Как правило, текущий контроль над состоянием активов компании или организации осуществляется с помощью ведения текущего бухгалтерского или управленческого учета. Однако такой контроль не может ежеминутно охватить все изменения, происходящие в материальном комплексе организации.
В силу этого предусмотрена специальная процедура комплексного и тотального учета материальных средств, известная под названием «инвентаризация основных средств», которая производится с определенной периодичностью и по установленному нормативными актами регламенту.
В этой статье будет рассказано о том, что такое инвентаризация основных средств, на какой правовой базе она производится, что входит в состав контролируемых активов, а также кто ответственен за ее проведение и какими документами оформляется завершение инвентаризации.
Что это – инвентаризация основных средств (ОС) на предприятии
В первую очередь это пересчет активов, которые есть в компании. С помощью такого действия становится возможным сохранить имущество фирмы невредимым. Ее главная задача – сопоставить реальные остатки и виртуальные, проверив данные, указанные в бухучете. Так считают деньги, оборудование, здания, долговые обязательства и многое другое.
С помощью переписи можно контролировать правильность отражения информации на счетах организации. При необходимости вносятся исправления, чтобы отчетность была актуальной.
Сущность и значение инвентаризации
Инвентаризацией называют метод контроля за сохранностью имущества и обязательств компании, а также достоверностью отражения сведений о них в бухучете.
В ходе инвентаризации проверяется, соответствует ли фактическое наличие ценностей данным бухгалтерских отчетностей. Также во время ее проведения, можно проверить, все ли хозяйственные операции отражены и оформлены должным образом. При необходимости, можно внести уточнения и исправления.
Из-за некоторых обстоятельств не все события хоз. деятельности могут быть оформлены в тот же момент, в который были совершены (к примеру, хищения). Такие операции можно выявить только в процессе проведения инвентаризации. По результатам проверки можно оформить неучтенные операции.
Решения для бизнеса
- магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее
- склады
материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее
- маркировка
табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
- производство
мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее
- rfid
радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее
- егаис
автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее
Во время описи определяют:
- есть ли фактически объекты, которые указаны на бумаге и в программе;
- насколько корректно присвоены инвентарные номера;
- правильно ли ведется бухгалтерский учет;
- объемы недостач/излишков.
Сроки, правила, периодичность проведения инвентаризации основных средств
По законодательству проводить проверку следует не реже, чем один раз в 3 года на предприятии. Библиотечные фонды пересчитывать и проверять придется не так часто – раз в пятилетний период. Это установлено на основании Методических Указаний.
Конкретные данные каждая компания определяет для себя самостоятельно. Обычно это делается перед началом годового отчета. Но согласно закону есть случаи, когда это следует проводить чаще:
- в результате чрезвычайной ситуации;
- если началась реорганизация или ликвидация;
- имущество собираются сдавать в аренду или полностью продавать;
- МОЛ или руководитель скоро поменяются;
- вскоре будет составляться годовая отчетность;
- были выявлены факты кражи, порчи собственности или злоупотребление полномочиями.
Стоит отметить, что если члены коллектива требуют, то такую сверку проводят и в случае, когда выбывает более половины всех участников договора.
По приказу владельца или директора организации это может происходить внезапно, в любой момент. Разделяют сплошную опись, когда пересчитывается все, что есть в компании, и выборочную, когда считают ОС в одном подразделении, филиале или даже кабинете.
Правила инвентаризации ОС
Основной смысл инвентаризации заключается в определении реального наличия и состояния объекта, чтобы при необходимости скорректировать имеющиеся бухгалтерские данные. На это указывают правила проведения инвентаризации ОС (пр. № 49):
- Объект, не принятый к учету, а также в случаях, когда по нему указаны неверные данные, или данные отсутствуют, комиссия должна описать на месте верно и полно, включить все технические показатели и иные показатели по нему в опись. Пример: по зданиям указать материалы постройки, назначение, обмеры, площадь, этажность (за исключением подвальных помещений), дату постройки.
- К обнаруженным неучтенным объектам должна применяться рыночная оценка. Износ определяется по фактическому состоянию. Для постановки на учет таких объектов составляется соответствующий акт.
- При фактическом переоборудовании (расширении, реконструкции, восстановлении), в результате чего объект используется по другому назначению, в опись вносится обновленные сведения.
- Если комиссия установила, что на объекте производились капитальные работы: пристраивались помещения, достраивались этажи; или часть подверглась слому, ликвидировалась, обращают внимание, как объект отражен в бухучете. Если изменения не отражены, необходимо по данным первичной документации о работах скорректировать балансовую стоимость ОС. В описи приводятся данные об изменениях.
По общему правилу машины, оборудование, транспорт вносятся индивидуально, с указанием технических характеристик, изготовителя и других значимых данных. В некоторых случаях однотипный инвентарь, станки и инструменты, имеющие одинаковую стоимость и используемые в одном подразделении организации, учитываются в инвентарной карточке соответствующей формы группой. В описи они отражаются одной строкой с указанием фактического количества объектов.
Объекты, временно выбывшие с мест стоянки, используемые или находящиеся вне территории организации (например, железнодорожный подвижной состав, машины, машины в капремонте), необходимо инвентаризировать заранее, до выбытия. В то же время ОС, находящиеся в ремонте, целесообразно инвентаризировать с внесением данных в отдельную форму ИНВ-10 (акт). Комиссия осматривает объект в ремонте и сравнивает фактические затраты на ремонт с планируемыми. В акте отражаются данные об экономии или перерасходе, используемые в дальнейшем для анализа и выявления экономических резервов. Указывается процент технической готовности объекта.
Отдельные описи составляются на ОС:
- непригодные к использованию – полностью изношенные, испорченные (указывается причина непригодности);
- арендованные и на ответственном хранении (указываются реквизиты документов, подтверждающих аренду, ответственное хранение).
Что такое инвентаризация основных средств
Это подсчет объектов, которые постоянно использоваться во время производства или для нужд администрации. Сюда могут относиться машины, оборудование, техника, в том числе вычислительная, разнообразный хозяйственный инвентарь, скот и растения.
Пересчет может быть натуральным – когда проверяющие сотрудники или органы ходят по фирме и проверяют реальное наличие активов. Еще один вариант – документальный, когда сверяют только по учетным регистрам.
Юридически все это оформляется в зависимости от того, какие подтверждающие бумаги были разработаны внутри предприятия и закреплены учетной политикой через распоряжение. Ведомость – это документ, который будет составляться в 2 одинаковых бланках, потому что один отправляется бухгалтеру, а второй остается у МОЛ.
Комиссия по инвентаризации основных средств
В задачи этих людей входит осмотр и проверка соответствия виртуальных остатков реальным. Они фиксируют в имеющуюся у них ведомость все различия, записывают инвентарные номера, следят за характеристиками.
Все актуальные документы они получают перед началом изучения. Кто будет входить в состав проверяющих, вписывается в ИВН-22. Материально ответственные лица должны поставить отметки , что они сдают все подотчетное.
Изучению и сверке подлежат не только бухгалтерские листы, но и:
- сведения, в соответствии с которыми можно определить права собственности на объекты;
- технические паспорта;
- наличие документации на природные ресурсы, которые принадлежат фирме.
Необходимость в проведении инвентаризации
Цели проведения инвентаризации заключаются в ряде причин, основными из которых являются:
- проведение аудиторских проверок и ревизий;
- кражи и злоупотребление ценностями организации;
- различные чрезвычайные происшествия и стихийные бедствия;
- по требованию следственных органов;
- смена материально-ответственного работника;
- недоверие к материально-ответственному работнику;
- выявление ошибок в учете, которые могут привести к материальным потерям;
- изменение физических свойств ценностей. Это связано с тем, что некоторая продукция в результате естественной убыли изменяют свои физические свойства.
Цель и причины проведения инвентаризации основных средств
Есть сразу несколько поводов выполнять подобное исследование складов и ОС:
- можно с достоверностью говорить о наличии или отсутствии определенных объектов на территории;
- становится просто сличить установленные фактически данные с теми, которые указаны в бухгалтерских регистрах;
- допускается исправить документ бухучета в соответствии с информацией, выявленной по факту.
Когда проверка проводится внепланово, то это происходит обычно из-за обнаруженного хищения, последствий ЧС или смены руководства.
Сейчас допускается не использовать бланки строгой отчетности, а разработать собственную учетную документацию. Главное – чтобы были все реквизиты и позиции. Если нет времени на разработку таких шаблонов, можно воспользоваться типовыми примерами в программе.
Важно, чтобы ПО полностью закрывало все задачи, которые возникают на предприятии. Если этого не происходит, то можно обратиться за помощью профиссионалов, например, в .
Так, эффективно провести проверку ОС предприятия можно с помощью программного продукта «Инвентаризация ОС».
Данное ПО позволяет использовать терминал сбора информации со встроенным считывателем штрихкода для проведения сверки основных средств компании.
На каждое ОС прикрепляется этикетка с уникальным штрихкодом, которую можно распечатать с помощью драйвера. Соответствующий стандартам, 100% считываемый штрихкод автоматически генерируется за счет ПО на основе инвентарного номера.
Софт позволяет выгрузить сведений о наличии того или иного материала по базе данных 1С, а затем использовать устройство, чтобы собрать штрихкоды реальных позиций ОС и остатков и последующей загрузки полученной реальной информации в «Инвентаризация ОС» или во «Ввод остатков ОС и НМА» и для получения отчетов по наличию и расхождениям.
Софт также поддерживает учет в разрезе по материально-ответственным лицам (МОЛ) и подразделениям.
Для чего нужна автоматизация учета ОС и инвентаризации
Благодаря автоматизации учета ОС и инвентаризации компания может достичь следующих положительных моментов:
- сократить затраты времени и денег, поскольку будет достигнута высокая скорость проведения всех операций;
- повысить точность результатов инвентаризации, поскольку на ее проведение не будет влиять человеческий фактор, влекущий за собой ошибки или неточности учета;
- сократить число работников, необходимых к привлечению при проведении инвентаризации;
- выявить и своевременно восстановить маркировку, если она повреждена или не читается.
Для автоматизации учета и инвентаризации ОС в настоящее время используется два основных типа технологии: Штрих-кодирование и RFID.
Процесс внедрения автоматизации учета и инвентаризации ОС на основе штрих-кодирования предполагает следующие шаги:
- промаркировать объекты имущества. Для осуществления этого действия используются специальные клеящиеся этикетки, на которых напечатаны штрихкоды. Они создаются посредством использования специальных принтеров для печати этикеток или меток. Тип этикеток для маркировки зависит от объектов имущества, подлежащих учету. Целесообразно использовать полипропиленовые этикетки, поскольку они более долговечны и устойчивы к механическим повреждениям. Кроме того, этикетки могут быть как простые метки-наклейки, так и защищенные корпусные метки;
- купить спецоборудование для считывания информации. Для этого используются особые терминалы сбора данных, представляющие собой мобильные компьютеры со сканером штрихкодов. Кроме того, компании могут применять одновременно и простые смартфоны, и терминалы сбора данных;
- установить ПО для инвентаризации. Оно необходимо для работы терминалов сбора данных и передачи информации в автоматизированную систему бухгалтерского учета.
Решения для бизнеса
- магазины
одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее
- склады
материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее
- маркировка
табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
- производство
мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее
- rfid
радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее
- егаис
автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее
Программа поддерживает одновременное существование множества записей на одном ТСД. Таким образом можно провести проверку в нескольких помещениях/отделах организации и затем получить в 1С сразу несколько результатов.
Необходимые документы по учету
Наиболее актуальные бумаги, без которых не может проводиться инвентаризация основных средств (ОС):
- опись – ИНВ-1 – здесь расписывается все, что сходится или отличается в фактических остатках от плановых, включая инвентарные номера и нарушение эксплуатационных особенностей;
- ИНВ-22 – приказ, который составляется перед началом переписи;
- ИНВ-18 – сличительная ведомость;
- ИНВ-23 – журнал, в котором должны отражаться все проводимые пересчеты.
Стоит помнить, ИНВ-18 необходимо составлять в 2 экземплярах, потому что один отдается МОЛ, а второй уходит в бухгалтерию.
ГЛАВБУХ-ИНФО
Инвентаризация основных средств осуществляется комиссией при обязательном участии материально ответственных лиц. Инвентаризация основных средств заключается в проверке их фактического наличия в натуре по местам нахождения или эксплуатации.
До начала инвентаризации рекомендуется проверить:
- наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
- наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
- наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.
При отсутствии документов комиссии необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.
При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природопользования, находящиеся в собственности организации.
При выявлении объектов, не принятых йа учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения по этим объектам.
Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции или переоборудованию и вследствие этого изменилось прямое его назначение то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря и инструменты одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые в типовой инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.
Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (находящиеся в дальних рейсах автомашины, морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т. п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.
На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.).
Для отражения фактического наличия основных средств в местах нахождения и на всех этапах их движения в организации применяется «Инвентаризационная опись основным средств» по форме № ИНВ-1.
Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств.
Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально ответственного лица или лиц.
До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.
Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения).
На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.
Данные инвентаризационных описей используются для составления сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учетными данными.
Сличительные ведомости составляются при выявлении расхождений между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей и актов.
Для отражения результатов инвентаризации основных средств, по которым выявлены отклонения от учетных данных, применяются сличительные ведомости формы № ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов.
На основные средства, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении и т. д.) составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.
Результаты инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств отражаются в акте инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств по форме №ИНВ-10.
В данной форме объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств применяется при инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств. Акт составляется в двух экземплярах на основании проверки состояния ремонтных работ в натуре. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — материально ответственному лицу.
Акты и инвентаризационные описи подписываются членами комиссии и материально ответственными лицами.
Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации (проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) — в годовом бухгалтерском отчете.
При выявлении излишков или недостач объектов основных средств материально ответственные лица должны дать им соответствующие объяснения.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия объектов основных средств с данными бухгалтерского учета регулируются и отражаются на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» выявленные излишки основных средств должны приниматься к бухгалтерскому учету по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и зачисляться на финансовые результаты организации (счет 91 «Прочие доходы и расходы»).
Принятие к бухгалтерскому учету излишков основных средств предварительно отражается (как и любое поступление основных средств) по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы».
Операции по отражению в бухгалтерском учете неучтенного объекта основных средств выявленного при инвентаризации, оформляются следующими проводками:
№ п/п
| Содержание хозяйственных операций | Корреспондирующие счета | ||
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Отражена рыночная стоимость неучтенного объекта ОС. выявленная при инвентаризации | 08 | 91-1 |
| 2 | Объект ОС принят к учету по первоначальной стоимости | 01 | 08 |
| 3 | Определен финансовый результат (прибыль) при принятии к учету неучтенного объекта ОС(в составе конечного финансового результата) | 91-9 | 99 |
В соответствии с законом недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на счета учета затрат на производство и/или на расходы на продажу, сверх норм — на счет виновных лиц.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты коммерческой организации.
Указанные выше нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач и при наличии утвержденных норм естественной убыли.
Так как по объектам основных средств утвержденных норм естественной убыли не существует, то все их недостачи должны рассматриваться как сверхнормативные и относиться на виновных лиц.
Если виновные лица отсутствуют, то данное обстоятельство должно подтверждаться соответствующими документами. В документах, представляемых для оформления списания недостач, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц. Такие решения могут быть получены как до, так и после или во время инвентаризации.
После выяснения всех обстоятельств возникновения недостач основных средств руководитель организации принимает решение о порядке их списания.
Для списания недостач основных средств используется субсчет 01–2 «Выбытие основных средств». В дебет этого субсчета переносится стоимость недостающего основного средства, а в кредит — сумма накопленной амортизации.
Остаточная стоимость основных средств, выявленная на субсчете 01–2 «Выбытие основных средств», списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В последующем выявленная недостача взыскивается с виновного лица.
Взыскание отражается по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73–2 «Расчеты по возмещению материального ущерба») при наличии виновных лиц.
С виновного лица может быть взыскана рыночная стоимость недостающих основных средств.
При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей положительная разница между их стоимостью, зачисленной на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и их стоимостью, отраженной на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов» (субсчет 98–4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и стоимостью по недостачам ценностей»).
По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 «Доходы будущих периодов» в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет 91–1 «Прочие доходы»).
Внесение денежных средств виновным лицом в погашение задолженности по возмещению ущерба отражается по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73-2) в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса».
Пример 1. Допустим, что организацией выявлена недостача объекта основных средств при наличии виновного лица. Виновное лицо добровольно возмещает ущерб от недостачи объекта, исходя из рыночных цен в сумме, превышающей остаточную стоимость объекта.
| № п/п | Содержание хозяйственных операций | Корреспондирующие счета | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Списана первоначальная стоимость недостающего объекта ОС, выявленного при инвентаризации | 01-2 | 01-1 |
| 2 | Списана сумма амортизации, начисленная по объекту ОС к моменту списания | 02 | 01-2 |
| 3 | Списана остаточная стоимость недостающего объекта ОС | 94 | 01-2 |
| 4 | Фактическая сумма ущерба отнесена на виновное лицо | 73-2 | 94 |
| 5 | Отражено превышение суммы ущерба, подлежащей взысканию с виновного лица, над фактической суммой ущерба | 73-2 | 98-4 |
| 6 | Внесены денежные средства виновным лицом в погашение задолженности по возмещению ущерба | 50 | 73-2 |
| 7 | Учтена в составе прочих доходов положительная разница между суммой ущерба, подлежащей взысканию с виновного лица, и фактической суммой ущерба (по мере погашения ущерба) | 98-4 | 91-1 |
| 6 | Определен финансовый результат (прибыль) (в составе конечного финансового результата) | 91-9 | 99 |
При отсутствии конкретных виновников, а также при наличии недостач основных средств, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков, списание недостач и потерь от порчи основных средств производится на счет 91 «Прочие доходы и расходы».
Пример 2. Допустим, что организацией выявлена недостача объекта основных средств при отсутствии виновного лица. При этом отсутствие виновного лица подтверждается только решением следственных органов или виновное лицо имеется, но суд отказал во взыскании убытков с него вследствие необоснованности исков. В этих случаях организация хотя и списывает убытки на финансовые результаты, но не имеет права уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, так как такое право дается лишь тогда, когда суд состоялся, но вынес обвиняемому (виновному лицу) оправдательный приговор.
В данном случае отнесенная на финансовые результаты сумма убытка в бухгалтерском учете отражается, но не учитывается в составе убытков организации для целей налогообложения прибыли.
| № п/п | Содержание хозяйственных операций | Корреспондирующие счета | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Списана первоначальная стоимость недостающего объекта ОС, выявленного при инвентаризации | 01-2 | 01-1 |
| 2 | Списана сумма амортизации, начисленная по объекту ОС к моменту списания | 02 | 01-2 |
| 3 | Списана остаточная стоимость недостающего объекта ОС | 94 | 01-2 |
| 4 | Списан ущерб от недостачи объекта ОС (в связи с отказом суде во взыскании ущерба с виновноголица вследствие необоснованности иска) | 91-2 | 94 |
| 5 | Определен финансовый результат (убыток) (в составе конечного финансового результата) | 99 | 91-9 |
Пример 3. Допустим, что организацией выявлена недостача объекта при наличии виновного лица, но в условиях, когда суд состоялся и вынес виновному лицу оправдательный приговор.
В случаях, когда имеются такие решения судебных органов, организация имеет право убытки от недостач, потерь и хищений имущества отнести на финансовые результаты организации и уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму понесенных убытков.
| № п/п | Содержание хозяйственных операций | Корреспондирующие счета | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Списана первоначальная стоимость недостающего объекта ОС, выявленного при инвентаризации | 01-2 | 01-1 |
| 2 | Списана сумма амортизации, начисленная по объекту ОС к моменту списания | 02 | 01-2 |
| 3 | Списана остаточная стоимость недостающего объекта ОС | 94 | 01-2 |
| 4 | Фактическая сумма ущерба отнесена на виновное лицо | 73-2 | 94 |
| 5 | Списана на финансовые результаты недостача объекта ОС в связи с оправданием судомвиновного лица | 91-2 | 73-2 |
| 6 | Определен финансовый результат (убыток) | 99 | 91-9 |
Недостачи ценностей, выявленные в отчетном году, но относящиеся к прошлым отчетным периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения суда о взыскании с виновных лиц. отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов»,
Одновременно на эти суммы дебетуется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73–2 «Расчеты по возмещению материального ущерба») и кредитуется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
По мере погашения задолженности кредитуется счет 91 «Прочие доходы и расходы» и дебетуется счет 98 «Доходы будущих периодов».
| < Предыдущая | Следующая > |
В чем заключается документальное оформление учета инвентаризации необычных основных средств (ОС)
Есть несколько ситуаций, в которых действия будут слегка отличаться от привычных:
- если инвентарь находился в ремонте на момент проведения, то следует составить ИНВ-10, в которой будет отражаться общая стоимость вместе с затратами на исправление;
- для тех объектов, которые были сданы в аренду, придется составлять собственную документацию с подтверждением контрагента;
- отдельные бумаги нужны для тех материалов, которые далее в хозяйственной деятельности использоваться не могут, а восстановить их невозможно – их списывают с указанием причин.
Кроме того, если материал сменил назначение после ремонта, то важно ввести обновленные актуальные данные. Особенно это касается случаев, когда после такой реконструкции меняется балансовая стоимость, которую еще не отразили в бухучете.
Результаты инвентаризации. Расхождения с регистрами учета
[goo_mid] Если инвентаризационной комиссией выявлены объекты, которые не годятся к дальнейшей эксплуатации, она должна составить отдельную опись. В ней указываются основные данные о таком объекте и общее описание причин, по которым этот объект признается негодным.
Впоследствии на основании данных этой описи руководством будет приниматься решение о последующих мероприятиях в отношении такого основного средства.
Если выявляется, что основное средство в результате проведенного восстановления, реконструкции или переоборудования изменило свое назначение, то в инвентаризационную опись запись о нем делается по его новому назначению.
Если же выясняется, что в бухгалтерских регистрах не были учтены проведенные в отношении основных средств работы, носящие капитальный характер, то по совокупности данных о стоимости таких работ определяется размер изменения стоимости основного средства. В инвентарную опись данные о таком объекте вносятся с учетом рассчитанных изменений.
Если обнаруживаются объекты, которые не приняты на учет, или объекты, на которые в бухучете нет полных данных или они указаны неверно, в инвентаризационную опись включают все имеющиеся сведения по ним.
Проводки для отображения описи ОС: пример
Ниже мы предлагаем образец того, как именно должно выглядеть списание, которые происходят по вине работников и в результате выхода из строя.
– таблица
| Дт | Кт | Сумма, тыс. руб | Обоснование | Документация |
| Когда нет виновных лиц | ||||
| 01 (выб) | 01 | 53 | Списывается первоначальная цена станка | Акт о списании |
| 02 | 01 (выб) | 15 | Амортизационные затраты | Бух. справки |
| 94 | 01 (выб) | 38 | Остат. стоимость | |
| 91 | 94 | 30 | Убытки после списания | |
| Когда есть виновные | ||||
| 01 (выб) | 01 | 350 | Списывается первоначальная цена автомобиля | Акт о списании |
| 02 | 01 | 250 | Амортизационные затраты | Бух. справки |
| 94 | 01 (выб) | 100 | Остат. стоимость | |
| 73 | 94 | 100 | Недостачи отнесены на счет виновного Ерохина Е.С. | |
| 73 | 98,4 | 25 | Разница между остаточной и рыночной ценой | |
| 70 | 73 | 125 | Стоимость автомобиля была удержана из зарплат Ерохина Е.С. | |
Оприходование ОС, выявленных при инвентаризации
В бухгалтерском учете основные средства, которые были выявлены во время инвентаризации, учитываются по текущей рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом прибылей и убытков в качестве прочих доходов (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).
Что касается налогового учета, то стоимость объектов основных средств, выявленных в период инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов. Данное положение закреплено в пункте 20 статьи 250 Налогового кодекса. При этом они принимаются к учету по рыночным ценам и в дальнейшем подлежат амортизации. Такое мнение высказывают чиновники финансового ведомства в письмах от 10 июня 2009 г. № 03-03-06/1/392, от 6 июня 2008 г. № 03-03-06/4/42.
Если во время инвентаризации выявлена недостача, то ее можно отразить одним из следующих способов:
- во внереализационных расходах, если виновное лицо не обнаружено (на дату получения соответствующих документов от органов государственной власти об отсутствии виновных лиц (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ));
- во внереализационных расходах, если виновное лицо обнаружено. Однако одновременно необходимо отразить возвращенную недостачу во внереализационных доходах.
Как провести инвентаризацию основных средств: составляем приказ
Каждая перепись начинается именно с этого документа, который готовит руководитель организации. Можно пользоваться формой ИНВ-22 или создать свой типовой шаблон для этих целей.
Необходимо указать определенные пункты:
- наименование предприятия;
- дата, в которую начнется и завершится процесс;
- кто будет председателем и членами комиссии;
- насколько комплексной будет проверка (выборочная или полная);
- по какой причине инициируется;
- в какой срок следует сдать документацию в бухгалтерию.
Оформленный приказ должен быть зарегистрирован в журнале ИНВ-23, а затем – вручен главному проверяющему.
До того как начинать, следует проверить, есть ли в наличии:
- техпаспорта на все объекты;
- карточки учета;
- документы в случае если ОС сдаются в аренду.
Образцы документов
Даже имея возможность составлять собственные бланки учётной документации, большинство бухгалтеров предпочитают пользоваться готовыми образцами. В этом, безусловно, есть двойной смысл: экономия времени и избежание возможных ошибок.
Инвентарная карточка учета основных средств
Ведение аналитического учёта основных средств производится по каждому объекту отдельно. В карточку учета основного средства заносится вся информация об активе на протяжении его «жизни», его начальная стоимость, год выпуска и другие характеристики.
Бланк, как и в большинстве подобных случаев, может быть произвольным, но с указанием обязательных реквизитов. В бухгалтериях и сегодня чаще всего используется форма инвентарной карточки объекта ОС-6:
ОС-6
В источниках можно посмотреть и образец заполнения, хотя больших затруднений ведение этого документа, как правило, не вызывает.
Акт инвентаризации
О том, что собой представляет это документ и для чего он нужен, уже писалось выше. Бланк представляет собой таблицу, увенчанную «шапкой». В ней указаны реквизиты предприятия, основания для проведения инвентаризации, а в строках перечисляется имущество, коды, единицы измерения, стоимость и прочие данные. Представитель бухгалтерии, в обязательном порядке участвующий в процессе, поможет разобраться членам комиссии в этих премудростях.
акта
Инвентарная книга
Как ясно из самого названия этого средства бухгалтерского учёта, она представляет собой совокупность многих листов, объединённых в единую книгу. Распечатывать бланки нет смысла – лучше просто купить её (форму ОС-6б) в магазине канцтоваров. Заполняется книга рукописным способом, а для обеспечения достоверности информации её иногда прошивают и скрепляют нить мастичной печатью. Страницы нумеруются.
На каждом листе – десять столбцов, в которые заносятся данные об основных средствах и лицах, отвечающих за их сохранность, а также документы, на основании которых имущество принято на баланс.
Как оформить ведомость
Как сделать инвентаризацию основных средств – пересчитать их и зафиксировать все отличающиеся параметры. Стоит помнить, что проведение необходимо не только для установления соответствия количества единиц фактически и по плану. Также сличаются и другие характеристики, которые должны совпадать с данными в карточке:
- работоспособность;
- инвентарные номера;
- для чего предназначается;
- как выглядит внешне, уровень амортизации;
- наличие/отсутствие дефектов.
Когда осматриваются здания, важно обратить внимание на:
- количество этажей;
- год строительства;
- материал, из которого было построено помещение;
- общая площадь и доля полезной из нее.
Если изучается природное месторождение, то интересуют его глубина и вероятная длина. У имеющихся растений и деревьев значение имеют возраст и их наличие на участке.
Для чего потребуется сличительная ведомость
Все это фиксируется на листе, сравнивается и утверждается. Все обнаруженные отклонения будут вписаны в бухучет. Это позволяет понять, насколько соответствует предприятие в отчетности тому, которое есть на самом деле. С актуальными данными можно работать и планировать дальнейшее развитие организации.
Оприходование выявленных излишков
Так называемые «излишки», то есть основные средства, не числящиеся в регистрах бухгалтерского учета, но фактически имеющиеся в распоряжении предприятия, явление очень редкое. При выявлении излишков основных средств, их оценка производится по правилам, применяемым к переоцениваемым основным средствам, а износ определяется комиссионно по реальному состоянию.Такие сведения оформляются отдельными актами.
На основании актов, составленных во время проведения инвентаризации, в процессе которой выявлены излишки, совершаются бухгалтерские операции по постановке на учет. Бухгалтерские проводки, которыми выявленные неучтенные объекты принимаются к учету, выглядят следующим образом:
| операция | корреспонденция | |
| Дт | Кт | |
| Приняты на учет выявленные ОС | 01 | 91-1 |
| Амортизация прошлых лет | 91-2 | 02 |
| Амортизация за все месяцы текущего года | 20,25,26,44 | 02 |
Важнейшей задачей при определении и описании выявленного неучтенного имущества является определение реальной даты его поступления. Это нужно для наиболее точного отражения сумм амортизации, начисление которой по объекту также придется восстановить. При этом следует учесть, что рассчитанную за все время эксплуатации до начала текущего года амортизацию относить на обычные статьи затрат нельзя. Отчетность, и бухгалтерская и налоговая, за тот период уже составлена и сдана.
Как оформить акт по результатам
Мы разобрали, в каких случаях проводится инвентаризация основных средств. Важно определиться, в каких случаях составляется документ. Его оформляют, когда выявляется, что определенный объект не отвечает более требуемым характеристикам или не работает должным образом. В отдельных случаях производится списание, потому что материала нет из-за пересорта, хищений или порчи.
Нужно указать:
- МОЛ;
- состав комиссии, который выявил неточность;
- даты ведомостей, их номера, данные сличительной описи;
- когда была начата и завершена перепись.
К ней прикрепляются все бумаги, которые отражают расхождение бухучета и реальной картины.
Как присвоить инвентарный номер
Для облегчения учёта и обеспечения сохранности, каждый объект основных средств должен легко распознаваться среди другого имущества. Это специалисту понятна разница между, к примеру, электронным частотомером и тахометром, а бухгалтер может и не разбираться в приборах.
Поэтому все ОС снабжены инвентарными номерами, наносимыми разными способами: краской, гравировкой, нестираемой наклейкой, штамповкой и даже сваркой (если предмет крупногабаритный и металлический). Главные требования – чёткость и уникальность.
В отношении инвентарных номеров действуют следующие правила:
- Они ставятся на всех объектах, стоящих более трёх тысяч рублей. Это делается в момент постановки на баланс;
- Номера не изменяются в процессе эксплуатации;
- Присваиваются объектам, состоящим из частей с равным сроком использования;
- Одинаковый номер не присваивается нескольким объектам;
- В библиотечных фондах они обязательны для каждого экземпляра;
- Не меняются при перемещении в пределах одной организации;
- Новому объекту учёта можно присвоить тот же номер через 5 лет после списания старого;
- Для арендованного имущества может использоваться номер, по которому объект учтён владельцем.
Законодательных норм, регулирующих систему инвентаризационных номеров, нет, поэтому в каждой организации применяют свой собственный метод. Небольшие фирмы поступают просто, указывая их по порядку, но в крупных компаниях есть смысл в разработке какой-то системы.
Пример:
- Первые две цифры — номер подразделения или отдела.
- Остальные — номер по учётной ведомости.
Впрочем, фантазия в данном вопросе ничем не ограничена. Главное, чтобы было удобно.
Особые случаи
Бывает, что объект настолько мал по размерам, что цифры на нём просто не помещаются. Физические свойства некоторых учитываемых активов также порой не позволяют проставлять на них какую-либо надпись. В этом случае в правилах ведения бухгалтерской документации предусмотрена возможность подробного описания предмета и указание инвентарного номера только в ведомости.
Решения для бизнеса
- магазины
одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее
- склады
материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее
- маркировка
табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
- производство
мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее
- rfid
радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее
- егаис
автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее
Как оформить протокол, который составляется на заключительном заседании
После того как завершится инвентаризация и заполнятся все документы, собирается последний совет для подведения итогов. Руководителю приносят отчет о проделанной работе. Это не обязательный процесс, но протокол его ведения может стать реальным доказательством в суде, если будет подан иск о причинении ущерба предприятию.
В ходе встречи зачитываются все перемены, недостачи, излишки, слушаются пояснения МОЛ и мнения экспертов.
В заключении готовится документация, где вписывается:
- итоги выполненной процедуры;
- причины, по которым были указаны в бухучете неверные данные;
- заключения, которые приняла комиссия;
- предложения – как устранить все недостатки и исправить ошибки.
Подписывают его все присутствующие, затем его передают руководителю, чтобы он принял окончательное решение по всем неточностям и несоответствиям.
Наиболее эффективные решения для автоматизации учета ОС и инвентаризации
Для эффективного внедрения автоматизации учета ОС и инвентаризации имущества есть отличное решение — использование технологии RFID (RadioFrequencyIdentification).
RFID инвентаризация представляет собой технологию, основанную на использовании особых специальных самоклеющихся и корпусных радиочастотных меток со встроенным чипом – идентификатором. Такая метка передают информацию в закодированном виде о том объекте имущества, за которым она закреплена.
Радиочастотная метка передает идентификатор считывателю отраженным сигналом. Использование RFID меток диапазона UHF (860-960MHz) позволяет собирать данные на удаление до 5-10 метров.
Дальность зависит от мощности устройств считывания и размера и конфигурации меток. Режим антиколлизии, реализуемый в данном частотном диапазоне, позволяет одновременно собирать данные с большого количества меток одновременно. По заявлением производителей RFID считывателей более чем 100 меток в секунду. Это позволяет проводить инвентаризацию в разы быстрее чем на технологии с использование штрих-кодов. Более того, не требуется прямой видимости метки для считывания. Например, метка размещенная за деревянной или пластиковой перегородкой считается почти так же хорошо, как и в прямой видимости.
Использование технологии RFID подразумевает наличие таких элементов:
- база данных системы. В ней хранится вся собранная информация об объектах имущества. На ее основе можно получать сведения, сводить их в отчеты и использовать для принятия управленческих решений;
- центральный сервер базы данных. Он представляет собой вычислительные мощности, необходимые для переработки поступающих сведений;
- модуль администратора. С его помощью настраивается право доступа к использованию системы и обеспечивается безопасность и конфиденциальность системы;
- рабочее место оператора системы. Оно необходимо для ведения основной деятельности системы;
- управляющий модуль для стационарных считывателей меток. С его помощью осуществляется считывание информации и передача данных в систему;
- модуль терминала сбора данных. Он используется для мобильной инвентаризации объектов и не имеет привязки к стационарному рабочему месту.
Основные ошибки во время инвентаризации
Есть несколько типичных нарушений, которые допускают многие компании:
- не составляется приказ о назначении комиссии;
- в УП не были прописаны сроки и порядок, в котором должна проходить опись;
- привлекли независимого аудитора, который сделал ошибки в отчетности;
- неправильно заполнялся приказ – ошибочные реквизиты, не те ФИО;
- на пересчете не было одного из проверяющих;
- все провели только на бумаге, фактические подсчеты не проводились;
- допущены нарушения при взвешивании, измерении и подобные;
- склад стал доступен всем желающим, появился риск пропаж;
- выбран новый МОЛ, но перед уходом старого не проводили перепись.
Суть инвентаризации
Инвентаризация недвижимого имущества и оборудования предполагает проверку достоверности информации фактического и бухгалтерского учета с помощью их сличения друг с другом. Эта процедура должна осуществляться не менее одного раза за год, о чем указано в специальных Методических указаниях, и подразумевает действительную перепись отдельных позиций и объектов учета, их количество и техническое состояние в целом. Что касается животных в сельском хозяйстве, то они инвентаризируются ежеквартально, а, к примеру, библиотечные фонды должны контролироваться не менее одного раза за пять лет. Периодичность исполнения инвентаризаций и их число, а также иные особенности обязательно необходимо фиксировать в принимаемой учетной политике компании.
Объектом учета и контроля при инвентаризации основных средств принимается инвентарный объект, то есть полностью укомплектованный предмет с комплектующими и принадлежностями, обособленный, способный самостоятельно выполнять определенные функции.
Итоги
Мы рассмотрели порядок проведения и организация инвентаризации основных средств (ОС), изучили последовательность его этапов и документальное оформление. С помощью пересчета становится возможным понять, какие активы корректно отражаются на счетах, а каких на самом деле нет. Мы советуем обязательно проводить своевременный контроль и оформлять проводки. Это важно для любого предприятия, так как без проверок невозможно определить фактическое наличие и недостачи объектов, а это может вылиться в проблемы, в том числе с налоговой службой.
Документы для скачивания:
Количество показов: 3414
Основные задачи инвентаризации
Основные задачи инвентаризации следующие:
- проверка соответствия фактического наличие имущества и обязательств сведениям бухгалтерского учета;
- проверка фактического наличия основных средств, денег, ценностей, задолженностей, ценных бумаг и незавершенного производства;
- выявление ценностей, которые не используются уже длительное время или являются сверхнормативными, с целью последующей продажи;
- обнаружение ценностей, которые частично потеряли свое качество и не отвечающих установленному качеству;
- проверка того, соблюдаются ли в компании условия и правила хранения ценностей и денег, транспортных средств, спецоборудования и иных активов;
- проверка настоящей цены ценностей, числящихся на балансе организации; сумм наличных и безналичных денег в кассе и на счетах в кредитных организациях; денег в пути; незавершенного строительства; затрат предстоящих периодов; резервы предстоящих затрат; дебиторской и кредиторской задолженности.
