За технический сбой при сдаче СЗВ-М бухгалтер не в ответе

Что случилось?

Минтруд России изменил своим приказом от 14.06.2018 № 385н Инструкцию по персонифицированному учету, утвержденную приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н . В новой редакции документ начал применяться с 1 октября 2021 года, так что все поправки работодатели должны учитывать уже при отчетности за сентябрь 2018 года. Ведь отчет СЗВ-М (утвержден постановлением Правления ПФР № 83п от 01.02.2016 ) является ежемесячным. В отчете СЗВ-М содержатся сведения индивидуального (персонифицированного) учета по всем работникам организации, и все работодатели обязаны сдать его в территориальный орган Пенсионного фонда России до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Это значит, что за сентябрь в ПФР ждут отчеты до 15 октября.
Но в этот раз тем работодателям, которые отчитываются в электронной форме через интернет (такая обязанность по закону возникает у тех организаций, в которых работает от 25 человек), придется сделать это пораньше. Ведь они должны не только направить отчетную форму в ПФР, но и получить подтверждение того, что отчет был принят. Это и есть главная поправка, которую чиновники внесли в Инструкцию. Это в равной степени касается отчетных форм:

Начиная с 1 октября 2021 года отделение ПФР при получении от работодателя формы СЗВ-М или СЗВ-СТАЖ в электронном виде должно направить в ответ электронную квитанцию, подтверждающую, что ПФР принял этот отчет. До тех пор пока такая квитанция не получена работодателем, отчет считается непринятым со всеми вытекающими последствиями. Это значит, что даже отправив отчетность в срок, можно получить штраф за опоздание с ним.

Как теперь происходит обмен документами с ПФР?

Теперь отправлять персонифицированную отчетность в органы ПФР необходимо по следующему алгоритму:

1. Страхователь отправляет в ПФР форму СЗВ-М;
2. В ответ орган ПФР направляет страхователю квитанцию о доставке отчетности.
3. Орган ПФР направляет протокол контроля сведений страхователю (не позднее рабочего дня, который следует за днем представления отчета).
4. В ответ работодатель должен направить в ПФР квитанцию о доставке протокола контроля.

Очевидно, что все документы при этом обмене должны быть подписаны квалифицированными электронными подписями уполномоченных лиц (ЭЦП). Обратите внимание, что вместо одного электронного документа — самой формы СЗВ-М — теперь в сдаче отчетности принимают участие целых 4 электронных документа.

Как и куда оплатить

Если решение о привлечении организации к ответственности уже вынесено, ей не остается ничего другого, кроме как оплатить штраф в ПФР за несвоевременную сдачу отчета СЗВ-М, для чего следует:

1. Определиться с получателем и назначением платежа (узнать, куда платить штраф за СЗВ-М в 2021 году, — в ПФР или ИФНС, несложно по наименованию получателя в документах, присылаемых пенсионным фондом). В них же указывают и реквизиты, по которым необходимо произвести платеж.
2. Оформить платежное получение. Важно внимательно перенести в соответствующие графы документа все нужные реквизиты из постановления, иначе денежные средства не поступят в бюджет.
3. На основании должным образом оформленного поручения банк осуществит перевод средств.
4. Подтверждение платежа желательно предоставить в ПФР.

В бухгалтерском учете оплата штрафа в ПФР отражается проводкой вида Дт 69 Кт 51.

Новый штраф за отчет СЗВ-М (доп)

Отчетная форма СЗВ-М бывает трех типов. Их страхователь указывает при составлении отчета в поле «Тип формы». В частности, отчет может быть:

1. Исходным «исхд» — первоначальные данные о работниках за отчетный период.
2. Дополнительным «доп» — при необходимости дополнить сведения, ранее указанные в исходном отчете, направленном в ПФР.
3. О — при необходимости полностью отменить ранее указанные в отчете данные.

Так вот, до сих пор страхователи могли сдавать дополняющие формы СЗВ-М (доп) даже после окончания срока сдачи исходного отчета. В этом случае они могли избежать штрафа за ошибки, если при заполнении первоначальной версии забыли указать работников. Теперь же штрафа получится избежать, только если дополняющая СЗВ-М (доп) будет направлена в ПФР до окончания срока сдачи отчетности, то есть до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Следовательно, ошибки в СЗВ-М теперь исправлять стало намного сложнее, и при невключении в форму одного или нескольких человек можно стразу же настраиваться на штраф, предусмотреный за ошибки. Кстати, его размер составляет 500 рублей за каждого невключенного в отчет или ошибочно указанного сотрудника.

Правда, если работники указаны все, а ошибка допущена в их данных (ФИО, СНИЛС или ИНН), то по требованию ПФР уточнить данные можно будет обойтись и без штрафа. При условии, что страхователь уложится в отведенные ему для этого 5 рабочих дней.

Все организации, а также предприниматели, у которых есть работники, должны ежемесячно сдавать индивидуальные сведения на застрахованных лиц по форме СЗВ-М (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п). Причем если страхователь представляет в ПФР сведения на 25 и более человек, то сделать он это должен в электронном виде (п. 2.2 ст. 11, п. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ ).

Сдача СЗВ-М в электронном формате происходит по следующей схеме. Сначала организация или ИП формирует файл с отчетностью, подписывает его с помощью ЭЦП и пересылает в ПФР. В ответ страхователю приходит квитанция, которая подтверждает, что документ доставлен в ПФР, то есть только получен Фондом. А вот факт приема СЗВ-М должен быть подтвержден специальным протоколом. Если страхователь получил из ПФР положительный протокол, то это означает, что сданная им форма СЗВ-М прошла проверку на правильность, подтверждена подлинность его ЭЦП и форма принята (п. 7 Технологии обмена документами, утв. Распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 N 190р).

Когда не оштрафуют

Заметим, что штраф за несвоевременно сданный отчет СЗВ-ТД назначают не всегда. Сотрудники ПФР имеют полномочия заменить его предупреждением или вовсе не наказывать нерадивого страхователя. На практике в 2020-м контролирующие органы редко наказывают за непредоставление нового отчета.

Но они должны передать информацию о нарушении в ГИТ. На основании поступивших сведений инспекция сможет провести внеплановую проверку или изменить категорию риска предприятия, что влияет на периодичность проверок.

Не выпишут штраф за несвоевременный отчет в ПФР в случае, если организация заметила ошибку и самостоятельно исправила ее до обнаружения сотрудниками ПФР, отправив отменяющую или дополняющую форму.

Не накажут, если изменить или отменить уже отмеченное в форме мероприятие в силу каких-то причин, таких как решение суда.

После сдачи СЗВ-М не приходит протокол: последствия

Главное, с чем нужно разобраться, возможны ли в такой ситуации санкции. Сдавать СЗВ-М необходимо в срок не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ ). За просрочку страхователю грозит штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо, на которого сведения были представлены позже срока (ст. 17 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ ). Как было сказано выше, факт приема СЗВ-М проверяющими подтверждается протоколом. А если нет протокола из ПФР по СЗВ-М, то нет и доказательств, что форма была принята Фондом.

Отметим, что при сдаче отчетности за апрель-май 2021 года с подобной ситуацией столкнулись многие страхователи. И связано это было в первую очередь с техническими сложностями, на которые плательщики взносов никак не могли повлиять.

К счастью, это не привело к лавине штрафов. Если и вы окажетесь в подобной ситуации, и вас вдруг попытаются привлечь к ответственности, обязательно пишите возражения на акт, ссылаясь на своевременность сдачи СЗВ-М и полученную квитанцию.

Что делать, если долго нет протокола

Первое, что можно сделать, связаться со спецоператором, через которого вы сдаете пенсионную отчетность. Возможно, он несколько прояснит ситуацию. К примеру, даст ответ, что ПФР знает о существующей проблеме, но отчетов слишком много и поэтому протоколы поступают с большой задержкой. Так в общем-то и было в начале лета.

Либо можно звонить сразу в ПФР. На практике были случаи, когда из-за того что не проходил отчет СЗВ-М, страхователи обращались непосредственно в отделение и буквально через сутки или двое получали протокол.

Таким образом, отсутствие протокола не означает, что вы вообще не сдавали СЗВ-М, и тем более не образует состава нарушения, поэтому выставить штраф на этом основании вам не должны.

Вместе с тем, без протокола вы не знаете наверняка, есть или нет в вашей СЗВ-М ошибки. Ведь, к примеру, отрицательный протокол, полученный вами позже срока, будет свидетельствовать о том, что в сданной вами форме содержатся совсем некорректные данные и поэтому она не принята. На «пересдачу» времени тоже уже не будет. На такой случай, конечно, лучше подстраховаться и все-таки позвонить в ПФР, чтобы уточнить судьбу представленной СЗВ-М и при необходимости (неприеме первоначальной формы) направить им отчет еще раз.

Также вы можете получить из ПФР протокол с о. Это значит, что в нем есть ошибки, которые нужно исправить. Тогда в течение 2 недель вам надо будет подать в ПФР дополняющую или отменяющую форму.

Все организации и ИП, имеющие трудовые отношения с физлицами, обязаны ежемесячно отчитываться по форме СЗВ-М.

Если в документе указано 25 и более сотрудников, то компания (ИП) должна передать ее фонду в электронном формате. Факт доставки отчета по ТКС в ПФР подтверждает входящая квитанция, а прием сведений — протокол.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

В этом механизме неоднократно появлялись проблемы, из-за которых ответ работодателю не приходил. Неполадка возникла с начала действия отчета. Сбои давала система приема данных ПФР.

Фонд оказался недостаточно подготовлен к обработке электронных сведений, но ситуация была взята под контроль и системные ошибки исправили. Отсутствие протокола может свидетельствовать и о некорректном заполнении бланка компанией.

Каждый работодатель должен знать, какие действия предпринимать, и какие последствия возможны, если нет протокола из ПФР по СЗВ-М.

Рассмотрим на примерах самые распространенные ошибки

1. В отчете нет сведений по работникам, которые рассчитались в прошедшем периоде. Работник Алексеев А.В. рассчитался в октябре 2016 года. Когда составлялся СЗВ-М за ноябрь 2021 года, бухгалтер по ошибке включил бывшего сотрудника в отчет. Возможна ли корректировка СЗВ-М, можно ли добавить сотрудника без штрафа? Как исправить такую ошибку? Организация-страхователь составляет корректирующий отчет СЗВ-М, в 3-м разделе которого вписывается «отмн». 4-й раздел заполняется так: вписывается список сотрудников, в котором уже нет уволившегося работника. Пенсионный фонд России отменит предыдущий документ с о (в котором неправильные данные) и учтет новый отчет с пометкой «отмн».
2. Не отражена информация о работниках, поступивших на работу в период, за который сдается отчет. Например: Винников О.Т. принят на работу в октябре 2021 г. Но его данные не были включены в СЗВ-М в 4 разделе. Как исправить отчет СЗВ-М в этом случае? Заполняется еще один экземпляр отчетности по СЗВ-М, который будет дополнять предыдущий. В разделе 3 вписывается кодировка «доп», а в 4-м разделе указывается только информация о новом сотруднике. В дополнительном отчете не указываются лица, сведения о которых были предоставлены в исходящем документе.
3. Как сдать корректирующий отчет СЗВ-М, если в отчете не приведена информация о работниках компании, которые находились в отпусках (декретном, основном или отпуске за свой счет) или болели (согласно листу нетрудоспособности). Если сотрудник находился в отпуске (любой его разновидности) на протяжении всего месяца, за который подается отчет, то его обязательно нужно включать в СЗВ-М. При отсутствии информации по отпускам в сданном отчете такая ошибка исправляется точно так, как в предыдущем примере.

Чтобы не получать на доработку из ПРФ отчетность СЗВ-М и не заработать штраф, ошибка может быть найдена, если отчет проверить перед отправкой по бесплатной программе CheckPFR. Эта программа находится на сайте ПФР и легко отыщет ошибку в отчетности.

Определение понятий

СЗВ-М представляет собой отчетную форму, с помощью которой работодатели отчитываются перед пенсионным фондом о трудящихся у них застрахованных лицах.

Документ разработал ПРФ и ввел его в действие в 2021 году. Первостепенной целью внедрения данной бумаги является контроль над количеством трудоустроенных лиц пенсионного возраста. Их пенсии государство не индексирует. Получать их в полном объеме пенсионеры смогут лишь после увольнения.

Аббревиатура «СЗВ» означает, что форма содержит сведения о застрахованных лицах входящие. Буква «М» в названии бланка свидетельствует о том, что отчет ежемесячный. Он утвержден Постановлением Правления фонда № 83п от 01.02.16. Предоставлять сведения должны все юрлица и ИП, использующие труд физлиц, с апреля 2019.

Кто и в какие сроки сдает

СЗВ-ТД — это новая форма отчетности, которую работодатели предоставляют в ПФР с января 2021 г. Такое требование закреплено постановлением правительства от 26.04.2020 №590. И хотя штраф за несданный отчет СЗВ-ТД предусмотрен не был, форма введена для всех работодателей, сдавать ее обязательно. Порядок ее заполнения утвержден постановлением правления ПФ РФ от 25.12.2019 №730п. Выглядит отчет следующим образом

Работодатели должны передавать в Пенсионный фонд сведения о:

• приемах;
• увольнениях;
• переводах;
• лишениях специального права;
• присвоении категории;
• переименованиях;
• выборе способа ведения трудовой книжки.

Если ничего из этих мероприятий в отчетном месяце не произошло, то и отчитываться нет необходимости, а штрафы за несдачу отчета СЗВ-ТД компании не грозят.

Планировалось, что в 2021 году эта отчетность сдается ежемесячно (15-го числа — за предыдущий месяц) с 2021-го — по факту издания приказа о кадровом событии (не позднее следующего дня).

Однако в период пандемии COVID 19 ситуация изменилась. В целях оперативного мониторинга занятости правительство изменило сроки предоставления сведений о приеме и увольнении работников. Теперь предоставлять их необходимо не позднее следующего дня. А вот для остальных мероприятий сроки остались прежними.

Механизм подачи отчета

В соответствии с Законом о персонифицированном учете в ПФР № 27-ФЗ от 01.04.96 отчет СЗВ-М отчитывающаяся организация (ИП) подает в территориальное отделение ПФР по месту своего учета (ст. 8, 11).

На бумаге форму разрешено предоставить в фонд, если в ней содержатся данные менее чем о 25 сотрудниках. В противном случае СЗВ-М нужно обязательно передать в электронном виде с цифровой подписью по ТКС.

Перед отправкой отчета о застрахованных лицах должностное лицо должно внимательно ввести все данные и при этом не допустить ошибок и опечаток. В противном случае организация получит отрицательный ответ фонда и будет вынуждена сдавать форму повторно.

После отправки данных фонд должен выслать ответную квитанцию о принятии отчета. Она подтверждает, что информация проанализирована и является достоверной, а формат файла актуален и соответствует установленным требованиям.

Процедуру обмена сведениям с ПФР регламентирует распоряжение фонда № 190р от 11.10.07. Бывают случаи, когда протокол от ПФР не пришел. Каждый работодатель должен знать, что делать в данной ситуации.

После автоматической обработки данных СЗВ-М фонд высылает компании протокол.

Он может быть трех видов:

Важно читать содержание положительного извещения, чтобы не пропустить частичное отклонение информации в СЗВ-М. С 2021 года электронно СЗВ-М сдается в новом формате, который установлен Правлением ПФР (Постановление № 1077п от 07.12.16).

Использовать сокращения или изменения в формулировках при написании основания увольнения

Если работодатель напишет в ­СЗВ-ТД в графе о причине увольнения, к примеру: «собственное желание, п. 3 ст. 77 ТК РФ», эти сведения будут считаться неполными или недостоверными. Причина прекращения трудового договора, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса РФ или иного федерального закона указываются без сокращений и в соответствии с формулировкой, указанной в законе. Как вы знаете, то же правило действует при заполнении бумажных трудовых книжек. Это прямо прописано в Порядке заполнения формы ­СЗВ-ТД, поэтому отклонения от этого правила будут являться нарушением.

В описанном примере следует указать:
Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Порядок действий, если нет протокола из ПФР по СЗВ-М

Для успешной сдачи СЗВ-М нужно предпринять следующие действия еще на стадии формирования и передачи сведений:

Чего делать не рекомендуется

Если нет протокола из ПФР по СЗВ-М, не нужно отправлять отчет повторно. Это ничего не изменит, только создаст дополнительную неразбериху с бумагами.

Если в протоколе от фонда указаны ошибки, организация должна исправить их и переслать форму в 5-дневный срок со дня получения уведомления. Об этом свидетельствует п. 39 Инструкции, которую утвердило Минтруда приказом № 766н от 21.12.16.

При отправке отчета своевременно и получении извещения от ПФР об ошибках, у работодателя есть время на их исправление. При этом отправка скорректированных сведений позже предельного срока сдачи не считается нарушением, и штрафные санкции не применяются.

Образец заполнения формы СЗВ-М

Не подать форму СЗВ-ТД на совместителей

Несмотря на то, что сведения о трудовой деятельности во многом идентичны содержанию бумажных трудовых книжек, есть и отличия. В трудовой книжке сведения о работе по совместительству указываются по основному месту работы по желанию сотрудника. Сведения о трудовой деятельности совместителей подает работодатель, у которого специалист трудится по совместительству, в обязательном порядке. Форма СЗВ-ТД заполняется так же, как на основного работника, но с обязательным указанием «по совместительству» или «является совместителем» в графе 4 формы.