Правильные обозначения отсутствия работника – как отмечаются прогулы в табеле учета рабочего времени

Прогул в нормативном табеле учета рабочего времени должен быть правильно отражен для расчета с сотрудником. Он может потребоваться в качестве одного из доказательств неявки, которое учитывается судом. Существуют определенные нормы написания табеля. Работник не имеет право спорить с расторжением контракта за прогул в 2 случаях:

• Начальник назначил взыскания в течение 30 дней с момента выявления прогула;
• У работодателя имеются весомые доводы.

Именно поэтому так важно соблюдать все правила оформления табеля учета рабочего времени.

Какие обозначения поставить, если работник не вышел на работу

Когда трудящийся отсутствует на работе по невыясненным причинам (нет необходимых документов о причине отсутствия), не уведомив о своем отсутствии кадровую службу и руководителя, в табеле проставляется буквенное обозначение «НН» (24).
Данный код фиксируется до тех пор, пока сотрудник не выйдет на рабочее место.

Обратите внимание: за факт отсутствия на работе работника можно наказать. Трудовым кодексом предусмотрено только три вида взыскания — замечание, выговор и увольнение.

Как отмечается отсутствие без уважительной причины?

Даже в случае сообщения руководителем о прогуле работника, проставлять код прогула «ПР» торопиться не стоит. Следует дождаться, когда отсутствующий специалист принесет бумагу с объяснениями.

Если причина пропуска не является уважительной, в табеле записывается «ПР» (30).

Бывают случаи, когда проставлены обозначения прогула, а работник отсутствовал по уважительным причинам. Следовательно, табель в бухгалтерию представлен неверный и требует корректировки.

Трудовым кодексом РФ не регламентированы обстоятельства, являющиеся в унифицированном режиме уважительными. То есть законом возлагается на работодателей самостоятельное определение, является ли каждая ситуация в отдельности уважительной причиной отсутствия подчиненных на работе.

Как правило, уважительными считаются причины:

• болезнь работника;
• смерть близкого родственника сотрудника;
• стихийные бедствия, пожар;
• дорожно-транспортные происшествия.

Определяя уважительность причины, следует основываться на принципы разумности и справедливости.

Не стоит забывать о необходимости составления акта в случае неявки специалиста на работу.

Если не планируется применение дисциплинарного взыскания к увольняющемуся работнику, то возможно оформление отпуска сотрудника без оплаты.

Как обозначаются неявки – образец заполнения Т-13

Существует 2 варианта заполнения табеля: сплошное (за каждый день проставляется обозначение) и по отклонениям (отмечаются только опоздания, пропуски).

Четких указаний по поводу заполнения табеля нет, для каждого предприятия информация в табель записывается основываясь на практические навыки. Если более удобным кажется буквенное обозначение в табеле, применяются они, в противном случае — ставятся цифры.

На бланке табеля в верхней строчке фиксируются данные об отсутствии работника —НН, ПР, нижняя строка остается незаполненной. Для окончательного подсчета отработанных часов за месяц, эти дни в расчет не берутся.

Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, работодателем правомерно оформляется прогул. Остальные случаи пропуска работника не будет являться нарушением трудовых норм.

На практике бывают ситуации, когда сотрудник отсутствовал не весь рабочий день, а только несколько часов. В данной ситуации необходимо обозначить факт прогула и частичную явку. Для унифицированного бланка табеля используется двойной код – «Я/ПР», через дробь указываются отработанные и пропущенные часы.

Пример заполнения табеля при отсутствии без уважительной причины 1 час:

Выводы

Прогул — проступок работника, за совершение которого он может поплатиться своим трудовым местом.

Работодатель также может проявить снисходительность, оформив выговор, замечание или даже не применять никакого наказания провинившемуся подчиненному.

Нарушение трудового регламента оформляется документально, иначе предприятием доказать свою правоту в судебном органе не удастся.

Перед вынесением решения о привлечении к дисциплинарному взысканию работодателю необходимо выяснить, не истек ли срок для данного мероприятия. Данный вид увольнения должен придерживаться положений ст. 193 ТК РФ. Взыскание допускается не позднее 30 дней с даты обнаружения проступка, время болезни сотрудника, нахождения в отпуске в расчет не берется.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Для того чтобы понять, какой вид времени (работа, выходной, праздник и т.д.) отражен в табеле рабочего времени, используют определенные коды – буквенные или цифровые. Буквенные используются чаще, поскольку визуально они более информативные.

Статья 81 ТК РФ в 2020-2021 годах

В ст. 81 ТК РФ, а именно подп. «а» п. 6, говорится о том, что в случае прогула работодатель на законных основаниях может уволить работника. При этом должны быть соблюдены условия, о которых говорилось ранее.

Но всегда ли руководитель должен уволить работника за прогул? Данная статья дает ему право сделать это, но не устанавливает такую обязанность. Законодатели оставляют право выбора за руководством компании. Оно может вынести сотруднику выговор, замечание или просто оставить прогул без внимания.

В некоторых случаях увольнение работника возможно из-за его ухода в самовольный отпуск без предупреждения руководства. На каждом предприятии должен быть составлен ежегодный график отпусков. Он доводится до сведения работников. Отсутствие графика признается нарушением норм трудового законодательства.

Узнайте, как правильно составить график отпусков, и скачайте его бланк на нашем сайте. Читайте статью «График отпусков – бланк и образец заполнения в 2021 году».

Но в любом случае уход в отпуск без согласования с руководством является нарушением трудовой дисциплины, и сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул.

Вам также могут быть полезны статьи:

• «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением?»;
• «Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск – образец и бланк».

Порой бывает и так, что прогулом заканчивается желание работника уволиться по собственному желанию. Сотрудник пишет заявление на увольнение и, не отработав 2 недели, не выходит на работу в положенное время.

Если работодатель увольняет работника за прогул, он делает соответствующую отметку в его трудовой книжке со ссылкой на ст. 81 ТК РФ.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Большинство предприятий пользуется все же унифицированными буквенными обозначениями в табеле, поскольку они наиболее удобны в использовании и предусматривают практически все ситуации.

Коды для обозначения рабочего времени

Для обозначения рабочего времени используются следующие коды:

• «Я» – обозначает выполнение работником должностных обязанностей в нормальном рабочем режиме;
• «Н» – часы работы с 22-00 до 6-00, то есть работа ночью;
• «РВ» – выход на работу в выходные и праздники;
• «К» – нахождение работника в командировке, независимо от того, рабочий это день или праздничный;
• «С» – часы сверхурочной работы, в случаях, когда переработку можно определить только по итогам месяца проставляется только в итоговых колонках табеля;
• «РП», «ВП» и «НП» – обозначают простой в табеле учета рабочего времени: по вине работодателя, работника и по обстоятельствам, независящим от воли сторон соответственно.

Это наиболее часто использующиеся коды.

Коды для обозначения отсутствия работника

Для обозначения времени, когда человек не исполняет свои должностные обязанности, используют следующие буквенные обозначения:

• «В» — выходные дни и праздники, когда работник отдыхал;
• «Б» и «Т» – в табеле обозначают временную нетрудоспособность, оплачиваемую и неоплачиваемую соответственно;
• «ОТ» – продолжительность ежегодного оплачиваемого отдыха (отпуска);
• «ОД» в табеле обозначает дополнительный отпуск, который оплачивается;
• «Р» – данным кодом обозначается больничный, который дается женщине в связи с беременностью и родами;
• «ОЖ» в табеле – расшифровка этого кода означает отпуск, предоставляемый для ухода за ребенком;
• «У» и «УД» – учебные отпуска, оплачиваемый и за свой счет соответственно;
• «ДО» – обозначает отпуск за свой счет, то есть без начисления оплаты;
• «ПР» – прогул, установленный в ходе проведения служебного расследования;
• «НН» в табеле – расшифровка этого кода обозначает отсутствие работника по неизвестным причинам. Как правило, он впоследствии заменяется на одну из вышеперечисленных причин неявки на рабочее место.

Подробнее нужно рассмотреть такой вид времени отсутствия человека на рабочем месте как отгул. Обозначение в табеле для него не установлено. Оно будет зависеть от того, как документально оформлен отгул.

Дело в том, что такое понятия как отгул в ТК РФ отсутствует, по умолчанию этим термином обозначаются следующие виды отдыха:

• Предоставление дня отдыха в удобное для работника время, в случае, когда он работал в свои выходные (обозначается кодом «В»);
• Один день, предоставляемый работнику за свой счет (обозначается кодом ОД);
• Невыход сотрудника на рабочее место по договоренности с работодателем, только по заявлению, без отражения в табеле (будет отражаться буквой «Я»). Хотя данный случай идет вразрез с трудовым законодательством.

Для того чтобы установить какой вид времени отражен в табеле используют буквенные коды. Их можно найти в унифицированном табеле Т-12. Работодатель не обязан их использовать, а может утвердить свои условные обозначения.

>Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Зачем это нужно?

1. Чтобы руководители и сотрудники помнили, что их коллега в настоящее время отдыхает и учитывали это в своих и производственных планах.
2. Чтобы сотрудник трезво рассчитывал свои силы и до отпуска максимально закрыл или передал все свои не завершенные дела другим сотрудникам отдела, вовремя доложил и отчитался перед непосредственным руководителем.
3. Чтобы за несколько дней до начала отпуска сотруднику не добавляли новые задачи, дела или поручения, которые он не сможет выполнить по объективным причинам, а равномерно распределили их между другими сотрудниками.
4. Чтобы руководители могли планировать отпуска своих сотрудников в течении года без ущерба производственным интересам.
5. Чтобы минимизировать фактор человеческой ошибки и простой забывчивости.

Вы устали

Вы можете быть уставшими как физически, так и морально. Никто не застрахован от того, что вам выпадет честь на работе полдня разгружать машину с какой-то ерундой, или вы не сдадите зачет по химии. Как показывает практика, 92% травм на тренировках получают из-за невнимательности, рассеянности и физического истощения. Поэтому ваша усталость непременно приведет, в лучшем случае, к растяжению или прибитому пальцу гантелей. Когда вы по-настоящему устали — лучше перенесите тренировку на следующий день.

Когда вы заболели или у вас температура

Тут вроде бы и так все понятно. Болеешь — сиди дома. Ваше рвение ничем хорошим не закончится. Любые силовые и аэробные нагрузки приведут вас к неизлечимым болезням сердечно-сосудистой системы. Кроме того, придя в зал даже с легкой сопливостью, вы заразите всех своих коллег по железному цеху. Ведь наши спортзалы — места довольно тесные, да и с вентиляцией в них всегда проблемы. Чихнул один — завтра все слегли с гриппом.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Коды для табеля учета рабочего времени (2019 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.

Унифицированная форма Т-12

Необходимо отметить, что унифицированная форма Т-12 может использоваться в любых организациях независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.

В бюджетных учреждениях применяется форма учета, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, в которой используются другие цифровые и буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.

Рубрики

Вы узнаете:

• Что включает в себя понятие «прогул» и каковы меры по предотвращению потерь от прогулов
• Как правильно зафиксировать неявку работника на работе
• Какие меры может принять работодатель по отношению к прогульщику

В любой организации случается, что работники не выходят на работу. Порой, даже при наличии уважительных причин (например, по болезни), работник не только не сообщает о своем отсутствии работодателю, но и не подтверждает невыход на работу оправдательными документами. В этом случае неявка считается прогулом.

Но бывают ситуации, в которых сложно разобраться сразу: по уважительной причине работник перестал ходить на работу или нет, в каких ситуациях его можно уволить, а в каких — категорически нельзя. Нередко однозначная на первый взгляд ситуация при дальнейшем рассмотрении оказывается далеко не такой простой.

Как правильно оценить ситуацию? Какие документы и в какие сроки оформлять? Как не допустить нарушений трудового законодательства? Эти и другие вопросы рассмотрим в данной статье.

МЕРЫ ПО ПРЕДОТВРАЩЕНИЮ ПОТЕРЬ ОТ ПРОГУЛОВ

Отсутствие работника на работе даже непродолжительное время нарушает рабочий процесс. Для минимизации ущерба в организации должен быть предпринят ряд мер:

• в Правилах внутреннего трудового распорядка обязательно должен быть пункт, обязывающий работника заблаговременно предупреждать своего непосредственного руководителя о невозможности выйти на работу, о причинах неявки и предполагаемом сроке отсутствия. Выполнение работником соответствующих обязательств поможет руководителю своевременно принимать решения о распределении обязанностей отсутствующего работника между его коллегами;
• руководитель структурного подразделения должен иметь список работников, которым он сможет поручить выполнение функций отсутствующего работника. Сами работники, в свою очередь, должны быть в курсе дел коллеги, которые им необходимо будет выполнять в случае его отсутствия (не только неожиданного, но и планируемого (например, на период отпуска или командировки));
• руководитель должен иметь конкретные инструкции, регламентирующие его действия в случае неявки работника без предупреждения (пример 1).

Инструкции носят вспомогательный характер, его не обязательно издавать на бланке организации и заверять подписью руководителя. Главное условие — они должны содержать конкретный алгоритм действий.

Пример 1

Памятка руководителю подразделения о действиях в случае неявки работника

1. Позвоните работнику по всем известным вам номерам телефонов (домашнему, мобильному и т. д.) и выясните причину и возможный срок его отсутствия.
2. Опросите подчиненных, не говорил ли работник о возможном отсутствии на работе. Если кто-то из работников осведомлен о причинах неявки коллеги, попросите изложить их в докладной записке на имя руководителя организации.
3. Составьте акт об отсутствии работника, мерах, принятых по его розыску и их результатах.
4. Отнесите все документы в отдел кадров и получите там инструкции по дальнейшим действиям в отношении отсутствующего работника.

Максимально четко прописывайте в документах рабочее место работника (цех, станок, номер кабинета. Если у вас сеть магазинов и регулярно проводится ротация персонала, такая конкретика, с одной стороны, усложнит работу кадровых служб, увеличивая документооборот, с другой — позволит защитить интересы работодателя.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

Рабочее место — это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Согласно ч. 4 ст. 57 ТК РФ условие трудового договора о рабочем месте является факультативным (то есть необязательным) уточнением условия о месте работы. Рекомендуем (при необходимости) закреплять работника за рабочим местом не трудовым договором (во избежание последующих проблем с изменением этого условия трудового договора), а односторонним документом (приказом по организации, распоряжением по подразделению, уведомлением и т. п.).

При оформлении работника-совместителя акцентируйте его внимание на том, что работа по совместительству (в отличие от фриланса) выполняется регулярно, отпуск ему положен, как и по основному месту работы, но уходить в него самовольно запрещается. Как показывает практика, многие работники воспринимают совместительство как дополнительный заработок при наличии у них свободного времени, не понимая, что вторая работа — это такие же обязательства, что и при выполнении основной.

РАБОТНИК НЕ ВЫШЕЛ НА РАБОТУ: ФИКСИРУЕМ НЕЯВКУ

В первый день невыхода работника на работу мы не можем быть уверены в том, что он прогуливает (или даже пропал), а не заболел.

Четкая фиксация неявки поможет, если с течением времени подтвердится факт прогула, и не повредит, если работник принесет листок нетрудоспособности. Акт о неявке должен быть составлен в присутствии двух свидетелей. Лучше, если в их качестве выступят работники из смежных подразделений — если работник станет оспаривать свое увольнение в суде, то не сможет сослаться на якобы оказываемое на свидетелей давление со стороны руководителя.

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя немедленно приступать к активному розыску. Но если пропавший работник — человек ответственный, живет один, а его телефон не отвечает, рекомендуем съездить к нему домой — возможно, работнику нужна срочная помощь.

Например, стоматолог Н. не пришел вовремя на работу. Никто из сослуживцев не слышал, чтобы врач планировал срочно уехать или жаловался на плохое самочувствие. Заведующая отделением звонила ему в течение всего дня, но телефон молчал. Обеспокоенная отсутствием Н., она поехала к нему домой. Дверь никто не открыл. Когда вызванный участковый милиционер вскрыл квартиру, оказалось, что 45-летний мужчина мертв (как выяснилось, вследствие инсульта).

В случае невыхода работника на работу в табеле учета рабочего времени ставится буквенный код «НН» либо цифровой 30 (неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств))[1]. Если табель ведется:

• вручную, можно делать пометки карандашом, чтобы после выяснения причин отсутствия вписать ручкой «Б», «Т» или «ПР»[2];
• с помощью компьютера, то все корректировки распечатываются после прояснения обстоятельств неявки.

Если организация большая, со сложной структурой, для единообразия документооборота порядок учета рабочего времени при отсутствии работника следует четко прописать в локальном нормативном акте.

Если нет уверенности, что работник болеет, первую неделю имеет смысл составлять акты об его отсутствии ежедневно, в дальнейшем можно ограничиться актом об отсутствии работника в течение недели, составляемым по пятницам. Законодательством этот вопрос не урегулирован, поэтому нужно руководствоваться здравым смыслом и судебной практикой.

Законодательством также не установлен фиксированный перечень документов, которые в обязательном порядке должны быть оформлены при прогуле. В судах в качестве доказательств чаще всего признаются:

• табель учета рабочего времени с соответствующими отметками;
• акты или служебные записки об отсутствии работника на рабочем месте;

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

А также заверенные распечатки из электронной системы учета входа-выхода работников (абзац 5 п. 12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 № 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних»).

• уведомления работнику с просьбой сообщить о причинах невыхода на работу (Апелляционное определение Мосгорсуда от 02.08.2013 № 11-15221).

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

Кроме того, если от работника не получены письменные объяснения, в соответствии со ст. 193 ТК РФ, должен быть составлен акт о непредоставлении объяснений. Суды в своей практике в большинстве случаев придерживаются мнения, что работодатель правомерно применил дисциплинарное взыскание, включая увольнение за прогул, в случае неполучения работником уведомления о предоставлении письменных объяснений, затребованных телеграммой (или письмом), по независящим от работодателя причинам (Апелляционное определение Мосгорсуда от 28.07.2014 № 33-29793/14).

ВЫЯСНЯЕМ ПРИЧИНУ НЕЯВКИ

Если работник приносит листок нетрудоспособности или справку об обращении к врачу, все документы о его отсутствии следует подшить в соответствующее дело. Уничтожать их категорически нельзя!

Если работник не предъявляет оправдательные документы, согласно ст. 193 ТК РФ, работодатель обязан запросить у него письменное объяснение. Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя составлять запрос (уведомление) в письменной форме (пример 2 ®), но в суде документ — это всегда более весомый аргумент, нежели слова. Поэтому лучше составить запрос в двух экземплярах, один вручить работнику, на втором попросить его поставить подпись.

Пример 2

Уведомление о необходимости объяснить причины неявки

Если в течение двух рабочих дней работник не предоставит письменных объяснений, следует составить соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (в т. ч. увольнения) (ч. 2 ст. 193 ТК РФ).

Если работник месяц и более не выходит на работу и не отвечает на телефонные звонки, поиски следует активизировать. Можно позвонить ему домой после работы — велика вероятность, что его близкие (а возможно, и сам работник) смогут прояснить ситуацию. Поскольку привлечь свидетелей к телефонному разговору в вечернее время сложно, постарайтесь записать разговор на диктофон, а результаты звонка изложить на следующий день в докладной записке на имя руководителя. Запись телефонного разговора сама по себе не является достаточным основанием для увольнения за прогул, но будет дополнительным доказательством правоты работодателя.

Также необходимо на все известные адреса, где работник может находиться, отправить заказные письма с уведомлением о вручении с требованием в 2-дневный срок объяснить причины неявки в письменном виде, а если это невозможно, — связаться с отделом кадров или непосредственным руководителем по телефону.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

Лучше, если письма будут ценные с описью вложения (чтобы исключить спекуляции со стороны работника) и, конечно, с уведомлением о вручении.

ЧТО СЧИТАТЬ ПРОГУЛОМ?

Словарь

Прогул — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены) (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Исчерпывающего перечня уважительных причин отсутствия работника на работе нет. Для оценки проступка следует руководствоваться судебной практикой:

1. Уважительными причинами отсутствия на рабочем месте суды в некоторых случаях считают:

• посещение юриста с целью получить консультацию о нарушении трудовых прав (Определение Московского областного суда от 24.11.2011 по делу № 33-26558);
• нахождение в отпуске без сохранения заработной платы, когда такой отпуск работнику положен по закону согласно ч. 2 ст. 128 ТК РФ (Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 17.08.2012 по делу № 33-7790);
• болезнь работника, в т. ч. при отсутствии листка нетрудоспособности (Апелляционное определение Верховного суда Республики Мордовия от 21.02.2013 по делу № 33-426/2013);

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

Заметим, что есть и противоположная судебная практика, например, Определение Челябинского облсуда от 10.07.2014 № 11-7179/2014 о признании злоупотребления правом неизвещения работником работодателя о своей временной нетрудоспособности и об отсутствии в этом случае препятствий для увольнения работника по инициативе работодателя.

• пожар, короткое замыкание, чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 01.03.2013 по делу № 33-1372/2013).

2. Неуважительными причинами однозначно признаются:

• самовольное прекращение работы до истечения срока действия трудового договора (ст. 79 ТК РФ) или предупреждения об увольнении (ч. 1 ст. 80, ст. 280, ч. 1 ст. 292 и ч. 1 ст. 296 ТК РФ);
• самовольное использование дней отгулов или самовольный уход в отпуск (подп. «д» п. 39 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (в ред. от 28.09.2010).

Приведенные перечни не исчерпывающие — предвидеть все жизненные ситуации невозможно, но, ориентируясь на них, вы сможете более объективно оценить степень вины работника.

КАК ПОСТУПИТЬ С ПРОГУЛЬЩИКОМ

Согласно Трудовому кодексу РФ работодатель имеет право уволить работника за прогул (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), но делать это обязательно не обязан. Более того, в соответствии с ч. 5 ст. 192 ТК РФ, при наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Независимо от применяемого взыскания необходимо строго соблюдать порядок, прописанный в ст. 193 ТК РФ.

Извлечение

из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

СОВЕТ

Если нет уверенности в том, что работник отсутствует без уважительных причин, рекомендуем периодически звонить ему в присутствии свидетелей, составлять акты о результатах переговоров, а также периодически (например, раз в месяц) отправлять заказные письма с требованием объяснить неявки.

Если работник действительно прогуливает, следует написать служебную записку на имя руководителя организации с подробным изложением всех обстоятельств, позволяющих квалифицировать отсутствие работника как прогул, и приложить к ней все имеющиеся документы (акты об отсутствии, уведомления о вручении заказных писем или вернувшиеся письма, служебные записки работников, проясняющие обстоятельства неявки и т. д.). Эти документы — основания для увольнения работника за прогул, и все они должны быть перечислены в приказе об увольнении. Датой увольнения работника будет дата подписания руководителем организации приказа об увольнении прогульщика (чч. 3 и 6 ст. 84.1 ТК РФ). В приказе (как и в трудовой книжке, и личной карточке) запись о причине и основании увольнения должна точно повторять формулировку, изложенную в Трудовом кодексе РФ («уволен/уволена за прогул»).

С пропавшими работниками ситуация неоднозначная:

1. Получено уведомление о вручении заказного письма, содержащего требование объяснить неявку, с о, но работник на связь не вышел — нужно составить соответствующий акт[3], после чего работника можно увольнять за прогул.
2. Аналогично следует поступать, если письмо вернулось в связи с отказом адресата от получения. Правомерность данной точки зрения поддерживают суды (Апелляционное определение Ульяновского областного суда от 15.07.2014 № 33-2339/2014).
3. Письмо работника вернулось обратно в связи с истечением срока хранения — необходимо попытаться выяснить причины, по которым работник его не получил. Если работник не смог получить письмо из-за болезни, его увольнение будет незаконным. А если он решил злоупотребить правом и таким образом отказаться от дачи объяснений, то, согласно ч. 2 ст. 193 ТК РФ, неполучение письма не может служить препятствием для увольнения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Беременных женщин увольнять запрещено, даже если факт прогула подтвержден!

РАБОТНИК УВОЛЕН. ЧТО ДАЛЬШЕ?

Часть 2 ст. 84.1 ТК РФ обязывает работодателя ознакомить работника под роспись с приказом об увольнении, а ч. 4 этой же статьи — выдать в день увольнения трудовую книжку.

Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, если работник уволен за прогул[4], с работодателя снимается ответственность за хранение трудовой книжки, но есть обязательства выдать ее не позднее трех дней со дня получения письменного обращения работника.

На приказе об увольнении следует сделать отметку о невозможности довести его содержание до сведения работника в связи с его отсутствием на работе (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Аналогичную запись рекомендуем сделать и в личной карточке.

Независимо от основания увольнения, в день увольнения вы должны произвести с работником полный расчет: выплатить всю положенную заработную плату, а также компенсацию за неиспользованный отпуск. Если у работника нет банковской карты, начисленные суммы депонируются.

Строгое соблюдение всех мер, описанных в данной статье, поможет вам избежать ошибок при расставании с прогульщиками и доказать свою правоту суде.

Выводы:

1. Четкая фиксация неявки поможет, если с течением времени подтвердится факт прогула, и не повредит, если работник принесет листок нетрудоспособности.
2. Непредоставление работником объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
3. Независимо от применяемого взыскания необходимо строго соблюдать порядок, прописанный в ст. 193 ТК РФ.

[1] Если в вашей организации не введены свои обозначения, отличные от общепринятых.

[2] Соответственно: временная нетрудоспособность с пособием, временная нетрудоспособность без оплаты или прогул.

[3] Акт о непредоставлении объяснений (ч. 1 ст. 193 ТК РФ) — Прим. научного редактора.

[4] Соответственно, нет необходимости отправлять работнику, уволенному за прогул, уведомление о необходимости забрать трудовую книжку — Прим. научного редактора.

Прогулы

Прогул может стать одним из основания для разрыва трудового соглашения по желанию работодателя.

Прогул – это не нахождение работника на положенном месте без удовлетворительной причины в течение 4-х и более часов к ряду во время одного дня (смены). От продолжительности смены ничего не зависит (работник прогуливал рабочее время). Начальник может определять как прогул и следующие моменты:

• Когда работник, подписавший трудовой контракт (срок не определен), оставляет свое рабочее место без удовлетворительной причины, не предупредив при этом работодателя о расторжении соглашения, до истечения 2 недельного периода предупреждения;
• Когда работник, подписавший договор (установленный срок), оставляет место без какой-либо веской причины до истечения действия контракта либо до истечения времени предупреждения о его досрочном разрыве;
• Самоуправление отгульными днями, а также своевольное назначение отпуска.

Может показаться, что эти нормы четко определены и предельно прозрачны. Однако работодатели, а нередко и суды, и сегодня попадают в тупик, изучая подобные дела и определяя, является ли прогулом та или иная ситуация. В итоге, часто вердикты судей оказываются некорректными и поспешными.

Частые ошибки

Суду не интересна форма документа, но он учитывает некоторые моменты:

В табеле нет пометки о прогуле

Подобная ошибка, когда начальник не оставил отметку о прогуле, является довольно частым явлением. Документ без требуемого кода (НН или ПР) потребует дополнительных материалов в суде (отмечается в обязательном порядке). Придется представить другие доказательства. К примеру, он может пригласить свидетелей, желающих дать показания в его пользу. Они не обязательно доказывают его мнение.

При отсутствии отметок работодатель все же имеет возможность выиграть дело. Сотрудник должен сам заявить о факте прогула рабочего дня.

Противоречие в документах

Другая часто встречающаяся ошибка многих работодателей – разные данные в актах. Действия работника отмечаются в документах и указывают правильный код отсутствия в табеле учета, но не контролируют совпадения данных.

Например, в одном из процессов суд поменял причины для расторжения договора из-за противоречия пометок о времени прогула в двух документах и табеле. В другой ситуации прогул работника отметили одновременно в акте и докладном бланке, но в учете выставили полную рабочую смену. Эти моменты и показания нескольких свидетелей позволили сотруднику выиграть разбирательство.

В табеле не поставлена подпись работодателя

Во время разбирательства сотрудники часто используют недочеты в оформлении табелей. Один из самых частых доводов – табель не освидетельствован подписью табельщика или руководителя (поставила подпись неправильно). При этом работник не сможет выиграть дело, если они в устной или письменной форме подтвердят данные из документа.

Судебная инстанция может принять позицию сотрудника в нескольких случаях:

• Когда в табеле нет подписей начальства;
• Когда работодатель не смог привести дополнительные доказательства прогула.

Несмотря на неплохие шансы на победу, стоит проконтролировать, чтобы все требуемые подписи находились на своих местах в табеле. Обычно суды полностью проверяют причины для разрыва трудовых отношений по инициативе начальства. Рекомендуется при использовании собственной формы во время утверждения бланков все оформить так, чтобы количество подписей снизилось до минимума.

Корректирующий учетный табель

Когда прогул сотрудника был выявлен, нужно составить корректирующий табель. Тогда при возникновении споров начальник сможет без труда доказать факт не нахождения на рабочем месте. Следует придерживаться определенных норм:

Правильно помечайте прогулы

Важно, когда человек перестает регулярно появляться на рабочем месте, не упустить обозначений «НН» или «30». Эти кодировки указывают на факт прогула сотрудника по неизвестным обстоятельствам. Также они могут быть использованы при опоздании или уходе раньше окончания смены. Тогда за недоработку можно начислять меньше денег. Но не стоит забывать отмечать часы, которые были отработаны.

Учет выходных дней

Даже во время прогулов выходные дни, определенные индивидуальным графиком человека, должны быть отмечены кодировкой «В» или «26». Сотрудник не может явиться в эти дни, они считаются нерабочими. В одном из процессов суд отрицательно оценил табель, где числись только «НН». Дело в том, что в учете времени других работников все было заполнено согласно установленным нормам.

Код ИНН

Код ИНН ставим, пока причина, по которой работника нет на положенном месте, не выяснена. Прямой доказательный факт прогула в табеле учета рабочего времени – пометка «НН» или «30». Они способны гарантировать работодателю положительный исход судебного разбирательства.

Стоит упомянуть, что судебная инстанция не заостряет внимание на виде табеля. Ее не интересует, использует ли работодатель индивидуальный бланк, форму No Т-12 или No Т-13. Важно, что он регулярно отмечает время работы и контролирует учет. По сути, сама форма табеля не влияет на рабочие права (определено Московским региональным судом).

Вовремя изменяйте данные

Пока не была определена причина неявки работника на свое место, не помечайте табель кодировкой «ПР» или «24». Предварительно стоит убедиться в том, что положительных оправдывающих факторов нет на все дни. В начале стоит потребовать от сотрудника объяснительную, затем начальник может составить указ о назначении взыскания. Хотя работник не оспорит расторжение по факту прогула, если работодатель сразу вместо «НН» оставит пометку «ПР». В суде важна доказательная база (неявка), а не этот момент оформления.

Когда факт прогула станет неоспоримым, напишите корректировочный документ для этого человека. Это дополнительный документ, оформленный с кодом «НН». Он составляется на текущий день, но на все время прогулов. В этом табеле кодировка «ПР» будет правильной». Если на какие-либо дни сотрудник сможет принести документы, оправдывающие прогул, то стоит внести эти данные в документ учета под нужными кодами. Например, можно оставить пометки «Б» или «Т», если причиной неявки стала нетрудоспособность.

Нельзя вносить корректировки в табель, который уже был учтен бухгалтерией. Первая причины – документ будет нечитабельным из-за большого числа исправлений. Начальнику понадобится зачеркнуть пометки, поставить новые, указать дату корректировок и заверить их. Также на момент заполнения табель соответствовал реальной ситуации. И он явно продемонстрирует, что человек не находился на своем рабочем месте. Последняя причина – для бухгалтерии нет разницы между обозначениями «НН» или «ПР». Им важно только то, что работник не имеет право получить деньги за эти часы. Получится, что с расчетами все будет верно.

Как это должно работать?

1. Ваш сотрудник собрался в отпуск и заполнил карточку заявки.
2. Вы, коллега или система планируете поручить своему сотруднику, которого не будет или уже нет на работе новую задачу.
3. Приложение проверяет отсутствие этого сотрудника по графику-реестру, и автоматически перераспределяет эту задачу замещающему члену команды.
4. При этом в случае прямого обращения система напомнит всем, что конкретный сотрудник, к которому пытались обратится не доступен, он отдыхает или в командировке.
5. Во всех чатах портала будет висеть соответствующая иконка демонстрирующая реальный статус этого сотрудника.