В каких случаях проведение инвентаризации имущества обязательно по закону и где об этом написано?

Инвентаризация – проверка наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации. В каких случаях проводится инвентаризация? Стоит отметить, что инвентаризация может быть обязательной и добровольной. То есть в некоторых случаях организации могут самостоятельно определить целесообразность процедуры.

В каких случаях проводится инвентаризация, все ли компании обязаны ее проводить?

Инвентаризацию проводят все компании без исключения, независимо от режима налогообложения, численности сотрудников и т.д. Таким образом, применение спецрежима (например, УСН) не является освобождением от проведения инвентаризации. Все компании, которые ведут бухучет, обязаны проводить инвентаризацию.

Предназначение процесса

Вам будет интересно:В какой банк лучше вкладывать деньги? Обзор ставок по вкладам в банках

Многие начинающие предприниматели задумываются о том, обязательно ли проведение инвентаризации и какие цели могут достигаться за счет этого процесса. Процедура представлена систематическим учетом материальных ценностей и средств, для чего производится сличение фактических показателей с данными из официальных документов.

Вам будет интересно:Индикатор Aroon: описание индикатора, применение в торговле

Основной целью инвентаризации выступает выявление расхождений. Они могут появляться по разным основаниям:

воздействие на ценности факторов естественного характера, поэтому сюда включается усушка, порча из-за неправильного хранения, испарения или потери, возникающие во время перевозки товаров;
незаконные действия со стороны работников компании, например, выполнение неправильных замеров, допущение обвесов или вовсе хищение ценностей;
проблемы, появляющиеся во время ведения бухучета, поэтому выявляются нередко после инвентаризации разные ошибки, исправления, неточности, описки или иные двусмысленности в документах.

Канал ДНЕВНИК ПРОГРАММИСТА

Жизнь программиста и интересные обзоры всего. Подпишись, чтобы не пропустить новые видео.

Исходя из этого, систематическое проведение проверки позволяет любому руководителю компании своевременно выявлять разные нарушения и проблемы.

Штраф за непроведение инвентаризации

Налоговая инспекция или иные госорганы не могут оштрафовать организацию только за то, что она не провела годовую инвентаризацию. Такого штрафа нет в законодательстве.

Однако без инвентаризации:

невозможно получить положительное аудиторское заключение;
бухгалтерская отчетность может быть недостоверна, что влечет штрафы как для самой организации, так и для ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ);
возможны ошибки в налоговом учете, доначисление налогов, пеней и штрафов (ст. ст. 75, 120, 122 НК РФ).

Функции проверки

Вам будет интересно:Инженерная подготовка строительной площадки: основные правила

Проведение инвентаризации товаров обязательно предполагает использование разных функций процедуры:

Объективно оцениваются условия, при которых производится хранение разных товаров, причем такая оценка является объективной.
Определяется, насколько правильно и грамотно осуществляется ведение разных документов в компании.
Отражаются особенности складского хозяйства в фирме.
Оценивается полнота и правильность бухучета.
Грантируется профилактика разных злоупотреблений и нарушений со стороны наемных специалистов.

За счет таких многочисленных функций проведение инвентаризации считается важным процессом в любой компании.

Случаи обязательного проведения инвентаризации

Некоторые компании должны проводить процедуру в обязательном порядке на основании требований законодательства. Информация о том, в каких случаях проведение инвентаризации обязательно, содержится в следующих нормативных актах:

в ФЗ №402 «О бухучете»;

в методических рекомендациях, утвержденных Приказом Минфина №49.

Непременно проверка проводится в следующих ситуациях:

при предоставлении имущества в аренду;
продаже или выкупе активов, принадлежащих компании;
преобразовании государственного или муниципального предприятия;
перед формированием годовой отчетности;
при назначении нового материально ответственного лица в компании;
при выявлении порчи ценностей или хищения имущества;
после стихийных бедствий или иных ЧС;
при реорганизации компании;
перед ликвидацией организации;
в иных ситуациях, которые предусмотрены законодательством.

Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой отчетности. Такой процесс позволяет не только учесть требования законодательства, но и предотвратить разные ошибки или недостачи в бухгалтерских бумагах. Обычно компании выполняют проверку ежегодно перед окончанием календарного года.

Инвентаризация в отношении основных средств проводится раз в три года. Каждый руководитель должен знать все случаи обязательного проведения инвентаризации. Дополнительно он может самостоятельно назначать проверку, если имеются сомнения в честности работы тех или иных наемных специалистов.

Вам будет интересно:ЖК «Переделкино Ближнее»: отзывы, преимущества и недостатки

Инвентаризация – когда проводить, что инвентаризировать, как оформлять?

Для оценки реального финансового состояния организации необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в ее распоряжении: наличии, количестве, состоянии, в котором это имущество находится, и правильности его стоимости. Это реальное состояние необходимо сравнить с данными бухгалтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обязательств называется инвентаризацией.

Инвентаризация – это контрольная функция учета, позволяющая выявить случаи необоснованного уменьшения капитала компании, вложенного в различные виды имущества (активов).

Инвентаризация – это механизм, позволяющий убедиться в достоверности учета. Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Законодательство предоставляет организациям широкие возможности для использования инвентаризации в качестве действенного механизма регулирования и контроля порядка ведения бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации в целях подготовки достоверной информации о ее финансовом положении в бухгалтерской отчетности.

Каждая организация обязана провести инвентаризацию своего имущества до начала составления годовой отчетности – эта обязанность установлена ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике – это необходимо сделать в начале года, руководствуясь п. 3 ст. 6 Закона № 129-ФЗ.

С 1 января 2013 г. вступит в силу Федеральный закон от 6.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В новом Законе также предусмотрена обязанность организаций проводить инвентаризацию (ст. 11 «Инвентаризация активов и обязательств»):

Активы и обязательства подлежат инвентаризации.
При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация».

Когда проводить инвентаризацию
Срок проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Обычно организации проводят ее в конце отчетного года. Однако некоторые организации делают это заранее, уже после 1 октября, поскольку до конца года можно успеть внести необходимые корректировки в учет. Данную возможность предоставляет п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. № 34н (в ред. от 24.12.10 г.). В этом пункте, в частности, указано, что если инвентаризация имущества проведена после 1 октября отчетного года, то второй раз перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее проводить уже не нужно. На практике рациональнее всего распечатывать и рассылать акты сверки взаиморасчетов с контрагентами в октябре–ноябре с данными по состоянию на 30 сентября или на 31 октября. Аналогично инвентаризацию ОС, товарных остатков можно провести в октябре.

В п. 2 ст. 12 Закона № ФЗ-129 представлены случаи, когда инвентаризация обязательна:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Что проверяем (инвентаризируем)?

Согласно п. 1 ст. 12 Закона № 129-ФЗ организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Таким образом, необходимо проверить (если числятся на балансе):

нематериальные активы;
основные средства;
финансовые вложения;
товарно-материальные ценности;
незавершенное производство и расходы будущих периодов;
денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы.

Что необходимо для проведения инвентаризации?

Согласно п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49 (в ред. от 8.11.10 г.), организация должна иметь постоянно действующую инвентаризационную комиссию, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств ею создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии. Обычно в нее входят представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций. Однако при комплектовании комиссии руководителю необходимо учесть следующее правило: в состав комиссии должны входить только те специалисты, которые обязательно будут присутствовать при ее проведении, поскольку отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний). Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Порядок проведения инвентаризации имущества

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов. Формы по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 (в ред. от 27.03.2000 г.). Первый этап – подготовительный:

подготовка имущества (например, товарно-материальных ценностей) к проведению инвентаризации;
подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации; издание приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22;
формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;
определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально-ответственное лицо.

Перед тем как начать проверку остатков имущества, инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, а председатель инвентаризационной комиссии обязан их завизировать с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)». Кроме того, материально ответственные лица организации должны дать расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы подотчетные суммы для покупки имущества или доверенности на его получение. Приказ (постановление, распоряжение) (форма № ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). Я рекомендую не приступать ко второму этапу инвентаризации, пока не будет правильно оформлен первый этап.

В инвентаризации процедура очень важна. Так как очень часто результаты инвентаризации могут выявить реальные недостачи, что повлечет последствия для материально-ответственных лиц. И необходимо, что эти лица уже заранее были готовы к тому, что их работу проверяют, что весь, например, товар находится на вверенном им складе, оприходован и проверен – т.е. они обязаны расписаться на заглавном листе инвентарной описи ИНВ-3, быть ознакомлены с Приказом по форме ИНВ-22. Перед инвентаризацией необходимо проверить так же наличие договоров о личной или коллективной материальной ответственности, сроки действия этих договоров.

Второй этап – собственно инвентаризация (т.е. выявление и проверка фактического наличия товаров, а также заполнение соответствующих граф в инвентаризационных описях). Фактическое наличие имущества при инвентаризации комиссия определяет путем его обязательного физического пересчета, взвешивания и перемеривания. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи, которые составляются в двух экземплярах. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты. При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1-й по 9-ю. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни. При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. На данном этапе выявляются расхождения в учете с фактическими остатками. Руководитель организации совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию, определяет причины расхождений, при необходимости сверяется движение товарно-материальных ценностей за период с момента предыдущей инвентаризации. Сличительные ведомости (формы № ИНВ-18, ИНВ-19) применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй — передается материально ответственному (ым) лицу (лицам). При заполнении сличительной ведомости для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов (форма № ИНВ-18) графы 3, 8, 10 не заполняются. Для выявления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности соответственно применяются формы № ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15 и ИНВ-16, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.

Четвертый этап – оформление результатов инвентаризации. Документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвен-таризационных комиссий и материально ответственных лиц. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно индивидуальному или коллективному договору о материальной ответственности. Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26), применяется для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40 (с изм. от 26.02.96 г.). Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетные счета». Указанные суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 и в оборотной ведомости. В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в банке. Проверку оприходования наличных денег, полученных из банка, следует проводить не только по корешкам чеков, но также и по выпискам банка. Если на них имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении сумм остатков следует получить в банке выписку из расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии с данными выписки. Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений. Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать: установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе; имеются ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств; правильность корреспонденции счетов по кассовым документам; своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы. При инвентаризации кассы необходимо проверить, заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями (счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») оформляется актом сверки расчетов, подписанным с двух сторон, – руководителем (или иным уполномоченным лицом) организации и руководителем (или иным уполномоченным лицом) компании-контрагента. Особое внимание при проверке счета 60 необходимо уделить товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам (их необходимо проверять по документам в согласовании с корреспондирующими счетами). По задолженности работникам организации (счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. При инвентаризации подотчетных сумм (счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами») проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение). Кроме того, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность: расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы; суммы задолженности по недостачам и хищениям, числящейся в бухгалтерском учете; сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности. Для организаций, сдающих отчетность в налоговые органы по электронным каналам связи, в настоящее время существует возможность проверки состояния лицевого счета в электронном виде. После заказа выверки лицевого счета и получения результатов бухгалтерия обязана сверить данные и перед составлением годового отчета подписать Акт совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам (форма по КНД 1160070), утвержденный приказом ФНС от 20.08.07 г. № ММ-3-25/[email protected] Инвентаризация резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов При инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей проверяется правильность и обоснованность созданных в организации резервов: на предстоящую оплату отпусков работникам; на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; на выплату вознаграждений по итогам работы организации за год; расходов на ремонт основных средств; производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства; предстоящих затрат по ремонту предметов проката и на другие цели, предусмотренные законодательством Российской Федерации, нормативными актами Минфина РоссииФ и отраслевыми особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденными в установленном порядке. Отметим, что в случае превышения фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета бухгалтеру организации необходимо произвести сторнировочную запись на сумму такого превышения, а в случае недоначисления сделать дополнительную запись по включению дополнительных отчислений за счет источника его образования.

Практические рекомендации

Инвентаризация – процесс нередко очень болезненный, поскольку он выявляет не только ошибки учета, но и недостачи, потери имущества, а, как следствие, наказание виновных лиц. Поэтому очень важно соблюсти процедуру – получить расписки материально-ответственных лиц до инвентаризации, организовать весь процесс так, чтобы все ответственные за инвентаризируемое имущество лица участвовали в процессе. Для сети розничных магазинов целесообразно проводить выборочные инвентаризации, отдельно по каждому магазину. Для оптовых компаний и для компаний, оказывающих работы, услуги, главное – своевременно проводить инвентаризацию расчетов с покупателями и подписывать акты сверки. При соблюдении данных условий в случае прекращения оплаты, банкротства компании-контрагента у организации будет в наличии доказательство признания этой компанией долга, т.е. будут основания для обращения в суд. По крупным покупателям возможно подписание актов ежеквартально. Необходимо помнить об обязательном проведении инвентаризации при смене материально-ответственных лиц, например работников склада, а также при смене генерального директора. Бухгалтерам следует помнить о необходимости ежегодно подписывать акт сверки с налоговой инспекцией. При смене юридического адреса или при смене собственника подписанный акт сверки облегчит переход в новую налоговую инспекцию, так как будут подтверждены сальдо по налогам. Инвентаризация – процесс, выявляющий как обстоят дела в компании не только с бухгалтерским учетом, но и дисциплиной, договорной работой (наличие договоров об индивидуальной или коллективной материальной ответственности), с документооборотом. Если проводить инвентаризацию неформально, то можно улучшить работу многих отделов компании. При этом следует помнить о том, что инвентаризация – это обязательный процесс для подтверждения достоверности данных в учете и отчетности.

Автор: Ирина Аношина, руководитель отдела бухгалтерской практики Аутсорсинговое подразделение BDO

Полную версию статьи вы можете прочитать в «Финансовой газете» №3, и продолжение в №4, январь 2012 г.

Как устанавливается порядок процесса

Проведение инвентаризации обязательно предполагает учет требований, содержащихся в Методических рекомендациях. Многочисленные нюансы определяются непосредственными руководителями компаний. Для этого фиксируются правила в учредительной документации.

Директор компании может определить некоторые важные моменты:

когда требуется выполнять процесс;
сколько раз в год может осуществляться инвентаризация;
в какое время осуществляется процесс;
сколько времени он длится;
какие активы непременно проверяются;
кто является членом или председателем инвентаризационной комиссии.

Ответы на все эти вопросы закрепляются в учредительной документации. Проведение инвентаризации обязательно при смене материально ответственных лиц. При таких условиях новый наемный специалист может быть уверен, что недостачи, возникшие при его предшественнике, никаким образом не будут перенесены на него.

Что проверяется?

Инвентаризация может проводиться в отношении разного имущества, поэтому выделяется проверка денежных средств, основных активов, материалов или других предметов. Во время процедуры оцениваются все имущества и обязательства, имеющиеся в компании и ее подразделениях. Проверке подвергаются следующие элементы:

основные средства фирмы, применяемые для ведения деятельности;
нематериальные активы компании;
разные финансовые вложения;
товары и материалы;
незавершенное производство;
деньги на счетах и в кассе;
ценные бумаги и БСО;
расчеты с контрагентами, покупателями, ФНС, разными фондами и другими дебиторами или кредиторами;
резервы;
активы и обязательства предприятия.

В каком случае проведение инвентаризации материалов обязательно? Такая проверка выполняется при появлении подозрений, что наемные специалисты в компании злоупотребляют своими полномочиями, поэтому выявляется хищение или недостача.

Проверке подвергается не только имущество, владельцем которого является компания, но и ценности, которые располагаются на забалансовых счетах. На них у предприятия отсутствует право собственности, но они применяются в процессе работы на основании арендного договора или иных соглашений.

Оприходование излишков

Активы, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

В налоговом учете излишки включают во внереализационные доходы по рыночной стоимости (п. 8, п. 20 ст. 250 НК РФ, Письмо Минфина России от 11.09.2020 N 03-11-06/2/80113). Рыночная стоимость определяется с учетом положений ст. 105.3 НК РФ (п. 5 и ст. 274 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.08.2020 N 03-03-06/1/75787). По оприходованным основным средствам можно начислять амортизацию, но амортизационную премию применять нельзя.

ТМЦ учитываются как обычно. Данное имущество может быть списано в производство или продано. Что касается реализации, то полученный в результате таких операций доход уменьшается на сумму рыночной стоимости реализуемого имущества (учтенной как внереализационный доход), по которой оно было принято к учету (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ, Письма Минфина России от 23.09.2011 N 03-03-06/1/583, от 11.02.2011 N 03-03-06/1/88, Постановление ФАС МО от 21.02.2013 по делу N А40-2055/12-20-9).

Этапы процесса

Проведение инвентаризации имущества обязательно предполагает выполнение последовательных действий. Поэтому процесс делится на этапы:

Издается приказ руководителем о необходимости проведения инвентаризации.

Созывается инвентаризационная комиссия, причем в нее должны входить специалисты, незаинтересованные в результатах проверки.

Определяются сроки, в течение которых будет выполнена процедура.

Выбирается имущество, подвергаемое оценке.

Материально ответственные лица компании передают работодателю расписки.

Распечатываются описи ценностей в компании, созданные для каждого материально ответственного лица.

Производится непосредственная проверка, заключающаяся во взвешивании, сопоставлении фактического количества с данными из документов, обмеривании, подсчете и других аналогичных действиях.

Сравниваются сведения из описи инвентаризации с информацией, имеющейся в бухгалтерских документах, что позволяет выявить все расхождения

Формируются сличительные ведомости, с помощью которых можно выявить причины расхождений.

Оформляются результаты проверки, для чего составляется соответствующий акт.

Если выявляются недостачи и иные проблемы, то проводится в компании расследование, целью которого выступает определение виновников.

Выявленные нарушители привлекаются к административной или уголовной ответственности в зависимости от особенностей нарушений.

Закончить инвентаризацию надо до непосредственной подготовки, подписания и сдачи годовой отчетности в ФНС. Процедура проведения инвентаризации обязательно заканчивается составлением специального отчета.

Списание безнадежной задолженности

Списание безнадежной задолженности происходит на основании акта инвентаризации расчетов (форма ИНВ-17) и приказа руководителя (п. 77 Положения по бухучету N 34н, ст. 266 НК РФ, Письма Минфина России от 27.12.2018 N 03-03-06/1/95709, от 13.10.2017 N 03-03-06/1/67057, от 11.07.2017 N 03-03-06/1/43877).

Безнадежная дебиторская задолженность подлежит списанию за счет резерва по сомнительным долгам. Если резерва не хватит, остаток долга идет в расходы (ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина от 16.01.2018 N 03-03-06/2/1551). В бухгалтерском учете все организации обязаны создавать такой резерв, в налоговом учете — это право организации (п. 70 Положения N 34н, ст. 266 НК РФ, Письмо Минфина России от 31.08.2020 N 03-03-06/2/76195).

Дебиторка подлежит списанию в расходы вместе с НДС (ст. 266 НК РФ, Письмо Минфина от 21.10.2008 N 03-03-06/1/596). По мнению Минфина, при списании долгов по выданным авансам НДС, принятый к вычету с этой предоплаты, необходимо восстановить (Письмо Минфина от 28.01.2020 N 03-07-11/5018).

После списания безнадежная дебиторская задолженность отражается на забалансовом счете 007 в течение пяти лет (п. 77 Положения N 34н).

При УСН списанная дебиторка не учитывается ни в расходах, ни в доходах (Письма Минфина от 20.02.2016 N 03-11-06/2/9909, от 22.07.2013 N 03-11-11/28614).

Безнадежная кредиторская задолженность учитывается в составе доходов и при ОСНО, и при УСН (п. 78 Положения N 34н, пп. 2 п. 1 ст. 248, п. 18 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Если организация на УСН списывает кредиторку по полученному от покупателя авансу, то дохода не возникнет, т.к. доход отражен по мере получения предоплаты (п. 1 ст. 346.17 НК РФ, Письмо Минфина России от 14.03.2016 N 03-11-06/2/14135).

Списание кредиторской задолженности перед поставщиком не обязывает покупателя восстанавливать НДС, ранее принятый к вычету (Письмо Минфина от 21.06.2013 N 03-07-11/23503). При списании кредиторки по полученному авансу исчисленный с него НДС принять к вычету нельзя. Включать его в доходы или в расходы не нужно (ст. 248 НК РФ, Письмо Минфина от 07.12.2012 N 03-03-06/1/635).

Правила составления отчета

По результатам проверки формируется отчет. В него включаются следующие сведения:

дата проведения инвентаризации;
данные о членах инвентаризационной комиссии;
срок, в течение которого была выполнена процедура;
проверяемое имущество компании;
выявленные проблемы и недостачи;
подписи всех проверяющих.

Хотя проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой отчетности, любой руководитель компании может начать процесс без веских оснований. Для этого издается соответствующий приказ, после чего работники предприятия обязаны выполнить процедуру.

Обязанности инвентаризационной комиссии

Вам будет интересно:Кредит под залог недвижимости — это… Определение, виды кредитов, этапы оформления, советы экспертов

Проведение инвентаризации обязательно по закону, поэтому в каждой компании должен создаваться специальный орган, ответственный за проверку и учет. Он называется ликвидационной комиссией. У нее имеются некоторые обязанности:

применение разных профилактических мероприятий, направленных на сохранение имущества предприятия;
участие в разных спорах, относящихся к хранению или порче имущественных ценностей;
контроль над правильностью составления разных документов, касающихся имущества фирмы;
проведение инвентаризации на основании приказа руководства компании;
подготовка отчета по результатам проверки;
проведение следствия, направленного на выявление виновника разных нарушений и проблем.

Все эти действия должны выполняться исключительно сотрудниками фирмы, которые не заинтересованы в результатах проверки.

Кто входит в комиссию

При формировании комиссии обычно привлекаются к работе следующие специалисты:

административные работники;
специалисты бухгалтерского отдела;
внутренние аудиторы;
нередко задействуются даже независимые эксперты;
представители разных должностей, имеющихся в штатном расписании организации.

Если в компании имеется небольшое количество разного имущества, то часто обязанность по проведению инвентаризации перекладывается на ревизионную комиссию, если она имеется в фирме.

Если при проведении проверки выявляется, что отсутствует даже один член комиссии, то результаты процедуры признаются недействительными.

Списание недостач

Недостачи в пределах норм, утвержденных законодательством, списываются по распоряжению руководителя на издержки производства и обращения (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

В налоговом учете в составе внереализационных расходов учитываются недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Нормы НК РФ не содержат указания на то, какие именно документы нужно получить, чтобы подтвердить факт отсутствия виновных лиц, и тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (Письмо Минфина РФ от 08.12.2017 N 03-03-06/1/81919).

Документальным подтверждением может быть, в частности, копия постановления следователя органов внутренних дел РФ о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого (пп. 1 п. 1 ст. 208 УПК РФ, Письма Минфина России от 16.12.2011 N 03-03-06/4/149, от 03.08.2011 N 03-03-06/1/448).

Если виновное лицо обнаружено, то требование о компенсации убытков от хищения денежных средств может быть предъявлено организацией виновному лицу в соответствии с гражданским законодательством РФ. Суммы, полученные в возмещение убытка, являются внереализационным доходом (п. 3 ст. 250 НК РФ), а стоимость утраченного имущества — расходом (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 27.08.2014 N 03-03-06/1/42717).