Налоговый Кодекс РКСтатья 244. Вычет сумм компенсаций при служебных командировках и поездках членов органа управления налогоплательщика

Главная страница » Трудовое право » Суточные при командировках в 2021 году: размеры выплат по России, СНГ, за границу

При направлении своего сотрудника в поездку по делам фирмы нужно знать, как правильно рассчитать суточные в командировке в 2021 году, какие нормы установлены законодательством и какие существуют нюансы при начислении.

• Что такое суточные
• Что учитывается при расчете суточных
• Размеры суточных
• Нормы суточных, необлагаемые налогом
• Как считаются суточные
• Пример расчета
• Нюансы расчета суточных заграницу
• Как оплачиваются однодневные командировки
• Когда выплачиваются суточные

Только в таком случае можно правильно сформировать налогооблагаемую базу и не попасть под штрафные санкции.

Что такое суточные

Сотруднику, направляемому в командировку, организация обязана начислить и выдать перед поездкой командировочные расходы, связанные с данным поручением.

Трудовым кодексом (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) определен перечень трат, которые входят в такие расходы.

Статья 168 ТК РФ (.docx)»

В этот список включены суточные – дополнительные расходы, обеспечивающие нахождение командированного вне места постоянного жительства. По согласию работодателя сюда входят питание и сопутствующие траты.

Отдельными строками в законодательстве перечислены иные расходы для осуществления служебной поездки. А это – оплата транспорта, проживание и выполнение поручения компании.

Перечисление и описание таких расходов должно быть предусмотрено во внутреннем документе .

Типичные нарушения

При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.

Некоторые работодатели:

• направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
• не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
• требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
• не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
• не издают приказ о направлении в командировку.

Например, Воронежским областным судом рассматривалось дело по жалобе ЗАО «Бета Линк» на постановление государственного инспектора труда, которым директора ЗАО признали виновным в нарушении ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначили ему административный штраф в размере 3 000 руб. В числе выявленных в ходе проверочных мероприятий нарушений значилось и неправильное оформление служебных поездок, в частности, командировки не оформлялись приказом, как того требует трудовое законодательство. Опровергнуть факты, зафиксированные инспектором в протоколе, директор ЗАО не смогла. В связи с этим постановление инспектора ГИТ признано законным и обоснованным (Решение Воронежского областного суда от 03.02.2009 по делу № 77-9АП).

Что учитывается при расчете суточных

По самому определению, суточные – это фиксированная сумма за один день. Для расчета необходимо знать эту сумму и количество дней, которые нужно оплачивать.

В 2021 году суточными будут считаться:

1. каждый день в командировке, включая день выезда и возвращения;
2. суббота, воскресенье, а также праздничные дни, если сотрудник в это время находился в командировке или возвращался из нее;
3. дни болезни при выполнении служебного задания, подтвержденные больничным листом.

Днем отправления или прибытия устанавливается день, в котором транспорт с командированным выехал из города постоянного проживания или вернулся назад до 24 часов включительно.

После 0 часов таким днем будет тот, который начался по календарю в 0 часов. Эти дни считаются целиком и никак не делятся.

Так как суточные, связаны с расходами на обеспечение нормальной жизни сотрудника в дни командировки, то эти суммы будут разными в зависимости от места пребывания: в России или заграницей.

Учёт командировочных расходов

Аванс командируемому работнику выдаётся до его отъезда на основании приказа о направлении в командировку. Для определения его размера рассчитывается примерная сумма затрат. В основу этих расчётов ложатся такие параметры:

• Стоимость проезда туда и обратно, если применимо — и между пунктами назначения.
• Примерная стоимость проживания.
• Суточные на основе общей длительности командировки в днях.
• При загранкомандировке, если необходимо — стоимость оформления загранпаспорта и визы.
• Прочие расходы в примерном размере, согласованных с работодателем, например, на закупку образцов, материалов, инструментов, на представительские цели и т. п.

Во время командировки работник должен сохранять все документы, подтверждающие его траты, на возмещение которых он намерен претендовать по возвращении.

При составлении авансового отчёта подтверждающие документы вписываются в его соответствующие графы, а затем наклеиваются на лист бумаги формата А4, который прикрепляется к заполненному бланку отчёта. На практике от командированного может требоваться только передать подтверждающие документы в бухгалтерию.

Подтверждающими документами признаются:

• Билеты, включая маршрут-квитанции электронных билетов на поезд или самолёт, к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт прилагаются посадочные талоны.
• Путевые и маршрутные листы с предварительным расчётом затрат на ГСМ, если поездка осуществлялась на автомобиле.
• Товарные чеки.
• Кассовые чеки.
• Бланки строгой отчётности (квитанции, счета и т. п.).

Если в организации практикуется оформление командировочных удостоверений, служебных заданий и отчётов об их выполнении, вся эта документация с соответствующими отметками (о прибытии и убытии по всем пунктам назначения в командировочном удостоверении и об утверждении отчёта о выполнении служебного задания) подшивается к авансовому отчёту.

Суточные подтверждать отдельными документами не надо. Они рассчитываются на основании дней отправления и прибытия в билетах или путевых (маршрутных листах), а если в организации выписываются командировочные удостоверения — отметок в этом документе.

Размеры суточных

Законодательно конкретный размер суточных для коммерческих организаций не определен.

Фирма сама решает, в каком количестве она может и должна будет возместить работнику его нахождение вне дома во время выполнения своей работы.

Эти суммы могут различаться для простого работника и представителя руководящего состава.

На предприятии должен существовать внутренний акт, на основании которого бухгалтерия проводит начисление суточных расходов.

Эти суммы могут быть оговорены в локальном «Положении о командировках», либо в отдельном приказе руководителя об установлении суточных норм для поездок по России и в иностранные государства, или в трудовом договоре.

Постановление Кабинета Министров от 20.07.1993 N 630

Документ по состоянию на январь 2021 года

О ПОРЯДКЕ ВЫЕЗДА ЗА ГРАНИЦУ ПО СЛУЖЕБНЫМ ДЕЛАМ И МЕРАХ ПО УСИЛЕНИЮ КОНТРОЛЯ ЗА РАСХОДОВАНИЕМ ВАЛЮТНЫХ СРЕДСТВ НА ЗАГРАНИЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

В целях упорядочения выезда за границу по служебным делам, повышения эффективности заграничных командировок и усиления ответственности командирующих организаций за расходованием валютных средств Кабинет Министров Республики Казахстан постановляет:

1. Утвердить Положение о порядке выезда за границу по служебным делам (прилагается).

2. Министерствам и ведомствам, главам областных, Алматинской и Ленинской городских администраций, руководителям организаций, учреждений и предприятий Республики Казахстан:

— принять необходимые меры к строгому соблюдению установленного Положением порядка выезда за границу по служебным делам, рациональному использованию валютных средств, организации учета и отчетности по заграничным командировкам;

— регулярно заслушивать на коллегиях, заседаниях, научно — технических советах отчеты работников, выезжавших за границу по служебным делам.

3. Министерствам и ведомствам, главам областных, Алматинской и Ленинской городских администраций ежеквартально представлять информацию:

— об использовании валютных средств на заграничные командировки — в Министерство финансов Республики Казахстан;

— отчеты о результатах заграничных командировок — в Министерство иностранных дел Республики Казахстан.

4. Министерству иностранных дел Республики Казахстан:

— регулярно направлять в министерства и ведомства, главам областных, Алматинской и Ленинской городских администраций справочные и другие регламентирующие материалы, необходимые для работы по оформлению заграничных паспортов и получению виз иностранных государств, а также информирования о режиме и условиях пребывания граждан Республики Казахстан за границей;

— обеспечить в пределах своей компетенций координацию работы министерств и ведомств, глав областных, Алматинской и Ленинской городских администраций по организации загранкомандировок и повышения их эффективности, принять меры по ее совершенствованию, включая информирование Кабинета Министров Республики Казахстан два раза в год — в июле и январе о состоянии дел в этой области и выявленных недостатках в осуществлении заграничных командировок.

Нормы суточных, необлагаемые налогом

Максимальная величина суточных законом для коммерческих структур не ограничена. Предприятие само устанавливает верхний лимит этого вида расходов.

Но существует норма, которая не облагается налогом при начислении суточных (ст. 217 НК РФ).

НК РФ Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) (.docx)»

В 2021 году нормы в Москве, как и на всей территории России установлены в размере 700 рублей в день. Нормы за границей, свободные от налогообложения, составляют 2500 рублей ежедневно.

Та сумма суточных, которая превышает необлагаемую норму, подлежат удержанию НДФЛ и обложению страховыми взносами ФНС, кроме страхования несчастного случая и ПС.

При определении базы для расчета налога на прибыль суточные уменьшают ее и входят в состав прочих расходов в полном размере.

При выдаче аванса на поездку в командировку сотрудника госучреждения бухгалтер в 2021 году должен отнести суточные в подстатью КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги».

Минимальная величина этого вида выплат в коммерческой организации не может быть меньше суточных для бюджетных организаций. А эта сумма равна 100 руб.

Коммерческая организация может взять за основу для определения суммы суточных в загранпоездках нормы для бюджетных учреждений, установленные в долларах США (Постановление № 812 от 26.12.05).

ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 26 декабря 2005 г. N 812 «О РАЗМЕРЕ И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ И НАДБАВОК К СУТОЧНЫМ В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ РАБОТНИКОВ, ЗАКЛЮЧИВШИХ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР О РАБОТЕ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, РАБОТНИКОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ВНЕБЮДЖЕТНЫХ ФОНДОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ» (.docx)»

Размер и нормы суточных при командировках

Суточные необходимо выплачивать за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положение о командировках).

Величина суточных не ограничена. Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. Главное, отразить выбранный вариант в локальном нормативном акте организации, например, в положении о командировках.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

СПРАВКА. Работодатель вправе утвердить разные величины суточных для отдельных категорий сотрудников. В частности, суточные директора могут быть больше, чем суточные менеджера. При загранкомандировках размер суточных может отличаться в зависимости от страны, в которую направлен сотрудник.

Однако существуют нормативы, которые применяются при расчете НДФЛ и страховых взносов. Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы. Нормативы для командировок по России отличатся от нормативов, установленных для служебных поездок за границу (подп. 3 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ).

Командировка по России

Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).

Командировка за границу

Суточные освобождаются от НДФЛ и взносов в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке.

ВАЖНО. При следовании сотрудника в зарубежную командировку день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в загранкомандировке. При возвращении из такой поездки день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в командировке на территории России. Даты пересечения границы нужно определять по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте (п. 18 Положения о командировках).

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.). От налога на доходы освобождена сумма: за первые 5 дней — 12 500 руб.(2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб. Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 4 800 руб.(18 000 руб. – 12 500 руб. – 700 руб.).

В страны СНГ

Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).

Пример расчета суточных при командировке в Казахстан в 2020 году

Работник выехал в командировку в Казахстан 18 мая 2021 года, а вернулся обратно 22 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).

Из проездных документов следует, что 18 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 20 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 18 мая и 19 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 20 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.

Обратно работник вернулся 22 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 22 мая считается днем, проведенным в России.

Получается, что дни, проведенные в России — это 18 мая, 19 мая и 22 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 20 мая и 21 мая (итого 2 дня).

От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).

Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через оператора ЭДО

Как считаются суточные

Командированному работнику выдается авансовая сумма суточных, рассчитанная, исходя из установленного размера на предприятии и количества плановых дней командировки.

Даты отправления и возвращения из служебной поездки первоначально определяются из приказа о командировке, который является обязательным документом.

Налогообложение командировок до и свыше 40 дней

Для начала коснемся вопроса правомерности командировок свыше 40 дней. Многие работники кадровой службы, бухгалтера и юристы ошибочно считают, что 40 дней – это максимальное ограничение срока командировки.

На самом деле трудовым законодательством РК ограничений по срокам командировки не установлено.

Поэтому командировка сроком свыше 40 дней не является нарушением.

Разница заключается только в порядке налогообложения. В соответствии , расходы работодателя, произведенные в связи со служебной командировкой, при исчислении корпоративного подоходного налога, относятся на вычеты из совокупного годового дохода. К этим расходам относятся: фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь; * фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь; В подпункт 3 внесены изменения в соответствии с Законом РК от 21.07.11 г.

Об утверждении Правил о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан

Сноска.

Заголовок с изменениями, внесенными постановлением Правительства РК от 18.04.2001 .

Правительство Республики Казахстан постановляет: 1.

Утвердить прилагаемые о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета (далее — Правила). 2. Признать утратившими силу некоторые решения Правительства Республики Казахстан согласно приложению.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня подписания.

Премьер-МинистрРеспублики Казахстан Утвержденыпостановлением ПравительстваРеспублики Казахстанот 22 сентября 2000 года N 1428 Настоящие Правила определяют порядок командирования работников государственных учреждений Республики Казахстан, направляемых в служебные командировки в пределах Республики Казахстан. 1.

Рекомендуем прочесть: Временное исполнение обязанностей соглашение

Пример расчета

Работник Мешков, согласно приказа, должен выехать в командировку на поезде по России в 23:40 10.05.2021, а вернуться в 00:20 14.05.2021.

За каждый день по решению фирмы ему полагается суточные в сумме 3 200 руб.

Расчет:

1. Дни в командировке – 5. 2. Сумма начисления – 3 200х5=16 000 руб. 3. НДФЛ – (3 200-700) х5х13%=1625 руб. 4. Сумма к выплате – 16 000-1625=14 375 руб.

После окончания командировки и представления сотрудником в бухгалтерию отчета о поездке, при необходимости, будет скорректирована сумма суточных.

Если работник был в командировке дольше планового времени, то он получит возмещение за дополнительные дни.

В случае преждевременного возвращения, он обязан вернуть в кассу не потраченные деньги, либо они будут удержаны из его зарплаты.

Дни отъезда и прибытия определяются:

1. по предоставленным командированным сотрудником проездным документам – в случае общественного транспорта (поезда, самолета);
2. на основании служебной записки, если использовался личный транспорт.

Такая записка также должна иметь документальное подтверждение нахождения в пути командированного. Это могут быть счета гостиницы, путевой лист с чеками на покупку бензина.

Командировочные и представительские расходы: Общие положения

– Гражданский кодекс Республики Казахстан от 1 июля 1999 года ¹ 409-I(далее – ГК РК);
– Закон Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года ¹ 234-III (далее – Закон о бухгалтерском учете и финансовой отчетности);

– формы первичных учетных документов, утвержденные приказом министра финансов Республики Казахстан от 21 июня 2007 года ¹ 216 «Об утверждении форм первичных учетных документов»;

– типовой план счетов бухгалтерского учета;

– международные и национальные стандарты финансовой отчетности;

– правила ведения бухгалтерского учета, утвержденные приказом министра финансов Республики Казахстан от 22 июня 2007 года ¹ 221;

– учетная политика предприятия.

Документирование хозяйственных операций

В соответствии со статьей 7 Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности все бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

Процесс отражения совершаемых организацией операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций.

Документооборот представляет собой процесс создания (получения), принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов. Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики организации по бухгалтерскому учету.

Каких-либо нормативных документов о порядке организации документооборота и о том, в каком виде этот порядок следует отражать в учетной политике, не существует. Соответствен

Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

– первичные документы;

– учетные регистры;

– бухгалтерская и налоговая отчетность;

– график документооборота;

– хранение документов.

В настоящее время значение процедур документирования усиливается в связи с требованиями налогового законодательства, где установлен принцип обоснованности и документального подтверждения для целей налогообложения проводимых организацией хозяйственных операций.

Так, согласно статье 100 Налогового кодекса, вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода. Данные расходы подлежат вычету в том налоговом периоде, в котором они фактически были произведены, за исключением расходов будущих периодов, определяемых в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности и требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

К ведению бухгалтерской документации предъявляются требования, основными из которых являются: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей.

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы – документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты.

Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе:

– наименование документа (формы);

– дата составления;

– наименование организации или фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

– содержание операции или события;

– единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

– наименование должности, а также фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события), и правильность ее (его) оформления;

– регистрационный номер налогоплательщика.

Наличие данных реквизитов придает первичным документам юридическую силу. В зависимости от характера операций или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способов обработки учетной информации, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях индивидуальный предприниматель или организация должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

В бухгалтерской документации текст и цифры должны быть написаны ясно и четко, все подписи – разборчиво.

Ошибки в первичных документах должны исправляться путем зачеркивания неверного текста или суммы и написания над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится тонкой чертой так, чтобы можно было прочесть ранее написанное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть о и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Многие первичные документы имеют унифицированные, то есть типовые формы. К таким документам относятся документы по приему и выдаче денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), по перечислению денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), по поступлению и отпуску материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д.

Все вышеуказанные требования должны соблюдаться и при оформлении документов для направления работника в командировку.

Основные положения по учету командировочных расходов в учетной политике организации

Статьи 101 и 155 Налогового кодекса устанавливают нормы компенсации расходов, понесенных в служебных командировках, в целях налогового учета. Нормы командировочных расходов госслужащих регламентированы Правилами о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года ¹ 1428 (далее – Правила о служебных командировках в пределах РК).

Для работников других организаций в целях ведения бухгалтерского учета такие нормы не разработаны. НСФО ¹ 2 или МСФО не содержат указаний по учету командировочных расходов, поэтому руководитель или другое ответственное лицо организации должны самостоятельно разработать нормы суточных и прочих расходов при служебных командировках с отражением этих расходов в учетной политике организации.

Организации при составлении учетной политики руководствуются положениями Налогового кодекса, Трудового кодекса и вышеуказанными правилами о служебных командировках.

Ниже приведен пример положений налоговой учетной политики ТОО, касающихся командировочных расходов.

Вычет сумм компенсаций при служебных командировках

К компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся:

– фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);

– фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь;

– суточные, выплачиваемые работнику за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути, в размере, установленном директором ТОО;

– расходы, произведенные ТОО или его работником при оформлении въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования).

Все расходы относятся на вычеты при наличии документов, подтверждающих расходы и их оплату.

Время нахождения в командировке определяется на основании:

– письменного распоряжения директора ТОО о направлении работника в командировку;

– количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд;

– командировочного удостоверения.

Дата выбытия – это дата отправления транспортного средства к месту командировки, дата прибытия – дата прибытия транспортного средства к основному месту работы.

После прибытия из командировки работник обязан в течение пяти дней представить руководству отчет о проделанной работе и сдать документы в бухгалтерию.

При отсутствии у работника документов, подтверждающих произведенные расходы и их оплату, выданный аванс на командировочные расходы удерживается из заработной платы работника.

Нормы по возмещению работникам суточных расходов, связанных с командировками, утверждается ежегодно приказом директора ТОО.

Примечание. В случае необходимости приказом руководителя нормы суточных могут быть изменены.

Приложение № 1

Раздел «Расходы»формы 100.00

Журнал регистрации вычетов по командировочным расходам

За период ____________________________________________

Часто в служебных целях бывает необходимо направить сотрудника за границу. Существуют свои особенности для командировок в государства СНГ и страны ЕАЭС (Армению, Беларусь, Кыргызстан, Казахстан и др.). Работодатель должен понимать, какие документы нужно оформить для поездки в страну безвизового режима с Россией, знать ответы на прочие вопросы, например, какими будут при поездке в Казахстан или, если предстоит командировка по Беларуси, суточные.

Нюансы расчета суточных заграницу

При поездках заграницу документом, подтверждающим день пересечения границы, является загранпаспорт. По отметкам в нем бухгалтер будет считать «заграничные» нормы суточных.

Если же поездка состоялась в одну из стран СНГ, при пересечении границы с которой, не ставится отметка в загранпаспорте, то дата проезда через границу определяется по проездным документам.

В таком случае, за те дни, которые сотрудник едет по российской территории, выплачиваются российские суточные и применяется лимит, установленный для российской нормы.

А после пересечении границы и нахождения на территории другой страны будут использоваться нормы в СНГ для заграничных поездок.

Service Temporarily Unavailable

Запретить заграничные командировки работников органов государственной власти и управления, организаций, учреждений, предприятий и государственных банков за счет средств, не предусмотренных на эти цели, а также за счет принимающей стороны, за исключением случаев, предусмотренных двусторонними соглашениями, на безвалютной основе.

6. Министерству финансов Республики Казахстан разработать и внести на утверждение Кабинета Министров Республики Казахстан:

— нормы возмещения командировочных расходов для работников Республики Казахстан, выезжающих за границу по служебным делам.

(изм. 29.10.1993)

7. Комитету национальной безопасности Республики Казахстан разработать и внести на утверждение Кабинета Министров Республики Казахстан перечень категорий лиц, при выезде которых в заграничные командировки запросы в органы национальной безопасности не направляются.

8. Признать утратившим силу постановление Совета Министров Казахской ССР от 29 сентября 1989 г. N 301 «О реализации постановления Совета Министров СССР от 16 августа 1989 г. N 661 «О совершенствовании порядка выезда за границу по служебным делам».

Премьер — Министр

Утверждено постановлением Кабинета Министров Республики Казахстан от 20 июля 1993 г. N 630

ПОЛОЖЕНИЕ о порядке выезда за границу по служебным делам

I. Общие положения

1. Служебные командировки специалистов и делегаций за границу являются важной формой сотрудничества Республики Казахстан с иностранными государствами.

К командированию за границу привлекаются наиболее подготовленные в профессиональном отношении работники.

Ответственность за подбор и подготовку направляемых за границу специалистов, эффективность их работы за рубежом несут руководители командирующих организаций.

2. При направлении специалистов и делегаций в служебные командировки за границу необходимо руководствоваться международными договорами, действующим законодательством Республики Казахстан, контрактами, планами международного сотрудничества и исходить из политической и экономической целесообразности поездок.

3. Командирующая организация обеспечивает согласование с принимающей стороной, а в необходимых случаях также с загранучреждениями Республики Казахстан даты выезда, программы командировки и срока пребывания за рубежом делегаций и специалистов.

4. В случаях, когда поездки носят политический характер и могут оказать влияние на состояние отношений Республики Казахстан с соответствующими международными организациями и государствами, командирующая организация в обязательном порядке согласовывает целесообразность направления делегаций или отдельных специалистов с Министерством иностранных дел Республики Казахстан.

II. Принятие решений о командировании за границу

5. Решения о выезде делегаций и специалистов по служебным делам за границу, независимо от сроков командировки, принимаются самостоятельно руководителями предприятий, объединений и организаций в отношении всех категорий работников, за исключением командировок, осуществляющихся за счет средств государственного бюджета. В целях обеспечения сохранности государственных секретов командирующие организации предварительно обращаются в органы национальной безопасности для установления осведомленности командируемых работников в государственных секретах. Ответ органов национальной безопасности на такой запрос дается в течение 15 дней.

Периодичность обращений в органы национальной безопасности по вопросам осведомленности — один раз в пять лет (если командируемый не изменил место работы).

(изм. 23.07.1999)

6. Командирование за границу должностных лиц за счет средств государственного бюджета осуществляется по решениям Правительства Республики Казахстан.

(изм. 23.07.1999)

7. Выезды за границу специалистов, осведомленных в государственных секретах, осуществляются при необходимости их непосредственного участия в выполнении заданий и с учетом мнения органов национальной безопасности, сроков командирования, условий в стране пребывания.

8. Перечни категорий лиц, в отношении которых запросы в органы национальной безопасности не направляются, а также категории лиц, на которых не распространяются ограничения на выезд за границу в связи с осведомленностью в государственных секретах, определяются в установленном порядке.

9. Сроки пребывания за границей делегаций и специалистов определяются командирующей стороной.

При наличии финансового обеспечения Послы Республики Казахстан, постоянные представители Республики Казахстан при международных организациях могут продлевать сроки пребывания делегаций и специалистов за границей и разрешать переезд в третьи страны находящимся в загранкомандировке специалистам. Решения о переезде в третьи страны и продлении сроков командировок принимаются по согласованию с командирующими организациями.

III. Оформление заграничных паспортов и получение виз иностранных государств

10. До введения национальных заграничных паспортов действительными считаются общегражданские заграничные, служебные и дипломатические паспорта бывшего СССР с о.

11. Выдача общегражданских заграничных паспортов производится Министерством внутренних дел по территориальному принципу.

12. Министерство иностранных дел оформляет служебные дипломатические паспорта. Их выдача производится согласно требованиям соответствующих нормативных актов.

13. Для оформления выезда командирующая организация направляет необходимые для этого документы в следующие органы:

а) в Министерство иностранных дел:

— Аппарат Президента и Кабинета Министров Республики Казахстан, Верховный Совет Республики Казахстан, министерства, центральные ведомства и учреждения — во всех случаях;

— главы областных, Алматинской и Ленинской городских администраций — при командировании в страны, для выезда в которые требуется оформление виз;

— государственные, общественные и иные предприятия, объединения и организации — при командировании в страны, для въезда в которые требуется оформление виз, если иностранные посольства находятся за пределами Республики Казахстан;

б) в Министерство внутренних дел:

— главы областных, Алматинской и Ленинской городских администраций — при командировании в страны, с которыми существуют соглашения о безвизовых поездках граждан;

— государственные, общественные и иные предприятия, объединения и организации по территориальному принципу — при командировании в страны, с которыми существуют соглашения о безвизовых поездках граждан или в страны, для въезда в которые требуется оформление виз, но их посольства находятся в г.

Алматы.

IV. О порядке допуска к загранплаванию и загранполетам, международным железнодорожным и автомобильным перевозкам

14. Допуск к загранплаванию осуществляется на основании решений пароходств, производственных объединений и других организаций, перечни которых утверждаются министерствами и ведомствами Республики Казахстан, имеющими суда загранплавания, и с соблюдением порядка, предусмотренного пунктом 5 настоящего Положения.

Указанный порядок в отношении лиц, рекомендуемых для работы в составе экипажей судов загранплавания, специалистов предприятий и организаций, осуществляющих постоянные выходы в заграничные рейсы, применяется при оформлении их на работу.

Решение о допуске к загранплаванию данной категории лиц, равно как и работников плавсостава, является основанием для направления их на работу на судах иностранных обществ и компаний.

Решения о допуске членов судовых экипажей к загранплаванию действительны в течение всего периода трудовой деятельности на судах загранплавания, если не возникает препятствующих этому причин. При увольнении работника из отрасли решение о его допуске к загранплаванию теряет силу.

15. Допуск к загранполетам осуществляется на основании решений Казахского управления гражданской авиации, производственных объединений и других организаций, перечни которых утверждаются министерствами и ведомствами Республики Казахстан, имеющими воздушные суда для загранполетов, и с соблюдением порядка, предусмотренного пунктом 5 настоящего Положения.

Указанный порядок в отношении лиц, рекомендуемых для полетов в составе летных экипажей, осуществляющих постоянные заграничные рейсы, применяется только при первоначальном оформлении их для полетов за границу.

Решение о допуске членов экипажей воздушных судов к загранполетам действительны в течение всего периода трудовой деятельности в составе подразделения, выполняющего многократные полеты за границу, если не возникает препятствующих этому причин.

Право допуска к загранполетам экипажей военнных воздушных судов имеет Министерство обороны Республики Казахстан.

16. Полеты в страны, с которыми существует безвизовый режим, могут осуществляться летным составом без получения въездных — выездных виз.

В случаях, когда законодательство иностранного государства предусматривает наличие въездных — выездных виз для членов экипажей гражданских воздушных судов Республики Казахстан, оформление заграничных паспортов и получение виз производится в соответствии с разделом III настоящего Положения.

17. Выезд за границу работников, обслуживающих международные железнодорожные и автомобильные сообщения, осуществляется на основании решений управлений железных дорог, производственных объединений и других организаций, перечень которых утверждается Министерством транспорта и с соблюдением порядка, предусмотренного пунктом 5 настоящего Положения.

18. Инструкция о порядке оформления документов для выезда за границу по служебным делам, получения заграничных паспортов и въездных виз иностранных государств разрабатывается и утверждается Министерством иностранных дел и Министерством внутренних дел по согласованию с Комитетом национальной безопасности.

Указанная инструкция, а также образцы документов, необходимых для оформления выезда специалистов в служебные командировки за границу, рассылаются Министерством иностранных дел и Министерством внутренних дел.

Как оплачиваются однодневные командировки

Если сотруднику предстоит однодневная командировка в другой город по делам фирмы на территории России, то суточные ему не полагаются.

Компания вправе оплатить только проезд и те траты, которые необходимы для выполнения задания.

В том случае, когда фирма все же принимает решение, чтобы выплачивать суточные при однодневных командировках по России, бухгалтерия обязана начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Делается это также на основании локального документа – трудового договора или приказа руководителя.

При однодневных поездках заграницу в 2021 году следует начислять суточные в размере 50% от установленной на предприятии суммы (Постановление Правительства №749 от 13.10.2008).

Отправляем в командировку: пошаговая процедура

В. П. Кузнецова

Источник: Журнал «Отдел кадров коммерческой организации» № 5/2015

Какая поездка работника считается командировкой? Какие документы необходимо оформить для направления в служебную поездку? В каких случаях и как уведомить работника о праве отказаться от командировки? Нужно ли оформлять служебное задание и командировочное удостоверение?

В настоящее время практически ни одна компания не обходится без командировок – то с поставщиками нужно заключить договор, то уладить вопросы с заказчиками (например, настроить поставляемое оборудование) и пр. Сегодня пошагово рассмотрим процедуру направления в командировку сотрудника и укажем на типичные ошибки работодателей при этом.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

1. Выбираем, кого направить. Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам. Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия.

В силу ст. 259 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин. Запрещено направлять в служебные поездки и несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252).

Обратите внимание!

В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Кроме этого, обратите внимание на программу реабилитации инвалида, если в командировку планируется направить именно его. Если в данном документе содержится запрет на служебные поездки, направление в командировку инвалида будет неправомерным и может повлечь административную ответственность для работодателя. Это следует из ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»: инвалидам, занятым в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, создаются необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации инвалида.

Направление в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Напомним, что порядок выдачи медицинскими организациями таких заключений утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н.

Здесь важно понимать, что именно медицинское заключение имеет значение для работодателя – справка не подойдет. Заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссией, а также в иных случаях. А вот справки выдаются врачами (в отдельных случаях фельдшерами и акушерами) на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования.

Отметим, что получить письменное согласие на командировку и проверить наличие медицинских противопоказаний необходимо, если планируется, что в командировку поедет (ст. 259, 264 ТК РФ):

• отец, воспитывающий детей без матери;
• опекун (попечитель) несовершеннолетних;
• мать (отец), воспитывающая(ий) без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
• работник, имеющий ребенка-инвалида;
• работник, осуществляющий уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

2. Получаем согласие и уведомляем о возможности отказа. Помимо того, что у работников названных категорий необходимо получить письменное согласие на командировку, их надо в письменном виде ознакомить с правом отказаться от поездки. Обычно это оформляется следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в командировку и сообщается, что он вправе отказаться от нее. Уведомление составляется в двух экземплярах и может выглядеть так.

Общество с ограниченной ответственностью «Апрель»

(ООО «Апрель»)

Исх. № 12/4 Менеджеру по связям с общественностью

от 15.04.2015 А. И. Пономаревой

Уважаемая Анна Ивановна!

Просим Вас дать согласие на направление в служебную командировку с 20.04.2015 по 25.04.2015 в ВЗАО «Нижегородская ярмарка», находящееся в г. Нижнем Новгороде, для участия в выставке «СадExpo 2015».

Дополнительно уведомляем Вас о том, что Вы на основании ст. 259 Трудового кодекса РФ имеете право отказаться от направления в служебную командировку, так как имеете ребенка в возрасте до трех лет.

Директор Иванов В. П. Иванов

Согласна на командировку. С правом отказаться от служебной поездки ознакомлена.

Менеджер по связям с общественностью, Пономарева, 15.04.2015

Конечно, работник может выразить свое согласие или несогласие на командировку и в виде отдельного документа, например заявления, которое он подаст в кадровую службу. В таком случае в уведомлении целесообразно указать, в какие сроки сотрудник должен принять решение, например: «О принятом решении вы можете сообщить отдельным заявлением, которое должны предоставить в отдел кадров до … (такого-то числа)».

3. Издаем приказ. Прежде, чем говорить о приказе, напомним, что раньше для направления в служебную командировку нужно было оформить работнику служебное задание и командировочное удостоверение. Однако в связи с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение, оформление данных документов отменено. Они использовались для подтверждения нахождения сотрудника в определенные сроки в конкретном месте для возмещения расходов в связи с командировкой. Но различные ведомства писали, что в некоторых случаях отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены физически (например, при переговорах с физическими лицами), поэтому факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами – приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку, проездными документами, счетом гостиницы (письма Минфина РФ от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7, Минтруда РФ от 14.02.2013 № 14-2-291).

К сведению

Поскольку необходимость оформления служебного задания и командировочного удостоверения отпала, именно в приказе о направлении в командировку надо как можно более подробно прописать служебное поручение, то есть цель поездки, а также сроки выполнения этого поручения.

До 08.01.2015 в качестве основания издания приказа обычно указывалось служебное задание, так как согласно прежней редакции Положения цель командировки работника определялась руководителем командирующей организации и указывалась в служебном задании, которое утверждалось работодателем.

После названной даты в качестве основания для издания приказа можно указывать реквизиты документов (при их наличии), в соответствии с которыми требовалось направление работника в командировку (договора с контрагентом, приказа о проведении проверки, приглашения на выставку и пр.).

Поскольку организация вправе по-прежнему оформлять служебные задания на командировки и требовать от работников отчеты об их выполнении (если это предусмотрено локальными нормативными актами), в качестве основания приказа можно указывать и служебное задание.

К сведению

Для направления работника в командировку можно издать приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а для командирования группы сотрудников) или по форме, разработанной и утвержденной самой организацией.

Приказ подписывается руководителем организации (или иным уполномоченным на это лицом) и с этим документом знакомят сотрудника под роспись.

Отдельно скажем про срок хранения. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, приказы о направлении в командировку нужно хранить (п. 19):

• в течение 75 лет – если приказы изданы о длительных внутрироссийских или зарубежных командировках, а также о командировках работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• в течение пяти лет – если приказы о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Конечно, со сроками хранения могут возникнуть трудности, так как ни в Трудовом кодексе, ни в названном перечне типовых управленческих архивных документов не даны критерии отнесения командировок к краткосрочным или долгосрочным. Поэтому рекомендуем приказы о командировках длительнее трех дней хранить 75 лет.

Общество с ограниченной ответственностью «Весна»

(ООО «Весна»)

Приказ № 31

о направлении работника в командировку

14 апреля 2015 г. г. Самара

Направить в командировку Иванова Ивана Ивановича, ведущего специалиста отдела информационных технологий, в ООО «Лето», находящееся в г. Арзамас Нижегородской области, сроком на 3 (три) дня с 21 по 23 апреля 2015 г. с целью оказания услуг по установке программного обеспечения, предназначенного для управления перемещениями подвижных узлов поставляемых станков.

Основания: договор поставки от 13.01.2015 № 24, заключенный между ООО «Весна» и ООО «Лето», служебная записка начальника отдела информационных технологий П. П. Петрова о необходимости проведения установки программного обеспечения от 13.04.2015.

Директор Сидоров С. С. Сидоров

С приказом ознакомлен. Иванов, 14.04.2015

4. Выдаем аванс. Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Отметим, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер формы 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

На основании приказа о направлении в командировку бухгалтер рассчитывает предварительную сумму расходов, связанных с поездкой, согласует ее с руководителем подразделения командированного работника и главным бухгалтером.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении в нее, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы. Если сотрудник направляется в командировку за пределы РФ, оплата и возмещение расходов в иностранной валюте (включая выплату аванса или погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте) осуществляются с учетом Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (п. 16 Положения).

5. Фиксируем выбытие сотрудника. На основании п. 8 Положения работодатель обязан вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Делается это в соответствующих журналах. Согласно Приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) должен назначить сотрудника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия.

Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведена в приложении 2 к данному приказу. Отражаются сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, наименовании организации, в которую он командируется, пункте назначения.

Отметим, что формой предусмотрена графа «Дата и номер командировочного удостоверения». Так вот: с момента внесения изменений в Положение, то есть с 08.01.2015, эта графа будет оставаться незаполненной.

Обратите внимание!

Работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления.

6. Ставим отметки в табеле учета рабочего времени. Поскольку в силу ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником, время нахождения в командировке необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Напомним, что учет рабочего времени осуществляется в табеле и работодатель вправе применять как унифицированную форму Т-13 из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2014 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», так и форму табеля, разработанную самостоятельно.

На основании п. 8 Положения фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае его проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» (или «06» – «служебная командировка»), при этом количество отработанных часов не проставляется.

7. Принимаем отчет. По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной поездкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы.

По расходам на проезд, жилье и иным тратам, произведенным с ведома работодателя, сотрудник должен отчитаться. А вот за суточные ему отчитываться не нужно – основанием их выплаты будет количество дней командировки, записанное в приказе о направлении в служебную поездку.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Напомним, что организации применяют форму авансового отчета АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

К сведению

Для организаций государственного сектора установлена другая форма авансового отчета, как и табеля учета рабочего времени. В настоящее время на регистрации в Минюсте находится Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». С момента вступления в силу данного приказа названные учреждения должны будут использовать формы, утвержденные им.

Определение продолжительности командировки

Раньше для определения продолжительности поездки (и уточнения дат отъезда и возвращения) использовалось командировочное удостоверение, в котором принимающая сторона проставляла отметки о прибытии и выбытии командированного. После отмены удостоверения в 2015 году стало сложнее определять время и рассчитывать суточные при командировках в 2021 году, нормы и учет приходится осуществлять, анализируя билеты, счета гостиниц или топливные квитанции, если работник ехал к месту назначения на личном транспорте.

Законодательные нормы

Обязанность возместить сотруднику в командировке его расходы, связанные с ней, регламентирует ч. 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ. Такие расходы делятся на:

• затраты на проезд к месту назначения и перемещения в чужом городе;
• затраты на проживание;
• прочие затраты, компенсируемые в виде фиксированной суммы на день (суточных).

В первых двух случаях возмещаются фактические расходы, которые подтверждены документально. А вот размер суточных является фиксированным и никаких дополнительных документов не требует. Его организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах. Законодательство относит к таким документам утвержденное руководителем компании Положение о командировках, а также учетную политику.

Для того чтобы командированному работнику не пришлось платить с полученных таким образом денежных средств НДФЛ, максимальные нормы командировочных расходов в 2021 году прописаны в статье 217 Налогового кодекса РФ.

Загранкомандировки

Размер суточных в коммерческих организациях устанавливается собственником или руководителем предприятия и указывается в локальных документах — таких как Положение о командировках или Положение об оплате труда.

А вот в бюджетных организациях все строже. Считать командировочные расходы (суточные) в 2021 году в бюджетных учреждениях при поездках сотрудников за границу надо, ориентируясь на Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812. В этом постановлении содержатся нормы суточных при загранкомандировках в 2020 году: таблица включает 193 позиции, покажем только ее часть. А скачать всю таблицу можно в конце статьи.

Командировка в Казахстан и Беларусь: суточные

Copyright: фотобанк Лори Часто в служебных целях бывает необходимо направить сотрудника за границу.

Существуют свои особенности для командировок в государства СНГ и страны ЕАЭС (Армению, Беларусь, Кыргызстан, Казахстан и др.). Работодатель должен понимать, какие документы нужно оформить для поездки в страну безвизового режима с Россией, знать ответы на прочие вопросы, например, какими будут при поездке в Казахстан или, если предстоит командировка по Беларуси, суточные.

Любая поездка работника должна быть оформлена правильно, это предотвратит возможные претензии налоговых органов.

В организации разрабатывают (положение, приказ), регламентирующий порядок оформления командировок. Он не обязателен, но удобен, если в нем подробно расписаны все особенности (например, размер суточных для разных стран и какие именно расходы компенсируются).