Учет запасных частей к транспорту и применение забалансового счета 09 в программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 ред. 1.0

Практически каждая организация имеет в составе своих основных средств автотранспорт, часто и не одно-два наименования. Это значит, что для него необходимо периодически покупать запасные части, кроме того, они могут появиться в результате разборки списываемого авто.

Как провести эти средства по бухгалтерии и отразить на балансе или забалансовых счетах? Можно сделать это автоматически через программу 1-С, нужно только помнить о важных нюансах. Разберемся в статье.

Какие существуют особенности учета топлива, смазочных материалов, автомобильных шин и запасных частей на автомобильном транспорте?

Особенности замены запасных частей основного средства

Установка новых деталей, узлов, запасных частей на основное средство (ОС) производится взамен вышедших из строя изношенных элементов. При замене запчастей характеристики ОС остаются неизменными, стоимость не увеличивается. Целью проведения ремонтных работ является устранение неисправностей и осуществление профилактических мероприятий по замене изношенных частей.

Ремонтные работы производятся собственными силами (хозспособом) либо с привлечением подрядных организаций (центров сервисного обслуживания). Вне зависимости от способа проведения ремонта на предприятии должен быть разработан документооборот.

Для каждого основного средства утверждается порядок и периодичность проведения:(нажмите для раскрытия)

• Профилактических мероприятий.
• Текущего обслуживания.
• Среднего ремонта (для транспортных средств).
• Капитального ремонта.

Контроль над состоянием ОС и проведением ремонта осуществляет комиссия, постоянно действующая на предприятии. Предприятия, не утвердившие перечень запчастей, подлежащих замене, производят ремонт на основании дефектной ведомости. Документ используется для списания деталей и утверждения плана проведения ремонтных работ.

Покупка и продажа запасных частей

После покупки запчастей ТМЦ приходуются и размещаются на склад для хранения. Учет поступления производится на основании первичных документов.

Продажа запчастей производится в рамках обычной деятельности либо в порядке реализации остатков. При реализации ТМЦ:

• Используются документы, аналогичные оформлению покупки.
• Предприятия на ОСНО или УСН учитывают стоимость приобретения в составе расходов. Продажа производится оптовым или розничным покупателям.
• При реализации запчастей организациями на ЕНВД реализация производится только розничным покупателям.

Продажа запчастей осуществляется предприятиями, заявившими в составе видов деятельности торговлю непродовольственными товарами.

Где юрлицу брать запчасти

Поскольку содержание автомобильного транспорта является постоянной статьей расходов, организации заключают договоры на поставку запасных частей с одним или несколькими поставщиками. Коммерческие организации используют обычные договоры поставки. Если речь идет о транспорте бюджетных организаций, то регламент поставок запчастей выписан в следующих законодательных актах:

• ФЗ №44 – для казенных учреждений;
• ФЗ №223 – для автономных организаций;
• За счет субсидий либо дохода от сопутствующей деятельности (согласно положений вышеупомянутых ФЗ) – для бюджетной сферы.

Вопрос: Организация, основным видом деятельности которой является оптово-розничная торговля запасными частями к автомобилям, в результате инвентаризации выявила неликвидный товар. Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете его списание и затраты на утилизацию? По результатам инвентаризации выявлены неликвидные запасные части балансовой стоимостью 150 000 руб. Комиссией организации составлен акт, в котором вышеуказанные товары признаны неликвидными в связи с длительным хранением и потерей товарного вида. Затраты на утилизацию (вывоз на свалку), оказанные сторонней организацией, составили 12 000 руб. (в том числе НДС 2 000 руб.). Посмотреть ответ

В зависимости от объема будущих заказов их можно делать с единственным поставщиком либо с группой, которых нужно выбирать свободно либо конкурентно (путем конкурса, аукциона, сравнивания коммерческих предложений и т.п.).

ВАЖНО! У одного поставщика можно брать запчасти для фирмы на сумму не более 100 тыс. руб., если закупаемое количество относительно невелико — в течение года на них тратится меньше 2 млн руб. либо 5% всех закупок.

Учет поступления на хранение запасных частей: проводки

Аналитический учет запчастей ведется в рамках номенклатуры (однородных групп) по стоимости приобретения. Основанием для получения учетных данных служит накладная.

Пример поступления запчастей

ООО «Планер» имеет на балансе автомобиль, используемый для служебных целей. Для проведения среднего ремонта требуется приобретение редуктора в сумме 25 700 рублей, включая НДС 3920,34 рубля. В учете предприятия вносятся записи:

1. Отражена поставка запчасти: Дт 10/5 Кт 60 на сумму 21 779,66 рублей;
2. Учтен НДС, предъявленный поставщиком: Дт 19 Кт 60 на сумму 3 920,34 рублей;
3. Учтена оплата поставщику: Дт 60 Кт 51 на сумму 25 700 рублей.

Складской учет осуществляется с использованием карточек учета материалов № М-17 в ручном или электронном виде. Особая необходимость ведения карточек возникает при использовании в организации обменного фонда запчастей, ремонтируемых и устанавливаемых в дальнейшем на ОС.

Предприятия самостоятельно определяют перечень учетных документов для ТМЦ. В ряде организаций с небольшим складским поступлением и отпуском ведется журнал учета движения запасных частей. При наличии автоматизированного учета журнал не используется.

Регистры учета запасных частей для ремонта ОС

В бухгалтерском учете отражение движения запчастей производится на счете 10. К счету открываются субсчета для учета новых деталей (5), вышедших из строя запчастей (6), материалов, переданных подрядчику для осуществления ремонта (7).

В бюджетном учете для получения информации о запасных частях, выданных взамен изношенных, используется счет 09. Организация должна утвердить перечень деталей, учитываемых по счету. Срок использования запчастей меньше периода эксплуатации имущества, что требует учета замененных деталей, не изменяющих первоначальную стоимость. При передаче запасной части для проведения ремонта собственными силами или с помощью подрядный организаций стоимость списывается со счета и учитывается за балансом.

ОБОРУДУЕМ КОРОБОЧКУ

Итак, мы решили, что склад и отдел запчастей должны быть. И необходимость наличия этих подразделений не обсуждается. Забегая немного вперед, предположим, что соответствующие площади подготовлены и есть персонал. С чего начать?

Конечно же, с системного обеспечения. Потому что без него невозможно сделать практически ни одного шага. Для создания и ведения базы данных — а без нее сегодня совершенно немыслима нормальная работа с большой номенклатурой запчастей — необходимо оснастить склад и соответствующий отдел компьютерной техникой. Не будете же вы вести учет дедовским методом — через бумажную картотеку?

Общие базы данных достаточно велики, и чтобы грамотно, четко и быстро обрабатывались всевозможные запросы по этой базе, как компьютерное «железо», так и программное обеспечение для него должны отвечать современному уровню. Причем просто закупить его недостаточно, локальная сеть является необходимым компонентом системы. Что касается программного обеспечения, то на сегодняшний день самым распространенным продуктом, пригодным для наших целей, является программное обеспечение «1С» или «1С Рарус». В последнее время появились новые разработки других фирм, но они еще не прошли проверку практикой, поэтому мы считаем, что говорить о них более или менее подробно преждевременно.

Основной недостаток этого программного продукта — его собственная высокая стоимость и стоимость технической поддержки. Если на техническом центре нет своего системного администратора, который своевременно может исправить и отладить программу, то из-за каждого сбоя придется обращаться к фирме-разработчику. А это потерянное время и, соответственно, деньги.

Некоторые фирмы занимаются разработками собственного продукта. Это вроде бы удобно, так как обеспечивает известную независимость от «посторонних». Однако оборотной стороной сей медали является необходимость содержать собственный штат программистов, значит — дополнительные расходы. Очень важно, чтобы выбранный программный продукт имел возможности для апгрейда, иначе через пару-тройку лет он просто устареет, и вперед — на новые расходы.

Помимо вышеперечисленного, отдел запчастей должен быть обеспечен необходимой документацией и каталогами запчастей. Это одна из главных проблем, если же фирма — официальный дилер какого-либо автозавода, то завод обязан предоставить документацию либо по контракту, либо за деньги, все зависит от того, как составлен контракт. А вот маленьким фирмам приходится похуже — им самим надо искать, закупать, добывать любыми путями документацию. Впрочем, затраченные на это деньги впоследствии принесут только прибыль.

Неплохим дополнением к внутреннему системному обеспечению могут стать современные нетрадиционные технологии — Интернет, например. Как один из вариантов расширения сферы услуг для клиентов — предоставление им необходимой информации через всемирную «паутину». Многие сейчас стараются не сидеть на телефоне, обзванивая фирмы на предмет наличия интересующей их детали и предоставляемых услуг, а пытаются заполучить максимум информации о фирме с ее сайта. Сайт фирмы — это ее визитная карточка в Интернете, причем чем солиднее и насыщеннее он будет, тем больше вероятность того, что клиент обязательно обратится в эту фирму.

Главное в этом деле — техническая поддержка и постоянное обновление сайта. Потому что устаревшая и неточная информация может сыграть обратную роль — роль антирекламы.

И наконец, последнее в части системного обеспечения. Как в процессе первичного заполнения, так и в ходе дальнейшей работы по поддержанию необходимой номенклатуры склада все, как правило, сталкиваются еще с одной проблемой, которую можно назвать основополагающей. Это определение точного идентификационного номера детали для заказа. Без точных данных о детали невозможен заказ, невозможна выдача необходимой детали в техцентр, а также розничная продажа. Зачем клиенту деталь, которая не подходит к его машине?

Разрешить данную ситуацию можно. Достаточно запастись современными каталогами запасных частей, которые нужно периодически обновлять по мере выпуска новых моделей конкретным производителем. Обычно обновление происходит не реже чем раз в полгода, а может, и раз в квартал, это зависит от объема выпуска автомобилей производителем и скорости обновления модельного ряда.

Каталоги размещаются на разных носителях информации. Это электронные каталоги EPC на компакт-дисках, микрофиши — более устаревший вариант, ну и, конечно, старые, добрые, проверенные временем печатные каталоги. Наличие более подробной информации по всем машинам производителя, с которым работает тот или иной дилер, позволит ему избежать ошибок при заказе деталей, а соответственно, и финансовых потерь, ведь зачастую неправильно заказанная деталь стоит гораздо дороже всех каталогов вместе взятых. Например, компрессор кондиционера на новую японскую машину может стоить от 800 до 1500 долларов, а стоимость обновленного каталога может не превышать 30-100 у.е. Думайте сами, решайте сами, иметь или не иметь.

Учет списания запасных частей для проведения ремонта

Списание деталей производится на основании формы М-11 или записи о расходовании материалов в карточке № М-17. До списания запчастей комиссия составляет дефектную ведомость произвольной формы.

С помощью ведомости определяются: (нажмите для раскрытия)

• Идентификация и состояние объекта.
• Мероприятия, необходимые для поддержания рабочего состояния объекта ОС, включая перечень деталей, подлежащих замене.
• Сумма, необходимая для проведения замены частей.
• Причины, вызвавшие необходимость ремонта.

Документ подписывают члены комиссии и руководитель. Наличие ведомости позволяет подтвердить экономическую обоснованность ремонта и отделить назначение работ от модернизации или реставрации.

Важность отделения модернизации от ремонта определяется порядком налогообложения. Расходы, связанные с ремонтом ОС, включаются в состав текущих расходов. Для проведения плановых ремонтов на предприятии создается резерв. Стоимость резерва определяется отдельно для малоценных и дорогостоящих видов ремонта. Предприятие должно установить сумму, превышение которой ремонт определяется как дорогостоящий.

Списание запасов (брак, потери)

Обратите внимание, что документ «Списание запасов

» (при недостаче) может создаваться на основе документа «
Инвентаризация запасов
», это было уже описано раннее. В текущем разделе будет описано обычное создание документа «
Списание запасов
».

Создать документ «Списание запасов

» Через меню «Все функции…».

В открытом окне списка нажать на кнопку «Создать».

Заполнить необходимые реквизиты шапки документа и табличную часть «Запасы».

Записать, провести.

Осуществление ремонта с установкой запасных частей на ТС

Замена частей транспортных средств производится по гарантии или по окончании ее действия. Согласно абз. 9 ст. 346.27 НК РФ замена частей по гарантии не относится к ремонтным работам. Услуги по гарантийному обслуживанию оплачиваются производителем и не могут быть включены в расходы даже при наличии дополнительных затрат.

По окончании гарантии ремонт транспортного средства осуществляется собственными силами или в центре сервисного обслуживания. Документооборот обоих случаев имеет отличия.

Пример проведения операций проведения ремонта ТС

ООО «Мимоза» торгового профиля имеет на балансе транспортное средство Газель. Ремонтная бригада на предприятии отсутствует, замена запчастей производится подрядчиком – сервисным центром. Комиссия организации определила необходимость замены аккумулятора. Запчасть на сумму 8 554 рублей приобретена в рознице, стоимость работ составила 3 000 рублей. В учете организации осуществляются записи:

• Оприходована запчасть, приобретенная подотчетным лицом: Дт 10/5 Кт 71 на сумму 8 554 рублей;
• Отражена передача подрядчику запчасти: Дт 10/7 Кт 10/5 на сумму 8 554 рубля;
• Произведено списание запчасти на основании акта выполненных работ: Дт 44 Кт 10/7 на сумму 8 554 рублей;
• Отражен учет услуг подрядчика: Дт 44 Кт 60 на сумму 3 000 рублей.

При проведении ремонтных работ собственными силами необходимо оформлять акт на списание запчастей. Форма акта разрабатывается предприятием самостоятельно и утверждается внутренними актами. Документ должен быть подписан кладовщиком, представителем ремонтной бригады, комиссией с утверждением руководителем.

Учет запчастей, полученных в результате демонтажа

Поступление запчастей может производиться в результате демонтажа ОС. Детали, пригодные для дальнейшего использования, возникают при списании основного средства вследствие прихода его в нерабочее состояние или в результате замены на новые. Детали, замененные в рамках текущего или иного вида ремонта, не списываются и подлежат поступлению на склад.

Дальнейшее движение запчасти требует оценки комиссии. Пригодные для дальнейшей эксплуатации материалы подлежат ремонту и хранению на складе. Постановка на учет осуществляется по рыночной стоимости, утвержденной комиссией. Полностью вышедшие из строя запчасти актируются с последующей реализацией в виде лома или утилизацией. Форма акта произвольная, составление осуществляется комиссией.

Списание запасов (в производство)

Создать документ «Списание запасов

» Через меню «Все функции…».

В открытом окне списка нажать на кнопку «Создать».

Заполнить необходимые реквизиты шапки документа и табличную часть «Запасы».

Записать, провести.

Учет запасных частей стоимостью свыше 40 000 рублей

Ряд видов техники имеют дорогостоящие запчасти. Приобретение деталей для дальнейшей замены вышедших из строя после оприходования их на склад. В бухучете имеется ограничение для имущества в пределах 40 000 рублей, свыше которого объект долговременного пользования относится к ОС.

Одновременно отнесение запчасти к объекту основного средства не может быть произведено в связи с отсутствием основного условия – самостоятельной эксплуатации. Запасная часть является неотъемлемой частью основного средства и не используется отдельно для ведения деятельности. При поступлении дорогостоящей запчасти на склад учет идентичен оформлению стандартных операций ТМЦ.

Оприходование запасов (из производства)

Создать документ «Оприходование запасов

» Через меню «Все функции…».

В открытом окне списка нажать на кнопку «Создать».

Заполнить необходимые реквизиты шапки документа и табличную часть «Запасы».

Записать, провести. Печатной формы нет, следовательно, документы не оформляются.

Неверные действия по учету операций с запчастями

В учете запчастей встречаются распространенные ошибки

Порядок движения материалов имеет осуществляется по одинаковым принципам вне зависимости от размеров предприятия или количества объектов.