Как налоговая проверяет онлайн кассы в 2021 году

Инспекторы проверяют: корректность применения ККТ, соблюдение закона 54-ФЗ и требований оприходования выручки.

Контролировать исполнение норм закона о применении онлайн-касс налоговая может с помощью:

анализа расчетов через автоматизированную систему ФНС. Она же позволяет анализировать приходящие фискальные данные;
удаленной проверки работы ККТ, полноты учета выручки, проверки деятельности ОФД по месту нахождения налоговых органов и запроса пояснений, справок, сведений и документов;
наблюдения за применением ККТ при продаже товаров, услуг, работ покупателям с привлечением свидетелей;
контрольной закупки, для проверки оформления и выдачи кассовых чеков и иных документов, которые подтверждают оплату. Закупку проводят инспекторы. Они покупают товар, приобретают услугу или работу, совершают платеж наличными и электронными деньгами.

Проверка онлайн-кассы: юридические основания

Налоговая инспекция, как и любая государственная служба, действует согласно законодательству. Контроль работы онлайн-ККМ со стороны налоговых инспекторов осуществляется на основании следующих документов:

Приказ Минфина №132н от 17.10.2011 г.— определяет регламент этапов проверки оборудования;
Закон №943-1 от 21.03.1991 г. — ограничивает полномочия представителей налоговой;
Федеральный закон №294-ФЗ от 26.12.2008 г. — представляет список прав представителей бизнеса при проведении проверки онлайн-касс.

Технологии контроля отличаются по виду и форме. По виду они бывают плановыми и внеплановыми, по форме — документарными и выездными. Документарная проверка подразумевает выявление соответствия документации компании установленным нормам. При этом представители ФНС не посещают компанию непосредственно, а запрашивают документы по списку. Выездная проверка — это выезд инспектора в офис компании.

Мнение эксперта

Ирина Смирнова

Эксперт по онлайн-кассам

Задать вопрос

Внеплановые проверки обычно проводят на основании жалоб, поступающих от клиентов. Плановая ревизия осуществляется в соответствии с официальным списком очерёдности предприятий. Для этого компания должна быть внесена в реестр плановых проверок. Чаще всего такие списки составляют на год вперёд.

ФИО кассира не указано в чеке или не совпадает

Всё идёт к тому, что кассир должен быть трудоустроен официально и за него должны выплачиваться взносы и НДФЛ. Проверяющие будут сравнивать ФИО продавца с указанным в чеке. Не исключено, что проверка на официальное трудоустройство будет производится автоматически, так как добавится новый реквизит – ИНН кассира. Нюансов и вопросов здесь появится не мало. Например, что делать, если работник на испытательном сроке или большая текучка кадров? Неужели придётся каждый раз перепрограммировать кассу?

Важно.

При несоблюдении вышеуказанных требований, вероятнее всего придётся заплатить два штрафа – от ФНС за неправильный реквизит, а от Трудовой Инспекции за неоформленного работника ( п. 4 ст. 5.27 КоАП. Штраф — от 5 до 10 тысяч рублей).

Что именно проверяет налоговый инспектор

Представители налоговой службы контролируют деятельность коммерческих организаций по двум направлениям: выявляют соответствие используемых онлайн-касс требованиям Федерального закона №54-ФЗ и проверяют соблюдение правил использования оборудования. Проверке подлежат следующие показатели:

учёт операций, проводимых при помощи ККМ;
техническое соответствие онлайн-кассы текущему законодательству;
соблюдение правил работы с ОФД;
соблюдение правил выдачи чеков.

Это основные темы, они интересуют проверяющую службу лишь поверхностно. Более глубокая проверка начинается, когда обнаруживаются нарушения.

Мнение эксперта

Кирилл

Специалист по кассам

Задать вопрос

Возможен удалённый контроль онлайн-кассы через интернет. Для этого ответственный представитель ФНС анализирует документы, поступающие от оператора фискальных данных (ОФД). Таким образом выявляется множество подозрительных фактов из жизни организации, а также учитываются периоды неиспользования онлайн-оборудования.

Как избежать штрафов от ФНС

Делайте чеки коррекции
. На каждую неправильную операцию с пробитием оформляйте чеки коррекции (письмо ФНС от 07.12.2017 №ЕД-4-20/24899).
Заявите о нарушении
. Если вы предупредите ФНС об ошибке в работе с ККТ и приложите необходимые документы, то вероятно штрафа не будет. Лучше такие заявления отправлять в почтовом конверте или отдавать личным присутствием в инспекции.
Попросите заменить штраф предупреждением
. Попробуйте написать в инспекцию ходатайство на замену полученного штрафа предупреждением ( п. 1 ст. 4.1.1. КоАП). Это может быть действенно, если проступок был первичным.
Можно судиться
. В случае несогласия со штрафом можно пойти в суд, где попытаться отменить штраф совсем или попросить заменить его предупреждением.

Теперь вы знаете, что если налоговая проверка кассового аппарата привела к штрафу, можно попытаться его заменить на более мягкие меры ФНС.
Возврат к списку

Полномочия налогового инспектора

При проведении ревизии налоговые органы должны представить ответственному представителю компании правильно оформленное решение о проведении проверки. В документе содержится перечень вопросов, подлежащих изучению.

В рамках проверки инспекторы имеют право:

осуществлять беспрепятственный доступ к контрольно-кассовой технике (ККТ);
изучить накопитель фискальных данных;
проверить кассовые документы;
получать разъяснения, справочную информацию и прочие сведения, связанные с работой кассы;
проводить контрольные закупки для проверки умения кассира работать с оборудованием;
привлекать к проверке сотрудников правоохранительных органов;
проверять договоры с ОФД;
проверять корректность оформления и выдачи документов онлайн-кассой;
ставить вопрос о привлечении работников предприятия к административной и уголовной ответственности.

Мнение эксперта

Ирина Смирнова

Эксперт по онлайн-кассам

Задать вопрос

Руководство и персонал фирмы не имеют права препятствовать инспекторам. Лучшим решением на время проверки будет внимательно выслушать представителя ФНС и как можно быстрее устранить недочёты. В таком случае все процедуры закончатся не только легко, но и без негативных последствий.

Проверка документов на ККТ

Данная процедура производится открыто с предъявлением сотрудниками налоговой службы пользователям кассовых аппаратов поручения на проведение проверки и своих служебных удостоверений. При проведении проверки проверяющие рассматривают:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

журнал кассира;
акты о возврате денежных средств клиентам;
распечатки отчетов из фискальных накопителей;
бланки строгой отчетности и другие документы;
паспорт ККТ, договор с оператором фискальных данных, документацию, связанную с приобретением, регистрацией, ремонтом, модернизацией техники, заменой фискальных накопителей.

Перечень приведен в п. 34 Регламента.

Обратите внимание! Запрошенные документы представляются пользователем ККТ в виде оригиналов или заверенных копий. При этом проверяющие не могут требовать нотариального заверения копий документов.

Как проходит проверка онлайн-кассы

В начале ревизии налоговый инспектор проводит две анонимные контрольные закупки: за наличные и по безналичному расчету. Кроме того, формирует два чека: в бумажном и электронном виде.

Далее — запускает мобильное приложение ФНС и проверяет полученную документацию на корректность. Благодаря этому инспектор может быстро убедиться в финансовой безупречности компании. Если уполномоченный работник ФНС захочет проверить работу и квалификацию кассира, он может попросить оформить возврат.

При проверке применения онлайн-кассы тщательно изучают устройство оборудования. Уточняют наличие модели в государственном реестре, проверяют присутствие пломб, общую целостность аппарата, соответствие техническим требованиям. Затем проверяют выручку, зафиксированную ККМ.

Далее осуществляется проверка документации. Если представители налоговой находятся на территории фирмы, они изымают оригиналы документов. Если процедура проводится в местном отделении ФНС, лучше будет предоставить для контроля копии бумаг.

Проверке подлежат:

бланки и чеки строгой отчётности;
ежедневные отчёты;
накладные;
кассовая книга.

Инспектор может предъявить претензию даже к качеству печати документов. Размытые буквы, нечёткий шрифт, лишние элементы на чеке могут смутить не только налоговые органы, но и клиентов компании. Поэтому настоятельно рекомендуется следить за состоянием принтера, своевременно заправлять картриджи, проводить техническое обслуживание печатающего оборудования. Бумажные и электронные чеки проверяют на наличие реквизитов, установленных стандартами.

В их число входят:

наименование предприятия;
номер чека за смену;
ФИО кассира;
реквизиты товара или услуги (название, количество, стоимость);
ставка и сумма НДС;
способ оплаты;
стоимость товара с издержками и надбавками, включая скидки и акции;
QR-код, содержащий информацию о документе;
заводской номер ФН;
номер ККТ, выданный при регистрации в ФНС;
ИНН предприятия;
форма налогообложения компании;
адрес торговой точки, в которой была осуществлена продажа;
дата и время проведения операции;
номер смены;
фискальный фактор и порядковый номер чека.

Все реквизиты должны находиться строго в отведённых для них местах, просматриваться чётко, без каких-либо дефектов и неточностей. В противном случае инспектор имеет право забраковать документ и оштрафовать компанию.

Если инспектор собирается забрать какие-либо документы, это должно происходить строго по описи, под подпись обеих сторон. В конце проверки уполномоченный работник ФНС подготавливает акт в двух экземплярах.

Мнение эксперта

Ирина Смирнова

Эксперт по онлайн-кассам

Задать вопрос

В документе приводятся перечень нарушений и наложенных взысканий, факты несогласия представителей компании, подвергшейся проверке. Один экземпляр направляется в налоговую, а другой остаётся в распоряжении фирмы. Результаты проверки можно оспорить в течение 10 дней с момента завершения.

Не отправка копии чека в электронном виде

Если покупатель попросил отправить ему копию чека в электронном виде на телефон или e-mail, то сделать это нужно! Однако клиент должен обратиться к кассиру до момента расчёта ( п. 1 ст. 1.2 закона №54-ФЗ).

Электронная копия чека может быть представлена в двух видах: смс и/или электронное письмо. В обоих случаях требуются некоторые технические возможности. Причём при их отсутствии на электронную почту чек можно не отправлять, так как не все кассы поддерживают символы, входящие в название адреса. А вот для отсылки смс потребуется помощь ОФД. Обычно эта опция платная и подключается по запросу.

Как зарегистрировать кассу в налоговой через интернет

Для подачи заявления в онлайн-режиме необходимо быть зарегистрированным на официальном сайте ИФНС и иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Чтобы поставить на налоговый учет онлайн-кассу в ФНС необходимо выполнить следующие действия:

1. Авторизоваться в личном кабинете,
2. Перейти в раздел учета ККТ,
3. Нажать на кнопку регистрации,
4. Заполнить все необходимые поля,
5. Подписать документ с помощью УКЭП,
6. Отправить данные в налоговую.

Если все выполнено верно, ФНС выдаст регистрационный номер, который будет присвоен кассовому аппарату и отобразиться в соответствующем окне личного кабинета. Данный номер нужно внести в кассу вместе с реквизитами ОФД и владельца аппарата, после чего касса сформирует и распечатает отчет.

Как выполнить фискализацию

После того, как кассе будет присвоен уникальный регистрационный номер, необходимо выполнить ее фискализацию — ввести аппарат в эксплуатацию за счет обмена данными с налоговой инспекцией. Для этого необходимо:

1. Авторизоваться в личном кабинете,
2. Перейдите в раздел ККТ,
3. Нажать на кнопку завершения регистрации,
4. Ввести данные из распечатанного отчета: номер, дату, числовой код,
5. Поставить электронную подпись,
6. Отправить данные в ФНС.

Как только данные будут проверены, в личном кабинете появится электронная карточка. При необходимости ее можно получить в налоговой инспекции в бумажном варианте.

Регистрация онлайн-кассы в ОФД

Финальным пунктом в регистрации кассы для дальнейшего ее использования является внесение всех данных о ККТ в личный кабинет ОФД. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Авторизоваться в личном кабинете,
2. Перейти в раздел ККТ,
3. Нажать на «Подключить ККТ»,
4. Внести все данные,
5. Нажать «Сохранить».

Только после выполнения всех пунктов кассовый аппарат можно использовать в работе.

Права владельцев проверяемых кассовых аппаратов

Права владельцев ККТ во время их проверки в общем виде оговариваются в ст. 21–24 закона № 294.

Применительно к узкой ситуации пользователи и владельцы проверяемых кассовых аппаратов в соответствии с п. 9 Регламента имеют право:

на личное присутствие при осуществлении проверки;
дачу пояснений и объяснений по предмету проверки;
получение от сотрудников налоговой службы информации о предмете и сроках проведения проверки;
получение результатов проверки (акта, составленного по результатам проверки);
выражение несогласия с результатами проверки или действиями (бездействием) сотрудников налоговой инспекции при осуществлении проверки;
обжалование действий (бездействия) проверяющих как во внесудебном (руководителю налогового органа, осуществлявшего проверку), так и в судебном порядке.

Важно! В рамках досудебного порядка проверяемые лица могут обратиться с жалобой устно или письменно, в том числе можно отправить электронное обращение на сайт ведомства. В жалобе в обязательном порядке следует указать название органа, куда направляется сообщение, суть обращения и обратный адрес, по которому должен быть направлен письменный ответ. Срок рассмотрения жалобы составляет 30 дней с момента ее регистрации.

Какие документы необходимы для регистрации?

Первым, и главным становится правильно заполненное заявление утвержденного образца. Оно отражает все необходимые для регистрации данные и информацию о дальнейшем применении ККМ.

Но кроме него понадобится предоставить пакет дополнительных документов, в частности:

Паспорт владельца ИП, для компаний – документ, удостоверяющий личность владельца.
Технические паспорта кассы и ФН.
Заверенную копию соглашения с ОФД.
Документы, которые подтверждают фактический адрес, для указания места расположения оборудования после его регистрации.
При наличии – печать компании.
Также дополнительная информация и документы, которые установлены пунктом 2 статьи 4.2 Федерального закона № 54.

Оформление результата проверки

По результатам проведения проверки составляется соответствующий акт на бумажном носителе в 2 экземплярах. Все исправления в нем должны быть оговорены и заверены подписи указанных выше лиц. Обязательными атрибутами акта являются:

Дата его оформления.
Полное название владельца проверяемой ККМ, его ИНН и КПП, адрес местонахождения.
Ф. И. О. сотрудников налогового органа, проводивших проверку.
Перечень документации, полученной сотрудниками налоговой службы в ходе проверки.
Дата, когда проверочные действия начались, и дата, когда они были завершены.
Запись об отсутствии выявленных нарушений или детально изложенные, подкрепленные документально факты нарушений. В последнем случае необходимо также сделать ссылку на нормативные акты, положения которых были нарушены. При выявлении фактов нарушения законодательства о ККТ сотрудники налогового органа возбуждают производство по делу об административном нарушении.

Обратите внимание! Акт подписывается сотрудниками налоговой службы, осуществившими проверку, и проверяемым лицом. Последнее может изложить свои замечания непосредственно в акте или в отдельном документе. Если лицо уклоняется от подписания акта или вообще отсутствует при проведении проверки, в акте делается соответствующая запись и документ направляется по почте заказным письмом.

Какие нарушения выявляются

Результаты своих контрольных мероприятий Налоговая служба публикует на своем сайте. Надо сказать, нарушают повсеместно.

Например, в республике Башкортостан было проведено 155 проверок и абсолютно все из них выявили нарушения: либо отсутствовали кассы, либо не выбивались чеки. К слову, инициирована эта масштабная проверка была именно сообщениями покупателей.

Другой пример — заведения общепита в Рязани. После проведения проверки выяснилось, что в 70% случаев покупателям вместо фискального документа из онлайн-кассы выдавали пречеки, распечатанные на принтере чеков. Содержащиеся в них данные не попадали в Налоговую службу, а это нарушение 54-ФЗ.

Как ФНС наказывает за отсутствие кассы и чека

За неприменение кассы минимальный размер штрафа для ИП составляет 10 000 руб., а для юрлица — 30 000 руб. Размер штрафа зависит от количества денег, которые нарушитель получил от клиента «мимо кассы». ИП придется выплатить от ¼ этой суммы, юрлицу — от ¾. При неоднократных нарушениях торговлю могут приостановить на срок до 90 суток (п. 2 и п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

За невыдачу кассового чека налоговая вынесет предупреждение или выпишет штраф: для ИП — 2000 руб., для юрлица — 10 000 руб. (п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ).

Всего в упомянутой статье административного кодекса перечислены санкции за 15 типов нарушений торговыми организациями, операторами фискальных данных, производителями ККТ.

Зачем проверять кассовый чек

Проверка чека ККМ проводится для подтверждения факта продажи. Квитанция стандартного образца зафиксирует факт приобретения товара у определенного продавца и будет полезна в случае необходимости вернуть деньги за покупку. При некачественно оказанной услуге официальный документ – основание для возврата денег.

Торговые организации используют распечатанные отчеты при внедрении касс нового образца и тестировании работы бухгалтерского программного обеспечения. В дальнейшем электронные отчетные документы нужны, чтобы удостовериться, что ККТ функционирует корректно. Регулярный контроль позволяет своевременно выявлять ошибки и сбои в работе кассового оборудования и оперативно устранять проблемы.

Руководители и владельцы торговых точек проводят инспектирование финансовой отчетности в целях снижения вероятности административных нарушений. Регулярно контролируя работу кассиров, можно избежать штрафных санкций со стороны налоговиков.

Контролирующие органы сверяют выданные бумажные фискальные документы с полученными от ОФД сведениями в рамках аудита хозяйствующих субъектов. При выявлении несоответствий проводятся более детальные проверки с привлечением владельцев бизнеса к административной ответственности.

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен — Онлайн-касса! Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Проверка ККТ на соответствие установленным требованиям

При осуществлении контроля сотрудниками налоговой службы в обязательном порядке проверяется:

цельность корпуса без следов вскрытия или разрушения, что исключает возможность изменения средств учета;
наличие модели ККТ и фискального накопителя в специальном реестре (подробнее читайте в статье «Какие онлайн-кассы входят в реестр ККТ согласно 54-ФЗ»);
соответствие заводских и регистрационных данных кассового аппарата;
исправность ККМ, в том числе возможность печати кассовых чеков и некорректируемую сохранность данных о произведенных расчетах;
соответствие реквизитов, отпечатанных на чеке, требованиям, установленным в ст. 4.7 закона № 54-ФЗ;
соответствие реквизитов бланков строгой отчетности и других подтверждающих документов установленным требованиям;
соответствие времени печати чека, указанного на нем, реальному времени;
соответствие фактического места установки ККТ данным, представленным при ее регистрации.

Важно! Для определения наличия возможности вносить корректировки или фальсифицировать документы, необходимые для полного учета расчетов, проводится проверка реквизитов, отпечатанных на чеке, в соответствии с документацией на применяемую модель кассы. В случае, когда необходимы технические или другие специальные знания, могут привлекаться эксперты.

Результатом процедуры станет установление фактов соблюдения или несоблюдения проверяемым владельцем ККТ требований к ККТ, порядку или условиям ее применения.