Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании

С 18 февраля 2021 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения налоговых документов. В этом материале приводим их все в таблице.

Также смотрите:

  • Сколько нужно хранить документы бухучета и бухотчетности с 2020 года
  • Сколько нужно хранить документы по зарплате с 2020 года

Что изменилось

Новые сроки хранения документов по инвентаризации и учёту имущества (основных средств, НМА, недвижимости и др.) с 18.02.2020 определяет п. 4.4 раздела II упомянутого приказа Росархива.

Что касается основных средств, то документы о переоценке основных фондов и амортизации нужно хранить теперь не постоянно, а 5 лет после ОС или НМА. Аналогичный срок установлен для документов об их списании.

И 5 лет после выбытия имущества нужно хранить акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю (т.е. при передаче с одного баланса на другой). По старым правилам (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) их нужно было хранить постоянно.

Далее в таблице показаны все нормативно установленные с 18.02.2020 сроки хранения документов по учету имущества в организации.

ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств5 лет (1)(1) При условии проведения проверки
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссийПостоянно
Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов5 лет (1) (2)(1) После выбытия основных средств и нематериальных активов
(2) Акты списания федерального недвижимого имущества – Постоянно
Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организацииДо ликвидации организации
Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)5 лет (1)(1) После выбытия недвижимого имущества
Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества)5 лет
Переписка о приобретении канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах1 год
Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда5 лет
Журналы, карточки, базы данных учета:
а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств;До ликвидации организации
б) материальных ценностей и иного имущества5 лет
Похозяйственные книги и алфавитные книги хозяйствПостоянно

Читать также

22.01.2021

Сроки хранения документов организаций

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с о означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документацииВид документовПрежние срокиНовые сроки
Налоговый учетСчета-фактуры4 года5 лет
Налоговый учетРеестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами75 лет5 лет
Налоговый учетКниги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСНПостоянно5 лет
Налоговый учетРасчеты по страховым взносам за своих сотрудниковПри наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года)
50/75 лет
Налоговый учетКарточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносовПри наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учетДокументы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах5 лет, для части этой документации — постоянно10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учетДокументы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учетПриказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения5 лет3 года
Кадровый учетЗаявки о потребности в иностранных сотрудниках5 лет1 год
Кадровый учетДокументы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасностиПостоянно5 лет
Кадровый учетКарточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков3 года5 лет
Кадровый учетДокументы учета аварий и несчастных случаев на производствеПостоянно45 лет
Кадровый учетГрафики отпусков1 год3 года

Сроки хранения документов

С нами все ваши документы под надёжной защитой

Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.

Получить бесплатный доступ

Какие документы подлежат хранению?

Сроки хранения бумаг указаны в ФЗ «О бухучете» от 6 декабря 2011 года №402, а также в приказе Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года №558. Правила относятся к документам, которые можно разделить на две категории: находящиеся в постоянном использовании на протяжении отчетного года и подлежащие хранению на протяжении всего срока существования предприятия. К первой категории относятся следующие бумаги:

  • Первичные бумаги и регистры по различным направлениям.
  • Различная отчетность, включающая декларации, бухотчетность, заключения аудиторских компаний.
  • Учетная политика, бумаги с данными о предприятии.

Срок хранения данного перечня документов определяется в зависимости от целей хранения:

  • Для осуществления бухгалтерского учета (согласно статье 29 закона «О бухучете» №402) – 5 лет с даты завершения отчетного года или даты последнего использования.
  • Для налогового учета (согласно статье 23 НК РФ) – 4 года.

ВАЖНО! В некоторых случаях эти сроки могут быть продлены. Например, представители инвестиционных проектов страны обязаны хранить бумаги на протяжении 6 лет. Если возник убыток, на сумму которого уменьшается налогооблагаемая база, нужно сохранить документы по убытку на всем протяжении снижения базы.

Вторая категория документов – это бумаги предприятия, которые нужно хранить на протяжении всей его деятельности. К ним относятся:

  • Регистрационная документация.
  • Бумаги, подтверждающие право на имущество предприятия.
  • Протоколы об организованных собраниях учредителей.
  • Бумаги о выпуске акций.
  • Положения о подразделениях компании.
  • Перечни аффилированных лиц.
  • Заключения экспертов касательно какой-либо деятельности компании.

Данные документы могут быть затребованы при проверках. Они могут понадобиться при взаимодействии с различными официальными органами.

Документы налогового учета

К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.

Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.

При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.

Правила оформления документа

Инвентарная карточка объекта основных средств имеет унифицированную форму с кодом ОС-6, утверждённую Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Документ составляется на каждый объект в отдельности и в единственном экземпляре, при этом если учёт карточек ведется в электронном виде, то в обязательном порядке должна быть и его копия на бумажном носителе (именно бумажные варианты содержат «живую» подпись материально-ответственного лица). Заверять документ печатью фирмы не обязательно, т.к. он относится к ее внутренней документации.

Ответственность за нарушение правил хранения документации

За ненадлежащее хранение ключевых бумаг предприятия полагается административная ответственность. Рассмотрим статьи, которые регулируют данный вопрос:

  • Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
  • Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
  • Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
  • Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.

ВАЖНО! Документы могут быть уничтожены неумышленно. К примеру, причинами их пропажи может быть форс-мажор (пожар, наводнение) или кража, поджог, совершенный злоумышленниками. В этом случае нужно зафиксировать факт происшествия. Понадобится заключение соответствующих служб. К примеру, если произошел пожар, нужна справка от службы пожарного надзора. Если же документы похищены или уничтожены злоумышленником, понадобится справка из полиции. Данные документы необходимы для того, чтобы подтвердить факт непричастности руководителей предприятия к инциденту.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Кадровая документация

Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).

Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.

5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полный\сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Ключевые нововведения приказа Росархива

Придерживаться новых сроков архивирования обязаны государственные органы, органы местного самоуправления и организации с 18 февраля 2021 года. Примечательно, что оговорки в отношении ИП тоже есть: например, налоговые декларации за периоды до 2002 года включительно ИП должны хранить 75 лет.

Обозначение 50/75 лет означает, что документация по 2002 год включительно сохраняется 75 лет, а с 2003 года — 50 лет.

Основные изменения:

  • счета-фактуры теперь подлежат хранению в течение 5 лет (вместо 4);
  • документы об уплаченных обязательных платежах и задолженности по ним — 5 лет с момента погашения долга (ранее — 5 лет с возможностью дальнейшего отбора на постоянное хранение);
  • расчеты по страховым взносам — 50/75 лет (ранее — 5 лет);
  • реестры сведений о доходах граждан — 5 лет (вместо 75 лет).

Для удобства Приказ № 236 приводит Указатель видов документов, по которому легко найти нужную строку и срок архивирования.

Рейтинг
( 2 оценки, среднее 4.5 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Для любых предложений по сайту: [email protected]
Для любых предложений по сайту: [email protected]