Командировка и командировочные расходы в 1С 8.3 Бухгалтерия

Отправка работника предприятия в командировку начинается с приказа директора. Сотрудника ставят об этом в известность, и, если договоренность достигнута, приказ передается в бухгалтерию (порядок операций на разных предприятиях может быть другим).

В бухгалтерии выписывается командировочное удостоверение (на основании приказа директора). Эти документы в типовой конфигурации 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия 3.0» не оформляются.

В программе 1С оформление командировки начинается с выдачи денег в подотчет.

Выдача командировочных денег

Для начисления и выплаты перейдите в раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Кассовые документы».

Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С. Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00. Услуги и цены можно увидеть по ссылке. Будем рады помочь Вам!

Перед вами откроется весть список ранее созданных документов по поступлению или выдаче денежных средств из кассы. Нажмите на кнопку «Выдача».

Теперь можно перейти к заполнению самого документа. Здесь нет ничего сложного. Первым делом выберите в поле «Вид операции» значение «Выдача подотчетному лицу». Обратите внимание, что при изменении значений в нем меняется и структура реквизитов документа. Именно поэтому при создании документа выдачи наличных, сначала указывают вид операции.

Счет учета оставим по умолчанию. Далее укажем сотрудника, которому нужно начислить командировочные в 1С. Правее выберем организацию и подразделение, в котором он работает. В поле «Сумма» отразим, что на данную командировку наш работник получит сумму в размере 15 000 рублей.

В нашей конфигурации настроено ведение учета по статьям ДДС для дополнительной аналитики, поэтому данное поле так же можно заполнить. В комментарии для удобства укажем, что деньги оформлены на командировку. В дальнейшем это облегчит нам поиск.

Если вам нужно отредактировать реквизиты печатной формы, разверните одноименный раздел. В нашем случае все отображаемые данные попали сюда автоматически при выборе сотрудника.

После проведения документа мы сможем увидеть по сформировавшемуся движению, что теперь сумма в 15 000 рублей числится на Абрамове Геннадии Сергеевиче. С него будет списан долг после того, как он отчитается по потраченным суммам.

Дополним нашу инструкцию видео по кассе в 1С:

Командировочные расходы в пределах нормы и сверх нормы

Расходы, возмещаемые работодателем сотруднику в период командировки (ст. 168 НК РФ), отражаются в отчетности по страховым взносам.

Согласно п.2 ст.422 НК РФ, абз.12 п.3 ст. 217 НК РФ расходы за период командировки не облагаются страховыми взносами и НДФЛ, если они:

• Не превышают 700 рублей за каждый день командировки в пределах РФ;
• Не превышают 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ.

Если работодатель установит суточные в большем размере, чем указано в НК РФ, то с сумм превышения ему необходимо будет удержать НДФЛ и начислить страх.взносы.

Для отображения трат в командировке в пределах нормы в 1С ЗУП 3 необходимо ввести начисление со следующими настройками (рис. 7):

Рис. 7.1. Настройка трат в пределах нормы

Рис. 7.2. Настройка трат в пределах нормы

Начисление выполняется документом «Доход в натуральной форме» (рис. 8):

Рис. 8 Расходы за период командировки в пределах нормы в документе «Доход в натуральной форме»

Для отражения расходов за период командировки сверх нормы в 1С ЗУП 3 необходимо ввести начисление со следующими настройками (рис. 9):

Рис. 9.1 Настройка трат сверх нормы

Рис. 9.2 Настройка трат сверх нормы

Начисление выполняется документом «Доход в натуральной форме» (рис. 10):

Рис. 10 Расходы сверх нормы в документе «Доход в натуральной форме»

Расчет страховых взносов с командировочных расходов, начисленных сверх нормы, осуществляется в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Настроим расчет командировочных в 1С:ЗУП

Настроим 1С:ЗУП для корректного расчета командировочных в 1С:ЗУП. Предоставляем гарантию на услуги!
от 2 600 руб./час

Узнать больше

Сопровождение учета командировочных в 1С:ЗУП

Поддержка вашей работы в 1С, регулярные консультации, помощь в настройках и устранении ошибок
от 700 руб.

Узнать больше

Авансовый отчет

Авансовые отчеты, которые нужны для списания долга по полученному авансу с сотрудника так же находятся в разделе «Банк и касса».

Шапку документа заполним стандартно, как это делали ранее. На закладке «Авансы» в табличной части добавим строку и выберем созданный ранее документ выдачи наличных. Как вы моете заметить, 1С 8.3 позволяет отчитываться сразу по нескольким авансам, выданным одному и тому же сотруднику. Делается это при помощи добавления в данную табличную часть дополнительных строк.

Мы указали, за что отчитывается сотрудник за свои суточные. Теперь нам нужно отразить, какие документы, и на какие суммы он предоставил. Сделать это можно на закладке «Оплата».

В нашем случае сотрудник предоставил в бухгалтерии два билета и чек за проживание в гостинице. Общая сумма составила 12 500 рублей. После проведения документа в 1С долг перед нашей организацией будет уменьшен только на эту сумму. Посмотрим на проводки:

Получается, что сотруднику был выдан аванс в размере 15 000 рублей, а отчитался он только за 12 500. Из этого следует, что за ним все еще остается долг, но уже в размере 2 500 рублей. В таком случае, по взаимной договоренности он может либо предоставить недостающие чеки на эту сумму, либо вернуть деньги.

Возврат разницы можно произвести, например, при начислении зарплаты. Так же сотрудник может принести эту сумму в кассу.

В том случае, если сотрудник наоборот не уложился в выданную ему сумму и потратил больше, такую разницу можно выплатить ему так же как и сами командировочные через кассу.

Смотрите также видео по авансовым отчетам в 1С 8.3:

Что такое Smartway и зачем это бухгалтеру?

Smartway — это решение для организации командировок, полностью заменяющее агентство делового туризма. Компания получает доступ ко всем инструментам для планирования поездок и покупки билетов напрямую, без посредников.

Бухгалтеру станет удобнее работать с документами по командировкам. Сервис Smartway поможет бухгалтерии в оформлении командировок.

• У бухгалтеров будет онлайн-доступ к подтверждающим документам в личном кабинете.

Smartway сам сформирует отчетные документы и сохранит акты, счета и билеты.

• Пакеты подтверждающих документов можно скачать или получить на емеил в PDF или Excel-формате. А оригиналы — по почте.
• Есть удобные настройки для группы компаний. В сервисе можно выбрать, на какую из компаний выставить счета. Если нужно, чтобы в одной поездке разные услуги оплатили разные юридические лица, Smartway выставит счета на разные компании.
• Бухгалтеру будет сразу видно, кто из сотрудников сделал или изменил бронирование.

Бухгалтерский учет представительских расходов

К представительским расходам относят:

• Официальные приёмы, как представителям других организаций, официальных лиц организации – налогоплательщика, так и участников совета директоров и прочих, независимо от места проведения;
• Транспортное обеспечение доставки этих лиц до места официального приёма и обратно;
• Буфетное обслуживание во время переговоров;
• Услуги переводчиков, во время проведения официального приёма.

Перечень является закрытым и не включённые в него представительские расходы не учитываются в налоге на прибыль.

К представительским расходам не относят организации:

• Развлечений;
• Отдыха;
• Профилактики или лечения заболеваний.

Важно! Представительские расходы некоммерческой организацией за счёт целевого финансирования не учитываются в налогообложении по налогу на прибыль.

Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере не превышающие 4% от расходов на оплату труда за отчётный период. На превышение представительных расходов от нормы возникает постоянная разница.

Важно! Расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными.

Типовые проводки по представительским расходам

Списание командировочных расходов: проводки

На основании полученных от сотрудника подтверждающих документов, приложенных к его авансовому отчету, списываются командировочные расходы проводкой:

• Д26,20,44-К71 — проездные билеты, суточные, проживание без НДС;
• Д19-К71 – проводка делается, если в их стоимости выделен НДС.

Если работник в командировке закупал товары для продажи, материалы для компании, делается запись:

• работником произведены расходы, проводка: Д41,10-К60;
• отражен НДС на основании полученных счетов-фактур (или УПД): Д19-К60;
• отражены командировочные расходы, проводка: Д60-К71.

При закупке основных средств проводки будут следующими:

• Д08-К60 — приобретены ОС,
• Д19-К60 — учтен НДС,
• Д71-К60 -отражены расходы работника.

Часто бывает так, что компании оплачивают проезд к месту командировки и обратно с расчетного счета, бронируя авиа и ж/д билеты заранее: для многих это дешевле и удобнее. В этом случае проводки следующие:

• Д60,76-К51 – оплачена стоимость билета с учетом сбора,
• Д19-К60,76 – отражен НДС,
• Д20,26,44-К60,76 – отражен сбор за оформление билета,
• Д50.3-К60,76 – билет поступил в кассу компании,
• Д71-К50.3 – билет выдан командированному работнику.

После представления авансового отчета с приложенными электронными билетами, посадочными талонами составляется запись:

• Д 20,26,44-К71 – списана стоимость билета.

Командировка на личном транспорте в 1С Бухгалтерия 8

При командировке на небольшие расстояния, например, в соседний город, командированные работники могут использовать собственный автомобиль для поездки. Разберем, как отражается командировка на личном транспорте в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0.

Директор ООО «Веда» отправился в командировку на личном транспорте на 2 дня. Размер суточных, установленных на предприятии, 500 руб. в сутки. Работнику был выдан из кассы денежный аванс в сумме 5 000 руб. на командировочные расходы. Расходы работника составили: проживание 1500 руб., расходы на бензин 2035 руб. (55 л *37 р)

По возвращению из командировки работник представил авансовый отчет с приложением необходимых документов (счета гостиницы, чеков на бензин).

Командировка на личном транспорте в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0

В программе 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 командировка на личном транспорте оформляется следующими документами.

Сначала необходимо отразить выдачу наличных денежных средств командированному работнику. Для этого в программе оформляется документ «Выдача денежных средств» с видом операции «Выдача подотчетному лицу». Найти его можно на закладке «Банк и касса» в журнале кассовых документов.

По документу формируется проводка: Дт 71.01 Кт 50.01

Далее нужно оформить авансовый отчет. Этот документ можно тоже найти на закладке «Банк и касса» в разделе «Касса».

В авансовом отчете нужно выбрать подотчетное лицо, склад, указать назначение и количество приложенных к авансовому отчету документов.

В документе будут заполняться три закладки: Авансы, Товары и Прочее.

На закладке «Авансы» необходимо выбрать документ, которым подотчетному лицу выдавались деньги. В нашем примере деньги выдавались из кассы, поэтому выбираем документ «Выдача наличных» и из перечня выбираем нужный.

На закладке «Товары» необходимо отразить покупку бензина подотчетным лицом. Здесь мы указываем документ, номенклатуру, количество, сумму, поставщика.

На закладке «Прочее» указываем остальные расходы, связанные с командировкой. В нашем примере это суточные и расходы на жилье.

По документу будут сформированы проводки:

Дт 10.03 Кт 71.01 – 2 035 руб. (оплата бензина)

Дт 26 Кт 71.01 – 1 500 руб. (проживание)

Дт 26 Кт 71.01 – 1 000 руб. (суточные)

Далее бензин необходимо списать на расходы. Сделать это можно документом «Требование-накладная». Находится на закладке «Производство».

По документу будет сформирована проводка: Дт 26 Кт 10.03

А остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо должно вернуть в кассу. Для этого на основании авансового отчета создаем документ «Поступление наличных». Документ заполняется автоматически.

Таким образом можно отразить командировку на личном транспорте в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0. Про заполнение авансового отчета при командировке не на личном транспорте в ред. 3.0 смотрите здесь в ред.2.0 тут

Получить полный курс по 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0

Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях