Численность работников: списочная и среднесписочная

Для целей организации статистического и налогового учета компаниям следует определять величину такого показателя, как списочная численность работников (как рассчитать ее, мы рассмотрим ниже).

Списочная численность работников — это количество штатных сотрудников организации на определенный день месяца. Этот показатель применяется компаниями и предпринимателями при составлении таких налоговых и статистических отчетов, к примеру, как форма 4-ФСС и «Сведения о неполной занятости и движении работников за квартал».

Определим, какие категории работников должны быть учтены при исчислении величины списочной численности, а какие исключаются из расчета.

Зачем нужно считать списочную численность

Как сказано выше, рассматриваемая величина подразумевает общее количество сотрудников предприятия. Если говорить о ее практическом значении, то списочная численность работников предприятия – это численность-тест, помогающий в решении аналитических задач, таких как оценка эффективности труда, расчет средней заработной платы и коэффициента текучести кадров. Кроме того, одноименная графа присутствует в ряде отчетов, предоставляемых в контролирующие органы. Например, сведения о списочной численности работников отражаются в форме 4-ФСС, утвержденной Приказом Фонда социального страхования РФ от 26.09.2016 № 381. Кроме того, указанный коэффициент берется за основу другой величины – среднесписочного состава персонала. Она, в свою очередь, необходима при подаче налоговых деклараций в электронном виде (п.3 ст.80 НК РФ), при расчете налога на прибыль по месту нахождения обособленного подразделения (п.2 ст.288 НК РФ) или при заполнении формы РСВ-1 ПФР.

Оценка персонала (исходные данные, перечень формируемых документов)

Оценка проводится на основе модели рабоч. мест, нормативной и кадровой документации, анкетирования, тестирования. Она включает:

• методы оценки;
• оценивание потенциала и личного вклада работника;
• аттестацию.

Методы оценки персонала

Оценка потенциала работников

Предполагает оценку:

• проф. знаний, умений;
• деловых, моральных качеств;
• произв. опыта;
• психологии человека;
• уровня культуры;
• состояния здоровья;
• трудоспособность.

Оценка индивидуального вклада сотрудника

Показывает продуктивность труда конкретного работника с акцентом на его качество и сложность. Обычно производится с использованием КТУ (коэффициента участия) и определяет (не) соответствие занимаемой должности.

Аттестация кадров (этапы)

Комплексная оценка персонала спец. комиссией на предмет соответствия должности. Учитывает потенциал работника, его индивидуальный вклад в достижении целей предприятия. По итогам аттестации решают вопрос о служебном росте, увольнении, перемещении.

Планирование карьеры, модели карьеры (мотивация)

Выделяют 4 модели карьеры, по которым она может планироваться:

1. «Трамплин». Постепенный карьерный рост, смена должностей на более сложные и высокооплачиваемые. Продолжительная работа на высшей должности, уход на пенсию.
2. «Лестница». Каждая ступенька — конкретная должность, на которой человек работает до 5 лет. Итог — достижение высшей должности. После этого начинается плавный спуск и выполнение менее интенсивной работы.
3. «Перепутье». Американская модель, предполагающая прохождение аттестации, по итогам которой решают о повышении, перемещении или понижении должности.
4. «Змея». Горизонтальное перемещение человека с одной должности на другую путем назначения на 1-2 года. Приобретенные знания находят свое применение на вышестоящей должности.

Условия и оплата труда

Подразумевают правильную организацию труда и касаются:

• рабочего места, его тех. оснащения;
• формирования доходов работников;
• соц. гарантий (компенсации, соц.пособия, прочее).

Дополнительным источником доходов являются соц. блага. В зависимости от категории работников они предусматриваются в разных размерах.

Организация движения персонала

Включает:

1. Повышение квалификации, в должности (разряда рабочему).
2. Перемещение по причине произв. необходимости на иное равнозначное раб. место.
3. Понижение (разряда, в должности) по итогам аттестации.
4. Увольнение (при смене работы либо из-за несоответствия занимаемой должности, раб. месту).

Как рассчитать

Расчет соответствующего коэффициента подразумевает вопрос о том, кто входит в списочную численность работников. Ответ содержится в утвержденной Госкомстатом СССР 17.09.1987 Инструкции по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях. Согласно п.2.9 указанного документа, в списочную численность работников предприятия включаются «все работники, принятые на постоянную, сезонную, а также на временную работу на срок один день и более, со дня зачисления их на работу». При этом следует понимать, что явочная и списочная численность работников являются разными величинами. Последняя включает в себя не только находящихся на рабочем месте сотрудников, но и часть персонала, не явившуюся по таким причинам, как простой, нахождение в командировке, болезнь, ежегодный отпуск и пр. Полный перечень определен п.77 Указаний, утвержденных приказом Росстата от 22.11.2017 №772.

Классификация состава персонала предприятия

По участию в производственном процессе персонал бывает:

1. Промышленно-производственный.
2. Непромышленный.

По выполняемым трудовым функциям среди первой группы (пром.-произв.) персонала выделяют:

1. Рабочих.
2. Специалистов с руководителями.
3. Служащих.

Приведенную классификацию используют при осуществлении учета, в процессе управления, а также проводя анализ с планированием.

Промышленно-производственный персонал

Это работники вспомогательных, транспортных, основных цехов, подсобных производств и др. С полным перечнем данных работников можно ознакомиться в п. 25 ч. 4 Инструкции.

Рабочие (основные и вспомогательные)

Рабочие — работники, участвующие в создании материальных ценностей, занимающиеся ремонтом, перевозками, погрузкой, оказанием услуг и др.

Профессии рабочих представлены ОКПДТР (ОК 016-94), утв. Постановлением Госстандарта № 367 от 26.12.1994 (акт. ред. от 19.12.2012). Например: аппаратчик активации, почтальон, телефонист, курьер, дворник.

Специалисты и руководители

Работников, занимающихся экономическими, а также инженерно-техническими и т. п. работами, причисляют к специалистам. Примеры:

• бухгалтер;
• администратор;
• редактор;
• юрисконсульт;
• экономист;
• товаровед.

Ассистенты и помощники этих работников тоже являются специалистами.

Руководители — лица, занимающие должности руководителей предприятий либо их подразделений:

• директор;
• гендиректор;
• начальник;
• заведующий;
• председатель;
• мастер.

Также к руководителям относят заместителей названных лиц, госинспекторов и главных специалистов. Например, главбуха, главного редактора, главного инженера и т. п.

Служащие предприятия

Сюда причисляют тех работников, которые оформляют и готовят документацию, занимаются учетом и осуществляют контроль, хоз. обслуживание. Например:

• архивариус;
• делопроизводитель;
• коллектор;
• учетчик;
• статистик.

Непромышленный персонал

Это лица, которые трудятся в сфере торговли, общепита ЖКХ, работники медицинских, детских, а также образовательных и культурных учреждений. Речь идет о структурах, которые значатся на балансе предприятия.

Кто исключается из расчета

Как сказано выше, списочная численность включает в себя работников, заключивших с предприятием трудовые отношения вне зависимости от их характера и продолжительности. В соответствии с п.79 упомянутых выше Указаний Росстата, в списочную численность не включаются работники:

• принятые на работу по внешнему совместительству;
• работающие по договорам гражданско-правового характера;
• работающие по специальным договорам предприятия с госслужбами о привлечении рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание);
• переведенные на работу в другую организацию;
• направленные на обучение с отрывом от работы и без сохранения заработной платы;
• подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения;
• адвокаты;
• военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.

Понятия профессии, специальности, квалификации

Профессия — род трудовой деятельности (занятия) человека, требующий спецподготовки, получения образования. Информационные профессии: ученый, программист. Творческие: писатель, актер, музыкант.

Понятие «специальность» подразумевает наличие целого комплекса знаний, умений, навыков по одному направлению в рамках одной профессии. Специальность подтверждается дипломом. Например: врач-терапевт, культуролог, менеджер, парикмахер.

Квалификация — степень подготовки, соответствия конкретному уровню профессиональных требований. Для специалистов, служащих ее уровень (1, 2. 3 категория) определяют по образованию и аттестации. Для рабочих уровень (разряд) — в зависимости от проф.подготовки.

В чем отличия от среднесписочной

Как мы ранее выяснили, численность работников списочного состава – это количество человек, заключивших с организацией трудовые отношения в форме трудового договора. Данная величина подсчитывается на каждый день в целых единицах и соответствует количеству человек, заявленных в табеле учета рабочего времени. Полученный показатель берется за основу вычисления среднесписочной численности, значимой величины для статистики и налогообложения. Ее расчет за месяц производится как вычисление среднего значения: значения СЧ за каждый календарный день суммируются, полученная сумма делится на число календарных дней. Аналогичным образом вычисляется квартальный коэффициент. Однако для получения корректных данных в ходе вычисления обеих величин необходимо учитывать ряд нюансов.

Показатели эффективности использования персонала

Ключевым показателем, характеризующим степень эффективности использования трудовых ресурсов, является производительность труда (ПТ). Повышение производительности отображается в увеличении объемов продукции при неизменном количестве персонала и наименьшем труде, затраченном на единицу продукции.

Производительность труда

В классическом понимании ПТ — это число продукции, которое может изготовить один сотрудник за единицу времени. Ее характеризует:

• выработка (выпущенная 1 работником продукция за неделю, месяц, квартал, год);
• трудоемкость (рабочее время, затраченное на выпуск 1 ед. продукции).

Калькуляция значений:

ВР=ОПР/ТРП (4)

Сокращения: ВР — выработка, ОПР — объем производства, ТРП — трудоемкость.

ТРП=ЗТ/ОПР (5)

Сокращения: ЗТ — затраты труда.

Методы определения производительности труда

Применение того либо иного метода зависит от единицы измерения объема продукции.

Натуральный метод

Согласно этому методу ПТ определяется как соотношение физического объема работ к СДЧ соответствующего персонала. Он позволяет определить выработку работников по профессиям, т. е. выяснить, сопоставить ПТ некоторых рабочих, бригад, запланировать их состав.

Трудовой метод

Применяется на предприятии, где сформирована мощная нормативная база и достаточно высок уровень нормирования. Необходим для определения ПТ основных рабочих, чей труд всегда нормируется. Определяют как соотношение затрат труда в человеко-часах к числу продукции (в натур. выражении).

Стоимостной метод

Расчет данным методом ведется путем деления произведенной продукции (по стоимости) на количество работающих сотрудников. Для него характерна простота, обобщение разной продукции, использование сводных показателей. Минус: влияние уровня цен на величину ПТ.

Факторы повышения производительности труда

К ним относят факторы, которые:

• формируют условия для повышения ПТ (повышение квалификации, усиление трудовой дисциплины);
• способствуют росту ПТ (рациональная организация труда, стимулирование работников);
• напрямую определяют уровень ПТ (новые технологии, автоматизация произв. процесса).

Куда относятся декретники

Выше продемонстрировано, что процедура вычисления количественных характеристик персонала достаточно проста. Путаница возникает, как правило, в связи с существованием среди персонала тех, кто входит в численность работников списочного состава, но не входят в среднесписочный состав. Это касается, к примеру, такой категории, как женщины (в некоторых случаях мужчины), находящиеся в отпуске по уходу за ребенком. Входят ли декретники в списочную численность работников? Утвердительный ответ на этот вопрос дает п. 77 Указаний Росстата (утв. Приказом Росстата от 22.11.2017 №772). Однако п.79.1 этого же документа гласит, что данная категория работников не включаются в среднесписочный показатель. Правило распространяется и на лиц, обучающихся или поступающих в образовательное учреждение при нахождении в отпуске без сохранения заработной платы.

Ведение штатной расстановки

Законодательство не обязывает работодателей вести штатную расстановку. Это делать они могут исключительно на свое усмотрение. При этом данный документ может быть вестись как в электронном виде (например в Excel или Word), так и в бумажном виде.

Вести штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии довольно просто (даже если такая работа не автоматизирована). Кадровику достаточно внести все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.) в форму штатной расстановки. Чем подробнее будет штатная расстановка, тем больше будет от нее пользы. Например, на основании штатной расстановки можно формировать отчеты для руководства по различным вопросам. Например, директор может периодически уточнять, кто и из работников находится в данный момент в отпуске. С применением штатной расстановки подготовить отчет с данной информацией не составит труда.

Нюансы и сложности

Помимо лиц, находящихся в декретном отпуске, есть иные категории сотрудников, вызывающие споры при подсчете количественных показателей штата. Например, нередко возникает вопрос, включаются ли в СЧ собственники предприятия. Согласно п. 77 Указаний Росстата (утв. Приказом Росстата от 22.11.2017 №772), ответ на этот вопрос утвердительный при условии, что собственники работали и получали зарплату. П.78 документа содержит комментарий и относительно внутренних совместителей. Каждый из них учитывается в СЧ как один человек. Что касается лиц, имеющих с организацией трудовой договор и договор подряда одновременно, то они, в соответствии с п.78 Указаний, учитываются в СЧ и ССЧ один раз по основному месту работы.

Система работы с персоналом

Речь идет о принципах и методах управления персоналом в рамках предприятия. Работа с ним рассматривается как система, включающая 6 связанных между собой подсистем: кадр. политику, подбор, оценку, расстановку, адаптацию, обучение персонала.

В центре внимания — построение организационной структуры управления кадрами, включающей их переподготовку и повышение квалификации.

Концепция управления персоналом

Концепция управления трудовыми ресурсами затрагивает рынок труда, включает взаимосвязь подсистем управления, а также содержит:

• классификацию персонала по категориям работников;
• формирование системы управления им (разработка соответствующей технологии, методологии управления).

Кадровая политика (понятие, составляющие)

Представляет собой систему принципов, целей, определяющих направление, содержание работы с персоналом. Основные составляющие кадр. политики:

• философия предприятия (внутрифирменные правила взаимоотношений служащих, рабочих);
• правила труд. распорядка (регламент для работников, нанимателей);
• коллективный договор (правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения);
• стиль руководства (авторитарный, демократический, либеральный, смешанный).

Подбор персонала (определение, этапы)

Это процесс отбора подходящих претендентов на замещение вакантных рабоч. мест из числа числящихся на предприятии либо бирже труда. Основная задача — найти людей, способных трудиться на новых рабоч. местах (должностях), возможно, даже поменять род занятий.

Расчет потребности в кадрах

Подобный расчет производится на перспективу на основе прогнозируемого спроса на трудовые ресурсы. Он обусловлен требованиями производственной программы и возможными изменениями в кадровом составе.

Чрс=Опр*НОРчис/Кпо (6)

Сокращения: Чрс — числ-сть рабочих, служащих,

Опр — объем производства (млн рос. руб.),

НОРчис — норматив числ-сти (млн рос. руб.),

Кпо (=20) — коэффициент поправочный по инфляции рубля и применительно к отрасли НХ.

Модели рабочих мест

Обеспечивает отбор, расстановку, оценку трудовых ресурсов на единой основе. Включает около 15 элементов, характеризующих рабочее место, а именно:

Профессиональный подбор кадров

Означает оценку профпригодности работника, определение соответствия его возможностей конкретным условиям и особенностям работы на определенной должности. В проф.отборе выделяют 4 составляющие:

• медицинская;
• физиологическая;
• психологическая;
• педагогическая.

Собеседование при приеме на работу

На практике применяется 4 методики проведения собеседования:

1. Британская: личная беседа с соискателем.
2. Немецкая: подготовка и представление «трудовых» документов вместе с рекомендациями.
3. Американский: проверка способностей кандидата (интеллектуальных, творческих), психологическое тестирование, наблюдение за ним в приватной обстановке.
4. Китайский: письменные экзамены.

Формирование резерва кадров (резерв развития, резерв функционирования)

Кадровый резерв — группа работников, способных к управленческой работе, которые соответствуют той либо иной должности, прошли отбор, квалифицированную подготовку, но пока не назначены на должность.

Резерв развития — специалисты, руководители, которые готовятся к работе по новым направлениям. Резерв функционирования — те из них, кто должен в недалеком будущем обеспечить эффективность функционирования предприятия.

Статистическая отчетность

Каждое Российское предприятие, имеющее наемных работников, обязано ежегодно представлять в Росстат сведения о среднесписочном количестве трудящихся. Форма отчета, сроки и способ представления зависят от среднесписочного состава рабочей силы на предприятии.

Существует 3 формы статистической отчетности для предприятий, не являющихся малыми субъектами, где штатная численность составляет более 15 человек.

Таблица. Статистическая отчетность для предприятий, не являющихся малыми субъектами.

В форме П-4 величина средней численности округляется до целого числа, исключением является расчет показателя отдельно по внешним совместителям. Такой вариант исчисления допускается ввиду того, что работников такой категории может быть незначительное число, соответственно, величина численности может быть также довольно мала.

Если у кадровиков встает вопрос, как рассчитать показатель за квартал, то в этом случае суммируется все три величины ежемесячного исчисления и делится на 3 (месяцев в квартале). Соответствующим образом исчисляется средняя численность за 6 месяцев, 9 месяцев или год.

Сезонные работники

По факту руководители предприятий часто сталкиваются с ситуацией, когда численность работников по штатному расписанию существенно меньше запланированной изначально. Это связано с тем, что компаниям намного выгоднее нанимать сезонных или временных сотрудников, чем заключать официальные договора и включать работника в штат.

В последнем случае за него необходимо платить все соответствующие налоги и страховые выплаты — в фонд обязательного медицинского страхования, пенсионный фонд России. Если же работник трудится на временной основе, то на всем этом можно сэкономить. На это часто и идут руководители обычно небольших фирм и компаний.

К тому же, когда структура и штатная численность работников невысока, проще вести их учет. А если потребности в услугах конкретного сотрудника возникают нерегулярно, то ему не нужно ежемесячно платить заработную плату, а можно ограничиться выплатами по факту за объем непосредственно выполненной работы.

Кстати, удобная система найма на временную или сезонную работу распространена во многих странах мира. Этим занимаются специализированные агентства, которые вам подыскивают необходимых сотрудников на заранее оговоренный временной период.

Часто такие агентства набирают себе в штат работников, которые затем по лизинговым операциям переходят из одной компании в другую. Так вы можете осуществлять полноценное функционирование компании, не изменяя при этом среднесписочную численность штатных работников. Как правило, это относится к производственным и хозяйственным специальностям. Например, сотрудникам клининговых компаний, охранникам, ремонтным работникам.