Экспедиторская расписка — особенности и правила оформления

Оформление экспедиторской расписки происходит в случаях привлечения предприятием сторонней транспортировочной компании для перевозки товарно-материальных ценностей. Данный документ входит в обязательный комплект экспедиторских документов и является приложением к договору между грузоотправителем или грузополучателем и транспортной организацией. Он относится к первичной документации и поэтому к его составлению необходимо относится внимательно, соблюдая все установленные для подобного рода бумаг нормы и требования.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Особенности

Особенностью данной расписки является то, что она свидетельствует о временной передаче прав на объект перевозки экспедиционным компаниям. Также в экспедиторской расписке не содержится информация о сумме или о других условиях перевозки. В ней есть сведения об участниках данной транспортировки товара, а также все основные характеристики самого перевозимого товара, а именно: вес, габариты, упаковка, стоимость самого груза.

Ещё одной особенностью является то, что данный документ нужен всем трем сторонам такой сделки: грузоотправителю, грузополучателю и экспедитора.

Что будет, если не составить

Говоря о том, что произойдет, если не оформить передаточную бумагу, важно вспомнить, зачем нужна экспедиторская расписка. Это бумага, охраняющая интересы обеих сторон, без которой юридически передача ответственности за груз от одной стороны к другой не состоится, в последующем стороны не смогут предъявить друг другу какие-либо претензии по факту исполнения договора. В то же время законодатель допускает оформление вместо установленной формы иной бумаги, которая бы содержала всю необходимую информацию о товаре и момент его передачи экспедитору. При условии составления такой бумаги форма не является обязательной.

Для чего нужна?

Необходимость в экспедиторской расписке есть у всех сторон данного вида сделки: как у получателя, так и у отправителя и у экспедитора. Для отправителя данный документ является гарантом того, что компания, занимающаяся перевозкой, приняла от него груз для этой перевозки. И для самого экспедитора также важно это доказательство. Поскольку во время перевозки может произойти все что угодно, то здесь содержатся основные сведения о перевозимом объекте.

Для получателя этот документ также важен для принятия груза на бухгалтерский учёт.

После того, как экспедитор получил товар на перевозку, и были оформлены все сопутствующие необходимые бумаги, он является ответственным лицом за эту отправку.

Важно знать, что экспедиторская расписка не включает в себя информацию об условиях перевозки. Для этого есть специальный документ, который составляется отправителем, и называется поручение экспедитору. Именно он определяет перечень и условия оказываемых услуг.

Поручение экспедитору

Документ предназначен для описания услуг, которые будут оказаны клиенту, и условий, на которых они будут оказаны. Заполнить поручение экспедитору должен клиент (в нашем случае торговая фирма) — п. 8 Порядка. Именно поэтому утвержденный Минтрансом Порядок обязаны знать и исполнять не только экспедиторы, но и их клиенты (п. 3 данного документа). Торговая фирма может каждый раз составлять отдельное поручение на единичную экспедиционную услугу или заполнить одно на «несколько услуг» при систематическом сотрудничестве с конкретным экспедитором. Бланк заполняется в двух экземплярах и подписывается клиентом. По общему правилу поручение нужно составить на бумажном носителе, однако по соглашению сторон можно предусмотреть и иной способ.

Перечислим отличительные поля поручения экспедитору (по сравнению с другими бланками):

• уведомить сторону о прибытии груза. При необходимости клиент должен сделать отметку о необходимости его (грузоотправителя или иного лица) уведомления о прибытии груза;
• товары, готовые к отправке, место, дата. Указывается наименование и точный адрес нахождения груза;
• вид транспорта (на котором предполагается перевозка груза);
• пункт назначения (доставки груза);
• страхование. Указание информации о страховании груза отдано на усмотрение клиента. Здесь вписываются данные о страховке (номер и дата полиса, полное фирменное наименование страховой компании, ее местонахождение, также необходимо сформулировать условия страхования, касающиеся конкретной отгрузки);
• требуемые документы. Перечисляются документы, прилагаемые к поручению экспедитора и необходимые для перевозки груза.

Примечание. Заполненное поручение направляется экспедитору и рассматривается им в установленные договором сроки. После этого поручение с отметкой о согласовании отправляется экспедитором обратно клиенту. В случае отказа принять поручение транспортная компания должна его обосновать. Только после того как клиент получил согласованное поручение обратно, экспедитор приступает к его исполнению.

Кто оформляет и обязательно или нет?

Из названия экспедиторской расписки уже становится понятно, что её оформляет экспедитор. Оформлять он её должен в момент передачи ему груза. Клиент при этом должен оплатить счёт на перевозку. Так как она включает в себя сведения об объекте перевозки, то отправитель предоставляет их ответственному за транспортировку.

Для учёта расходов по налогу на прибыль нужен пакет бумаг по транспортировке, в их числе расписка, то есть, другими словами, документ подтверждающий, что ответственным за транспортировку был принят груз. Таким образом, расписка является обязательным документом для целей бухгалтерского и налогового учёта.

Какие требования предъявляют

Формы документов, перечисленных в правилах, в том числе форма экспедиторской расписки, утверждены приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23. Этим же документом утвержден порядок их оформления. К документу предъявляются следующие требования:

• бланк печатается типографским способом на листе формата А4, шрифт № 14;
• наименование документа прописывается шрифтом № 16, полужирным;
• допускается заполнение бланка машинным способом либо от руки синей или черной ручкой, в документе не допускаются помарки или исправления;
• составляется в двух экземплярах: один передается клиенту, другой остается у экспедитора;
• документ подписывается представителем компании-организатора перевозки, печать в экспедиторской расписке не нужна.

Заменяет ли транспортную накладную?

Для того, чтобы понять взаимозаменяемы ли такие документы, рассмотрим две ситуации.

Первая ситуация — если экспедитор подписывает договор с компанией, специализирующейся на транспортировке, то ему необходима накладная на товар. Но её составление не отменяет тот факт, что необходимо заполнить и расписку. То есть складывается такая картина: отправитель передаёт груз экспедитору при этом составляется расписка, что груз получен экспедитором. Чисто теоретически в этот период времени и в период транспортировки груз принадлежит ему. Далее отправление передаётся транспортной компании, а та, в свою очередь, заполняет транспортную накладную и отдаёт её экспедитору.

Вторая ситуация: если экспедитор отвозит груз сам. В такой ситуации транспортная накладная не требуется.

Но в любом случае, расписка не заменяет накладную, это два разных документа и оформляются они по-разному, и предназначены для разных целей и учитываются в бухгалтерском учёте по-разному.

Помимо этого, фирмы, оказывающие услуги по транспортировки грузов, обязаны заполнять бланки путевых листов.

Другие нюансы

Расписка не представлена оборотным документом, поэтому клиент компании не должен возвращать ее экспедитору после того, как он выполнит свои обязательства по имеющемуся соглашению.

Не допускается наличие ошибок в документе, а также не разрешаются исправления. Если во время составления документации экспедитор совершает ошибку, то ему требуется просто заново начать составлять расписку. Большинство полей в этом документе предназначаются непосредственно для описания груза, что позволяет легко его идентифицировать. Это необходимо не только для самого экспедитора, но и для автоинспекторов, которые могут остановить грузовой автомобиль для проверки. Они обычно изучают информацию, которую содержат накладные и экспедиторская расписка. В этих документах данные должны быть идентичными.

К другим экспедиторским документам относится складская расписка и поручение, сформированное непосредственно для экспедитора. На основании этих бумаг экспедитор берет на себя обязанность не только по транспортировке груза, но и по его защите, чтобы он во время перевозки оставался в целостности. Именно за эти услуги предназначается гонорар специалисту.

При необходимости исполнитель может привлекать для выполнения задачи сторонние организации. Наиболее часто для этого используются услуги перевозчика.

Правила составления

Форма не утверждена законодательством, поэтому может заполняться произвольно в соответствии с правилами делопроизводства организации. Многие компании пользуются старым бланком, поскольку в нем содержится вся необходимая для заполнения информация.

Документ должен содержать следующие данные:

• о клиенте-грузоотправителе;
• о клиенте-грузополучателе;
• экспедиторе;
• дату и порядковый номер экспедиторской расписки;
• информацию о самом грузе;
• указывается количество грузовых мест.

Допускать помарок, ошибок нельзя. Тем более категорически запрещено указывать ложную информацию, так как в некоторых ситуациях этот документ может иметь юридическую значимость.

Если вдруг где — то допущена ошибка не следует её исправлять, а надо заполнить заново. Расписку можно написать как от руки, так и напечатать. Это можно сделать на бланке организации либо на простом чистом листе бумаги.

При этом она обязательно должна содержать подпись экспедитора. Как правило, составляется она в двух экземплярах (один для экспедитора, второй для отправителя). Но бывают случаи, когда необходимо большее количество копий. При этом каждая должна содержать подпись составителя.

Бланк-форма экспедиторской расписки

Законодательство

Согласно ст. 2 ФЗ от 30.06.2003 (ред.07.06.2016) № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности», при выполнении экспедиционных услуг обязательно составление следующих документов:

• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка.

Эти бумаги являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции.

Перевозчик, в свою очередь, обязуется за счет другой стороны (клиента, заказчика — грузоотправителя или грузополучателя) оказать определенные контрактом экспедиции услуги, связанные с грузоперевозкой (п. 1 ст. 801 ГК РФ). За эти услуги ему полагается вознаграждение. При необходимости исполнитель может привлекать к выполнению задания сторонние организации, если иное не предусмотрено в договоре.

Как написать экспедиторскую расписку — подробная инструкция

1. Обязательно нужно поставить текущую дату написания расписки, соответствующую дате приёма груза. Далее ставится номер этого документа в соответствии с нумерацией документооборота фирмы.
2. После пишутся сведения об отправителе, которые включают в себя наименование, адрес и телефон.
3. Затем такие же данные пишутся о получателе.
4. И указывается информация об экспедиторе. Это может быть просто его фамилия, имя, отчество либо дополнительно можно указать данные паспорта.
5. Основной блок содержит сведения о самом грузе: страна происхождения, его индивидуальный номер или штрих-код, правила и условия перевозки товара, или так называемая маркировка. Она представлена символами, значка и специальными обозначениями.
6. Затем необходимо отметить категорию тары. Это могут быть банки, пакеты, мешки, коробки пластмассовые либо из картона, и количество мест, занимаемых ими. Также обязательно указать вес товара с коробкой и без, размер всех основных параметров и стоимость по чекам.
7. Затем указываются условия приёма и условия услуг между клиентом и экспедитором, а именно обязательства экспедитора по приему — передаче, обеспечивающего сохранность груза в период перевозки.
8. В конце и бумага подписывается экспедитором с расшифровкой подписи. Печать ставится по желанию и возможностям.

Образец экспедиторской расписки

Складские бумаги

Складская расписка экспедитора — это документ, который оформляется работником, отвечающим за перевозки, и передается клиенту при приеме груза на складское хранение. Она несет ту же функцию: зафиксировать момент передачи товара от экспедитора получателю и его состояние при передаче.

Организации, отнесенные к категориям по гражданской обороне, — это предприятия, имеющие особое значение для экономики или культуры страны, мобилизационные здания или заказы. Классификация производится органами исполнительной власти субъектов РФ.

Кто вправе подписывать путевые листы

Право подписи на путевых листах — это полномочие должностных лиц организации, которое позволяет удостоверить содержание исходящего документа с информацией о движении транспортных средств. Его подписывают:

• механик;
• медработник;
• диспетчер.

Заявление на закрытие ИП: как писать и когда подавать Заявление о снятии с учета ИП по форме Р26001 — это документ, который необходим для прекращения деятельности в качестве индивидуального предпринимателя и исключения из Единого государственного реестра (ЕГРИП). Согласно ФЗ-129 он подается в налоговую по месту жительства или МФЦ.

Как списать бланки строгой отчетности Форма акта о списании бланков строгой отчетности (0504816) — это первичный бухгалтерский документ, с помощью которого уменьшаются остатки БСО на счете учета. Обратите внимание: с 27 сентября 2021 года форма изменена!

Какой штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД Штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД для организации — от 500 до 50 000 рублей. Сколько именно придется заплатить за неправильно или с нарушением сроков поданные в ПФР сведения зависит от количества ошибок и других факторов.

Советы юристов

Как уже был до выше написано, расписка очень важна не только для клиента, но и для самого экспедитора. Её значимость для него определяется тем, что этот документ необходим для принятия в бухгалтерском учёте расходов по договору на счёте товарно-материальных ценностей. Именно поэтому нужно правильно, без помарок и ошибок, а тем более неточностей, заполнить бланк.

Но при этом, важно знать, что расписка не подтверждает расходов на перевозку, так как не содержит информации за период перевозки. В ней есть данные только о грузе, получателе и отправителе. Счёт на оплату выставляется и оплачивается отдельно. Поэтому для подтверждения именно расходов на перевозку нужна транспортная накладная.

Также как и экспедитору, отправителю и получателю тоже важен весь пакет бумаг на перевозку для воды бухгалтерского учёта и налогообложения. Компаниям по транспортировке документы нужны для подтверждения право использования нулевой ставки налога на добавленную стоимость. Отправителю и получателю для применения вычетов по налогу на добавленную стоимость в части расходов на перевозку товара по договорам.

Таким образом, данная расписка очень важный документ для всех участников транспортировки груза. Он нужен для целей бухгалтерского и налогового учёта, а также для ответственности экспедитора перед клиентами. Поэтому заполнению и оформлению эту расписки нужно уделить особое внимание и точность. Чтобы потом в случае каких — либо неприятных ситуаций, была бумага, подтверждающая именно сам приём груза транспортирующей компанией.

Почему важно ответственно подойти к заполнению бланка

Дело в том, что согласно п. 5 ст. 3 Закона своевременное предоставление полной, точной и достоверной информации о свойствах груза, условиях его перевозки и документов, необходимых для осуществления таможенного контроля, возложено именно на клиентов экспедитора. До момента получения указанной информации экспедитор вправе не приступать к исполнению своих обязанностей по договору (п. 4 ст. 3 Закона). Причем, получив такую информацию, экспедитор вправе проверить ее достоверность. Право, а не обязанность проверки может иметь для клиента как положительное, так и отрицательное значение. Приведем пример (Определение ВАС РФ от 23.03.2007 N 2792/07). Клиент поручил экспедитору организовать перевозку груза (бананов) в изотермическом подвижном составе. В пункте назначения были зафиксированы порча и понижение качества груза. Клиент счел, что в этом виновата транспортная компания, а причина — несоблюдение температурного режима при транспортировке. Клиент потребовал у экспедитора возместить ему причиненный ущерб. Суд его поддержал. Ведь экспедитор обязан это сделать, если не докажет, что порча произошла вследствие обстоятельств, которые от него не зависели (ст. 7 Закона). Экспедитор пытался, но не смог убедить суд, что он уже от клиента получил к погрузке бананы ненадлежащего качества, а все из-за того, что пренебрег правом проверки сведений о грузе.

Теперь обратный пример, когда по причине своей неосмотрительности пострадал клиент, а не экспедитор (Определение от 20.02.2008 N 1321/08). Клиент в экспедиторских документах обозначил груз как «оборудование» и предъявил к перевозке видеокамеру. Груз был утрачен и клиент потребовал возмещения его стоимости. Она была посчитана исходя из цены видеокамеры (70 тыс. руб.)., но получил он гораздо меньше, а именно 1 тыс. руб. (согласно договору из расчета 2 у.е. за кг). Судьи сочли такой размер компенсации достаточным. Согласно ст. 7 Закона при утрате груза, принятого к перевозке без объявленной ценности, экспедитор обязан возместить клиенту ущерб в размере действительной (документально подтвержденной) стоимости груза. Однако из документов невозможно было сделать однозначный вывод о том, что к перевозке была предъявлена именно видеокамера.

Основные функции документа

Складская расписка, называемая иногда складской квитанцией, призвана осуществлять функции в следующем виде:

• гарантии сохранности имущества согласно требованиям, указанным в тексте документальной расписки;
• гарантии безопасности (вещь не может быть выдана при предъявлении копий квитанций);
• прав собственника вещи на предъявление претензий к организации-хранителю (складу);
• возможности получать вещь со склада не полностью, а по частям;
• использования документа как банковского инструмента в случае необходимости залога по кредитному договору.

Итоги

Экспедиторская расписка составляется в том случае, когда происходит фактическая передача груза экспедитору. Допускается замена ее документом другой формы, содержащим обязательные для расписки реквизиты.

Источники

• https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/kak-sostavit-poruchenie-ekspeditoru
• https://WiseEconomist.ru/poleznoe/46010-ekspeditorskie-dokumenty
• https://www.lobanov-logist.ru/library/363/58877/
• https://glx.su/obrazec-zayavki-na-perevozku-gruza/
• https://oraspiske.ru/kak_pisat/skladskaya-raspiska
• https://ZnayBiz.ru/predprinimatelskaya-deyatelnost/kontragenty/dogovornye-otnosheniya/ekspeditorskaya-raspiska.html
• https://oraspiske.ru/vidi/ekspeditorskaya-raspiska
• https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/obyazatelna_li_ekspeditorskaya_raspiska/
• https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/ekspeditorskaya-raspiska
• https://BusinessMan.ru/ekspeditorskaya-raspiska-dlya-chego-nujna-i-kak-ee-oformit.html
• https://assistentus.ru/forma/ekspeditorskaya-raspiska/

Можно ли отследить груз?

Еще одним уникальным предназначением расписки выступает возможность для заказчика отслеживать, где именно находится его груз. Для этого можно пользоваться разными сервисами, располагающимися в интернете.

Отслеживание груза по экспедиторской расписке считается простым процессом, так как достаточно в выбранном сервисе ввести номер документа и груза, а также номер заявки. На основании введенной информации клиент сможет понять, где именно находится его груз, а также как быстро будут выполнены экспедитором условия договора.