Форма 1 НДФЛ используется для отражения доходов физлиц, которые организация выплачивает работникам в качестве налогового агента. С 2011 г. применение данной отчетности необязательно. Но карточка такого формата – это наиболее удобный способ представления регистра по налогу, который вменено вести компаниям в обязательном порядке (с правом разрабатывать собственные формы).
Справка 1-НДФЛ, раздел 1
Этот раздел включает в себя основные сведения о налоговом агенте (организации), а точнее, такие данные, как:
- ИНН и КПП организации, выступающей налоговым агентом по НДФЛ;
- код ИФНС, в которую будут подаваться сведения о налогоплательщике (как правило, это налоговая, в которой зарегистрирована организация — налоговый агент);
- наименование налогового агента и его ОКТМО.
Целесообразно в этот раздел также добавить ОГРН фирмы и ее телефон.
Основные моменты ↑
Несмотря на то, что документ 1-НДФЛ был преобразован из карточки в налоговый регистр (Приказ ФНС N ММВ-7-3/[email protected]) этот отчет до сих пор составляется работодателями.
В этой форме имеются специальные поля для отражения:
- Доходов физических лиц, полученных ими в течение месяца и квартала.
- Налоговых вычетов, которые привели к сокращению налоговой базы.
- Величины фактических выплат по НДФЛ, направленных в казну.
При составлении 1-НДФЛ налоговые агенты обязаны учитывать действующие коды-идентификаторы доходов и налоговых отчислений, а также виды налоговых вычетов, положенных работникам, а также документов подтверждающих такое право.
В итоге представленные сведения должны стать основанием для идентификации налогоплательщика и установления его статуса.
В форме 1-НДФЛ обязательно прописываются даты выплаты дохода работнику и удержания НДФЛ, а также указывать реквизиты платежных документов.
В настоящее время документ интегрирован с программой 1С, что позволяет автоматизировать учет доходов и налоговых отчислений по каждому из работников.
Если налоговый агент не представит вовремя 1-НДФЛ для проверки в налоговые органы, то он будет облагаться штрафом в 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ).
Понятия
| НДФЛ | Общегосударственный налог федерального значения, который начисляется на все виды денежных поступлений физических лиц по ставке 13%, 30%, 9% и 35%. Часто его также называют подоходным налогом (гл. 23 НК РФ) |
| Форма 1-НДФЛ | Представляет собой особую налоговую карточку, которая позволяет учитывать все доходы гражданина, а также величину налоговых вычетов и начисленных на налоговую базу отчислений (Приказ ФНС N БГ-3-04/583). Эту бумагу часто рассматривают в качестве документа первичного учета по каждому отдельному физическому лицу, которые ведется его работодателем |
| Регистр налогового учета | Аналог 1-НДФЛ, который при этом имеет свободную форму составления. Иными словами, налоговый агент вправе вносить в документ аналитические данные относительно денежных поступлений работников и начисленных на них налогов в любом удобном для них виде |
В настоящее время 1-НДФЛ составляется на основании формы, установленной ФНС России, однако до сих пор его часто называют регистром подоходного налога.
Кто должен сдавать справку
Ранее уже упоминалось, что документ 1-НДФЛ должен формироваться по денежным поступлениям каждого физического лица.
При этом заполняет ее не сам гражданин, а его налоговый агент – работодатель. В самих организациях 1-НДФЛ рассматривается в качестве первичного документа налогового учета.
Существует несколько правил заполнения 1-НДФЛ, а именно:
- она формируется по итогам каждого месяца, когда составляются ведомости по зарплате и на доходы работника начисляется налог;
- бухгалтерия формирует сведения по каждому отдельному работнику и заносит их в справку.
Стоит отметить, что налоговые агенты отражают в 1-НДФЛ только не все доходы. Так, не отражаются в ведомости:
- пособия по беременности и родам;
- выплаты по случаю рождения или усыновления ребенка;
- пособия по уходу за ребенком;
- выплаты по безработице.
Нормативная база
Вопросы, касающиеся взимания подоходного налога с физических лиц, находят подробное отражение в главе 23 Налогового кодекса РФ.
При этом в статье 230 точно указано, что:
| Налоговые агенты | Ведут учет денежных поступлений физических лиц, а также установленных по ним вычетов и начисленных налогов при помощи специальных регистров |
| Налоговые регистры | Также рассматриваются в качестве формы 1-НДФЛ имеют строго установленную форму |
Сама форма 1-НДФЛ была принята и утверждена в 2003 году Приказом ФНС N БГ-3-04/583. Позднее было разрешено заполнять документ в свободном виде – так, как это удобно налоговому агенту.
Ныне наблюдается возврат к прежней схеме, поскольку это обеспечивает более упорядоченный процесс учета доходов, вычетов и налоговых отчислений.
Справка 1-НДФЛ, раздел 2
В этом разделе отображаются сведения о физлице-налогоплательщике, которому организация выплатила доход и удержала НДФЛ. На него представляются такие данные:
- ИНН физлица-налогоплательщика в России и стране гражданства;
- Ф. И. О.;
- дата рождения;
- документ, удостоверяющий личность, и его код;
- гражданство с указанием кода страны;
- данные о количестве дней пребывания в РФ (для определения налогового статуса (резидент, нерезидент) за каждый месяц налогового периода).
Информация не подлежащая включению в состав данных документа
В 1 НДФЛ не вносятся данные, касающиеся видов прибыли, которые не подлежат налогообложению (cт. 217 HK РФ):
- Госпособия, выплаты (кроме оплаты ЛН, в ом числе по уходу за ребенком).
- Пенсионные отчисления (включая страховую и накопительную пенсию).
- Вознаграждения по рождению (усыновлению) ребенка и по уходу за ним.
- Компенсационные выплаты, связанные с причинением вреда здоровью, за поднаем жилья, увольнение, за гибель военнослужащего и др.
- Выплаты на возмещение затрат в рамках договоров о безвозмездном выполнении обязанностей (волонтеры).
- Алименты.
- Прибыль, в виде грантов, призов или иных форм за участие в конкурсах, соревнованиях и т.д.
- Матпомощь (членам семьи погибшего, пострадавшим в результате стихийного бедствия и т.д.).
- Компенсация за санаторно-курортные путевки в санатории и др. оздоровительные учреждения.
- Иные виды дохода, предусмотренные нормами законодательства.
При оплате работодателем командировочных расходов сотруднику, в налогооблагаемую базу не включаются суточные, но не превышая 700р.за каждый день служебной поездки в пределах РФ и 2.5 т.р. – в другой стране.
Справка 1-НДФЛ, раздел 3
В этой части 1-НДФЛ происходит непосредственный расчет налоговой базы НДФЛ по ставкам 13 и 30% (13% — это основная ставка в РФ, а 30% — ставка с дохода для нерезидентов).
В форме 1-НДФЛ бланк содержит таблицу, в которой помесячно за весь год сводятся показатели по кодам доходов и также помесячно указываются предоставленные вычеты.
Коды доходов для справки 2-НДФЛ 2021 года можно посмотреть в нашей статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)».
После этого в 1-НДФЛ формируется налоговая база и рассчитывается налог НДФЛ. Указывается удержанный налог. Выявляются долги по налогу с учетом долгов на начало года.
В этот раздел 1-НДФЛ целесообразно добавить:
- даты получения доходов;
- даты удержания налога;
- даты уплаты налога в бюджет;
- сведения о платежном документе на перечисление налога;
- сведения о налоговых вычетах по их видам (стандартный, социальный, имущественный, профессиональный, инвестиционный), кодам, суммам за каждый месяц налогового периода и основаниях их применения;
- сведения о величине фиксированных авансовых платежей, уплаченных иностранными гражданами, принимаемой в уменьшение суммы исчисленного налога;
- сведения об основаниях для уменьшения исчисленной суммы налога на сумму уплаченных налогоплательщиком-иностранцем фиксированных авансовых платежей (реквизиты уведомления из ФНС, заявление налогоплательщика, реквизиты документа об уплате фиксированных авансовых платежей).
Порядок заполнения
Ведение формы осуществляется сотрудниками, в чьи обязанности входит начисление заработной платы персонала.
1 раздел заполняется в соответствии с учредительными документами юрлица, код ИФНС присваивается согласно документам регистрации в налоговом органе.
В качестве сведений о физлице (2 раздел), используются персональные данные предоставленные работником при трудоустройстве, и оставшиеся поля заполняются по мере расчета отчислений в бюджет. Данные вносятся ежемесячно после закрытия ведомостей, во избежание ошибок.
Допускается два варианта заполнения справки:
- с использованием специализированных программных продуктов – автоматически;
- вручную.
Недостающие сведения необходимо уточнить у сотрудника.
Применяемые коды
Согласно Пр. ФНС №MMB-7-11/[email protected] от 10.09.2015, при заполнении формы применяются соответствующие видам прибыли и вычетов коды:
| КОДЫ ДОХОДОВ (Приложение №1) | |
| 2000 | все виды выплат работнику за осуществление трудовых обязанностей (зарплата, премии и т.д.) |
| 2012 | начисленные отпускные |
| 2300 | перечисления по предоставленным в бухгалтерию листам нетрудоспособности |
| 2400 и 1400 | прибыль, полученная от сдачи в аренду или иного использования транспортных единиц или имущества, соответственно |
| 2760 | рассчитанная матпомощь |
| 4800 | прочие выплаты |
| 1010 | полученный доход от дивидендов |
| 1530 | доходы по операциям с ценными бумагами |
| КОДЫ ВЫЧЕТОВ (Приложение №2) | |
| 126-149 | стандартные на детей (с учетом нюансов применения вычета) |
| 311,312 | имущественные: связанные с приобретением жилья, строительством или погашением кредита на соответствующие цели |
| 320,321,324 | социальные: за обучение или медобслуживание на возмездной основе |
| 403-405 | профессиональные: по договору ГПХ, связанные с затратами на получение авторского вознаграждения и др. |
| 501,503,508,505 | вычеты, предусмотренные за получение подарков, выигрышей, матпомощи и др. |
Пример заполнения
Образец заполнения 1 НДФЛ в качестве регистра налогового учета для сотрудника ООО «Ромашка».
Заполняем раздел 1.
В форму вносятся данные организации в соответствии с представленными полями:
Раздел 2
Пример оформления данных о физлице – Петрове П.П.:
- в п.п.2.1 – 2.5 вносятся сведения в соответствии с паспортом гражданина, свидетельством ИНН;
- в п. 2.6 указывается код страны согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ), для России -643;
- п.2.9 заполняется «1» для резидентов и «2» — нерезидентов.
Раздел 3
В данном пункте отражаются налоговые вычеты, предоставленные в соответствии со ст.218-220 HK РФ.
Раздел 4
Отражает непосредственно исчисление налогооблагаемой базы и НДФЛ по ставке 13%:
- сначала в табличном варианте вносятся виды вознаграждений за выполнение трудовых обязанностей;
- код дохода присваивается в соответствии с классификатором – «2000»;
- далее указывается сумма налога за каждый месяц начисленная и удержанная;
- при отражении данных о перечислениях вносятся реквизиты платежных документов.
Раздел 5
Если налогоплательщику предоставляются вычеты, их требуется указать в данных полях.
Раздел 6
Итогом заполнения справки является формирование данных граф. Здесь отражается общая сумма прибыли и исчисленного НДФЛ.
Раздел 7
Вписываются сведения о выданных справках для предоставления в ФНС.
Это один из вариантов преобразования бланка 1 НДФЛ в форму регистра налогового учета по подоходному налогу. Каждое юрлицо может разрабатывать образцы по своему усмотрению, но соблюдая установленные законодательством нормы. Т.е. доходы и вычеты должны быть отражены в соответствии с принятой системой кодов.
Справка 1-НДФЛ, раздел 5
В этом разделе приводятся все доходы, облагаемые по ставке 35%.
Таблица ведется по каждому коду дохода, учитывается вычет в сумме 4 000 руб., предусмотренный п. 28 ст. 217 НК РФ. Затем формируется налоговая база, далее указывается сумма налога, исчисленная и удержанная, а также долги по налогу.
Нелишним будет указать в этом разделе 1-НДФЛ и даты получения дохода, удержания налога, дату уплаты налогов с данными о платежном документе.
Особенности заполнения формы налогового регистра
В разделах, отражающих размер дохода сотрудника, данные вносятся в разрезе каждой выплаты. При учете предоставленных работникам льгот в виде вычетов применяется ежемесячный порядок учета данных. Своевременность учетных операций позволит исключить случаи превышения предельной величины предоставленной льготы. При необходимости учета большого количества льгот форма дорабатывается с учетом условий внесения данных.
В связи с изменением в законодательстве с момента издания бланка требуется внести корректировки в состав данных разделов. Предприятия должны учитывать даты получения дохода, виды налоговых льгот, порядок предоставления которых налогоплательщикам изменился с момента утверждения первоначального вида бланка.
Для автоматизации учета и ведения 1-НДФЛ применяются программы:
- 1С: Зарплата и управление персоналом. В программе уделено внимание датам начисления дохода, удержания и перечисления налога. Сведения отражаются в регистре на основании форм первичного учета;
- Зарплата и кадры CompSoft. Ресурс предоставляет возможность изменения настроек согласно специфике начислений предприятия;
- ПК «Налогоплательщик», обеспечивающий расчет оплаты труда, налогообложение и формирование регистров.
Большинство программ, используемые предприятиями при расчете заработной платы, имеют в составе документов регистр на базе 1-НДФЛ для учета данных по каждому работнику.
Справка 1-НДФЛ, раздел 6
В этом разделе подводится итог по всем ставкам НДФЛ, рассчитанным в предыдущих разделах по итогам налогового периода (года).
Упраздним в 1-НДФЛ недействующие ставки, оставим только актуальные на сегодня: 13, 30 и 35%. В разделе указывается общая сумма налога за год — исчисленная, удержанная, переданная на взыскание в налоговый орган. Также учитывается пересчет за предшествующие налоговые периоды, показываются долги на конец периода.
Данный раздел рекомендуется дополнить:
- датой получения дохода;
- датой исчисления налога;
- датой удержания налога;
- сроком перечисления налога;
- датой фактического перечисления налога;
- КБК и ОКТМО, по которому перечисляется налог.
Подробнее о действующих ставках НДФЛ читайте в статье «Сколько процентов составляет НДФЛ?».
Сроки сдачи
Данная форма отчетности относится к внутренним документам юрлица. Она заполняется за отчетный период ежемесячно с нарастающим итогом и хранится с другими формами первичной документации бухучета.
Предоставлять в налоговые органы справку не требуется, ее могут запросить сотрудники ФНС при проверке уплаты НДФЛ в бюджет. Исключением являются случаи переплаты налоговым агентом. Для оформления возврата юрлицу потребуется предоставить выписку из налогового регистра, свидетельствующую о факте излишне внесенной суммы НДФЛ.
Итоги
Сегодняшнее законодательство не обязывает вести 1-НДФЛ на каждого сотрудника в течение года. Но в соответствии со ст. 230 НК РФ организация должна вести налоговые регистры, которые ей необходимо разработать самостоятельно. Для упрощения создания налоговых регистров целесообразнее всего скачать форму 1-НДФЛ, доработать ее согласно приведенными нами рекомендациями по каждому разделу и заполнить полученный регистр по каждому физическому лицу, которому организация выплатила доход.
Прочитать о ведении налогового регистра по НДФЛ и скачать его образец можно в нашей статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Ответственность за отсутствие форм налогового учета
НК РФ предусмотрено наказание предприятиям за отсутствие налоговых регистров. Дополнительно на руководителя может быть наложен административный штраф за непредоставление сведений, необходимых для налогового контроля.
| Основание для наложения санкции | Размер штрафа |
| Ст. 120 НК РФ за отсутствие налогового учета | 10 000 рублей |
| Тоже, повторно | 30 000 рублей |
| Ст. 126 за отказ от предоставления документов | 200 рублей за каждый документ |
| Ст. 15.6 КоАП за непредоставление информации | От 300 до 500 рублей |
Информация о пособиях по нетрудоспособности и отпускных
Сотрудники налоговых служб считают, что пособия по временной нетрудоспособности не относятся к заработной плате. Потому их не относят к доходам, полученным за выполнение определённых обязанностей. Достаточно просто написать о том, что суммы были выплачены.
Что касается отпускных, то необходимо сразу решить – будут ли они платой за труд или нет? Если да, то налог удерживается, в самый последний день в месяце. Если же ответ отрицательный, то удержание происходит в тот же день, когда выплачивается доход.
