КТ 71
Конкретный корреспондирующий счет зависит от должности работника и цели поездки.
Если были произведены затраты с выделенным НДС, то нужно учесть вычет по этому налогу:
ДТ 19 – КТ 71
ДТ 68.2 – КТ 19
В этом случае на затратные счета списывается сумма без учета НДС.
После расчета полной суммы затрат и сравнения ее с авансом возможны два варианта:
- Работник возвращает неиспользованную часть аванса:
ДТ 50 (51) – КТ 71
- Организация возмещает работнику перерасход:
ДТ 71 – КТ 50 (51)
Если на какие-либо командировочные выплаты был начислен НДФЛ и страховые взносы, то в конце месяца появятся еще и такие проводки:
ДТ 70 — КТ 68.1 – удержан НДФЛ
ДТ 20 (23,26,44…) – КТ 69 – начислены страховые взносы.
Приказ
Для оформления суточных в организации оформляется приказ, в котором отображается порядковый номер документа, реквизиты предприятия, дата. В обязательном порядке в приказе отражается информация о сотруднике, цели и времени его пребывания в служебной поездке, источник финансирования.
Бланк № Т-9 и Т-9а используются в качестве формы для заполнения документа.
Форма Т-9
Форма Т-9а
