Пожалуйста, как заполнить строку с отрицательным доходом (из справки 2 НДФЛ)?

В каких строках 6-НДФЛ возможны отрицательные суммы

Могут ли строки отчета 6-НДФЛ принимать отрицательные значения? Приказ ФНС России от 14.10.2015 № MMB-7-11/[email protected], расшифровывающий строки 6-НДФЛ, об этом не говорит. Воспользуемся приведенными в нем построчными расшифровками для поиска ответа на поставленный вопрос.

Все строки 6-НДФЛ (первого и второго разделов) делятся на 4 группы:

• календарные;
• количественные;
• долевые;
• суммовые.

Ячейки, посвященные датам и срокам (календарные), можно сразу исключить из нашего анализа, поскольку даты получения дохода и удержания подоходного налога, а также срок перечисления его в бюджет не могут принимать отрицательные значения.

Количественная ячейка в 6-НДФЛ всего одна — стр. 060. Она отражает число получивших доход физических лиц — ее значение не может опускаться ниже 0 даже по законам математики.

Долевые ячейки в отчете 6-НДФЛ отражают налоговые ставки и являются самыми короткими по количеству знаков — они показывают ту долю дохода физического лица в процентах, которую по закону требуется отдать в бюджет (13, 30% и др.). Поскольку отрицательных налоговых ставок не существует, в данном случае эти ячейки рассмотрению не подлежат.

О группе суммовых ячеек поговорим в следующем разделе.

Знакомьтесь с алгоритмами заполнения строк отчета 6-НДФЛ с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

• «Порядок заполнения строки 70 формы 6-НДФЛ»;
• «Порядок заполнения строки 100 формы 6-НДФЛ».

Годовые справки 2-НДФЛ

Главная Обзоры и статьи Статьи для бухгалтера Годовые справки 2-НДФЛ

Дата публикации: 21.04.2017

За каждую неправильную справку 2­НДФЛ налоговики могут оштрафовать на 500 руб. Поэтому важно правильно отразить в справках коды доходов и суммы исчисленного и удержанного налога.

2­НДФЛ: зарплата за декабрь выплачена в январе

Вопрос.

Заработная плата за декабрь 2021 г. была выплачена в январе 2017 г., тогда же НДФЛ был перечислен с бюджет. Как отразить этот налог в разделе 5 справки 2­НДФЛ?

Ответ.

Налог, удержанный из декабрьской зарплаты в январе при ее выплате, в разделе 5 справки 2­НДФЛ за 2021 г. вам надо отразить и как исчисленный, и как удержанный, и как перечисленный. Ведь на дату представления справок 2­НДФЛ в инспекцию вы этот налог у физлиц удержали и в бюджет заплатили. Тот факт, что он удержан и перечислен в бюджет в 2021 г., а не в 2021 г., значения не имеет <1>.

Так что у вас не должно быть разниц между указанными строками раздела 5. Все суммы налога должны быть одинаковыми. Разница между исчисленной суммой НДФЛ и удержанной и перечисленной будет только в том случае, если на момент представления справок 2­НДФЛ в ИФНС зарплата за декабрь еще не выплачена. Тогда после ее выплаты и удержания налога нужно представить уточненные справки 2­НДФЛ, где уже следует указать суммы налога как удержанные <2>.

Как исправить код дохода в 2­НДФЛ

Вопрос.

Справки 2­НДФЛ за 2021 г. были сформированы в бухгалтерской программе автоматически и уже сданы в инспекцию. Компенсация при увольнении работников в них отразилась с кодом 2012 вместо кода 4800. Как исправить ошибку?

Ответ.

В справке 2­НДФЛ по коду 2012 отражаются суммы отпускных выплат, а по коду 4800 ­ иные доходы, для которых не предусмотрен самостоятельный код <3>. В частности, это относится и к компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемой при увольнении работника.

С одной стороны, то, что компенсация попала в справку с кодом 2012, а не с кодом 4800, для правильного исчисления НДФЛ значения не имеет. Ведь дата получения этих двух доходов одинаковая ­ день выплаты денег работнику <4>. И НДФЛ с этих сумм перечисляется в бюджет в один срок ­ на следующий день после выплаты дохода.

С другой стороны, за недостоверные сведения в справках 2­НДФЛ предусмотрен штраф в размере 500 руб. за каждую «бракованную» справку <5>. А под недостоверными сведениями ФНС понимает, в частности, и неверные коды доходов <6>.

Поэтому, чтобы наверняка избежать штрафа, представьте в ИФНС корректирующие справки 2­НДФЛ <7>. В них надо указать <8>:

­ в поле «N __» ­ номер ранее представленной справки;

­ в поле «от __.__.__» ­ новую дату составления (дату корректирующей справки);

­ в поле «Номер корректировки» ­ 01, если это первая корректирующая справка;

­ по коду 2012 ­ сумму за вычетом компенсации при увольнении;

­ по коду 4800 ­ сумму компенсации при увольнении.

А все остальные верные суммы переносите без изменений.

Неверные коды в 2­НДФЛ за прошлые годы

Вопрос.

Обнаружила, что в справках 2­НДФЛ за 2014 и 2015 гг. стоит неверный код на компенсацию при увольнении. Какие штрафные санкции предусмотрены за это нарушение?

Ответ.

До 01.01.2016 не было ответственности за недостоверные сведения (отражение доходов не по тем кодам доходов) в справках 2­НДФЛ. Она введена только с 01.01.2016. Поэтому положения ст. 126.1 НК РФ об ответственности могут применяться только в отношении налоговых правонарушений, допущенных начиная с 1 января 2021 г. <9>

Поскольку справки 2­НДФЛ за 2014 г. представлялись в 2015 г., когда ответственности еще не было, то за этот год корректирующие справки представлять не нужно.

А вот справки 2­НДФЛ за 2015 г. представлялись в 2021 г., когда ответственность уже была введена. Поэтому за этот год корректирующие справки безопаснее представить.

Невыплаченные проценты по займу от учредителя

Вопрос.

В 2021 г. от учредителя получен заем. Ежемесячно начисляем проценты по займу, исчисляем НДФЛ с процентов и отражаем в бухучете. Но проценты не выплачиваем. Нужно ли показывать доход в виде начисленных, но не выплаченных процентов и НДФЛ с них в форме 2­НДФЛ за 2021 г. и в разделе 1 формы 6­НДФЛ?

Ответ.

Нет, не нужно. Для целей исчисления НДФЛ доход в виде процентов по займу считается полученным в день его выплаты <10>. Поскольку проценты выплачены не были, то отражать их в формах 6­НДФЛ и 2­НДФЛ не нужно, равно как и исчисленный с них НДФЛ <11>.

Перерасчет отпускных при увольнении

Вопрос.

Сотрудник в августе был отправлен в отпуск, ему были начислены и выплачены отпускные по коду 2012. В октябре 2021 г. он уволился. На момент увольнения сделан перерасчет по излишне начисленным отпускным. Код 2012 за октябрь в справке 2­НДФЛ получился с минусом. Нам не удалось сдать такую справку в электронном виде. Как быть?

Ответ.

Если на момент увольнения работника количество оплаченных ему дней отпуска превышает количество причитающихся дней, разница в отпускных подлежит удержанию при окончательном расчете с работником <12>.

Порядок заполнения 2­НДФЛ не предусматривает отрицательных значений в разделе 3 <13>. В связи с этим на сумму удержания за отпуск необходимо уменьшить величину дохода, полученного физлицом по коду 2000 в октябре 2021 г. (в месяце увольнения), поскольку именно из этого дохода фактически происходит удержание.

Коды для районных коэффициентов

Вопрос.

К какому коду доходов относить районный коэффициент, начисленный на премию (код 2002)?

Ответ.

На этот вопрос нам ответил специалист налоговой службы Морозов Д.А., советник государственной гражданской службы РФ 2 класса.

Отражение и кодирование сумм районного коэффициента и северной надбавки в целях НДФЛ: из ст. 129 ТК следует, что суммы районного коэффициента и северных надбавок, в том числе и в той части, в которой они приходятся на премию, ­ отдельная от премии часть заработной платы.

К доходу в виде заработной платы, в том числе и к суммам районных коэффициентов и северных надбавок, применяется код дохода 2000.

Дата фактического получения дохода ­ последний день месяца, за который начислена зарплата <14>.

Адрес в 2­НДФЛ

Вопрос.

Как заполнить 2­НДФЛ, если сотрудник снялся с регистрации и уже 2 года нигде не прописан?

Ответ.

В разделе 2 справки 2­НДФЛ должен быть указан адрес места жительства лица в РФ в соответствии с его паспортом или иным документом, подтверждающим место жительства. То есть в справке 2­НДФЛ может быть указан или адрес прописки, или адрес временной регистрации лица.

Поле «Адрес места жительства в Российской Федерации» можно не заполнять только при условии заполнения показателей в полях «Код страны проживания» и «Адрес» <15>.

Таким образом, в любом случае для того, чтобы сдать 2­НДФЛ в электронном виде, вам придется указать адрес работника. Причем он должен быть документально подтвержден. В принципе, вы можете взять у работника заявление о том, по какому адресу он проживает.

Если же работник отказывается представить вам какой­либо документ или письменное заявление, подтверждающие его адрес, ничего другого не остается, как сдать справку 2­НДФЛ без указания адреса работника в бумажном виде. В таком случае к справке надо приложить:

­ — копии страниц 2­5 паспорта работника, чтобы инспекция убедилась в отсутствии штампа о прописке;

— ­ пояснительную записку. Напишите в ней, что в электронном виде справку 2­НДФЛ невозможно сдать из­за отсутствия у работника постоянной и временной регистрации на территории РФ. Также укажите, что ваша организация не может нести ответственность за отсутствие у работника регистрации по месту жительства или пребывания.

Не исключено, что инспекция попробует отказать в принятии такой бумажной справки 2­НДФЛ <16>. В таком случае отправьте ее по почте ценным письмом с описью вложения.

<1> Письма ФНС от 02.03.2015 N БС­4­11/3283, от 03.02.2012 N ЕД­4­3/[email protected]

<2> Письмо ФНС от 02.03.2015 N БС­4­11/3283

<3> разд. I Порядка заполнения (приложение N 2 к Приказу ФНС от 30.10.2015 N ММВ­7­11/[email protected]) (далее ­ Порядок заполнения 2­НДФЛ); приложение N 1 к Приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ­7­11/[email protected]; Письма ФНС от 19.09.2016 N БС­4­11/17537, от 06.07.2016 N БС­4­11/12127

<4> подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ

<5> п. 1 ст. 126.1 НК РФ

<6> Письмо ФНС от 09.08.2016 N ГД­4­11/14515 (п. 3)

<7> п. 2 ст. 126.1 НК РФ

<8> разд. I, II Порядка заполнения 2­НДФЛ

<9> п. 2 ст. 5 НК РФ; п. 4 Постановления Пленума ВС N 41, Пленума ВАС N 9 от 11.06.99

<10> подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ

<11> п. 1.1 Порядка заполнения (приложение N 2 к Приказу ФНС от 14.10.2015 N ММВ­7­11/[email protected]); разд. V Порядка заполнения 2­НДФЛ

<12> ст. 137 ТК РФ

<13> Приказ ФНС от 30.10.2015 N ММВ­7­11/[email protected]

<14> п. 2 ст. 223 НК РФ

<15> Приказ ФНС от 30.10.2015 N ММВ­7­11/[email protected]; Письмо ФНС от 06.04.2016 N БС­4­11/[email protected]

<16> Письмо ФНС от 09.04.2012 N ЕД­4­3/[email protected]

Статья впервые опубликована в журнале «Главная книга» 2021, N 05

Потенциально «отрицательные» ячейки отчета 6-НДФЛ

Рассмотрим обобщенную группу числовых ячеек отчета 6-НДФЛ, предназначенных для отражения суммовых значений:

• начисленных и полученных физическими лицами доходов (стр. 020, 130 и др.);
• налоговых вычетов (стр. 030);
• исчисленного (стр. 040) и удержанного (стр. 140) НДФЛ;
• фиксированного авансового платежа (050);
• не удержанного налоговым агентом подоходного налога (080);
• НДФЛ, возвращенного налоговым агентом.

Часть указанных ячеек принимать отрицательные значения не могут (стр. 030, 050, 080 и др.) — минусовым не может быть фиксированный авансовый платеж или налоговый вычет.

Начисленный минусовой доход или отрицательный удержанный налог — таких понятий в бухгалтерском и налоговом учете не существует.

В результате в разряде потенциально «отрицательных» остается строка отчета 6-НДФЛ, отражающая исчисленный НДФЛ.

В следующих разделах подробнее остановимся на потенциально «отрицательных» отчетных показателях 6-НДФЛ.

Как отразить авансы по налогу на прибыль, если получилась отрицательной разность строк 180 текущей и прошлой декларации — см. в материале «Какой порядок заполнения декларации по налогу на прибыль (пример)?».

Примеры возникновения отрицательных сумм в 6-НДФЛ

Рассмотрим на примерах, как поступить с отрицательными суммами, возникающими при оформлении 6-НДФЛ.

Пример 1

Савельева С. А. в январе 2021 года устроилась в ООО «Столярные работы» на полставки дворником, получая ежемесячно 6 000 руб. за отработанные часы. Заявление на «детские» вычеты (на троих детей) она вовремя в бухгалтерию не принесла, поэтому за первый месяц работы НДФЛ был исчислен с полной суммы ее заработка:

6 000 руб. × 13% = 780 руб.

Какие документы потребуются для получения вычета на детей — см. в материале «Стандартные налоговые вычеты в 2015–2016 годах (НДФЛ и др.)».

В феврале (после получения от сотрудницы необходимых документов) ей были предоставлены вычеты за 2 месяца (январь и февраль) исходя из стандартного ежемесячного «детского» вычета в 5 800 руб. (1 400 руб. × 2 чел. + 3 000 руб.).

НДФЛ нарастающим итогом рассчитали следующим образом:

(6 000 руб. × 2 мес. – 5 800 руб. × 2 мес.) × 13% – 780 руб. = –728 руб.

Излишне удержанный налог был возвращен работнице по ее заявлению.

Расчеты по НДФЛ в марте:

(6 000 руб. × 3 мес. – 5 800 руб. × 3 мес.) × 13% =78 руб.

В данном примере появление отрицательной суммы НДФЛ связано с его перерасчетом.

Поскольку в 6-НДФЛ существует строка 090, предназначенная для отражения возвращенного налоговым агентом НДФЛ, встает вопрос: отражать ли возврат НДФЛ по данной строке или достаточно заполнить стр. 070 (общую сумму удержанного налога) с учетом возврата?

Поскольку все суммы в 6-НДФЛ приводятся нарастающим итогом, а отчет 6-НДФЛ оформляется ежеквартально, то по результатам 1-го квартала по данной сотруднице НДФЛ к уплате в бюджет нарастающим итогом составит 78 руб. — (6 000 руб. – 5 800 руб.) × 3 мес. × 13% Эта сумма и должна быть отражена по стр. 070 отчета 6-НДФЛ.

Пример 2

Исходя из условий предыдущего примера, рассмотрим ситуацию, когда сотрудница Савельева С. А. работает не половину рабочего времени, а только 2 часа в день — 0,25 ставки (ежемесячный заработок 3 000 руб.).

В этой ситуации в первый же месяц ее работы (если вычеты предоставлялись ежемесячно) при расчете НДФЛ возникает отрицательная сумма:

(3 000 руб. – 5 800 руб.) × 13% = –364 руб.

Для этой ситуации алгоритм действий другой — возврат НДФЛ здесь не производится, а в 6-НДФЛ строки оформляются следующим образом:

• стр. 020 (начислен «зарплатный» доход) — 9 000 (3 000 руб. × 3 мес.);
• стр. 030 (налоговый вычет) — 9 000 (так как фактический вычет составил 17 400 руб. (5 800 руб. × 3 мес.), что превышает начисленный доход,— вычет предоставляется в размере дохода);
• при заполнении блоков стр. 100–140 данные проставляются во всех строках, при этом по стр. 140 «Сумма удержанного налога» указывается значение 0.

В рассмотренном случае необходимо исходить из требований п. 3 ст. 210 НК РФ для ситуаций, когда вычет превышает доход, — налогооблагаемая база по НДФЛ становится нулевой, как и сам налог.

Каким способом можно облегчить формирование 6-НДФЛ, включая проверку на наличие ошибок и отправку отчета налоговикам, расскажет материал «Порядок формирования 6-НДФЛ в программе 1С».

Доходы, облагаемые НДФЛ в полном размере

Самый популярный код — 2000. Это зарплата сотрудника. Сюда также включают надбавки за вредные условия и работу в ночь.

В специальный код выделено вознаграждение членов Совета директоров. Роль совета может выполнять другой управленческий орган. Вознаграждение его участников укажите по коду 2001 в справке 2-НДФЛ.

Отдельный код выделили для премий за достигнутые в работе результаты. Обозначается он номером 2002.

Работники могут получать деньги из чистой прибыли компании. Обычно это собственники и топ-менеджеры. Такие доходы помечаются кодом 2003. Сюда же включаются целевые поступления и средства спецназначения.

В компании могут работать лица, привлеченные по договору ГПХ. Их доход сопровождается кодом 2010. К данной категории не относятся авторские договоры.

Доход в виде отпускных указывайте с кодом 2012. А вот компенсации за неотгуленный отпуск проходят по коду 2013. Выходное пособие — 2014.

Больничные также облагаются подоходным налогом. Поэтому в справке для них есть код 2300. А вот декретные и детские пособия НДФЛ не облагаются, и значит в справку их не вписывают.

Сотрудник может дать процентный займ. Сумма заработка от получения процента — это его доход. Сопровождается номером 2610 в 2-НДФЛ.

Физлицо, распологающее имуществом, может сдавать его в аренду. Например, сдавать гараж или квартиру. Для таких доходов код 1400. Сюда не попадает выручка от сдачи в аренду транспорта, средств связи и компьютерных сетей. Для них выделен отдельный код 2400 в 2-НДФЛ.

Сотруднику можно простить долг. Тогда с него удерживают НДФЛ, так как по сути это уже его доход. Код в справке — 2611.

Для доходов по процентам с облигаций отечественных фирм есть код 3021.

Дивидендные доходы указывайте с номером 1010.

Редко, но бывают ситуации, когда у дохода нет установленного номера. Это начисленные доплаты сверх облагаемых налогом суточных или доплаты к больничным. Эти доходы облагаются НДФЛ, а в справке есть универсальный код — 4800.

Есть и другие коды, но встречаются они реже. Например, призы в денежной форме — номер 2750. При наличии заработка с операций с инвалютой, указывайте его совместно с кодом 2900. Код дохода есть даже для выигрышей в тотализаторе — 3010. Ознакомьтесь с полным перечнем доходов и вычетов по справке 2-НДФЛ.