Здравствуйте! Сегодня мы обсудим, что представляет собой проверка трудовой инспекцией, какие она выявляет нарушения, и что грозит нарушившему закон работодателю. Проверка от налоговой инспекции вторая по популярности после проверки налоговой.
Если у вас есть хотя бы один наемный сотрудник — будьте готовы, что вас будут проверять на предмет соблюдения трудового законодательства и норм охраны труда. Но, как говорится, предупрежден, значит вооружен. Нежелательных последствий можно избежать, если знать, когда, как будут проверять, и как можно подготовиться.
Какими бывают трудовые проверки? Основания для проверок ГИТ
Проверочные мероприятия ГИТ бывают плановые и внеплановые. Первые из них носят профилактический характер и не зависят от действий работодателя и третьих лиц.
Ранее предприятия проверялись инспекцией не чаще чем 1 раз в 3 года — по общей норме ч. 2 ст. 9 закона «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — Закон 294-ФЗ). Ныне частота планового контроля ГИТ зависит от категории риска, присвоенной работодателю. Так, проверки работодателей с высокой категорией проводятся не чаще 1 раза в 2 года, а с низкой — не проводятся вообще (см. пп. 17–24 Положения о надзоре по труду, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875).
Истечение указанных сроков с окончания последнего планового контроля или регистрации предприятия само по себе уже является основанием для новой проверки.
Для внепланового контроля установлены специальные основания (ч. 7 ст. 360 ТК РФ):
1. Истечение срока устранения нарушений, установленного в ранее выданном работодателю предписании.
2. Поступление в инспекцию:
- информации о нарушениях на предприятии, которые повлекли угрозу жизни и здоровью людей, невыплату зарплаты или выплату ее ниже МРОТ;
- информации о не оформленных надлежащим образом трудовых отношениях;
- жалобы на нарушение трудовых прав или заявления о проверке условий охраны труда от сотрудника.
3. Приказ руководителя инспекции, изданный в соответствии с поручением Президента, Правительства или требования прокуратуры.
Документы для плановой или внеплановой проверки трудинспекции
Приказом № 655 утверждены для проверки темы:
- Общие (№ 1–37, 100): проверка порядка приема на работу (список вопросов № 1), содержание трудовых договоров (список № 2) и др. Под параметры проверки по этим темам подпадает большинство работодателей.
- Отраслевые (№ 38–107): охрана труда в ЖКХ (№ 38) и др. Эти списки посвящены в основном вопросам охраны труда по разным видам работ. Исключением является список № 107, содержащий вопросы по гарантиям медработникам. Можно предположить, что список будет дополнен, поскольку по некоторым видам работ и гарантиям имеются явные пробелы. Например, для проверки соблюдения гарантий для работников образования также возможна разработка отдельного чек-листа.
При подготовке к проверке необходимо учитывать, что по каждому из вопросов нужно будет представить документ, подтверждающий выполнение требования. Рассмотрим примеры.
Чек-лист № 1: прием на работу
Если ориентироваться строго по вопросам списка, нужно представить:
- Трудовые договоры (об их содержании и основных требованиях вы узнаете из статьи на сайте Трудовой договор с испытательным сроком по ТК РФ). К этой же категории относится договор с руководителем (см. статью Трудовой договор с генеральным директором (образец)). Информация о том, нужно ли представлять документы о продлении полномочий, отсутствует, однако целесообразно их также подготовить (подробности — в материале Как правильно оформить кадровые документы при продлении полномочий генерального директора).
- ЛНА, предусматривающий прохождение медосмотров (при его наличии), договор с медицинской организацией, журнал учета выдачи направлений и др. документы, подтверждающие прохождение медосмотров (см. подробнее в статье Периодический медосмотр работников предприятия).
- Гражданско-правовые договоры (ГПД).
- Приказы о приеме на работу.
- Листы (журналы) ознакомления с ЛНА (см. статью Лист ознакомления с ЛНА — образец).
Одна из сложнейших тем проверки — зарплата, вопросы ее начисления и выплаты.
Какие документы нужны трудовой инспекции для проверки начисления и выплаты зарплаты (чек-листы № 7, 17)
Для проверки по чек-листу № 7 нужно подготовить:
- ЛНА по системе оплаты труда: положение об оплате труда, положение о премировании и др. (подробности — в статье Какие есть виды зарплаты и формы оплаты труда, Является ли премия составной частью зарплаты?).
- Документы по расчетным листкам: приказ об утверждении, журнал выдачи (см. статью Когда выдается расчетный лист по зарплате?).
- Документы по учету рабочего времени для установления переработок (см. статью Как составить график учета рабочего времени сотрудников?).
- Документы по выплате зарплаты: трудовые договоры, ведомости по начислению зарплаты (расчетную ведомость по ф. Т-51, утв. постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1, платежную ведомость по ф. Т-53, расчетно-платежную ведомость по ф. Т-49 и др. подтверждающие документы). Подробнее о подтверждаемых обстоятельствах читайте в статье Порядок выплаты зарплаты по ТК.
- Приказы по удержаниям и приложения к ним (см. статью Какие существуют удержания из зарплаты?).
Кроме того, необходимо представить документы, подтверждающие дополнительные выплаты в пользу работников, причитающиеся по различным основаниям (см. подробнее в статье Надбавки к зарплате – доплаты и компенсации).
Внеплановая проверка
Внеплановая проверка трудинспекции проводится по основаниям, перечисленным в ст. 360 ТК РФ. Перечень оснований закрытый, но может быть расширен (см. на нашем сайте сообщение о законопроекте): жалобы работников, сообщения и др.
Пределы внеплановой проверки законодательством не регламентированы. Ее цель — проверка доводов и фактов, изложенных в поступившем документе. Для выполнения этой задачи проверка может быть проведена в документарной либо выездной форме.
Плановая проверка ГИТ — что проверяют инспекторы?
Цель плановых проверок любого из контролирующих органов — выяснить, соблюдают ли хозяйствующие субъекты обязательные требования закона в той или иной сфере. Соответственно, предмет планового контроля ГИТ — соблюдение работодателями законодательства о труде и об охране труда.
Также в рамках планового контроля проверяют соответствие обязательным требованиям сведений, указанных в уведомлениях о начале определенных видов деятельности.
Напомним, что о начале деятельности в некоторых сферах должны обязательно уведомляться надзорные органы. Так, Роструд уведомляется о таких видах деятельности, как уход с обеспечением проживания и соцуслуги без обеспечения проживания (п. 5.1 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.07.2009 № 584).
Методические рекомендации (утв. приказом Роструда от 28.10.2010 №455) выделяют проверки комплексные и тематические (подп. 2.6 п. 2). Первые направлены на проверку соблюдения трудового законодательства в общем (по главным институтам трудового права).
Тематические проверки трудовой инспекции касаются отдельных институтов трудового права, например:
- надлежащее оформление трудовых отношений;
- обучение по охране труда;
- своевременность и полнота оплаты труда;
- предоставление компенсаций и гарантий и т. д.
На практике в планах ГИТ в графе «Предмет проверки» указывается стандартная фраза о проверке соблюдения законодательства о труде. Поэтому узнать, что проверит при проверке трудовая инспекция, заранее нельзя.
Проверка соблюдения трудового законодательства по оплате труда
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2007, N 10
Проверка соблюдения трудового законодательства по оплате труда
Известно, что самые конфликтные трудовые проверки связаны с нарушениями по оплате труда. Они занимают лидирующую позицию в перечне проступков работодателей. И поскольку, по заверению проверяющих, нет такой организации, которая бы стопроцентно соблюдала трудовое законодательство и не допускала ошибок в ведении кадрового учета, двери любой компании открыты для инспекторов по труду. Кстати, не только они могут прийти к вам с проверкой. Кто еще может контролировать соблюдение трудового законодательства в организации? Каковы типичные нарушения в сфере оплаты труда? Какие виды ответственности предусмотрены для нарушителей? Об этом рассказала на семинаре Валентина Митрофанова, практикующий консультант по вопросам применения трудового законодательства.
Кто нас проверит
Итак, какие государственные проверяющие органы интересуются соблюдением трудового законодательства по оплате труда в вашей организации:
1. Федеральная инспекция труда (далее — ФИТ).
Практически у каждого кадрового работника со словом «проверка» в первую очередь ассоциируется трудовая инспекция. И все мы знаем, какими полномочиями она обладает.
Фрагмент документа. Статья 356 Трудового кодекса РФ
В соответствии с возложенными на нее задачами федеральная инспекция труда реализует следующие основные полномочия:
— осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, посредством проверок, обследований, выдачи обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составления протоколов об административных правонарушениях в пределах полномочий, подготовки других материалов (документов) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
— анализирует обстоятельства и причины выявленных нарушений, принимает меры по их устранению и восстановлению нарушенных трудовых прав граждан (…);
— направляет в установленном порядке соответствующую информацию в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды;
— осуществляет надзор и контроль за соблюдением установленного порядка расследования и учета несчастных случаев на производстве;
— обобщает практику применения, анализирует причины нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, готовит соответствующие предложения по их совершенствованию (…).
По окончании проверки трудовой инспектор оформит акт, а в случае обнаружения нарушений — протокол и выдаст вам предписание. О том, какие типичные ошибки трудового законодательства по оплате труда выявляет ФИТ и какие виды ответственности за них предусмотрены, вы узнаете далее.
2. Федеральная налоговая инспекция.
Присутствие налоговиков в данном перечне не случайно. Дело в том, что трудовые инспекторы взаимодействуют с налоговыми инспекторами. И если при проведении проверки инспектором труда будут найдены нарушения по оплате труда, тогда вашу организацию может ждать налоговая проверка. Проверки по оплате труда налоговики проводят в основном «по наводке» трудовиков. Сейчас этот вопрос стоит на повестке дня, ведь налоговики вплотную занялись теневыми зарплатами.
Так, ФНС России выпустила Приказ от 30 мая 2007 г. N ММ-3-06/[email protected] В этом документе налоговики изложили Общедоступные критерии самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков, используемые в процессе отбора объектов для проведения выездных налоговых проверок, начиная с 25 июня 2007 г. Среди критериев указан следующий: «5. Выплата среднемесячной заработной платы на одного работника ниже среднего уровня по виду экономической деятельности в субъекте Российской Федерации». Сведения о среднемесячной зарплате можно найти на интернет-сайтах Росстата или в статистических сборниках, которые готовят органы статистики. Получается, что одно нарушение по оплате труда может не только привести к различным видам ответственности (в зависимости от его кратности и степени тяжести), но и повлечь выездную налоговую проверку. А налоговики не упустят шанса проверить вас.
Кстати, учтите, что за налоговой проверкой может последовать трудовая. Так, еще Министерство РФ по налогам и сборам в своем Письме от 20 февраля 2004 г. N 02-5-10/6 указало: «…если налоговая инспекция полагает, что в результате действий работодателя нарушается трудовое законодательство, то она должна направить соответствующую информацию в органы, осуществляющие контроль по соблюдению трудового законодательства».
3. Фонд социального страхования РФ.
Инспекторы Фонда проверяют правильность расходования средств обязательного социального страхования, а также начисление, уплату и расходование средств обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Особенно болезненной сейчас может оказаться проверка оформления больничных листов и правильности начисления пособия по временной нетрудоспособности.
Дело в том, что с 1 января 2007 г. вступил в силу Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ, который поменял порядок назначения и выплаты «больничных». Естественно, чтобы грамотно проводить проверки, инспекторы Фонда должны были сначала пройти соответствующее обучение. Это отняло время от выполнения годового плана по проверкам. Период активных проверок начался фактически с марта. Значит, именно сейчас, к концу года, можно прогнозировать приход в гости инспектора из Фонда.
4. Прокуратура.
Оказывается, даже работники прокуратуры могут проверить вашу добросовестность по вопросам оплаты труда. Прокуратура, помимо прочего, должна следить за соблюдением прав и свобод человека и гражданина руководителями коммерческих и некоммерческих организаций. Поводом для проведения трудовой проверки работниками прокуратуры может стать жалоба сотрудника вашей организации. Согласно ст. 10 Федерального закона от 17 января 1992 г. N 2202-1 (далее — Закон N 2202-1) в органах прокуратуры разрешаются заявления, жалобы и иные обращения, содержащие сведения о нарушении законов.
Когда прокурорский работник придет вас проверять, то в соответствии со ст. 6 Закона N 2202-1 вы обязаны будете безвозмездно представить ему статистическую и иную информацию, справки, документы и их копии, необходимые при осуществлении проверки. Не нужно пугаться названия проверяющего органа — просто трудовую проверку проведут прокурорские работники.
Фрагмент документа. Статья 27 Федерального закона от 17 января 1992 г. N 2202-1
Типичные ошибки работодателей при оплате труда
По статистике ст. 136 «Порядок, место и сроки выплаты заработной платы» ТК РФ самая нарушаемая работодателями. Рейтинг ошибок при оплате труда по указанной статье таков:
1. Невыплата отпускных за 3 дня до начала отпуска.
2. Невыдача расчетных листков работникам (а также отсутствие типовой формы расчетного листка, несоблюдение письменной формы этого документа, выдача расчетного листка только один раз в месяц).
3. При выплате заработной платы через банк в трудовом договоре не оговорено, кто несет расходы за снятие денег в банкомате, а также не прописаны в трудовом соглашении даты выплаты зарплаты через банк.
4. Выплата аванса вместо зарплаты.
Дело в том, что в ст. 136 Трудового кодекса РФ вообще отсутствует слово «аванс». Есть лишь две части зарплаты, которые надо платить два раза в месяц. Следовательно, размер зарплаты должен соответствовать отработанному времени за вычетом НДФЛ, а не, например, 10 или 20 процентам от оклада, как некий руководитель решил установить в своей организации. Конечно, никто не мешает заплатить половину зарплаты за первые 2 недели, но тогда в случае увольнения сотрудника вы не сможете удержать у него ранее выплаченные деньги.
Кстати, ежемесячные премии, стимулирующие и компенсационные выплаты нужно также платить два раза в месяц! Неправильная формулировка в Положении о премировании и об оплате труда обяжет вас даже годовую премию разделить на 24 части и выплачивать ее работнику в течение года. Или вам, например, придется раскошелиться на выплату части ежемесячной премии работнику, который увольняется в середине месяца.
Как этого избежать? Необходимо ввести правильные формулировки в текст Положения о премировании или об оплате труда, а также в трудовые договоры. Например, «…ежемесячная премия, которая выплачивается по итогам прошедшего календарного месяца», «…годовая премия, которая выплачивается по итогам прошедшего календарного года», «…ежемесячная премия выплачивается, если работник проработал целый месяц». К тому же из числа премируемых можно исключить работников, увольняющихся до конца года, если такое условие содержится в локальном нормативном акте. Возможная формулировка: «Годовая премия выплачивается работникам, полностью отработавшим в течение отчетного календарного года». С компенсационными выплатами можно поступить так: «Компенсационная выплата выплачивается, если работник представляет подтверждающие документы».
Кроме перечисленных ошибок, есть и другие:
1. Невыплата денежной компенсации за задержку заработной платы, отпускных (в размере 1/300 ставки рефинансирования для РФ <1> и в размере 1/200 ставки рефинансирования для г. Москвы <2>).
———————————
<1> Статья 236 Трудового кодекса РФ.
<2> Пункт 2.21 Московского трехстороннего соглашения на 2007 г. между Правительством Москвы, московскими объединениями профсоюзов и московскими объединениями промышленников и предпринимателей (работодателей).
Вы знаете, что зарплата раз в месяц или опоздание с отпускными — это повод для выплаты работнику денежной компенсации? А представьте себе, что крупная организация уже несколько лет не платит работникам зарплату два раза в месяц. Это значит, что трудовой инспектор заставит ее выплатить компенсацию за все годы каждому работнику. На одни только расчеты уйдут месяцы! Ведь нужно будет учесть повышение зарплаты и постоянные изменения размера ставки рефинансирования. Кстати, не забывайте и про пеню.
2. Невыплата работникам «ни копейки» за выполнение дополнительной работы.
В этом случае есть несколько вариантов сценария. Они зависят от того, в каком порядке прописано выполнение дополнительной работы:
— срочный трудовой договор;
— доплата (исполнение обязанностей, совмещение, расширение зоны обслуживания);
— временный перевод.
Исполнение обязанностей и совмещение предусматривают 100 процентов доплаты, поскольку на работника возлагается весь объем трудовых обязанностей. В то же время расширение зоны обслуживания позволяет платить только за избранную часть трудовых функций. Только этот вариант подходит не для всех должностей.
Кстати, не надейтесь, что трудовой инспектор поверит вам, если вы ему скажете, что никто не выполняет работу главного бухгалтера, табельщика или, например, уборщицы. В последнем случае вы вообще рискуете «нарваться» и на проверку Ростехнадзора, ведь вы же сами сказали, что в офисе никто не убирает.
Виды ответственности
Приостановление деятельности
ФИТ может приостановить деятельность организации за нарушения трудового законодательства сроком до 90 суток (см. п. 2 ст. 3.12 КоАП РФ). Причем в ТК РФ не написано, за какие именно нарушения. На практике это делается за:
— нарушения по охране труда (здесь приостановление выступает как способ исправить нарушение. Например, работники трудятся за компьютерами, но персонал не проходил медосмотр);
— нарушения по оплате труда (приостановление здесь просто считается наиболее адекватным видом наказания).
Правда, есть деятельность, которую нельзя приостановить.
Фрагмент документа. Статья 142 Трудового кодекса РФ
…Не допускается приостановление работы:
— в периоды введения военного, чрезвычайного положения или особых мер в соответствии с законодательством о чрезвычайном положении;
— в органах и организациях Вооруженных Сил Российской Федерации, других военных, военизированных и иных формированиях и организациях, ведающих вопросами обеспечения обороны страны и безопасности государства, аварийно-спасательных, поисково-спасательных, противопожарных работ, работ по предупреждению или ликвидации стихийных бедствий и чрезвычайных ситуаций, в правоохранительных органах;
— государственными служащими;
— в организациях, непосредственно обслуживающих особо опасные виды производств, оборудования;
— работниками, в трудовые обязанности которых входит выполнение работ, непосредственно связанных с обеспечением жизнедеятельности населения (энергообеспечение, отопление и теплоснабжение, водоснабжение, газоснабжение, связь, станции скорой и неотложной медицинской помощи).
Что такое приостановление деятельности для организации? Это оплата за вынужденный простой (2/3 от среднего заработка) <3> и, конечно, экономические убытки. Особенно убытки чувствительны для сезонных работ.
———————————
<3> Статья 157 Трудового кодекса РФ.
Дисквалификация
Более 50 процентов нарушений, по которым выносится этот вид наказания, — нарушения по оплате труда. Когда инспектор впервые находит у вас нарушение, то он определяет круг виновных лиц и выдает предписание. Если он найдет аналогичное нарушение во второй раз в течение одного года, то вам грозит дисквалификация. Обратите внимание: аналогичное нарушение — это близкое нарушение, а не то же самое.
Например, в первый раз ревизор обнаружил, что вы не выплачиваете работникам зарплату два раза в месяц. А во второе посещение выяснилось, что у вас нет типовой формы расчетного листка. Скажете, что нарушения разные? Нет, это та же ст. 136 ТК РФ. Дальше все просто: рассмотрение дела в суде занимает от силы полчаса. За это время инспектор разъяснит судье характер первого и второго нарушений, судья вынесет решение.
В судебном решении относительно генерального директора будет написано: «дисквалификация с позиции руководящего работника» (то есть нельзя занимать никаких руководящих позиций вообще), главного бухгалтера — «дисквалификация с позиции бухгалтерского работника» (значит, нельзя работать не только главным, но и простым бухгалтером), начальника отдела кадров — «дисквалифицирован с позиции кадрового работника».
Чем грозит для организации прием на работу дисквалифицированного специалиста на «запрещенную» должность? Все, что подписывал дисквалифицированный работник — главный бухгалтер, генеральный директор, начальник подразделения, — недействительно! Представляете, чего будут стоить все ваши документы? И если организация «поленится» проверить работника в Реестре дисквалифицированных лиц, который ведет МВД, то налоговая инспекция не сочтет за труд проверить ваших ответственных за подписание первичных документов работников.
Уголовная ответственность
Уголовная ответственность устанавливается за невыплату зарплаты свыше двух месяцев, если она совершена руководителем организации из корыстной или личной заинтересованности (ст. 145.1 УК РФ). Такая ответственность грозит только генеральному директору. Он будет наказан штрафом в размере до ста двадцати тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет, либо лишением свободы на срок до двух лет. Если же задержка зарплаты вызвала тяжкие последствия, то руководителю организации придется выплатить штраф в размере от ста тысяч до пятисот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет или сесть в тюрьму на срок до семи лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.
* * *
Таким образом, несоблюдение требований трудового законодательства может не только повлечь ответственность в виде штрафов, дисквалификации и даже лишения свободы, но и череду проверок со стороны различных контролирующих органов. А ведь все это иногда можно легко предотвратить, не полагаясь на авось.
Е.М.Васильева
Эксперт журнала
Подписано в печать
28.09.2007
План проверок Роструда в 2021 году — где взять?
Информация о запланированных проверках Роструда находится в открытом доступе. Так, инспекции в регионах обязаны публиковать план на своих официальных порталах в интернете до 1 декабря года, предшествующего году проверки.
Кроме того, сведения о проверках трудовой инспекции включаются в единый сводный план проверок предпринимателей, формируемый Генеральной прокуратурой РФ. С помощью соответствующего сервиса на сайте органа можно узнать, какие плановые проверки ждут предприятие в текущем году.
ВАЖНО! Если организацию не включили в план, хотя срок очередной проверки подошел, в течение года этого сделать уже не могут. Исчерпывающий перечень оснований для изменения плана закреплен в п. 41 Административного регламента, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н (далее — Регламент).
План поможет определить предполагаемый месяц проверки, но не ее конкретную дату. О начале плановой проверки инспектора ГИТ обязаны уведомить работодателя минимум за 3 рабочих дня до контрольного мероприятия путем вручения ему распоряжения на проверку (ч. 12 ст. 9 Закона 294-ФЗ).
Результаты проверок
По результатам проверки ГИТ в 2 экземплярах составляется акт (для ГИТ и для проверяемой организации). Форма акта утверждена Минэкономразвития. Акт составляется немедленно после окончания мероприятия, но инспектор вправе издать этот акт в течение максимум 3 рабочих дней. Если выявлены нарушения, то к акту прилагается предписание по их устранению с указанием сроков исполнения. В случае, когда нарушения носят серьезный характер или нарушены сроки исполнения выданного предписания, инспектор ГИТ составляет протокол об административном нарушении и постановление о назначении административного наказания в виде штрафа. Работодатель вправе немедленно узнать результаты проверки трудовой инспекции, после чего у него имеется 15 дней на подачу на имя вышестоящего должностного лица проверяющей ГИТ своих возражений или 10 дней на судебное обжалование.
Виды документов, интересующие инспекторов при плановом контроле
Как правило, ГИТ требует при плановых проверках следующий перечень документов:
1. Документы, подтверждающие трудовые отношения:
- трудовые книжки и вкладыши;
ВНИМАНИЕ! Если сотрудник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, работодатель больше не отвечает за сохранность бумажного документа. Подробности см. в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки».
- трудовые договоры и дополнительные соглашения.
2. Книга учета движения трудовых книжек.
3. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек.
4. Приказ о возложении обязанности по ведению трудовых книжек.
5. Обязательные локальные нормативные акты:
- правила трудового распорядка;
- положение о защите персональных данных;
- положение, устанавливающее оплату труда, доплаты, надбавки и премии.
6. Коллективный договор (при наличии).
7. Обязательные кадровые документы:
- штатное расписание;
- табель учета рабочего времени;
- личные карточки;
- должностные инструкции;
- график отпусков;
- график сменности.
8. Форма расчетного листка.
9. Медицинские книжки.
10. Кадровые распорядительные документы и основания к ним (служебные записки, заявления и т. д.)
11. Журналы регистрации и учета (больничных, трудовых договоров, приказов, несчастных случаев на производстве и т. д.).
12. Инструкции и иные документы по охране труда (состав зависит от направления деятельности предприятия).
13. Документы, относящиеся к оплате труда (зарплатные ведомости, записки-расчеты и т. д.).
14. Журнал учета мероприятий по контролю.
Отметим, что большая часть нарушений связана с отсутствием каких-либо документов по охране труда.
Границы дозволенного
На что же инспекторы труда имеют право, а какие действия выходят за рамки их должностных инструкций?
Подробно полномочия указаны в постановлении Правительства №875, но вот основные из них:
- Осуществлять проверку работодателя в любое время суток. Однако обязательным условием является наличие удостоверения и приказа;
- Получать бумаги и данные для проверки, причем как от самих работодателей, так и от органов федеральной или территориальной власти;
- Брать для анализа пробы веществ. Только если будет составлен соответствующий акт;
- Осуществлять расследование несчастных случаев, причиной которых могло послужить нарушение норм охраны труда;
- Предъявлять предписания к устранению нарушений. Даже об отстранении от работы определенных лиц. Работодатель не вправе отказываться в их исполнении;
- В крайних случаях направлять в суд требование о прекращении деятельности компании;
- Участвовать в судебном процессе в роли эксперта.
Обращаем ваше внимание на то, что в 2021 году проверки будут проходить в новом формате, который был установлен постановлением Правительства №1080 от 08.09.2017г. Полномочия и порядок действий инспекторов остались прежними. Изменения коснулись результатов проверки. Теперь они будут вноситься в проверочные листы, которые сгруппированы по темам. Один лист – одна тема.
Взять, к примеру, трудовой договор. Инспектор вправе поинтересоваться у работника, заключал ли он с компанией трудовой договор. Если выяснится, что нет, и это будет подтверждено ходом проверки – договор не предъявлен руководством компании по запросу, в проверочный лист вносится нарушение. Все выявленные нарушения должны быть подтверждены документально, чтобы потом не возникало споров – несогласий с результатами проверки.
По сути, проверочные листы представляют собой некий опросник – руководство, согласно которому инспектор задает вопросы в рамках определенной темы чек-листа, а получая ответы, требует подтвердить их документально. Всего утверждено 132 чек-листа, но это вовсе не означает, что они будут все заполнены. В каждом конкретном случае инспектор, исходя из деятельности компании, решает самостоятельно, какие применять листы, а какие нет. Что примечательно, он не вправе проверять больше, чем указано в чек-листах.
Инспекторы не могут:
- Запрашивать информацию, образцы, не имеющих отношение к объекту проверки;
- Изымать оригиналы каких-либо документов.
Границы внепланового контроля Роструда
В Законе 294-ФЗ сделана оговорка, что проверка по основанию истечения срока ранее выданного предписания ограничивается только подтверждением его выполнения (ч. 21 ст. 10). Однако по общей норме этого же закона контролирующим органам вообще запрещено выходить за пределы предмета проверки (п. 3 ст. 15).
Поэтому границы внеплановой проверки трудовой инспекции напрямую зависят от основания ее проведения. Так, по жалобе на невыплату зарплаты инспекция должна проверить доводы работника и запросить лишь документы, которые помогут это сделать.
Перечень требуемых в рамках внеплановой проверки документов может отличаться от указанного выше. Так, если она проводится по факту несчастного случая на производстве, ГИТ может запросить:
- сведения о проводимых на территории предприятия работах, гражданско-правовые договоры, на основании которых такие работы проводятся, реквизиты подрядчиков;
- данные о состоянии травматизма на предприятии;
- акты о расследовании несчастных случаев и т. д.
ВАЖНО! На те или иные неправомерные действия инспектора ГИТ (в том числе при запросе «лишних» документов) можно пожаловаться в порядке, установленном разделом V Регламента.
В законе нет перечня документов, которые вправе требовать Роструд (для обоих видов проверок). Главное — чтобы не был нарушен запрет на затребование документов (а равно иной информации, проб, образцов и т. д.), не относящихся к предмету проверки. А решение об относимости тех или иных объектов к ее предмету субъективно и принимается государственным инспектором труда.
Этап 4. Штатное расписание и ЛНА
Штатное расписание обязательно для любой организации. Обычно запрашивают актуальную редакцию документа и последние изменения к нему. Проверьте, нет ли в вашем штатном «вилок» окладов, и совпадает ли зарплата на одних и тех же позициях. Другими словами, по должности «менеджер» в одном и том же отделе не утверждают разных окладов и не ставят цифры «20 000-25 000». Важно соответствие размеров выплат региональному минимуму зарплаты на текущий год.
Обязательные ЛНА — Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и Положение об оплате труда (премировании). ПВТР должны содержать разделы:
- Порядок приема, перевода и увольнения.
- Права и обязанности работника и работодателя.
- График работы, рабочее время и время отдыха.
- Оплата труда и поощрения.
- Ответственность сторон.
Положение о премировании должно быть, если премии в организации есть. Если присутствует другая система оплаты, положение об оплате труда или иной ЛНА ответит на все вопросы проверяющих об основании выплат работникам.
Остальные ЛНА представляют интерес для ГИТ, если имеют отношение к льготам, компенсациям и другим денежным поступлениям. Положение о командировках, например, запрашивают, если в организации увеличены суточные выплаты. А вот регламент внешнего вида специалиста, положение о документообороте и т. д. вряд ли удостоятся внимания проверяющих.
Формы проверок. Полномочия ГИТ в рамках документарных проверок
Любая проверка ГИТ (как плановая, так и внеплановая) может проводиться в документарной или выездной форме. Форма контроля указывается в плане и распоряжении на ее проведение (по внеплановым проверкам — только в распоряжении).
ВАЖНО! Фактические действия инспекторов должны соответствовать форме проверки. Они не вправе явиться на предприятие, если проверка определена в распоряжении как документарная.
Осуществляемая Рострудом проверка по документам состоит из нескольких этапов:
- Инспекция направляет в адрес предприятия письменный запрос с указанием перечня требуемых документов.
- В течение 10 рабочих дней работодатель исполняет запрос.
- При выявлении в документах ошибок, неточностей, противоречий ГИТ предлагает работодателю предоставить пояснения и дополнительные документы.
- Если выявленные ошибки, неточности и противоречия не устранены, проверка трансформируется в выездную.
Этап 7. Охрана труда
Это направление является одним из самых проверяемых, подойдите к нему максимально серьезно. Независимо от специфики предприятия, в организации должны быть:
- Специалист по охране труда (ОТ), если в компании более 50 чел., либо лицо, на которое возложены соответствующие обязанности, если численность меньше 50 чел.
- Документы, подтверждающие обучение руководства и специалиста правилам ОТ.
- Должностная инструкция специалиста по ОТ.
- Инструкции по охране труда.
- Журнал вводного инструктажа.
- Программа вводного инструктажа.
- Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ).
В организациях, где имеются вредные условия труда, список значительно расширяется, его дополняют первичный и периодический инструктажи и журналы по нему, дополнительные инструкции, документы по медосмотрам.
Если СОУТ еще не проведена, но уже есть приказ о ее проведении и договор с организацией по СОУТ, проверяющие не будут наказывать за отсутствие спецоценки. В обратном случае вам грозит штраф.
В целом по охране труда стоит проверить наличие всех подписей в журналах, соответствие дат приема и инструктажа, а при обнаружении пробелов — восстановить по максимуму.
Как ответить на запрос трудовой инспекции?
Все документы работодатель предоставляет в виде простых копий, удостоверенных подписью руководителя организации или предпринимателя (либо иного уполномоченного на такие действия доверенностью лица), а также печатью (при наличии).
Трудовая инспекция не вправе требовать:
- оригиналы документов и их нотариально заверенные копии;
- документы, которые она может получить в порядке межведомственного взаимодействия.
В законе нет ограничения в отношении периода, за который ГИТ может потребовать документы. Не указывается проверяемый период деятельности и в распоряжении на проверку. Поэтому запрос может поступить в отношении любых документов, в том числе касающихся уже уволенных работников.
Объективно представить документы не всегда возможно из-за того, что срок их хранения истек и они были уничтожены. В такой ситуации работодателю следует в ответе на запрос пояснить причину отсутствия документов. См. также «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Напомним, что при уничтожении относящихся к трудовым отношениям документов нужно руководствоваться перечнем, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Обратите внимание! Приказ Росархива утвердил новые сроки хранения некоторых документов. Приказ действует с 18.02.2020 года. Подробности см. здесь.
Непредставление документов в срок или представление их в неполном объеме без уважительной причины может повлечь для работодателя ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ.
Этап 6. Личные карточки и приказы
Личные карточки Т-2 должны содержать максимум запрашиваемой информации. Проверьте наличие записей о переводах, изменениях оклада и предоставляемых отпусках. Данные разрешено вводить как вручную, так и в печатном виде. Обязательно возьмите подписи работника в графе «Прием и переводы» возле каждого вписанного приказа.
Приказы о приемах и увольнениях имеют срок хранения 75 лет, так что имеет смысл вести их аккуратно, независимо от проверок. Каждый приказ обязан иметь под собой основания — заявление, трудовой договор, соглашение сторон и т. д. Обязательным является своевременное ознакомление с приказом работника. Недопустимо составлять документ задним числом. Дата приема на работу должна совпадать с датой приказа или быть более поздней.
Приказы на отпуск проверяйте на наличие и на соответствие графику отпусков. Важно взять подписи сотрудников в приказах перед отпуском, к примеру, за 2 недели, если у вас нет практики письменного извещения о предстоящем отпуске.
Права инспекторов ГИТ при выездной проверке
Выездные проверки трудовая инспекция проводит по месту нахождения предприятия. Согласно п. 2 ч. 3 ст. 12 Закона 294-ФЗ ее проводят, если по документам оценить соответствие деятельности работодателя закону не представляется возможным.
Мнение о том, что ГИТ всегда обязана начинать только с документарной проверки, ошибочно. Однако если инспектора могли оценить отсутствие или наличие нарушений по документам, выездную проверку можно признать неправомерной через суд. В основном это касается внеплановых проверок по жалобам работников, то есть проверок, имеющих узкий предмет. В ежегодных планах обычно все проверки определены как выездные, оспорить их на этом основании невозможно.
При выездной проверке инспектора вправе (ст. 357 ТК РФ, ст. 12 Конвенция МОТ от 11.07.1947 №81 «Об инспекции труда…»):
- при наличии распоряжения на проверку и служебных удостоверений в любое время беспрепятственно проходить на территорию предприятия и проверять состояние используемых зданий, сооружений, оборудования, транспорта и т. д.;
- запрашивать для ознакомления документы (причем инспектора вправе просить изготовить для них копии на безвозмездной основе), иную информацию;
- беседовать с сотрудниками предприятия;
- на месте выдавать предписания;
- запрещать использование средств индивидуальной защиты, не соответствующих нормативам;
- расследовать несчастные случаи на производстве и т. д.
Препятствование проверке будет расценено как административное правонарушение, предусмотренное ст. 19.4.1 КоАП РФ.
Этап 5. График отпусков
Графики отпусков имеют небольшой срок хранения — 1 год, так что направить усилия следует на текущий и прошедший годы. Знакомить работников с графиком законом не предусмотрено, но предусмотрено уведомление работника о предстоящем отпуске за две недели. Сроки уведомлений инспекция проверять очень любит. Если в вашей организации принято разделять отпуск на части, пропишите это в ПВТР или в положении об отпусках. О том, что соглашение с работником о разделении отпуска достигнуто, свидетельствует заявление с просьбой внести в график несколько частей отпуска.
Проверьте совпадение графика с фактическими отпусками, если знаете, что он иногда не соблюдается. В каждом случае перенесения отпуска оформляйте заявление работника о переносе и приказ. Если в месяце несколько перенесений, допустимо издавать один приказ на все изменения.
В график вписывайте даты фактически предоставленных отпусков и основания их переноса — заявление, приказ.
И утвердите сам график не позднее чем за 15 дней до начала года, на который он составлен.
Проверка трудовой инспекции — к чему готовиться и как?
Подготовка к любой проверке ГИТ заключается:
- в ознакомлении с нормативными актами, регламентирующими проведение проверок, уяснении прав и обязанностей — как своих, так и контролеров;
- определении соответствия деятельности предприятия трудовому законодательству (в том числе в изучении документов на предмет согласованности между собой, наличия ошибок, соответствия их содержания закону);
- оперативном устранении нарушений.
С 2021 года при плановом контроле ГИТ применяет проверочные листы (ч. 11.1–11.5 ст. 9 Закона 294-ФЗ). Причем проверка должна ограничиваться вопросами чек-листов. Правда, до 01.07.2018 листы применяют только в отношении работодателей с умеренной категорией риска, а после указанной даты — в отношении любых работодателей.
Ответы на проверочные листы могут существенно помочь работодателю при подготовке к проверке, так как:
- листы разработаны по большинству аспектов трудовых отношений;
- контрольные вопросы сформированы исходя из наиболее типичных нарушений;
- ответы на вопросы однозначно позволяют установить, есть ли нарушения.
Любой работодатель может скачать листы на официальном портале Роструда. Но мы рекомендуем воспользоваться расположенным там же сервисом «Электронный инспектор». Ответить на контрольные вопросы из всех разработанных чек-листов можно онлайн, а по завершении сервис дает рекомендации по устранению нарушений. Сервис бесплатный, доступен в любое время, а факт выявления нарушений никаких последствий для работодателя не повлечет.
Как долго длятся проверки
Продолжительность инспекции ГИТ регламентирована, а максимальный срок плановой проверки трудовых инспекторов зависит от вида проверяемой организации:
- компания с филиалами — до 2 месяцев;
- компания малого бизнеса — до 5 часов;
- микропредприятие — до 15 часов;
- все другие организации — до 20 дней.
Ответ на вопрос о том, каков максимальный срок трудовой проверки внепланового характера в случаях микропредприятий и субъектов малого бизнеса, дан — ограничиваются общим сроком в 20 дней.
Итоги
Конечно, возможность подготовиться к проверке трудовой инспекции есть не всегда. Ведь о некоторых проверках (например, по жалобам работника) инспектора даже не обязаны предварительно уведомлять работодателя. Рекомендуется держать кадровые документы в порядке и периодически проводить самопроверку с помощью чек-листов.
Источники:
- Трудовой кодекс РФ
- закон «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ
- постановление Правительства РФ от 16.07.2009 № 584
- приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Этап 3. Трудовые договоры
Для начала убедитесь, что у всех работников они есть. Затем проверьте содержание договоров, наличие в них всех основных условий. Для этого обращаемся к ст. 57 ТК РФ. К основным условиям относятся:
- Место работы.
- Трудовая функция.
- Размер оплаты и даты выплат.
- Дата начала работы.
- Характер работы.
- Условия труда на рабочем месте.
- Компенсации и льготы при их наличии.
Если какого-то из этих пунктов нет, составьте дополнительные соглашения и внесите недостающую информацию.
Это не все мероприятия, как подготовиться к проверке Роструда. Очередной шаг — проверка дополнительных соглашений. Определите, какие изменения произошли за время работы сотрудников, и имеются ли в наличии все доп. соглашения. Особенно важны перемены в оплате труда, должности, условиях труда.
Этап 8. «Особые» сотрудники
Пристальное внимание ГИТ уделяет следующим категориям работников:
- несовершеннолетним;
- инвалидам;
- иностранным гражданам.
По этим работникам проверяются все составленные на них бумаги: договоры, приказы, положения о гарантиях и компенсациях. Важно проверить содержание договора по каждому такому сотруднику: есть ли там информация о сокращенном дне для инвалидов или об основаниях срочного договора у иностранца. Если день сокращен, это отражается в табеле, проверьте и его.
