Командировочные 2021: размер, оплата, учет

Midsection of businessman holding airplane tickets. Horizontal shot.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

В период нахождения в служебной поездке сотрудник действует по заданию и в интересах работодателя. Соответственно, работодатель обязан предпринять все меры, чтобы командировочный сотрудник не понес убытков. Поэтому, трудовое законодательство включает несколько положений, которые регламентируют компенсации сотрудникам, находящимся в таких поездках (включая выплату суточных, даже на командировку на один день).

В том числе, организация обязана осуществлять оплату за проживание в указанный период (даже если командировка продлится всего один день: детали такого варианта тут). Это базовая гарантия сотруднику. Однако, оплата организацией средств за проживание в командировке происходит по ряду правил, которые следует знать.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Как отчитаться по поездке

С 2015 года законом было разрешено не оформлять служебное задание. В этом случае для подтверждения общей продолжительности поездки нужно использовать проездные билеты, посадочные талоны, счета из гостиницы и прочие бумаги.

Если работник не сумел предоставить их, то из принимающей компании можно запросить официальный документ, подтверждающие работу командированного, с оттиском печати и подписями.

С 2021 года разрешено при поездках на место командировки и обратно использовать личный автотранспорт. В качестве подтверждения периода поездки в этом случае применяются чеки заправки ГСМ и служебная записка на имя руководителя.

Таким образом, период дней, за которые выплачиваются суточные в командировке подтверждаются документально бланками, предоставляемыми сотрудником.

А вот предоставлять документы, которые подтверждали бы расходование суточных, и вообще сам факт, что ни были использованы, работник не обязан. Работодатель по закону должен произвести данную выплату, а вот на что их работник потратит — уже его личное дело.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2021 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Суточные при командировке за границу

Командировка сотрудника может осуществляться за пределы страны, и при ней также надо ему выдавать суточные.

Нормы выплат при поезде за границу

Нормы суточных при заграничных командировках также устанавливаются хозяйствующим субъектом самостоятельно. Однако в этих случаях, если организация относится к бюджетной сфере следует учитывать Постановление Правительства № 812, которое устанавливает максимальные размеры суточных для каждой страны, выраженные в долларах США.

Остальные фирмы при установлении собственных нормативом, могут использовать положения этого акта.

Внимание! В целях налогообложения НДФЛ и исчисления страховых взносов действует норматив 2500 рублей. Свыше него выдаваемые суммы будут облагаться налогами.

В какой валюте выплачивать?

При решении вопроса в какой валюте, надо выдавать суточные по заграничным командировкам, следует учитывать дни когда работник будет находиться в своей стране, и дни когда он будет в заграничной поездке.

Законодательством установлено, что за дни нахождения на территории собственного государства работник суточные получает в рублях, а за дни заграничной командировке в валюте той страны, куда он направляется. Надо учитывать, что в день отбытия из страны суточные считаются в иностранной валюте, а день прибытия — в рублях.

Фирма имеет право в своих нормативных документах устанавливать иной порядок определения валюты суточных.

Порядок выплаты

Выплата суточных может производится как сразу в иностранной валюте, так и рублях в эквиваленте полагающейся валюте. Этот вопрос решается руководством компании самостоятельно.

Работнику в последнем случае придется самостоятельно обращаться в соответствующие учреждения, и обменивать полученные деньги на иностранную валюту.

Как учесть разницу курса

Курсовые разницы по заграничной поездке могут возникать в связи с тем, что ЦБРФ может устанавливать различные курсы валюты на день выдачи в подотчет денег и на день представления авансового отчета.

Если образуется отрицательная курсовая разница, то ее следует учитывать в составе прочих расходов компании, а положительную – в составе прочих доходов.

Сотрудник купил валюту в поездке

Организация может не выдавать работнику суточные в валюте, а дать распоряжение произвести обмен самостоятельно, по прибытию в страну назначения. Подтверждающим документом в этом случае является справка об обмене из банка, в которой указывается курс, и сумма приобретенной валюты. А вот затраты в валюте, например, на гостиницу, уже переводятся в рубли на основании установленного курса ЦБ.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2021 г. № 243-ФЗ) .

Какие выплаты положены командируемому сотруднику

На период бизнес-трипа работнику полагается два типа выплат:

средний заработок за число дней отсутствия на службе;
командировочные расходы.

Согласно ст. 168 ТК РФ, командировочные расходы включают:

траты на проезд до места назначения;
расходы, связанные с оплатой жилья;
иные затраты, одобренные работодателем (на оформление визы, оплату услуг носильщика на вокзале, такси, сотовую связь и т.д.);
суточные – т.е. дополнительные траты, обусловленные проживанием вдали от дома (на питание, общественный транспорт и т.д.).

Выплата суточных при командировках в 2021 году осуществляется по нормативам, установленным внутренними положениями компании-нанимателя. Законодательство устанавливает следующие лимиты:

700 руб. в сутки – для поездок по России;
2,5 тыс. руб. – для заграничных командировок.

С указанных сумм не начисляются страховые взносы и подоходный налог. Если организация устанавливает дневную сумму выше лимита, она обязана перечислить НДФЛ и выплаты во внебюджетные фонды с размера превышения.

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

Командировочное удостоверение;
Служебное задание;
Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Выплата за проживание в гостинице

Законодательство устанавливает обязательство работодателя выплачивать убытки, понесенные в связи с оплатой гостиницы в командировке. Но, кроме такого положения, компания может самостоятельно разрабатывать и принимать внутренние правовые акты, регламентирующие порядок возмещения расходов.

Основными положениями, делающими возможным оплату проживания в командировке являются:

Направление сотрудника по служебным делам должно сопровождаться изданием приказа о рабочей поездке. Такой документ удостоверяет осуществление действий работником в интересах организации.
Оплата затрат осуществляется на основании подтверждающей проживание документации. Это обязательное условие для компенсации таких расходов.
Юридические лица обладают правом устанавливать пределы сумм, возможных к возмещению. Такое правило наиболее характерно для государственных учреждений и направлено на сохранение бюджетных средств. Ими устанавливается минимальный лимит для своих сотрудников.

ВАЖНО! Бюджетные организации не вправе отказать работнику в возмещении понесенных расходов в командировке. Существование приказа об отправлении в рабочую поездку и представлении подтверждения факта проживания, учреждения обязаны компенсировать затраты.

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

В бюджетном учреждении

Преследуя экономию материальных средств, государственные учреждения производят оплату проживания в командировке по наименьшим нормативам. Обычно, такая сумма не более двух тысяч рублей в сутки.

Для этого командировочному необходимо:

В недвижимости размещения нужно в обязательном порядке оформить документ, подтверждающий понесенные траты. Может быть представлена справка, подтверждаемая кассовым чеком по установленной форме. Его выдача удостоверяет факт передачи денежных средств. Документ должен быть составлен в соответствии с требованиями постановления Правительства №359 и содержать следующие реквизиты:

Наименование платежной бумаги.
Серию и номер.
Название организации, предоставляющей услуги.
Подпись и печать организации.

Квитанция должна быть распечатана при помощи автоматизированной системы и содержать соответствующие пометки.

Оплаченные расходы за проживание, удостоверенные соответствующими бумагами и заявлением о компенсации понесенных затрат, сдаются в бухгалтерию компании.

Выплачиваются расходы по найму жилья в ближайшую зарплату либо выдаются сразу после приема командировочного отчета. Оплата проживания может производиться до отъезда в командировку в 2020 году, в качестве авансового платежа.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Сотрудник вернулся из поездки и в этот же день уехал

При отправлении работника в командировку может возникать ситуация, при которой он утром возвращается из одной поездки, и уже вечером уезжает в другую.

Закон не запрещает это делать, правда и не устанавливает, как именно это необходимо оформить. В результате, могут использоваться два способа.

Первый способ — две разные командировки. Работодатель должен оформить на новую поездку полный пакет документов – приказ на командировку, командировочное удостоверение, служебное задание (оба – при необходимости). При таком варианте оформления отдельное внимание необходимо уделить суточным.

Эту выплату работодатель должен произвести за каждый день нахождения в командировке, включая дни нахождения в пути. День, в который будут пересекаться обе поездки, подлежит двойной оплате — поскольку это заключительный день предыдущей командировки и первый день следующей. Правда, в таком случае вероятно возникнет спор с налоговой из-за сверхнормативных выплат.

Второй способ — объединение поездок. Если сразу известно, что работнику придется посетить сразу несколько мест, то на командировку оформляется полный пакет документов. В него вносится вся информация, через запятую указываются пункты назначения, цели, проставляется общая длительность.

Внимание! При этом закон не ограничивает продолжительность поездки, оставляя это на усмотрение компании. Суточные рассчитываются и выплачиваются сразу на весь срок поездки. Если во время командировки предстоит посещение двух и более стран, поездка разбивается на отрезки, и суточные для каждого рассчитываются исходя из установленных норм для этой страны.

Процедура оплаты командировки

Цена за аренду жилого помещения работников или оплата номера гостиницы учитывается в остальных расходов. У вас должен быть соответствующий документ — цена и срок проживания, дата составления, подпись и должность. В разных случаях инспекторы предъявляют опциональные условия.

Обычно гостиницы в ЕГРЮЛ не бывает. Сотрудники налоговой службы смотрят, есть ли ИНН гостиницы в Едином государственном реестре относительно юридических лиц.

В авансовом отчете необходимо предоставить все бумаги, которые подтверждают расходы в служебной поездке. Речь идет и о чеках с гостиницы. После утверждения работодателем и передачи в бухгалтерии, вы получите свои денежные средства на руки. Если сумма оказалась меньше, которой вы предполагали, согласуйте это с работодателем. Он должен предоставить полную бухгалтерскую выписку расчета.