Как заполнить табель учета рабочего времени. Пошаговая инструкция

Табель учета рабочего времени – служит основанием для расчета зарплаты сотрудникам. Данный документ содержит сведения о наличии сотрудников на своих рабочих местах или же об их отсутствии с указанием причины. Для заполнения можно воспользоваться унифицированной формой Т-13 или же формой Т-12. В рамках этой статьи мы подробно рассмотрим особенности заполнения табеля формы Т-13, приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени на примере формы Т-13. Кроме того, вы можете и обеих форм ниже.

Табель учета рабочего времени представляет собой таблицу, в которой для каждого сотрудника предприятия учитывается явки и неявки на работу. Выводится общее количество отработанных дней и часов за месяц. Помимо этого, указываются кодовые обозначения причин неявок на работу.

Нормативная база

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»

Приказ ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/ «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов»

Какую форму табеля контроля выбрать

Из имеющихся форм учета предприятия могут воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Бланк графика учета по форме Т-12 (если учет ведется вручную)

Бланк табеля учета по форме Т-13 (если учет ведется автоматизированно)

Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н утвержден табель учета рабочего времени — форма 0504421 (образец заполнения 2021 представлен ниже), который обязателен для:

• органов государственной власти и местного самоуправления;
• внебюджетных фондов;
• государственных и муниципальных учреждений.

Бланк графика учета рабочего времени по форме 0504421

В законодательстве не указано, кто из сотрудников компании должен заниматься контролем рабочего времени. Поэтому руководитель может назначить ответственным за эту работу любого подчиненного. Но обычно такие обязанности возлагают на работников отдела кадров и начальников подразделений.

Правильно составленный табель позволяет определить:

• сколько дней в течение месяца работник трудился (находился в отпуске, на больничном);
• соблюдал ли он трудовую дисциплину (опоздания, неявки).

На основании этих данных в дальнейшем происходит начисление зарплаты, различных видов компенсаций и выплат. Если во внутренних документах прописаны наказания за регулярное нарушение трудовой дисциплины, корректное заполнение табеля учета рабочего времени 0504421 (образец заполнения ниже), Т-12 или Т-13 поможет узнать, кого из сотрудников надо привлечь к ответственности.

Где брать требования к оформлению форм

Прежде чем показать образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма 0504421 новый), объясним, какие сведения туда надо вписывать. Все необходимые специальные обозначения содержатся на первой странице формы Т-12. Они актуальны и для Т-13, а для формы 0504421 есть свои обозначения.

Какие символы — буквы или цифры — ставить, решают в компании самостоятельно. Это непринципиальный момент. Но применяют два способа написания данных в табеле:

• явки или отсутствие отмечают каждый день — сплошное заполнение;
• указывают только «отклонения» — опоздания, неявки, работу в выходные, простой. Такой способ применяют и при суммированном учете рабочего времени.

Выводы

Табель – обязательный документ, который должен заполняться на любом предприятии. Ведь именно на основании данного документа осуществляются такие процессы:

• Контроль работы всех специалистов на предприятии;
• Контроль своевременного посещения рабочего времени;
• Контроль отработанных часов, с учетом формирования возможности правильного начисления заработной платы.

Другими словами, табель представляет собой документ, при использовании которого руководитель получает все необходимые данные об ответственности работников и исполнения ими условий трудового соглашения, а также штатного расписания. А бухгалтера на основании данного документа получают возможность правильно осуществить расчет оплаты труда, для следования всем нормам трудового законодательства.

Законодатель не устанавливает жестких требований по составлению формы надлежащего учета рабочего времени, но определяет необходимость данного учета. Есть две разработанные формы, все нюансы которых мы рассмотрели с вами выше, фактически, вам остается только изучить данную информацию, чтобы научиться составлять документ самостоятельно. Следует также отметить наличие специализированных программ, которые позволяют осуществлять процесс учета рабочего времени в упрощенном режиме, для изучения нюансов и особенностей таких программ, мы предлагаем вам просмотреть данный видеоматериал.

Пошаговая инструкция по заполнению табеля Т-12

Предположим, в организации учет времени производится вручную и раздельно от учета расчета с персоналом по оплате труда. Наша организация коммерческая, и руководитель тяготеет к госкомстатовским формам. Покажем, как заполнять первую часть унифицированной формы Т-12.

Блок 1

Заполняем первую страницу табеля, которая содержит сведения общего характера о самой организации, об отчетном периоде, а также буквенные и цифровые коды условных обозначений.

Шаг 1. Вносим сведения о полном наименовании организации.

Шаг 2. Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.

Шаг 3. Вносим соответствующий восьмизначный код.

Шаг 4. Заносим сведения, за какой период составлен график.

Шаг 5. Присваиваем порядковый номер и указываем дату составления.

Блок 2

Заполняем вторую страницу (рекомендуем делать это в соответствии со штатным расписанием). Теоретически данная страница заполняется в течение отчетного периода, однако непосредственно в процессе работы могут возникать ситуации, которые сразу отразить в графике будет не совсем корректно.

Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил своего руководителя об отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код НН (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит причину своего отсутствия, следовательно, в график будут внесены изменения, и код НН будет заменен на другой, в зависимости от причины отсутствия.

А может случиться, что работник явится на работу перед самой сдачей графика в бухгалтерию, поэтому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который можно десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.

Шаг 6. Присваиваем первый порядковый номер.

Шаг 7. Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.

Шаг 8. Вносим табельный номер (можно посмотреть в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).

Шаг 9. В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения, при этом данная информация отражается в двух графах:

• в верхней графе указывается соответствующий код (буквенный или цифровой, кому что нравится);
• в нижней графе указывается продолжительность.

В примере — порядок ведения табеля для организации на пятидневке. Как правильно заполнить табель при шестидневном рабочем графике? Все то же самое, но будет только один выходной, а не два.

Шаг 10. Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца.

Шаг 11. Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.

Шаг 12. Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.

Шаг 13. Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.

Шаг 14. Вписываем количество выходных и праздничных дней.

Шаг 15. Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.

Шаг 16. Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.

Заполненный образец графика учета

Методы учёта

Вне зависимости от режимов работы, на предприятии может применяться один из методов отражения рабочего времени:

• сплошная регистрация;
• регистрация отклонений.

Если продолжительность рабочего дня неизменна, проще фиксировать только отклонения (переработки или неявки). Если существует необходимость суммированного учёта времени при постоянных отклонениях от нормы в связи с характером работы, применяют «сплошной» метод. Это позволит не допускать переработок отдельных сотрудников и учесть в последующих графиках рабочего времени интенсивность привлечения персонала в течение года.
Например, служба охраны работает по графику «с восьми до восьми», при таком графике в табеле у охранника Прохорова В.В., заступившего в утреннюю смену с 1 августа 2021 года будет отмечено:

1. — «Я» 12 (работа с 8 утра до 20 вечера);
2. — «Я/Н» 2/2 (2 обычных часа с 20 до 22, затем 2 ночных часа с 22 до 24);
3. — «Я/Н» 1/7(7 ночных часов с 00 до 7 утра, затем 1 обычный час с 7 до 8);
4. — «В» (выходной);
5. — «Я» 12 и так дальше.

Во избежание переработок администрация может привлекать подменный персонал или рассчитывать штатную численность таким образом, чтобы при годовом фонде рабочего времени у каждого работника была возможность полноценно отдыхать и использовать очередные отпуска.

Инструкция по заполнению формы Т-13

Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но в целом они идентичны и заполняются по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.

Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/. Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобится всего несколько кодов, и они представлены в таблице.

Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах и выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10-13, указывая обобщенные данные.

Графы 7-9 даны для указания:

• кода вида оплаты (дохода);
• корреспондирующего счета;
• дней, подлежащих оплате.

Когда вся нужная информация указана, подписываем документ (последний шаг).

Заполненный пример формы Т-13

На примере видно, что для каждого работника можно указать сразу 8 разных видов кодов оплаты. Для этого графы 7-9 повторяются.

Что касается корреспондирующего счета, то его можно указать только 1 раз — над графами 7-9, если он один для всех. Но если всегда вписывать его в графу 8, ошибкой тоже не посчитают.

Особенности из-за коронавируса

В связи с ситуацией с COVID-19 и второй волной рекомендовано опять перевести сотрудников на удаленную работу. Если работник не против, то необходимо заключить дополнительное соглашение.

Если в организации есть работники в возрасте выше 65 лет, то таких работников отдельно рекомендовано изолировать в целях сохранения их жизни и здоровья. На период изоляции за работниками необходимо сохранить их заработок. Если с вопросами изоляции все более-менее ясно, то вопрос, что ставить в табеле для работников в возрасте выше 65 лет, находящихся на карантине, не имеет единого ответа. Редакция полагает, что на этот период необходимо утвердить дополнительный код конкретно для этой ситуации. Если разрабатывать новый код не вариант, то можно использовать код ОВ или 27 — дополнительные выходные дни (оплачиваемые), но такой код не совсем корректен.

Для людей, которые перешли на удаленную работу, используйте код «Я», если они работают, и «В», если отдыхают на выходных. Если они ушли в оплачиваемый отпуск или за свой счет, то ставьте другой, соответствующий ситуации, код.

Как вести учет рабочего времени госпредприятиям

Табель учета рабочего времени 52н (образец заполнения 0504421), утвержденный Минфином, внешне похож на Т-12 и Т-13, но без раздела, отражающего расчеты с персоналом. Составление документа осуществляют по правилам, прописанным в Приказе.

Сначала вписывают сведения в заголовочную часть формы:

• отчетный период;
• наименование учреждения;
• вид табеля — первичный или корректирующий (последний сдают, если были выявлены ошибки);
• дату формирования сведений;
• код ОКПО;
• номер корректировки — 0 (ноль), если первичный табель, а далее по порядку — 1, 2, 3 и т. д.

Содержательную (табличную) часть можно вести 2 способами, указывая:

• случаи отклонений от нормального использования рабочего времени;
• фактически отработанные часы.

В первом случае в табеле фиксируют только тех работников, у которых имелись отклонения от утвержденного в организации графика. В верхней половине строки пишут часы отклонений, в нижней — условные обозначения и часы работы ночью. Если у одного работника в день было два вида отклонений, то его фамилию записывают дважды. При этом нижняя часть строки записывается в виде дроби, где числитель — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы.

Чиновники разработали свой перечень условных обозначений для формы, но его допускается дополнять иными символами. Ознакомиться со списком утвержденных знаков можно ниже.

Если в организации принято решение отражать фактические затраты рабочего времени, то в верхней части строки также записывают часы, а в нижней ставят буквенное обозначение. Неявки отмечают отдельными символами — в зависимости от причин отсутствия.

Несколько примеров, как может выглядеть табель при различных способах фиксирования данных. Допустим, работник Петрова А.А. с 10 по 13 сентября 2021 года находилась в командировке, ее коллега Иванова Т.А. с 19 по 30 сентября была в отпуске. Работнику Сидорову В.А., который работает по 12 часов в сменном графике (2/2), в сентябре дважды предоставляли отпуск за свой счет — 7 и 23 сентября. Если заполнять табель только в случае отклонений, то он будет выглядеть так:

Если организация фиксирует фактические рабочие часы, то при тех же исходных данных табель учета выглядит иначе:

Последнее, что остается сделать, — подписать и отдать в бухгалтерию.

Пример заполнения табеля учета рабочего времени, форма 0504421 (новый)

Для чего нужен?

Можно ли на предприятии обходиться без табеля? Зачем вообще учитывать время?

ТК РФ в статье 91 приводит определение рабочего времени, то есть того, которое каждый сотрудник потратил на труд, согласно трудовому договору.

Поскольку продолжительность труда и отдыха регламентирована законодательством, у работодателя возникает обязанность фиксировать и документировать рабочее время в установленной законом форме.

Любая система оплаты труда повременных работников подразумевает пропорциональный отработанному времени заработок. Для того, чтобы выяснить соответствие нормативного и фактически затраченного времени, требуется специальный учётный регистр.

Кроме этой функции, табель выполняет и другие ключевые задачи:

1. для всего без исключения численного состава табель отображает информацию о явках и причинах отсутствия сотрудников на предприятии;
2. на основе этого документа определяется стаж и характер выполняемой работы по профессии и разряду;
3. содержатся данные о режиме работы и его отклонениях от нормальной продолжительности для каждого конкретного трудящегося;
4. подтверждает перед налоговыми органами расходы организации на оплату труда;
5. выполняются функции источника аналитических данных. Например, возможен анализ соблюдения гарантий работающим в части реализации их права на отдых.

Табель учёта рабочего времени основан на первичном наблюдении и стоит первым в цепочке целого ряда организационно-распорядительных документов предприятия. Используется он как в качестве доказательств затрат организации на оплату труда, так и в качестве доказательств присутствия любого работника на рабочем месте.

Какие программы используют для ведения табеля

Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент могут посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел и т. д. Однако, помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один, но существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Важно перед формированием документа

Очень важно обратить внимание на следующие моменты перед тем, как вы будете заполнять отчет:

• производственный календарь должен быть настроен в соответствии с региональными изменениями;
• все месячные отпускные и больничные должны уже быть начислены;
• а вот время работы, которое отражается в документе Начисление зарплаты на формирование табеля никак не влияет.

Чтобы использовать программу с актуальными справочниками, позаботьтесь о том, чтобы у вас был действующий договор 1С:ИТС.

Если у вас возникнут трудности при формировании Табеля в 1С, обратитесь за помощью к нашим специалистам по телефону.