Ответственность за правильность оформления документов.

Какую первичку можно использовать в 2021 году

С 01.01.2013 можно использовать:

Формы первичных документов, самостоятельно разработанные хозяйствующим субъектом (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ;
Унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные Госкомстатом России, которые были обязательными к применению ранее. Их можно использовать в неизменном виде, а можно скорректировать «под себя», добавив нужные реквизиты и (или) удалив лишние.

Выбранный порядок применения форм документов должен утвердить руководитель хозяйствующего субъекта. Это можно сделать в учетной политике или отдельным приказом.

ВАЖНО! Обязательны унифицированные формы для банковских и кассовых документов, а также для транспортной накладной (Письмо Минфина от 25.01.2017 № 03-01-15/3482).

О действующем порядке оформления операций по кассе читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций».

Причины невозврата

Причина № 1. Незаинтересованность контрагента в возврате документов

Когда на руках уже есть подписанная накладная, а товар на складе, контрагент не замотивирован вернуть документ поставщику. Для возврата первички нужны дополнительные действия, которые требуют, как минимум, времени.

Причина № 2. Лишние затраты на отправку документов

Минимальный тариф на отправку заказного письма составляет 60 руб. с НДС. Многим контрагентам такая сумма может показаться существенной, и они не посчитают нужным увеличивать свои расходы.

Причина № 3. Отсутствие порядка в работе с документами

Документы могут «теряться» на столах менеджеров и бухгалтеров или просто случайно оказываются в мусорной корзине.

Причина № 4. Нежелание оплачивать товары/услуги

Покупатель не хочет подписывать документы, чтобы не платить за услугу или товар.

Поделюсь болью невозврата первички в организации, которая оказывала услуги по обслуживанию и ремонту оргтехники. Клиенты компании – юридические лица, суммы каждой реализации были небольшие, но документов было много. Добровольно возвращалось максимум 60-70% бумажных экземпляров. Как правило, от контрагента приходил человек без доверенности и печати, получал услуги, уносил с собой документы с обещанием подписать их в бухгалтерии и вернуть при следующем посещении. Конечно же, при следующем визите подписанных документов при нем не было или это был уже другой человек. Услуги опять оказывались, выдавались документы, повторялись обещания их вернуть, а документы так и не возвращались. В результате многие клиенты оплачивать услуги не торопились.

Проводились регулярные мероприятия по возврату документов: постоянные звонки компаниям-должникам, официальные письма, поездки с водителем по организациям, распечатка дубликатов первичных документов, т.к. первоначальный экземпляр был утерян. Вернуть подписанные документы получалось не всегда.

Обязательные реквизиты первичного документа

Каждый первичный документ должен иметь все обязательные реквизиты, перечень которых содержится в ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Только тогда его можно принять к учету.

Так, документ должен содержать:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего сделку (хозяйственную операцию) и ответственного за правильность ее оформления. Либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
подписи ответственных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

О наиболее часто применяемых первичных документах читайте в статье «Первичные документы бухгалтерского учета – перечень».

Исправление больничного листа

Довольно часто на специализированных формах можно увидеть вопрос: «Может ли работодатель исправлять больничный лист». Согласно правилам, установленным ФСС, данный документ может быть исправлен только в том случае, когда ошибка допущена самим работодателем. Уникальность больничного листа заключается в том, что он входит в категорию как медицинских, так и финансовых документов. Именно этот аспект, является причиной повышенных требований к заполнению этого бланка.

Важно обратить внимание, что лист временной нетрудоспособности, содержащий в себе грубые ошибки, может быть не принят ФСС. В этой ситуации, сотрудник может потерять свою законную финансовую компенсацию. Фондом социального страхования выделен перечень ошибок, наличие которых не является причиной необходимости коррекции документа. Такие ошибки рассматриваются как технические недочеты. Среди них следует выделить:

указание некоторых слов прописными буквами;
пустые ячейки, не содержащие прочерков;
наличие лишних пробелов;
неправильное указание названия компании работодателя;
наличие печати на заполненных полях.

Также следует сказать о том, что в некоторых случаях ФСС принимают листы недееспособности, заполненные шариковой ручкой. Важно отметить, что ошибки, не входящие в перечень, приведенный выше, рассматриваются как грубые нарушения правил заполнения бланка. В этом случае, работнику потребуется вновь обратиться в медицинское учреждение для получения дубликата больничного листа.

Но что делать, если ошибка в листе временной нетрудоспособности допущена работодателем. В этом случае, неправильные сведения перечеркиваются тонкой линией. Важно обратить внимание, что при заполнении этого бланка необходимо использовать исключительно гелевую ручку. После того как неправильная надпись будет перечеркнута, на обратной стороне листа делают новую отметку.

Для того чтобы документ не потерял свою юридическую силу, необходимо сделать о. После внесения новой информации, бланк заверяется фирменной печатью и подписью ответственного лица. Заполнять больничный лист может не только руководитель компании. Данные полномочия имеются у главного бухгалтера и представителей кадрового отдела.

Вносить исправления необходимо тому человеку, который изначально занимался заполнением документа. В том случае, если работник осуществляет свою деятельность в ИП, фирменная печать ставится только при её наличии. В том случае, когда одна из строк рассматриваемого бланка содержит полностью неверную информацию, предложение перечеркивается полностью. На обороте документа фиксируется отметка о том, что зачеркнутая строка недействительна.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ

Как показывает практика, ошибки при заполнении листов временной нетрудоспособности чаще всего допускаются при указании наименования компании. Данная ошибка может быть допущена как представителем медицинского учреждения, так и работодателем. В том случае, когда неверная информация о работодателе указывается лечащим врачом, бланк не подлежит исправлению. Такой документ будет принят в любом случае. Причиной допущения подобной ошибки может быть неверное указание места трудовой деятельности самим работником.

Когда ошибка в названии компании допускается руководителем предприятия, неверные сведения исправляются стандартным методом. Для этого, название компании перечеркивается ровной линией. Правильная информация оказывается на обратной стороне листа. Важно отметить, что данный вид неточностей относится к техническим. Так как данный бланк содержит в себе регистрационные данные компании, сотрудники ФСС могут использовать эту информацию для идентификации компании.

Так же часто наблюдается ситуация, когда работодатель неправильно указывает сумму компенсации, положенной сотруднику. Как правило, такая ошибка допускается в случае с новыми работниками, не успевшими предоставить работодателю свидетельство о заработке, полученное на прошлом месте трудовой деятельности. В данном случае, бланк теряет свою юридическую силу.

Для того чтобы исправить данную информацию, потребуется подготовить отдельный документ, который будет передан в ФСС с неправильно составленным бланком. Такой шаг позволит избежать необходимости исправлять лист временной нетрудоспособности. Важно отметить, что подача двух документов (больничного листа и документа о перерасчете пособия) позволяет работнику получить все причитающиеся выплаты.

Электронные формы документов

Первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, ч. 3 ст. 19 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Причем дублировать электронные документы на бумаге нужно только в тех случаях, когда представление первичного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе предусмотрено законом или договором (ч. 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Какие документы исправить нельзя

Если ошибка допущена в бумажном кассовом или банковском документе, внести исправления в него нельзя (п 4.7 Указаний Банка России № 3210-У от 11.03.2014 г., п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ). Придётся составить новый документ.

Обоснование

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями. В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается.

Последствия ненадлежащего оформления первичных документов

Прежде всего, нарушения в оформлении первичных документов могут стать основанием для ответственности по ст. 120 НК РФ.

Данной ответственности подлежат:

налогоплательщики – организации, а с 1 января 2014 г. также индивидуальные предприниматели (абз. 1 п. 1 ст. 120 НК РФ; подп. «а» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона от 23.07.2013 № 248-ФЗ);
налоговые агенты (подп. «б» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона № 248-ФЗ; абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ). Заметим, что до 2014 г. формулировка ст. 120 НК РФ прямо указывала лишь на налогоплательщика, что вызывало сомнения в ее применимости в отношении налоговых агентов. Существовало мнение, что они не могут быть субъектом данного правонарушения. В то же время ФНС настаивала на обратном (письмо от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).

Кроме этого, отсутствие надлежаще оформленных первичных документов может повлечь пересчет налоговой базы и налоговые доначисления.

Подробнее об ответственности, вытекающей из ст. 120 НК РФ, читайте в материале «Штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расзходов».

Некачественный документ от партнера

А вот другой пример. Он показывает, что если недооформленный документ вы получили от своего партнера, то это вовсе не означает, что штрафные санкции могут быть предъявлены и вашему предприятию.

ПРИМЕРНалоговая инспекция провела выездную проверку, в результате которой было принято решение о привлечении компании к ответственности. Основанием для такого решения стало, в частности, отсутствие товарно-транспортных накладных по форме 1-Т. Однако суд с точкой зрения налоговиков не согласился, указав, что факт оприходования обществом купленного товара подтвержден товарными накладными по форме ТОРГ-12. В ответ на это налоговая инспекция привела еще один довод: в товарных накладных (ТОРГ-12) нет ссылки на номер и дату транспортной накладной. Но и с этим аргументом арбитры не согласились, подчеркнув, что «отсутствие ссылки на номер и дату транспортной накладной, при фактическом принятии на учет товара, подтверждении свидетелями факта поставки товара силами поставщика, не свидетельствует об отсутствии поставки товара» (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 сентября 2010 г. по делу № А27-391/2010 (определением ВАС РФ от 21.01.2011 № ВАС-67/11 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

ИТОГИ

С 2013 года налогоплательщики вправе использовать как унифицированные так и разработанные самостоятельно бланки первичных учетных документов. Главное закрепить применяемую форму в учетной политике предприятия. Обязательными к применению остались унифицированные формы по учету кассовых и банковских операций, а также транспортне накладные.

Источники:

налоговый кодекс РФ
закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ
закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-Ф

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Внесение исправлений в свидетельства Загса через суд

Процессуальным особенностям рассмотрения таких дел посвящена глава 36 ГПК РФ «Рассмотрение дел о внесении исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния». В ней коротко и ёмко описана процедура подачи такого заявления в суд и требования к его содержанию.

Решение суда по такому делу служит основанием для устранения неправильностей в акте гражданского состояния, то есть для внесения органом ЗАГС изменений и исправлений в актовую запись и выдачи нового свидетельства. Поэтому в нём должно быть чётко прописано: какая запись неверная и каким образом её необходимо исправить или изменить, в отношении какого лица она составлена, каким органом Загса и когда.

По закону такие заявления рассматриваются судом в порядке особого производства, по данному делу не будет ответчика.

Для подачи заявления о внесении исправлений и изменений в актовую запись необходимо выполнение двух условий:

по данному вопросу должен быть получен отказ органа ЗАГС во внесении исправлений и изменений;
отсутствует спор о праве.

Если внесение исправлений в свидетельство может нарушить права и интересы других лиц, можно готовить о наличии спора. Чаще всего такая ситуация возникает при наследовании. В этом случае заявление не может быть рассмотрено в порядке особого производства, необходимо подавать в суд именно иск.

Например, актовая запись о рождении является доказательством происхождения ребёнка от указанных в документе лиц. И изменение сведений допустим об отце, даже при согласии на это заинтересованных лиц, должно вноситься в порядке искового производства, так как такие изменения влекут прекращение прав ранее указанного лица в качестве отца. А, например, исправление даты и места рождения может быть произведено в исковом производстве только при наличии материально-правового спора, обусловленного неверно внесёнными сведениями.

Если при рассмотрении дела возникнет спор о праве, суд должен оставить заявление без рассмотрения и разъяснить заинтересованным лицам их право на защиту своих прав в порядке искового производства.

Круг заявителей точно такой же, как во внесудебном порядке урегулирования данных вопросов.

Заявление следует подавать в суд по месту жительства заявителя, независимо от того, где хранится и была составлена актовая запись.

Помимо общих требований, предъявляемых к исковым заявлениям, в заявлении о внесении исправлений и изменений должно быть указано: в чём заключается неправильность актовой записи в акте гражданского состояния, когда и каким органом был получен отказ в исправлении или изменении произведенной записи.

Таким образом, внесудебный и судебный порядок внесения исправлений и изменений в актовые записи Загса весьма чётко отражен в действующем законодательстве. Однако гражданское процессуальное законодательство не раскрывает всех особенностей рассмотрения подобных дел, указаны лишь явные формальные отличительные черты.

Если у вас остались вопросы, вы можете проконсультироваться с нашими специалистами в Москве, позвонив по номеру: + или написав в WhatsApp.

Законность отказа органа ЗАГС не является предметом судебной проверки в рамках рассмотрения дел о внесении исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния.

Доказывание по делам о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния

При рассмотрении данной категории дел суд устанавливает круг фактов, подлежащих доказыванию, основываясь на нормах Закона «Об актах гражданского состояния».

Основание заявления имеет большое значение для формирования точного вывода о предмете доказывания по конкретному делу. Поэтому, как уже ранее указывалось, в заявлении необходимо четко прописать какая в актовой записи содержится неправильность, каким образом её необходимо исправить, каким органом и когда было отказано во внесении изменений и исправлений в запись акта гражданского состояния.

В предмет доказывания по данным делам входят факты материально-правового характера, свидетельствующие:

о наличии неправильности в актовой записи;
о заинтересованности заявителя в устранении неправильностей.

Кроме этого, установлению подлежат факты и процессуального характера:

отказ органа ЗАГС во внесении изменений и исправлений;
отсутствие спора о праве, возможного из события, зафиксированного актовой записью;
другие имеющие значение для конкретного дела обстоятельства.

Бремя доказывания неправильности актовой записи возложено на самого заявителя, ему необходимо представить доказательства, с помощью которых он сможет убедить суд в наличии ошибки в записи акта гражданского состояния.

В некоторых случаях суд может возложить обязанность по доказыванию правильности содержащихся в актовой записи сведений на ЗАГС, которым данная запись была составлена. Например, если дата рождения окажется позже даты составления записи акта гражданского состояния.

Если заявитель обращается в суд по истечении значительного периода времени, а документы, являющиеся основанием для государственной регистрации акта гражданского состояния, утрачены или уничтожены, исправить запись акта гражданского состояния будет весьма затруднительно. В таких случаях рекомендуем воспользоваться помощью профессионального юриста. С нашими специалистами в Москве вы можете связаться по номеру: + или посредством WhatsApp.

Обращение в ЗАГС

Досудебное обращение в орган ЗАГС должно соответствовать требованиям, предъявляемым к нему действующим законодательством об актах гражданского состояния. При их несоблюдении суд оставит заявление о внесении исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния без рассмотрения. Такое может произойти, например, если заявитель обратился в ненадлежащий орган ЗАГС или не предъявил при подаче заявления паспорт.

Заинтересованность в исправлениях

По общему правилу заявитель в рамках дел о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния не обязан доказывать свою заинтересованность. Однако, если исправления или изменения вносятся в актовую запись в отношении другого лица, заявителю необходимо доказать свою заинтересованность.

Письменные доказательства

Установление неправильности в записи акта гражданского состояния может быть произведено прежде всего на основе письменных доказательств. Фактически доказательствами будут те документы, которые в досудебном порядке прикладывались к заявлению в ЗАГС о внесении исправлений и изменений в актовую запись и, соответственно, отказ органа ЗАГС.

Истребование доказательств судом

Суд компетентен истребовать любые доказательства, в том числе копии записей актов гражданского состояния родственников заявителя. Когда предметом судебного разбирательства является восстановленная запись акта гражданского состояния, могут быть истребованы документы, послужившие основанием для её восстановления. Например: документ о рождении, выданный медицинской организацией; решение суда о расторжении брака, вступившее в законную силу; решение суда об усыновлении ребёнка, вступившее в законную силу и другие.

Свидетельские показания

Свидетельские показания сами по себе, как правило, не могут являться достаточным основанием для исправления записей актов гражданского состояния.

Противоречие доказательств

Если доказательства содержат противоречивые сведения о фактах, подлежащих установлению по конкретному делу, суд должен установить, какое из них имеет большую доказательственную силу. Например, при наличии противоречий между записью акта о рождении и паспортом гражданина Российской Федерации приоритет должен отдаваться записи акта о рождении, так как она содержит первичную информацию, а все последующие записи и выданные на их основе документы должны находиться в соответствии со сведениями, содержащимися в записи акта о рождении.

Варианты решения

Традиционные способы

Условия в договоре

Прописать в договоре порядок возврата документов, на кого ложатся расходы и ответственность за несвоевременный возврат.

Назначение ответственного

Когда ответственны все – не ответственен никто. Поэтому нужно закрепить ответственного за контроль возврата документов. Это может быть менеджер по договору, бухгалтер, секретарь – все зависит от размера организации и внутренних бизнес-процессов.

Покрытие расходов на доставку документов

Вместе с ПУД можно отправлять контрагенту оплаченный конверт с обратным адресом – ему останется только сходить на почту.

Цифровые способы

Задание ответственному

Процесс согласования исходящей первички может быть перенесен в систему электронного документооборота (СЭД). Некоторые ПУД изначально создаются в СЭД и только после согласования заносятся в учетную систему. Так почему бы не использовать возможности системы для контроля возврата?

Ответственному после согласования и подписания сначала придет задание на отправку документов контрагенту, а затем – задание на контроль возврата. Таким образом, сотрудник не забудет, какие документы должны вернуться от контрагента, у него всегда под рукой будет список ПУД к возврату. В рамках задания на контроль возврата можно настроить регулярную отправку e-mail покупателю (адрес можно задать в карточке организации) с напоминанием о необходимости вернуть подписанные документы.

Использование штрихкодирования

Факт возврата бумажного документа от контрагента в системе электронного документооборота может подтверждаться автоматически. При ведении в организации электронного финансового архива каждый первичный учетный документ снабжается штрихкодом учетной системы или СЭД. Когда секретарь сканирует подписанный покупателем документ, автоматически создается новая версия документа в финархиве.

Технологии искусственного интеллекта (ИИ)

ИИ все чаще применяется в деятельности организации. Встроенный в СЭД искусственный интеллект поможет контролировать возврат документов от контрагентов. Умные технологии распознают контрагента, основные реквизиты, используемые для идентификации документа, а также определят наличие подписей и печатей. ИИ найдет в финархиве, к какому документу относится скан-копия, и при наличии подписей и печати со стороны покупателя отметит документ как возвращенный.