Учитывать ли совместителей в среднесписочной численности работников?

Отдельные категории работников

Оксана Лим

Эксперт по налоговым, трудовым правоотношениям

Актуально на 5 февраля 2019

В ряде случаев компании необходимо определить значение среднесписочной численности (ССЧ). Совместители при расчете учитываются или таких работников нужно игнорировать? Если эту категорию сотрудников учитывать, то в каком порядке это делать? В двух словах на эти вопросы не ответить. Читайте в материале о совместителях для расчета среднесписочной численности работников.

Совместители: особенности включения в среднесписочную численность

Сотрудники, которые имеют несколько рабочих мест, учитываются в штате соответствующих организаций. Трудовым законодательством не ограничивается право человека выполнять несколько работ. Каждый сотрудник может трудоустроиться дополнительно:

• еще на одном рабочем месте в своей организации и трудиться как внутренний совместитель;
• в другую организацию, находясь в статусе внешнего совместителя.

На внешних совместителей распространяются требования ТК и его гарантии. Как и основные сотрудники, они заключают с нанимателем трудовые соглашения. Внешние совместители занимают должности, которые содержит штатное расписание.

С другой стороны они также учитываются в штате своего основного работодателя. Выходит, внешние совместители включаются в СЧ каждого предприятия, где продолжают трудиться? Все несколько сложнее, и сам расчет СЧ имеет особенности, зависящие от его предназначения и отрезка отчетного времени.

Важно! Алгоритм зависит от формы отчетности, которую представляют предприятия.

Кто такой совместитель по ТК РФ

Трудовая деятельность совместителей регламентирована положениями трудового права, а именно главой 44 ТК РФ. В соответствии со ст. 282 ТК РФ, совместительством признается осуществление сотрудником иных регулярных и оплачиваемых функций на основании подписанного трудового контракта. Данные трудовые функции выполняются в свободное от выполнения основных обязанностей время.

Совместители могут быть как внешними, так и внутренними. Внутреннее совместительство предполагает совмещение нескольких должностей в пределах одной организации. На практике встречается также и внешнее совместительство, то есть физическое лицо выполняет трудовые функции одновременно в нескольких компаниях (у нескольких работодателей).

Существует определенная группа трудящихся граждан в соответствии со ст. 282 ТК РФ, для которой как внешнее, так и внутреннее совместительство находится под запретом. К ним относятся работники, не достигшие совершеннолетия, а также персонал, занятый во вредных для жизни и здоровья производствах.

Трудовые отношения с совместителем должны быть оформлены документально. В зависимости от того, является ли совместитель внешним или внутренним, могут быть составлены разные документы. Если открытую вакансию занимает работник компании, с данным сотрудником может быть составлено дополнительное соглашение. В отношении сотрудников, которые нанимаются извне, предусматривается составление трудового договора. Также по желанию работника в трудовую книжку может быть внесена запись о совместительстве. Однако при этом существуют определенные нюансы. Обеспечить хранение документа должен основной работодатель. Если сотрудник изъявил желание отразить в книжке сведения о дополнительной работе, ему следует предоставить главному работодателю копию трудового договора. На основании этих сведений работодатель вносит информацию в документ.

СЧ и совместители в отчете по ф. 1-Т

Каждое предприятие ежегодно представляет отчет по ф. № 1-Т, в котором отражается информация о численности и заработке сотрудников. В ней содержатся сведения о СЧ за год.

Исходя из Указаний (п. 6), описывающих особенности заполнения документа, СЧ определяется суммированием количества работников за каждый месяц и делением результата на 12.

В графе 4 ф. № 1-Т написано, что в СЧ не следует включать совместителей внешних и работников, не входящих в списочный состав.

Важно! Таким образом, они не учитываются в данном отчете и исключаются из СЧ.

Списочная численность

Чтобы подсчитать среднесписочную численность, необходи­мо сначала определить списочную численность работников за каждый календарный день отчетного периода (например, месяца – с 1-го по 30-е или 31-е число, а для февраля – по 28-е или 29-е число). В списочной численности учитывают:

• работников, оформленных по трудовому договору, кото­рые выполняют постоянную, временную или сезонную работу один день и больше;
• собственников фирмы, работающих и получающих в ней зарплату.

Причем учитывают как фактически работающих, так и от­сутствующих на работе по каким-то причинам. Таким об­разом, в списочную численность включают:

• пришедших на работу, в том числе и тех, кто не работал из-за простоя;
• кто находится в командировках, если за ними фирма сохраняет заработную плату, а также тех, кто находится в краткосрочных заграничных командировках;
• кто не явился на работу по болезни (в течение всего больничного и до выбытия по инвалидности);
• кто не явился на работу, так как выполнял государ­ственные и общественные обязанности (например, участвовал в качестве присяжного заседателя в суде);
• принятых на работу с испытательным сроком и др.

Полный перечень работников, которых учитывают в спи­сочной численности, приведен в пункте 82 приказа Росстата от 12 ноября 2008 года № 278.

Не включают в списочную численность работников:

• принятых по совместительству из других фирм (их учет ведут отдельно);
• выполняющих работу по гражданско-правовым до­говорам (подряда, об оказании услуг и др.);
• привлеченных для работы по специальным договорам с государственными структурами на предоставление рабочей силы (военнослужащие или отбывающие нака­зание в виде лишения свободы). При чем их учитывают в среднесписочной численности;
• написавших за явление об увольнении и не вышедших на работу до того, как истек срок предупреждения о б увольнении (их исключают из состава работников с первого дня невыхода на работу);
• собственников фирмы, не получающих на ней зарплату;
• переведенных на работу в другую фирму, если за ними не сохраняется заработная плата по прежнему месту работы, а также направленных на работу за границу;
• направленных на обучение с отрывом от работы и получающих за счет направившей их фирмы стипендию;
• с которыми заключен ученический договор на про­фессиональное обучение и которые за время обучения получают стипендию;
• адвокатов;
• членов кооператива, не заключивших трудовых до­говоров с фирмой;
• военнослужащих.

Численность работников по списочному составу приводят не только на определенную дату (например, на первый или последний день месяца), но и за отчетный период (напри­мер, за месяц, квартал).

Обратите внимание: среднюю численность показывают в целых единицах (например, 1 человек).

Данные о СЧ в месячной отчетности

Кроме данных о численности сотрудников в среднем за год, Росстат сентябрьским приказом в 2021 г. обязал предприятия предоставлять информацию ежемесячно. Для этого предназначена ф. № 4-П.

В гр. 2 отчета следует заносить данные о количестве сотрудников списочного состава без внешних совместителей. Для учета численности последних отведена гр.3. А в гр. 1 данные указанных граф суммируются. Таким образом, данный отчет предусматривает включение совместителей внешних в СЧ. Но следует учесть, что их количество определяется пропорционально времени, которое они фактически отработали на данном предприятии.

Важно! Что касается внутренних совместителей, то они учитываются только раз как один человек в любом виде отчетов.

Для чего рассчитывают среднесписочную численность работников

В срок не позднее 20 января работодатели представляют в свою ИФНС сведения о среднесписочной численности работников. В этот раз сдать отчет нужно не позднее 21 января 2021 года.

Подробнее об этом см. «Срок сдачи отчета о среднесписочной численности в 2019».

Помимо этого ССЧ пригодится чтобы:

• заполнить расчет по страховым взносам;
• составить форму 4-ФСС;
• подтвердить возможность подачи налоговых деклараций на бумажных носителях информации (право на подачу отчетов на «бумаге» не распространяется на плательщиков НДС. Такие компании обязаны сдавать декларации по налогу на добавленную стоимость в электронном виде вне зависимости от численности персонала);
• подготовить статистическую отчетность.

Порядок расчета численности внешних совместителей

Внешние совместители, как правило, не работают полный рабочих день. Поэтому для корректного расчета их средней численности за основу принимается именно отработанное время. Алгоритм включает:

• деление отработанных совместителями часов на число рабочих дней месяца;
• определение среднего количества совместителей ежемесячно.

Пример. В компании в отчетном месяце (22 р. дня) трудилось 3 внешних совместителей. Продолжительность рабочего дня стандартная – 8 часов. Совместители отработали такое количество времени:

СЧ внешних совместителей можно подсчитать двумя способами.

I способ

((21 · 3+10 · 5+ 21 · 4)/8)/22 = 1 чел.

II способ

(3/8 · 21+5/8 · 10+4/8 · 21) : 22 = 1 чел.

В отчетности три работающих совместителя будут отражены как одна единица.

Важно! Бухгалтер самостоятельно выбирает один из способов расчета.

Какая численность работников установлена в качестве критерия

Сразу скажем, что в качестве критерия по численности применяется не просто количество работников в организации, а такой показатель, как численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период включительно. Порядок расчета данного показателя установлен пунктом 1 статьи 286 НК. Для наглядности отразим расчет этого показателя, приведя несколько формул. Так, численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период включительно определяется по следующей формуле:

В свою очередь, средняя численность работников за месяц определяется следующим образом:

* В списочную численность работников организации в среднем за месяц не включаются работники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (пункт 1 статьи 286 НК).

Исходя из этих формул, чтобы правильно рассчитать численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период, надо за каждый месяц правильно определить три составляющие средней численности работников:

1) списочную численность работников в среднем за месяц (среднемесячная численность работников);

2) среднюю численность внешних совместителей;

3) среднюю численность работников, работающих по гражданско-правовым договорам (например, по договорам подряда).

В свою очередь, правила расчета вышеназванных показателей установлены Указаниями по заполнению в формах государственных статистических наблюдений показателей по труду, утвержденными постановлением Минстата от 29.07.2008 № 92 (далее — Указания № 92), и используются как в целях статистики, так и в целях применения УСН.

Округляем численность работников по правилам математики

При расчете средних значений численности работников могут получаться нецелые числа. В таких случаях необходимо руководствоваться частью второй пункта 53 Инструкции о порядке заполнения налоговых деклараций (расчетов) по налогам (сборам), книги покупок, утвержденной постановлением МНС от 24.12.2014 № 42, согласно которой для целей применения УСН численность работников организации в среднем за период с начала года по отчетный период включительно, списочная численность работников в среднем за месяц, средняя численность работающих по совместительству с местом основной работы у других нанимателей, средняя численность лиц, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам, принимаются с округлением до целого числа по правилам арифметики. Так, если десятичная часть числа меньше 0,5, то она отбрасывается, а если более 0,5 — округляется до 1. Например, если расчетный показатель списочной численности составил 14,62 человека, то списочная численность равна 15 человекам, если 14,42 человека — то 14 человекам).

Среднемесячная численность работников

Рассчитывая среднемесячную численность работников, следует руководствоваться пунктом 9 Указаний № 92. Общая формула расчета такова:

* В списочный состав организации включаются работники, работающие по трудовому договору (контракту) и выполняющие постоянную, временную или сезонную работу 1 день и более (пункт 3 Указаний № 92).

ПРИМЕР

Расчет среднемесячной численности работников

Организация зарегистрирована 14 апреля и с даты регистрации применяет УСН. Отчетным периодом является квартал. Данные о списочной и среднемесячной численности работников представлены в таблице.

Численность работников в среднем за период с апреля (месяца регистрации) по июнь составит с учетом округления 8 человек ((2,83 чел. + 7,10 чел. + 14,33 чел.) / 3 мес.).

Надо сказать, что не все категории работников учитываются в списочной численности. Так, согласно пункту 6 Указаний № 92 в списочную численность, в частности, не включаются:

•  внешние совместители;
• граждане, выполнявшие работу по гражданско-правовым договорам. Если же гражданско-правовой договор заключен со своим работником, то этот работник учитывается только в списочной численности организации по месту основной работы;
•  работники, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу без предупреждения нанимателя или не вышедшие на работу до истечения установленного законодательством срока данного предупреждения, а также работники, уволенные за прогул. Они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу;
•  собственники (учредители) данной организации, не получающие в ней заработную плату.

Кто учитывается как один человек

При определении списочной численности учитывается как один человек:

а) работник, принятый на неполный рабочий день (неполную рабочую неделю), на неполную ставку (оклад) за каждый календарный день, включая нерабочие дни недели, установленные для него при приеме на работу (подпункт 4.3 Указаний № 92);

б) работник, получающий в одной организации (включая обособленные подразделения) более или менее одной ставки (подпункт 6.1 Указаний № 92);

в) внутренний совместитель (то есть работник, который в одной организации выполняет работу и по основному трудовому договору, и по совместительству) (подпункт 6.1 Указаний № 92).

Средняя численность внешних совместителей

Рассчитывать среднюю численность внешних совместителей необходимо в соответствии с пунктом 11 Указаний № 92. Этим пунктом установлено, что данный показатель исчисляется в соответствии с подпунктом 10.4 Указаний № 92, а именно он учитывается пропорционально отработанному времени. При этом рекомендуется использовать два способа расчета средней численности внешних совместителей (назовем их «расчетный» и «упрощенный»).

«Расчетный» способ. При данном способе расчет средней численности внешних сов­местителей производится по следующим формулам:

В свою очередь, общее количество отработанных человеко-дней за отчетный месяц определяется так:

* Зависимость продолжительности рабочего дня от установленной в организации продолжительности рабочей недели отражена в таблице:

ПРИМЕР

Расчет средней численности внешних совместителей

В организации, работающей по 40-часовой рабочей неделе, приняты на работу внешние совместители:

•  с 1 по 31 мая — два человека на 0,25 ставки. Отработан 21 день по 2 часа;
•  с 16 по 31 мая — пять человек на 0,5 ставки. Отработано 12 дней по 4 часа.

В мае 21 рабочий день.

Рассчитаем среднюю численность внешних совместителей за май:

1) определим общее количество отработанных человеко-дней:

(21 день х 2 ч х 2 чел. / 8 ч) + (12 дн. х 4 ч х 5 чел. / 8 ч) = 40,5 чел/дн;

2) определим среднюю численность внешних совместителей за май:

40,5 чел/дн / 21 день = 2 чел. (с учетом округления).

«Упрощенный» способ. Этот способ расчета средней численности внешних совместителей может быть применен, если их рабочее время составляет 4 часа в день. Такие работники учитываются как 0,5 человека за каждый рабочий день.

Отметим, что согласно подпункту 10.4 Указаний № 92 за дни отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов при расчете средней численности внешних совместителей условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Средняя численность работников, работающих по гражданско-правовым договорам

Рассчитывать среднюю численность работников, работающих по гражданско-правовым договорам, надо в соответствии с пунктом 12 Указаний № 92. Этим пунктом установлено, что данный показатель исчисляется в соответствии с пунктом 9 Указаний № 92 (см. раздел «Среднемесячная численность работников» на стр. 19). Не будем снова рассказывать об этом порядке расчета, отметим только некоторые нюансы:

1) граждане, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, учитываются за каждый календарный день как один человек в течение всего срока действия этого договора (в отличие от внешних совместителей, которые учитываются пропорционально отработанному времени);

2) в среднюю численность граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам:

•  не включаются:

а) работники, состоящие в списочном составе организации и заключившие гражданско-правовой договор на выполнение работ в этой же организации;

б) ИП;

в) граждане, заключившие гражданско-правовой договор на создание объектов интеллектуальной собственности;

•  включаются граждане, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, в том числе работающие в организации по заключенным с юрлицами договорам, если предметом договора является оказание услуги по предоставлению, найму работников (пункт 1 статьи 286 НК).

Что еще надо учесть

Рассчитывая численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период включительно, необходимо учитывать нормы, установленные главой 34 НК, а именно:

1) расчет численности работников производится в целом по организации, включая филиалы, представительства и иные ее обособленные подразделения (пункт 1 статьи 286 НК);

2) организации, у которых отчетным периодом по налогу при УСН является квартал, показатель средней численности рассчитывают ежеквартально, а организации, у которых отчетным периодом является месяц, — ежемесячно;

3) организации, применяющие УСН со дня госрегистрации, определяют численность работников в году регистрации в среднем за период с 1-го числа месяца применения УСН по отчетный период включительно (в отличие от «старых» организаций, которые определяют численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период) (часть вторая пункта 3 статьи 287 НК).

Жанна Диброва, экономист

Несколько вопросов и ответов

Вопрос 1. Экономист фирмы является внутренним совместителем. Он выполняет работу кассира (0,5 ставки). Как включить его в СЧ правильно?

Ответ. По требованиям нормативных документов совместители внутренние включаются в СЧ один раз по основной должности. Поэтому экономист фирмы хоть и занимает фактически 1,5 штатные единицы, в отчете числится как 1. То есть, в СЧ включается физическая единица, а не штатная.

Вопрос 2. Необходимо ли отдельно рассчитывать СЧ внутренних совместителей?

Ответ. Такая необходимость отсутствует. Их количество содержится в общей СЧ работников. Размер их заработка также определяется общей суммой.

Ошибки при определении СЧ

Наличие на предприятии значительного количества совместителей может внести путаницу в расчет СЧ и сделать его некорректным.

Часто встречаются такие ошибки:

1. Внутреннего совместителя включают в СЧ дважды.
2. Неправильный расчет числа внешних совместителей: их количество определяют по числу занимаемых позиций штатного расписания. Правильный расчет производится с учетом фактического отработанного времени.
3. Предприятие работает на шестидневке. Это означает, что продолжительность рабочего дня составляет 6,67 ч. Бухгалтер же при расчете количества внешних совместителей использовал число 8, которое актуально для пятидневки.

Необходимо проводить расчеты внимательно, чтобы минимизировать вероятность появления подобных ошибок. Это немаловажно, поскольку при их выявлении предприятию придется заплатить админштраф.

Исчисление средней численности служащих-совместителей

Для отчетности по форме П-4 требуется в отдельности вычислять среднесписочную численность служащих, являющихся внешними совместителями. Полученное значение вписывают в третью графу формы.

Расчет среднесписочного количества внешний совместителей осуществляется в таком порядке:

• Вычисляется сумма человеко-дней. Для этого сумму проработанных человеко-часов в месяце отчета делят на длительность трудового дня.

После этого вычисляют среднюю численность служащих-совместителей за месяц, за который происходит подача отчетности. Для этого величину показателя отработанных человеко-дней делят на число трудовых дней в месяце отчета. За дни больничных, отпусков, неявок на работу (которые совпали с трудовыми днями) в значение проработанных человеко-часов включаются часы по последнему рабочему дню.

Похожие статьи

• Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?
• Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность
• Совместители входят в среднесписочную численность
• Входят ли в среднесписочную численность декретницы?
• Средняя численность и среднесписочная численность — разница

Вопрос к эксперту

В один из сотрудников по основному месту работы трудится на 0,5 ставки. Он также является внутренним совместителем на 0,25 ставки. Как правильно включить его в расчет СЧ?

Ответ. Сотрудника следует учитывать не как 0,75, а как 1 чел., поскольку в СЧ отражается персонал только в целых единицах. Не имеет значения, что данный работник трудится на условиях неполного рабочего дня и выступает внутренним совместителем.

Инспектор по труду Сизова Г. А.

Методику расчета СЧ и алгоритм включения в нее совместителей разрабатывает Росстат. Основные принципы остаются неизменными, хотя некоторые коррективы в отчетные формы периодически вносятся.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Как понять — совместитель или не совместитель?

Для того чтобы правильно учесть совместителей, научимся отличать их от тех, кто тоже может работать неполное время, но при этом совместителем не является.

Не относятся к совместителям и работникам с неполным временем:

• Те, для кого установлен «короткий день» на основании действующего законодательства. Если посмотреть, таких групп довольно много. В первую очередь это «вредники» и «опасники», чьи условия труда относятся к 3 и 4 степени риска. Имеют право на сокращенный рабочий график и работающие инвалиды, и работники моложе 18 лет. Часто продолжительность рабочего времени сокращается для медиков, педагогов и подобных категорий трудящихся (сокращения предусматриваются федеральными законами);
• Те, кто вынужден работать не на полную ставку временно, по инициативе работодателя.

При расчете среднесписочной люди из обеих этих групп учитываются как целые единицы.

Не считается совместителем работник, заключивший по своему согласию договор с работодателем на неполное рабочее время, без указания на совмещение. В этой ситуации среднесписочная численность по таким работникам имеет свои нюансы расчета.