Как и где получить электронную подпись для онлайн-касс?

С помощью цифровой подписи можно оформить множество различных документов в электронном формате. Получить ее могут как физические, так и юридические лица. Однако такие подписи бывают разными, то есть, они имеют различную юридическую силу. Для предпринимателей, в частности, может быть интересно: можно ли с помощью электронной цифровой подписи оформить себе онлайн-кассовый аппарат. И если да, то какого рода эта подпись должна быть. Итак, сформулируем вопрос: нужна ли электронная подпись для онлайн-кассы? И если да, то какая?

Зачем онлайн-кассам нужна ЭЦП

В настоящее время повсеместно в РФ дейтвуют кассовые аппараты принципиально нового типа — онлайн-кассы, характеризующиеся не только более высокой степенью защиты данных, формируемых в них, но и наличием постоянного электронного взаимодействия с ИФНС.

Такое взаимодействие позволяет дистанционно осуществлять следующие операции в отношении кассовых аппаратов нового типа:

• их регистрацию;
• перерегистрацию, связанную с изменением регистрационных данных или с заменой фискального накопителя;
• передачу всех сформированных в нем фискальных данных в ИФНС;
• снятие с учета;
• обмен информацией с ИФНС.

Процедура электронного взаимодействия с ИФНС налогоплательщикам знакома по системам электронной сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности (ТКС). Она предполагает передачу сведений в налоговый орган через уполномоченного оператора. Для онлайн-касс такой оператор называется оператором фискальных данных. Наличие договора с ним является обязательным условием эксплуатации онлайн-кассы.

Реестр операторов фискальных данных ищите здесь.

Для осуществления электронного взаимодействия отправителю информации нужно располагать электронной цифровой подписью (ЭЦП). Соответственно, возникает необходимость и в электронной подписи для онлайн-касс. Причем потребуется она уже в момент первого контакта с ИФНС по кассе — при первичном внесении данных о ККТ в личном кабинете на сайте налоговой службы для постановки аппарата на учет.

Следующими шагами в использовании ЭЦП станут завершение процедуры регистрации в ИФНС и регистрация у выбранного оператора фискальных данных. Таким оператором может стать и тот, через которого осуществляется электронная сдача бухгалтерской и налоговой отчетности, но в качестве подобного клиента у оператора придется зарегистрироваться дополнительно и оплатить ему услуги, оказываемые оператором фискальных данных.

А теперь о том, как все сделать проще

Мы уже неоднократно писали о том, где можно купить онлайн-кассу. Напомним вкратце. Итак, это можно сделать:

• в компании по автоматизации торговли;
• в вашем банке;
• у оператора фискальных данных.

Практически все предлагают установку кассового аппарат под ключ. В пакетное предложение входят, в том числе, электронная подпись и регистрация устройства в налоговой. То есть ни в какой удостоверяющий центр идти не нужно — все сделают за вас. Мы настоятельно рекомендуем следовать именно этому пути. У этих ребят все настолько налажено, что запуск онлайн-кассы в работу может занять менее одного дня.

Вообще, все так и делают. Электронный документооборот имеет существенный минус. Нужно быть хотя бы уверенным пользователем ПК, чтобы делать все правильно. И то придется во многом разбираться, совершать ошибки и наступать на многочисленные грабли. Как пример: электронная очередь в поликлинику. Отличная во всех отношениях штука. Не нужно вставать в ранищу, ехать в больницу. Отсутствуют талончики, регистратуры, очереди, окошечки и вот это вот все. Вроде бы красота. Но что вы прикажете делать 70-летней бабушке, которая не только записаться в электронную очередь, но и как включить компьютер-то не знает? Для нее гораздо привычнее отстоять в очереди и получить заветную бумажку.

То же самое и с электронным документооборотом. Разобраться во всем с разбегу явно не получится. Да и работа электронных систем часто оставляет желать лучшего — что-то вечно зависает, глючит или попросту не работает. Поэтому обратиться за помощью к специалистам — самый правильный вариант. Тем более что стоит это не так уж дорого.

Важно! Если ваша бухгалтерия уже сдает налоговую отчетность через всемирную паутину, значит усиленная квалифицированная ЭП в вашей организации уже имеется. Подойдет она и для регистрации онлайн-кассы в ФНС и покупать новую не нужно.

Электронная подпись — что это такое и ее виды

ЭЦП — это зашифрованная электронным способом информация (сертификат или ключ), идентифицирующая определенное должностное или физическое лицо. Привязка ее к какому-либо электронному документу равнозначна заверению этого документа подписью соответствующего лица. Существует электронная подпись в виде ее записи на электронном носителе. Срок ее действия обычно устанавливается равным 1 году.

Важно! КонсультантПлюс предупреждает Электронная подпись организации по умолчанию выдается ее руководителю, но иногда требуется, чтобы документы от имени организации подписывало другое лицо, например бухгалтер. Для регулярного использования следует заказать сотруднику отдельную электронную подпись. Почему для сотрудника лучше заказать отдельную подпись, а не передавать ему носитель с ЭП организации, и как это сделать, смотрите в К+. Пробный доступ можно получть бесплатно.

Различают несколько видов электронной подписи:

• простая;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Ключевые отличия электронных подписей подробно рассмотрены в КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Путеводитель.

Наиболее надежной (наиболее защищенной) является усиленная квалифицированная ЭЦП, и именно она используется для осуществления электронного обмена данными с ИФНС. Формированием таких подписей занимаются специальные учреждения — удостоверяющие центры.

По уровню защиты информации усиленная квалифицированная ЭЦП, применяемая для подачи в ИФНС электронной бухгалтерской и налоговой отчетности, удовлетворяет тем требованиям, которые необходимы для электронной подписи документов, имеющих отношение к онлайн-кассам. Поэтому налогоплательщикам, сдающим отчетность электронно, нет необходимости получать еще одну аналогичную ЭЦП для работы с онлайн-кассами. Для этой цели подойдет уже имеющаяся подпись.

Подробнее о подписи, применяемой при сдаче электронной отчетности, читайте в материале «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».

Как выбрать удостоверяющий центр

Можно выбрать любой понравившийся. Никакой принципиальной разницы в работе центров нет. Цена тоже примерно одинакова. Стоимость услуги зависит от надежности носителя, на который записан ключ и сертификат ключа, сроков изготовления подписи, а также уровня технической поддержки.

Почитайте отзывы о работе удостоверяющих центров, сравните цены, поищите тот, который находится поближе к вам. Вот и все критерии.

Стоимость квалифицированной ЭЦП начинается с отметки 1500 рублей и может доходить до 5 тысяч.

Как получить электронную подпись для онлайн-касс

Если же оформление электронной подписи оказывается нужным, то налогоплательщику следует обратиться в любой из удостоверяющих центров (полный список их есть на сайте ФНС). Сделать это можно по телефону или лично, а также через сайт соответствующего учреждения.

При обращении нужно будет заполнить заявку на создание ЭЦП:

• на бумаге, если обращение делается не через сайт;
• электронно, если она оформляется на сайте.

Одновременно с заявкой в удостоверяющий центр потребуется предоставить копии (сканы) документов, подтверждающих указанные в заявке сведения о налогоплательщике.

После принятия заявки удостоверяющий центр выставит счет на оплату услуг по изготовлению ключа (сертификата проверки) ЭЦП. Получить готовый ключ можно будет после оплаты счета. Сделать это сможет:

• лично то лицо, в отношении которого оформлен ключ подписи;
• его представитель по доверенности.

Для получения нужно будет предъявить в удостоверяющем центре платежный документ и оригиналы (заверенные копии) документов, содержащих отраженные в заявке сведения о налогоплательщике.

Юрлицу доступно оформление ЭЦП только через удостоверяющий центр. У ИП возможности для получения электронной подписи шире — он также может оформить ее:

• непосредственно в ИФНС;
• на почте;
• в МФЦ.

О том, какие документы потребует удостоверяющий центр, читайте в статье «Как получить ключ электронной подписи для налоговой?».

Где получить квалифицированную усиленную ЭП

Электронную подпись такого формата можно получить только в специализированных организациях — удостоверяющих центрах. Туда нужно отнести необходимые документы, заполнить заявление и оплатить стоимость услуги. Срок изготовления зависит от загруженности и раскрученности центра, региона его присутствия и других факторов. Обычно это 1-5 рабочих дней. Есть услуги по срочному изготовлению ЭЦП, но стоят они дороже.

Важно! Удостоверяющие центры, имеющие право выдавать гражданам и юрлицам квалифицированную усиленную ЭП, должны быть аккредитованы органами Минкомсвязи на ведение этого вида деятельности. Актуальный список таких организаций вы найдете здесь.

Итоги

Онлайн-кассы предусматривают необходимость осуществления постоянного электронного обмена данными с налоговым органом. Такой обмен требует наличия у налогоплательщика электронной цифровой подписи надлежащего уровня.

Этому уровню соответствует ЭЦП, применяемая для отправки в ИФНС бухгалтерской и налоговой отчетности, поэтому при ее наличии дополнительно обзаводиться подобной подписью не потребуется. Оформить электронную подпись, если ее у налогоплательщика нет, можно через любой удостоверяющий центр.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Какие документы необходимы для формирования ЭЦП

Чтобы сформировать ЭЦП для онлайн-кассы, необходимо предоставить стандартный пакет документов (копии):

• Устав
• Учредительный договор
• Приказ о назначении директора и скан его паспорта, СНИЛС, ИНН
• Свидетельства о регистрации юрлица и о постановке на учет в налоговую

Также сертификационный центр запросит выписку из реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), которая сделана не позже, чем за 6 месяцев до этого. Иногда для получения КЭП требуют более свежую выписку из реестра. Этот факт рекомендуется узнать в конкретном центре.

Компания для формирования цифрового ключа может запросить иной пакет нужных бумаг. Он может быть как большим, так и меньшим. Информацию об актуальных сведениях рекомендуем уточнить непосредственно в центре.

Список штрафных взысканий

• В случае несоответствия ККТ и эцп 54 фз требованиям нового законодательства или отсутствия ее регистрации накладывается штраф: для ИП от 1.5 тысяч рублей до 3 тысяч рублей, для ООО от 5 000 до 10 000 рублей.
• Если продавец отказывается высылать электронный чек покупателю, накладывается штраф для предпринимателей: 2 тысяч рублей, для ООО — 10 тысяч рублей.
• Если не пробить чек, штраф для индивидуальных предпринимателей составит 25—50 % от неучтенной суммы, но не меньше 10 000 рублей, для компаний ООО от 75 до 100 процентов от неучтенной суммы, но не менее 30 000 рублей.

Список, кому требуется приводить ККТ в соответствии с ЭЦП 54-ФЗ

Согласно новому закону ЭЦП 54-ФЗ, за online-кассой могут обратиться все ИП, которые занимаются коммерческой деятельностью. Изменения кассового учета затронут:

аптеки

автозаправочные станции, которые принимают оплату наличными и посредством карт

розничные магазины

гостиницы и рестораны

Законопроект 54-ФЗ вступил в силу в 2021 г. 1 июня, а оборудование нужно было привести в соответствие с требованиями до 1.02.17 года. В случае невозможности выполнения требований по каким-либо причинам закон 54-ФЗ является эффективным инструментом в такой ситуации. Чтобы избежать наложения штрафа за несоблюдение действующего закона, потребуется выполнить следующие мероприятия.

Купить контрольно-кассовую технику со встроенным фискальным накопителем. Возможно обновление устройства, если таковое выпущено производителем.

Обновить программное обеспечение кассы

Снять с учета прежнюю кассу

Зарегистрировать новую ККТ в ФНС

Получить электронную подпись 54 фз

Оформить договор на обслуживание с ОФД

В случае если ИП и организации будут бездействовать, на них будут наложены штрафы со стороны налоговых органов.

Электронная подпись (эцп) представляет собой закодированную информацию о том, кем подписан электронный документ (юридическое лицо, физическое лицо или ИП).

Законодательные положения и требования

Всего можно выделить три вариации электронных подписей, официально используемых на территории Российской Федерации:

1. Простые. Используются для предварительной авторизации пользователя. Чаще всего представляет собой связку логин/пароль или одноразовый цифровой код.
2. Усиленные неквалифицированные. Ранее только они допускались для создания электронных документов, взаимодействия с порталом Госуслуг, в том числе и ФНС. В скором времени они будут упразднены.
3. Усиленные квалифицированные. От неквалифицированных отличаются особым алгоритмом шифрования, который отвечает требуемым нормативам ГОСТ.

Какая нужна электронная подпись для кассы?

Допускается использование только усиленной квалифицированной, причем выдана она должна быть исключительно через аккредитованный в Минкомсвязи удостоверяющий центр. Предварительно подпись необходимо зафиксировать за юридическом лицом (для этого вносятся изменения в ЕГРЮЛ или ЕГРИП). Все эти нормативы указаны в ФЗ 54, которые действуют с начала 2016 года.

Для подачи заявления на регистрацию кассы заявителю также потребуется установить на свой компьютер программу «КриптоПро CSP» — она используется для генерации и установки персонального сертификата в ОС, а также для заверения электронных документов (в том числе и заявления).

Личный секретный ключ и открытый ключ

Документ, который проходит кодирование с использованием личного секретного ключа, пересылается в ОФД или напрямую в ФНС вместе с открытым сертификатом. Там подпись проверяется следующим образом:

• Электронный документ прогоняется через шифровальную программу, создается хеш-документ;
• ЭЦП для онлайн-кассы проверяется с помощью открытого ключа, получается еще один хеш-документ.

Если данные этих двух документов одинаковы, то признается, что сведения, которые передал предприниматель или компания, имеют юридическую силу.

Где еще не обойтись без ЭЦП

Все процессы, проводимые онлайн, нуждаются также в удостоверении электронной подписью со стороны налоговой.

Пример 1. Предприниматель регистрирует свою онлайн-кассу. При проведении этого процесса бизнесмен получит специальную карточку от ИФНС. Она заверяется ЭЦП, которая оформлена на имя конкретного специалиста налоговой. Предполагается несколько возможных (законных) ситуаций, когда подпись применяется при ведении документооборота касательно задействованной ККТ.

Фирма, изготовившая онлайн-кассу, с помощью ЭП подтверждает заявление о том, что:

• модель ККМ полностью соответствует законодательным предписаниям РФ;
• необходимо исключить определенную кассу из реестра;
• произведены экземпляры модели ККМ.

Подобные электронные заявления подписывает ЭЦП изготовитель ФН касательно последнего. ЭП имеется и у ОФД. Важно! Использование ЭЦП специалистами налоговой, изготовителями ККТ и ОФД относится к действиям регистрационного характера. На работу ККМ они не оказывают непосредственного влияния.

Что такое ЭЦП

ЭЦП – это официальные реквизиты физического или юридического лица, представленные в электронном виде и полученные посредством преобразования сведений по криптоалгоритму. Для защиты предъявляемой подписи используется сертификат закрытого ключа, который подтверждает подлинность данных ЭЦП.

ЭЦП выполняет следующие функции:

• Подтверждение подлинности подписи.
• Заверение документов.
• Защита документов от подделки.
• Защита документа от изменения данных.
• Наделение документа юридической силой.

Документы, заверенные ЭЦП, нельзя исправить или отредактировать, что увеличивает их уровень защиты и доказывает достоверность указанных в них сведений. Подделать электронную подпись чрезвычайно сложно, что дает ей значительные преимущества перед подписью, поставленной от руки.

ЭЦП не копируется и хранится только на одном носителе, доступ к которой можно получить, воспользовавшись специальным ключом. Таким образом, поставить ЭЦП может только ее владелец либо его доверенное лицо, то есть те, кто обладает нужным паролем и аппаратно-программным комплексом.

У ЭЦП есть установленный законодательный статус, а потому ответственность за содержание документов и их исполнение полностью лежит на владельце подписи.

Меняется подход к аккредитации УЦ

Аккредитацию удостоверяющих центров ужесточат. Им потребуется лицензия на ведение соответствующей деятельности, более крупный по сравнению с текущими условиями уставный капитал или широкая сеть подразделений по стране.

Мало того, внимание контролирующих органов будет обращено и на репутацию руководства и владельцев УЦ. Поэтому заранее поинтересуйтесь — нет ли проблем у УЦ или его руководства, с которым вы сейчас работаете.

Обратите внимание! С 2022 года выдавать подписи руководителям организаций будут ФНС, Центробанк и Казначейство.

Проверить аккредитацию центра можно на сайте Министерства цифрового развития. Если УЦ не будет соответствовать новым требованиям, его аккредитация сохранится только до 1 июля 2021 года.

Программное обеспечение для работы с КЭП

ПО для шифрования

Основное программное обеспечение для работы с УКЭП — «КриптоПро». Использование программы обеспечивает:

• Конфиденциальность информации. Во время передачи и хранения данных ПО использует функцию шифрования;
• Защиту от навязывания информации;
• Идентификацию и авторство;
• Целостность. Отвечают за нее функции шифрования, хэширования и имитозащиты;
• Неотказуемость от передачи или приема ЭД;
• Защиту от вирусов, закладок, и стороннего изменения ПО.

Основные цели программного обеспечения:

1. Предоставление доступа к криптографическим функциям для формирования УКЭП и ее проверки, генерации ключей, шифрования и расшифровки информации.
2. Использование и реализация сложных алгоритмов с одновременным изолированием их от криптографических опций.

Для установки ПО необходимо выбрать нужную папку с дистрибутивом на ПК или вставить в дисковод носитель с установочным файлом. При запуске Мастера Установки выбирается нужный язык и уровень защиты. Во время установки ПО заполняется форма регистрации с обязательной активацией пункта «Я принимаю условия передачи информации». Все пошаговые действия выполняются в соответствии с указаниями Мастера Установки. В зависимости от задач пользователя можно провести выборочную или полную установку. Различия заключаются в количестве устанавливаемых компонентов. После инсталляции необходимо перезагрузить ПК.

ПО для учета торговли

Для упрощения ведения бухучета и автоматизации бизнеса разработана программа кассового обслуживания 1С. Она применяется для учета операций онлайн-касс, и позволяет:

• Регистрировать покупки, учитывать скидки и бонусы;
• Выдавать чеки;
• Осуществлять поиск товаров в системе;
• Вести отдельный учет для каждого кассира и консультанта;
• Работать с банковскими картами;
• Учитывать внутренние кредиты;
• Формировать отчеты и закрывать смену;
• Загружать данные о возвратах;
• Создавать этикетки и ценники.

Кассовый аппарат перед началом работы нужно подключить к торговой системе. Для настройки пользователь должен перейти в реестр «Подключаемое оборудование» и запустить установку нового устройства (через «Администрирование» — «Подключаемое оборудование»). Далее производится ввод основных рабочих данных. В левом окне выбирается онлайн-касса с передачей данных, после чего нужно нажать «Создать». Откроется новое окно, где нужно будет ввести:

• Драйвер;
• Серийный номер (его можно найти на обратной стороне корпуса ККТ);
• Организацию (для каждого кассового аппарата возможна привязка только к одной организации).

Следующий шаг — настройка драйверов. Для этого нажимают на иконку ККТ «Настройка». В автоматическом режиме ПО распознает новый драйвер и после проверки предлагает установку. Затем в окне «Параметры» вводят порт, скорость и модель. Эти сведения можно найти в инструкции к ККТ или гарантийном талоне. Также задаются пароли для доступа. Далее необходимо протестировать работу ККТ: нажать на кнопку «Тест устройства». Если все настроено верно, то будет выдано сообщение об успешности теста. Установку завершают нажатием на клавишу «Записать и закрыть».

Регистрация фискального аппарата

После присвоения регистрационного номера ККТ необходимо провести регистрацию фискального накопителя. Делается это просто: в карточке ОК выбирается меню «Операция с фискальным накопителем» — «Регистрация». Далее откроется окно «Регистрация устройства», где пользователь указывает:

• Регистрационный номер, выданный ФНС.
• ИНН и название организации.
• Адрес, по которому установлен кассовый аппарат.
• Системы налогообложения.
• Сведения об ОФД.

Когда все поля заполнены — нажимают «Продолжить операцию». Завершается процесс распечаткой отчета о замене накопителя.

Как проверяется ЭЦП

Использование электронной подписи для онлайн-кассы подразумевает наличие у ее владельца закрытого ключа, ПО «КриптоПро» и сертификата, подтверждающего принадлежность подписи конкретному лицу. Сертификат также содержит открытый ключ.

Все три элемента играют важную роль в процессе формирования КЭП. Шифровальная программа запускается на ПК во время отправки сведений в ОФД. При помощи функции хэширования она преобразует исходные данные в сложную последовательность символов. Полученный хешированный документ кодируется закрытым ключом, и отправляется в ОФД вместе с сертификатом. Далее оператор центра повторяет процедуру хэширования данных, кодирует их открытым ключом и пересылает в ФНС. Сотрудник ФНС проверяет соответствие двух хешированных ЭД. Если документы идентичны, то они признаются достоверными.

Открытый и закрытый ключ

УКЭП позволяет подтвердить авторство ЭД и подлинность ЭД. Состоит она из закрытого и открытого ключей, и представляет определенную последовательность закодированных символов. Публичный или открытый ключ доступен всем контрагентам. С его помощью происходит идентификация владельца ЭП и подтверждается достоверность документа. Личный секретный ключ (закрытый) использует только владелец КЭП для защиты ЭД от вмешательства третьих лиц.

Готовимся к новым возможностям и не забываем вовремя менять КЭП

Флэшки, токены и прочие носители теперь будут не нужны! Специально настраивать ПО тоже не потребуется. УЦ смогут хранить ЭЦП в облаке и использовать ее по поручению владельца.

Иногда подпись нужно срочно заменить. Например, если произошло переименование организации, для сотрудника или руководителя которой выпущена ЭП. Если директор сменил фамилию тоже нужно получить новый сертификат. А вот при смене паспортных данных менять ЭП не требуется.

«Астрал-ЭТ» — надежная и безопасная электронная подпись. Оформить заявку можно всего по двум документам: паспорт будущего владельца сертификата и СНИЛС. Используйте подпись для работы на госпорталах, сдачи отчетности или электронного документооборота.

Для кого не требуется ЭЦП

ЭЦП не является обязательной для тех, кто освобожден от необходимости пользоваться онлайн-кассами. К примеру, это касается:

• продажи периодических изданий (газет и журналов) в ответствующих киосках, сопутствующих товаров. Обязательное условие – их доля в обороте не может быть меньше, чем 50%;
• продажи билетов для проезда в общественном транспорте;
• торговли в киосках напитками (безалкогольными) на разлив, мороженым;
• розничных продаж на ярмарках, выставочных комплексах, рынках;
• мелких бытовых услуг – ремонта обуви и некрупной галантереи, изготовление ключей;
• приема вторсырья кроме металлолома, драгметаллов и драгоценных камней;
• реализации товаров народных промыслов;
• сдачи в аренду или наем жилья, которое принадлежит на правах собственности ИП.

Недостаточная скорость интернета также может послужить обоснованием отсутствия онлайн-кассы, и ЭЦП соответственно. Точный перечень подобных мест должен быть утвержден на региональном уровне.