Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2021

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Что такое кадровый учет в организации и для чего он нужен
• Документы кадрового учета
• Кому можно поручить ведение кадрового учета в организации
• Как настроить кадровый учет в организации с нуля: пошаговая инструкция
• Какие ошибки могут возникать при ведении кадрового учета в организации
• Какие еще ошибки может обнаружить инспектор ГИТ при проверке организации работы по кадровому учету
• Кто несет ответственность за нарушения в системе кадрового учета в организации
• Почему стоит доверить учет персонала и кадровый учет организации консалтинговой компании

Кадровый учет в организации позволяет достоверно отражать информацию, которая не только демонстрирует прозрачную деятельность компании, но и помогает ей полноценно функционировать. Эта работа сопряжена с оформлением огромного числа разнообразных документов – от личных дел сотрудников до создания правил трудовой дисциплины, поэтому ведение кадрового учета попросту невозможно игнорировать.

Несомненно, ведение такого объема документации требует регламентации, стандарты которой установлены на законодательном уровне. Однако одного лишь знания того, как должен вестись кадровый учет в организации, недостаточно. И потому мы расскажем, с чего нужно начинать, чтобы не допустить ошибок, чреватых большими штрафами.

Что такое кадровый учет в организации и для чего он нужен

Кадровый учет представляет собой совокупность мероприятий, направленных на регламентирование трудовых взаимоотношений работодателя и сотрудника. Персонал организации – это ее главная ценность и основной ресурс. Поэтому очень важно уметь выстроить эффективную систему кадрового учета на предприятии. Для этого необходимо разбираться в действующем законодательстве и обладать определенными компетенциями.

Грамотно подобранный персонал кадровой службы позволит компании минимизировать возможность возникновения ошибок и послужит гарантией защиты прав ее коллектива.

Кадровый учет является обязательной составляющей деятельности любой организации.

В обязанности сотрудников кадрового отдела входит:

• наем работников;
• увольнение сотрудников;
• оформление горизонтального (перевод между подразделениями) и вертикального (карьерный рост) передвижений;
• оформление командировок;
• учет больничных листов;
• заполнение табелей рабочего времени;
• оформление отпусков;
• заполнение личных карточек работников и т. д.

Кадровый учет в бюджетной организации включает в себя:

• воинский учет;
• регулирование трудовых отношений;
• разработку, внедрение и регистрацию кадровой документации (приказы о приеме на работу, поощрении сотрудников и т. п.);
• организацию труда и другие моменты.

Вся документация компании должна быть оформлена в соответствии с действующими нормативными актами. Это правило распространяется и на унифицированные документы, и на локальные (разработанные самой организацией).

Правильное построение кадрового учета позволяет решить большинство проблем и задач фирмы, связанных с персоналом.

Отчеты

Для упрощения работы кадровиков в программе 1С:ЗУП предусмотрено большое количество встроенных отчетов, которые легко настроить под индивидуальные потребности.

Рис.21 Отчеты

Основные направления кадровой отчетности:

• Личная информация сотрудников и составы семей;
• Отчетность по образованию, аттестациям и квалификации;
• Отчетность, предназначенная для военкоматов;
• Информация по остаткам и расходованию отпусков;
• Численность сотрудников и кадровые передвижения работников;
• Заполнение штатного расписания и его структура.

Автоматизированные отчеты помогают работникам кадровой службы не тратить времени на консолидацию информации, провести быстрый анализ, а также не сомневаться в точности данных.

Внедрение 1С:ЗУП

Внедрение под бизнес-модель компании: учет кадров, расчет зарплаты, анализ и управление персоналом
Узнать больше

Автоматизация кадрового учета

Планирование потребности в персонале, ФОТ, штатное расписание, кадровый учет и делопроизводство
Узнать больше

Документы кадрового учета

Существует обязательная и необязательная документация, входящая в кадровый учет в организации. Документы, обязательные для применения, определены Трудовым кодексом РФ.

К ним относятся:

• приказ о приеме на работу (Т-1);
• контракт (договор) с сотрудником (ТД-1);
• трудовая книжка (обязательное использование установлено постановлением Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках» от 16.04.2003);
• личная карточка сотрудника (Т-2);
• документы о переводе (Т-5);
• приказ об оформлении отпуска (Т-6);
• график отпусков (Т-7);
• штатное расписание (Т-3);
• табель учета рабочего времени (Т-12);
• приказ об увольнении (Т-8).

Все перечисленные выше документы имеют унифицированную форму. Остальная кадровая документация разрабатывается самой организацией.

К необязательным документам относятся:

• коллективный договор;
• правила внутреннего распорядка;
• положения об оплате труда;
• положения о персональных данных сотрудников;
• положения об охране труда;
• положения о премировании.

Однако трудовое законодательство защищает наемный персонал, поэтому недопустимо применение в организации локальных нормативных актов, ущемляющих права работников. Этот момент регулируется 8 статьей Трудового кодекса РФ.

Учетные документы разрабатываются сотрудниками кадровой службы предприятия. После этого руководитель компании их проверяет и утверждает. Далее происходит ознакомление работников с документом под личную подпись каждого.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

• Как выбрать систему налогообложения, чтобы сэкономить на платежах
• Как минимизировать налоги и не заинтересовать налоговую
• Как создать электронную подпись быстро и без проблем

Составление некоторых кадровых документов является необязательным в тех случаях, когда информация, которая должна быть в них отражена, уже внесена в другие кадровые бумаги. Например, нет необходимости составлять должностную инструкцию, если все функции сотрудника прописаны в трудовом договоре. Также обстоят дела и с положением об оплате труда. Оно является необязательным в том случае, когда все существенные условия по оплате содержатся в контракте с сотрудником.

Необходимость формирования того или иного документа кадрового учета определяется спецификой деятельности организации и функционалом конкретного работника. Так, график сменности необходим только тем фирмам, работники которых выполняют свои функции по сменам. Положение о коммерческой тайне, документы, регламентирующие доступ (и его прекращение) к ней и ответственность за ее разглашение, должны быть составлены на объектах повышенной секретности. Договор о полной материальной ответственности подписывается с сотрудником, в обязанности которого входит обеспечение сохранности материальных ценностей.

Кадровый учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство

Задачи кадрового документооборота

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

— документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

— построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

— регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;

— создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;

— разрешить трудовые споры.

Кому можно поручить ведение кадрового учета в организации

Кадровый учет в компании может быть организован несколькими способами. Все они имеют свои достоинства и недостатки. Остановимся на них подробнее.

Частичный кадровый аутсорсинг для крупных компаний

Представителям крупного бизнеса стоит рассмотреть возможность частичного аутсорсинга, когда делопроизводство полностью отдается внешним специалистам, а управлением занимаются собственные сотрудники.

Такое решение позволит кадровой службе полностью ориентироваться на сотрудников. Ведь работа с бумагами отнимает много времени, и если организация решила передать всю рутинную часть управления кадрами на аутсорсинг, то служба персонала может сосредоточиться непосредственно на людях. Это существенно повысит лояльность сотрудников, а значит – и компания станет работать намного эффективнее.

Как настроить кадровый учет в организации с нуля: пошаговая инструкция

Руководитель всегда может наладить ведение учета в организации, даже при отсутствии опыта. Для этого лишь необходимо действовать в соответствии с определенным алгоритмом. Кадровый учет в организации с нуля пошагово выглядит следующим образом.

Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства.

Помимо новейшей редакции трудового кодекса РФ, необходимо изучить нормативные акты в сфере трудового права и комментарии к ним. В этих документах уже содержится большинство ответов на вопросы в области трудовых отношений. Недостаточное знание трудового законодательства влечет за собой ошибки при работе с персоналом, а следовательно, привлечение организации к административной ответственности.

Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать.

Для облегчения работы могут быть использованы специализированные программы для ведения кадрового учета в организации. Они позволяют минимизировать рутинные операции и оптимизировать работу с документами. Автоматизируются такие процессы, как учет фактически отработанного времени, формирование отпускных графиков, составление приказов и распоряжений.

Итоги

Правильный и своевременный кадровый учет позволяет руководству сделать компанию более эффективной. В настоящее время существует множество программных средств, которые помогают оптимизировать время на составление кадровой документации и добиться точности при отражении данных кадрового учета.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Какие ошибки могут возникать при ведении кадрового учета в организации

Если контролирующими органами обнаруживаются нарушения в области кадрового учета, то организация привлекается к ответственности (административной или уголовной).

Далее приведены типовые нарушения.

1. Ошибки при работе с личными делами

Личное дело на сотрудника заводится в момент его принятия на должность и ведется вплоть до увольнения.

При заполнении личных дел встречаются следующие ошибки:

• отсутствие необходимых документов;
• нарушение порядка документов;
• отсутствие личных дел как таковых;
• не проводится сверка в установленные сроки;
• заполнение анкеты работника вместо личного листка учета;
• внесение лишних документов;
• несоблюдение сотрудниками кадровой службы порядка передачи личных дел сторонним лицам (компаниям).

Если личные дела сотрудников сформированы должным образом, то это значительно облегчает работу с ними. Правильно организованное хранение позволяет обеспечить целостность документов и быстрый доступ к ним.

2. Ошибки при оформлении трудового договора

В случае возникновения трудовых споров ошибки, допускаемые работодателем при заключении или расторжении договоров с сотрудниками, могут иметь достаточно серьезные последствия для компании.

Ошибки могут быть такие:

• подписание одного экземпляра контракта;
• трудовой договор не зарегистрирован или не проставлена дата регистрации;
• нет подписи на трудовых договорах;
• отсутствуют обязательные сведения и/или условия;
• трудовой договор не заключен;
• один из экземпляров трудового договора не отдан сотруднику или отсутствует отметка о получении;
• не определены сроки действия контракта;
• не оговорены условия прохождения испытательного срока (при его наличии);
• не указаны заработная плата работника, даты ее выплаты, способ выдачи, режим работы и продолжительность отпуска.

Станет ли кадровый ЭДО обязательным в 2021 году?

Введение электронных трудовых книжек можно считать первой ступенью процесса автоматизации регламентированного кадрового учета, который с каждым годом набирает обороты. Высокая степень вовлеченности государства в наращивание темпов автоматизации, вынудит бизнес принять участие в этом процессе, не важно – в 2020 или в 2021 году, но сделать это все равно придется.

Важно то, что уже сегодня существуют IT-решения, отвечающие текущему законодательству и способные быстро адаптироваться под любые изменения внешнего мира. Они дают возможность бизнесу не только без потерь влиться в процесс перехода на ЭДО, но и извлечь из этого выгоду – сократить затраты и многократно ускорить процессы, что в конечном итоге благоприятно скажется на темпах роста и развития всего бизнеса в целом.

Какие еще ошибки может обнаружить инспектор ГИТ при проверке организации работы по кадровому учету

Государственная инспекция по труду периодически устраивает выездные проверки. Организации дается десять дней, чтобы подготовиться.

Ошибки, которые чаще всего выявляются при проверке, приведены в таблице.

Недочеты в документации, связанные с неполным заполнением граф или отсутствием обязательной подписи, весьма досадны. Поэтому надо тщательно проверить все бумаги и внести необходимые сведения еще до визита сотрудников ГИТ, которые применяют отдельные санкции за каждое нарушение (три ошибки – три штрафа).

Делопроизводство

Делопроизводство включает в себя ведение надлежащим образом документации, связанной с приемом, движением и высвобождением кадров.

Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия. Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности. А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек.

Помимо всего вышеперечисленного, могут разрабатываться и другие документы, которые связаны непосредственно со спецификой предприятия, обеспечивающие правильность работы в области учета кадров.

Кто несет ответственность за нарушения в системе кадрового учета в организации

Государственная инспекция по труду – это тот орган, который осуществляет контроль за правильным ведением кадрового учета в организациях. При обнаружении сотрудниками ГИТ нарушений они вправе привлечь работодателя к ответственности за несоблюдение трудового законодательства.

Исходя из норм 419 статьи Трудового кодекса РФ, можно выделить следующие виды ответственности:

• Административная ответственность
  Штрафные санкции для должностных лиц и компаний регламентируются статьями 5.7, 5.27–5.34, 5.39 Кодекса РФ об административных правонарушениях. К этому виду ответственности, как правило, привлекаются работодатели в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или отказа в его предоставлении по запросу работника (организации).

  Допустим, Петренко В. А. намерен взять кредит, и ему необходима копия трудовой книжки, а также справка 2-НДФЛ. Он обратился к работодателю с просьбой выдать ему копию трудовой книжки и получил отрицательный ответ. В этой ситуации Петренко В. А. имеет право обратиться в ГИТ и сообщить о неправомерных действиях работодателя. Инспекция, в соответствии со статьей 5.39 Кодекса РФ об административных правонарушениях, привлечет должностных лиц организации к ответственности и наложит штраф в размере от 1 000 до 3 000 руб.

• Гражданско-правовая ответственность
  Определена статьями 15, 151 и 59 главой Гражданского кодекса РФ.

  Рассмотрим пример. Корпенко Ю. С. получил травму на рабочем месте. Согласно статье 1085 Гражданского кодекса РФ работодатель должен оплатить ему время пребывания на больничном, компенсировать расходы на лечение и восстановление.

• Уголовная ответственность
  Предусмотрена статьями 143, 145,145.1,146, 147,215, 216, 217 Уголовного кодекса РФ.

  Кадровая документация может потребоваться и сотрудникам ФНС. Ее непредоставление влечет за собой наказание по 126 статье Налогового кодекса РФ.

Типы кадровой политики

Типы кадровой политики:

а) по уровню осознанности тех правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий:

1) Пассивная, когда руководство предприятия не имеет четкого представления действий в отношении управления персоналом и вся кадровая работы сводится к устранению негативных последствий. Данная политика характеризуется отсутствием прогноза кадровых потребностей, средств оценки труда и персонала, и как следствие, руководство в данном случае зачастую вынуждено действовать в режиме экстренного реагирования на какие-либо конфликтные ситуации, без анализирования причин и возможных последствий этих ситуаций.

2) Реактивная. В данном случае руководство осуществляет контроль над симптомами негативного состояния в кадровой работе, причинами и ситуацией развития кризиса и принимает своевременные меры по локализации кризиса, нацелено на осознание причин, которые привели к кризису в кадровой работе.

3) Превентивная, т.е. данная политика направлена на предупреждение возникновения каких-либо трудностей в работе с персоналом и используется, когда руководство предприятия имеет оправданные прогнозы развития ситуации. В программах развития предприятия содержатся краткосрочные и среднесрочные прогнозы потребности в кадрах, сформулированы задачи по развитию персонала.

4) Активная. О существовании данной кадровой политики можно говорить, когда руководство предприятия имеет не только прогноз развития ситуации, но и средства влияния на данную ситуацию, а кадровая служба способна разрабатывать антикризисные кадровые программы, проводить регулярный мониторинг ситуации и корректировку исполнения программы.

б) по степени открытости организации к внешней среде при формировании кадрового состава:

1) Открытая кадровая политика характерна тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом структурном уровне. Такая политика может быть использована новыми организациями, ведущими агрессивную политику завоевания рынка, ориентированными на быстрый рост и выход на передовые позиции в своей отрасли.

2) Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентирована на включение в свой состав новых сотрудников только с низшего должностного уровня, а вакантные должности высшего уровня занимаются сотрудниками, уже некоторое время работающими в организации. Данная политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, а также работающих в условиях дефицита кадровых ресурсов.

Читайте также: Кадровая стратегия и кадровая политика предприятий

Основным элементом кадровой политики является кадровое делопроизводство – отрасль деятельности, регламентирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала и является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые ресурсы, но и решить множество других задач, чем самым обезопасить себя от негативных последствий при решении трудовых споров в суде, где кадровая документация призвана выступать в качестве письменного доказательства. Таким образом, кадровое делопроизводство – это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную, стабильную систему управления персоналом.

[flat_ab id=»5"]

О кадровом аудите

Кадровый аудит — это оценивание работоспособности кадрового отдела, его части или ответственного лица, а также проверка документов на их соответствие требованиям закона.

На разных этапах функционирования организации может возникнуть необходимость проведения кадрового аудита (например, когда предполагается смена специалиста по кадрам). В общем и в целом аудит выполняет следующие задачи:

• минимизирует количество всей существующей документации;
• сокращает затраты на осуществление документооборота;
• контролирует соблюдение законодательных норм;
• помогает улучшить показатель прохождения проверок со стороны ГИТ (Государственной Инспекции Труда);
• минимизирует материальные потери в случае трудовых споров.

В определённых ситуациях возникает необходимость проведения кадрового аудита

Руководитель решает самостоятельно, прибегать или нет к услугам организаций, осуществляющих деятельность в этой сфере. Но многие предпочитают справляться своими силами, т. к. это позволяет сохранить конфиденциальность. Если вы решили провести аудит самостоятельно, вам предстоит:

1. Издать приказ о проведении проверки, а также позаботиться о назначении исполняющих лиц. Не забудьте чётко определить цели аудита и сроки, в течение которых он будет осуществляться.
2. После издания приказа определить этапы проведения кадрового аудита. Сначала выясняется, все ли предусмотренные законом документы есть в наличии. Второй этап подразумевает проведение экспертизы, цель которой — выявить соответствие всей документации законодательным нормам.

Нередко организации пользуются не стандартизированными формами документации, а собственными (если это не противоречит законодательству). В таком случае эти формы утверждаются приказом. По итогам аудита составляется отчёт о результатах проверки. В него включают информацию об обнаруженных ошибках, предлагаются меры по их устранению. Также следует охарактеризовать, в каком состоянии находится кадровый учёт, какие риски существуют в данной организации или ИП.