Правомерно ли обложение НДФЛ компенсации суммы проезда к месту проведения отпуска(Северная небюджетная оргнизация)

Работа на Севере

Лица, работающие на Севере, имеют право на получение государственных гарантий и компенсаций, которые установлены ТК РФ, другими федеральными законами и иными правовыми актами РФ (ст. 313 ТК РФ).
Одной из таких гарантий является компенсация оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно. Такое право устанавливает статья 325 ТК РФ. Предоставлять эту гарантию работникам обязаны работодатели, которые находятся в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Что делать, если не предоставлены подтверждающие документы

Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:

Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Оплата дороги в отпуск

Конкретных правил оплаты дороги в отпуск северянам нет. Поэтому их фирмы определяют самостоятельно.

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно необходимо прописать в коллективных или трудовых договорах либо в локальных нормативных актах.

Обратите внимание: 2 года считают суммарно с момента начала работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях у всех работодателей.

Расходы на оплату стоимости проезда к месту проведения отпуска не компенсируют, если работник находится:

в отпуске по беременности и родам;
в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;
в отпуске без сохранения заработной платы;
в ежегодном оплачиваемом отпуске с последующим увольнением.

Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Образец приказа о размере компенсаций за использование личных транспортных средств

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат.

Что с НДФЛ?

Для «северян» такая оплата проезда к месту проведения отпуска и обратно является компенсацией, предусмотренной законодательно. Поэтому со всей суммы компенсации расходов на проезд не нужно удерживать НДФЛ.

Однако такое мнение разделяют не все чиновники Минфина России.

Есть и такое мнение. Отпуск – это время, когда работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. То есть, если сотрудник во время отпуска не исполняет трудовых обязанностей, то он и не несет затрат, связанных с их выполнением. Получается, что стоимость проезда к месту отдыха и обратно в период отпуска работников, оплаченная организацией-работодателем, не является по своему содержанию компенсационной выплатой и облагается НДФЛ в общем порядке.

А суды считают, что компенсация расходов на оплату проезда подпадает под действие пункта 3 статьи 217 НК РФ и не облагается НДФЛ. Но на сегодняшний день таких положений в перечне доходов, освобождаемых от налогообложения, нет.

Сумма компенсации проезда нового сотрудника не облагается НДФЛ

Суммы возмещения работнику расходов, связанных с переездом на работу в другую местность, не облагаются НДФЛ в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора
22.09.2017 Автор: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ аудитор Овчинникова Светлана
В коммерческой организации для привлечения молодых перспективных работников разрабатывается Положение по выплате подъемных молодым специалистам, прибывшим к месту работы из других городов. Молодым специалистом в соответствии с Положением признается специалист, впервые устраивающийся на работу, возраст — не старше 28 лет. При выдаче подъемных с работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с условием отработки в организации не менее 5 лет, в случае увольнения по собственному желанию работник обязан вернуть сумму выплаченных подъемных. Рассматриваются 2 варианта выплат:

1. Вновь принятый молодой специалист по личному заявлению и после заключения дополнительного соглашения получает аванс в сумме 100 тыс. руб. В течение месяца возникает обязанность по предоставлению отчета с приложением первичных документов, подтверждающих оплату фактических расходов. При этом расходы могут быть связаны с возмещением расходов на проездные документы, наем жилья, приобретения необходимых предметов и мебели для обустройства на новом месте (в том числе мебель, посуда, бытовая техника). В случае увольнения по собственному желанию до истечения срока 5 лет у работника возникает обязанность возврата полученных сумм в полном объеме.

2. Вновь принятый молодой специалист по личному заявлению и после заключения дополнительного соглашения получает 100 тыс. руб. — единовременную компенсацию в связи с переездом в другую местность. Обязанности по подтверждению фактических расходов при этом варианте у работника не возникает. В случае увольнения по собственному желанию до истечения срока 5 лет у работника возникает обязанность возврата полученных сумм в полном объеме.

Каков порядок налогообложения в указанных ситуациях в части принятия таких расходов в целях налогообложения прибыли, НДФЛ и страховых взносов? Каковы налоговые риски, возникающие при наличии таких выплат?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

1. Учитывая судебную практику, суммы возмещения на проезд и обустройство вновь принимаемого на работу специалиста, а также компенсация расходов на наем жилья может не облагаться НДФЛ.

Согласно сложившейся в настоящее время официальной позиции суммы возмещения на проезд и обустройство вновь принимаемым на работу специалистам, переехавшим из других городов, следует облагать НДФЛ.

Сумма компенсации работнику расходов на наем жилья, по мнению Минфина России, подлежит налогообложению НДФЛ (даже при условии, что возмещение подобных расходов предусмотрено трудовым договором).

2. Официальных разъяснений и судебной практики по вопросу обложения страховыми взносами рассматриваемых затрат в свете норм главы 34 НК РФ нами не обнаружено.

Если придерживаться позиции, что расходы организации на возмещение рассматриваемых затрат следует рассматривать в качестве компенсаций (гарантий), предусмотренных ст. 169 ТК РФ, указанные выплаты не подлежат обложению страховыми взносами на основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Однако, учитывая официальную позицию по предыдущему пункту, нельзя исключить вероятность налоговых рисков при необложении страховыми взносами предполагаемых выплат вновь принятым молодым специалистам (при любом варианте оформления отношений).

3. В рассматриваемой ситуации более «безрисковым» в целях налогообложения прибыли нам представляется вариант учета сумм возмещения новым работникам расходов по переезду и обустройству по п. 25 ст. 255 НК РФ.

Расходы организации на выплату компенсации по найму жилья могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в качестве других расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), при условии соблюдения общих требований п. 1 ст. 252 НК РФ.

Обоснование вывода:

Понятие подъемных не определено нормами трудового и налогового законодательства.

Согласно ст. 169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:

— расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

— расходы по обустройству на новом месте жительства.

Коммерческие организации устанавливают порядок и размеры возмещения работникам расходов при переезде на работу в другую местность коллективным договором или локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора.

По мнению Минфина России (смотрите, например, письма от 20.07.2007 N 03-04-06-01/255, от 22.05.2007 N 03-04-06-01/152, от 17.01.2006 N 03-03-04/1/30), в целях налогообложения под подъемными следует понимать виды возмещений, установленные ст. 169 ТК РФ.

При этом некоторые судьи отмечают, что при применении положений ст. 169 ТК РФ необходимо учитывать, что положения этой статьи применяются в случае, когда работник по согласованию с работодателем переезжает с одного места работы, в котором он выполнял свои трудовые обязанности, на другое место работы у этого же работодателя (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Забайкальского краевого суда от 25.05.2016 по делу N 33-2283/2016).

В то же время заметим, что специалисты Роструда в ответах на частные запросы указывают, что положения ст. 169 ТК РФ применяются в том числе при заключении трудового договора с работодателем, расположенным в другой местности.

На основании ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

В рассматриваемой ситуации организация планирует выплачивать вновь принимаемым работникам денежные средства:

— в качестве компенсации фактических (подтвержденных документами) расходов по проезду к новому месту работы, по найму жилья, на обустройство на новом месте жительства;

— либо в качестве компенсации расходов работника, связанных с переездом на новое место жительства и обустройством на нем в определенной сумме без документального подтверждения факта несения расходов.

НДФЛ

В целях налогообложения НДФЛ понятие «доход» определяется в соответствии с положением п. 1 ст. 41 НК РФ, согласно которому доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ.

По общему правилу доходы, полученные физическим лицом от источников в РФ в натуральной или денежной форме, признаются объектом налогообложения НДФЛ (ст.ст. 208-210 НК РФ). Как следует из положений п. 1 ст. 208 НК РФ, к доходам от источников в РФ относятся любые доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в РФ.

Вместе с тем ст. 217 НК РФ установлен перечень доходов, не подлежащих налогообложению.

Так, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения НДФЛ) все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах законодательно установленных норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность).

Согласно разъяснениям специалистов Минфина России суммы возмещения работнику расходов, связанных с переездом на работу в другую местность (расходы по проезду и обустройству), не облагаются НДФЛ в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора. Такие разъяснения даны, например, в отношении ситуаций, когда:

— работодатель переводит часть работников из одного обособленного подразделения в другое обособленное подразделение, расположенное в другом городе (письма Минфина России от 15.05.2013 N 03-03-06/1/16789, от 17.12.2008 N 03-03-06/1/688);

— работник направлен на постоянную работу за границу (письмо Минфина России от 18.04.2007 N 03-04-06-01/123);

— работодатель привлекает новых сотрудников других организаций из других регионов России (письма Минфина России от 17.12.2008 N 03-03-06/1/688, от 26.05.2008 N 03-04-06-01/140, от 30.05.2007 N 03-04-06-01/165).

Из вышеприведенных писем следует, что Минфин России допускал возможность применения п. 3 ст. 217 НК РФ при выплате возмещения расходов, предусмотренных ст. 169 ТК РФ, как в случаях перевода уже работающих сотрудников на работу в другую местность, так и в случаях привлечения новых иногородних работников.

Однако позднее позиция Минфина России изменилась. Так, в письме от 14.07.2009 N 03-03-06/2/140 разъясняется, что положения ст. 169 ТК РФ применяются в случае, когда работник по согласованию с работодателем переезжает с одного места работы, в котором он выполнял свои трудовые обязанности, на другое место работы. На момент переезда на работу в другую местность физическое лицо должно состоять в трудовых отношениях с тем же работодателем, по соглашению с которым осуществляется его переезд с одного места работы у данного работодателя на другое место работы, расположенное в другой местности. В случае найма нового сотрудника и оплаты проезда до его места работы, указанного в трудовом договоре, а также расходов по обустройству на новом месте жительства применение положений ст. 169 ТК РФ является необоснованным. В этой связи суммы оплаты организацией данных расходов работника подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.

В сравнительно недавних письмах Минфина России от 05.08.2014 N 03-04-06/38542, от 30.06.2014 N 03-04-06/31385 высказана аналогичная точка зрения.

Поскольку возмещение новым работодателем работнику его расходов на переезд к новому месту работы ст. 169 ТК РФ не предусмотрено, на данную выплату не распространяется действие п. 3 ст. 217 НК РФ. При этом способ оплаты (возмещения) работодателем таких расходов значения не имеет.

Таким образом, на данный момент представители финансового ведомства считают, что в случае, когда затраты на переезд и обустройство работника компенсирует новый работодатель, такая компенсация не считается произведенной на основании ст. 169 ТК РФ (с этим согласился, в частности, Забайкальский краевой суд, о чем мы уже упоминали выше).

Кроме того, чиновники обращают внимание, что суммы возмещения расходов работника по обустройству на новом месте жительства и стоимости проезда работника и членов его семьи (провоза багажа) освобождаются от налогообложения НДФЛ при наличии соответствующих подтверждающих документов, при условии, что такое возмещение производится в соответствии со ст. 169 ТК РФ (письма Минфина России от 17.03.2017 N 03-04-06/15550, от 03.11.2016 N 03-04-06/64782, от 18.11.2014 N 03-04-06/58173).

При этом существуют судебные решения, не поддерживающие официальную точку зрения.

Так, в постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.11.2011 N 13АП-16522/11 довод налоговой инспекции о невозможности применения положений ст. 169 ТК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ в связи с тем, что до переезда по местонахождению общества работники не состояли в трудовых отношениях с организацией, судом был отклонен. Суд пришел к выводу о том, что обществом были выполнены все предусмотренные ст. 169 ТК РФ условия, а именно: достигнута предварительная договоренность с работниками о возмещении спорных расходов, трудовыми договорами закреплены конкретные размеры этого возмещения, а само возмещение произведено в период, когда работники состояли в трудовых отношениях с обществом. Ссылка ИФНС на то, что никто из работников документально не подтвердил, что полученные денежные средства были направлены именно на обустройство на новом месте жительства, также была отклонена судьями, так как действующее законодательство не предусматривает необходимости представления работниками отчетов о расходовании спорных компенсаций.

Аналогичный вывод содержится в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.04.2011 N 09АП-6466/11. В частности, суд указал, что на основании ст. 169 ТК РФ работнику возмещаются расходы на обустройство на новом месте жительства во всех случаях, когда для выполнения своих трудовых обязанностей ему приходится поменять свое прежнее место жительства.

В пользу налогоплательщика было принято решение в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 22.02.2012 N Ф03-417/12 по делу N А51-9827/2011.

В то же время, например, в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 20.04.2005 N Ф03-А73/05-2/461 суд указал, что возмещение расходов по переезду к месту работы признается компенсацией при наличии трудовых отношений.

Что касается возмещения расходов на наем жилья, следует отметить, что ст. 169 ТК РФ такой вид компенсации не предусмотрен.

В этой связи Минфин России неоднократно указывал, что суммы возмещения организацией расходов по найму жилья работников, переехавших на работу в другую местность, не подпадают под действие п. 3 ст. 217 НК РФ (данной нормой предусмотрено освобождение от налогообложения сумм возмещения только в отношении переезда). Поэтому рассматриваемые суммы подлежат налогообложению НДФЛ (даже при условии, что возмещение подобных расходов предусмотрено трудовым договором). Смотрите письма Минфина России от 17.03.2017 N 03-04-06/15550, от 14.06.2016 N 03-03-06/1/34531, от 07.12.2015 N 03-04-06/71288, от 19.09.2014 N 03-04-06/46997, от 15.05.2013 N 03-03-06/1/16789, от 13.02.2012 N 03-04-06/6-35, от 13.07.2009 N 03-04-06-01/165, от 11.06.2008 N 03-04-06-02/57, от 25.01.2008 N 03-04-06-01/22.

При этом судьи придерживаются противоположной точки зрения, считая, что наем жилого помещения для сотрудников из другой местности является неотъемлемой частью обустройства на новом месте жительства, а следовательно, оплата найма попадает под понятие компенсации, предусмотренной ст. 169 ТК РФ, и не облагается НДФЛ (смотрите, например, постановления АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 N Ф07-6326/14, ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.09.2013 N Ф02-4189/13 по делу N А19-2330/2013, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 03.07.2013 N 04АП-2233/13, ФАС Поволжского округа от 15.11.2011 N Ф06-9891/11, ФАС Московского от 21.03.2011 N КА-А40/1449-11, от 06.09.2007 N КА-А40/9054-07, ФАС Волго-Вятского округа от 24.06.2008 N А43-28282/2007-37-943).

Президиум Верховного Суда РФ в п. 3 Обзора от 21.10.2015 обобщил судебную практику по этому вопросу и пришел к выводу о том, что получение физическим лицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) и имущественных прав не облагается НДФЛ, если предоставление таких благ обусловлено, прежде всего, интересом передающего (оплачивающего) их лица, а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина. Одно лишь то обстоятельство, что в результате предоставления гражданину оплаченных за него благ в определенной мере удовлетворяются личные потребности физического лица, не является достаточным для вывода о возникновении дохода в натуральной форме, облагаемого налогом.

Таким образом, учитывая судебную практику, суммы возмещения на проезд и обустройство вновь принимаемым на работу специалистам, а также компенсации расходов на наем жилья может не облагаться НДФЛ на основании ст. 169 НК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ.

Однако следование такому правовому подходу, скорее всего, вызовет разногласия с проверяющими. В этом случае организации необходимо быть готовой отстаивать свою позицию в суде.

Также полагаем, что отсутствие документов, подтверждающих факт несения работником возмещаемых расходов при втором варианте выплаты компенсации, увеличивают риски дополнительных претензий проверяющих (как мы упоминали выше, Минфин России настаивает на наличии этих документов).

К сведению:

При увольнении работника до истечения установленного срока и возврате организации таким работником всей суммы полученных денежных средств у работника будет возникать доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, предусмотренной пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ (письмо Минфина России от 17.12.2008 N 03-03-06/1/688).

Страховые взносы

С 01.01.2017 отношения, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов, регулируются положениями главы 34 НК РФ (п. 8 ст. 2, часть 1 ст. 5 Федерального закона от 03.07.2016 N 243-ФЗ).

Объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в частности, в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 420 НК РФ).

База для исчисления страховых взносов определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ и начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ (п. 1 ст. 421 НК РФ).

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.

Заметим, что аналогичная норма предусмотрена в пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Официальных разъяснений в отношении обложения страховыми взносами сумм возмещения вновь нанятому работнику его расходов на проезд до нового места работы (местонахождения организации) и на обустройство на новом месте нам, к сожалению, найти не удалось.

Аргументом в данной ситуации может, на наш взгляд, служить тот факт, что расходы вновь нанятого работника на переезд и обустройство подлежат возмещению уже в период действия заключенного с ним трудового договора, в свою очередь, возмещение таких сумм предусмотрено дополнительным соглашением к трудовому договору.

Однако нельзя исключить вероятности того, что представители налоговых органов примут иную точку зрения по этому вопросу.

Обязанность выплаты работодателем компенсации найма жилья вновь принимаемым на работу иногородним лицам (как мы уже отметили выше) прямо не установлена ст. 169 ТК РФ. Поскольку такая компенсация не упомянута в числе сумм, не облагаемых страховыми взносами, полагаем, что прямых оснований для применения норм ст. 422 НК РФ к суммам этих компенсаций не имеется.

По вопросу обложения страховыми взносами сумм возмещения организацией расходов по найму жилья работников представители официальных органов (в периоде действия Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ)) разъясняли, что такие выплаты облагаются страховыми взносами, так как они носят стимулирующий характер и не поименованы как не подлежащие обложению страховыми взносами в ст. 9 Закона N 212-ФЗ (смотрите, например, письма Минтруда России от 19.05.2016 N 17-3/В-199, Фонда социального страхования РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 N 2519-19)*(2).

В то же время судебные решения, в которых рассматривались споры, относящиеся к периоду действия Закона N 212-ФЗ, показывают, что судьи не разделяют официальную точку зрения.

Например, в определении ВС РФ от 26.02.2016 N 310-КГ15-20212, определениях СК по экономическим спорам ВС РФ от 22.09.2015 N 304-КГ15-5000, от 16.09.2015 N 304-КГ15-5008 указано, что установленные на основании локального акта организации спорные компенсационные выплаты носят социальный характер и, несмотря на то, что они произведены в связи с наличием трудовых отношений, не обладают признаками заработной платы в смысле ст. 129 ТК РФ, поскольку не являются оплатой труда (вознаграждением за труд), не относятся к стимулирующим выплатам, не зависят от квалификации работника, сложности, качества, количества и условий выполнения этим сотрудником самой работы. Эти выплаты произведены не в рамках трудовых отношений. Факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками сам по себе не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Таким образом, спорные выплаты подпадают под действие пп. «и» п. 2 части 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ и не подлежат включению в базу, облагаемую страховыми взносами.

Смотрите дополнительно постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 05.07.2016 N 08АП-6318/16, АС Волго-Вятского округа от 30.09.2014 N Ф01-3938/14 по делу N А43-23628/2013, Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.09.2014 N 12АП-8012/14.

В отношении применения норм главы 34 НК РФ в связи с их непродолжительным действием правоприменительная практика еще не сформировалась.

С учетом изложенного полагаем, что при необложении в рассматриваемом случае страховыми взносами выплат вновь принятым молодым специалистам (при любом варианте оформления отношений) вероятность возникновения налоговых рисков существует.

Организация может воспользоваться правом налогоплательщика и обратиться по данному вопросу в Минфин России или в налоговый орган по месту своего учета за соответствующими письменными разъяснениями.

На основании п. 1 ст. 34.2 НК РФ финансовым органом, уполномоченным давать разъяснения по вопросам применения законодательства РФ о страховых взносах, с 01.01.2017 является Минфин России. В свою очередь, плательщики страховых взносов имеют право обращаться в Минфин России или в налоговый орган по месту своего учета за персональными письменными разъяснениями по вопросам применения законодательства РФ о налогах и сборах (пп.пп. 1, 2 п. 1, п. 3 ст. 21 НК РФ).

Налог на прибыль

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) при условии, что такие расходы экономически оправданы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с п. 2 ст. 252 НК РФ расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией (ст. 253 НК РФ), и внереализационные расходы (ст. 265 НК РФ).

В силу пп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика в виде сумм выплаченных подъемных в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Как уже упоминалось, подъемными, по мнению Минфина России, являются суммы расходов, возмещаемых работникам в порядке, предусмотренном ст. 169 ТК РФ.

Именно в этом значении данное понятие было истолковано в письме Минфина России от 17.12.2008 N 03-03-06/1/688, в котором со ссылкой на пп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ указано, что затраты по возмещению расходов работникам, связанных с их переездом на работу в другую местность, для целей налогообложения прибыли организации могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах размеров, определенных сторонами трудового договора, и при условии соответствия данных расходов положениям п. 1 ст. 252 НК РФ. Заметим, что в этом письме речь шла в том числе и о вновь принятых сотрудниках.

Впоследствии (как уже было нами отмечено) Минфином России применение норм ст. 169 ТК РФ в отношении возмещения расходов по переезду на новое место работы вновь нанятого сотрудника было признано необоснованным. В настоящее время Минфин России в своих письмах, говоря о возможности учета сумм выплаченных подъемных в целях налогообложения прибыли, подчеркивает, что эти суммы должны быть предусмотрены ст. 169 ТК РФ (смотрите, например, письмо Минфина России от 03.11.2016 N 03-04-06/64782).

Вместе с тем, учитывая положения ст. 255 НК РФ в целом, сотрудники финансового ведомства посчитали возможным учитывать в целях главы 25 НК РФ расходы, связанные с переездом вновь нанятых сотрудников на основании нормы п. 25 ст. 255 НК РФ.

Такие разъяснения представлены, в частности, в письмах Минфина России от 23.11.2011 N 03-03-06/1/773, от 23.07.2009 N 03-03-05/138, от 14.07.2009 N 03-03-06/2/140.

Напомним, что в силу п. 25 ст. 255 НК РФ в целях налогообложения учитываются «другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором».

Соответственно, можно предположить, что налоговые органы будут руководствоваться именно этой позицией финансового ведомства.

Поэтому в рассматриваемой ситуации более «безрисковым» в целях налогообложения прибыли нам представляется вариант учета сумм возмещения новым работникам в расходах организации по п. 25 ст. 255 НК РФ.

При этом отсутствие подтверждения расходов работника во втором варианте выплаты единовременной компенсации предоставляет налоговому органу возможность квалифицировать данные расходы как не подтвержденные документально. Иными словами, наличие в допсоглашении к трудовому договору лишь фразы о «единовременной компенсации в связи с переездом в другую местность» не раскрывает, что фактически было компенсировано.

По вопросу учета затрат на возмещение расходов работника на наем жилого помещения сообщаем следующее.

В ряде писем Минфин России отметил, что компенсация расходов работника по найму жилого помещения не может учитываться для целей налогообложения прибыли организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, так как расходы работника, связанные с удовлетворением его социально-хозяйственных потребностей, не могут рассматриваться как осуществленные в рамках деятельности самой организации. Данные выплаты могут осуществляться только в качестве системы оплаты труда, принятой в организации (оплата труда в натуральной форме). Смотрите письма Минфина России от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68362, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66710, от 07.12.2015 N 03-03-06/1/71238.

А в письме Минфина России от 14.06.2016 N 03-03-06/1/34531 чиновники, сославшись на п. 29 ст. 270 НК РФ, пришли к выводу, что суммы возмещения организацией расходов на аренду квартиры работника, переехавшего на работу в другую местность, носят социальный характер и такие расходы не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций независимо от того, предусмотрены эти расходы трудовыми договорами или нет.

Глава 25 НК РФ не содержит закрытого перечня конкретных затрат налогоплательщика, которые могут быть учтены при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (смотрите также определение КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П).

Расходы организации на выплату такой компенсации могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в качестве других расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), при условии соблюдения общих требований п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно экономической оправданности, документального подтверждения таких затрат и их несения в рамках деятельности, направленной на получение дохода.

Полагаем, что при условии надлежащего документального подтверждения требования п. 1 ст. 252 НК РФ в отношении компенсации работнику найма жилья в том населенном пункте, где он осуществляет трудовую функцию, могут считаться выполненными, если привлечение иногородних работников связано с отсутствием квалифицированных специалистов среди местных жителей, что могут подтверждать справка учреждения службы занятости, документальные свидетельства о размещении работодателем вакансий в местных средствах массовой информации и т.п.

В то же время вероятность возникновения налоговых рисков при признании в налоговом учете расходов на возмещение работникам расходов на наем жилья исключить нельзя.

ГАРАНТ

Разместить:

Документы, подтверждающие расходы на проезд

Для того чтобы расходы были компенсированы и приняты к учету, необходимо подтвердить не только их обоснованность. Каждый факт проезда должен быть подтвержден документально.

Проще всего дело обстоит с командировочными расходами. Сотрудник должен предоставить все билеты на проезд, квитанции, чеки, электронные билеты или другие документы, которые могут подтвердить факт оплаты проезда.

Если у организации есть свой автобус, который развозит работников, то учету подлежат затраты на топливо на основе путевых листов и установленных нормативов расхода топлива. Покупка бензина, запасных частей для ремонта и прочие подобные расходы, связанные с перевозкой сотрудников, подтверждаются первичными бухгалтерскими документами.

В том случае, если услуги по перевозке оказывает транспортная организация, то нужен акт выполненных работ, договор на выполнение перевозок.

Как написать заявление на возмещение проездных расходов

Для получения компенсации работник пишет заявление, в котором обосновывает необходимость выплаты. К заявлению прикладываются подтверждающие документы (чеки с заправок, билеты, выписки и прочее). При командировках деньги выдаются авансом, и подтверждающие документы следует приложить уже к авансовому отчету.

Обычно заявление на компенсацию проезда составляют в письменной форме. Унифицированного бланка нет. В шапке документа пропишите Ф.И.О. и должность руководителя, укажите наименование организации. Затем собственные Ф.И.О., должность в компании.

В тексте заявления подробно опишите обстоятельства, которые являются основанием для выплаты: с датами, ссылками на нормативные или законодательные акты. Подпишите заявление, укажите дату составления и передайте в бухгалтерию на рассмотрение.

Заявление на возмещение транспортных расходов

Об авторе статьи

Наталья Евдокимова Бухгалтер-эксперт, опыт практической работы — более 15 лет.
Автор статей в интернет-СМИ по бухгалтерии, налогам, кадровым вопросам.

Расходы на проезд как часть оплаты труда и как необходимость

Прежде всего нужно отметить, что затраты на проезд сотрудников могут быть двух видов:

Те, которые прописаны во внутренних актах организации и закреплены в трудовом договоре. При таком подходе затраты на проезд включаются в заработную плату и являются ее частью. К таким расходам относятся затраты на поездки в общественном транспорте, в виде материальной помощи строго ограниченному кругу сотрудников
Доставка работников до места работы может быть организована силами самого работодателя. Приведем простой пример. Рабочий цех находится в труднодоступном месте за городом, общественный транспорт туда не ходит, а ближайшая остановка находится очень далеко от места работы. В связи с этим работодателем был приобретен автобус и осуществляется доставка рабочих к месту работы. Если у работодателя своего транспорта нет, то можно заключить договор с компанией, которая будет осуществлять такую перевозку

В том случае, когда компенсация за проезд включается в состав зарплаты, она является полноценной частью дохода и сумма должна облагаться зарплатными налогами.

Налоги

Оплата проезда не облагается налогом на доходы и взносами (письмо Минфина №03-04-05/46903 от 06/07/18 г., письмо ФСС №02-03-16/08-526П от 02/04/10 г.). «Проездные» суммы не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ п.2-7), за исключением такси, в том числе маршрутного. Об этом следует помнить при установлении фиксированной суммы работнику за проезд.

Их можно включать в расходы по налогу на прибыль, как прочие, относящиеся к производству и реализации (ст. 264 НК РФ, п. 1-49), при условии документальной обоснованности.

Работающие на УСН уменьшать затраты на суммы оплаты проезда не могут, поскольку в ст. 346.16 п. 1 они напрямую не поименованы. Такие разъяснения не раз давал и Минфин и ФНС. С этой точкой зрения, однако, можно поспорить, если считать оплату проезда выплатой, связанной с режимом работы сотрудника (подпункт 6 п. 1 указанной статьи), и сделать на этом акцент в трудовом договоре, ЛНА фирмы.

Примеры компенсирующих условий в коллективном соглашении

Пример #1. Рекомендованные пункты для трудового договора

Работодатель возмещает членам трудового коллектива и на лиц, состоящим с ними в браке, а также детям, не достигшим 18 лет, сумму проезда к месту отдыха и обратно, а также сумму провоза 30 кг багажа на основании документально подтвержденных действительных затрат, но не более, чем 50 тысяч рублей на всю семью с периодичностью 1 раз в год.
Авансовая компенсационная оплата составляет 25 тысяч рублей и производится за 3 дня до отбытия в отпуск.
Работнику в целях соблюдения пункта 1 данного положения производится доплата до суммы, компенсирующей окончательно фактически произведенные затраты на приобретение билетов до места отдыха и оплату багажных квитанций, но не более, чем 25 тысяч рублей, если фактическая стоимость проезда на семью в отпуск и возврат из отпуска обошлись ему более, чем на 50 тысяч рублей.
Срок доплаты составляет 5 дней с момента подтверждения проездных затрат, но не более, чем 6 календарных месяца после последнего отпуска.
При обращении за окончательным возмещением в срок более поздний обозначенного в пункте 4 данного положения, доплата не производится.
Если подтвержденные затраты на дорогу в отпуск и назад меньше суммы аванса, выданного в счет, их компенсации, то в 30-дневный срок необходимо возвратить излишне полученную сумму.
В случае возникновения спорных вопросов при выплате компенсации работнику следует обратиться за разрешением конфликтной ситуации в первичную профсоюзную организацию.
Для получения компенсации на членов семьи работнику надлежит подтвердить факт их проживания с ним и родственные связи следующими документами:

выпиской из финансово-лицевого счета;
копиями свидетельств о браке и/или рождении ребенка/детей.

Как видно из данного примера работодатель постарался максимально конкретизировать порядок выплаты компенсации проезда к месту отдыха и обратно для минимизации возможных споров с сотрудниками в дальнейшем.

Пример #2. Последствия не включения пунктов на компенсацию

Работодатель проигнорировал трудовое законодательство и не стал прописывать в коллективном договоре с сотрудниками положения о компенсации проезда в отпуск, решив, что данная мера является обязательной только для госучреждений, находящихся на территории КСиПМ.

Профсоюз компании решил отстоять права работников и обратился в суд.

Суд указал работодателю на обязательность исполнения существующей нормы трудового права и обязал возмещать трудящимся проездные расходы для прибытия в отпуск и возврата домой.

Особенности начисления компенсации для пенсионеров регионов Крайнего Севера

Пенсионеры северных районов, которые не работают, при обращении за компенсацией должны избрать один из двух способов ее предоставления:

обратиться с заявлением о приобретении для него билетов для проезда в место отдыха, которое ему было предложено органами соцобеспечения, предъявив для этого любой документ, в котором официально прописано, где и когда запланирован отдых. Заявление можно оставить в пенсионном фонде либо в МФЦ по месту проживания;
второй способ – предъявить уже приобретенные билеты с просьбой вернуть израсходованные на них средства.

Тезисно

Оплата проезда на общественном транспорте сотрудников осуществляется за счет фирмы: покупкой проездных, выдачей денег под отчет либо выплатой фиксированной суммы.
Все расходы должны быть экономически обоснованы, зафиксированы в трудовом договоре, ЛНА, подтверждены документами. В проводках бухгалтерского учета используются стандартные счета 70, 71, 73 в корреспонденции со счетами затрат соответствующих подразделений.
Проездные, приобретенные организацией, приходуют через счет 50/3. Суммы не облагаются НДФЛ, взносами, НДС (кроме такси). Они включаются в расходы на прибыль при ОСНО, а организации на УСН могут включать проездные затраты в расчет, только если докажут, что они являются частью оплаты труда.
Использование счета 70 и иные акценты в учете, говорящие о том, что выплата является частью заработной платы, а не компенсации, может привести к доначислению НДФЛ и взносов.

Размеры выплат

Конкретных размеров компенсационных выплат закон не установил. Суммы определяются в индивидуальном порядке.

Размеры выплат закрепляются приказами, распоряжениями или постановлениями в организации. Без этого они невозможны.

Нормы компенсаций за проезд прописываются:

в трудовом договоре с работником;
в соглашении на эксплуатацию транспортного средства;
в коллективном договоре;
в отдельных положениях и нормативах, например, в положении о командировании работника.