Указания по заполнению формы государственной статистической отчетности 12-т «Отчет по труду»

Отчет 12-т: три важных показателя в его составлении

Каждая организация обязана представлять ежемесячно до 12-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, в органы статистики государственную статистическую отчетность 12-т «Отчет по труду» (далее – отчет по труду). В данном материале предлагаем разобраться с порядком расчета самых важных статистических показателей.

Отчет по труду представляется в органы статистики либо в виде электронного документа с использованием специального программного обеспечения, либо на бумажном носителе в органы государственной статистики по месту регистрации (п. 2 Указаний № 163).

Документ:

постановление Белстата от 19.08.2013 № 163 «Об утверждении формы государственной отчетности 12-т «Отчет по труду» и указаний по ее заполнению» (далее – Указания № 163).

Показатель «Среднесписочная численность»

В среднесписочную численность не включаются:

– внешние совместители;

– граждане, работающие по гражданско-правовым договорам;

– работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (включая усыновление (удочерение) ребенка в возрасте до 3 месяцев);

– не явившиеся на работу вследствие временной нетрудоспособности или ухода за больными (при условии наличия листка нетрудоспособности или справки);

– находящиеся в отпусках без сохранения заработной платы (в т.ч. в связи с получением образования), кроме находящихся в отпусках, предоставляемых по инициативе нанимателя;

– лица, находящиеся под следствием до вынесения приговора суда;

– больные хроническим алкоголизмом, помещенные на лечение в наркологические отделения психиатрических (психоневрологических) учреждений;

– работники-доноры за дни сдачи крови и ее компонентов (кроме дней, когда сохранение среднего заработка осуществляется за счет нанимателя), а также предоставленные после этого дни отдыха.

Сотрудники, принятые на работу на условиях неполной рабочей недели, при расчете списочной численности учитываются как целые единицы, а при расчете среднесписочной – пропорционально отработанному времени.

Пример (расчет сделаем на примере июня)

В учреждении здравоохранения (стоматология) работает 125, человек, из них:

1 – внешний совместитель на 0,5 ставки;

42 – врачи, из них 1 врач принят на 0,5 ставки, 1 врач работает по индивидуальному графику ежедневно по 4 ч;

48 – медицинские работники со средним специальным медицинским образованием (6 июня 2021 г. уволен основной работник);

34 – административно-управленческий и прочий персонал, из них 1 сотрудник имеет сокращенную рабочую неделю на основании части третьей ст. 114 ТК (инвалид II группы).

Документ:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Важно!

Лица, переведенные на работу на условиях с неполным рабочим временем по инициативе нанимателя, в среднесписочной численности работников отражаются как целые единицы (подп. 10.5 п. 10 Указаний по труду).

Документ:

постановление Минстата Республики Беларусь от 29.07.2008 № 92 «Об утверждении Указаний по заполнению в формах государственных статистических наблюдений статистических показателей по труду» (далее – Указания по труду).

В организации у 2 врачей неполное рабочее время, поэтому они отработали в июне 146 чел.-ч (132 × 0,5 + 4 × 20, где 132 ч – месячная норма июня 2021 г. врачей-стоматологов при 33-часовой рабочей неделе; 20 – количество рабочих дней июня 2019 г.).

Общее количество отработанных человеко-дней этими работниками составит 22 (146 / 6,6 ч, где 6,6 – среднедневная норма врачей-стоматологов при 5-дневной рабочей неделе (33 ч / 5 дней)).

Среднесписочная численность лиц, работавших неполное рабочее время, за июнь составит 1 человек (22 / 20 рабочих дней по календарю).

Справочно:

работник, имеющий сокращенную продолжительность рабочего времени, в соответствии с законодательством в среднесписочной численности учитывается как целая единица (подп. 10.6 п. 10 Указаний по труду).

Данные для расчета среднесписочной численности представлены в таблице.

* 6 июня был уволен сотрудник, но численность за этот день не уменьшается, так как день увольнения является последним рабочим днем.

Таким образом:

– среднесписочная численность работников – 120 человек ((1 174 + 1 419 + 1 020) / 30) – отражается в стр. 1 гр. 1 разд. I «Численность работников, заработная плата и отработанное время»;

– врачи (всех специальностей) – 39 человек (1 174 / 30) – отражаются в стр. 123 гр. 1 разд. IV «Численность и фонд заработной платы отдельных категорий работников»;

– медицинские работники со средним специальным медицинским, фармацевтическим образованием – 47 человек (1 419 / 30) – отражаются в стр. 124 гр. 1 разд. IV.

Важно!

Не включаются в среднюю численность граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам:

– работники, состоящие в списочном составе организации и заключившие гражданско-правовой договор на выполнение работ в этой же организации;

– индивидуальные предприниматели без образования юридического лица;

– граждане, заключившие гражданско-правовой договор на создание объектов интеллектуальной собственности.

Показатель «Списочная численность в среднем за период»

Списочную численность работников в среднем за последний месяц отчетного периода исчисляют суммированием численности работников списочного состава за каждый календарный день и делением полученной суммы на число календарных дней в месяце.

В рассмотренном выше примере списочная численность будет равна 124 человека (3 717 / 30 = 123,9). Она отражается в стр. 20 гр. 1 разд. II «Списочная численность работников в среднем за период, средняя численность граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам, и внешних совместителей».

В списочную численность работников в среднем за период не включаются работники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до достижения им 3 лет, внешние совместители и граждане, выполнявшие работу по гражданско- правовым договорам.

Списочная численность работников в среднем за отчетный период определяется путем суммирования среднемесячной численности работников за все месяцы, истекшие за отчетный период, и деления полученной суммы на число месяцев в отчетном периоде (п. 9 Указаний по труду).

Среднюю численность граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам, определяют исходя из учета этих лиц за каждый календарный день как целых единиц в течение всего срока действия этого договора.

Средняя численность внешних совместителей исчисляется пропорционально фактически отработанному времени.

В нашем примере – 1 человек (так как 0,5 округляется до 1), что отражается в стр. 20 гр. 5 разд. II.

Важно!

Работник, оформленный в пределах одной организации как внутренний совместитель или работающий более чем на ставку, не включается в среднюю численность внешних совместителей.

Показатель «Фонд заработной платы»

В фонд заработной платы (ФЗП) включаются:

– начисленная зарплата работникам списочного и несписочного состава и внешним совместителям за выполненную работу и отработанное время;

– выплаты стимулирующего и компенсирующего характера;

– оплата за неотработанное время;

– другие выплаты, включаемые в состав ФЗП, независимо от источников финансирования и сроков их фактической выплаты.

Важно!

Средства, начисленные за трудовые и социальные отпуска, включаются в ФЗП отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце. Суммы, причитающиеся за дни отпуска в следующем месяце, включаются в ФЗП следующего месяца.

Полный перечень выплат, включаемый в ФЗП, поименован в пп. 58–66 Указаний по труду, а выплат, которые не включаются – в п. 70 Указаний по труду.

В рассмотренном выше примере ФЗП работников за июнь составил 169 263,4 руб., в т.ч.:

– заработная плата за отработанное время и выполненную работу, в т.ч. доплаты за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ), выполнение обязанностей временно отсутствующего работника – 98 264,6 руб. (включая заработную плату внешнего совместителя – 368,6 руб.);

– оплата трудового отпуска – 10 624,3 руб. (в т.ч. отпуска июня – 6 655,9 руб., июля – 3 214,2 руб., августа – 754,2 руб.);

– денежная компенсация за неиспользованный трудовой отпуск – 57,2 руб.;

– премия – 37 117,3 руб. (включая премию внешнему совместителю – 55 руб.);

– материальная помощь всем сотрудникам – 3 100 руб.;

– единовременная выплата в связи с юбилейной датой – 100 руб.;

– единовременная выплата ко дню медицинского работника – 20 000 руб. (в т.ч. лицам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, – 200 руб.).

Важно!

Следует обратить внимание, что ФЗП отражается в тысячах рублей, а среднемесячная зарплата (строка) указывается в рублях.

Кроме этого, двум сотрудницам к юбилейным датам были подарены букеты общей стоимостью 70 руб.

ФЗП, отражаемый в отчете по труду, составит 165,1 тыс. руб. ((169 263,4 – 3 214,2 – 754,2 – 200) / 1 000). Данные отражаются в стр. 2 гр. 1 разд. I.

ФЗП внешнего совместителя составит 0,4 тыс. руб. ((368,6 + 55,00) / 1 000) и отражается в стр. 3 гр. 1 разд. I.

Стоимость цветов, выплата лицам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, а также отпускные за июль и август не учитываются в ФЗП за июнь.

Среднемесячная заработная плата составит 1 372,5 руб. ((165,1 – 0,4) × 1 000 / 120) и отражается в стр. 5 гр. 1 разд. I.

Галина САЗОНОВА, экономист

Общая информация

Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.

Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.

Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.

Рабочее время в табеле отмечается для таких целей:

1. Чтобы было понятно, сколько часов работник трудился по факту, а сколько не работал, а провел, допустим, на больничном или в отпуске.
2. Чтобы зафиксировать допущенные им нарушения рабочего графика — опоздания, прогулы.

Эти сведения нужны для того, чтобы правильно начислить сотруднику заработную плату и и прочие выплаты, связанные с отработанным временем. Если же в организации действует система взысканий за нарушение дисциплины, то эти меры также применяются на основании табеля учета рабочего времени.

Ведется табель, как правило, сотрудником отдела кадров или руководителем подразделения организации. Однако жестких требований в этой части не установлено, поэтому директор может закрепить эту обязанность за любым сотрудником.

Что изменилось в форме 12-Ф (статистика)

Среди всех отчетных форм, содержание которых Росстат изменил вышеуказанным Приказом, наименьшей трансформации подверглась форма 12-Ф. Непосредственно принципа изложения статистических данных, классификации денежных средств по группам и видам, изменения не коснулись. Все корректировки, внесенные в титульный и информативный блоки документа, носят технический характер, в т.ч.:

• Уточнен список субъектов хозяйствования, предоставляющих отчет. К ним отнесены все юрлица – коммерческие и некоммерческие организации, причем НКО подают отчет, только если производят товары (услуги), реализуемые другим лицам. В перечне респондентов «банки и небанковские организации, имеющие лицензии на осуществление банковских операций, страховые организации и негосударственные пенсионные фонды» теперь указаны как «кредитные организации» (к которым относятся непосредственно банки), и «некредитные финансовые организации» (под которыми подразумеваются небанковские финансовые структуры, страховые компании и НПФ).
• В основной части отчета – таблице изменена (с уточнением) формулировка итоговой строки. Вместо «Всего направлено» в бланке на 2019 год, в новой редакции используется формулировка «Общий объем израсходованных средств по всем видам деятельности».

Сроки и порядок сдачи формы 1-Т

Основное изменение 2021 года — смещение срока сдачи формы. Раньше респонденты представляли ее до 20 января, а теперь срок перенесли на 30 января после окончания отчетного года. Таким образом, отчет за 2021 год нужно сдать до 30 января 2021 года, а отчет за 2021 год — до 30 января 2021 года.

Организации должны сдавать отчет в территориальное отделение Росстата по месту своего нахождения или нахождения обособленных подразделений. При различии места нахождения и фактического адреса ведения деятельности — сдавайте отчет в Росстат по фактическому месту. Это можно сделать как в бумажном, так и в электронном виде через оператора электронной сдачи отчетности.

Если у компании есть обособленные подразделения, то по каждому из них нужно заполнить отдельную форму и отдельную — для головного подразделения.

Общий порядок работы с табелем Т-12

Как правило, отдельный табель ведется каждым структурным подразделением организации. Заполнение табеля осуществляется ежедневно.

В средних и крупных организациях за эту процедуру могут отвечать отдельные специалисты (табельщики). С установленной периодичностью (в общем случае раз в 2 недели — соотносительно с интервалами начисления зарплаты) они направляют подконтрольные им табели на проверку и утверждение руководителем отдела кадров, а также в бухгалтерию.

Локальным нормативным актом организации может быть закреплено, что табель будет вестись с заполнением Раздела 2 или без заполнения такового. Во втором случае — с мотивировкой о том, что учет рабочего времени и расчетов с работниками осуществляется раздельно: это вполне законная процедура.

Для учета времени, отработанного, или, наоборот, не отработанного сотрудником, в табеле используются специальные коды — буквенные и цифровые (их перечень приведен в самой форме — в графе «Условные обозначения»). Желательно выбрать либо первые, либо вторые (без разницы, какие).

Условимся далее — рассматривая нюансы применения формы, использовать именно буквенные обозначения. Как правило, при «ручном» учете посещений буквы воспринимаются легче цифр.

При необходимости коды дополняются текстовыми формулировками — отражающими нетипичные условия работы, к примеру:

• причины отсутствия сотрудника на рабочем месте;
• факты о сверхурочной работе по инициативе самого сотрудника или его работодателя;
• сведения о сокращенной длительности рабочего дня.

Все подобные «нетипичные» сведения отражаются на основании официальных документов.

Отражать их реквизиты в табеле необходимо — и в этих целях в состав формы могут быть включены дополнительные графы. На случай проверки Трудинспекции каждый документ, где зафиксирована «нетипичная» явка (неявка) на работу, кадровик должен иметь под рукой.

Кто должен сдавать форму 1-Т

Форму 1-Т должны сдавать только юридические лица. Ограничений по видам экономической деятельности и формам собственности нет. Исключением из списка респондентов стали субъекты малого бизнеса — у которых не более 800 млн рублей доходов и 100 работников.

Еще одно условие для сдачи — в отчетном году организация не сдавала форму П-4 и не имела такой обязанности. По форме П-4 отражаются практически идентичные сведения, но ее сдают каждый месяц или квартал. Периодичность зависит от размера компании.

На общих основаниях отчитываются по форме и следующие категории:

• организации на УСН;
• временно неработающие организации;
• филиалы, представительства и подразделения иностранных компаний;
• организации-банкроты на стадии конкурсного производства до самой ликвидации.

Если в течение всего отчетного года в вашей компании не было событий, наблюдаемых по форме, — сотрудников, выплат зарплаты и социальных выплат — вы можете сдать в Росстат подписанный пустой отчет или официальное письмо.

Уточнить, нужно ли вашей организации отчитаться по форме 1-Т, можно в специальном сервисе Росстата. Если это неудобно, просто позвоните или лично посетите территориальное отделение.

Алгоритм работы с табелем по форме Т-12

Практическое применение формы в самом общем случае осуществляется кадровиком по следующему алгоритму:

Заполнение титульного листа

Когда: в начале расчетного периода.

Кем: кадровиком (табельщиком).

Табель — не постоянно действующий документ, а реестр, применяемый за тот или иной расчетный период. По завершении его — сменяемый новым реестром. Ключевые сведения, отражаемые на титульном листе:

• длительность периода;
• порядковый номер документа;
• дата составления документа.

Как мы уже отметили выше, общераспространено составление табеля каждые 2 недели — соотносительно с обычной для российских предприятий практикой выплаты зарплаты дважды в месяц.

Если табель составляется по зарплате за первую половину июня 2019 года, то указывается период с 01.06.2019 по 15.06.2019 года. Номер документа будет выглядеть так: 06/1. А если табель составляется за вторую половину, то будет указан период с 16.06.2019 по 30.06.2019 года, номер документа будет выглядеть так: 06/2.

Дата составления документа, также фиксируемая на титульном листе, как правило, приходится на последний день отчетного периода или на следующий день после окончания периода. То, какая это именно дата, устанавливает сама кадровая служба (с учетом мнения бухгалтерии).

Заполнение граф 1-3 Раздела 1

Когда: в начале расчетного периода.

Кем: кадровиком.

Основной элемент Раздела 1 формы Т-12 — таблица. В ней в отдельных строках по графам 1-3 фиксируются ФИО, должности работников, а также их табельные номера.

Заполнение граф 4-7 Раздела 1

Когда: ежедневно.

Кем: кадровиком.

Соотносительно с каждым из работников в таблице фиксируются — с распределением по двум отдельным строкам, в графах 4 и 6:

• коды, соответствующие тому или иному рабочему (либо нерабочему) событию: например, Я — явка, НН — неявка по невыясненным причинам;
• время отработанного (или неотработанного) работником времени — в часах и минутах — соотносительно с отраженным выше кодом.

Возможна ситуация, при которой в течение рабочего дня человек занимался двумя разными делами (работал в двух разных режимах) — соответствующими отдельным кодам. Например — полдня был на медосмотре, полдня — работал в обычном режиме.

В этом случае:

• в первой строке фиксируется 2 кода по каждому «делу» — разделяемые через дробь;
• во второй строке фиксируется 2 интервала времени, соответствующих каждому делу — также разделяемые через дробь.

Если «дел» было 3, то:

• первые два фиксируются в указанном выше порядке;
• по третьему код и время указываются без дроби — в новом блоке строк (то есть, ФИО работника дублируется на новой строке).