Операционная касса: что это такое?

Операционная касса может использоваться не только банковскими учреждениями, но и коммерческими предприятиями. В обоих случаях предполагается, что касса расположена на удалении от центрального офиса организации, а выручка после закрытия рабочей смены передается в главную кассу компании. Правовая регламентация вопросов по работе операционного типа касс у субъектов хозяйствования осуществляется положениями следующих документов:

Указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017).
Закон о ККТ от 22.05.2003 № 54-ФЗ (ред. от 03.07.2018).
Правила эксплуатации ККМ, утвержденные Минфином РФ, № 104 от 30.08.1993.
План счетов, утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 г. № 94н (ред. от 08.11.2010).

Общая информация

Первоначально давайте разберёмся с термином «операционная касса». Что это такое? Так называется особое подразделение банка, что обеспечивает расчетно-кассовое обслуживание на территории определённой компании. Она необходима для предприятий, что открывают обществу доступ к услугам и товарам, как то: оптовые и розничные магазины, автосалоны, точки продажи электроники, ювелирных изделий, туристические агентства, прочее.

Операционная касса банка выступает в роли инструмента использования наличных денег. Зачем она необходима? Как обустраивается? Какие требования выдвигаются?

Как открыть свой пункт обмена валют

* В расчетах используются средние данные по России

Обмен валюты достаточно легко совершить в любом отделении банка, однако не всегда бывает удобно ехать на другой конец города ради этой простой операции. В связи с этим многие банки открывают небольшие пункты обмена валют, которые располагаются в проходных местах. Собой они представляют маленькое помещение (иногда меньше 20 квадратных метров), в котором трудится только один сотрудник. Однако нужно отметить, что сегодня открытие пункта только обмена валют не предусмотрено, подобные помещения должны представлять собой операционную кассу, в которой клиент может совершить все простые банковские операции. Поэтому начинающий предприниматель, который хочет открыть маленький пункт обмена валют, должен также рассчитывать на то, что ему придётся заниматься некоторыми другими банковскими операциями, к которым в первую очередь относят перевод денежных средств. При этом рентабельность такого начинания только возрастает, хоть и потребуются несколько бо́льшие финансовые вложения.

В таком виде бизнеса предстоит работать под началом уже существующего банка, потому что иначе не получить разрешение на ведение своей деятельности. Крупные кредитные организации вряд ли заинтересуются предложением новичка, поэтому следует обращаться в первую очередь в небольшие банки со своим предложением. У каждого из них свои условия сотрудничества, но зато банк поможет предпринимателю в решении многих вопросов, поможет провести регистрацию и получить лицензию. По своей сути пункт обмена валют открывается под лицензией самого головного банка. Уровень конкуренции на данном рынке достаточно большой, но конкурировать придётся со всеми имеющимися кредитными организациями, потому что обмен валют производится не только в специализированных пунктах, но и в малых офисах обслуживания и в любом банке вообще. Однако пункт обмена валют обычно предлагает своим клиентам покупку и продажу разнообразной валюты, а не только долларов и евро. Сюда относятся такие важные в мировой экономике валюты как швейцарские франки, английские фунты стерлингов, японские иены; в России могут быть актуальны валюты стран ближнего зарубежья и стран, куда выезжает много туристов. В этом вопросе любой пункт обмена валют имеет несомненное преимущество, но нужно учитывать, что большинство валютных операций проходит всё же именно с американскими долларами и евро. В связи с этим наличие поблизости крупного банка может существенно снизить поток клиентов, хотя и в этом случае можно выигрывать на предоставлении более выгодного курса. Учитывая сегодняшнюю сложную ситуацию, можно говорить о высоких рисках при открытии такого бизнеса, поэтому игра на курсе может оказаться причиной банкротства.

Для начала работы может потребоваться регистрация субъекта предпринимательской деятельности, исключение составляет вариант, когда пункт обмена валют открывается де-юре самим банком, а предприниматель выступает в качестве директора этой структурной единицы. Из форм юридического лица предпочтение следует отдать обществу с ограниченной ответственностью, потому что в этом случае будет доступна упрощённая система налогообложения, что даст возможность перечислять в пользу государства не более 6% от доходов или 15% от операционной прибыли. Важно правильно подобрать код ОКВЭД, и здесь деятельность подпадает под определение (ОКПД 2) 64.99 Услуги финансовые прочие, кроме услуг по страхованию и пенсионному обеспечению, не включённые в другие группировки.

Как уже было отмечено, лицензия на свою деятельность получается через работающий банк, он должен указать, что открываемый пункт обмена валют (вернее, «операционная касса») является структурным его подразделением; сам банк должен иметь лицензию, разрешающую ему проводить операции, которыми планирует заниматься пункт обмена валют. Данный этап может стать достаточно сложным, потому что не каждому банку интересны подобные предложения, хотя это и может стать взаимовыгодным сотрудничеством. Ведь банк может не только получать процент от прибыли операционной кассы, но и разместить в ней свои банкоматы и вообще увеличить свою представленность на рынке. В целом, в крупном городе должно найтись хотя бы несколько кредитных организаций, которым станет интересно такое предложение, наиболее часто соглашаются недавно начавшие свою работу банки, которые испытывают проблемы с открытием своих офисов или работающие только в рамках одного региона. Иногда банк выдвигает встречное предложение и вместе с предпринимателем открывает полноценный офис обслуживания, только бизнесмен зарабатывает только на валютно-обменных операциях, а головной банк – на всём остальном.

Открытие своего пункта обмена валют может быть актуально даже в спальных кварталах – главное, чтобы поблизости проживало большое количество населения. Все наиболее выгодные места (центр города, территория возле гостиниц, крупных торговых комплексов, бизнес-центров) почти наверняка заняты уже работающими кредитными организациями, а располагаться в непосредственной близости от конкурентов почти наверняка будет невыгодно. Поэтому нужно искать место, где нет рядом кредитных организаций – тогда люди будут идти в ближайшую точку, однако для многих клиентов определяющим фактором становится курс. Если он установлен более выгодным для потребителя, чем в других кредитных организациях, то можно рассчитывать даже на то, что определённый процент клиентов будет ехать из другого конца города ради обмена. Но касается это только тех людей, которые вынуждены менять большие суммы денег или которые сами стараются выигрывать на разнице курса. Обычно человека мало интересует разница в несколько копеек, поэтому проходимое место и удачное расположение являются определяющими факторами.

Также стоит отметить, что курс в самом пункте хоть и устанавливается самим владельцем, но всё же зависит от ситуации на мировом рынке и от указаний Центрального банка. В связи с этим вести свою совершенно не связанную с общей ситуацией политику не получится, иногда предприниматель ограничен в своих возможностях, и это хорошо видно в условиях нестабильной экономики. Нельзя не упомянуть также, что всю отчётность по деятельности пункта обмена валют ведёт сам его владелец, головной банк, от имени которого ведётся работа, не вмешивается в эти отношения, только если сам не заинтересован в успехе начинания. Однако при серьёзных проблемах зачастую партнёру проще отозвать лицензию и бросить предпринимателя, с которым было заключено соглашение, на произвол судьбы. Правда, сделать это можно только в случае выявления серьёзных нарушений со стороны последнего.

Для работы может потребоваться даже некапитальное сооружение, которое может быть в случае необходимости перемещено на новое место. Однако бывает проще снять или выкупить помещение на первом этаже какого-либо здания и провести ремонт уже непосредственно там. Как можно понять, наибольшие затраты будут при обустройстве кассы, потому что она должна быть оснащена пуленепробиваемым стеклом, вход в неё возможен только через бронированную дверь, при этом укрепляются даже стены специальными панелями. В дополнение приобретается крупный полностью защищённый сейф, где и будут храниться деньги. Постоянно в пункте обмена валют будет находиться весьма внушительная сумма наличных средств, поэтому следует уделить много внимания безопасности. Помимо этого нужно заключить соглашение с частной охранной организацией, которая установит сигнализацию (с «тревожной кнопкой») и будет производить охранное обслуживание помещения. А вот инкассация должна проводиться в согласии с головным банком, поэтому этот вопрос всецело обсуждается ещё на этапе переговоров.

Далее следует закупить простое оборудование для работы в пункте – компьютеры и периферийные устройства, мебель, заказать отделку помещения и его декорирование. В зависимости от размеров пункта и числа касс только на обеспечение безопасности может уйти порядка 100 тысяч рублей (включая покупку сейфа, стоимость которого начинается от 20 тысяч рублей), ещё столько же может уйти на обустройство остального помещения – и это только минимально возможные расходы с учётом маленького пункта обмена валют.

Для работы в операционной кассе потребуется несколько человек, хотя в совсем небольшом помещении достаточно одного человека – непосредственно кассира, который и проводит все финансовые операции. Также в пункте обмена валют постоянно должен дежурить охранник, но он выделяется для работы из штата частной охранной организации. При этом все остальные сотрудники также могут числиться в штате головного банка в зависимости от выбранной схемы работы. Затраты на персонал будут относительно несущественными, потому что обслуживать пункт обмена валют достаточно просто, а работает он обычно по стандартному рабочему графику. Впрочем, бывают и круглосуточные точки, работающие ежедневно, и в этом случае придётся искать дополнительных людей для работы в разных сменах. Сам предприниматель может взять на себя администраторскую и организационную работу, то есть станет руководителем этого подразделения. Впоследствии, правда, если будет принято решение открывать новые пункты обмена валют, придётся нанимать дополнительных людей в том числе и на руководящие должности.

Такой бизнес хоть и относится по большей части к малому, требует вложения серьёзных средств (от нескольких сотен тысяч рублей до миллиона), причём значительная сумма в дополнение должна быть изъята, переведена в валюты и постоянно находиться в операционной кассе (это средства примерно ещё на полмиллиона рублей). У предпринимателя могут быть сложности с некоторыми проверяющими организациями, которые тщательно следят за деятельностью бизнесменов в такой сфере. Также нельзя забывать и про риски, которые ни в коей мере не зависят от предпринимателя – нестабильная экономическая обстановка может стать как и источником хорошего заработка, так и критическим событием, ведущим к огромным расходам. Впрочем, от этого страдают все предприниматели в той или иной мере. Однако для человека, желающего работать в финансово-кредитной сфере, такое начинание может стать хорошим стартом в более крупный бизнес.

Матиас Лауданум (c) www.openbusiness.ru — портал бизнес-планов и руководств по открытию малого бизнеса

В бухгалтерии есть два понятия слова касса, и иногда с ними возникает некоторая путаница. Под кассой организации или ИП в широком смысле понимается совокупность денежной наличности и операций, проводимых с нею. Поэтому ее еще называют операционной кассой. Кроме того, касса — это аппарат ККМ для выбивания чеков при реализации товара. Как соотносятся эти понятия?

Зачем она необходима?

Операционная касса является универсальным инструментом, задача которого облегчить прямое использование наличных денег. Благодаря ей можно обеспечить расчет за товар или услугу иностранной валютой. Во время процесса покупки она будет автоматически переводиться в рубли и идти на баланс организации. Кроме этого, можно отказаться от личной кассы, благодаря чему можно будет исключить недостачи, каждодневную отчетность, повторный подсчет денег, доставку наличности в банк, оформление документов, проверку купюр на предмет их подделки. Кроме этого, увеличивается скорость внутреннего оборота средств, и есть хорошая возможность сэкономить путём уменьшения внутренних издержек. По факту продажи деньги сразу попадают на счет предприятия. К тому же такие тесные взаимоотношения позволяют получать быстро и к тому же выгодные кредиты. Не следует забывать и о возможности оплаты за товар, используя пластиковые карты.

Как видите, довольно полезны операционные кассы. Валюта любой страны при этом может быть использована в произвольный момент времени, что положительно сказывается на уровне удобств. При этом руководству предприятия не нужно думать о различных моментах и нюансах. Оно просто фиксирует, что получает деньги. Всё остальное – это уже забота банков, в ведении которого находятся получаемые средства.

Что делать, если забыли снять отчёт

Несмотря на то, что при пользовании кассовыми аппаратами онлайн кассиров не принуждают вести журналы и снимать Z-отчётность, обязанность по сдаче вырученных наличных денег сохраняется. Формировать документ о закрытии смены необходимо для:

Контроля за работой операциониста-кассира.
Быстрой оценки выручки.
Передачи инкассаторам вырученных денег.
Отчёта перед налоговым органом.

Можно привести немало примеров из жизни, когда кассиры забывали снять чек о закрытии смены в конце дня или делали это с опозданием. Из практики следует, что налоговая инспекция к такому нарушению дисциплины не относится предвзято, если инцидент случится единожды. Если нарушения станут повторяться систематически, налагаются штрафные санкции.

Важно! Если кассир-операционист забыл снять отчёт в конце дня, он обязан составить акт и пояснительную записку.

Документы хранят на случай проведения проверки. Отчётность о закрытии смены, сформированную на следующие сутки, прикладывают в кассовую книгу.

В контрольно-кассовых машинах нового образца предусмотрен документ, аналогичный Зет-отчётности – отчёт о закрытии смены. Он адаптирован согласно изменениям технических характеристик ККМ-онлайн. Важнейшей функцией отчётности является быстрая передача его в Федеральную налоговую службу.

Z-отчеты при использовании онлайн-касс не составляются в том виде, в котором они формировались на ККТ старого образца с ЭКЛЗ. Основной задачей Z-отчетов являлось обнуление данных по итогам отработанной смены и фиксация сведений обо всех проведенных операциях (приход, возвраты, аннулирование, предоставление скидок). Это позволяло получить корректную информацию по объему выручки за каждую смену и заполнить кассовую отчетность.

Процесс обустройства

Чтобы построить операционную кассу, необходимо примерно от трех до пяти тысяч долларов США. Обслуживание каждый месяц дополнительно тянет на 750-900 зелененьких «президентов». Также для открытия операционной кассы необходимо позаботиться об наличии кассового помещения, которое будет соответствовать всем требованиям, что выдвигаются к банкам в Российской Федерации. Так, рабочее место должно быть отгорожено от клиентов и внешнего помещения бронестеклом, способным выдержать выстрелы из огнестрельного оружия. Кроме этого, необходимо иметь специальное устройство для переговоров, кассовый лоток и кнопку тревоги. Также необходимо подключить помещение к пульту наблюдения централизованной охраны или к дежурной части полиции. Не следует забывать и о нужной технике: компьютере, принтере, модеме.

Важно отметить, что банки отдельно для каждого предприятия прорабатывают неповторимую и индивидуальную техническую работу. Поэтому тарифы по обслуживанию операционных касс и находятся в не четко определённом диапазоне. Ну и определённое влияние оказывает банк, в пользу которого сделан выбор.

Необходимость КМ-3в настоящее время

Законодательство Российской Федерации к 2021г.обязует практически весь бизнес перейти на онлайн -кассы, что говорит о том, что работа станет более прозрачной, все чеки через оператора фискальных данных будут уходить в налоговую инспекцию , которая станет полностью контролировать процесс торговли и услуг. Опыт прошлого года показал, что это нововведение вполне удобно и интересно, а также сокращает количество документов для оформления.

С переходом на онлайн кассы, ряд документов был упразднен, в том числе и КМ-3 и КМ-4. Поскольку получить теперь возврат стало гораздо проще, отпала необходимость в составлении данных актов. Однако те организации, которые еще работают без онлайн касс могут ими пользоваться. А те предприятия, которые перешли на онлайн кассы имеют возможность отслеживать все операции через электронную платформу, где видно каждый чек, с номером, датой, суммой, всей полной информацией. В любой момент можно его распечатать. Переход на новый этап жизни стал гораздо удобнее как для кассиров так и для клиентов, каждый желающий может посетить сайт налоговой инспекции и отследить достоверность оформления своего чека при необходимости. А возврат можно получить в любой удобный день, оформив заявление, акт теперь необязателен.

Важно! При отсутствии в чеке QR кода либо других реквизитов чек становится недействительным, а факт совершения покупки не учтенной, что может повлечь за собой ряд проблем, таких как штраф или административная ответственность.

Главная функция данного кода в том, что покупатель имеет возможность проверить свой чек на сайте налоговой и сообщить в инспекцию в случае обнаружения нарушений. Чтобы произвести данную проверку, существует специальное мобильное приложение, которое разработано налоговой службой, оно совершенно бесплатно и позволяет проверить каждый кассовый чек. QR чек позволяет соскайнировать его с помощью мобильного те Ответственность за нарушение в выдаче чеков

Законодательством не предусмотрено отдельных штрафов за невыдачу чека с ошибкой, однако за невыдачу чека в принципе либо бумажного либо электронного последует штраф. В этом случае :

1.для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей 2000рублей, а предприятие могут оштрафовать на 10 000

Срок привлечения к ответственности по этому делу один год.

2.Выбирая кассовый аппарат, необходимо руководствоваться требованиями законодательства и контролировать, чтобы ККТ входило в перечень сертифицированных.

Работа

Учет операционной кассы, упаковка и пересчет денег, оформление валюты, сдача выручки инкассаторам банка – всё это возложено на ответственного сотрудника. Собственно, он и ответственен за внесение полученных средств на счет юридического лица, отправку наличности в финансово-кредитное учреждение, проверку купюр на подлинность и прочее. Наличие кассира позволяет также повысить уровень безопасности при работе с деньгами. Причем обслуживаться им могут не только клиенты, но и внутренние потребности предприятия. Так, если необходимо провести выплаты социального характера, заработную плату или выдать командировочные расходы сотрудникам, то операционная касса здесь очень ценна.

Ещё один важный момент – работа с чеками. Кроме их выдачи там ещё указывается и название фирмы, дата операции, признаки фискального режима, а также, при желании, другие данные. Также кассир берёт на себя часть работы по составлению различных отчетов. Когда завершается рабочий день, то он снимает контрольную ленту. И тут становится актуальным остаток операционной кассы. Если копится значительная сумма, то желательно вызывать под конец дня инкассатора, а мелочь оставлять в расчетном устройстве. Можно оборудовать и сейф для хранения наличности. Но в таком случае не следует забывать о безопасности, ведь желающих поживиться за чужой счет всегда хватало.

Что представляет собой Z-отчётность

Z-отчёт или отчёт с гашением – это итоговый документ (чек), который выводит с ККТ кассир, закрывая смену. Подводятся итоги, обнуляются данные и после этого нельзя совершать кассовых действий: возвратов, аннулирований и т.д.

Отчёт о гашении кассир-операционист снимает по окончании каждой смены, но не реже чем в 24 часа, учитывая следующие факторы:

Когда выходной или (и) предпраздничный день и организация не действует, отчётность не снимается.
Если в определённый рабочий день торговые операции не совершались, отчётность формируется даже с нулевыми показателями. Кассир-операционист в журнале ставит прочерки за весь день. В кассовую книгу записи не производит.

Поскольку все индивидуальные предприниматели и юридические лица перешли на кассовое оборудование онлайн, новая Z-отчётность немного отличается от обычной.

В отчёте о закрытии смены в онлайн-кассе отсутствуют следующие функции:

Обнуление данных по каждой сессии;
Запись результатов в фискальной памяти ККТ.

Зет-отчёты онлайн-касс отправляются в Федеральную Налоговую службу в автоматическом режиме.

Важно! На практике при применении ККТ нового образца Z-отчёт (итоговый документ) называют отчётом о закрытии смены. Это одно и то же, так как их функции и содержание идентичны.

Сколько денег должно быть?

Обычно предусматривается наличие месячного запаса средств на расходы. Если этого не хватает, то используется подкрепление операционной кассы. Так называется ряд действий, который предусматривает предоставление дополнительных сумм на покрытие существующих запросов. Применение этого сценария считается нежелательным, поэтому заранее рассчитывается и оценивается ситуация, чтобы минимизировать вероятность его возникновения. Следует отметить, что наличность, полученная операционной кассой, должна расходоваться именно на то, для чего она предназначена (заработная плата, хозяйственные или командировочные расходы). Если будет отклонение от этого требования, то это расценивается как нарушение со всеми негативными последствиями.

Как выглядит Z-отчет онлайн-кассы

Набор данных, включаемых в итоговый отчет ККТ за смену, указан в п. 5 ст. 4.1, а дополнительные характеристики обозначены Приказом ФНС № ММВ-7-20/[email protected]от 21.03.2017 г.

Обязательные реквизиты Z-отчета онлайн-кассы:

наименование бланка (в электронном формате будет указан код формы документа);
дата создания фискального документа, время его оформления, присвоенный ему номер;
характеристики пользователя (название, ИНН, заводской номер фискального накопителя (ФН), регистрационный номер ККТ);
место проведения расчетной операции (адресные данные);
фискальные признаки сообщения и документа;
Ф.И.О. лица, которое формирует итоговый документ по кассовым операциям.

Какие дополнительные элементы должен содержать Z-отчет (онлайн-касса): образец включает в себя данные о кассире, отработавшем смену, и проведенных им операциях по кассе. К числу дополнительных реквизитов также относятся:

версия ФФД (формата фискального документа);
ИНН кассового работника, которым создан документ;
порядковый номер смены;
количество чеков, выбитых за рабочий день кассиром на конкретном ККТ;
общее число фискальных документов, сформированных работником в течение смены с указанием количества непереданных (например, по причине отсутствия связи), даты и времени первого из непереданных документов.

Расшифровка Z-отчета онлайн-кассы может отражать ряд признаков – о превышении лимита времени ожидания ответа от ОФД, о наступлении момента замены ФН или об отсутствии свободного места в памяти накопителя, об истечении срока актуальности ключа фискального признака. В числе дополнительных реквизитов значатся и сообщения, полученные от ОФД в промежутке между временем закрытия смены и открытия нового рабочего дня. При закрытии смены в отчете указываются итоги по сумме расчетов на основании выбитых кассовых чеков и чеков коррекции (результаты по счетчикам итогов смены и ФН). Формат составления отчета предусматривает отражение в числе дополнительных реквизитов срока актуальности ключа фискального признака.

О лимите

Но накопление слишком большого количества средств тоже не приветствуется. Когда заключается договор, то оговаривается, что счет операционной кассы не должен превышать определённого значения. Часто предусмотрены штрафы, если этот пункт будет нарушен. Единственное исключение – на три дня разрешается превышать лимит, но только тогда, когда выплачивается заработная плата. В противоположном случае может быть взыскано с организации от 40 до 50 тысяч рублей и дополнительно с её руководителя от 4 000 до 5 000. Хотя суммы и не очень велики, но всё же лучше на них не попадать.

Нужны ли Z-отчётности при онлайн-кассах

Документ, аналогичный отчёту с гашением, предусмотрен и в кассовых аппаратах нового образца. Отчёт кассира-операциониста по онлайн-кассе привязан к промежутку времени в 24 часа. ФЗ №54 (п.2, ст. 4.2) об использовании контрольно-кассовой техники гласит, что такое ограничение связано с запретом на формирование кассовых чеков по истечении этого временного периода с момента составления другой отчетности – об открытии смены.

Когда формируется Зет-отчётность (о закрытии сессии) в это время в онлайн ККТ уже не происходят процессы, связанные:

С обнулением сведений.
С фиксированием в фискальной памяти итогового результата.

Отчётность в налоговую структуру направится автоматически. Если подтверждения от неё нет, ККТ направит её повторно.

Зет-отчётность обладает рядом особенностей:

Каждый документ имеет порядковый номер. В журнале кассира-операциониста не должно быть пропусков.
Повторное формирование или отмена невозможна: чек уже зафиксирован в фискальной памяти техники и на контрольной ленте.
Если на ККМ не было операций в течение суток, снимают нулевую отчётность.
На протяжении рабочего дня разрешено формировать любое количество Зет-отчётности. Каждый чек снимается отдельно.
Когда кассовый документ распечатан, его нельзя снимать повторно, пока не завершится текущая операция по кассе.

Важно! Самый первый чек, формируемый в налоговой службе при регистрации кассовой машины, там и остаётся. Это не повлияет на правильное оформление журнала кассира-операциониста.

Бухгалтерские моменты

Чтобы обобщать информацию о движении и наличии денежных средств, а также сопутствующей документации, используется счет 50 «Касса». Приход наличных средств отображается по дебету, расход по кредиту. Если осуществляются кассовые операции, то должны быть открыты соответствующие субсчета, как то 50-1 (2,3…). Как получают наличность? Первоначально необходимо оформить приходный кассовый ордер. Затем вносится запись о поступлении формой N КО-4. Как выдают наличность? Первоначально оформляют расходный кассовый ордер. Затем вносится запись про выдачу денег, используя для этого ту же формулу. Вот так ведётся работа операционной кассы.

Важным при этом является проведение инвентаризации. По сути, это сверка остатков наличности в кассе с данными учета по документам. Во внимание обязательно необходимо брать дебет счета 50. Нормативной документацией предусмотрено обязательное проведение инвентаризации. Например, когда идёт смена кассира. Чтобы избежать путаницы и нелепых обвинений, инвентаризация обязательна. Дополнительные проверки могут осуществляться согласно принятой бухгалтерской учетной политике.

Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе

Особенности применения онлайн-касс приведены в законе о ККТ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ (последняя ред. от 25.12.2018). В п. 2 ст. 4.3 закона оговаривается, что перед началом работы на кассовом оборудовании кассир должен создать отчет об открытии новой смены. С момента его оформления начинают аккумулироваться данные о проводимых приходно-расходных операциях.

Так как Z-отчет онлайн-кассы не формируют, его роль выполняет отчет о закрытии смены. После создания этого итогового документа на кассе невозможно пробить новый чек — операции будут пробиваться через ККТ только после составления отчета об открытии смены. Итоговые отчеты по результатам смен надо формировать не позже 24 часов с момента начала рабочего дня кассира.

Что делать, если онлайн-касса забыла снять Z-отчет (сформировать закрывающий смену отчет)? При превышении 24-часового интервала длительности рабочей смены выбивать новые чеки запрещено. После преодоления лимита суточной работы ККТ в режиме одной смены кассовый аппарат автоматически блокируется. Для снятия блокировки необходимо устранить ее причину, то есть сформировать итоговый отчет за рабочий день.

Отчет о закрытии смены не приводит к обнулению данных по кассе, но он позволяет вывести итог за смену, создать базу данных для составления кассовой отчетности и сформировать документальные основания оприходования денег в кассу. Отчет автоматически передается в фискальные органы в электронном виде, при необходимости его можно распечатать.

Отчетность

Во время своей работы кассиру необходимо заполнять множество бумажных и/или электронных форм. Во многом это зависит от конкретной ситуации. Кроме этого, возникает потребность периодически фиксировать определённую ситуацию. Например, сброс денежных счетчиков на нули. Или возврат денежных сумм, ранее принятых. Поскольку работа ведётся со значительными суммами денег (часто довольно значительными), то неудивительно, что существуют довольно жесткие требования относительно этого. Ведь слабость контроля часто ведёт к увеличению злоупотреблений. Давайте рассмотрим несколько примеров.

О переводе счетчиков на нуль и снятии их показаний

В таких случаях составляются акты. С первым можно встретиться, когда в строй вводится новый аппарат. Акт составляется комиссией, что назначается руководителем. При этом в её составе обязан быть налоговый инспектор. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами комиссии. Потом один остаётся на предприятии, а второй передаётся в налоговую инспекцию. Если машина сдаётся в ремонт и возвращается с него, то необходимо составлять акт про контрольные и суммирующие счетчики. Для этого случая предусмотрен типовой бланк. При его составлении тоже создаётся комиссия. В качестве наблюдателя (но не её участника) должен присутствовать налоговый инспектор. В акте отображают значения счетчиков, после чего один экземпляр передаётся в бухгалтерию.

Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8)

Его применяют, если:

устранить неисправность кассового аппарата силами кассира невозможно. В этом случае администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания ККМ;
специалист центра технического обслуживания проводит плановые технические осмотры, включающие проверку состояния механизмов электронных и программных частей машины, а также устранение мелких неисправностей.

Записи в журнале делает специалист центра технического обслуживания ККМ. А хранится этот журнал у руководителя торговой организации или его заместителя.

Унифицированная форма № КМ-8 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

О возврате денег

В этом случае составляется акт. Основанием для него может быть:

Возвращение покупателем товара.
Ошибка в пробитом кассовом чеке.

В его составлении берёт участие комиссия. При этом необходимо указать контрольно-кассовую машину, на которой это происходит, её модель (тип, класс, марку), номера производителя и регистрации. Рассмотрим небольшой пример. Есть ООО «Малютка», что специализируется на торговле одеждой. Кассир неправильно пробил плащ, и вместо цены в 4,5 тысячи рублей ввел сумму в 5 500. В таком случае необходимо:

Пробить правильный чек и передать его покупателю.
На первый составить Акт о возврате.
Приложить ошибочный чек.

И на этом всё.

Кассовый чек и каждодневные отчеты ККТ

Получая деньги за определенные товары, кассир имеет обязательство пробить кассовый чек и вручить его покупателю. В чеке необходимо точно указывать:

название и личное ИНН фирмы;
присвоенный заводской номер ККМ;
порядковый номер данного чека;
дату, а также время совершения покупки;
стоимость товара;
признак фискального режима (это спецсимволы, которые дают неоспоримое доказательство того, что ККМ является зарегистрированной, а ее память работает в определенном фискальном режиме).

Кроме обязательных элементов в чеке прямо могут быть указаны и другие данные, которые определенная фирма или же предприниматель думает указывать в необходимом порядке (например, фамилия продавца, выполняющего роль кассира).

В ходе работы на кассовом аппарате кассир составляет различные отчеты. Их печать происходит через сам аппарат.

В течение целого рабочего дня с аппарата можно снимать секционный отчет. Его роль крайне необходима для проверки начисления выручки за определенную секцию или кассе в течение определенной смены. X-отчет, как иначе называется секционный отчет, не оказывает никакого влияния на показания счетчиков денег, именно поэтому его можно пробивать неоднократно.

В завершении рабочего дня кассир-операционист обязан снять контрольную ленту. Она имеет в себе данные о всей поступившей за целый день выручке по данному кассовому аппарату. Счетчики такого Z-отчета кассир-операционист заносит в спецжурнал (форма № КМ-4 или КМ-5). Именуемый Z-отчетом документ, кассир подклеит в спецжурнал и сохраняет на протяжении пяти лет.

Когда в работе применяется подобного рода контрольно-кассовая техника, то не считая чека и отчетов ККТ, необходимо оформлять и целый список других документов. К ним относятся:

акт, свидетельствующий о переводе показаний счетчика общих денежных показателей на нули и регистрации контрольных счетчиков кассовой машины (форма № КМ-1);
акт, свидетельствующий о снятии показаний счетчика контрольных и совокупных денежных счетчиков при отправке кассовой машины, например, в ремонт и на момент его возвращения в организацию (форма № КМ-2);
акт, свидетельствующий о возврате денег покупателям по еще неиспользованным чекам;
журнал кассира-операциониста;
журнал, в котором проводится регистрация показаний счетчика подсчитывающих денежные и контрольные счетчики контрольно-кассовой техники, которые работают без кассира;
определенную справку-отчет кассира;
информацию о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и о доходе организации;
журнал учета всех вызовов техспециалистов и регистрации всех выполненных работ;
акт, свидетельствующий о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

Следует обратить внимание, что согласно с законом о бухгалтерском учете (от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ), который действует с 1. 01. 2013 года, отменяется обязательное использование унифицированных форм первичных учетных документов. А значит, предприятия, которые не имеют желания использовать унифицированные формы, вправе сами разрабатывать собственные бланки или, так называемые «первички». Однако, далеко не все формы первичных документов организации могут разрабатывать на самостоятельной основе. Одним из подобного рода исключением являются формы №КМ1 – КМ9. Они применяются при проведении работ с контрольно-кассовой аппаратурой. Так как использование данных форм связано с контролем в сфере применения ККТ, компания не имеет права самостоятельно разрабатывать эти бланки, а применяет исключительно унифицированные формы.