Замена лет при расчете больничного листа в 2021 году

Исчисляя пособие по листкам нетрудоспособности, бухгалтер сначала определяет средний доход.

Согласно закону о соцстрахе при расчете во внимание берутся заработки за 2 года, предшествующих году заболевания.

По ч. 1 ст. 14 ФЗ-255 при вычислении среднего дохода возможна замена лет расчетного периода.

Однако для этого должны соблюдаться определенные условия.

Кто имеет право на замену

Изменить годы для расчета пособий могут женщины, которые получали отпуск по беременности и родам, а также лица, находившиеся в отпуске по уходу за новорожденным.

Если с первой группой работников все понятно – в нее попадают только сотрудники женского пола – матери малышей, то во вторую группу могут попасть как женщины, так и мужчины. Связано это с тем, что по действующему законодательству РФ уход за маленьким ребенком может осуществлять его мать, отец или опекун (но только кто-то один).

Какими нормативными актами регулируется оплата больничных в 2021 году

В гл. 2 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ раскрывается информация о случаях, когда застрахованные лица вправе рассчитывать на пособие по болезни, а также об условиях и порядке оплаты больничных листов.
Напоминаем! С 2021 года действуют новые правила выплаты денег по больничным листам. Подробнее смотрите в нашей памятке.

Расчет больничного после декрета в 2021 году имеет определенные особенности, связанные с отсутствием дохода в предшествующих годах. При начислении пособия по болезни после декретного отпуска, кроме закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, следует принять во внимание также письма ФСС от 30.11.2015 № 02-09-11/15-23247 и Минтруда РФ от 03.08.2015 № 17-1/ООГ-1105. Основная мысль этих разъяснений заключается в том, что застрахованным лицам должен компенсироваться их реальный заработок, но только тот, который был перед наступлением страхового случая, а не тот, который был много лет назад. Это значит, что расчетный период для начисления пособия по нетрудоспособности не может быть любым, а должен быть определен с учетом установленных правил.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы рассчитали пособие, если сотрудница в расчетном периоде была в декрете. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

О допустимых размерах выплат пособий по нетрудоспособности читайте в материале «Максимальный размер больничного листа в 2021 — 2021 годах».

Для чего нужны эти изменения

Российское законодательство твердо стоит на страже интересов наемных работников. Перенос лет относится к числу мероприятий, следующих этому принципу, поскольку нужен он для верного вычисления пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за малышом до полуторалетнего возраста.

По закону, все эти пособия исчисляются с учетом среднего заработка работника за два года (по календарю), предшествующих году, когда возник случай, подпадающий под страховку. Таким образом, если человек не работал по выше обозначенным причинам, его страховая выплата существенно снижается, а перерасчет с заменой лет приводит к обоснованному увеличению размера пособий.

При этом работодатель не имеет законного права отказать сотруднику в получении повышенной материальной выплаты, а если такой перерасчет приводит к ее понижению, то эта рокировка осуществляться не должна.

Вычисление страхового стажа для больничного листа

Величина пособия, которое в ближайшем будущем получит сотрудник организации, зависит от страхового стажа:

100% заработной платы учитывается для работников, проработавшим в общем не менее 8 лет, а то и более;
если человек трудился от 5 до 8 лет, за основу берется 80% заработка;
на показатель 60% заработной платы ориентируются, если российский гражданин проработал до 5 лет;
если стаж не превышает полгода, пособие варьируется в пределах установленного МРОТ за 30 дней. С 1 января 2021 года МРОТ принят величиной 7 500 рублей.

Как правильно фиксируется страховой стаж? Главный ориентир – дата наступления страхового случая. Последний день страхового стажа – день, предшествующий началу заболевания, закрепленного листком нетрудоспособности. Допустим, трудящийся заболел 2 апреля 2017 года, тогда стаж высчитывается по состоянию на 1 апреля 2017 года.

Страховой стаж включает такие составляющие:

период работы в соответствии с заранее составленным соглашением;
периоды, когда работник состоял на государственной гражданской службе или муниципальной службе;
время, когда проходила военная служба или другой вид служебной деятельности, указанный в законе от 1993 года, зарегистрированном под номером 4468-1;
периоды, когда сотрудник занимался другой трудовой деятельностью, на протяжении которой он по-прежнему выступал в качестве застрахованного физического лица и делал отчисления на случай временной нетрудоспособности или в связи с материнством.

Под другой трудовой деятельностью подразумевают:

Работу, связанную с предоставлением нотариальных услуг, оформленных частным образом, должность частного детектива или частного охранника, если работа осуществлялась до 1 января 2001 года и после 1 января 2003 года, но только если в это время перечислялись отчисления на социальное страхование.
Работу в адвокатской конторе, которая сопровождалась своевременным внесением отчислений в государственные фонды социального страхования, после 1 января 2003 года и до 1 января 2001 года.
Деятельность в колхозе или кооперативе, во время которой продолжались производиться вычеты из заработной платы на счета государственных страховых фондов, в соответствии с нормами действующего законодательства, до 1 января 2001 года и после 1 января 2003 года.
В другую трудовую деятельность также входит время, когда сотрудник числился и выполнял обязанности депутата Государственной думы.
Периоды работы священнослужителем, который регулярно отсылал перечисления в фонды соцстраха.
Время деятельности осужденного после 1 ноября 2001 года.

Периоды, которые можно использовать при замене лет

Как уже было сказано, замена лет не должна происходить более чем за два года до того, как произойдет страховой случай.

Работник организации может запросить либо замены одного года, взятого для расчета, либо сразу двух лет (даже если на второй год пришлась всего пара дней из выше обозначенных отпусков).

При этом, если отпуск по беременности и рождению малыша или по уходу за новорожденным приходился только на один из них, просить замены обоих годов для перерасчета нельзя.

Для полноты картины приведем пример.

Предположим, что работница организации была в официальном декретном отпуске в 2015 и 2021 годах, а заболела она в 2021 году. Тогда 2015 и 2021 года не считаются, а к учету принимаются 2013-2014 года.

Когда можно выбрать расчетный период для пособия по временной нетрудоспособности?

Некоторые трудящиеся граждане вправе письменно просить изменения лет расчетного периода при исчислении пособия по больничному листу, а также отпускам, связанным с беременностью или уходом за ребенком до полутора лет.

Ст. 14 Закона о соцстрахе конкретно оговаривает условия замены лет, необходимые для расчета среднего дохода при начислении пособий:

Застрахованное лицо в расчетном периоде находилось в декретном отпуске по беременности и родам либо по уходу за ребенком.
Замена лет действительно выгодна работнику – выплата по временной нетрудоспособности при выборе другого расчетного периода увеличивается.

Декретом, связанным с беременностью, вправе воспользоваться только женщина — мать малыша. Что касается отпуска по уходу за детьми, его берут даже мужчины, а также бабушки или другие родственники.

При смене периода необходимо обратить внимание на пределы сумм по доходам, установленные для соответствующих лет.

Например, в 2021 законом установлен лимит 815 тыс. руб., в 2017 – 755 тыс. руб.

Сверх этого показателя доходы не облагаются страховыми взносами, в том числе фонда соцстраха, поэтому в вычисление среднего дохода тоже не берутся.

Заменить можно как оба года сразу, так и один. Поэтому в расчетный период могут попасть года, не идущие друг за другом.

Например, сотрудник в 2021 предоставил больничный, в 2021 и 2017 был декрет с ребенком, для пособия в 2021 он вправе выбрать вместо 2017-го — 2016-тый. Тогда, в расчет бухгалтер возьмет 2021 и 2018 не подряд идущие года.

Предлагаем больничное пособие рассчитать в онлайн калькуляторе бесплатно.

Какие нужны документы?

Чтобы бухгалтер изменил года при расчете больничного пособия, работнику необходимо заполнить специальное заявление — .

Рекомендуется заполнять его в двух экземплярах:

один остается работодателю;
на втором бухгалтер поставит отметку о принятии и отдаст заявителю.

Дополнительно никакой документации для замены лет работодателю не требуется.

Когда работник трудился в «выгодном» для него периоде у другого работодателя, для переноса, нужно будет запросить по прежнему месту труда справку 182-Н.

Она содержит суммы заработка, необходимые для расчета пособий.

Также, если в это время он работал у нескольких работодателей, взять справки необходимо у каждого из них — порядок оплаты больничного при совместительстве.

После декрета

Если работник в 2021 году идет на больничный лист по поводу своего заболевания и при этом в последние два года находился в декретном отпуске, то по общему правилу для расчета пособия расчетчик должен взять доходы сотрудницы за 2017-2018.

В данном случае работник имеет полное право выбрать другой расчетный период — написать заявление о замене лет с 2017-2018 на 2015-2016, если за тот период заработок был, и сумма пособия увеличится. Возможно заменить только один из годов, на которые приходится декрет.

Например, в рассматриваемом случае работник может выбрать:

2015 и 2016;
2016 и 2017;
2016 и 2018;
оставить 2021 и 2021.

Важно, что работодатель не обязан предлагать работнику какие-либо варианты. Инициатива должна исходить от работника.

Если он хочет выбрать другие года, он вправе это сделать, заявив в письменном виде.

Замена проводится только в том случае, если от этого сотрудник получит выгоду, то есть выплата по временной нетрудоспособности вырастет.

Если выбор иного периода ведет к уменьшению пособия, то работодатель не должен проводить изменения.

В соответствии с законом, задача бухгалтера после получения заявления от работника – провести расчет больничной выплаты с учетом замены и без нее, далее нужно выбрать более выгодный для сотрудника вариант.

Подробнее об оплате больничного после декрета читайте здесь.

Когда менять не выгодно?

Одним из пунктов для замены лет является выгодность проведения процедуры.

Если выбор лет в расчетном периоде не приводит к увеличению размера среднего дневного заработка, а, соответственно, и суммы пособия по нетрудоспособности, то менять период нельзя.

Для работника замена будет не выгодной, если человек потеряет некоторую сумму пособия от этого действия. Такое возможно, если в годах до декрета заработок был выше.

Прежде чем писать заявление и выбирать другие года, необходимо разобраться выгодно это или нет.

С этим вопросом рекомендуется обратиться к специалисту по расчету зарплаты.

Ведь в расчетах нужно еще учесть, какие суммы можно взять по закону. Также есть периоды, исключаемые из таких расчетов.

Простому трудящемуся человеку сложно разобраться, какие суммы взять для вычисления, а какие нет.

Пример для 2021 года

Разберем на конкретном примере, что значит «замена лет не выгодна».

Исходные данные:

Иванова Алевтина Константиновна в апреле 2021 заболевает и уходит на больничный лист длительностью десять дней.

Она имеет стаж 10 лет.

На протяжении 2021 и 2021 она находилась в отпуске по уходу за ребенком.

Ее заработок за эти периоды был только в виде пособия по уходу за ребенком. Такие выплаты в расчет среднего заработка не берутся.

Поэтому бухгалтер сделает расчет пособия по больничному листу сотруднице из МРОТа (с 1 января 2021 он равен 11280 руб.).

В 2015 и 2021 сотрудница работала и имела суммарный доход – 200 тыс. руб.

Нужно ли выполнять замену лет данной сотруднице?

Расчет:

Сделаем расчет пособия исходя из 2 показателей в форме сравнительной таблицы:

При замене (расчет за 2017-2018)	Без замены (расчет за 2015-2016)
Средний дневной заработок	11280 * 24 / 730 = 370,85	200000 / 730 = 273,97
Пособие	370,85 * 100% * 10 = 3708,50	273,97 * 100% * 10 = 2739,70
Сумма на руки за минусом НДФЛ	3708,50 – 3708,50 * 13% = 3226,95	2739,70 – 2739,70*13% = 2383,54

Сопоставив полученные показатели, становится понятно, что выбрать более ранние года для расчета пособия будет не выгодно. Сотрудница получит меньшую сумму пособия, чем положено по минимуму для 2021 года.

Поэтому ей нет смысла писать заявление за замену расчетного периода.

Также, например, выбор невыгодно производить, если за расчетный период средний дневной заработок составил 450 рублей, а в 2015 и 2016 он был равен 440 рублей.

Особенности документа, общие моменты

Если перед вами стоит задача по составлению заявления на замену лет для расчета пособия по временной нетрудоспособности, прочитайте данные ниже рекомендации – они дадут вам точное представление о документе. Ознакомьтесь и с приведенным примером заявления – на его основе вы с легкостью оформите собственный бланк.

Начнем с общей информации. На сегодняшний день общеприменимого, унифицированного образца такого заявления нет, так что писать его можно в свободной форме, исходя из собственного видения данного документа или, если работодатель предоставит свой шаблон заявления – по его типу.

При формировании бланка важно следить за тем, чтобы его состав и содержание отвечали определенным стандартам деловой документации. Значит это то, что документ должен включать в себя три части:

начало содержит сведения о компании-работодателе и заявителе;
основной раздел — собственно просьба о замене лет;
в заключении указывается список прилагаемых документов (при их наличии), ставится подпись и дата.

К оформлению документа, ровно как и к его тексту, никаких особых требований нет, т.е. заявление можно писать собственноручно или набирать на компьютере. Для распечатанного документа подойдет и обыкновенный чистый лист бумаги любого удобного формата (преимущественно используются А4 или А5) и фирменный бланк предприятия (если такое условие выскажет работодатель).

Заявление надо писать в двух экземплярах, один из которых следует отдать работодателю, второй оставить у себя, предварительно заручившись отметкой на нем о получении копии представителем организации.

Итоги

Больничный после декретного отпуска при отсутствии доходов в предшествующие 2 года рассчитывается по особым правилам. По заявлению застрахованного лица периоды заработка, используемые для расчета пособия, могут быть заменены, но только на предшествующие страховому случаю годы. В результате такой замены сотрудница должна оказаться в более выгодном положении. Необходимо помнить, что возможность замены расчетного периода является только правом застрахованного лица, поэтому без соответствующего заявления менять период недопустимо.

Источники: Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Образец заявления на замену лет при расчете больничного

Вверху документа (справа или слева — не имеет значения) указывается должность, ФИО руководителя, наименование компании – работодателя. Затем аналогичным образом вписываются сведения о заявителе: указываются его должность и ФИО. Ниже посередине бланка пишется слово «Заявление» и ставится точка.

Основная часть заявления содержит собственно просьбу о замене лет. Тут нужно указать обосновывающие замену лет статьи законодательства РФ, а также года, которые подлежат замене. При необходимости заявление можно дополнить и другой информацией (в зависимости от индивидуальных обстоятельств).

В завершение документ подписывается и датируется.

Как грамотно осуществить процедуру?

На первом этапе сотрудник обязан составить заявление, где указывает причину замены, год (года), который должен приниматься в расчет. Бухгалтер не обязан предварительно рассчитывать для работника возможные варианты, замена расчетных лет — личная инициатива имеющего статус застрахованного лица сотрудника. Если в указанный год (года) сотрудник трудоустроен на другом предприятии (организации), то необходимо сделать запрос о заработке. Далее производятся расчеты зарплаты (средней) за новый период с учетом максимальных пределов заработка.

Пример вычислений

Больничный Самохиной А. закрыт во второй декаде июня 2021 года (10-дневный больничный, 12-летний стаж). Сотрудница обратилась с просьбой заменить доходы 2016-2017 гг. на зарплату 2014-2015 гг., поскольку выплаты, которые получала в традиционный расчетный период, не используются при исчислении больничного. Зарплата (средняя) за новый период составляет 300 000 рублей. По закону Самохина А. имеет право на замену лет, однако работодатель, прежде чем начислять выплаты, обязан выяснить, какой период выгоден сотруднице в финансовом плане, и выплатить большую сумму. Если используется традиционный, то компенсация равна 3 670 рублей, поскольку берется среднедневной заработок исходя из минимальной оплаты труда 11 163 руб. При замене компенсация равна 4 110 рублей, что на 440 рублей больше. Замена лет обоснована, выплачивается большая сумма.
В некоторых случаях актуальный на 2021 г. минимум оплаты труда может превышать заработок в 2014-2015 гг., тогда замена лет не производится, поскольку итоговая выплата не выгодна получателю. Если средняя оплата труда за день в альтернативный период меньше 367 рублей, то заменять года нецелесообразно. Зарплата в альтернативный период не должна быть выше максимального предела, установленного на тот момент законом.

Как написать заявление

По своей инициативе наниматель переносить ничего не должен. Даже если это будет весьма выгодно для работника. Трудящийся должен позаботиться об этом самостоятельно и написать заявление на замену лет при расчете больничного. Форма документа произвольная, но можно использовать примерный бланк. После заполнения (можно на компьютере, можно от руки) его подают работодателю вместе с требованием о выплате пособия.

Порядок передачи заявления

Работник может отдать заявление о замене лет для расчета больничного в бухгалтерию одним из следующих способов:

Вручить лично в руки работнику компании;
Отправить при помощи почтового заказного отправления с уведомлением о получении;
Передать сотруднику компании через своего представителя. По правилам, для выполнения этой операции у доверенного лица должна быть на руках нотариальная доверенность с внесенным правом передавать бумаги. На практике же, обычно этим требованием пренебрегают.

Работник может также отправить заявление либо его скан при помощи электронной почты. Однако в этом случае закон устанавливает, что такие письма должны подписываться электронной цифровой подписью (ЭЦП), которая могла бы однозначно определить отправителя. Кроме этого, сам кадровик может отказаться принимать такое заявление, обосновывая это необходимостью наличия живой подписи составителя на документе.