Учет кассовых операций

Кассовые документы при работе с наличными

Все кассовые операции должны оформляться первичными кассовыми документами. Документальное оформление кассовых операций строго регламентировано. Перечислим основные правила.

Несмотря на то, что с 2013 года большинство унифицированных форм перестало быть обязательными, кассовые документы оформляются строго на бланках, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88. Для выдачи заработной платы и стипендий применяются формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Кассовые документы оформляют и подписывают уполномоченные лица:

кассир;
старший кассир (назначается, если в организации несколько кассиров);
главный бухгалтер;
руководитель.

Кассир снабжается образцами подписей уполномоченных лиц и печатью (штампом) с реквизитами, подтверждающими проведение кассовой операции.

Если руководитель или ИП ведет кассу лично, кассовые документы подписывает он один. Образцы подписей не оформляются.

Кассовые документы могут оформляться:

на унифицированных бланках от руки с проставлением собственноручных подписей участников операции;
на печатных бланках в бумажном виде с проставлением собственноручных подписей участников операции;
в электронном виде с применением программы защиты от несанкционированного доступа и электронной подписи в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Исправления в кассовых документах ни в бумажном, ни в электронном виде не допускаются (п. 4.7 Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Что такое признак расчета

Признак расчета – это реквизит, который может отражать следующую информацию:

Если выбирается признак «приход», то он отражает факт получения денежных средств за товар или услугу от покупателя. Это операция чаще всего осуществляется при взаимодействии покупателя с кассиром. Она подтверждает факт оплаты.
Когда выбирается признак «возврат прихода», денежные средства возвращаются клиенту за возвращенный товар. Возврат чаще всего произаодчт, если товар не подошел по размеру или оказался ненадлежащего качества.
Признак «расход» следует выбирать кассиру, когда магазин что-то покупает у физических лиц, к примеру, фермерскую продукцию.
Признак «возврат расхода» означает, что посетитель вернул в магазин ранее полученную наличность. Такой реквизит в фискальном чеке можно увидеть, когда приобретенный у физического лица товар магазин возвращает обратно.

Следует отметить, что реквизит «признак расчета» является обязательным для отражения в фискальном чеке как в бумажной, так и в электронной форме. Обеспечение этого требование не всегда входит в компетенцию кассира, поскольку за алгоритмы проставления реквизитов чаще всего отвечает программист или другой специалист с соответствующей спецификацией.

Кассовые документы при поступлении и выбытии денежных средств

Приходный кассовый ордер (КО-1)

Каждое поступление денежных средств в кассу оформляется Приходным кассовым ордером (ПКО) (Форма N КО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88). При оформлении поступления денег в кассу кассир должен (п. 5 Указания ЦБ РФ N 3210-У):

сверить подпись уполномоченного лица (бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя) на ПКО с образцом;
пересчитать деньги в присутствии вносителя, проверить соответствие принятой суммы той, что указана в ПКО;
проверить наличие подтверждающих документов, указанных в ПКО;
если все совпадает — подписать документ, расписаться и поставить печать (штамп) на отрывной квитанции, передать ее вносителю.

В 1С печатная форма КО-1 формируется из документа Поступление наличных. PDF

Расходный кассовый ордер (КО-2)

Каждый факт выбытия денежных средств из кассы оформляется Расходным кассовым ордером (РКО) (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88). При оформлении выбытия денег из кассы организации кассир должен (п. 6 Указания ЦБ РФ N 3210-У):

сверить подпись уполномоченных лиц (бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя) на РКО с образцом;
проверить наличие подтверждающих документов, указанных в РКО;
провести идентификацию лица, принимающего денежные средства, по документу, удостоверяющему его личность;
подготовить сумму для передачи, передать РКО принимающему лицу для подписи;
пересчитать денежные средства при получателе;
подписать РКО.

В 1С печатная форма КО-1 формируется из документа Выдача наличных. PDF

Если денежные средства принимаются (расходуются) на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Федерального закона N 54-ФЗ, то поступление (расходование) можно оформить одним ПКО (РКО) по окончании проведения кассовых операций.

Когда можно применять чек коррекции

Чтобы правильно работать с онлайн-кассой, сотрудник должен знать, чем отличается чек коррекции от документа, который формируется в следующих ситуациях:

Если в процессе формирования фискального чека была допущена ошибка, а покупатель передал указанную в нем сумму и вышел из него, то для исправления ситуации потребуется сформировать два обычных чека. В первом чеке будет указан признак «возврат прихода», подтверждающий факт возврата полной суммы за товар покупателю. Вторым формируется обычный фискальный чек с правильной суммой, в котором будет учтена разница в пользу покупателя или магазина. Если исходная сумма в чеке оказалась больше стоимости товара, то клиенту возвращается разница. Если наоборот – то он доплачивает разницу магазину.

При оформлении фискального чека нужно помнить, что если сумма по чеку окажется меньше чем на ценнике, то вернуть разницу можно только с согласия покупателя. Если после совершения покупки клиент ушел из магазина, вернуть деньги можно будет только во время его следующего визита или при личном обращении к нему посредством любых доступных способов связи.

Если кассир по ошибке включил в фискальный чек лишний товар, то для исправления ситуации ему потребуется оформить чек с признаком «возврат прихода» и вернуть клиенту денежные средства.

Непосредственно чек коррекции оформляется в ситуациях, когда:

кассир обнаруживает в кассе неучтенную наличность при закрытии смены;
онлайн-касса по каким-либо причинам не смогла быть применена при расчете с покупателем.

Для того чтобы сформировать корректировочный чек, следует найти необходимый раздел в интерфейсе кассовой программы. При создании такого документа можно указать только один реквизит «приход» или «расход». Таким образом можно сделать вывод, что чек коррекции чаще всего формируется при вынужденном неприменении ККТ во время расчетов с покупателем.

Кассовые документы при выдаче зарплаты, стипендии

При выдаче заработной платы, стипендии и других выплат работникам вместе с КО-2 могут оформляться (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1):

расчетно-платежная ведомость Т-49;
платежная ведомость Т-53.

Ведомости представляют собой формы для групповых выплат денежных средств. Общая сумма по данным ведомостям формируется из сумм по каждому отдельному лицу. Срок выдачи наличных денег на выплаты определяется руководителем и указывается в обеих формах. Указанный срок не может превышать 5-ти рабочих дней, включая день получения денег с банковского счета (п. 6.5 Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

Порядок выдачи денежных средств по ведомостям аналогичен порядку выдачи наличных по РКО и сопровождается проставлением подписи получателя напротив его фамилии в ведомости.

Расчетно-платежная ведомость Т-49

Расчетно-платежная ведомость Т-49 предназначена для расчета и выплат заработной платы, стипендии и других начислений получателю (или группе получателей). Общая сумма по ведомости формируется из сумм по каждому отдельному лицу. Срок выдачи наличных денег на выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости Т-49, но не может быть более 5-ти рабочих дней, включая день получения денег с банковского счета (п. 6.5 Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

Если для расчета с получателями заполняется и используется форма Т-49, то ведомость Т-53 (платежная ведомость) не применяется.

В 1С печатная форма Т-49 формируется из документа Ведомость в кассу. PDF

Платежная ведомость Т-53

Платежная ведомость Т-53 предназначена для выплаты заработной платы, стипендии и других выплат получателю (или группе получателей). В табличной части она содержит только сумму к выплате по каждому получателю.

В 1С печатная форма Т-53 формируется из документа Ведомость в кассу. PDF

Пошаговая инструкция

09 августа бухгалтер Петрова Светлана Борисовна сняла наличные денежные средства с расчетного счета по чеку в размере 50 000 руб. для выплаты заработной платы и передала их в кассу организации. Банк предоставил выписку об операции.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Дата	Дебет	Кредит	Сумма БУ	Сумма НУ		Наименование операции	Документы (отчеты) в 1С
				Дт	Кт
Получение наличных в банке
09 августа	50.01	51	50 000	Поступление наличных в кассу	Поступление наличных — Получение наличных в банке
	—	—	50 000	Снятие наличных	Списание с расчетного счета — Снятие наличных

Кассовые книги

Кассовая книга КО-4

Все факты прихода-расхода денежных средств фиксируются в кассовой книге (форма КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88). Записи ведутся по каждому приходному и каждому расходному кассовому ордеру. Книга должна обеспечивать полное оприходование в кассу наличных денег с соблюдением следующих правил (п. 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У):

Кассовую книгу ведет кассир. В конце рабочего дня он сверяет сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов и остатком, указанным в кассовой книге. При совпадении данных он заверяет записи в кассовой книге подписью.
Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии — руководитель организации.
Обособленные подразделения передают копии листов кассовой книги КО-4 в головное подразделение в порядке и в сроки, установленные организацией, с учетом сроков составления ею бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Если организация ведет деятельность платежного агента (субагента), то при принятии денег в рамках этой деятельности, ПКО и РКО она заносит КО-4 в отдельную кассовую книгу (п. 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

В 1С печатная форма КО-4 формируется из раздела Банк и касса – Касса – Кассовые документы – кнопка Кассовая книга. PDF

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств КО-5

Если в организации осуществляется передача денежных средств между кассирами и старшим кассиром в течение рабочего дня, то старший кассир делает записи в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств КО-5.

В 1С данный документ не формируется. Бланк можно скачать здесь Excel Для доступа к разделу авторизируйтесь на сайте.

См. также:
Порядок ведения кассовых операций
Порядок учета денежных документов

Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Нужен ли журнал кассира-операциониста

С июля 2021 года журнал можно не вести. Это относится ко всем фирмам, перешедшим на онлайн-кассы. В форме КМ-4 регистрируются все притоки и оттоки, поэтому для внутреннего учёта она остаётся полезной.

Можно продолжать заполнение КМ-4 в добровольном порядке для фиксирования прихода и расхода финансовых средств. Эту документацию не надо представлять в налоговый орган. Журнал операциониста-кассира для индивидуальных предпринимателей имеет особое значение. Для принятия управленческих решений сведения о приходах и расходах очень важны.

В целях контроля над поступлением и расходом денег за день или за смену в документе отражают информацию:

Начальные и конечные сведения со счётчика ККТ за рабочий период.
Сумму выручки, поступившую в течение дня или смены.
Объем средств, полученных или потраченных в безналичной или наличной форме.
Деньги, отданные покупателям по чекам за возврат продукции.
Компаниям, которые не перешли на новый ККТ, необходимо заполнять журнал кассира-операциониста.

По итогам каждого дня или смены вышеобозначенные данные кассир должен вносить в журнал, следуя правилам: ставить прочерки в строках КМ-4, где отсутствует информация; заносить сведения по хронологии.

Подводим итоги

Работать с кассовым аппаратом может продавец, достигший 18 лет, заключивший с работодателем договор о материальной ответственности, прочитавший руководство по эксплуатации и нормативные документы. В обязанности кассира входит принимать от покупателей деньги, оформлять покупки, выдавать сдачу и чеки и не допускать нахождения возле прибора третьих лиц. Индивидуальный предприниматель может работать с кассой самостоятельно, не оформляя никаких дополнительных документов.

В начале дня кассовый аппарат следует включить, распечатав нулевой чек. Если заканчивается лента, необходимо остановить работу, снять старый рулон, опечатать и подписать его и установить новый. Онлайн-кассы — новое поколение устройств, непосредственно взаимодействующее с оператором фискальных данных и таким образом существенно ускоряющее и облегчающее работу продавца.

Купить кассу для офиса

Источники:

https://DirMagazina.ru/568-kak-polzovatsja-kassoj-instrukcija-dlja-kassira/
https://OnlineKas.ru/rabota-na-kasse/kak-polzovatsya-kassovym-apparatom/
https://5cms.ru/article/work-online-kassa
https://Class365.ru/stati/8611-kak-rabotat-na-kasse/
https://onlain-kassy.ru/ispolzovanie/kak/rabotat-s-onlajn-kassoj.html
https://uvolsya.ru/raznoe/kak-rabotat-s-kassovym-apparatom/

Индивидуальный предприниматель без торг.обор-ния аппарата условия Торг.обор-ния и егаис пиво Он-лайн торг.обор-ние для салона красоты модели Автоматизация торг.обор-ния в кафе Торг.обор-ние для алкоголя егаис Порядок работы на торг. аппарате Пользование торг. аппаратом Как жск избежать применение он-лайн касс График работы касс оплаты жкх Кассовое обор-вание для кафе с егаис Работа на торг.обор-ние на азс Как определить какой опер. Честный знак сканеры Как правильно зарегистрироваться в честном знаке Честный знак программное обеспечение Честный знак обучение Штрих код честный знак Честный знак какая нужна подпись Фгис честный знак Сканер штрих кода для честного знака Офд фискальные данные Под-чение к оператору фис. данных Ручной принтер для метки цена Стоимость кода метки Сканеры 2 д меток закон с 2021 Честный знак меткаостатков обувки розница Пример кода маркировки обувки Порядок маркировки остатков обувки Метка шин в 1с Как узнать страну производителя шины по маркировке Список товаров подлежащих маркировке с 2021 года Перечень непродовольственных товаров первой необходимости при карантине Перечень непродовольственных товаров в период карантина Как пострадает бизнес от коронавируса Какой бизнес больше всего пострадал от коронавируса Какой бизнес сейчас пострадает Какой бизнес пострадает в первую очередь Как должны действовать кафе в карантин Торг. обор-вание с функцией передачи данных купить Купить накопитель для он-лайн кассы Правила торговли медицинскими масками Правила торговли масками Расторжение аренды из за коронавируса текст закона сниматься с учета в коронавирус на вмененки Грант на поддержку малого бизнеса москвы Торг. ооборудование без фис. Накоп. Нарушение санитарных требований к организациям торговли Субсидии для малого бизнеса при коронавирусе Субсидии для малого бизнеса в период карантина Получение субсидий для малого бизнеса коронавирус Субсидии для малого бизнеса в условиях пандемии Плюсы работы на удаленке при карантине Плюсы во время карантина Плюсы удаленной работы на карантине Qr код на кассе Смарт ломбард онлайн касса Код активации оператора фис. Дан. Замена офд без замены фн Перерегистрация офд без замены фн Смена офд без замены фн порядок действий Замена офд без фн Рег. терминала для оплаты банковскими картами Треб-ния к кассе учреждения Треб-ния к кассе организации 2021 Треб-ния к кассе предприятия 2021 Торг. Обор-ние аппараты для предпринимателей согласно новым требованиям Кассовое оборудование под 54 фз Виды торг. Обор-ние техники применяемой в магазине Где купить торг. Обор-ние с фискальным накопителем Pos прибор егаис Как правильно прикладывать карту к терминалу Автоматизация пос терминалов Касса для общепита егаис 1с розница настройка маркировки табака Услуги населению применение торг. Обор-ние Подсоединение pos терминала к кассе Бесконтактное обор-ние Подсоединение терминала для оплаты банковскими картами Подсоединение эквайрингового терминала Подсоединение pos терминала к 1с Электронная подпись для честного знака Бесконтактное торг. Обор-ние Настройка маркировки обуви в 1с розница Обор-ние для карт в коммерции Торг. автоматизация для internet магазина 2021 Журнал учета тестирования сотрудников на ковид 19 Курьеры во время коронавируса Роспотребнадзор снятие ограничений Журнал учета тестирования сотрудников на коронавирус Поэтапное снятие ограничений в россии проект роспотребнадзора Что делать после регистрации в честном знаке Когда откроются непродовольственные магазины после карантина Срок экспл-ции фискального накопителя в ккт Не применение ккм при усн штраф Как пол-ваться на электронной кассе в кафе Установка терминала эквайринг Регистрация в честном знаке официальный сайт Контрольно касс. техника для ооо Заключить договор на тестирование сотрудников на коронавирус Подключение pos терминала к crm системе Рейтинг касс для intrenet магазинов Коронавирус и интернет магазины Интернет магазин коронавирус Работа интернет магазинов в связи с коронавирусом Как работать на кассе в магазине Как работать на кассе в продуктовом магазине Принцип работы на кассе в супермаркете Кассовое оборудование для ооо Как работать с терминалом оплаты на кассе Торг. обор-ние для ооо в 2021 году Кассовое оборудование для магазина под ключ Pos терминалы для предпринимателей Платеж картой стоимость терминала Сроки маркировки одежды Подключение pos терминала Кассовые аппараты для ооо на усн 2021 Применение ккт ооо Проводки по кассе розничная выручка Услуги по кассам Как узнать оператора фискальных данных Контур регистрация в честном знаке Можно ли ооо работать без ккм Касса ооо на вмененке Ккт для интернет магазинов купить Работа непродовольственного магазина при карантине Касса розничного магазина Магазин кассовых аппаратов Подключение pos терминала к компьютеру Регистрация ккм для интернет магазина Подключение пос терминала Закроют ли интернет магазины из за коронавируса Мобильное обор. mpos

Снятие наличных по чеку и оприходование их в кассу