6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом с начала года

Отчетность работодателя

Светлана Мельник

Эксперт — кадровый и бухгалтерский учет

Актуально на 1 июня 2019

При формировании расчета 6-НДФЛ следует обращать пристальное внимание на некоторые важные нюансы, от которых зависит корректность составления документа. Один из частых вопросов, возникающих при заполнении 6-НДФЛ: вносить информацию только за определенный период времени или же с начала календарного года? Ответ на него вы найдете в этой статье.

С каких частей состоит отчет 6 НДФЛ

Бланк по форме 6 НДФЛ нет необходимости заполнять на каждого сотрудника компании отдельно. Этот документ является сведенной форма отчета по всему предприятию.

6 НДФЛ заполняется нарастающим с начала года, а это означает, что при заполнении отчета за полугодие, необходимо учитывать данные расчета за первый квартал. При заполнении формы за 3 квартал во внимание принимаются данные уже за 2 предыдущих квартала и т. д.

Новая форма отчетности состоит из 3-х частей:

титульного листа;
первого раздела;
второго раздела.

Заполнить и передать бланк отчета в налоговый орган следует до 1 августа 2021 года.

Как определить сумму доходов

Определение суммы начисленного дохода — одна из сложностей, возникающих при заполнении 1-го раздела 6-НДФЛ. Дело в том, что понятие «начисленный доход» в бухгалтерском учете отличается от норм гл. 23 НК РФ. Определять сумму доходов, которую следует включить в расчет, необходимо руководствуясь ст. 223 НК РФ.

Например, заработная плата отражается в разделе 1 в периоде ее начисления, как и в учете, а оплата больничных и отпускные — в периоде выплаты. Материальная выгода — в периоде ее начисления, при этом в бухучете такое понятие вообще отсутствует.

Оплата по договорам ГПХ попадает в отчет при выплате денег. При этом не имеет значения, выполнены работы или перечисляется аванс. И наоборот, завершенные, но не оплаченные работы в разделе 1 не показываются.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Дату получения дохода в натуральной форме следует определять по нормам ГК РФ: доход возникает в момент перехода права собственности.

Минфин и ФНС долго не могли определиться с порядком включения в раздел 1 6-НДФЛ премий. Согласно последней версии ведомств разовые премии, не связанные с результатами труда, включаются в расчет на дату выплаты, ежемесячные премии за результаты работы учитываются вместе с зарплатой, квартальные и годовые — на дату приказа о премировании.

Очевидно, что данных бухучета для подготовки расчета по форме 6-НДФЛ недостаточно — всю необходимую информацию следует брать из специальных налоговых регистров по налогу. Ведение таких регистров предусмотрено п. 1 ст. 230 НК РФ.

Как нужно заполнять титульную страницу

Заполнение титульной страницы 6 НДФЛ за полугодие нарастающим итогом начинается с указания данных о налоговом агенте, то есть об юридическом лице или индивидуальном предпринимателе.

На этой странице в обязательном порядке должны быть указаны:

наименование предприятия;
ИНН/КПП;
Код по ОКТМО.

На следующем этапе переходим к заполнению кодов. Первым кодом, который указывается, является код отчетного периода. Так, как мы заполняем отчет 6 НДФЛ нарастающим итогом за 2 квартал, то следует в этом поле вписывать код «31». Кроме того, на этой странице бухгалтер должен вписать следующие коды:

код «212» для определения места учета предприятия;
код «320» для указания деятельности ИП;
код «213» для крупных налоговых агентов.

На первой странице отчета присутствует поле «Номер корректировки». Если вы составляете первый вариант отчета за полугодие, то в этой строке проставляются нули. Однако если речь идет об отчете, в котором подаются уточняющие данные, то необходимо указывать соответствующий номер корректировки.

Отчет 6 НДФЛ за полугодие: как правильно заполняется нарастающим итогом

6 НДФЛ за полугодие заполняется нарастающим итогом, поэтому в документе необходимо указывать не только данные за 2 квартал, но и за все 6 месяцев текущего календарного года.

В первом разделе документа бухгалтер должен указать:

общие суммы по налогооблагаемым начисленным выплатам;
суммы налоговых вычетов;
суммы удержанного НДФЛ;
размер реального вычитаемого налога;
количество работников на предприятии.

Рассмотрим, как заполняется 6 НДФЛ раздел 1 нарастающим итогом на реальном примере. Представим, что существует , в которой трудится 19 человек. За первых 3 месяца текущего календарного года заработала 550 658 руб. Размер налоговых вычетов составил 58 800 руб. За эти 3 месяца сотрудник бухгалтерского отдела компании рассчитал подоходный налог, величина которого составляет 13%, то есть 63 942 руб. В государственную казну была перечислена сумма в размере 42 630 руб.

Учитывая вышеизложенное, в первом разделе строки заполняются следующим образом:

сумма 550 658 руб. указывается в строке №020;
сумма 58 800 руб. вписывается в строке №030;
сумма 63 942 руб. указывается в строке №040;
количество сотрудников (19 человек) вписывается в строке №060;
сумма, перечисленного налога в размере 42 630 руб. указывается в строке №070.

Отчет 6 НДФЛ за второй квартал содержит финансовые данные предприятия за апрель, май и июнь. За этот период наша сумела заработать 618 233 руб. Из этой сумы бухгалтер вычел 58 800 руб. Сумма начисленного налога составляет 72 726 рублей. В казну государства было отправлено сумму в размере 69 798 руб.

Заполнение раздела 1 6-НДФЛ

Теперь посмотрим, как отражаются данные в отчете 6 НДФЛ за 2 квартал с нарастающим. В строках с №020 по №070 необходимо указать такие данные:

в строке №020 указываем сумму, которою заработало предприятие за полугодие – 1 168 891 руб. (550 658 руб. + 618 233 руб.);
в строке №030 вписываем размер вычетов за эти 2 квартала – 117 600 руб. (58 800 руб. + 58 800 руб.);
в строке №040 следует вписать общий размер подоходного налога за первые 6 месяцев календарного года – 136 668 руб. (63 942 руб. + 72 726 руб.);
в строке №060 указываем количество сотрудников – 19 (если никто не был уволен или принят на работу);
в строке №070 вписываем общую сумму, перечисленных денежных средств в государственную казну, – 112 428 руб. (42 630 руб. + 69 798 руб.)

Теперь рассмотрим, как правильно заполнять отчет 6 НДФЛ раздел 2 нарастающим итогом.

Раздел 2 отчета 6НДФЛ: как правильно заполняется

Раздел 2 6 НДФЛ заполняется нарастающим итогом и содержит более подробные данные, чем на предыдущих двух страницах. В этом разделе необходимо указывать начисленные денежные средства за каждый месяц полугодия. Кроме того, бухгалтер должен вписать суммы удержанных налогов.

В разделе 2 содержаться строки №100-№140, в которых заполняются такие данные:

В строке №100 отражается день получения дохода. Как гласит Налоговый кодекс, таким днем считается последний день месяца, за который на предприятии выплачивают заработную плату. Датой выплаты денежных средств по больничным листам и отпускным считается день фактической выплаты этих средств.
В строке №110 необходимо указывать дату, когда налог был перечислен в бюджет. Обратите внимание, что этот день не должен наступить позднее дня выдачи заработных плат.
В строке №120 содержится период удержания доходов. Таким сроком является день, который следует за днем фактической выплаты. Если говорить об отпускных и больничных выплатах, то период удержания таких доходов может продлиться до последнего дня того месяца, когда были осуществлены такие выплаты.
В строке №130 указывается налогооблагаемый размер денежных средств за прошлый месяц.
В строке №140 бухгалтер вписывает сумму удержанного налога.

Когда отчет 6НДФЛ заполняется нарастающим итогом, в бухгалтера могут возникнуть проблемы.

Какие проблемы могут возникнуть при заполнении 2 раздела

Чаще всего, когда форма 6НДФЛ заполняется нарастающим итогом, в бухгалтера возникают проблемы, которые могут быть связанны с тем, как правильно рассчитать денежные выплаты в различные периоды. Одним из таки вопросов является: как правильно сформулировать данные по заработным выплатам за июнь, если в действительности они будут выплачены в июле?

В этом случае фактической датой получения заработных выплат считается последний день в месяце, когда были начислены эти выплаты. В этой же месяц рассчитывается сумма налога. Как видите, еще до начала июля бухгалтер может знать, какие денежные значения следует указать в строках №020 и №040.

В отчете НДФЛ 6 за 1 полугодие нарастающим итогом содержаться строки №070 и №080. Они не заполняются. И об этом говориться в правилах ФНС. Согласно им сумма вычитаемого налога из заработных плат за июнь, которые будут выплачены сотрудникам в июле, не должны указываться в отчете 6НДФЛ за полугодие. Эти данные уже будут указаны в следующем отчете, который предприятие будет составлять за 3 квартал, то есть за 9 месяцев календарного года.

Давайте рассмотрим это на примере. получила за 6 месяцев работы доход, размер которого составляет 300 тысяч руб., то есть 50 тысяч руб. за каждый месяц календарного года. Сумма удержанного подоходного налога составляет 39 тысяч руб., а перечислили – 26 тысяч руб. Вычеты по налогам еще не предоставляются. Размер заработной платы за июнь составляет 50 тысяч руб. Она фактически будет выплачена 10 июля 2021 года.

Отчет 6НДФЛ сдается нарастающим итогом, поэтому данные в первом разделе предоставляются построчно:

В строке №020 указывается общий размер дохода за 6 календарных месяцев;
В строке №030 необходимо вписать нулевое значение, ведь вычеты еще не проводились;
В строке №040 бухгалтер вписывает подоходный размер налога, который в нашем случае составляет 39 тысяч руб.;
В строке №070 следует указывать 26 тысяч руб., то есть размер перечисленного налога;
В строке №080 записывается нулевое значение.

Отчет НДФЛ 6 нарастающим итогом с начала года будет совершать информацию о выплате заработных плат в июле. Строки во втором разделе отчета будут заполняться следующим образом:

В строке №100 указываем день, когда был получен доход, то есть 30 июня 2017;
В строке №110 записывается дата, когда налог был перечислен, то есть 11 июля 2017;
В строке №120 бухгалтеру следует указать период удержания суммы дохода, то есть 12 июля 2017;
В строке №130 обозначается размер дохода за прошлый месяц, который подлежит налогообложению, то есть 50 тысяч руб.;
В строке №140 указывается сумма удержанного налога, то есть 6 500 руб.

Когда отчет 6НДФЛ делается нарастающим итогом, то в бухгалтера может возникнуть проблема с учетом данным по переходному периоду.

В какие сроки сдают отчеты по налогу на доходы

Текущую отчетность по налогу при его расчете нарастающим итогом по кварталам сдают до 28 числа в апреле, июле и октябре. Итоговая декларация с окончательной суммой налоговых отчислений с прибыли должна быть сдана до 28 марта следующего года.

Уменьшить итоговую сумму налога можно будет компаниям, которые в течение этого отчетного периода:

модернизировались и технически перевооружились, обновили свои основные средства;
тратили деньги на отдых работников и членов их семей, заключая при этом договоры с турагентствами.

При расчете налога не учитывают ряд финансовых поступлений, таких как договорные предоплаты, пополнение уставного капитала, перечисление задатков или залогов, комиссионные начисления, списание долгов.

Для расчета налогов организаций, работающих на специальных режимах налогообложения, применяются другие правила и ставки. Об этих системах вы можете узнать здесь. Подробнее об ОСНО, ее преимуществах и недостатках можете почитать тут.

Источники:

Порядок исчисления налога и авансовых платежей

Форма налоговой декларации

Уточненный расчет и переходной период

Бухгалтеры некоторых компаний указывают информацию о выдаче заработных плат за март в отчете за полугодие, поскольку фактически сотрудники получают свои денежные средства в апреле. Данные о начисленном налоге с таких выплат вписываются в строке №070 в первом разделе. Однако возникает вопрос: «А нужно ли в таком случае составлять уточненный расчет?»

Дать однозначный ответ на этот вопрос нельзя. Дело в том, что в инструкциях ФНС относительно сдачи отчетности за первые 3 месяца календарного года ничего не говорится о составлении уточненного расчета. Это значит, что заполнять такой отчет ненужно.

С другой стороны многие бухгалтера придерживаются мнения, что составить уточненный расчет стоит, ведь это позволит избежать дополнительных трудностей с проверяющими.

Переходной период может также касаться начислений по больничным. Днем фактического получения денежных средств по больничным является не последний день начисления, а момент получения этих денег сотрудником. К примеру, если специалист оформил больничный лист в июне, а денежное пособие бухгалтер начислил в июле, то данные по отчисленным налогам будут отражаться в отчете 6НДФЛ за 3 квартал, то есть за 9 месяцев.

Как выявить и исправить ошибки

Проверить своими силами правильность составления расчета по алгоритмам налоговой инспекции можно с помощью писем ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852 и от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216. Содержащиеся в них контрольные соотношения позволяют выявить не только несогласованность показателей внутри формы 6-НДФЛ, но и сверить расчет со справками 2-НДФЛ.

Что делать, если в представленной форме 6-НДФЛ в разделе 1 ошибок избежать не удалось? Если неточность привела к неправильному отражению суммы налога или иных сведений, придется подать уточненный расчет. Законодательство обязывает налоговых агентов откорректировать представленные данные вне зависимости от того, как повлияло искажение на заявленную сумму налога. Такая норма содержится в п. 6 ст. 81 НК РФ.

При подготовке уточненки надо иметь в виду, что, если после отправки формы за полугодие была обнаружена ошибка, сделанная в отчете за 1-й квартал, надо сдать две корректировки: за 1-й квартал и полугодие соответственно (письмо ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329). Это связано с заполнением показателей в разделе 1 нарастающим итогом.

Заполняем отчет 6 НДФЛ за полугодие: о чем нужно помнить

Хотя бухгалтер должен отчет 6НДФЛ заполнять нарастающим итогом, существуют еще некоторые моменты, о которых не стоит забывать при составлении этого документа:

В строке №070 не нужно указывать переплату. В строке следует указывать лишь общую сумму, которая была удержана, начиная с календарного года.
Если говорить о налоговых агентах, которые имеют несколько обособленных подразделений, то каждое такое подразделение обязано заполнять форму отчета и передавать ее в территориальное налоговом органе самостоятельно.
Бывает, что в течение одного календарного месяца в отпуске находятся несколько сотрудников. В таком случае каждую сумму отпускных выплат необходимо отображать в отдельном блоке. Но бухгалтер имеет право объединить суммы выплат, если даты выплаты отпускных средств совпадают. А вот строка №120 остается одинаковой для всех блоков по отпускным. Это связано с тем, что датой перечисления по данным выплатам является последний день в месяце.
Если налогообложение в компании осуществляется по нескольким налоговым ставкам, то по каждой ставке налога заполняется отдельный блок.
Если физическому лицу разрешается имущественный вычет, то он указывается в строке№030 в первом разделе. Размер такого вычета формируется в пределах дохода, который был начислен специалисту. Обратите внимание, что значения в строке №020 не могут превышать значения в строке №030.

Во время заполнения отчета 6НДФЛ за 2 квартал следует проявлять внимательность. Чтобы увериться, что в документах отсутствуют неточности, сотрудник отдела бухгалтерии должен применять контрольные соотношения. Проверяя данные в форме отчета, стоит также ориентироваться на данные с предыдущего отчета.

Если ваш отчет 6НДФЛ будет содержать ошибки или вы сдадите его с опозданием, органы налоговой инспекции имеют право начислить штрафы.

Как предъявлять отчет за полугодие в налоговый орган

Сегодня налоговые агенты могут сдавать отчет 6НДФЛ за полугодие:

В бумажном виде – форма документа может быть заполнена шариковой ручкой или с помощью компьютерных программ.
В электронном виде – такая форма документа заполняется на компьютере и заверяется электронной подписью.

Стоит помнить, что компании, в которых трудоустроено более 25 человек, то составлять и сдавать в налоговый орган необходимо только электронную версию документа.

Кроме того, необходимо знать, в какой налоговый орган необходимо сдавать отчет 6НДФЛ. Место сдачи бланка зависит от того, какую систему налогообложения использует налоговый агент. Если применяется УСН, то отчет необходимо сдавать в территориальный налоговый орган. Для налоговых агентов, которые пользуются системой ЕНВД, отчет 6НДФЛ отправляется в налоговый орган, по месту учета по ЕНВД.

Датой предъявления отчета 6НДФЛ является день, когда налоговый агент лично принес в налоговую службу или отправил его по почте.

Практические советы

Бухгалтера, которые уже не один год занимаются документацией и отчетностью, имеют свои определенные секреты, которые помогают не только оптимизировать работу и сократить потраченное на нее время, но и избежать при этом лишних ошибок.

Итак:

Всем известно, что по Закону предприятие должно сдавать электронную версию отчетности лишь в том случае, если численность наемных работников в данной организации превышает 25 человек. В остальных случаях можно конечно ограничиться предоставлением исключительно бумажной версии, но при этом все же стоит задуматься.

Даже опытные бухгалтера сейчас предпочитают использовать электронные программы для составления отчетности и настоятельно советуют это новичкам.

Это легко объясняется — бухгалтерские программы на сегодняшний день устроены таким образом, что многие данные подтягиваются автоматически, на основании исходных параметров. В итоге, это не только позволяет сэкономить время, затраченное на заполнение строк, которые в программе впишутся автоматически, но и избежать излишних ошибок, которые можно допустить про подсчетах.

Даже если по всем нормативным показателям предприниматель имеет право не сдавать нулевой бланк отчетности 6 НДФЛ настоятельно рекомендуется его все же подать либо же хотя бы написать пояснительное письмо с объяснением причин отсутствия отчетности (отсутствие деятельности, сотрудников или каких-либо им выплат).

Это поможет обезопасить себя от лишних вопросов со стороны налогового инспектора. Особенно уместно это будет, если, к примеру, в прошлом году такая форма подавалась, а в этом году — уже нет.