Оплата командировок: по среднему заработку, суточных

Последние изменения: Январь 2021

Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов. При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой. Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?

Гарантии и компенсации командированным

При направлении сотрудников в служебные поездки работодатель обязан сохранить места работы (должности) и средний заработок, а также возместить расходы связанные с командировкой, а именно:

1. Расходы по проезду;
2. Расходы по найму жилого помещения;
3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
4. Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Важно подчеркнуть, что в служебные командировки не направляются лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, а также сотрудники, постоянная работа которых, в соответствии с трудовым договорам осуществляется в пути.

При этом в служебные командировки могут быть направлены сотрудники, работающие дистанционно, а также надомники. При совершении служебной поездки, например, из места постоянной работы (стационарного рабочего места или из дома) — в местонахождение организации-работодателя (по письменному распоряжению работодателя). Следовательно, они могут рассчитывать и на соответствующие гарантии и компенсации. Эта позиция в очередной раз была подтверждена специалистами Минтруда России в письме от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733.

Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

…полагаем, что поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Письмо Минтруда России от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733

Таким образом, законодательством установлен особый порядок оплаты труда персонала при выполнения служебного поручения работодателя вне места постоянной работы, а также предусмотрена компенсация соответствующих расходов.

(ст. 165, ст. 166 и ст.167 Трудового кодекса РФ)

Прежде, чем приступить к описанию расчетов, обозначим основные правила и порядок командирования, перечислим документы, которые обязательно должны быть составлены нанимателем и работником в процессе оформления командировки.

Законодательное регулирование

Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.

ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):

1. Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
   железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
2. самолётом – салона эконом класса;
3. автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.

1. Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
   наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
2. сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
3. цены за сутки, количества дней и полной стоимости.

1. Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2021 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
   в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
2. на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.

Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Порядок командирования, выплаты и компенсации

При возникновении необходимости направить работника в командировку соблюдается следующий порядок действий:

1. Прежде всего, издаётся соответствующий распорядительный документ. Обычно приказ либо распоряжение;
2. На основании этого документа выписывается командировочное удостоверение. На документе проставляется отметка о выбытии работника из места постоянной работы;
3. Непосредственный начальник командированного сотрудника составляет служебное задание;
4. Бухгалтерия перечисляет на карт-счёт сотрудника или выдаёт наличными через кассу аванс в размере положенных суточных и предполагаемых растрат;
5. В трёхдневный срок после прибытия из служебного выезда сотрудник возвращает в бухгалтерию подписанное руководством командировочное удостоверение (если оформлялось) с пометками о приезде/отъезде и авансовым отчётом;
6. На основании авансового отчёта бухгалтерия доплачивает недостающую сумму расходов или принимает через кассу излишне выданный аванс;
7. Оплата труда во время командировки производится вместе с перечислением зарплаты за календарный месяц, в котором был осуществлён служебный выезд, на основании табеля учёта отработанного времени.

Примечание к пунктам 2 и 3: В настоящее время удостоверение и служебное задание — необязательные документы. Однако их рекомендуется составлять, чтобы не было споров с ФНС.

Определяем заработок за расчетный период

В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.

Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Пример:

Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.

Документальное оформление командировки

Важно помнить, что только правильно оформленная командировка может гарантировать сохранение заработной платы и покрытие всех необходимых расходов, связанных с ней. Однако на практике нередко возникают вопросы и разногласия по поводу возмещения затрат на командировки. В этом случае большинство вопросов поможет решить наш юрист посредством предоставления бесплатной онлайн-консультации.

Итак, командировочные выплачиваются на основании следующих документов:

1. Приказ о направлении в командировку;
2. Командировочное удостоверение с пометкой о приезде и отъезде из каждого места назначения (в том числе и из направившей сотрудника организации) с подписями уполномоченных лиц и печатями соответствующих организаций;
3. Авансовый отчёт, в котором подробно описан приход и расход выданных денежных сумм;
4. Документы, подтверждающие произведённые сотрудником затраты (билеты, счета, чеки и т.д. Для удобства, их наклеивают на лист бумаги и прилагают к авансовому отчёту);
5. Табель учёта рабочего времени за период работы, в котором был произведён командировочный выезд, — для расчёта зарплаты за дни выезда.

Минфин России при рассмотрении вопроса о страховых взносах и НДФЛ при компенсации работникам с разъездным характером работы расходов, связанных со служебными поездками выразил следующее мнение:

«При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке».

Письмо Минфина России от 17.01.2019 № 03-15-05/1909

Далее рассмотрим детально каждую из причитающихся командированному сотруднику выплат с обозначением всех важных нюансов и возможных спорных моментов.

Командированному сотруднику полагаются следующие типы выплат за труд вне постоянного рабочего места:

Определяем количество фактически отработанных в расчетном периоде дней

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.
Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.

Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Пример:

Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней. Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней. Тогда 247 – 8 – 14 = 225 фактически отработанных дней.

Здесь и далее расчеты в примерах даны с округлением до двух знаков после запятой.

Заполняйте и сдавайте РСВ через Экстерн: импортируйте данные всех сотрудников в раздел 3 за один клик, используйте фильтры и массовые операции. Бесплатно 3 месяца.

Зарегистрироваться

Оплата работы в командировке

Расчёт заработка за период нахождения в служебной командировке производится исходя из средней зарплаты сотрудника. Первым правилом на этот счёт является порядок определения периода работы, данные о доходах за который берутся в расчёт:

• По общему правилу средняя величина дохода считается за календарный год, предшествующий началу месяца, в котором лицо было командировано;
• Если человек ещё не отработал одного года в компании, его средняя зарплата будет рассчитана за время, прошедшее с момента его приёма на работу до начала соответствующего календарного месяца;
• Принятым и командированным в одном календарном месяце людям период исчисления среднего заработка определяется по количеству фактически отработанных ими дней.

После определения расчётного периода важно правильно исключить из него дни, когда получая от организации различного рода выплаты, сотрудник по факту не работал. Среди них:

• Дни нахождения на больничном и в декрете;
• Дни, оплаченные по средней зарплате (отпуск, командировка);
• Дни простоя по вине нанимателя;
• Отпуск за свой счёт и отпуск по уходу за ребёнком;
• Период забастовки без участия данного работника;
• Установленные законодательством специальные выходные дни для присмотра за ребёнком-инвалидом.

Средний доход за период труда в режиме неполного рабочего времени считается исходя из фактически отработанного времени. При суммированном учёте рабочего времени расчёт производится исходя из среднечасового заработка.

Для определения суммы потребуется произвести следующие действия:

1. Выплаты, начисленные сотруднику за период расчёта, следует разделить на сумму отработанных дней из этого же периода;
2. Полученную сумму умножают на число дней командировки.

При расчёте средней зарплаты для командировочных выплат часто возникают следующие ситуации, касающиеся соотношения обычной ежедневной зарплаты сотрудника со средней:

1. Когда средняя зарплата превышает обычный оклад, командировочные выплаты производится по среднему;
2. Если средний заработок ниже, чем ежедневный оклад, локальные НПА (нармативно-правовые акты) большинства организаций разрешают производить доплату во избежание ущемления прав работающих.

На практике очень часто возникают случаи, когда человеку приходится проводить свои выходные дни в командировке:

1. Непосредственно исполняя служебные обязанности;
2. Находясь в дороге к месту назначения или возвращаясь домой.

На такой случай законодательство содержит нормы, устанавливающие следующие варианты вознаграждения:

• Оплата в двойном размере;
• Одинарная оплата с предоставлением по прибытию к месту работы отгула.

Спорный вопрос, касающийся оплаты последующих выездов по службе работника, которому были произведены «удвоенные выплаты», в настоящее время не имеет чёткого ответа. Неофициальное толкование правительственных источников призывает не учитывать двойную оплату командировочных дней в период расчёта средней зарплаты.

Формула расчета среднего заработка

Для определения среднего размера выплат по оплате труда используется среднедневной заработок. Если в фирме рабочее время учитывается суммированно, то берется иной показатель — среднечасовой заработок (п. 9 положения № 922).

Таким образом, средняя зарплата рассчитывается по формуле: средний заработок (СЗ) = среднедневной заработок x число дней оплачиваемого периода.

При суммированном учете рабочего времени используется другая формула: средний заработок (СЗ) = среднечасовой заработок x число рабочих часов по графику в оплачиваемом периоде.

Как оплачиваются командировочные — расчёт суточных

Выплата суточных по большей части регулируется коллективными договорами или другими локальными актами юридических лиц. И основным ограничением для нанимателя в вопросе установления размера таких выплат является обложение превышающих лимит сумм налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). В соответствии с этим критерием размеры ежедневного суточного вознаграждения командированным работникам в большинстве компаний не превышают 700 руб. — размер суточных в командировке в 2021 году по России и 2 500 руб. – в загранкомандировке.

Как отмечалось ранее, специфика однодневной командировки предполагает в большинстве случаев прибытие домой в день выезда. Суточные же выплаты призваны возместить затраты работника, вызванные круглосуточным пребыванием вне своего жилища, в чужом населённом пункте. В связи с этим суточные выплаты за однодневную командировку облагаются НДФЛ. Исключение из данного правила составляют лишь однодневные загранкомандировки, за которые работнику начисляется половина установленного в организации размера суточного возмещения.

Важными особенностями рассматриваемого вида командировочных выплат являются:

• отсутствие законодательного требования о документальном подтверждении их расходования командированным лицом;
• начисление суточных за каждый день служебного выезда, включая праздники и выходные дни.

Некоторая специфика расчёта суточных выплат существует для оплаты заграничных командировок:

1. Выдаются суточные в иностранной валюте по курсу, существующему на момент выдачи денежных средств;
2. Суточные за последний день загранкомандировки целесообразно выплачивать в размере, установленном для внутригосударственных выездов (700 руб.), что связано с пересечение в тот день границы РФ (налоговые органы, давая такие рекомендации, ссылаются на п. 18 Положения о командировках).

Некоторые компании практикуют полную оплату питания командированного лица вместо выплаты суточных.

Как рассчитать размер аванса перед поездкой?

Действующее законодательство конкретизирует, как оплачивается командировка. Оно гласит, что сотруднику обязаны выплатить аванс перед отправлением в поездку. Его сумма рассчитывается исходя из следующих факторов:

• примерной стоимости проезда туда и обратно;
• величины суточных за весь планируемый период поездки;
• иных предполагаемых трат специалиста.

Аванс выплачивается на основании сметы, которую составляет уполномоченный сотрудник бухгалтерии, дает на подпись главному бухгалтеру и руководителю компании. Выдача командировочных перед отъездом может производиться на основании заявления, составленного самим работником и содержащего расчет предполагаемых трат.

Выплатить аванс можно двумя способами:

• из кассы наличными (в рублях или валюте в зависимости от страны назначения);
• на банковскую карточку специалиста.

Организация вправе оплатить отдельные расходы работника (например, стоимость бронирования номера, билеты на самолет) со своего расчетного счета. В этом случае оно вычитает их из размера аванса. Невыплата командировочных перед отбытием дает специалисту законное право никуда не ехать.

Пример расчета аванса

Сотрудник направляется в служебную поездку в Пермь в период с 16.06 по 20.06 (пять календарных дней). Ему забронирована на 4 ночи гостиница (стоимость номера – 1 000 руб. в сутки), которую предстоит оплатить на месте. Ранее организация купила билеты на поезд. В локальных актах компании установлена сумма суточных для внутрироссийских бизнес-трипов – 700 руб. в день. Как оплатить командировку перед отбытием работника?

Стоимость гостиницы составит 1 000* 4 = 4 000 руб.

Размер суточных будет равен 700* 5 = 3 500 руб.

Билеты оплачены ранее, поэтому в расчете не учитываются. Сумма к выдаче перед отбытием работника составит: 4 000 + 3 500 = 7 500 руб.

Расчет командировочных с исключенными днями

Пример:

Зарплата сотрудника с 1 июня 2021 года по 31 мая 2021 года 5000 рублей. С 1 июня 2021 года сотрудник берет отпуск 28 дней. Сотрудник проболел 10 календарных дней — с 14 по 23 марта(в марте 31 день из них 21 отработанных) 2021 года включительно.

Командировочные = ЗП : 29,4 дн. *( М + (29,4 дн. : Кдн1[31] * Котр1[21]) * Д

Командировочные = ЗП[за 12 мес. 5000*12=60 000] : [29,4] дн. *( М[11 — потому что все 11 месяцев у сотрудника не было исключенных дней] + 29,4 дн. : Кдн1[31] * Котр1[21] * Д[28] )= 4 893,45 р.

• Д — количество календарных дней отпуска.

• М — количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;
• Кдн1 — количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах;

Котр1 — количество календарных дней в «неполных» месяцах, приходящихся на отработанное время.

Ответы на распространенные вопросы о том, оплачиваются ли дни командировки

Вопрос №1: Сотрудник направлен в командировку, длительность которой составила менее суток. Будут ли выплачены суточные?

Ответ: Нет, в данном случае суточные выплачивать не положено.

Вопрос №2: Как доказать, что командированный сотрудник пользовался услугами такси, чтобы получить компенсацию расходов?

Ответ: Пользоваться такси нужно только в крайнем случае. Доказать, что были понесены расходы, можно, взяв заказ-наряд и квитанцию об оплате проезда.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Оплата командировок — возмещение затрат

Компенсация понесённых лицом расходов в связи с его пребыванием в командировке также регулируется локальными НПА юридического лица, но ограничивается необходимостью оплачивать НДФЛ. Так, не подлежат обложению налогом и страхованию следующие виды командировочных затрат:

• За проезд (в том числе за провоз багажа);
• За найм жилья;
• За услуги связи;
• За загранпаспорт и визы;
• За обмен валюты.

При этом затраты на аренду жилья освобождаются от налога с определённым лимитом их посуточного размера:

• 700 руб. – для служебных выездов в пределах РФ;
• 2 500 руб. – для загранкомандировок.

Важным правилом освобождения перечисленных расходов от НДФЛ является их документальное подтверждение. Подтверждающими документами считаются:

1. Проездной билет, бумажная распечатка электронного проездного документа, посадочного талона, кассовый чек из такси, документация, подтверждающая использование личного транспорта – для подтверждения транспортных расходов;
2. Счёт или кассовый чек из гостиницы, договор найма жилья, договоры, счета, чеки об оплате риэлтерских услуг – для подтверждения расходов на проживание;
3. Счета для оплаты услуг связи, списки телефонных звонков, багажный чек – для подтверждения других затрат.

В локальных НПА организации-нанимателя могут быть предусмотрены, как любые другие виды командировочных затрат и их ограничений, так и даже оплата расходов без предъявления подтверждающих документов.

В заключение отметим, что любое нарушение прав и интересов работника, в том числе и неправильное начисление командировочных выплат, может быть обжаловано им в суде. Ответы на другие вопросы по теме, к примеру, о том, как отказаться от командировки, вы также можете найти на нашем сайте.

Окончательный расчет по командировке

Для окончательного расчета с работодателем за служебную поездку сотрудник составляет и передает в бухгалтерию авансовый отчет. Он обязан сделать это в трехдневный срок после прибытия обратно. Форма документа устанавливается локальными актами фирмы: возможно использование унифицированного бланка АО-1 или собственного образца.

Из отчета становится понятно, как оплачиваются командировочные по факту поездки. Возможно два исхода: сотруднику перечислят средства за сумму, потраченную сверх выданного ранее аванса или получат от него неизрасходованный излишек.

В отчете отражается:

• название нанимателя;
• ФИО и должность работника;
• место назначения;
• размер полученного аванса;
• перечень совершенных трат;
• величина излишка (перерасхода).

Информация из отчета подтверждается документально: составитель прикладывает чеки, квитанции, договоры и другие бумаги, из которых становится понятна сумма его трат. Перечисление командировочных на зарплатную карту производится после проверки сданной формы бухгалтером и ее утверждения руководителем.

Если специалист не сохранил подтверждающие документы относительно расходов определенного вида, вопрос о возможности их компенсации остается на усмотрение фирмы-нанимателя. Если она решит покрыть эти траты, их обложат НДФЛ.

Как оплачивать выходные дни в пути

Часто у бухгалтеров возникают сложности с начислением среднего заработка за выходные дни, которые командированный работник провел в пути. Такая ситуация может сложиться не только по решению руководства, которое так спланировало поездку сотрудника, но и непреднамеренно, например, из-за задержки или отмены рейса, болезни работника и т.п. Считаются ли дни, проведенные в пути, работой? Надо ли их оплачивать в двойном размере?

В Трудовом кодексе и в Положении о командировках нет ответов на эти вопросы. Судьи и чиновники считают, что дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, оплачиваются согласно статье 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере, если работнику не предоставляется другой день отдыха. Такие разъяснения содержатся в решении Верховного суда РФ от 20.06.02 № ГКПИ2002-663, в письмах Минтруда России от 13.10.17 № 14-2/В-921, от 05.09.13 № 14-2/3044898-4415 и от 25.12.13 № 14-2-337.

Таким образом, если работник убывает в командировку, или прибывает из нее, а равно находится в пути в выходной день (по графику командирующей организации), то это расценивается как привлечение к работе в выходной. А значит, этот день нужно оплатить и предоставить отгул, либо оплатить работу в этот день в двойном размере. Плату за выходные в пути также правильнее оплачивать не по среднему заработку, а исходя из установленной работнику системы оплаты труда.

Данные положения применяются с учетом упомянутых выше правил определения дня отъезда и приезда. Например, если работник отбыл в командировку в пятницу, и прибыл в место назначения не позднее 24.00 этого же дня, то за субботу и воскресенье средний заработок начислять не нужно (если, конечно, он не будет в эти дни работать по указанию руководства). Но если поезд (самолет, автобус) убывает из места работы или прибывает в место командировки уже после 00.00 субботы, то этот день придется оплатить (с предоставлением отгула или в повышенном размере).

СОВЕТ. По возможности планируйте командировки так, чтобы даты прибытия и убытия не приходились на выходные или праздничные дни.