Проводки по излишкам и недостачам при инвентаризации

Особенности учета

Результаты комплексной проверки активов организации могут быть разными:

• недостача — когда учетные остатки больше фактических;
• излишки — когда выявлены лишние товары или материалы, которых нет в учетных данных;
• пересорт — когда одних материальных ценностей не хватает, но зато есть лишние ценности под другими артикулами.

Кроме того, существует еще ревизия взаиморасчетов, результаты которой бухгалтер тоже отображает в учете. Главным документом в любой ситуации является сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей формы № ИНВ-19, на ее основании ведется бухгалтерский учет результатов инвентаризации. Сличительная ведомость может быть и другой формы, если это прописано в учетной политике. На ее основе проводится инвентаризация, проводки в бухучете отразят выявление недостачи, излишков и пересеортицы.

Готовим и проводим инвентаризацию

Обязанность проводить ежегодную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств установлена Положением по ведению бух.учета, утвержденным Минфином 29.07.1998г. №34н. Правила и порядок проведения данной процедуры установлен Методическими указаниями (приказ МинФина №49 от 13.06.1995г), в них перечислены состав имущества и обязательств, подлежащих ревизии, и формы документов, которыми можно оформить результаты.

Основные этапы проведения инвентаризации приведены в таблице:

Причинами проведения инвентаризации, помимо ежегодной обязанности, могут стать:

• Смена материально ответственного лица;
• Факт хищения или порчи;
• Стихийное бедствие;
• Причины организационного характера (смена руководителя, реорганизация и пр.):

Результатами инвентаризации могут быть:

Для проведения инвентаризации на предприятии формируется комиссия в составе не менее трех человек. По результатам инвентаризации комиссия оформляет сличительные ведомости, инвентаризационные описи, акты:

Недостача: проводки

Недостача, к сожалению, самый частый итог инвентаризации, особенно в торговых фирмах и на складах. Это связано с различными факторами:

• небрежным хранением;
• воровством со стороны сотрудников или клиентов;
• естественной убылью (так называемая «усушка», «утруска» и т. д.);
• другими факторами.

Безболезненно списать разрешено только недостачу в пределах норм естественной убыли. Такие нормативы устанавливаются по каждому виду продукции, материалов и сырья и официально закрепляются в учетной политике. Вся остальная недостача списывается на виновных лиц, и только в случае, если их не удалось установить, ее списывают. Пошаговый алгоритм учета выявленной недостачи бухгалтером.

Шаг 1. Для начала необходимо отнести стоимость всех недостающих активов на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с помощью проводок:

• Дт 94 Кт 10 (07, 08, 41, 43) — недостача материалов (оборудования, вложений во внеоборотные активы, товаров);
• Дт 94 Кт 50 — недостача денег в кассе.

При недостаче основных средств или нематериальных активов проводок придется делать несколько, поскольку приходится учитывать не только остаточную стоимость, но и начисленную за период их эксплуатации амортизацию. Выглядеть они будут так:

• Дт 02 Кт 01 — амортизация по недостающим основным средствам;
• Дт 05 Кт 04 — амортизация недостающих нематериальных активов;
• Дт 94 Кт 01 (04) — остаточная стоимость недостающих основных средств или нематериальных активов.

Шаг 2. Если материалов или сырья не хватает в пределах норм естественной убыли, то их можно сразу списать на счета по учету расходов. Для того чтобы бухгалтер имел право сделать такие проводки, руководитель компании издает приказ по итогам инвентаризации. Когда все формальности выполнены, проводки будут выглядеть так:

Дт 20 (44) Кт 94.

Шаг 3. Если не хватает ценностей больше, чем установленные нормативы, недостачу необходимо отнести на виновных в ней лиц. Для этого должно быть соответствующее заключение комиссии и приказ руководства. После оформления всех этих документов делают такую проводку в учетных регистрах:

Дт 73 Кт 94.

По счету 73 необходим аналитический учет в разрезе всех виновников с соответствующими проводками.

Шаг 4. Если виновных лиц установить не удалось или они смогли отстоять в суде невозможность возмещения убытков компании, сумму недостачи включают в состав прочих расходов. Проводка выглядит так:

Дт 91-2 Кт 94.

Итоги

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Излишки приходуются как прочий доход компании, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы.

Источники: приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Излишки при инвентаризации: проводки

Если в ходе ревизии были выявлены неучтенные материальные ценности, которые принято называть излишками, их необходимо поставить на учет или оприходовать. Сделать это бухгалтер должен по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Коммерческие организации относят эту сумму на финансовые результаты, а некоммерческие увеличивают на нее доходы. Для этих целей используется пассивный синтетический счет 91-1 «Прочие доходы». Для того чтобы правильно отобразить в учете излишки, проводки мы собрали в одну таблицу.

Для аналитики используются субсчета, бухгалтерские справки и другие документы. Основные средства, поставленные на учет таким способом, подлежат амортизации в обычном порядке.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации

Важнейшая цель бухучета организации – обеспечение сохранности и контроль эффективности использования активов. Инвентаризация помогает определить актуальные на отчетную дату фактические остатки ТМЦ, сопоставить их с учетными данными и своевременно выявить излишки, пересортицу или недостачу. Корректное отражение инвентаризации в бухгалтерском учете требует подготовки. При плановом проведении руководителем утверждается приказ о проведении по форме ИНВ-22 с указанием сроков, ответственных лиц комиссии и предмета процедуры. Внеплановое проведение осуществляется при различных чрезвычайных обстоятельствах.

Результаты инвентаризации оформляются следующими бухгалтерскими документами:

1. Инвентаризационная ведомость – форма заполняется согласно унифицированным бланкам Постановлений Госкомстата № 88 от 18 августа 1998 г., № 26 от 27 марта 2000 г. В зависимости от инвентаризационного объекта могут использоваться формы ИНВ-1 (для объектов основных средств), ИНВ-1а (для объектов нематериальных активов), ИНВ-3 (для ТМЦ), ИНВ-11 (для расходов, относящихся к будущим периодам), ИНВ-15 (для наличных денежных средств) и прочие бланки.
2. Сличительная ведомость – форма заполняется для отражения конечных результатов и расхождений по объектам инвентаризации. ИНВ-18 применяется для отражения объектов основных средств, ИНВ-19 – для ТМЦ.
3. Акт по форме ИНВ-24 – составляется в целях контроля процедуры.

Обратите внимание! Согласно закону № 402-ФЗ предприятие вправе самостоятельно разрабатывать формы применяемых первичных документов в случае наличия всех обязательных реквизитов.

Возможные причины выявленных денег

Обнаружение избыточной наличности в кассе организации часто воспринимается работодателем неоднозначно.

Этим реакция руководства на факты кассовых излишков ощутимо отличается от типичных последствий выявления денежных недостач, при которых приоритетными версиями обычно становятся растрата/кража.

Так, присутствие в кассе избыточной, неучтенной наличности может быть вызвано, например, реализацией товаров по ошибочно указанной (завышенной) цене или, как вариант, недовесом.

Хотя, конечно, подобные ситуации редко возникают случайно при современных системах контроля и совершения операций.

Говоря о возможных причинах, нельзя исключать и те факты, что кассиры торговых организаций иногда докладывают в кассу собственные деньги.

Это нередко делается при дефиците разменных купюр, чтобы беспрепятственно давать сдачу покупателям.

Порой сотрудники забывают об этом, что обуславливает появление в денежном ящике лишней наличности.

Так или иначе, но данные факты можно расценивать как нарушения кассовой дисциплины, что не является допустимым с точки зрения ведения наличных транзакций.

Определение виновника

Чтобы выяснить причины возникшей ситуации и корректно зафиксировать кассовые излишки в бухучете, инвентаризационная комиссия направляет соответствующие запросы материально ответственным субъектам – кассирам организации.

Сотрудники предприятия, лично отвечающие за правильное ведение кассы, дают письменные объяснения по поводу избыточной наличности.

Объяснительные записки ответственных лиц позволяют установить субъектов, виновных в появлении кассовых излишков.

Кроме того, решению данной задачи эффективно способствует сверка фактической информации с учетными сведениями.

Как составляется объяснительная записка кассиром организации?

Если на предприятии при проверке обнаруживается кассовый излишек, ответственный кассир обязан предоставить своему работодателю объяснительную записку по данному факту.

Действующим законодательством предусматривается, что руководитель хозяйствующего субъекта должен потребовать, чтобы кассир письменно предоставил необходимые пояснения в течение 2 (двух) дней.

Являясь материально ответственным субъектом, кассир не вправе отказаться от написания пояснительной записки.

Такая бумага является официальным документом.

Она может составляться вручную или в виде компьютерной распечатки. Так или иначе, объяснительная записка пишется на официальном формуляре (бланке) хозяйствующего субъекта и подписывается кассиром (с расшифровкой).

Поясняющий документ, составляемый кассиром по поводу обнаруженного излишка наличности, содержит два ключевых раздела:

• Описание фактов/обстоятельств. Указываются предпосылки возникшей ситуации или реальные события, которые привели к её возникновению.
• Изложение конкретных причин появления в кассе лишней (неучтенной) наличности. Как правило, таких причин бывает несколько. Их следует корректно обозначить, чтобы минимизировать степень вины и смягчить предстоящую ответственность.

Кроме того, в объяснительной бумаге, представленной двумя экземплярами, должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:

• название хозяйствующего субъекта (компании-работодателя);
• ФИО, должность руководящего лица;
• наименование самой бумаги («Объяснительная»);
• ФИО, должность ответственного сотрудника (кассира);
• дата составления бумаги, подпись составителя.

Когда документ будет полностью составлен и подписан кассиром, его следует предоставить работодателю. Руководитель подписывает бумагу (оба экземпляра) с постановкой регистрационного номера. Один экземпляр обязательно остается у составителя (кассира).

Какие документы нужно оформить?

Работа инвентаризационной комиссии по выявлению и расследованию кассовых нарушений в организации обязательно фиксируется ведением специального протокола, в котором отражается следующее:

• детализация результатов кассовой ревизии;
• описание методов, применяемых для выявления кассовых излишков;
• выводы экспертов по поводу обнаружения в кассе предприятия избыточной наличности.

Результаты деятельности инвентаризационной комиссии в установленной форме предоставляются руководителю организации, который разрешает принятие избыточной наличности в кассу изданием специального распорядительного акта.

Документальным основанием для составления такого приказа является акт инвентаризации кассовой наличности, оформленный ревизионной комиссией по стандарту ИНВ-15 и содержащий следующие сведения:

• основные реквизиты компании;
• номер и дата приказа об инвентаризации (документального основания для проверки);
• номер и дата формирования акта ИНВ-15;
• дата выполнения кассовой ревизии, регламентированной приказом руководства;
• материально ответственный субъект (ФИО, должность) с подписью;
• детализация фактической информации и учетных данных о состоянии кассовой наличности;
• определение итога – сумма обнаруженного излишка;
• номера последних кассовых ордеров (приходный / расходный);
• ФИО, должности, подписи всех участников комиссии;
• подтверждение кассиром ответственности за имеющуюся наличность в кассе;
• причина обнаруженного излишка;
• подпись материально ответственного субъекта (с расшифровкой);
• вердикт руководителя по поводу обнаруженного излишка;
• подпись руководителя (с расшифровкой и датой).

Отражение излишков для целей налогового учета

В налоговом учете возможность отражать имущество в составе основных фондов появляется только при одновременном выполнении следующих условий:

• объект должен быть собственностью предприятия;
• основное средство будет применяться для получения дохода;
• срок службы имущества должен быть более 1 года;
• первоначальная стоимость основного средства не должна быть менее 40000 рублей.

Если объект, обнаруженный при проведении ревизии основных фондов, не соответствует одному из перечисленных условий, то его следует учитывать в составе МПЗ.

Особое внимание необходимо уделить оценке имущества. Первоначальной стоимостью основного средства является сумма его оценки. При этом оценка должна быть документально подтверждена или проведена независимым специалистом. Если оценка обнаруженного имущества выполняется силами самого предприятия, то в качестве источника данных о стоимости можно использовать официальные источники информации о ценах аналогичных товаров.

Излишки признаются внереализационными доходами, соответственно, стоимость такого имущества подлежит налогообложению.

В налоговом учете по сравнению с бухгалтерским образуется разница – постоянное налоговое обязательство по налогу на прибыль, которое отражается: Дт 99 Кт 68.

Выводы

Как и недостачи наличности, кассовые излишки, обнаруживаемые при проверке, требуют определенных действий со стороны инвентаризационной комиссии, руководства, ответственного кассира.

Все тщательно документируется протоколом, обязательно составляется инвентаризационный акт, материально ответственный субъект готовит пояснительный документ по поводу кассового избытка.

Выясняются причины появления неучтенной наличности, определяется виновный субъект, работодатель выносит вердикт о принятии кассового излишка к учету и наложении санкций на виновника, издаются соответствующие приказы.

Списание недостачи сырья свыше нормируемых потерь за счет виновного

В случае установления лица, виновного в недостаче, оно возмещает ущерб предприятию за свой счет. Если сумма возмещения превышает размер недостачи, разница дополнительно отражается в виде «прочего дохода».

Как оформить находку при переучете?

В ходе пересчета имущества могут быть обнаружены излишки, возникшие по следующим причинам:

• основные фонды ранее были списаны, но по-прежнему находятся в эксплуатации;
• основное средство эксплуатируется без документов, подтверждающих право собственности предприятия на него, и не числится в регистрах бухучета.

Такие «находки» следует оприходовать. Процедуру эту можно представить следующим образом: