Как учитывать книги и журналы:
Многие фирмы выписывают различные газеты и журналы, покупают книги и бераторы. Их учет вызывает немало вопросов у бухгалтеров. На некоторые из них недавно ответил Минфин.
Как отразить оплату изданий
Заплатить за печатные издания можно двумя способами:
– авансом. В этом случае фирма сначала перечисляет деньги, а потом в течение определенного времени получает журналы или газеты. Как правило, подписка оформляется на три или шесть месяцев;
– непосредственно в издательстве или в магазине. При этом вы платите деньги и сразу получаете печатную продукцию.
Большинство фирм использует первый вариант. Перечисленные за журналы деньги учтите как выданные авансы:
Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51
– перечислены деньги за подписку.
Обратите внимание: налоговый инспектор может посчитать, что предоплату за издания надо учитывать как расходы будущих периодов. В этом случае у вас образуется долг по налогу на имущество. Дело в том, что расходы будущих периодов увеличивают этот налог.
В этом случае не соглашайтесь с инспектором. Свою позицию обоснуйте так.
Расходы возникают в том случае, если у фирмы уменьшаются экономические выгоды (например, вы заплатили поставщику материалов). Так написано в пункте 16 ПБУ 10/99.
Но при оплате подписки этого не происходит. Ведь вы еще не получили никакой продукции. Фирма просто произвела предоплату. Поэтому перечисленные деньги надо учитывать как выданные авансы.
Если вы не хотите спорить с налоговым инспектором, то отразите затраты на подписку как расходы будущих периодов. Как это сделать, вы можете прочитать в бераторе «Корреспонденция счетов» на странице VIII/97/03.
Пример 1.
ЗАО «Актив» подписалось на первые шесть месяцев 2003 года на журнал «Практическая бухгалтерия». За это фирма заплатила 1200 руб. (в том числе 10% НДС – 109 руб.).
Бухгалтер «Актива» отразил подписку так:
Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51
– 1200 руб. – перечислены деньги за подписку.
По мере того как будут приходить очередные номера журналов или газет, списывайте их стоимость на затраты. Как это сделать, рассказал Минфин в недавно опубликованном письме от 26 августа 2002 г. № 16-00-12/19.
Как отразить поступление изданий
Печатные издания учитывайте как основные средства. Каждый полученный журнал, бератор или книгу отражайте отдельно.
Поступление литературы отразите так:
Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– предъявлен к вычету НДС.
Обратите внимание: чтобы поставить НДС к вычету, у вас должен быть счет-фактура. Если у вас нет этого документа, то позвоните в издательство и попросите его выслать.
Полученные издания отразите в специальной книге по учету литературы. Специальной формы для нее не предусмотрено. Поэтому ведите ее в произвольном порядке. Например, эта книга может выглядеть так:
Формирование Правил
Первый шаг к грамотной организации учета – создание перечня Правил. В них нужно зафиксировать все особенности, касающиеся конкретной библиотеки:
- Статус учреждения.
- Структура фонда.
- Технологии, применяемые в целях учета.
- Сроки, в которые нужно поставить документы/книги на учет.
- Порядок выбытия книг из фонда.
Составленная инструкция согласуется с учредителем. Правила регулируют все аспекты учета. В них должны содержаться эти положения:
- Цели учета.
- Метод отслеживания достоверности информации.
- Сроки, в которые нужно поставить поступившие документы на учет.
- Регистры для индивидуального и общего учета.
- Элементы, включенные в первичную обработку поступивших бумаг.
- Методы маркировки.
- Особенности хранения документов.
- Причины выбытия бумаг.
В Правилах рекомендуется перечислить все положения, значимые для конкретной библиотеки. Имеет смысл указать все нюансы. Норматив по списанию согласовывается с учредителем.
К СВЕДЕНИЮ! Распространенные причины выбытия, которые указываются в Правилах: износ, наличие дефектов, содержание документа устарело, пропажа, кража, невозможность воспроизвести на новых электронных носителях. Перечисленные причины должны быть установлены актом.
Подотчетные лица — кто они
Кто такие подотчетные лица? Это работники организации, имеющие право брать деньги под отчет. Список таких людей утверждается приказом руководителя. Деньги могут быть выданы из кассы организации или перечислены с расчетного счета на личные банковские карты работников.
Как именно выдавать деньги в подотчет из кассы или сделать перевод на карту сотруднику, читайте в статьях:
Нужно помнить, что заявление на выдачу денег в подотчет работник должен написать независимо от способа выдачи денег.
Какие обязательные реквизиты должно содержать заявление на выдачу денег, читайте в статье «Составляем заявление на подотчет — образец на 2015–2016 гг.».
Бухучет составляющих фонда, являющихся основными средствами
В пункте 38 Инструкции №157н указано, что все объекты, включенные в фонды, считаются ОС вне зависимости от продолжительности их использования. Траты на покупку объектов для формирования фонда фиксируются по коду направления расходов 244 и статье 310 «Повышение стоимости ОС».
Учет составляющих фонда выполняется с помощью счета 101 07 (основание – пункт 53 Инструкции №157н). Объекты, включенные в фонд, отличаются рядом преимуществ. Это следующие особенности:
- Составляющие БФ не нумеруются в качестве самостоятельных инвентарных предметов.
- Эти объекты не входят в инвентарные списки активов, не являющихся финансовыми.
- Файлы стоимостью до 3 тысяч рублей амортизируются.
ВАЖНО! На файлы стоимостью до 40 тысяч рублей начисляется амортизация в объеме 100% стоимости (по балансу) при направлении предмета в использование.
Налоговый учет
Любая литература, и книги в том числе, в случае приобретения их для производственных целей могут быть учтены при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если купленные книги — непроизводственного характера, то при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на их приобретение в расчет не принимаются (п. 29 ст. 270 НК РФ).
То же правило относится и к «входному» налогу на добавленную стоимость. В бухгалтерском учете он учитывается на счете 91.2 и для целей налогообложения, то есть к вычету, не принимается.
Организациям, которые применяют упрощенку, чиновники запрещают учитывать для налогообложения затраты на периодику и печатные издания (см. письма Минфина от 10.08.2009 № 03-11-06/2/151, от 17.01.2007 № 03-11-04/2/12). Но есть и другое мнение: их можно признать материальными расходами (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Его поддерживают некоторые суды (например, постановления ФАС ПО от 30.10.2008 № А65-1419/2008, ФАС ДО от 30.01.2008 № Ф03-А80/07-2/6039). Поэтому принимать расходы для УСН или нет, организации нужно решить самостоятельно.
Выдать деньги, проверить правильность составления отчета, сделать проводки по оприходованию купленного товара — про все это необходимо помнить, когда имеешь дело с подотчетными лицами. Ну а в ситуации с покупкой книг к этому списку необходимо добавить выяснение — для чего они покупаются, чтобы не ошибиться с принятием потраченных сумм в затраты.
Нюансы списания
Списание выполняется только при наличии причин, содержащихся в Правилах. К примеру, это могут быть следующие причины:
- Книги не пользуются популярностью у посетителей библиотеки.
- Электронные файлы не соответствуют программному обеспечению.
- В документах есть дефекты.
- Содержание документов устарело.
Списание – это процедура, которая подразделяется на эти этапы:
- Подготовка файлов, которые нужно списать.
- Формирование комиссии, ответственной за исключение.
- Ознакомление участников комиссии с бумагами, которые нужно списать.
- Подготовка файлов на выбытие.
- Заключение акта о списании.
- Подготовка бумаг, подтверждающих утрату файлов.
- Утверждение акта о выбытии.
- Направление акта в бухгалтерию, его регистрация.
- Фиксация изменений в учетной документации.
- Проведение процедур по перераспределению файлов.
- Уведомление учредителя о том, что состав имущества изменился.
В комиссию по списанию входят только сотрудники с достаточной квалификацией, которые уполномочены принимать решения по изменению состава файлов.
Бухгалтерский счёт
Бухгалтерский счёт, исходя из классического определения, это регистр бухгалтерского учёта. Т.е. место, где хранится информация о состоянии того или иного актива или того или иного пассива. На самом деле, это обыкновенная таблица, которая имеет всего две колонки. Одну колонку назвали «Дебет». Вторую колонку назвали «Кредит». Бухгалтеры схематично изображают счёт в виде буквы «Т» и называют это самолётиком.
Причём изначально было решено, что дебетовая часть («Дебет») находится слева, а кредитовая часть («Кредит») находится справа.
Каждый бухгалтерский счёт имеет свои атрибуты. Самые главные из них код и наименование счёта. Бухгалтера в качестве названия счёта используют их код. Например, «пятидесятый», это счёт, который имеет код «50», а наименование «Касса». «Семьдесят первый», это счёт с кодом «71» и наименованием «Расчёты с подотчётными лицами».
Когда кто-то начинает изучать бухгалтерию, возникает вопрос:- «А надо ли знать все счета бухгалтерского учёта по коду и наименованию?». Могу сказать свою точку зрения, — надо. Но заниматься зубрёжкой счетов специально в этом нет необходимости. Просто в процессе познания бухгалтерского учёта надо оперировать кодами и наименованиями счетов, и они постепенно улягутся в голове.
Каждый счёт имеет остаток на начало и на конец определённого периода. Начальный остаток называется начальное сальдо. Конечный остаток называется конечное сальдо. Движение по счёту в процессе отражения операции называется оборот за период.
Сальдо на счёте, отражённое по дебету, называется дебетовое сальдо. Сальдо на счёте, отражённое по кредиту, называется кредитовое сальдо.
Теперь самое интересное. Если бухгалтерский счёт предназначен для отражения состояния активов предприятия, то этот счёт является активным. Если бухгалтерский счёт предназначен для отражения состояния пассивов предприятия, то этот счёт является пассивным. То есть на активных счетах отражается состояние только активов предприятия. На пассивных счетах отражается только состояние пассивов предприятия. Это очень важно для понимания сути бухгалтерского счёта. Бывают ситуации, когда возникает необходимость на одних и тех же счетах одновременно отражать состояние и активов и пассивов предприятия. Для этого используются бухгалтерские счета, имеющие активно-пассивный признак.
Если на счёте отражаются активы в натуральном, количественном измерении, то такие счета имеют признак «Количественный». Если на счёте отражаются валютные операции, то такой счёт имеет признак «Валютный».
На активных счетах сальдо всегда дебетовое. Это аксиома, оно (сальдо) по определению не может быть кредитовым. Из кассы предприятия невозможно изъять больше денег, чем есть в кассе. С лёгкой подачи фирмы 1С данное сальдо кратко обозначается СД, сальдо дебетовое. Начальное дебетовое сальдо обозначается СНД. Конечное дебетовое сальдо обозначается СКД. Дебетовый оборот обозначается ДО.
На пассивных счетах сальдо всегда кредитовое. Это тоже аксиома. Сотруднику предприятия никогда не выплатят больше заработной платы, чем ему начислили. Начальное кредитовое сальдо обозначается СНК. Конечное кредитовое сальдо обозначается СКК. Кредитовый оборот обозначается КО.
Конечное сальдо по счёту легко рассчитать через начальное сальдо и оборот.
Конечное сальдо активного счёта рассчитывается по формуле:
СКД = СНД + ДО — КО
Конечное сальдо пассивного счёта рассчитывается по формуле:
СКК = СНК + КО — ДО
Все счета сведены в отдельный документ, который называется «План счетов бухгалтерского учёта». Этот документ утверждён приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N94н. Этим же приказом утверждена и «Инструкция по применению плана счетов». Чем интересна данная инструкция? А тем, что там даётся описание назначения каждого счета из плана счетов. В первом абзаце описания каждого счёта как раз и рассказывается для чего предназначен тот или иной счёт. Теперь настало время поговорить о видах учёта.
