ССЧ за 2021 год нужно сдать в срок до 21 января! Наша статья поможет в этом. Подробно рассказываем, как сделать расчет (с примером). Вы можете скачать наш бланк и заполнить его (бесплатно и без регистрации) или воспользоваться бесплатным тест-драйвом Контур.Экстерна и сдать в электронном виде!
Работодатели должны каждый год сообщать налоговой, сколько человек трудится в их фирме. Это нужно, чтобы ФНС могла определить, в какой форме вы должны сдавать отчетность, подходите ли под ограничения малого бизнеса или специального налогового режима. Это один из простейших отчетов, потому что в нем всего один главный показатель и один лист в бланке. Но и тут могут возникнуть сложности, особенно в части расчета среднесписочной численности. В статье расскажем, куда и когда сдавать отчет, как заполнить форму и посчитать главный показатель.
Кто должен отчитаться за 2021 год
Организации и индивидуальные предприниматели обязаны по итогам каждого года представлять в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников за прошедший год. Однако ИП, которые в прошлом году не привлекали наемных сотрудников, не должны сдавать такую отчетность (абз. 6 п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ).
Таким образом, сдать в налоговую инспекцию отчет по сведениям о среднесписочной численности в 2021 году обязаны:
- все организации независимо от того, есть ли у них работники;
- ИП, привлекавшие в 2021 году хотя бы одного работника по трудовому договору.
Штраф за не сдачу сведений о среднесписочной численности
Налоговое законодательство устанавливает административную ответственность, если форма КНД 1110018 была отправлена с нарушением установленных сроков, или же вообще не сдана.
Наказание штрафом в сумме 200 рублей грозят хозяйствующему субъекту за несвоевременное направление отчета в ИФНС.
Существует также наказание ответственного лица в организации за составление и сдачу, которое допустило нарушение сроков отправление отчета. Для него штраф может изменяться от 300 до 500 рублей.
При этом обязательно нужно учитывать, что применение штрафных санкций к нарушителям не снимает с фирмы обязанности по отправлению отчета о средней численности в налоговую.
Внимание! Нормы НК РФ предусматривают за повторную несдачу этого отчета наказание как для компании, так и для ее ответственных лиц штрафами в двойных размерах.
Срок сдачи отчета 2021
Срок сдачи сведений за 2021 г. – 21.01.2019.
Таким образом, после выхода на работу в январе 2021 года у бухгалтеров будет 8 рабочих дней на заполнение и сдачу отчетности по среднесписочной численности за 2021 год. Причём эти сведения можно сдавать непосредственно и 21 января 2021 года – это не будет считаться нарушением (абз. 6 п. 3 ст. 80 НК РФ).
Что есть что: определения
Определим в терминах «явочная численность работников» и «среднесписочная численность» отличия.
Явочная численность работников — это количество сотрудников, фактически пришедших на рабочее место. В эту категорию не включаются лица, которые отсутствуют по причине отпуска, болезни, командировки и т. п.
Лица, с которыми у работодателя заключен трудовой договор, — это те категории служащих, кто входит в среднесписочную численность работников.
Средняя списочная численность работников — те, кто в течение одного дня и больше трудятся на временной, постоянной или сезонной работе. В эту группу подлежат включению как лица, отработавшие рабочий день по факту, так и те, кто по каким-то причинам отсутствовал:
- посетившие рабочее место по факту (включая не работавших из-за простоя);
- находившиеся в командировках;
- отсутствовавшие из-за болезни.
Сотрудник, работающий в учреждении больше чем на одну ставку (меньше чем на одну ставку) или относящийся к категории «внутренний совместитель», входит в подсчет как одна целая единица.
В данную категорию не включаются:
- лица, которые трудятся по договору ГПХ;
- внешние совместители;
- обучающиеся в учебных заведениях по направлениям предприятий.
Таким образом, списочное число по факту совпадает с количеством сотрудников, учитываемых по табелю рабочего времени.
Каких работников учитывать в составе численности
Рекомендации по заполнению сведений о среднесписочной численности есть в письме ФНС от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353. Категории сотрудников, которых нужно учесть при расчете, представлены в таблице. Сотрудников, которых нет в перечне, не учитывайте.
| Категория сотрудников | Как учитывается численность | |
| Обычные штатные сотрудники (в т. ч. сотрудники на испытательном сроке) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, принятые для замещения отсутствующих сотрудников (например, женщины, находящейся в декретном отпуске) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, с которыми заключены срочные трудовые договоры | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Внутренние совместители | Учитываются при расчете как одна единица | |
| Внешние совместители | При расчете среднесписочной численности этот показатель не учитывается | Средняя численность таких сотрудников определяется в пересчете на полную занятость (путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце) |
| Сотрудники на больничном | Количество таких сотрудников учитывается полностью (независимо от фактически отработанного времени) | |
| Сотрудники в отпуске (ежегодном или дополнительном) | Количество таких сотрудников учитывается полностью (независимо от фактически отработанного времени) | |
| Сотрудники, которые находятся в отпуске без сохранения зарплаты (независимо от длительности отпуска) | Количество таких сотрудников учитывается полностью (независимо от фактически отработанного времени) | |
| Сотрудники, которые находятся: – в декретном отпуске; – в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка; – в отпуске по уходу за ребенком | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте. Исключение: сотрудники, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, если они работают на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия | |
| Командированные сотрудники, если за ними сохраняется средний заработок (в т. ч. при краткосрочных загранкомандировках) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники-надомники | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, которым по законодательству установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (несовершеннолетние, инвалиды I и II групп, сотрудники вредных производств и т. д.) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, которые заняты неполный день или неделю (в соответствии с трудовым договором или с их согласия) | При расчете среднесписочной численности такие сотрудники учитываются пропорционально отработанному времени | Средняя численность таких сотрудников определяется в пересчете на полную занятость (путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце) |
| Сотрудники, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного согласия) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, временно направленные из других организаций (если за ними не сохраняется средний заработок по основному месту работы) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Штатные сотрудники, с которыми дополнительно заключены гражданско-правовые договоры | При расчете среднесписочной численности такие сотрудники учитываются один раз | При расчете средней численности такие сотрудники не учитываются |
| Внештатные сотрудники, с которыми заключены договоры подряда и другие гражданско-правовые договоры | При расчете среднесписочной численности такие сотрудники не учитываются | При расчете средней численности такие сотрудники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения |
| Предприниматели, с которыми заключены договоры подряда, возмездного оказания услуг и другие гражданско-правовые договоры | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Сотрудники, совмещающие работу с обучением и находящиеся в учебном отпуске с сохранением среднего заработка | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, совмещающие работу с обучением и находящиеся в отпуске за свой счет | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Сотрудники, которым предоставлен отпуск за свой счет в связи со сдачей вступительных экзаменов в вуз, училище и т. п. | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Сотрудники, направленные на обучение (повышение квалификации, получение новой профессии) с отрывом от производства (если за ними сохраняется средний заработок) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Граждане (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы и учитываемые в среднесписочной численности работников | При расчете среднесписочной численности такие сотрудники учитываются как целые единицы по дням явок на работу | При расчете средней численности такие сотрудники не учитываются |
| Сотрудники, переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется зарплата, а также направленные на работу за границу | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Граждане, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение (с выплатой стипендии) | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Сотрудники, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте с первого дня невыхода на работу | |
| Собственники организации, не получающие зарплату | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Адвокаты | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Собственники организации, получающие зарплату | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Штатные сотрудники, фактически явившиеся на работу (включая тех, которые не работали по причине простоя) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, имеющие специальные звания | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Студенты и учащиеся образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, находившиеся: – в простоях (как по инициативе работодателя, так и по не зависящим от него и от работника причинам); – в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, принимавшие участие в забастовках | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, работающие вахтовым методом | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, находящиеся под следствием до принятия решения судом | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, временно отсутствующие на работе в связи с тем, что администрация предоставила им отгул за переработку | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, временно отсутствующие на работе по причине прогула | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
Какие еще показатели характеризуют число сотрудников организации
Согласно Приказу Росстата № 772, агрегированным показателем числа сотрудников предприятия является среднее число персонала. Оно определяется суммированием численности:
- среднесписочной;
- среднего числа внешних совместителей;
- среднего количества физлиц, выполнявших работы по гражданско-правовым договорам.
Нередко для анализа трудовых ресурсов используются расчеты на основе данных о фактически вышедших на работу сотрудниках. Явочная численность работников — это число сотрудников списочного состава, вышедших на работу. Анализ этого показателя позволяет оценить эффективность использования трудовых ресурсов, выявить потери рабочего времени. Если явочное число персонала намного меньше среднесписочной — это повод задуматься о качестве работы персонала.
Образец заполнения отчета в 2021 году (численность за 2021 год)
Теперь на примере покажем конкретный образец заполнения сведений о среднесписочной численности за 2021 год, которые нужно сдать не позднее 21 января 2021 года. В отчете покажите:
- ИНН и КПП;
- название компании или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
- среднесписочную численность (человек);
- данные на 01 января 2021 года;
- данные руководителя или представителя;
- дату и подпись.
Образец заполнения основной части бланка сведений о среднесписочной численности за 2021 год будет выглядеть так:
Как рассчитать
Среднесписочную численность (ССЧ) за 2021 год рассчитывайте по Указаниям, утвержденным Приказом Росстата от 22.11.2017 № 772.
Подготовьте и отправьте сведения о среднесписочной численности работников через Контур.Экстерн.
Отправить заявку
Шаг 1
Чтобы рассчитать среднесписочную численность за год, нужно сначала найти этот показатель за каждый месяц. Для этого посчитайте всех работников, которые числились в компании на каждый день месяца. Не забудьте:
- включить сотрудников в отпусках, на больничных и в командировках и пр.;
- приравнять ССЧ в праздники и выходные к численности сотрудников в предыдущий рабочий день.
Пример расчета ССЧ за месяц
У ИП Лаврова в ноябре работало 11 человек. Восемь из них отработали полный месяц. Два человека устроилось 13 ноября, а еще один сотрудник пришел 25 числа. Итого:
- с 1 по 12 ноября — 8 человек;
- с 13 по 24 ноября — 10 человек;
- с 25 по 30 ноября — 11 человек.
Посчитаем: ((12 дней × 8 чел.) + (12 дней × 10 чел.) + (6 дней × 11 чел.)): 30 = (96 + 120 + 66): 30 = 282: 30 = 9,4.
Шаг 2
Теперь нужно подробнее остановиться на сотрудниках, которые работают неполный день. Согласно Указаниям, в таком случае сотрудников надо учитывать пропорционально рабочему времени.
Пример учета сотрудников на неполном рабочем времени
У ИП Лаврова пятидневка по 8 рабочих часов в день. В ноябре он нанял двух сотрудников, которые работали три дня в неделю по 5 часов и в сумме отработали 130 часов.
Посчитаем ССЧ: 130 ч. / (8 ч. × 21 день) = 0,77 человека.
Таким образом, среднесписочная численность у ИП в ноябре с учетом округления составит: 9,4 + 0,77 = 11 человек.
Шаг 3
Когда мы посчитали ССЧ за все предыдущие месяцы, можно приступать к расчету показателя за год. Для этого нужно сложить численность всех месяцев и разделить на 12.
Пример расчета ССЧ за год
У ООО «Венский» в течение года численность менялась так:
| Месяц | Численность, чел. |
| январь | 138 |
| февраль | 146 |
| март | 143 |
| апрель | 152 |
| май | 149 |
| июнь | 133 |
| июль | 128 |
| август | 144 |
| сентябрь | 156 |
| октябрь | 162 |
| ноябрь | 173 |
| декабрь | 176 |
ССЧ за 2021 год составит: (138 + 146 + 143 + 152 + 149 + 133 + 128 + 144 + 156 + 162 + 173 + 176): 12 = 149,75 человека.
Полученную цифру нужно округлить до целых и вписать в сведения о среднесписочной численности за 2021 год. Таким образом, в отчете следует указать 150 человек.
Расчет ССЧ во вновь созданной организации
Порядок расчета ССЧ для новых организаций немного отличается. В этом случае нужно произведение численности персонала на количество дней работы в месяце (включая выходные) разделить на общее число дней в месяце.
Пример расчета ССЧ для новой организации
ИП Лавров начал работать только с 14 октября 2021 года. По трудовому договору на работу приняли 8 сотрудников, и весь октябрь их число не менялось.
Посчитаем ССЧ: 18 дней * 8 человек = 144. Хоть организация работала всего 18 дней, полученную сумму нужно разделить на число календарных дней в октябре — 31. Получим 144: 31 = 4,64, округляем до 5 человек.
Способы сдачи отчета в 2019 году
Сведения о численности сотрудников – особая отчетность. Обязательных требований к способу подачи таких сведений нет. В 2019 году можно сдать их в налоговую инспекцию:
- либо на бумаге (через представителя, по почте);
- либо в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Это следует из пункта 3 статьи 80 НК. Электронный формат сведений о численности утвержден приказом ФНС от 10.07.2007 № ММ-3-13/421.
Читать также
21.08.2018
Зачем контролирующим органам нужны сведения о числе работников организации
Госорганами используются сведения о количестве занятых на предприятии для различных целей. Росстат анализирует на основе таких данных занятость населения по отраслям и местностям.
Среднесписочная численность работников в 4-ФСС 2021 используется для контроля формы предоставления отчета и правильности произведенных вычислений. Так, чтобы иметь право предоставлять отчет на бумаге среднесписочная численность работников в 4-ФСС 2018 не должна превышать 25 человек. Если показатель выше, то сдать отчет можно только в электронном виде.
ФНС также необходимы данные для контроля формы сдачи отчетности, а также для отслеживания права на применение спецрежимов и льготных условий ведения учета. Например, микропредприятие численность работников 2021 году которого не превышало 15 человек, не применяет ПБУ 18/02, списывает любые МПЗ сразу на затраты, представляет упрощенную бухотчетность и освобождено от статотчетности.
Считаем списочный состав за месяц
Для того чтобы подсчитать ССЧ за месяц, следует просуммировать ССЧ лиц, находящихся на полной занятости и не полностью занятых сотрудников (работающие неполное время по соглашению). Лица, которым по закону положен режим неполного времени работы, должны учитываться как полностью занятые.
ССЧ лиц, которые заняты в полном объеме, подсчитывается в соответствии с их списочным числом в каждом календарном дне месяца: с 1 по 21 апреля — 50 человек, с 22 по 30 апреля — 51 человек. ССЧ за апрель составит 50,3 ((50 чел. × 21 день + 51 чел. × 9 дней) / 30 дней). Путем округления получаем 50 человек.
Списочное число сотрудников, учитываемых в выходные и праздничные дни, идентично числу за предыдущий день работы: сотрудника, уволенного в пятницу, необходимо включить в показатель за выходные дни (суббота и воскресенье).
Учет неполного рабочего времени
Для обеспечения расчета среднего числа лиц с неполной занятостью необходимо определить, сколько часов в отчетном месяце отработали такие сотрудники. Заработная плата для расчета средней численности не требуется. Если сотрудник находится в отпуске или на больничном, количество часов в день необходимо считать по последнему рабочему дню.
Второй шаг — подсчет числа работников учреждения. Для этого сумма часов делится на объем рабочих часов (произведение числа рабочих дней и числа часов работы в день). Например, сотрудник трудился в марте 14 дней по 6 часов. Искомое значение будет рассчитано по формуле:
(14 дней × 6 часов) / (20 рабочих дней по календарю × 8 часов) = 84 / 160 = 0,53.
