При подаче в ПФР следующих форм персонифицированного учета: АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, а также форм, содержащих информацию о выплатах и начисленных на них взносах во внебюджетные фонды: СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, страховщик, то есть работодатель, обязан предоставить их вместе с сопроводительной описью по форме АДВ-6-1.
Форма АДВ-6-1 — это опись документов, которая составляется при передаче работодателем комплекта документов в Пенсионный фонд РФ, содержащая сведения о его работниках. АДВ-6-1 в 2021 году была изменена.
Форма АДВ-6-1 состоит из трех разделов:
- В первый раздел вносятся данные работодателя;
- Во втором необходимо отразить наименование передаваемых форм и их число;
- Третий раздел заполняется, если в ПФР представляются перечисленные выше формы СЗВ. Тут заполняются данные о сумме взносов, сумме выплат и периоде, за который они были начислены.
Как выглядит документ
Новый бланк сопроводительной описи утвержден отдельным Постановление Правления ПФ РФ №485п от 27.09.2019. До февраля 2020 года действовал другой бланк АДВ-6-1, но теперь он не используется.
Обновленная форма документа имеет название «Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР» и представляет собой одну из отчетных форм в части предоставления сведений персонифицированного учета застрахованных граждан в ПФР.
Образец заполнения
Весь бланк размещается на одном листе формата А4. Он может заполняться как от руки, так и при помощи персонального компьютера.
Для удобства заполнения бланк разделён на тематические блоки:
| Блок первый |
|
| Блок второй | Информация в нём заполняется при наличии дополнительных бланков:
|
| Блок третий | Необходимые данные помечаются крестиком:
|
Далее отмечается крестиком периоды отчётностей. Этот может быть как год, так и квартал. Ниже указывается общий доход за отмеченный выше период. Эта сумма, необходима для расчётов при начислении пенсии.
После этого пакет документов прошивается и пронумеровывается. К нему прикладывается полный перечень застрахованных работников, по которым предоставлялась информация. Список работников не имеет четкого регламента по оформлению, поэтому составляется в удобной для работодателя форме.
Образец заполнения формы АДВ-6-1:
Когда придется заполнять
Сопроводительный реестр заполняют при отправке в ПФР сведений по унифицированным формам:
- Анкета АДВ-1 (образец заполнения и актуальный бланк в специальном материале) — создается при отправке индивидуальных сведений сотрудника на создание страхового свидетельства (СНИЛС или АДИ-РЕГ) впервые.
- АДВ-2 — если сотрудник изменил индивидуальные данные и необходима замена (обновление) СНИЛС.
- АДВ-3 — отправка информации на создание дубликата СНИЛС, если работник его потерял или утратил.
- СЗВ-К — при формировании сведений о стаже работника до 2002 года, составляется по индивидуальному запросу ПФ РФ.
- Иные документы, предоставляемые страхователем в ПФР по индивидуальным запросам.
Форма АДВ-6-1. Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР
Опись по форме АДВ-6-1 представляется страхователем в территориальный орган ПФР в составе пачки входящих документов, представляемых, начиная с 2002 года, а также в составе пачки корректирующих индивидуальных сведений за периоды до 2002 года.
1. Коды по ОКУД и ОКПО временно не указываются.
2. Реквизиты страхователя, передающего документы:
Регистрационный номер ПФР: заполняется обязательно. Указывается номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик взносов в ПФР, с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР.
Формат: XXX-XXX-XXXXXX. Пример: 048-011-002356. (Впереди стоящие нули обязательно указываются!)
ИНН: заполняется обязательно. Указывается идентификационный номер налогоплательщика.
КПП: заполняется обязательно. Указывается код причины постановки на учет.
Наименование (краткое): заполняется обязательно. Указывается краткое наименование организации.
3. Примечания: заполняется сотрудником ПФР при приеме пачки документов.
4. Количество документов в пачке: заполняется обязательно. Указывается количество документов в пачке соответствующего типа.
5. Число застрахованных лиц, представленных в пачке: заполняется обязательно только на Описи, сопровождающей пачку форм СЗВ-4-2.
6. Номер пачки документов, присвоенный страхователем: указывается порядковый номер пачки документов, присвоенный страхователем.
7. Номер регистрации пачки в территориальном органе ПФР: заполняется сотрудником ПФР при приеме пачки документов. Указывается входящий номер, под которым при приеме в территориальном органе ПФР зарегистрирована пачка документов.
Для форм СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2
8. Расчетный период: заполняется обязательно при подаче сведений за расчетный период после 01.01.2002. Указывается год, за который подаются сведения. Не заполняется при подаче корректирующих сведений за периоды до 01.01.2002.
9. Код категории застрахованного лица: заполняется обязательно в соответствии с Классификатором параметров, используемых в формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.
10. Код дополнительного тарифа: заполняется в соответствии с одноименным классификатором параметров только для лиц, на заработок которых начисляются взносы в ПФР по дополнительному тарифу (например, для членов летных экипажей воздушных судов гражданской авиации).
11. Тип сведений: символом “X” отмечается одно из следующих значений:
“исходные”– сведения, первый раз подаваемые страхователем о застрахованных лицах за данный расчетный период. Если представленные исходные индивидуальные сведения были возвращены страхователю из-за содержащихся в них ошибок, взамен них представляются также исходные сведения;
“назначение пенсии” – форма, подаваемая о застрахованном лице, выходящем на пенсию. Заполняется в случае подготовки формы по заявлению застрахованного лица, выходящего на пенсию.
12. Вид корректировки: заполняется в случае необходимости корректировки сведений. Символом “X” отмечается одно из следующих значений:
“корректирующие” – сведения, подаваемые с целью изменения ранее поданных сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период. Если исходные сведения не соответствуют действительности, то корректирующие индивидуальные сведения указываются в полном объеме за весь отчетный период, а не только исправляемые.
Значение может быть указано вместе со значением “назначение пенсии” реквизита “Тип сведений”.
Недопустимо указание данного значения совместно со значением “исходные” реквизита “Тип сведений”;
“отменяющие” — сведения, подаваемые с целью полной отмены ранее поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период.
Значение может быть указано вместе со значением “назначение пенсии” реквизита “Тип сведений”.
Недопустимо указание данного значения совместно со значением “исходные” реквизита “Тип сведений”.
13. Территориальные условия: заполняется в соответствии с одноименным классификатором параметров только в случае, если в пачке содержатся документы СЗВ-4-2. Для остальных типов документов заполнение недопустимо.
Заполняется, если организация имеет рабочие места, которые находятся в районе, входящем в перечень районов Крайнего Севера, местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, зоны отчуждения, зоны отселения, зоны проживания с правом на отселение, зоны проживания с льготным социально-экономическим статусом.
Значение районного коэффициента, установленного в централизованном порядке к заработной плате работников непроизводственных отраслей в районах Крайнего Севера и местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, не указывается.
14. Сведения о суммах начисленных страховых взносов (итого по пачке документов):
страховая часть трудовой пенсии
накопительная часть трудовой пенсии
по дополнительному тарифу
Реквизиты заполняются обязательно в случае, если в пачке документов содержатся формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2.
Реквизиты заполняются в соответствии с правилами заполнения форм СЗВ-4-1и СЗВ-4-2. Указываются суммарные значения в рублях по всей пачке.
Для форм СЗВ-1 или СЗВ-3
(заполнять обязательно при представлении сведений по формам СЗВ-1 или СЗВ-3 за периоды до 01.01.2002)
15. Отчетный период: указывается год, за который подаются сведения. Не может быть заполнен, если уже указано значение реквизита “Расчетный период”.
16. Сведения о заработке (вознаграждении) и доходе за отчетный период, учитываемые при назначении пенсии (итого по пачке документов):
всего начислено
в том числе пособия по временной нетрудоспособности и стипендии
Реквизиты заполняются в соответствии с правилами заполнения форм СЗВ-1 и СЗВ-3. Указываются суммарные значения в рублях и копейках по всей пачке.
17. Реквизиты: Исполнитель, Подпись, Расшифровка подписи заполняются обязательно.
18. Реквизиты: Наименование должности руководителя, Подпись, Расшифровка подписи заполняются обязательно.
19. Дата: заполняется обязательно (ДД наименование месяца ГГГГ).
20. М.П.: печать ставится обязательно. (Может не ставить печать страхователь, не являющийся юридическим лицом).
Структура сопроводительной описи
Стандартизированный реестр состоит из четырех условных блоков:
- В первом блоке содержится информация о страхователе. Здесь необходимо указать регистрационный номер учреждения, выданный Пенсионным фондом, затем прописать ИНН, КПП и указать наименование. При смене названия либо в других исключительных случаях указываем дополнительную информацию в поле «Примечание».
- Второй блок — это табличная часть, в которой представлены отчетные формы, поименованные выше. Здесь страхователь указывает количество документов, направляемых в ПФР.
- Третий блок заполняется при электронном документообороте с ОПФР. В блоке прописывают номер пакета, присвоенный электронной системой страхователя при отправке, а после получения система ОПС присваивает специальный номер данному пакету.
- Четвертый блок — информация об исполнителе и руководителе организации-страхователя, их подписи.
Пошаговая инструкция по заполнению и образец
Если заполнением документа занимается представитель кадровой службы предприятия, то он должен разобраться в правилах данного процесса.
Для грамотного формирования формы АДВ-1 выполняются последовательные действия:
- вносятся личные сведения о новом сотруднике, для чего указывается его ФИО, дата рождения и пол;
- сведения для заполнения формы берутся исключительно из официальной документации, полученной от специалиста, поэтому данные должны совпадать с информацией из паспорта;
- указывается место рождения, приведенное в паспорте, причем вписывается не только город, но и область, район и страна;
- выбирается гражданство нового наемного специалиста;
- прописывается место прописки и адрес фактического места проживания гражданина;
- указываются контактные данные, представленные номером телефона и адресом электронной почты;
- вносятся реквизиты паспорта, причем допускается пользоваться другими документами, удостоверяющими личность;
- правильно сформированная анкета застрахованного лица подписывается непосредственным работником, если отсутствуют серьезные причины для выполнения данного процесса директором предприятия;
- в конце ставится дата составления, после чего документация передается представителям ПФ, причем к ней прикладывается сопроводительная опись.
Разобраться в правилах формирования бланка АДВ-1 может любой наемный специалист. Если будут внесены ложные или неверные сведения, то это приведет к негативным последствиям. Средства, перечисляемые в виде страховых взносов за работника, не будут накапливаться на его индивидуальном счете. Поэтому придется проводить проверку и составлять новую анкету.
