Правила оформления и выдачи расчетных листков по зарплате

Роль документа

Ценность расчетного листка переоценить невозможно – он позволяет работнику предприятия точно понять, из чего формируется его заработная плата, а также, в некоторых случаях вовремя увидеть нестыковки начисления зарплаты с условиями конкретного трудового договора или требованиями законодательства. При выявлении таких фактов сотрудник может обратиться за прояснением спорных или неясных моментов в бухгалтерию предприятия, а если дело дойдет до конфликта, то пойти за восстановлением справедливости в инспекцию по труду или суд.

Расшифровка заработной платы

В составе зарплаты отражаются начисления, которые произведены в качестве вознаграждения за труд: оклад, премии, оплата за работу в праздничные и выходные дни.

Когда следует формировать документ

Расчетный листок нужно делать за несколько дней до зарплатных выплат, выдавать же его можно также заранее или в день выдачи заработной платы. При этом, следует помнить о том, что обычно выдача зарплаты делится на два этапа, в разницей в две недели — так вот расчетный листок должен предоставляться сотрудникам в день получения ими «окончаловки», когда все необходимые суммы уже подсчитаны.

Надо сказать, что расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.

При увольнении расчетный листок делать следует обязательно (он передается увольняющемуся в его последний рабочий день вместе с заработной платой).

Что это такое

Каждый сотрудник по окончании месяца получает специальный лист с расшифровкой информации о зарплате, в котором отражаются все произведенные начисления и удержания за последний отработанный месяц. Статьей 136 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя при выплате заработка извещать в письменной форме каждого работника о составных частях зарплаты. Листок выдается одновременно с заплатой — не позднее 15 числа следующего месяца.

Кто составляет расчетный лист

Расчетный лист составляет специалист отдела бухгалтерии, т.е. сотрудник, который имеет полные данные обо всех полагающихся тому или иному работнику выплатах. Что характерно, заверять лист подписью руководителя компании или хотя бы даже самого бухгалтера необязательно, как и проставлять на нем печать.

Связано это с тем, что лист носит сугубо информационный характер, иными словами, он никак не подтверждает факт получения именно той суммы заработной платы, которая в нем была обозначена к выплате.

А вот что касается работника организации, то он в получении расчетного листка расписаться должен. Для этого бухгалтер или кассир может предоставить ему специальный бланк под названием «лист выдачи расчетных листков».

Нарушения при выдаче расчетных листков: какие санкции получит работодатель

Если работодатель не выдаст расчетный лист в установленный срок, то Трудинспекция получит право оштрафовать (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• должностное лицо работодателя — на 1000–5000 руб.;
• работодателя как юрлицо — на 30 000–50 000 руб.

Если работодатель допустит нарушения в части обеспечения законного оборота персональных данных (представленных в данном случае сведениями о доходах сотрудников), то инспекторы ФСТЭК могут оштрафовать работодателя по различным основаниям, прописанным в ст. 13.11 КоАП РФ. Например, если они решат, что работодатель использовал персональные данные работника в неустановленных целях, то могут применить санкции по п. 1 ст. 13.11 КоАП РФ в виде:

• штрафа на должностное лицо — в сумме 5000–10 000 руб.;
• штрафа на юридическое лицо — в сумме 30 000–50 000 руб.

Как мы уже отметили выше, применение неустановленной формы расчетного листка приравнивается к его неприменению. Но как должен выглядеть документ? На какие форматы ориентироваться работодателю?

Образец расчётного листка

С 2013 года стандартные унифицированные формы большинства первичных бухгалтерских документов отменены, как и обязанность по их использованию. Теперь представители предприятий и организаций имеют право разрабатывать собственные бланки документов, утверждаемые в их учетной политике, или использовать ранее общеупотребимые шаблоны.

Вне зависимости от того, какой именно вариант будет выбран работодателем, документ по своей структуре должен соответствовать нормам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Порядок оформления

1. Вначале листка записывают:
   название предприятия,
2. должность,
3. ФИО работника,
4. период, за который составляется документ (обычно это один месяц),
5. подразделение, в котором трудится работник,
6. его табельный номер.
7. Далее идет основная часть, которая выглядит в виде таблицы из нескольких разделов.
   В первый вносятся все виды начислений за период (оклад, премия, компенсации, проценты и т.д.). Все данные сюда вписываются с указанием количества дней и часов, подлежащих к оплате по тому или иному виду начислений.
8. Во второй раздел включается все, что касается налоговых удержаний.
9. В третий – информация о взносах во внебюджетные фонды.
10. Далее указывается сумма выданного аванса и сведения о дополнительных страховых взносах.
11. После всех подсчетов, в завершении документа пишется общий размер удержаний и зарплата, подлежащая к выплате. Если у предприятия перед работником есть долг или наоборот — работник должен работодателю, сведения об этом также нужно внести в расчетный листок.

При необходимости бланк можно дополнить и другой информацией, например, сведениями о ведомости, по которой будет производиться выплата, дате выдачи заработной платы и т.п.

Итоги

Расчетный листок при выплате зарплаты выдается каждому работнику — в бумажном или электронном виде. Использование листков бухгалтерией регламентируется законодательством о защите персональных данных. За невыдачу листков и за нарушения конфиденциальности отражаемых в них сведений предусмотрены штрафы.

Узнать больше о применении расчетных листков вы можете в статьях:

• «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
• «Расчет зарплаты работникам — порядок и формула».

Источники:

• Трудовой кодекс РФ
• Кодекс об административных правонарушениях РФ
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Зачем нужен

Работодатель в лице бюджетной организации обязан ежемесячно уведомлять сотрудников о размерах выплачиваемой заработной платы, выдавая расчетный листок (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Законодательством не предусмотрен единый образец формы расчетного листка, однако ч. 2 ст. 136 ТК РФ предопределяется, что форма документа разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Задача расчетного листка — рассказать работнику о величине полученной зарплаты и произведенных удержаниях. В нем указывается сумма НДФЛ и размеры дополнительных (стимулирующих, премиальных) выплат.

Как долго хранятся расчётные листы в организации

Законодательство предъявляет требования не только к оформлению и содержанию документов в организации, но и к срокам их хранения.

Сроки хранения расчётных листов по заработной плате:

• не менее пяти лет, если проводятся регулярные проверки;
• не менее семидесяти пяти лет, если в организации отсутствуют лицевые счета.

При этом нет надобности хранить копии расчётных листов.

Согласно действующему трудовому законодательству руководство организации обязано оповещать свой персонал о начислении им заработной платы с указанием всех её составляющих. Делается это в письменной форме при личной встрече с сотрудниками или посредством электронной почты. В том случае, если трудоустроенному не будет выдан расчётный лист по его заработку, он может поспособствовать привлечению работодателя к административной ответственности с последующими штрафными санкциями.

• Автор: ozakone
• Распечатать

Оцените статью:

1. 5
2. 4
3. 3
4. 2
5. 1

(0 голосов, среднее: 0 из 5)

Поделитесь с друзьями!

Ответственность за нарушение

Выдача расчеток является законной обязанностью каждого работодателя. Именно поэтому за невыполнение данного требования устанавливается норма административной ответственности для каждого нарушителя:

• на юридическое лицо налагается штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей и предусматривается возможность остановки деятельности организации на срок до 3 месяцев;
• на ответственное должностное лицо — от 1000 до 5000 рублей;
• на индивидуального предпринимателя — от 1000 до 5000 рублей и вероятность приостановления деятельности на 3 месяца.

Если работодатель неоднократно нарушал нормы закона, то к нему применяется санкция в виде запрета на ведение любых видов деятельности в течение трех последующих лет.

vstavka_1_ras_list.jpg

Другой вариант расчетного листа заполним на основании следующих данных:

• механизатор цеха эксплуатации ООО «Арфа» Петров отработал в марте 120 часов при тарифной ставке 261 руб. (начислено 31320 руб.);
• с 1-го по 10-е марта (10 календарных дней) Петров был на больничном. Лист нетрудоспособности оплачен в марте – 12900 руб.;
• начислена квартальная премия за 4 кв. 2021г. в размере 10000 руб.;
• выплачен аванс перечислением на карту – 12000 руб.
• удержан НДФЛ 13% со всех видов дохода – 7049 руб. ((31320 + 12900 +10000) х 13%);
• исчислены алименты в размере 25% с дохода за минусом НДФЛ – 11792,75 руб. ((31320 + 12900 + 10000 – 7049) х 25%);
• удержаны профвзносы 1% от дохода – 542,20 руб.

Информация по зарплате механизатора будет сформирована в расчетном листе так:

Порядок выдачи

Работодателю важно позаботиться о возможности подтверждения факта вручения расчетного листка сотрудникам. Для этого он может начать вести журнал учета расчетных листков, где каждый сотрудник будет расписываться по факту получения зарплаты или предусмотреть в расчетных листках отрывную часть для подписи.

Если работодатель выбрал учетный журнал для расчетных листов, то он формируется в свободном формате. Обычно он имеет форму таблицы, в которую необходимо включить следующие сведения:

1. Номер записи.
2. Дату выдачи расчетного листка.
3. ФИО сотрудника.
4. Расчетный период (согласно листку).
5. Подпись сотрудника, которая подтверждает факт получения документа.

В Трудовом кодексе указано на то, что зарплата должна перечисляться работнику минимум дважды в месяц (согласно ч. 6 ст. 136 Трудового кодекса). Но расчетный листок выдается ему лишь с окончательным расчетом, при выплате аванса он не формируется.

Согласно пояснениям Минтруда от 2021 года, приведенным в письме №14-1/ООГ-1560, работодатель вправе рассылать расчетные листки сотрудникам по электронной почте, а не выдавать их печатную версию на руки. Подобный способ передачи расчетных листов не будет считаться нарушением трудового законодательства. Но этот способ нельзя рассматривать как надежный, так как не все сотрудники имеют ЭЦП для подписи электронной документации.

Расчетный лист содержит сведения о доходах физлиц. Они относятся к персональным и не должны разглашаться третьим лицам по ст. 7 закона «О персональных данных» от 2006 года №152-ФЗ. Ответственным за обеспечение сохранности содержащихся в расчетных листках сведений назначается бухгалтер, который выдает их сотрудникам или иное лицо. Для соблюдения норм ФЗ-152 расчетные листки в бумажной форме выдаются сотрудникам в бухгалтерии при их посещении; электронные – направляются по адресу, который точно принадлежит конкретному сотруднику.

Когда выдавать расчетный листок

Не знаете, когда выдается расчетный листок по заработной плате? Он предоставляется сотруднику независимо от варианта выплаты зарплаты: по факту начисления и перечисления заработной платы на карту работника или в момент получения ежемесячного денежного вознаграждения сотрудником на руки. Расчетки получают как основные работники, так и служащие, работающие по договорам гражданско-правового характера, которым работодатель также выплачивает зарплату.

Документ выдается только в момент окончательного расчета, форму не нужно предоставлять в день авансирования в организации или при перечислении отпускных. При непосредственной передаче расчетки бухгалтер должен соблюдать принцип конфиденциальности.

Факт получения расчетного листка работником можно подтвердить следующими способами:

• разработать отрывную часть документа, в которой сотрудник будет подписываться под формой, удостоверяя тем самым факт получения;
• вести журнал учета выдачи и получения расчетных листов по зарплате.

Иные выплаты

Помимо заработной платы, сотрудник вправе получать компенсации и выплаты социального характера:

• материальную помощь;
• компенсацию за неиспользованный отпуск;
• оплату отпуска;
• начисления по больничным листам;
• доплату за вредность производства и пр.

Расчетный лист по зарплате в 2021 году: образец

Представляем примерный бланк и образец заполнения листа на основании следующих данных:

• оклад экономиста ООО «Арфа» Зиновьевой — 20000 руб. Ею отработано 19 дней в марте (начислено 18095,24 руб.). С 30-го марта по 12 апреля у Зиновьевой очередной отпуск (начислено 12860 руб. отпускных, в т.ч. за март 1837,14 руб., за апрель – 11022,86 руб.);
• премия по итогам работы за март составила 4000 руб., за 4 квартал 2021г. – 15000 руб.;
• НДФЛ, удержанный со всех видов доходов – 6494 руб. ((18095,24 + 4000 + 15000 + 12860) х 13%);
• выдан из кассы аванс за первую половину марта – 10000 руб.

Расчетный лист, образец для этого сотрудника может выглядеть так:

Вид

Форма бланка произвольная, но в ней присутствуют обязательные элементы. Важно прописать такие моменты относительно зарплаты:

• сколько всего было начислено;
• какая сумма удерживается (имеются в виду налоги и сборы);
• размер аванса (если он предусмотрен);
• количество средств, которые были выплачены.

К последнему пункту также может относиться задолженность работника или нанимателя. Некоторые компании проставляют рядом коды выплат и удержаний. Работник должен знать, что использование данных шифров не утверждено законодательством, поэтому рядом обязано приводиться пояснение их значения, чтобы не возникало недоразумений.

Если работодатель видит необходимость во внесении дополнений, например, подсчете трудового времени. При принятии для использования на предприятии определенного образца расчетного листка необходимо утвердить приказ.

Алгоритм действий по выдаче работнику расчетного листка при выплате заработной платы

Немного истории…

Расчетный листок был введен в Трудовой ко­декс (далее — ТК) недавно (с 26 января 2008 г. вместо расчетной книжки). На практике выдача расчетного листка активно практиковалась и ра­нее, но такой обязанности у нанимателей не было (точнее, она была, но только для работников, чей труд оплачивался сдельно, и тогда речь шла опять же о расчетных книжках).

Расчетная книжка была введена Законом от 1886 г. «О найме рабочих и правилах надзора за фабричными заведениями» (позднее данный закон вошел в состав Устава о промышленности), которым была установлена обязанность нанимателей (владельцев фабрик и заводов) не позднее 7 дней после допуска рабочих к работе выдавать им расчетные книжки. До вне­сения 20 июля 2007 г. изменений в ст. 80 ТК дейст­вовали образцы расчетных книжек для ручного и механизированного способа заполнения, которые были утверждены постановлением Госкомтруда СССР от 28.10.1956.

Расчетный листок: форма, содержание и срок выдачи

Форма. Единой формы расчетного листка нет. Она утверждается нанимателем самостоятельно на основании локальных нормативных правовых актов в организации (часть вторая ст. 80 ТК). Как пример, при составлении вами формы этого до­кумента можно использовать форму расчетного листка, разработанную Министерством оборо­ны Республики Беларусь для организаций своего ведомства (форма № 11/Ф, приложение № 14 к Инструкции о порядке организации финансовой деятельности в Вооруженных Силах Республики Беларусь и транспортных войсках Республики Бе­ларусь, утвержденной приказом Минобороны РБ от 31.12.2008 № 45, далее — Инструкция № 45). Ежемесячно до начала выплаты денежного доволь­ствия (заработной платы) в финансовом органе составляются расчетные листки по форме № 11/Ф с указанием в них наименований выплат денеж­ного довольствия (заработной платы) и других вы­плат, причитающихся получателю, периода выпла­ты, видов и размеров удержаний, а также общей суммы, подлежащей выдаче на руки (зачислению на карт-счета).

Расчетные листки по форме № 11/ Ф выдаются военнослужащим (гражданскому персоналу), кроме военнослужащих срочной военной службы, суво­ровцев и воспитанников, до начала выплаты денеж­ного довольствия (заработной платы) в финансовом органе либо через должностных лиц, ответственных за получение в финансовом органе и выдачу военно­служащим (гражданскому персоналу) расчетных листков, которых определяет получатель средств (соответствующий командир (начальник)).

Содержание. В расчетном листке должны быть сведения о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период, размер удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежа­щей выплате (часть первая ст. 80 ТК).

То есть обязательными сведениями в расчет­ном листке для повременщиков должны быть:

-количество отработанных часов с указанием месячной нормы;

-размер тарифной ставки (должностного ок­лада);

-размер повышения тарифной ставки, в т.ч. и по контракту;

-размер выплат стимулирующего характера;

-размер удержаний из заработной платы (в т.ч. подоходный налог, страховые взносы, за­долженность по командировкам, возмещение ма­териального ущерба, нанесенного нанимателю, профсоюзные взносы, алименты, суммы по испол­нительным листам, возврат кредитов и т.п.);

Расчетный листок: обязанность и ответственность нанимателя

Обязанность нанимателя. Наниматель при вы­плате заработной платы ежемесячно обязан выда­вать каждому работнику расчетный листок с ука­занием в нем составных частей заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размеров удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежащей вы­плате (ст. 80 ТК).

Даже если сотрудникам установлены фикси­рованные оклады без дополнительных выплат и начислений, расчетный листок нужно выдавать. Помнить о расчетных листках необходимо и тем нанимателям, кто перечисляет зарплату сотрудни­кам на пластиковые карты. Исключений для них не предусмотрено.

Ответственность. Наниматель может быть привлечен к ответственности за нарушение поряд­ка и сроков выплаты заработной платы в соответ­ствии со ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях. Этой стать­ей предусмотрено наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.

— размер произведенных нанимателем выплат.

В каждой организации разрабатывается фор­ма расчетного листка, в которой кроме вышеука­занных составляющих могут предусматриваться и другие. Например, табельный номер работника, код структурного подразделения, где он работает, вид системы оплаты труда и т.д.

Срок выдачи. Расчетный листок ежемесячно выдается каждому работнику при выплате зара­ботной платы. По нормам ст. 73 ТК выплата зара­ботной платы производится регулярно в дни, оп­ределенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже 2 раз в месяц.

Для отдельных категорий работников законо­дательством могут быть определены другие сроки выплаты заработной платы.

Выдача расчетных листков работникам должна производиться до момента полной выплаты зара­ботной платы, установленного локальными нор­мативными правовыми актами, действующими в организации.

Шаг 1. Утверждаем форму расчетного лист­ка и при необходимости назначаем лицо, ответст­венное за выдачу расчетных листков.

Как мы уже отметили ранее, единая форма расчетного листка не установлена. В связи с этим в каждой организации в зависимости от формы оплаты (сдельная, повременная), разновидностей стимулирующих и компенсирующих выплат (над­бавок, доплат, премий), иных выплат наниматель по нормам части второй ст. 80 ТК утверждает форму расчетного листка.

Документ, подлежащий утверждению, приоб­ретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документ может быть утвержден 2 способами: изданием распорядительного доку­мента или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (п. 52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству)).

Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, представ­ляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере дея­тельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке (п. 17 Инст­рукции по делопроизводству).

Образец приказа об утверждении формы расчетного листка и образцы форм рас­четного листка смотрите в рубрике «По­лезная документация» на с. 21-23 журнала.

Шаг 2. Включаем унифицированную фор­му расчетного листка в табель унифицированных форм.

Унифицированные формы документов вклю­чаются в табель унифицированных форм докумен­тов организации — перечень разрешенных к при­менению документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее — табель) (п. 17 Инструкции по делопроизводству).

Табель утверждается руководителем организа­ции. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются службой докумен­тационного обеспечения управления.

Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, ко­торые решаются при разработке табеля, по форме согласно приложению 1 Инструкции по делопро­изводству. Документы в табеле могут быть систе­матизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

Образец формы табеля унифицирован­ных форм документов организации с примером заполнения сведений о форме расчетного листка смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

Шаг 3. Своевременно выдаем расчетный листок работнику и при необходимости фиксиру­ем (подтверждаем) факт такой выдачи.

В расчетном листке лишь констатируются про­изведенные нанимателем в отношении работника начисления по заработной плате. Требование ТК об издании нанимателем в отношении каждого работника письменного расчета направлено на за­щиту права работника на получение им своевре­менной и в полном объеме заработной платы (п. 4 ст. 55 ТК).

Каким образом нанимателю доказать, что рас­четные листки он выдавал?

Вариант 1. Один экземпляр листка остается у нанимателя (например, с предусмотрением в нем подписи сотрудника с указанием даты получения листка). Однако в данном случае придется печа­тать расчетные листки в 2 экземплярах. На все это уйдет немало бумаги и времени.

Вариант 2. Составление списка сотрудников, чтобы при выдаче зарплаты они ставили подпись о том, что расчетный листок получили. Вариант неудобен, когда зарплата перечисляется на личные счета (карт-счета).

Вариант 3. Ведение специального журнала учета и регистрации расчетных листков. Выдачу листков следует осуществлять под роспись.

Вариант 4. Можно обратиться к современным технологиям и направлять сотрудникам расчетные листки иными способами, к примеру, по электрон­ной почте. Существуют компании, предлагающие специальные программы, позволяющие организо­вать электронный документооборот с работниками.

Шаг 4. При необходимости изменяем фор­му расчетного листка.

Изменение формы расчетного листка может быть вызвано разными причинами (например, внесением изменений в Положение об оплате тру­да в части введения новой составной части зара­ботной платы — повышения тарифной ставки).

Образец формы приказа о внесении из­менений в форму расчетного листка об утверждении новой формы расчетного листка) смотрите в рубрике «Полезная документа­ция» на с. 24 журнала