ДОКУМЕНТЫ И ДОКУМЕНТООБОРОТ В ТОРГОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

04 Декабрь 2020

Розничная торговля – сфера деятельности достаточно специфичная. Здесь требуется особое внимание к бухгалтерскому, налоговому учету. Организовываются таковые по общепринятым правилам. Специфика проявляется в частных практических аспектах.

Бухгалтерские услуги в розничной торговле предусматривают:

• постановку учета;
• ведение учета;
• создание, сдачу, контроль отчетности;
• ведение отдельных учетных секторов;
• сопровождение налоговых проверок.

Формат учета в рознице определяется прежде всего сферой деятельности и применяемым налоговым режимом. Согласно действующему законодательству, субъекты предпринимательства имеют право работать на общей системе налогообложения, упрощенке, спецрежимах, в частности – ЕНВД.

«Бухгалтер.рф» может предложить оптимальный пакет бухгалтерских услуг каждому заказчику с учетом его статуса, масштабов коммерческой деятельности, специфики проведения финансово-хозяйственных операций.

Снижение издержек в ритейле

Любая компания розничной торговли помимо фронт-офиса, развернутого лицом к покупателю (магазины и интернет-сайт, торговые зоны и продавцы), имеет подводную часть айсберга — бэк-офис, который обеспечивает гладкую и бесперебойную работу механизма передачи товаров от поставщиков к покупателям.

Например, в каждой торговой компании существует реклама и маркетинг, бухгалтерия и финансовый отдел, юристы, логистика и служба инженерной эксплуатации. Каждая из этих служб выполняет свои задачи в рамках определенных и устоявшихся (в большинстве случаев) бизнес-процессов. А если есть бизнес-процессы — их можно автоматизировать, оптимизировать и улучшить, достигнув желаемого сокращения издержек.

Чем именно автоматизация может быть полезна в различных областях деятельности бэк-офиса ритейлера? Давайте разберемся!

Как вести бухгалтерию в магазине продуктов

«Наторговать» значительную прибыль от еды и напитков можно даже в кризис, поскольку аппетит и жажду люди испытывают ежедневно по нескольку раз. Для сохранения и форсирования выручки следует прилежно делать учет товара.

Как же надо вести бухгалтерию в магазине продуктов

?

• Заведите тетрадь и вносите в нее данные о каждом проданном товаре. Пусть она лежит у кассы. Заполнять ее должны продавцы, а в конце рабочего дня отчитываться, сколько чего продали.
• Ежемесячно «заливайте» в таблицу Excel на отдельной страничке информацию о наименованиях товара, сколько он весит, где произведен, об упаковке и так далее; текущий объем поставок. А вот объем реализованной продукции добавляйте хотя бы раз в день. Вписывайте также остатки. И не забывайте о специализированных программах, если нет охоты делать всё от и до.
• Поставка вам товара должна сопровождаться тщательной проверкой с вашей же стороны. Нужно убедиться в сходстве количества с суммой в документах снабженца. Затем фиксируйте эти объемы на ПК.
• Делайте ревизию по окончании месяца. Проверяйте остатки «снеди» на магазинных полках и складах. Мониторьте также сроки годности, просроченную еду – в сторону. Наконец, сопоставляйте число на полках с остатком в компьютере – должно быть абсолютное совпадение.
• Используйте ККТ (если есть) с установленном на ней софтом и сканером для определения штрих-кодов. Тогда вам не придется самостоятельно вычислять проданные и не реализованные товары.

Мерчендайзинг и маркетинг

Для любого ритейлера оборачиваемость товара является важнейшим показателем. Обеспечивая высокую оборачиваемость товара, мы повышаем уровень прибыли от торговых операций в единицу времени.

В современном, перенасыщенном предложениями мире, мало какой товар продает себя сам. Для того, чтобы товар не превращался в товарные остатки, мертвым грузом лежащие на складах и полках, замораживая ценные оборотные средства, требуется активное привлечение покупателей и постоянная работа в точках продаж. Именно этим и занимаются службы мерчендайзинга, маркетинга и рекламы.

В крупных сетях ежедневно изготавливаются, доставляются и размещаются в торговых зонах магазинов тонны маркетинговых материалов. Каждый день разрабатывается, согласовывается и размещается наружная реклама, создаются и претворяются в жизнь различные маркетинговые мероприятия и рекламные кампании.

Все эти задачи по генерации спроса и его таргетированию внутри торговых зон можно (и нужно) централизовывать и упорядочивать. Заинтересованное лицо должно иметь возможность запускать процесс (например, заполнить заявку на разработку POS-материалов), исполнители должны качественно и в срок выполнять свои задачи в рамках процесса, а владельцы процесса должны получать отчетность и аналитику, чтобы сделать его еще лучше. И здесь мы можем вам помочь. Владельцы внутренних процессов предприятий в сфере ритейла должны получать отчетность и аналитику, чтобы сделать процессы еще лучше. В этом может помочь СЭД.

Владельцы внутренних процессов предприятий в сфере ритейла должны получать отчетность и аналитику, чтобы сделать процессы еще лучше. В этом может помочь СЭД.

Вот краткий перечень тех процессов мерчендайзинга и маркетинга, которые возможно автоматизировать с помощью СЭД / ECM систем:

• Разработка новых POS-материалов (листовки, воблеры, рекламные и информационные стенды), актуализация и обновление существующих;
• Своевременный заказ и доставка POS-материалов в торговые точки;
• Составление, актуализация и обновление товарных матриц магазинов, планограмм выкладки товаров в торговых зонах;
• Разработка планировки и оформления новых помещений;
• Разработка и проведение рекламных компаний, создания дизайн макетов, производства аудиовизуальных материалов для рекламы на видеоэкранах в торговой зоне;
• Заказ производства или самостоятельное производство рекламных материалов;
• Документальное сопровождение процесса открытия новых магазинов, контроль сроков исполнения регламентных задач.

Все это реализуемо с помощью возможностей Docsvision в части управления бизнес-процессами. В частности, существенный опыт автоматизации подобных процессов в ритейле есть у .

Как вести бухгалтерию

Когда алкогольные напитки отпускаются потребителям в розницу, им выдаются чеки контрольно-кассового аппарата. Сколько ежедневно выручается денег – зафиксировано в тетрадке кассира-операциониста. В конце месяца фиксируете:

• начисление налога на добавленную стоимость (если, конечно, платите НДС);
• списанные расходы на торговлю в отчетном месяце.

Затем необходимо списать себестоимость продукции и рассчитать выручку с продажи алкоголя, отминусовав его закупочную цену. Оценивайте товарные запасы любым из названных методов: по закупочной или продажной стоимости.

Магазин с алкогольной продукцией — это не автолавка и тем более не лоток, поэтому накладная на основании расходов и приходов не заменит полноценную бухгалтерию.

Эксплуатация инфраструктуры

Любая компания розничной торговли несет затраты на эксплуатацию принадлежащих ей или арендуемых торговых, офисных и складских помещений, торгового и кассового оборудования, автотранспорта — то есть на эксплуатацию своей инфраструктуры. Для сетевых компаний эти затраты могут быть весьма высокими, и их место в общих издержках предприятия может быть определяющим.

Поэтому очень важно, во-первых, осуществлять учет и аналитику этих затрат (что реализуется в основном с помощью различных учетных систем), и во-вторых, постоянно оптимизировать и повышать прозрачность и подконтрольность процессов, связанных с обслуживанием этой инфраструктуры.

К примеру, практически у каждого ритейлера существуют такие разовые или периодические задачи как:

• Выполнение текущих и капитальных ремонтов зданий и сооружений, инженерной инфраструктуры магазинов, офисных и складских помещений;
• Монтаж, демонтаж, ремонт и техническое обслуживание торгового, кассового, антикражного и прочего специализированного оборудования в магазинах;
• Поддержка программного обеспечения в точках продаж;
• Строительство новых или реконструкция существующих торговых точек;
• Клининг и прочее периодическое обслуживание магазинов;
• Обеспечение пожарной безопасности объектов розничной торговли и многое другое.

Все эти процессы существенно различаются своими объемами, этапами исполнения, документальным сопровождением и количеством вовлеченных в них сотрудников. Если, к примеру, для выполнения мелкого ремонта можно установить регламентный срок в один день и выполнять работы на основании простой заявки, то в случае с проектом строительства нового магазина сроки могут измеряться месяцами, а количество различных этапов процесса — десятками и сотнями.

Все процессы разные, но объединяет их то, что каждый из них может быть автоматизирован. Задачи и процессы, связанные с эксплуатацией инфраструктуры в ритейле, разные, но каждый из них можно автоматизировать, чтобы повысить их прозрачность и подконтрольность.

Задачи и процессы, связанные с эксплуатацией инфраструктуры в ритейле, разные, но каждый из них можно автоматизировать, чтобы повысить их прозрачность и подконтрольность.

Благодаря автоматизации процессов, связанных с эксплуатацией инфраструктуры, ритейлер получает такие возможности как:

• Полный контроль над соблюдением регламентных сроков выполнения работ;
• Возможность оперативного согласования сложных условий работ и привлечения дополнительных ресурсов;
• Система уведомлений и напоминаний о плановых сроках ремонтов и технических обслуживаний;
• Отчетность и аналитика, позволяющая контролировать издержки и оценивать эффективность работы служб эксплуатации.

В целом автоматизация процессов, связанных с эксплуатацией инфраструктуры в ритейле направлена на снижение издержек и сокращение сроков выполнения работ, которые могут ухудшить или даже остановить работу подразделений торгового предприятия. Цель автоматизации в ритейле — максимально снизить непроизводительные простои и потери в ежедневной торговой деятельности.

Цель автоматизации в ритейле — максимально снизить непроизводительные простои и потери в ежедневной торговой деятельности.

Особенности бухучета в оптовой торговле

Бухучет в оптовой торговле включает в себя фиксацию фактов поступления, внутреннего движения ТМЦ и конечной реализации покупателю для последующей перепродажи.

Поступление ТМЦ

Поступление ТМЦ фиксируется следующими записями:

• Дт 41 Кт 60 — поступление ТМЦ;
• Дт 19 Кт 60 — выделен входящий НДС.

Оно сопровождается накладной по форме ТОРГ-12 и счетом-фактурой.

Согласно ПБУ 5/01 (утверждено приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) все прямые расходы, связанные с закупкой ТМЦ, должны быть включены в их себестоимость. К прямым затратам относятся:

• доставка;
• таможенные пошлины;
• посреднические, информационные и консультационные услуги;
• невозмещаемые налоги;
• страхование и пр.

Такие расходы отражаются проводкой: Дт 41 Кт 60.

ВАЖНО! Организации, ведущие упрощенный бухгалтерский учет, могут учитывать прямые расходы, связанные с покупкой ТМЦ, в составе затрат по обычным видам деятельности при условии отсутствия существенных остатков на складах (пп. 13.1–13.3 ПБУ 5/01).

О том, какие компании вправе применять методы упрощенного ведения бухучета читайте здесь.

Внутреннее движение ТМЦ и иные расходы, связанные с подготовкой к продаже

После приема товара на склад его могут переместить в другие подразделения фирмы. При этом затраты на доставку между подразделениями, хранение и прочие аналогичные издержки учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Могут иметь место и иные расходы, связанные с продажей (упаковка, реклама).

Данные операции, осуществленные с привлечением сторонних сил, отражаются в учете проводками:

• Дт 44 Кт 60 — отражены услуги сторонних организаций (ИП);
• Дт 19 Кт 60 — выделен входящий НДС.

Эти операции могут осуществляться и собственными силами. Тогда это выразится проводками:

Дт 44 Кт 70 (69, 10, 02, 76).

Последней из приведенных проводок начисляются также расходы общего характера, связанные с содержанием аппарата управления, торговых и складских площадей, собственного транспорта.

Реализация ТМЦ

Продажа оптового товара, как правило, осуществляется крупными партиями определенному покупателю.

Блок проводок:

• Дт 62 Кт 90.1 — реализация ТМЦ покупателю;
• Дт 90.3 Кт 68 — выделен НДС с реализации;
• Дт 90.2 Кт 41 — списание реализованных ТМЦ по фактической себестоимости;
• Дт 90.2 Кт 44 – списание расходов на продажу.

Поступление оплаты (и предоплаты) за реализуемый оптом товар, как правило, осуществляется безналичным путем, что отражает проводка:

Дт 51 (52) Кт 62.

Есть несколько случаев, когда реализацию нужно учитывать с использованием счета 45. О них рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

Перемещение и обработка документов

Чтобы передать товар розничному покупателю, его необходимо сначала получить у поставщика. Документооборот в розничной торговле складывается из того, что все операции закупки товара у поставщиков сопровождаются документами — товарными накладными, счетами-фактурами, сопроводительными документами. По сути, обработка этого потока документов — это и есть основной документарный процесс ритейлера.

В компаниях федерального масштаба документация от поставщиков ежедневно перевозится грузовиками в центры обработки. К счастью, рынок все быстрее движется в сторону организации юридически значимого электронного документооборота с поставщиками, который для ритейла уже зарекомендовал себя как очень эффективное решение. Но пока инерция большинства поставщиков не преодолена, можно с успехом использовать решения, позволяющие обрабатывать огромные массивы бумажной первичной документации, и тогда документооборот в розничной торговле становится более эффективным.

Организация системы приемки и обработки первичных документов от поставщиков позволит решить такие задачи как:

• Приемка документации от поставщиков в точках продаж, без необходимости передачи их в центральный офис;
• Формирование электронных реестров документов;
• Организация единого (или региональных) центров обработки документов;
• Организация процессов удаленного рассмотрения и верификации документов, с выдачей заключения поставщикам по месту нахождения торговой точки;
• Обеспечение возможности оперативного поиска передаваемых документов;
• Получение актуальной информации о движении документов с детализацией по их статусу и текущему местонахождению;
• Снижение процента потери документов и повышение прозрачности процесса их движения.

Следующим логичным шагом является создание системы, которая будет осуществлять потоковое сканирование и распознавание первичных документов, передачу их в единый электронный архив, верификацию и согласование платежей.

Потоковый ввод первичных документов (организованный, например, на базе единого или регионального РЦО) позволяет существенно сократить временные затраты персонала на сканирование бумажных документов и внесение данных из них в учетные системы, тем самым освобождая время сотрудников для непосредственной работы с клиентами. Использование электронного архива позволяет систематизировать учет больших объемов документации и ускорить поиск необходимых документов.

Потоковый ввод первичных документов позволяет существенно сократить временные затраты персонала на сканирование бумажных документов и внесение данных из них в учетные системы

Подобные решения могут использоваться совместно с еще одним классом решений, существенно помогающим ритейлерам экономить деньги — системами юридически значимого электронного документооборота, речь о которых дойдет дальше.

УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ ТМЦ

Розничные торговые компании, согласно действующему законодательству, имеют право учитывать товарно-материальные ценности по продажным или закупочным ценам. В первом случае обязательным является выделение наценки. Данная норма закреплена ПБУ 5/01. Фактический учет ТМЦ ведется в том формате, который зафиксирован в учетной политике организации.

Какой способ учета выбрать? Как минимизировать затраты и риски допущения ошибок? На эти вопросы вы можете получить ответы у специалистов профильного аутсорсера – «Бухгалтер.рф». Мы поможем организовать учет товарно-материальных ценностей в розничной компании, возьмем на себя реализацию этой функции на максимально выгодных условиях.

Юридически значимый документооборот

Наиболее перспективным направлением в плане сокращения издержек на ведение документооборота ритейлера является переход на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) с контрагентами: в первую очередь, с поставщиками.

ЮЗЭДО дает возможность осуществлять обмен документами (например, первичными документами, договорами) с сохранением их юридической значимости через специализированных провайдеров EDI, что позволяет минимизировать затраты на физическую пересылку документов (теми самыми грузовиками), существенно сократить время обмена документами, уменьшить процент их потерь, и, как следствие, повысить оборачиваемость товара и лояльность поставщиков.

Система электронного документооборота в автоматизации этого комплексного процесса является интерфейсом, который связывает учетную систему ритейлера и облачный сервис провайдера ЭДО воедино, а также предоставляет возможности по согласованию документов с использованием ЭЦП. Такие технологичные платформы как Docsvision позволяют организовать интеграционный шлюз, фактически объединяющий множественных EDI-провайдеров, что делает обмен документами прозрачным для пользователей, автоматически направляя документы, отправляемые через различных операторов.

Система электронного документооборота является интерфейсом, который связывает учетную систему ритейлера и облачный сервис провайдера ЭДО воедино, а также предоставляет возможности по согласованию документов с использованием электронной цифровой подписи.

Система электронного документооборота является интерфейсом, который связывает учетную систему ритейлера и облачный сервис провайдера ЭДО воедино, а также предоставляет возможности по согласованию документов с использованием электронной цифровой подписи.

Более подробно юридические аспекты организации такого документооборота рассматривались на вебинаре Docsvision Юридическое обеспечение электронного документооборота на предприятии». А вопросы технической подготовке организации к переходу на юридически значимый документооборот с Docsvision были освещены на вебинаре «Подготовка организации к переходу на юридически значимый документооборот — технические аспекты».

Системы, обеспечивающие ЮЗЭДО, все шире и шире распространяются в ритейле. К платформам, на которых строятся подобные решения и электронный документооборот в торговле, предъявляются высокие требования по производительности, масштабируемости и надежности, и Docsvision обладает всеми этими характеристиками, являясь удачным выбором в качестве платформы для организации юридически значимого электронного документооборота.

График документооборота в бухгалтерии образец бланк

Если на предприятии по указанию руководства применяются неунифицированные формы первичных документов, они в любом случае должны быть оформлены с соблюдением действующих правил и, как минимум, должны иметь номер и дату составления, информацию об организации в виде ее реквизитов, содержание хозяйственной операции и подпись ответственных лиц с расшифровкой. На СБУ возлагается ответственность за проверку правильности составления первичных документов. Только правильно составленные документы имеют законную юридическую силу и могут быть приняты к учету.

Юридическое сопровождение бизнеса ритейлера

Роль юристов в ритейле, вероятно, не так заметна, как, к примеру, в компаниях нефтегазового сектора, ежедневно проводящих многомиллионные сделки со сложными условиями реализации. Тем не менее, у юристов ритейлера всегда огромное количество важных дел.

Наиболее часто встречаются такие задачи как:

• Обработка покупательских претензий, выходящих за рамки нормального претензионного урегулирования;
• Выдача доверенностей на получение товара, заключение сделок и т.д.;
• Разработка пакетов документов, использующихся в работе с поставщиками;
• Сопровождение сделок с недвижимостью и ведение реестров собственности торгового предприятия.

На начальном этапе автоматизации оптимальным вариантом является создание системы обработки заявок в юридические службы, своеобразного сервисдеска, который даст возможность заявителям отправлять и контролировать, а юридической службе — диспетчеризировать и распределять входящий поток задач между сотрудниками. В итоге заявки обрабатываются быстрее, создается банк готовых решений и документов, формируется аналитическая отчетность и с каждым днем работа юридической службы становится эффективнее.

Можно полностью автоматизировать работу юридической службы с помощью специализированного решения, предназначенного для автоматизации претензионно-исковой деятельности.

Если пойти дальше, то можно полностью автоматизировать работу юридической службы с помощью специализированного решения, предназначенного для автоматизации претензионно-исковой деятельности. Оно предоставляет собой набор инструментов и методологий, позволяющий наладить работу юридической службы в наиболее рисковой для предприятия области – в части претензионных и судебных споров с клиентами и поставщиками, регулирующими и контролирующими органами. Можно более подробно ознакомиться с решением для автоматизации работы юридических служб.

Как вести бухгалтерию в магазине автозапчастей

Организовать учет в магазине автозапчастей достаточно непросто, поскольку ассортимент широкий и от разных снабженцев.

Продукция циркулирует между складами (крупная розница), инвентаризация проводится довольно часто. Для упрощения
бухучета
запасных машинных элементов применяйте сканер штрих-кода.

Юрлица оплачивают покупку обычно на расчетный счет, а рядовые потребители наличкой. Последним обязательно выдавайте кассовый чек. Если оплата производится картой банка-эквайрера, который дает возможность рассчитываться за покупку пластиковым индивидуальным платежным инструментом, или посредством онлайн-магазина, то ККТ всё равно нужна.

Снижение рисков работы с поставщиками

Даже если у вас небольшой магазин, а поставщиков всего несколько, поддерживать актуальность договоров и вести учет всех дополнительных соглашений, рамочных заказов на закупку, коммерческих условий и спецификаций уже сложно. Что уж говорить о крупных сетях, ассортимент которых может составлять миллионы SKU, а количество поставщиков — измеряться десятками тысяч. Необходимо четко отслеживать и контролировать исполнение договорных обязательств, вести учет и хранение документов, в том числе и для возможных претензионных и судебных целей.

Кроме того, эффективность договорной работы может напрямую влиять на прибыльность бизнеса. Если вы не работаете с поставщиками на условиях товарного кредита, то любые задержки в согласовании договора и проведении оплаты по нему приводят к упущенной выгоде — вы платите аренду и зарплату, имеете свободные полки, но не можете продавать товар — вы его еще не закупили. Такие задержки в поставках также приводят к снижению показателей оборачиваемости товара, искажая статистику и мешая акцентироваться на наиболее выгодных и ходовых для ритейлера позициях.

Автоматизация договорного документооборота — одна из первых задач, решаемых в ритейле.

Автоматизация договорного документооборота — одна из первых задач, решаемых в ритейле. Договоров хозяйственного назначения, таких как договоры аренды торговых помещений, проектирования и создания инженерных систем, поставки, монтажа и обслуживания торгового оборудования, дизайну и размещению вывесок, изготовлению POS-материалов и других, у каждого ритейлера также более, чем достаточно. Здесь важно отслеживать, например, сроки истечения контрактов на обслуживание инфраструктуры, поскольку их нарушение может парализовать работу торговой точки, приводя к прямым убыткам.

Поэтому автоматизация договорного документооборота — одна из первых задач, решаемых (и более того, в большинстве случаев уже решенных) в ритейле. Docsvision предоставляет удобные решения по управлению договорным документооборотом и контрактной работой.

Вот лишь краткий перечень возможностей, которые предлагает электронный документооборот в торговле:

• Учет и согласование договоров и прочей договорной документации;
• Обмен электронными документами через провайдеров ЭДО;
• Интеграция с учетными системами;
• Работа в географически и организационно распределенных компаниях;
• Мобильные рабочие места для согласующих менеджеров;
• Поддержка работы с миллионами документов.

Не будем останавливаться на них подробно, тем более, что информация о них есть в соответствующем разделе. Скажем лишь, что они позволяют автоматизировать полный цикл контрактной работы, начиная от закупок и заканчивая контролем исполнения.

Как вести бухгалтерию в магазине самостоятельно пошаговая инструкция

Предлагаем список действий для самостоятельного ведения бухгалтерии в магазине.

• Предисловие. Осуществляйте бухучет аккуратно и регулярно. Эти сведения вам понадобятся, даже если законодательно пока вы не обязаны использовать контрольно-кассовую технику (речь идет об индивидуальных предпринимателях). Понадобятся, например, для заполнения декларации в фискальные органы. Также бухгалтерия является основой управленческого учета и используется при анализе ряда моментов касательно текущего положения бизнеса.
• Изучите ФЗ «О бухгалтерском учете», Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности, НК и ГК РФ.
• Назначьте ответственного за бухгалтерию. Составьте бумагу с правилами по бухучету имущества, доходов, расходов; оформите систематизированный план счетов и бланки «первички», если типовые недоступны.
• Разработайте учетные регистры (журналы) для группировки первичной документации по неким параметрам.
• Вам предстоит начислять заработную плату сотрудникам, рассчитывать и уплачивать налоги в казну, делать страховые взносы в образованные помимо госбюджета денежные фонды.
• Чтобы вести бухгалтерию в магазине самостоятельно, без профессиональной помощи, следует запастись терпением и желанием во все хорошенько вникнуть. Надо купить адаптированное к продажам программное обеспечение по типу самого востребованного – на платформе 1C, установить на компьютер. Прелесть автоматизации процессов заключается в том, чтобы лишь без опозданий заносить в базу необходимые документы. В остальном программа поможет вам разобраться.

Воспользуйтесь отраслевым опытом Docsvision

Все перечисленные решения анализировались и реализовывались золотым партнером «ДоксВижн», отраслевым центром компетенции, на базе Docsvision в различных компаниях розничной торговли, а за годы существования платформы были реализованы десятки проектов для предприятий ритейла.

Платформа Docsvision отличается гибкостью и легкостью настройки под требования конкретных проектов, лёгкостью интеграции с другими системами корпоративной инфраструктуры. Опыт успешного решения описанных и аналогичных задач в торговых компаниях различной специализации аккумулирован в ряде наших собственных IT-продуктов, что позволяет решать такие задачи быстрее, надежнее и дешевле. Имея представление о специфике построения систем документооборота и автоматизации для компаний этой отрасли, мы готовы делиться с Вами своими знаниями и опытом.

Для того, чтобы узнать больше о возможностях создания систем электронного документооборота для ритейла, посетите раздел внедрений в ритейле, посмотрите отзывы заказчиков и описания успешных проектов, информацию о решениях или задайте нам вопрос.

Автоматизация бизнес-процессов

Как вести бухгалтерию в магазине одежды

Свежая статистика говорит о том, что последние несколько лет объекты вещевой торговли активно нанимают удаленных специалистов по бухучету, чтобы сэкономить на их услугах.

Функции бухгалтера в магазине одежды:

• учитывает оборот товара, работает с ККТ, обрабатывает счета и документацию;
• ведет учет кадров, начисляет зарплату, взаимодействует с фондами;
• готовит баланс, сдает отчетности в фискальные органы.

То же предстоит делать и хозяевам бизнеса, если они решили отказаться от услуг профессионального «книгодержателя».

Общие формы первичных учетных документов по учету торговых операций

Какому документу отдать предпочтение при оформлении продажи товаров: товарной накладной или товарно-транспортной накладной Ответ на этот вопрос зависит от конкретной ситуации. Так, при реализации товара покупателю со склада поставщика оформляется товарная накладная, а если в процессе отгрузки «замешан» перевозчик — то ТТН. Казалось бы, такое достаточно четкое разделение сферы применения накладных позволяет избежать необходимости одновременного их составления, но не все так просто.

Иногда проверяющим мало одного документа, подтверждающего продажу товара, и они требуют другой. В принципе, товарная накладная и ТТН — документы не взаимоисключающие, а дополняющие друг друга. Так, в товарной накладной есть место для отражения номера транспортной накладной.

Оформление уголка потребителя

В каждом магазине обязательно должен быть оборудован специализированный уголок потребителя. Это, к примеру, небольшой стенд, где будет размещаться вся интересующая покупателя информация о магазине.

Формирование стенда под названием «Уголок потребителя» регламентировано двумя нормативными документами:

1. Закон РФ «О защите прав потребителей» (ст. 8–10). 2. Правила продажи отдельных видов товаров (п. 10).

Кто обязан иметь уголок

Предприятия, относящиеся к любым организационно-правовым формам, изготавливающие, отпускающие продукт или осуществляющие оказание услуг (ст.8 Закона РФ «О защите прав потребителей).

Требования к месту размещения и внешнему виду

Уголок потребителя должен быть размещен в заметном и легкодоступном месте. Покупатель товара или потребитель услуги должен иметь возможность беспрепятственно подойти к нему и ознакомиться с расположенными на нем документами.

Конкретных, единых для всех требований к внешнему виду и месту расположения стенда нет, но:

• наглядность;
• доступность;
• актуальность информации;
• создание комфортных условий для самостоятельного изучения документов.

Какие документы должен содержать

• типографическая версия законов о защите прав потребителя (Закон должен быть официальным печатным изданием, как правило, крепится на специальный стенд или же находится у администратора);
• Лицензия — зависит от выбранного вида деятельности (заверенная копия).
• Ваши данные (ИП, ОГРНИП, ИНН)
• Данные о режиме работы (правила оказания услуг №55 – это и график, и цены, и оформление ценников, и все ваши реквизиты)
• Книга жалоб скрепленная подписью и печатью.
• Правила продажи отдельных видов товаров или Правила оказания услуг общественного питания (выбор определяет сфера деятельности предприятия).
• Определенные законами льготы и условия для обслуживания некоторых категорий населения.
• Номера телефонов экстренных служб (МЧС и другие), ведомств, проводящих контроль над продавцами, и служб, куда клиенты могут обратиться с жалобой.
• Адреса и номера телефонов местного отдела по защите прав потребителей.
• Трудовые договора работников, если имеются подчиненные.

Штраф за отсутствие уголка потребителя

Отсутствие установленной информации об изготовителе, продавце либо другой информации, обязательность предоставления которой предусмотрена законодательством РФ, влечет за собой наложение административного штрафа, в следующих размерах:

• на граждан от 1 500 до 2 000 рублей;
• на должностных лиц от 3 000 до 4 000 рублей;
• на юридических лиц от 30 000 до 40 000 рублей.

Бухгалтерский учет в торговле при порче товара

При любом из видов торговли ценности на складе иногда теряют свой товарный вид. В подобных случаях следует задействовать счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

ДТ 94 – КТ 41 – обнаружена порча товаров

Дальнейшие операции зависят от того, «укладывается» ли сумма потерь в установленные нормы естественной убыли и найден ли виновный.

ДТ 44 – КТ 94 – списание в пределах норм естественной убыли

ДТ 73 – КТ 94 – потери отнесены на виновное лицо

ДТ 91 – КТ 94 – сверхнормативные потери списаны на убытки (если виновный не найден)

Если учет на счете 41 велся с учетом наценки, то списывать ее на убытки по испорченным товарам будет неправильно, так как компания не получила этот доход. Поэтому понадобится еще одна дополнительная проводка.

ДТ 94 – КТ 42 (СТОРНО)

2.3.3. первичные документы по учету товаров

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и качественное оформление этих документов, а также за достоверность содержащихся в них данных. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность заполнения документа, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. При этом не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Неправильный текст или цифру надо аккуратно зачеркнуть и над зачеркнутым текстом или цифрой сделать правильную запись.

График документооборота торговой организации

График документооборота учреждения — основа функционирования и жизнедеятельности и учетной политики. Образец можно скачать бесплатно по прямой ссылке.

Документооборот учреждения — основа функционирования и жизнедеятельности. На документообороте строится учетная политика труда и заработной платы, бухгалтерия. График документооборота

оформляется в бюджетном учреждении и в коммерческой организации. Обычно, исполнением данного пакета на предприятии занимается бухгалтер или делопроизводитель. Эта бумага помогает упорядочить существующую документацию. Пример графика документооборота расположен на просматриваемой странице, и его можно скачать бесплатно без ограничений.

Невозможно стабилизировать процессы организации, не имея план документооборота. Данный акт, как записная книжка, шпаргалка, справка, другой информационный лист, способствует сохранению базы. С помощью него происходит правильная работа структурных подразделений, делопроизводства в целом, денежных перечислений. Заполнение обсуждаемого пакта лучше всего доверить проверенному и квалифицированному сотруднику компании. Новичок, имеющий маленький трудовой стаж и не знающий структуру организации, не справится с заданием по оформлению графика документооборота.

Обязательные пункты графика документооборота

:

• Верхняя часть традиционно содержит утверждение начальства;
• Период ведения учета;
• Титл, основание утверждения;
• Затем в виде таблицы вносятся компоненты и составляющие: ответственные лица, конкретные бумаги, сроки исполнения обязанностей, хранение в архиве и другое;
• Платежные сведения, реализация, поступление, возвраты, списание, наличие на складе;
• Сведения по кадрам;
• Подпись и расшифровка составителя.

Несвоевременное внесение данных в рассматриваемый пакт способствует дестабилизации компании, и отражается на работе каждого отдельного звена. Являясь связующим звеном между конкретными деяниями и сопроводительными бумагами, график документооборота выполняет главенствующие функции по взаимодействию с контрагентами и партнерами учреждения. Сроки и стоимость поставок, порядок расчетов, дополнительные соглашения и договоренности, акты приема-передачи, согласование технологических параметров, так или иначе фиксируются данным документом.

Дата: 2016-03-25

По заданным критериям материалов не обнаружено.

Зачем нужен электронный документооборот?

Ни для кого не секрет, что несвоевременное попадание товара на полки – одна из главных проблем ритейла. Как результат, компания теряет потенциальную прибыль.

Почему происходят эти потери? Основная причина – неправильный документооборот, а именно: ошибки в бумагах и сбой в их доставках. В результате поставки задерживаются, а то и вообще отменяются. Конечно можно дополнительно нанять специалистов, которые будут работать с большим объемом данных, но это решение не самое эффективное и давно устаревшее. Как бороться с этим?

Существует решение данной проблемы. Электронный документооборот появился относительно давно, однако далеко не все его используют.

С помощью EDI (Electronic data interchange) можно легко и быстро осуществлять обмен информацией между организациями. Обмен происходит через электронные каналы.

Требования по общепиту: кафе, буфеты и рестораны

В зависимости от вида деятельности, необходимая документация может варьироваться. У предпринимателей, занимающихся общепитами или предоставляющих услуги по уходу за собой, основным проверяющим органом является Роспотребнадзор, и на точке необходимо иметь соответствующую санитарно-медицинскую документацию:

• Программа (план) производственного контроля
• Журнал учета дезинфицирующих средств
• Схема обращения с биологическими отходами
• Инструкция по обращению с биологическими отходами
• Список контингента работников, подлежащих медицинским осмотрам
• Рабочая программа производственного контроля качества питьевой воды
• Комплект «Журналы санитарного учета»
• Комплект нормативов САНПИНА и Федеральных законов
• Санитарно-эпидемиологическое заключение
• Договоры (на дезинфекцию, дератизацию, утилизацию отходов, на стирку белья и одежды, и др.)
• Личные медицинские книжки работников
• Санитарный паспорт объекта.