Гражданское право определяет правовой статус организации как коммерческий или некоммерческий. К последним относят и муниципальные и государственные учреждения, которые чаще всего являются бюджетными (но могут быть и казенными, и автономными). В таких организациях бухгалтерский учет ведется с соблюдением некоторых нюансов, которые нужно учитывать специалисту.
Рассмотрим, чем отличается бухучет в бюджетных организациях от учета в коммерческих структурах, какими нормативными документами он регулируется, какие особенности нужно принимать во внимание бухгалтеру.
Каковы основы бюджетного учета и бюджетной отчетности?
Ведение бухгалтерского учета в бюджетной сфере
Бюджетное учреждение — это отдельная некоммерческая организация, образованная в РФ на любом уровне с целью оказания государственных, муниципальных услуг и реализации конкретных государственных программ (7-ФЗ от 12.01.1996).
В настоящее время классифицируют 3 типа таких учреждений:
- бюджетное;
- автономное;
- казенное.
Ведение бухучета на предприятии таких типов регулируется действующим бюджетным законодательством, а также 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.
Рассмотрим три вида ГБУ в сравнительной таблице:
| Наименование сравнительного параметра | Бюджетное | Автономное | Казенное |
| НПА | 7-ФЗ «О некоммерческих объединениях и компаниях» | 174-ФЗ «Об автономных организациях» | БК РФ |
| Основной вид деятельности | Оказание услуг населению в области науки, образования, здравоохранения, социальной защиты | Оказание государственных услуг и выполнение определенных функций | |
| Возможность использования средств от приносящей доход деятельности | Возможно по усмотрению организации (пп. 2, 3 ст. 298 ГК РФ) | Перечисление таких доходов в региональный, федеральный бюджеты | |
| Основной источник финансирования | Субсидирование | Бюджетные средства | |
| Документ, на основании которого осуществляется расходование средств | План финансово-хозяйственной деятельности | Бюджетная смета | |
| Расчетный счет | В органах Федерального казначейства | В ФК и коммерческих банках | В ФК |
| Владение имуществом | Право оперативного управления | ||
| Распоряжение объектами имущества | По факту получения согласия собственника имущественного объекта | ||
| Ответственность по основным обязательствам | Ответственность своими активами, за исключением случаев, когда такие обязательства образованы из-за причинения вреда гражданам, при недостатке активов, которыми можно распоряжаться (ответственность остается за учредителем) | Ответственность осуществляется посредством денежных средств. При недостатке таковых наступает ответственность учредителя | |
Правовой статус организации
Гражданский кодекс делит организации на коммерческие и некоммерческие. Основная цель коммерческих организаций — получение прибыли. Соответственно, некоммерческими называются организации, для которых прибыль не является самоцелью. К ним, в частности, относятся государственные и муниципальные учреждения (п. 8 ч. 3 ст. ГК РФ). В роли учредителей таких организаций могут выступать как федеральные ведомства, так и органы субъектов федерации и муниципальных образований.
Государственное или муниципальное учреждение может быть казенным, бюджетным или автономным учреждением (ст. 123.22 ГК РФ). Помимо «уставного» вида деятельности организация-бюджетник может вести иную работу, только если она не противоречит целям ее создания. Дополнение обязательно должно быть прописано в уставных документах.
Как осуществляется бухгалтерский учет БУ
Особенности ведения бухгалтерского учета бюджетных пользователей предопределяются их организационно-правовой формой. При осуществлении бухучета и составлении отчетности необходимо учитывать не только нормы и правила, закрепленные действующим законодательством, но и отраслевые особенности конкретной организации бюджета: образование, наука, здравоохранение и проч. Финансово-хозяйственная деятельность в БУ, АУ и КУ строится исходя из следующих характеристик:
- учет в разрезе КОСГУ и КБК;
- контроль за исполнением доходных и расходных статей сметы;
- казначейская система исполнения бюджета;
- классификация кассовых и фактических расходов.
Отчетность в обязательном порядке должна предоставляться в вышестоящие контролирующие органы в установленные сроки (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно). Баланс БУ существенно отличается от коммерческих организаций структурой обязательств и активов предприятия.
Порядок применения классификации по КБК утвержден Приказом Минфина РФ от 08.06.2018 № 132н (применяется с 2021 года). Инструкция по составлению и подаче отчетности об исполнении бюджета, формы такой отчетности и правила их заполнения представлены в Приказах Минфина № 191н от 28.12.2010 и № 33н от 25.03.2011. Первичка и основные учетные регистры закреплены Приказом № 52н от 30.03.2015.
Основные правила ведения бухгалтерского учета в БУ, АУ, КУ заключаются в следующем:
- Бухгалтерский учет ведется только в рублях.
- Бухгалтерский учет ведется на постоянной основе, начиная с момента регистрации организации.
- Основы бухучета, а именно бюджетный план счетов и инструкция его применения, утверждены Приказом Минфина № 157н от 01.12.2010. Ключевой метод — двойная запись по корреспондирующим счетам.
- Аналитические данные должны соответствовать оборотам и сальдо в разрезе синтетических счетов.
- Каждая финансово-хозяйственная операция должна быть зарегистрирована, проведена и подтверждена первичной документацией.
- Учреждению необходимо самостоятельно разработать и утвердить учетную политику.
- В БУ необходимо обеспечить должный уровень внутреннего контроля.
- Все активы и обязательства учета надлежит периодически пересчитывать.
- Информация, предоставляемая БУ, АУ, КУ в отчетах, должна быть актуальной и достоверной.
Принципы бухгалтерского учета и отчетности БУ базируются на таких ключевых понятиях, как законность, достоверность, независимость, постоянство, доступность, уместность, правильность, осмотрительность, сопоставимость, своевременность и денежная измеряемость.
Итоги
Проще всего проводить бухучет НКО, осуществляющей только общественно-основную деятельность. Результаты от нее фиксируются на сч. 86. Сложнее вести бухучет НКО, дополнительно занимающейся предпринимательством. В этом случае бухгалтеру придется четко разделять результаты общественно-основной деятельности (с аккумулированием на сч. 86) и предпринимательской (с аккумулированием на сч. 90). Результаты от прочей деятельности НКО (продажа активов) учитываются на сч. 91. Прибыль (убыток) по предпринимательской и прочей деятельности должна закрываться по итогам года на сч. 86.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Учетная политика учреждения
Правила бухгалтерского учета предусматривают обязательное следование положениям собственной учетной политики предприятия. С 01.01.2019 учетная деятельность организации строится на основании Приказа № 274н от 30.12.2017 об утверждении федерального стандарта бухучета об учетной политике для учреждений государственного сектора. В соответствии с нормами федеральных стандартов, каждому бюджетному учреждению необходимо разработать свою учетную политику (Письмо Минфина РФ № 02-06-05/30974 от 08.05.2018).
Под учетной политикой понимается свод основных способов, методов и правил бухучета в учреждении. Порядок составления УП пользователи также находят в ФЗ № 402 и ПБУ 1/2008.
Учетная политика — это документ, который в первую очередь отражает методологию работы с реальными активами и обязательствами организации. Изменения в этот документ вносятся один раз в год — перед началом нового отчетного периода. Однако предусмотрен ряд ситуаций, когда корректировка УП проводится в течение календарного года.
В УП 2021 года, составленной согласно ФСБУ и действующему законодательству, прописываются следующие аспекты:
- выбранная форма бухучета;
- структурные и отраслевые особенности финансово-хозяйственной деятельности;
- способы амортизации, применяемые в бюджетном учреждении;
- используемые нормативно-правовые акты, первичные документы (журналы, отчетные формы);
- ответственные сотрудники;
- порядок отражения операций с доходностью и затратами, материалами, основными средствами и проч.;
- методы оценки объектов бухучета;
- правила инвентаризации;
- рабочий план счетов и т. п.
Ответственным за формирование и соблюдение правил УП назначается главный бухгалтер или иной сотрудник, отвечающий за бухучет на предприятии.
Структура баланса
На первый взгляд, балансы коммерческой и бюджетной организаций схожи — оба имеют в своем составе актив и пассив, которые разделены на несколько частей. Однако при внимательном рассмотрении опытный бухгалтер обнаружит существенные различия. Например, бюджетное учреждение обязано отдельно указывать операции с целевыми средствами, собственными доходами, средствами во временном распоряжении. Если в балансе бюджетного учреждения бухгалтер отражает данные за отчетный и предшествующий год, то в работе с коммерческим учетом готовить баланс придется за отчетный год и два предыдущих.
У коммерческой структуры актив делится на внеоборотные и оборотные активы, кругооборот средств составляет основу актива коммерческого баланса. У бюджетников две составляющие: финансовые и нефинансовые активы, а средства делятся на те, что выражены в денежном эквиваленте, и те, что имеют материально-вещественную форму. Пассив баланса в коммерческой структуре содержит указание на собственные и привлеченные средства. Последние делятся на долгосрочные и краткосрочные обязательства. Для баланса бюджетного учреждения важно отразить виды расчетов вне зависимости от срока их погашения.
Бюджетный план счетов
Минфин разработал для бюджетной сферы единый план счетов и инструкцию по его применению (Приказ Минфина № 157н от 01.12.2010). Указанный регистр действителен и для государственных органов, и для БУ. В самом же едином плане есть указание, что каждый тип государственных организаций должен использовать частный план счетов:
- АУ — Приказ № 183н от 23.12.2010;
- БУ — Приказ № 174н от 16.12.2010;
- КУ — Приказ № 162н от 06.12.2010.
ПС для БУ, АУ, КУ состоит из балансовых и забалансовых счетов. Балансовые счета поделены на пять разделов:
- Нефинансовые активы (ОС, НМА, НПА, ПЗ, готовая продукция, амортизация, расходы, вложения в НФА).
- Финансовые активы (денежные средства, ЦБ, дебиторская задолженность и т. п.).
- Обязательства (платежи, кредиторская задолженность).
- Финансовый результат (счета учета доходов и расходов).
- Санкционирование расходов (ассигнования, ЛБО, плановые показатели).
На забалансовых счетах отражается движение в стоимостной оценке тех активов, которые не принадлежат организации, либо по установленным причинам не могут быть учтены на балансовых счетах. Например, основные средства стоимостью до 10 000 рублей.
Оплата работ и услуг сторонним поставщикам: счета и проводки
Предположим, государственное учреждение заключило договор со сторонней фирмой на оказание консультационных услуг.
Факт принятия учреждением бюджетных обязательств на всю сумму договора с поставщиком отражен проводкой
- Дт 1 501 13 226;
- Кт 1 502 11 226.
Счет 1 501 13 226 используется нами, поскольку включает коды:
- 1 — отражающий факт принятия обязательств за счет бюджетных средств;
- 501 — показывающий принятие бюджетных обязательств по лимиту;
- 13 — отражающий факт санкционирования лимитов в текущем году;
- 226 — показывающий, что учреждение оплачивает услуги (по КОСГУ).
Счет 1 502 11 226 задействуется нами, поскольку включает коды:
- 502 — отражающий, собственно, факт принятия учреждением бюджетных обязательств;
- 11 — показывающий, что обязательства относятся к текущему финансовому году.
Факт принятия хозяйствующим субъектом денежных обязательств (их сумма определяется условиями договора и может быть меньшей, чем сумма бюджетных обязательств — например, если вносится прописанный в договоре аванс) отражается проводкой:
- Дт 1 502 11 226;
- Кт 1 502 12 226.
В свою очередь, код Кт 1 502 12 226 используется нами, поскольку:
- включает код вида 502, который отражает факт принятия учреждением собственно финансовых обязательств;
- включает код 12, который показывает, что финансовое обязательство относится к текущему финансовому году.
Особенности составления бухгалтерских проводок
Принципы ведения бухгалтерского учета подразумевают отражение результатов финансово-хозяйственной деятельности посредством бухгалтерских проводок. Проводка — это инструмент учета, при помощи которого записываются операции учреждения.
Схема составления проводок довольна проста — каждая операция записывается по дебету одного и кредиту другого (корреспондирующего) счета учета. Данный способ получил название двойная запись. Метод двойной записи — это ключевой принцип ведения бухучета.
Все счета учета подразделяются на три вида:
- активные — на них проводятся активы организации;
- пассивные — необходимы для отражения источников формирования активов, то есть пассивов;
- активно-пассивные, или смешанные — для записи попеременно сформировавшейся дебиторской и кредиторской задолженности перед контрагентами на одном и том же счете, а также для учета активных и пассивных финансовых результатов.
При этом в проводке могут быть учтены следующие комбинации счетов:
- актив — пассив;
- актив — активно-пассивный;
- пассив — активно-пассивный;
- два активно-пассивных счета.
Бухучет в НКО, осуществляющих предпринимательскую деятельность
Вести бухучет в НКО, занимающейся предпринимательством, сложнее. Здесь бухгалтеру изначально надо настраивать жесткий контроль над распределением поступлений и расходований средств между общественно-основной деятельностью и предпринимательской.
В первую очередь нужно следить за формулировками назначения получаемых и направляемых средств в договорах и первичных документах. К примеру, поступление денег в НКО с назначением «Оплата за проведение спортивного мероприятия» налоговиками будет расценено как налогооблагаемый доход. Правильнее указать: «Целевой взнос на организацию и проведение спортивного мероприятия. НДС не облагается». Причем указанная отметка про НДС — обязательна.
Также и с расходованием средств. Бухгалтер должен избегать обобщенных формулировок. Например, вместо назначения «Покупка бумаги» лучше указать «Покупка бумаги для проведения благотворительного конкурса по рисованию» или «Покупка бумаги для нужд административного отдела». При ведении бухучета такие конкретизированные описания производимых затрат (оплат) помогут быстро распределить их между правильными бухгалтерскими счетами.
Далее нужно тщательно проверять достаточность документального обоснования производимых затрат. Такими обоснованиями, помимо первичных документов, являются:
- приказы на распределение средств;
- письма и распоряжения участников НКО;
- обращения граждан (организаций) на получение средств (помощи) от НКО;
- прочее.
Для раздельного учета затрат по общественно-основной деятельности и предпринимательской к затратным счетам нужно открыть соответствующие субсчета:
- 20-1 и 26-1 — для общественно-основной;
- 20-2 и 26-2 — для предпринимательской.
Финансовые результаты рассматриваемых НКО отражаются следующим образом:
- от общественно-основной деятельности — на сч. 86;
- от предпринимательства — на сч. 90, прибыль (убыток) ежегодно списывается на сч. 86;
- от продажи активов (прочих операций) — на сч. 91 с закрытием в конце года на сч. 86.
В предыдущем разделе мы уже показывали проводки, составляемые НКО по общественно-основной деятельности и по продаже активов. Теперь рассмотрим формирование в НКО проводок по операциям, связанным с ее предпринимательством:
| Действие | Дт | Кт | Примечание |
| Приобретение ОС, НМА для предпринимательства за счет целевых средств | 08 | 60 | НДС исключается из стоимости ОС, НМА и ставится к вычету при условии, что ОС, НМА будут использоваться в предпринимательской деятельности, облагаемой НДС |
| 19 | 60 | ||
| 01, 04 | 08 | ||
| 60 | 51 | ||
| 86 | 83 | Отражена покупка ОС, НМА за счет целевых средств | |
| Выручка от реализации товаров, оказания услуг | 62 | 90-1 | Учитывается по правилам, относящимся к коммерческим организациям |
| 90-3 | 68 | ||
| Отражаются расходы, связанные с предпринимательством | 20-2, 26-2 | 69, 70 | Затраты на оплату труда работников, занятых в предпринимательстве |
| 20-2, 26-2 | 10, 76, 60 | Затраты на материалы, услуги, работы сторонних организаций, ИП | |
| 19 | 10, 76, 60 | ||
| 20-2, 26-2 | 02, 05 | Амортизация по ОС, НМА, задействованным в предпринимательстве | |
| Формирование результатов от предпринимательства | 90-2 | 41, 43, 45 | Отражение в результатах стоимости покупки, производства проданных товаров |
| 90-2 | 20-2, 26-2 | Ежемесячное отнесение произведенных затрат на финансовые результаты | |
| 90-9 (99) | 99 (90-9) | Ежемесячное закрытие сальдо по сч. 90 | |
| 99 (84) | 84 (99) | Полученная прибыль (убыток) по окончании года отнесена на увеличение (уменьшение) целевых средств | |
| 84 (86) | 86 (84) | ||
| Покупка-реализация ценных бумаг | 58 | 60, 76 | Приобретение ценных бумаг. С подробными разъяснениями по бухучету ценных бумаг можете ознакомиться в статьях: «Бухгалтерский учет финансовых вложений – ПБУ 19/02»; «Учет ценных бумаг в бухгалтерском учете (нюансы)» |
| 60, 76 | 58 | ||
| 58 (91-2) | 91-1 (58) | Переоценка ценных бумаг (ежемесячная или ежеквартальная) | |
| 91-2 | 76 | Затраты на брокерские, консультационные и прочие услуги, связанные с обращением ценных бумаг | |
| 76 | 91-1 | Проданы ценные бумаги | |
| 91-2 | 58 | Списана учетная стоимость ценных бумаг | |
| Формирование результатов от операций с ценными бумагами | 91-9 (99) | 99 (91-9) | Выявлена прибыль (убыток) |
| 99 (84) | 84 (99) | Перенос прибыли (убытка) на счет целевых средств по завершении года (деятельности) | |
| 84 (86) | 86 (84) |
Сервисные возможности
- Контроль корректности и полноты вводимых данных;
- Контроль остатков при списании (перемещении) материальных ценностей;
- Контроль корректности вводимых проводок (бухгалтерских записей);
- Контроль ввода и редактирования документов, операций;
- Контроль модификации и удаления документов, введенных ранее «даты запрета редактирования»;
- Контроль при удалении данных;
- Табло счетов (оперативный просмотр итогов по счетам);
- Числовой и формульный калькуляторы для выполнения текущих расчетов;
- Календарь, позволяющий задать дату, стандартный или произвольный период;
- Управление правилами округления сумм;
- Групповая обработка документов;
- Обмен данными (загрузка, выгрузка справочников, загрузка, выгрузка данных);
- Обмен данными с программой «1С:Зарплата и кадры» в формате *.xml;
- Загрузка бюджетных классификаторов;
- Загрузка классификатора БИК (Справочник банковских идентификационных кодов участников расчетов на территории Российской Федерации);
- Обмен информацией о расчетных документах с казначейскими системами;
- Обмен информацией о расчетных документах с системами типа «Клиент-Банк»;
- Свертка бухгалтерских итогов и деноминация;
- Перенос информации из информационных баз предыдущей редакции бюджетной конфигурации;
- Вызов правовой системы с диска Информационно-технологического сопровождения (ИТС) или «1С:Гарант. Правовая поддержка» (поставляются отдельно);
- Интернет-поддержка пользователей: подготовка и отправка на мнения об использовании программы 1С:Бухгалтерия 7.7; подготовка и отправка на обращений в отдел технической поддержки; получение и просмотр ответов от отдела технической поддержки; участие в опросе пользователей программы «1С:Бухгалтерия», проводимом в целях изучения проблем, возникающих в процессе эксплуатации; обновление регламентированных отчетов и конфигурации с web-сервера (производится только при установленном диске информационно-технологического сопровождения (ИТС)); получение курсов валют с сервера РИА «Рос Бизнес Консалтинг»; быстрый переход на наиболее интересные разделы Интернет — сайта .
Масштабируемость
В зависимости от объема бухгалтерских данных и технологии документооборота в учреждении, Конфигурация «1С:Предприятие 7.7. Бухгалтерия для бюджетных учреждений» может использоваться с программой «1С:Бухгалтерия 7.7» («1С:Предприятие 7.7» с компонентой «Бухгалтерский учет»)
- профессиональной,
- сетевой версий, а также
- версии для SQL (клиент-сервер).
Внимание!
Для использования конфигурации необходимо предварительно установить на компьютер лицензионную копию одной из этих систем.
В поставку программного продукта «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» входит типовая конфигурация «Бухгалтерия для бюджетных учреждений», редакция 6 и программа «1С:Бухгалтерия 7.7» профессиональная версия.
Применив компоненту «Работа с распределенными информационными базами» (поставляется отдельно), можно организовать единую систему учета в учреждениях и организациях, имеющих территориально-удаленные подразделения, не связанные локальной сетью.
Гибкость и настраиваемость
Типовая конфигурация «Бухгалтерия для бюджетных учреждений» является готовым решением, позволяющим вести учет без дополнительных настроек и доработок.
Кроме того, типовая конфигурация может быть адаптирована к любым особенностям учета в конкретном бюджетном учреждении, организации. В состав системы «1С:Предприятие» входит инструментальное средство — Конфигуратор, который позволяет полностью изменить конфигурацию:
- редактировать свойства справочников, изменять состав хранимой информации, количество уровней вложенности, тип кода (числовой, текстовый) и др.;
- создавать новые справочники произвольной структуры;
- настраивать внешний вид и поведение форм для ввода информации;
- редактировать существующие и создавать новые документы любой структуры;
- изменять экранные и печатные формы документов;
- видоизменять существующие и создавать новые журналы для работы с документами;
- редактировать формы и алгоритмы формирования стандартных и специализированных отчетов;
- создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации;
- описывать поведение системы на встроенном языке.
Разграничение прав доступа к информации
Программа имеет необходимые средства администрирования. Система «1С:Предприятие» включает средства, позволяющие администратору:
- вести список пользователей системы;
- назначать пользователям пароль на вход в систему;
- назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой системой;
- формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;
- просматривать список работающих пользователей;
- получать историю работы пользователей.
Таким образом, для каждого пользователя (учетного работника) в рамках единой конфигурации можно ограничить доступ к информации, содержащейся в информационной базе системы, и отслеживать каждый шаг работы пользователя в системе.
