Оплата жилья работникам в 2021 году: налоговый учет

Оплата жилья работнику

Когда компании – работодатели приглашают к себе на работу специалистов с других городов и регионов, для сотрудников возникает проблема в аренде жилья не только для себя, но и для своей семьи. Нередко компании предлагают оплачивать аренду жилья таким специалистам, что может повлиять на решение о переезде. Такие расходы являются экономически оправданными, но у проверяющих органов они часто вызывают множество вопросов.

Важно! Большим плюсом для работодателей является то, что такие расходы контролирующие органы не запрещают признавать в качестве налоговых расходов.

Но признать затраты по оплате жилья работника в качестве налоговых расходов можно лишь при следующем условии: они должны быть оформлены как одна из частей оплаты труда, что должно быть прописано либо в трудовом, либо в коллективном договоре (письмо ФНС России №ВЕ-22-3/[email protected]).

Документы для оформления услуги

Основанием для предоставления услуги является договор, заключенный между предприятием гостиничного бизнеса и получателем – лицом либо организацией. В документах на оплату, акте производится ссылка на договор. Документ должен содержать обязательные реквизиты обеих сторон.

Основные обязательные положения договора дополняются пунктами на усмотрение предприятия гостиницы. В документе отражаются права и обязанности сторон, порядок покрытия материального ущерба, рассмотрения спорных вопросов и прочие пункты. Договор должен быть подписан сторонами. При отсутствии печати у представителя юридического лица к договору прилагается доверенность.

Розничному потребителю предприятие может выдать иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуги. Документ должен содержать обязательные реквизиты, аналогичные содержанию пунктов договора.

Порядок отражения в налоговом учете

В качестве расходов для целей налогообложения прибыли компании признают затраты компании, понесенные в рамках производственной деятельности, направленной на получение дохода при условии, что они являются экономически обоснованными и документально подтверждены. Не подлежат к учету те затраты, которые связаны с лечением, отдыхом, организацией дохода или оплатой товаров личного пользования работника, а также иные аналогичные расходы. Отнести оплату жилья аналогичным расходам нельзя, так как она напрямую имеет отношение у выполнению работником своих трудовых обязанностей. Обосновать это можно тем, что оплата жилья работнику производится не в его личных целях, а для выполнения им своих обязанностей в рамках трудовых отношений. Соответственно, учесть в целях налогообложения такие расходы можно.

Виды услуг в сфере гостиничного бизнеса

Предприятия предлагают организациям или населению услуги гостиничного типа, представленные в виде форм:

• Гостиницы – места временного проживания, предоставленные за определенную плату. Предприятия предоставляют дополнительные услуги согласно установленного компанией перечня. Гостиницами признаются предприятия временного проживания с количеством номеров не менее 10;
• Отели – места временного проживания по аналогии с услугами гостиниц. Отличие от гостиниц состоит в более высоком уровне комфорта. В российской классификации гостиниц понятие отеля отсутствует;
• Хостелы – бюджетные формы с отсутствием отдельных номеров проживания и платой, взимаемой за койко-место. Бытовые удобства включены в цену и предоставляются в местах общего пользования.

Основным критерием оценки является классификация по мировых стандартам, оценивающим уровень услуг в зависимости от степени комфортности. Кроме мировых стандартов, ряд стран используют собственную систему классификации предприятий гостиничного бизнеса. В РФ система классификации регламентируется приказом Минспорттуризма РФ от 25.01.2011 № 35. Вне зависимости от звездности предприятия гостиничного бизнеса осуществляют ведение учета и документооборот по стандартным правилам.

Оплата жилья как часть зарплаты

Все расходы компании можно подразделить на две основные группы: на связанные с производством или реализацией, а также внереализационные расходы. Такого рода платежи, как аренда имущества для целей налогообложения относят к первой группе расходов. Вместе с тем возникает вопрос, можно ли отнести аренду жилого имущества к расходам, связанным с производством и реализацией. Если привлечение высокоэффективного специалиста производят для интересов компании, то признать их входящими в такую группу можно. Специалист, проживающий в другом городе самостоятельно бы не стал изменять свое место жительство. Прописывается порядок, по которому происходит возмещение расходов по оплате жилья, а также размер компенсации в коллективном, трудовом договоре, либо в ином нормативном акте компании.

Таким образом, если в одном из перечисленных документов компания предусмотрит порядок возмещения расходов по найму жилья, то они могут признаваться как расходы, связанные с оплатой труда. Обосновать это можно так: под расходами по оплате труда признают любые начисления как в денежной, так и в натуральной форме, производимые в пользу работников, если они предусмотрены в трудовом договоре или ином контракте. Затраты по оплате труда признают расходом, связанным с производством и квалификацией. Учесть такие расходы можно в том случае, если они признаются оплатой труда, а также прописаны в условиях трудового договора. Иначе такие затраты носят лишь социальный характер и не могут учитываться при исчислении налога на прибыль.

Особенности ведения деятельности

Гостиничный бизнес имеет особенности ведения учета и реализации услуг. Осуществление гостиничных услуг:

• Осуществляется на территории производителя услуги. Неотделимой частью оказания услуги являются материальная база и персонал гостиницы;
• Имеет ограниченные временные рамки. Услуга не может накапливаться в течение определенного периода. В учете гостиниц отсутствует незавершенное производство. Полученные доходы и произведенные расходы определяются по итогам месяца;
• Зависит от влияния социально-экономических факторов;
• Имеет сезонный характер спроса.

В состав предложений гостиничного бизнеса могут дополнительно входить медицинские, транспортные, бытовые услуги. Дополнительные виды деятельности подлежат включению в перечень ОКВЭД учредительных документов предприятия. При необходимости требуется оформить лицензирование. Услуги предоставляются на базе недвижимости, принадлежащей организации или ИП на правах собственности или аренды.

Ограничение при оплате за жилье сотруднику

При оплате жилья также следует учитывать условия двадцатипроцентного ограничения для зарплаты в натуральной форме. К учету расходов по оплате труда, произведены которые не в денежной форме принять можно только не более 20% от месячной заработной платы.

Важно! Если работник арендует себе жилье сам, а работодатель только компенсирует оплату жилья и самостоятельно ничего за аренду не перечисляет, то получается, что работник получает эту выплату деньгами. И доля зарплаты в натуральной форме в этом случае отсутствует.

Однако превышать это ограничение в 20% также рискованно, иначе это может привести к спорам с проверяющими налоговыми органами.

Решение характерных проблем

У сотрудника полиции могут возникнуть некоторые трудности с предоставлением денежной компенсации за наем и поднаем жилого помещения. Например, он имеет постоянную регистрацию в квартире своих родственников, а на деле живет в съемном жилье. В этой ситуации играет роль не прописка, а право на собственность, поэтому если гражданин лишь зарегистрирован, но не является сособственником, то он может требовать компенсации.

Как следует поступать:

1. В установленном порядке подать рапорт о компенсации с перечнем необходимых документов.
2. В случае отказа, требовать его письменной формы.
3. Отказ прикрепляют к соответствующему иску в суд. Сделать это можно в течение 3 месяцев.
4. В случае отказа, обжаловать приговор, опираясь на то, что в постановлении № 1228 п. 2 говорится о сотруднике, не имеющем жилья. О регистрации нет никакой речи.
5. Как подсказывает статистика лучше в период рассмотрения или до подачи иска сняться с регистрационного учета. Так как ответчик может мотивировать отказ тем, что регистрация дает право проживать в квартире.
6. Лучшим вариантом будет отказаться от регистрации перед подачей рапорта и оформить регистрацию по месту пребывания (аналог временной прописки) в арендуемом жилье.

Часто случается, что сироте отказывают в компенсации. Если оказалось, что подросший ребенок остался прописан в квартире родителей, и на этом основании не может получить компенсацию, он должен знать, что это неправомерно. При изъятии ребенка из семьи, его регистрируют в госучреждении, в котором он проживает.

А при выпуске из детского дома, совершеннолетний гражданин имеет право на предоставление бесплатного жилья. Все время пока он находится на очереди, гражданин имеет право получать компенсацию за найм (аренду) помещения.

В любом случае, если получен отказ, он должен быть в письменном виде с указанием причины. Основанием может стать только положение Федерального или регионального закона, на что и должен ссылаться руководитель учреждения.

Совет! Если причина не обоснована или вовсе не указана, работник вправе обратиться в суд с исковым заявлением и приложить к нему полученный отказ.

Иные способы отражения затрат по оплате жилья

К затратам по оплате труда в целях налогообложения можно также отнести стоимость коммунальных услуг, а также бесплатно предоставляемого жилья. Но такие затраты по мнению налоговых органов к иногородним работникам относить не нужно.

Важно! На основании трудового кодекса (168 ТК РФ), компании должны нести расходы, связанные с наймом жилья только если работник направлен в командировку, либо его работа представляет собой разъездной характер.

Исходя из этого, оплата жилья для иногороднего сотрудника по месту нахождения компании работодателя не должна относиться к выплатам, предусмотренным ТК РФ.

Начисление НДС при оказании гостиничных услуг

Предприятия гостиниц являются плательщиками НДС при использовании общего режима. Услуги, оказанные юридическим лицам, оформляются полным пакетом документов, включая договор, акт выполненных услуг, счет-фактуру. Получатель услуги имеет возможность принять НДС к вычету.

Предприятия, имеющие обязанность по начислению НДС, должны предъявлять налог розничным потребителям. Сумма НДС включается в состав цены услуги. Отдельной суммой в тарифах налог не выделяется. НДС, уплачиваемый в бюджет, определяется расчетным путем. Предприятия, освобожденные от уплаты налога или применяющие специальные режимы, не имеют обязательств по начислению и уплате НДС.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2021 г. № 243-ФЗ) .

Поднайм

На практике также возможен вариант предоставления жилья сотруднику по договору поднайма (субаренды) жилого помещения. Такой вид договора предусмотрен статьей 685 Гражданского кодекса РФ. В этом случае компания сначала заключает договор найма жилья непосредственно с собственником квартиры, но с условиями возможности поднайма. Параллельно заключается контракт поднайма жилого помещения со своими работниками. Нанимателем будет являться работодатель, а поднанимателем сотрудник организации. При этом поднаниматель не приобретает самостоятельного права пользования жилым помещением. Срок договора поднайма должен совпадать со сроком договора найма.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Кто имеет право на компенсационные выплаты

Жилищным законодательством установлены категории лиц, имеющие право на государственную поддержку, которая заключается в предоставлении компенсации (или субсидии). К ним относятся:

• собственники жилых квартир;
• лица, временно использующие жилые квартиры соответствующих жилфондов;
• наниматели, заключившие соглашение найма объекта частного жилого фонда;
• члены жилкооперативов.

Кроме того лицо, претендующее на оформление компенсации по оплате жилплощади и услуг ЖКХ, должно отвечать следующим требованиям:

• расходы такого лица по оплате коммунальных услуг должны составлять более чем 22% от общего дохода всей семьи;
• быть гражданином РФ;
• быть прописанным на жилплощади, расходы за которую подлежат компенсации;
• не иметь долгов по оплате за квартиру и за услуги ЖКХ.

Денежные компенсационные выплаты устанавливаются также и органами власти на местах. К примеру, согласно решению губернатора Хабаровского края, в ноябре 2015 года определен граничный индекс повышения оплаты за услуги жилищно-коммунального хозяйства на уровне 7%. Жителям края, чей месячный платеж превысил данный уровень индексации, с января 2021 года предоставляется компенсация расходов на оплату коммуналки. Ее начисляют автоматически. Сумма компенсации указывается в квитанции абонента, заявление от собственников жилья не требуется.