Учет затрат в бухгалтерском учете: статьи, счета и проводки

Затраты при ведении коммерческой деятельности

– это денежные расходы организации, соответствующим образом отраженные в бухгалтерском учете. Они уменьшают ресурсы предприятия, однако не связываются с финансовыми потерями.

Учет расходов и доходов

– основной метод ведения хозяйственной деятельности, который позволяет анализировать полученную выгоду, планировать дальнейшую деятельность, делать необходимые отчисления государству.

Счета затрат в бухгалтерском учете фиксируют реальные операции, по которым фирма делает проводки. Для многих предприятий они будут одинаковыми. Например, в бухгалтерском учете есть общие счета, на которых отражается закупка канцтоваров, расходных материалов для оргтехники, оплата коммунальных услуг или аренды. Каждый бухгалтер самостоятельно выбирает название для операции, которое отражает ее суть.

Чтобы оптимизировать работу, счета затрат могут быть объединены в пять основных групп:

1. налоги с ФОТ;
2. материалы;
3. оплата труда;
4. амортизация;
5. прочие затраты.

В названии групп счетов могут быть нюансы, но суть остается прежней: бухгалтер имеет возможность выбрать нужный ему вид счетов, чтобы детально проанализировать затраты. Для этого предусмотрен специальный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». ОСВ формируется помесячно и позволяет увидеть баланс по конкретному счету затрат.

Командировка в пределах РФ

Почти каждая организация сталкивается с необходимостью направить своих сотрудников для выполнения служебных задач в другие местности. При это перед бухгалтеров встает необходимость правильного оформления этой поездки, именуемой командировкой, и правильного учета сопутствующих расходов, называемых командировочными.

Правильность учета командировочных расходов стоит наиболее остро, так как учесть эти расходы при налогообложении можно только в том случае, если они будут грамотны учтены и документально подтверждены.

Продолжительность командировки

Длительность командировки не ограничена никакими законодательными нормами, поэтому в служебной поездке работник может находиться столько, сколько это потребуется для выполнения поставленных задач.

Первый день командировки – это день отъезда из места постоянно работы, а последний день – это день приезда. То есть если у работника билет на поезд в другой город датируется 25 октября в 23.45, а обратный билет датируется 27 октября в 6.15, то продолжительность командировки будет составлять 3 дня. Время отъезда и время приезда смотрится по местному времени (месту нахождения постоянной работы).

Документальное оформление командировки

Оформление начинается с написания служебного задания, для чего может использоваться существующая унифицированная форма Т-10а. Составляет служебное задание, как правило, лицо, направляющее сотрудника в поездку (непосредственный начальник, руководитель).

На основании служебного задания формируется приказ на командировку с использованием унифицированной формы Т-9 или Т-9а, если необходимо отправить более, чем одного работника.

На основании приказа работнику выдается под отчет сумма на командировочные расходы. По возвращению работник в течение трех суток должен отчитаться о потраченных средствах с помощью авансового отчета форма АО-1, в котором приводится перечень произведенных расходов. Неистраченная сумма возвращается в кассу предприятия с оформление приходного кассового ордера по форме КО-1. Если полученных под отчет денег работнику не хватило, то сумма, потраченная сверх полученного аванса, возмещается работнику – выдается из кассы с оформлением расходного кассового ордера по форме КО-2.

К авансовому отчету работник должен приложить оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Авансовый отчет – это важный документ, который позволяет учесть произведенные расходы при налогообложении, поэтому его оформление является обязательным.

Еще одним документом, который должен сдать работник по приезду из служебной поездки, является командировочное удостоверение, которое содержит подписи ответственных лиц всех организаций, в которых побывал командируемый, а также печати этих организаций. Кроме того, указываются даты отбытия из каждой организации и даты прибытия в них. Первая запись делается при отбытии из места постоянной работы, а последняя – при возвращении.

Командировочное удостоверение – это также важный документ, так как служит для подтверждения расходов на суточные, по записям командировочного удостоверения можно понять, сколько дней длилась командировка.

Командировочные расходы

Расходы, произведенные на командировку, которые могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль перечислены в пп.12 п.1 ст.263 НК РФ.

К основным относятся затраты на:

• Проезд
• Проживание
• Суточные

Расходы на проезд

Организация оплачивает работнику все затраты на транспорт до места назначения и обратно, а также все передвижения по служебным делам в месте назначения.

Причем учитываются расходы на оплату общественного транспорта (автобус, трамвай, троллейбус, поезд, самолет), такси (если это закреплено в локальных актах, приказах организации), арендованный транспорт.

Передвигаясь, работник должен собирать все документы, с помощью которых можно подтвердить факт оказанных услуг и произведенной оплаты (чеки, билеты, проездные документы, договора аренды транспорта и пр.).

Расходы на проживание

Организация оплачивает работнику затраты на проживание в месте назначения. Оплачен может быть номер в гостинице, арендованная квартира или другое жилье.

Не оплачиваются дополнительные услуги, которыми воспользовался работник в гостинице (сауна, бассейн, массаж, ресторан).

В случае предварительного бронирования номер в гостинице, расходы на бронь также могут быть учтены при наличии документов, подтверждающих эти расходы.

Работник при возвращении должен предоставить все полученные документы по месту своего проживания: договора аренды квартиры, акт оказания услуг, чеки, счета-фактуры и пр.

Суточные

За каждый день нахождения в командировки организация выплачивает работнику суточные — фиксированную сумму, которую работник может тратить на любые расходы, не связанные с оплатой проезда или проживания.

Размер суточных для командировки не ограничивается ни в большую, ни в меньшую сторону. Организация устанавливает самостоятельно такой размер суточных, который она считает целесообразным и оправданным.

Законодательные документы по поводу размера суточных говорят только о том, что в пределах 700 руб. не нужно учитывать НДФЛ. С суммы свыше 700 руб. необходимо будет удерживать НДФЛ. Величина 700 руб. используется границей при поездке по территории РФ. Если работник выезжает за границу, то величина суточных, в пределах которой не удерживается НДФЛ составляет 2500 руб.

Бухгалтерский учет командировочных расходов (проводки)

При направлении работника в командировку ему выдается денежная сумма под отчет.

Выдача этой суммы отражается проводкой Д71 К50 (51), проводка выполняется на основании авансового отчета.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» мы ранее рассматривали, он предназначен для учета выданных под отчет сумм, в том числе и на командировку.

При возвращении в организацию, если у работника остались деньги они приходуются с помощью проводки Д50 (51) К71 (проводка выполняется на основании приходного кассового ордера), если работник потратил свыше полученной суммы, то излишняя сумма возмещается ему с выполнением записи Д71 К50 (51) (проводка выполняется на основании расходного кассового ордера).

Выданная подотчетному лицу сумма может списываться следующими проводками:

• Д20 (23, 25, 26, 29) К71 — если командировка связана с основным видом деятельности производственной организации
• Д44 К71 — если она связана с основным видом деятельности торговой организации
• Д08 К71 — если ее основная цель – это приобретение основного средства
• Д10 К71 — если цель командировки – приобретение материалов
• Д91/2 К71 — если командировка носит культурно-развлекательный характер

Если работник произвел расходы, которые организация не признает, то эти расходы могут быть удержаны из зарплаты работника: проводка Д70 К71 или внесены работником в кассу: проводка Д50 К71.

Если организация оплачивает какие-либо расходы не через работника, а самостоятельно из кассы или с расчетного счета, например, покупает билет на самолет или поезд, то выполняются следующие проводки:

• Д50/3 К76 — оприходован купленный билет в кассу
• Д71 К50/3 — билет выдан командируемому работнику
• Д20, 23, 44, 91/2 К71 — списаны расходы на приобретение билета

Командировка за границу

Командировка — это поездка работника за пределы территории нахождения постоянной работы для выполнения служебных задач. Командировка может быть как по территории РФ, так и за ее пределами.

Учет командировочных расходов на поездку за границу

Перечень командировочных расходов приведен в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ, к ним относятся расходы на:

• Проезд
• Жилье
• Суточные
• Оформление визы
• Оформление загранпаспорта
• Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита транспорта, за пользование морскими каналами и др.

Что касается проезда и проживания, никаких особых отличий нет.

Суточные

Суточные при зарубежной командировке также устанавливаются организацией самостоятельно. В пределах 2 500 руб., согласно законодательству, суточные при выезде за границу не облагаются НДФЛ.

Организация может установить размер суточных разный для каждой отдельной страны. Суточные, установленные для определенной страны, начинают действовать с того момента, когда командируемый въезжает в эту страну.

Отметки о пересечении границы ставятся в загранпаспорт, который и будет являться документом, подтверждающим расходы на суточные.

Расходы на оформление визы

Этот вид расходов характерен именно для заграничной командировки. Выезд в другую сторону должен сопровождаться оформлением визы. Расходы на визу могут учитываться при налогообложении в том случае, если имеются документы, подтверждающие оказание услуг (консультационных, по доставке готовой визы и т.д.), оплату этих услуг, пошлин и прочих сборов, связанных с оформлением визы. Кроме того, необходимо сделать копию страницы с визой. Данная копия будет являться документом, подтверждающим данные расходы. Именно при наличии данной копии будет возможность учесть расходы при налогообложении.

Расходы на оформление загранпаспорта

Если работник не имеет действующего загранпаспорта, то расходы на его оформления также могут быть учтены при налогообложении. Документы, на основании которых можно списать эти расходы – это документы, подтверждающие оказание услуг и произведение оплат, а также копия листов загранпаспорта.

Документальное оформление зарубежной командировки

Оформление начинается с формирования служебного задания, например, по форме Т-10а. На основании служебного задания составляется приказ на командировку. Для этого можно воспользоваться унифицированным формами Т-9 или Т-9а. Первая форма заполняется при направлении в зарубежную командировку одного сотрудника, вторая — при отъезде группы работников.

При отъезде работника за границу ему выдается определенная сумма под отчет на основании авансового отчета АО-1. При возвращении из зарубежной поездки работник должен сдать заполненный авансовый отчет и приложить к нему все оправдательные документы.

При командировке по территории РФ работник должен также сдать командировочное удостоверение, содержащее отметки о посещении работником различных организаций в месте назначения.

При поездке за границу командировочное удостоверение заполнять не нужно. Его заменит страница загранпаспорта с таможенными отметками о пересечении границы. Именно на основании этих отметок бухгалтер сможет правильно установить сумму суточных, которые необходимо выплатить работнику за время нахождения в командировке.

Еще один момент, работнику на зарубежную командировку могут выдаваться денежные средства как в отечественной валюте, так и в иностранной. Во втором случае необходимо купить необходимую сумму валюты.

Учет представительских расходов

Представительские расходы – это расходы на проведение встреч и официальных приемов для представителей других организаций с целью укрепления или налаживания сотрудничества. Учет представительских расходов в бухгалтерии и налогообложении несколько отличается, особенности бухгалтерского и налогового учета данного вида расходов рассмотрим далее.

Что относится к представительским расходам:

• Затраты на проведение деловых приемов, переговоров, встреч с представителями действующих или потенциальных партнеров
• Затраты на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно
• Обслуживание в процессе проведения переговоров
• Затраты на услуги переводчика

Подробный перечень расходов, которые можно отнести к представительским, приведен в 264 НК РФ.

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерии данный вид затрат относят к расходам по обычным видам деятельности. Списываются они в полном объеме в том отчетном периоде, когда были произведены.

Списания представительских расходов в размере их фактической стоимости производится в дебет счетов учета затрат по обычным видам деятельности (счета 26 «Общехозяйственные расх.», 44 «Расх. на продажу»).

Проводки по списанию представительских расходов торговыми организациями:

Д44 К71 — списаны представительские расходы, произведенные подотчетным лицом.

Д44 К60 (76) — учтены услуги, оказанные сторонними организациями и связанные с проведением представительских мероприятий.

В конце месяца расходы в полном объеме включаются в себестоимость товаров с помощью проводки Д90/2 К44.

Проводки по учету представительских расходов производственными организациями:

Д26 К71 — учтены представительские расходы, произведенные через подотчетное лицо.

Д26 К60 (76) — списана стоимость услуг сторонних организаций.

В зависимости от того, каким образом на предприятии списываются управленческие затраты, с 26 счета они списываются в конце месяца в полном объеме либо на затраты основного производства в дебет сч. 20 (проводка Д20 К26), либо включаются в себестоимость продукции — проводка Д90/2 К26.

Способ, который использует организации для учета представительских расходов, должен быть отражен в приказе по учетной политике.

Налоговый учет представительских расходов

В налоговом учете как обычно все несколько сложнее.

При исчислении налоговой базы по налогу на прибыль данный вид расходов относят к прочим, связанным с производством и реализацией.

НК РФ устанавливает ограничение на размер представительских затрат, которые могут быть учтены при налогообложении, то есть они являются нормируемыми.

За отчетный период можно учесть представительские расходы в размере, не более 4% от затрат на оплату труда за этот период.

Например, если за первое полугодие организация имела расходы на оплату труда в размере 500 000 руб., то за это полугодие организация может учесть представительские расходы в сумме, не более 4% * 500 000 = 20 000 руб.

Для того чтобы иметь возможность учесть затраченные суммы в качестве представительских, необходимо, чтобы они были потрачены на приемы, встречи официального характера. То есть цель проводимых переговоров и приемов должна быть получение и увеличение прибыли. Если мероприятие имеет развлекательный характер и никак не связан с проведением деловых переговоров с целью получения прибыли, то признать произведенные расходы представительскими нельзя (например, поход в баню или сауну).

Важно, что место проведения переговоров и встреч не имеет значение. То есть не обязательно это должно происходить по месту нахождения организации, мероприятие может пройти и в другом городе.

Также для признания расходов необходимо иметь документы, подтверждающие произведенные затраты и факт проведения деловых, официальных мероприятий.

В качестве таких документов могут выступать:

• Распорядительные документы руководства, разрешающие произвести представительские траты, при этом в приказах, распоряжениях должно быть указана цель расходов
• Сметные документы
• Программа проведения официальных мероприятий с указанием даты, места, сроков и ФИО участников
• Первичные документы, подтверждающие факт оказания услуг и их оплаты (чеки, билеты, накладные, акты и пр.)
• Отчет о произведенных тратах (в отчете отражается, цель приема, встречи, собрания, результат, который получен в процессе переговоров, потраченная сумма)

Применяемые методы учета

Методы учета затрат классифицируют следующим образом:

• позаказной — он используется для мелкомасштабных производств, в качестве объекта учета выбирается конкретный заказ;
• попередельный — используется в крупномасштабном производстве, учет затрат производится поэтапно на этапах производства;
• котловой — используется на предприятиях, выпускающих один вид продукции, учет производится из расходов, понесенных предприятием в целом в течение периода времени;
• нормативный — используется на предприятиях с широким спектром промышленных товаров, учет осуществляется с использованием стандартов с обязательной идентификацией и рассмотрением причин отклонений от них для дальнейшего анализа и предотвращения этих причин на работе.

Учет расходов на рекламу

Каждая организация стремится к увеличению прибыли, поэтому, как правило, сталкивается с расходами на рекламу своих товаров, продукции, услуг, товарного знака. Как правильно учитывать рекламные расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

Бухгалтерский учет расходов на рекламу

В бухгалтерии все произведенные рекламные расходы в размере их фактической стоимости включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (включаются в себестоимость товаров, продукции, работ, услуг).

Списать расходы можно при наличии документов, подтверждающих факт оказания услуг, выполнения работ, связанных с рекламой, а также документов, подтверждающих факт оплаты рекламных затрат.

К этим документам можно отнести акт на оказание услуг, выполнение работ, договор, заключенный с рекламным агенством, чек, расходный кассовый ордер, банковская выписка.

Бухгалтерские проводки по списанию расходов на рекламу:

Д44 К60 – списаны рекламные расходы торговых организаций.

Д26 К60 – списаны рекламные расходы производственных организаций.

В конце месяца эти суммы списываются с затратных счетов в дебет счета 90 «Продажи».

Проводки отражаются в том отчетном периоде, когда были произведены данные виды затрат.

Налоговый учет рекламных расходов

НК РФ делит все расходы на рекламу на нормируемые и ненормируемые, включаются они в состав прочих доходов, связанных с реализацией и производством, поэтому могут быть учтены при исчислении налоговой базы налога на прибыль.

Ненормируемые

Ненормируемые расходы учитываются в полном объеме и имеют конкретный перечень, приведенный в п.4 ст.264 НК РФ.

Краткий перечень ненормируемых расходов на рекламу:

• Реклама в СМИ
• Наружная реклама (включая затраты на изготовление рекламных конструкций)
• Выставки, ярмарки, экспозиции
• Оформление витрин, комнат образцов, выставок-продаж, демонстрационных залов
• Листовки, брошюры, каталоги с рекламной информацией о товаре, работах, услугах компании

Более четкие формулировки ненормируемых рекламных затрат можно прочитать в п.4 ст.264 Налогового кодекса.

Нормируемые

Данный вид рекламных затрат в полном объеме списать нельзя, так как существует ограничение, установленное НК РФ – не более 1% от выручки предприятия.

Выручка считается за отчетный период без учета налога на добавленную стоимость.

Если за первый квартал организация имела выручку без НДС в размере 1 000 000 руб., то за этот квартал можно учесть рекламные расходы, не перечисленные в п.4 ст.264, в размере 1%*1 000 000 = 10 000 руб.

Так как расходы на рекламу учитываются при налогообложении, важно правильно определить, можно ли произведенные затраты отнести к рекламным или нет.

Здесь нужно знать, что такое реклама – это информация о товарах, продукции, услугах, работах, товарном знаке компании, идеях, начинаниях, передаваемая широкому кругу неопределенных лиц, с целью вызвать у них интерес.

Важным в данном определении является то, что реклама – это информация, преподносимая кругу неопределенных лиц. То есть если производится розыгрыш призов внутри конкретной группы лиц, например, среди работников предприятия, то расходы на призы не будут являться рекламными. Или, например, раздача сувениров партнерам компании также не будет являться рекламой.

Комбинации разных типов затрат

Использование облачного сервиса Контур.Бухгалтерия поможет вам верно разделить расходы на прямые и косвенные, а также своевременно и в полном размере их отразить. Получить бесплатный доступ к сервису на 14 дней

Классификация затрат основана на разных критериях, поэтому возможны их комбинации. Существуют переменные и постоянные прямые и косвенные затраты.

Прямые затраты тесно связаны с производством, поэтому их большая часть относится к переменным. Но есть исключения: например, зарплата супервайзера, контролирующего процесс производства продукции определенного вида. Его зарплата не зависит от производственных объемов, что говорит о постоянном характере затрат, а отношение к конкретному виду продукции делает их прямыми.

На постоянные и переменные разделяют и косвенные затраты. К постоянным можно отнести аренду офиса, а к переменным расходы на инструменты, вспомогательные материалы и пр.

Учет расходов на медосмотры

Существуют категории работников, которым необходимо проходить медицинские осмотры на стадии трудоустройства или в процессе работы. Медосмотры проходятся работниками за счет средств работодателя, поэтому перед организацией, персонал которой должен проходит обязательные медосмотры, встает необходимость грамотного учета расходов на медицинские осмотры.

Какие есть особенности учета этих расходов? Для кого проверка состояния здоровья является обязательной процедурой? Как расходы на медосмотры учитываются в бухгалтерском и налоговом учете?

Прежде всего, надо сказать, что необходимость проходить медицинских специалистов закреплена в Трудовом кодексе РФ (ст.213). Проходить их должны не все, а только сотрудники, работающие в особых условиях и на определенных должностях. Перечень этих работников также приведен в ст.213 ТК РФ.

Медосмотры обязательны для:

• Работающих во вредных условиях труда
• Работающих в опасных условиях труда
• Транспортных работников
• Работающих в общепите, торговле, пищевой промышленности
• Работающих на водопроводных сооружениях
• Медицинских работников
• Работающих в детских учреждениях
• Несовершеннолетние

Первые два пункта подробно раскрыты в Приказе Министерства здравоохранения и соцразвития №302н от 12 апреля 2011 года, где приведен перечень вредных и опасных условий труда, при которых обязательны медосмотры.

В регулярном осмотре работников медицинскими специалистами заинтересованы все: работодатели, сами работники и лица, с которыми они контактируют в процессе работы.

Грамотно проведенный медосмотр позволит определить, насколько здоровье человека позволяет ему заниматься данным видом деятельности, сможет ли он работать в полную силу без угрозы своему здоровью. Кроме того, осмотр медицинскими специалистами позволяет выявить профессиональные заболевания на ранних стадиях развития, особенно это актуально для персонала, работающего во вредных и опасных условиях труда.

Бухгалтерский учет расходов на медосмотры

В бухгалтерии данный вид расходов включается в состав расходов по обычным видам деятельности, поэтому списывается в дебет счетов учета затрат по обычным видам деятельности. Для торговых организаций это счет 44, для производственных – счет 20 (26).

Таким образом проводки по учету расходов на медосмотры выглядят так:

Д44 (20, 26) К76 (60) – учтены расходы на медосмотры.

Д76 (60) К51 (50) – оплачены услуги медицинских учреждений.

Налоговый учет расходов на медицинские осмотры

В налогообложении данный вид расходов включается в состав прочих, связанных с производством и реализацией.

Для того чтобы иметь возможность учесть эти расходы при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, нужно, чтобы расходы были документально подтверждены и экономически обоснованны.

В качестве документального подтверждения выступают документы, подтверждающие оказание медицинских услуг и их оплату: акт, выписка банка, чек.

Медицинское учреждение должно составить заключительный акт о прохождении работниками медосмотра. Расходы списываются в том отчетном периоде, когда получен этот акт.

Экономическая обоснованность заключается в том, что возможен учет только тех расходов, обязанность проходить которые закреплена в законодательных документах. Если организация по своей собственной инициативе решила проверить здоровье своих сотрудников, то расходы на данные осмотры учесть при налогообложении нельзя, так как расходы не являются экономически обоснованными.

Таким образом, организация может уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму затрат на медосмотры только в отношении тех работников, которые входят в перечень, отраженный в начале данной статьи и приведенный в ст.213 ТК РФ.

Учет расходов на спецодежду

Многие работодатели выдают своим работникам специальную или форменную одежду. Как учесть расходы организации на спецодежду? Чем отличается бухгалтерский учет от налогового в данном случае?

Специальная одежда предназначена для защиты от вредных, опасных условий, в которых трудятся некоторые работники. Спецодежда может защищать от очень высоких или очень низких температур, от грязи и различных воздействий окружающей среды, вредных для организма человека. Поэтому для ряда работников ношение спецодежды является обязательным, а, порой, и жизненно необходимым. Для таких категорий работников необходимость применения спецодежды прописана в законодательных актах, в частности, об этом гласят ст.209 и 212 ТК РФ.

Форменная одежда не защищает от вредных и опасных воздействий, но для ряда работников обязанность ее ношения также закреплена на законодательном уровне. Связано это с тем, что форменная одежда помогает понять принадлежность работника к определенной организации или структуре.

В случае, если применение специальной и форменной одежды обязательно, то расходы на ее приобретение, создание, хранение, обработку и прочие действия ложатся на плечи работодателей. В связи с этим возникает необходимость учета этих расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Бухгалтерский учет расходов на спецодежду

В плане счетов имеется счет 10 «Материал», на данном счете учитывается движение материальных ценностей. Спецодежда также относится к этой категории имущества. Для отражения сведений о специальной и форменной одежде открываются два отдельных субсчета:

• Субсчет 10.10 «Специальная одежда на складе» — предназначен для отражения сведений об одежде на складах организиации: по дебету отражается ее стоимость при поступлении на склад, по кредиту – передача ее работникам или списание
• Субсчет 10.11 «Специальная одежда в эксплуатации» — предназначен для отражения сведений об одежде, выданной работникам. По дебету отражается стоимость специальной или форменной одежды, выданной персоналу, по кредиту – ее списания или возврат на склад

Спецодежда может быть куплена у поставщика, а может быть создана своими силами, проводки при этом выполняются разными, но одно остается неизменным, приходуется одежда в дебет субсчета 10.10 по стоимости фактически понесенных затрат при ее приобретении или изготовлении.

Проводки при поступлении спецодежды на склад:

Д10.10 К60 – оприходована спецодежда, купленная у поставщика.

Д10.10 К23 – оприходована одежда, изготовленная своими силами. При этом по дебету счета 23 собираются все затраты на ее изготовление, после чего затраты списываются одной суммой в дебет счета 10.10.

Передача спецодежды работнику отражается с помощью проводки: Д10.11 К10.10.

Дальнейшие проводки зависят от срока использования этой одежды. Если одежда предназначена для использования в течение срока, не превышающего 12 месяцев, то ее тут же можно списать на затратные счета проводкой Д20 (23) К10.11.

Если одежда предназначена для более длительного ношение (более 12 месяцев), то ее стоимость на затратные счета списывается постепенно ежемесячно посредством амортизационных отчислений, рассчитанных линейным способом.

Налоговый учет расходов на спецодежду

Если ношение специальной или форменной одежды является обязательным и законодательно закреплено, то организация может учесть данные расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли.

Если же организация самостоятельно решает выдавать спецодежду своим работникам и закрепляет это в своих внутренних локальных актах, то данные расходы учесть при расчете налога на прибыль нельзя, так как они не являются экономически обоснованны.

Кто обязан применять план счетов

План счетов бухучета (ПСБУ) и инструкцию по его применению (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) обязаны применять компании всех форм собственности и организационно-правовых форм, использующие метод двойной записи. Исключение составляют кредитные организации и бюджетные учреждения. Индивидуальным предпринимателям ПСБУ не нужен.

СПРАВКА. Отказаться от метода двойной записи могут микропредприятия и некоммерческие организации, которые вправе использовать упрощенные способы ведения бухучета и могут сдавать упрощенную отчетность. Об этом говорится в пункте 6.1 ПБУ /2008 «Учетная политика организации» (об упрощенной отчетности читайте в статье «Упрощенная бухгалтерская отчетность за 2021 год: что проверят налоговики»).

Бесплатно получить образец учетной политики и вести бухучет в веб‑сервисе для небольших ООО и ИП

Учет чрезвычайных расходов

Один из видов расходов, с которыми организация может столкнуться в процессе своей деятельности, это чрезвычайные расходы. Вопрос бухгалтерского и налогового учета данного вида расходов встает перед организациями не часто, но, тем не менее, никто не застрахован от возникновения чрезвычайных расходов, поэтому нужно знать, как их правильно учесть в бухгалтерском и налоговом учете.

Прежде чем учитывать расходы в качестве чрезвычайных, важно научиться правильно их распознавать и отличать от расходов по обычным видам деятельности.

Чрезвычайные расходы – это расходы, понесенные организацией в результате наступления чрезвычайных событий.

Чрезвычайное событие – это событие, которое происходит в организации достаточно редко и которое может возникнуть в любой момент, независимо от желаний, решений и действий руководства. Это нетрадиционные события для организации, которые не характеры для нормальной деятельности. Примерами чрезвычайных ситуаций можно назвать – землетрясение, наводнение, любое стихийное бедствие, пожар, авария.

Одно и то же событие для одной организацией может быть нормой, а для другой быть чрезвычайным. Поэтому важно рассматриваться каждое произошедшее событие в рамках деятельности конкретной организации.

При определении чрезвычайности произошедших событий нужно обращать внимание на три фактора:

• Редкость возникновения
• Не характерность для данной организации
• Независимость от решений руководства

Если присутствуют эти три фактора, то можно считать, что произошло чрезвычайное событие.

Бухгалтерский учет чрезвычайных расходов

Первое, что должна сделать организация – это провести инвентаризацию. В процессе инвентаризации будет осмотрено все имущество, пересчитано, выявлено испорченное, не пригодное для дальнейшего использования, а также подлежащее ремонту.

Инвентаризация поможет определить сумму фактически понесенного ущерба в результате наступления чрезвычайной ситуации.

На основе полученных данных принимается решение: ремонтировать повреждение имущество или списывать в связи с непригодностью к дальнейшему использованию.

Списание основных средств производится на основании актов списания ОС-4, ОС-4а или ОС-4б по остаточной стоимости.

Списание материально-производственных запасов производится на основании акта по форме МБ-8 по их фактической себестоимости.

Оставшиеся после списания запчасти, пригодные к дальнейшему использованию, приходуются на склад.

Чрезвычайные расходы включают не только стоимость испорченного, поврежденного и сломанного имущества, но и затраты на ликвидацию последствий чрезвычайных ситуаций: разбор завалов, очистка территории и пр.

Чрезвычайные расходы не включаются в состав прочих доходов, а отражаются непосредственно по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» в корреспонденции с различными счета учета имущества и денежных средств (01, 04, 10, 43, 50, 70 и др.).

Чрезвычайные расходы списываются в том отчетном периоде, в котором были понесены организацией.

Налоговый учет чрезвычайных расходов

Данный вид расходов можно учесть при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, включаются они в состав внереализационных. При этом нужно обратить внимание на один момент: если выявлено лицо, виновное в произошедшей ситуации, принесшей такие расходы, то признать их чрезвычайными нельзя.

Таким образом, базу по налогу на прибыль можно уменьшить на величины чрезвычайных затрат в том случае, если не выявлены виновные лица. Отсутствие виновных должно подтверждаться документально в судебном порядке.

Отличие от затрат от издержек

Отличия между затратами и издержками могут быть сформулированы в следующих положениях:

• Затраты и издержки отличаются экономическим характером оценки. Затраты имеют расчетный характер, отражаются во внутреннем учете, зависят от используемой системы учета и не обязательно связаны с платежными потоками на предприятии. Издержки не имеют характера платежа. Они представлены в финансовой отчетности фирмы.
• Затраты могут не иметь признаков издержек: ряд затрат в учете производства не имеет аналогов между издержками.
• Отсутствие у издержек прямой связи с производством продукции. Хотя они возникают в отчетном периоде в процессе производства, тем не менее, не всегда их соотносят с этим процессом.

Среди специалистов есть те, кто считает, что в своем содержании затраты – более широкое понятие, чем издержки, и оправдывают это тем, что затраты могут быть понесены в связи со всей экономической деятельностью предприятия, а издержки — только для производственного сектора.

Понятие «издержки» подразумевает понятие «затраты» в отношении производства товаров (услуги по работе).

Расходы представляют собой любые расходы при условии, что они понесены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Пункт 9 ПБУ 10/99 существенно описывает механизм перехода от расходов организации к стоимости единицы продукции. Установлено, что определение стоимости выпускаемой продукции формируется на основе расходов по обычной деятельности.

Учет расходов на компьютерные программы

При покупке компьютерных программ организация сталкивается с необходимостью их учета в бухгалтерии, учета сопутствующих расходов. Так как разного вида софт сейчас приобретает практически каждая организация, бухгалтеру важно знать, как правильно его учитывать в бухгалтерском и налоговом учете

На первый взгляд может показаться, что компьютерная программа – это нематериальный актив. Но это не так. Нематериальный актив – это исключительное право на использование актива. А покупка компьютерной программы не является покупкой исключительного права на него. Данной программой, наряду с этой организацией, пользуется еще множество других пользователей. Поэтому приобретение программы можно скорее назвать приобретением неисключительного права на ее использование.

Право использования купленной компьютерной программы имеет ограниченный срок, как правило, прописанный в лицензии на нее (лицензионном соглашении) либо в договоре, на основании которого софт приобретался. Если все же срок использования нигде не оговорен, то он принимается равным 5 годам (на основании п.4 ст.1235 ГК РФ).

Бухгалтерский учет компьютерных программ

Согласно ПБУ, расходы на компьютерные программы включаются в состав расходов будущих периодов, которые учитываются на счете 97.

Стоимость приобретенного софта отражается по дебету счета 97 в корреспонденции со счетами учета расчетов с поставщиками.

В течение срока полезного использования программы производится постепенное списание ее стоимости в дебет затратных счетов. Необходимый счет учета затрат выбирается в зависимости от специфики программы и ее отношения к производственному процессу. Списание стоимости производится ежемесячно по аналогии с амортизацией основных средств и амортизацией нематериальных активов.

Бухгалтерские проводки по учету компьютерных программ:

• Д97 К60 – отражена первоначальная стоимость компьютерной программы
• Д19 К60 – выделен НДС из стоимости приобретенного софта
• Д68.НДС К19 – НДС направлен к вычету
• Д60 К50 (51) – перечислена оплата за программное обеспечение

Далее ежемесячно:

• Д20 (25, 26) К97 – списана часть стоимости компьютерной программы производственным предприятием
• Д44 К97 – списана часть стоимости торговым предприятием

Налоговый учет расходов на компьютерные программы

Данный вид расходов может быть учтен при исчислении налога на прибыль и включается в состав прочих расходов.

Произведенные расходы относятся к тому отчетному периоду, в котором они были совершены (независимо от оплаты). В отличие от списания стоимости в бухгалтерском учете, в налоговом учете стоимость программы списывается сразу всей суммой один раз.

При этом образуется налогооблагаемая временная разница, последствием которой является отложенное налоговое обязательство, которое учитываются на счете 77.

Отличие от концепции расходов

Подавляющее большинство авторов считают, что затраты и расходы — разные концепции. На основании приведенных выше определений разница между затратами и расходами представлена ​​ниже.

Расходы — это затраты:

• установленные за интервал времени;
• документально и экономически жизнеспособные;
• они полностью передают свою стоимость товарам, проданным в течение этого периода;
• возникновение расходов происходит совместно с сокращением экономических ресурсов фирмы при увеличении суммы «кредиторки».

Учет расходов на продажу (проводки по счету 44)

Существует счет 44 «Расходы на продажу», на котором ведется учет затрат на реализацию товаров, готовой продукции, работ, услуг.

Расходы на продажу – это коммерческие расходы, которые собираются в течение месяца по дебету счета 44, а в конце месяца накопленные затраты списываются одной проводкой в дебет счета 90 «Продажи», формируя общую себестоимость реализуемых товаров, продукции, работ, услуг. Расходы могут списываться полностью или частично.

Счет 44 могут использовать как торговые, так и производственные предприятия.

Затраты, которые учитывают производственные организации на сч.44:

• Транпортно-заготовительные
• Связанные с хранением продукции
• Погрузо-разгрузочные
• На рекламу
• На медосмотры
• На спецодежду
• На участие в различных мероприятиях, выставках
• Представительские
• Командировочные и пр.

Торговые предприятия, помимо этих видов расходов, могут учитывать также затраты на оплату труда, доставку и хранение товаров, на аренду зданий, помещений и инвентаря, амортизацию и пр.

Эти и другие виды расходов накапливаются по дебету сч.44 в корреспонденции с различными счетами, в зависимости от вида затрат.

В конце месяца выполняется проводка Д90/2 К44, с помощью которых происходит списание накопленных затрат и включение их в себестоимость продаваемых товаров, продукции, работ, услуг.

Методические рекомендации по бухгалтерскому учету затрат

Поскольку бухучет затрат в разных отраслях производства характеризуется своими особенностями из-за условий и специфики той или иной отрасли, отраслевыми министерствами разработаны отраслевые методические рекомендации по бухгалтерскому учету затрат. Эти рекомендации детализируют и уточняют положения федеральных и отраслевых нормативных актов по бухучету применительно к производству продукции той или иной отрасли.

В рекомендациях по учету затрат в определенной производственной отрасли хозяйствующий субъект найдет классификацию способов и приемов учета затрат, формы первичных документов по их учету, схемы распределения затрат, номенклатуру статей затрат и принципы калькулирования себестоимости различных видов продукции.

Методические рекомендации по учету затрат разработаны, например, для сельскохозяйственных организаций, организаций растениеводства, предприятий, занимающихся разведением и выращиванием рыбы, молочным и мясным скотоводством.