Ошибки при заполнении счетов-фактур не редкость. Совершать их могут и опытные бухгалтера, и начинающие специалисты. Возникает вопрос, как исправить ошибку. Законодательством предусмотрена возможность использования корректировочных счетов-фактур, внесения исправлений в уже существующие счета-фактуры, в то время как процедура аннулирования этого документа нигде не прописана. По мнению ФНС, ничего сложного либо требующего дополнительных разъяснений в аннулировании счетов-фактур нет. Бухгалтерам остается опираться на принятые законодательные нормы и на сложившуюся практику, о которой далее пойдет речь. Следует отметить, что налоговая служба не возражает против ее применения (письмо ФНС №БС-18-6/499 от 30-04-15 г.).
Что делать продавцу при ошибочном выставлении счета-фактуры?
Зачем необходима аннуляция?
Ситуаций, когда требуется аннулировать выставленный счет-фактуру, существует немного. Основные причины – ошибочное выставление отгрузочного счета-фактуры и неправильные реквизиты, влияющие на вычет НДС. В таких случаях одна из сторон аннулирует и повторно выставляет счет-фактуру.
Если нужно актуализовать стоимость, цену или объем товара, услуги или работы, аннулирование не требуется, поскольку изменения налоговых обязательств можно отразить в книге продаж и покупок. Аннуляция предусмотрена для замены счета-фактуры, которую невозможно корректировать. О корректировочном счёте-фактуре мы рассказывали здесь.
Кто производит операцию?
Порядок регистрации отмены счета-фактуры зависит от даты выпуска исправленного варианта, причем отражается как в книге продаж поставщика, так и в книге покупок клиента. Порядок и действия по заполнению учетных книг и дополнительных листов указан в правилах их ведения, утвержденных постановлением №1137 Правительства РФ от 12 декабря 2011 «О формах и правилах заполнения документов при расчетах по НДС».
За квартал, в котором произошла аннуляция счета-фактуры, сдается уточненная налоговая декларация, согласно 1 пункту 81 статьи НК РФ и 5-6 пункту Правил заполнения доп. листов книг покупок и продаж, во всех случаях, когда меняется сумма НДС.
Важно! Если сумма уплачиваемого налога после уточнения выше, чем в первично составленной декларации то, во избежание штрафа за уклонение от налога, при подаче уточненной декларации дополнительно уплачивается пеня.
О правилах заполнения счёта-фактуры можно узнать здесь.
Как отразить в учете оказанную услугу
Оказание рекламной услуги покупателю ООО «Одежда и обувь» в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) регистрируется с помощью документа Реализация
(акт, накладная) с видом операции
Услуги (акт)
(раздел
Продажи,
подраздел –>
Продажи
, гиперссылка
Реализация (акты, накладные).
После проведения документа в регистр бухгалтерии вводятся следующие записи:
Дебет 62.01 Кредит 90.01.1
– на стоимость оказанной рекламной услуги;
Дебет 90.03 Кредит 68.02
– на сумму начисленного НДС.
В регистр НДС Продажи вводится запись с видом движения Приход
для книги продаж, отражающая начисление НДС по ставке 18 %. Соответствующая запись о стоимости оказанной рекламной услуги вносится также в регистр
Реализация услуг.
Создать счет-фактуру на оказанную рекламную услугу можно нажатием на кнопку Выписать счет-фактуру
внизу документа
Реализация
(акт, накладная). При этом автоматически создается документ
Счет-фактура выданный,
а в форме документа-основания появляется гиперссылка на созданный счет-фактуру (рис. 1).
Рис. 1
В документе Счет-фактура выданный
(раздел
Продажи,
подраздел
Продажи
, гиперссылка
Счета-фактуры выданные
), который можно открыть по гиперссылке, все поля заполняются автоматически на основании данных документа
Реализация (акт, накладная).
С 01.01.2015 налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени (экспедиторами, застройщиками), не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, поэтому в документе Счет-фактура выданный
в строке
«Сумма:»
указано, что суммы для регистрации в журнале учета («из них в журнале:») равны нулю.
В результате проведения документа Счет-фактура выданный
вносится запись в регистр сведений
Журнал учета счетов-фактур
. Записи регистра
Журнал учета счетов-фактур
используются для хранения необходимой информации о выданном счете-фактуре.
С помощью кнопки Печать документа
учетной системы
Счет-фактура выданный
можно просмотреть форму счета-фактуры, а также распечатать его.
Выставленный при оказании рекламных услуг счет-фактура регистрируется в книге продаж за III квартал 2015 года — см. табл. 1.
Таблица 1
Облагаемая НДС операция по оказанию рекламных услуг отражается по строке 010 раздела 3 налоговой декларации по НДС за III квартал 2015 г. (утв. приказом ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/[email protected]) (рис. 2).
Рис. 2
Сведения из книги продаж отражаются в разделе 9 налоговой декларации по НДС.
Инструкция проведения
Порядок регистрации существенно отличается, как для продавца и покупателя, так и исходя из квартала составления исправленного счета-фактуры (для чего нужен счёт-фактура продавцу и покупателю мы разбирали тут). Для продавцов, подпунктом 3 пункта 11 Правил ведения книги продаж, предусмотрен такой шаблон внесения изменений:
- Если составление ошибочного счета-фактуры произошло в тот же расчетный период, в котором зарегистрирован лист аннуляции, то есть даты строки 1 и 1а находятся в пределах одного квартала, исходный документ регистрируется повторно.
- Если аннуляция происходит на ошибочный счет-фактуру уже в следующем квартале, исходя из даты в строке 1 и 1а исправленного варианта, то оформляется дополнительный лист, согласно 3 пункту Правил заполнения доп. листов.
Алгоритм исправлений:
- Первичный счет-фактуру повторно регистрируют, с заполнением граф 13а-19 отрицательными показателями, устраняемыми из счета знаком «-».
- Исправленный вариант регистрируется в установленном порядке, с указанием в графе 4 реквизитов 1а из предыдущего варианта.
Покупатель, согласно 4 подпункту 9 пункта Правил ведения книги покупок аннулирует и заново регистрирует новый счет-фактуру, в порядке который зависит от даты внесения исправлений продавцом.
Если ошибочный и исправленный счета составлены в одном квартале:
- Ошибочный счет-фактуру повторно регистрируют, внося отрицательные показатели с о в графы 15-16.
- Исправленный вариант регистрируют стандартным образом, дублируя в 4 строке дату и номер 1а.
Если продавец не успел передать исправления в расчетном квартале, и данные уже перешли в налоговую службу, процедура немного отличается. В новую книгу покупок вставляется дополнительный лист согласно 5 пункту правил заполнения, аналогичным образом с исправлением граф ошибочного счета-фактуры.
Обязательные реквизиты счета-фактуры
Счета-фактуры должны содержать обязательные реквизиты, указанные:
- в пункте 5 статьи 169 Налогового кодекса РФ – в отношении счетов-фактур, которые поставщики (исполнители) составляют при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав;
- в пункте 5.1 статьи 169 Налогового кодекса РФ – в отношении счетов-фактур, которые поставщики (исполнители) составляют при получении от покупателя авансов (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок;
- в пункте 5.2 статьи 169 Налогового кодекса РФ – в отношении корректировочных счетов-фактур, которые поставщики (исполнители) составляют при изменении стоимости (количества, объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.
Счет-фактура должен быть подписан в установленном порядке (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Отменяющая процедура
Подробно регламент такой процедуры прописан в пунктах 3 и 11 Правил ведения книги продаж, утвержденной Постановлением №1137. Для покупателя тоже постановление в пункте 4 Правил ведения книги покупок предписывает аналогичные действия, но после получения исправленного счета-фактуры от продавца.
За прошлый период
По окончании налогового периода аннулирование записи осуществляется посредством регистрации нового счета-фактуры, с исправлением и указанием реквизитов зарегистрированного варианта. Покупатель должен отразить поступление исправленного счета-фактуры в своей книге учета и указать на аннулирование, а продавец обязан предоставить исправленный вариант первоначального счета-фактуры и зарегистрировать его у себя.
Поставщик не зарегистрировал документ
Если неверные данные об отгрузке поступили в книгу продаж, но сразу после этого были обнаружены, процедура в таком случае проще. Обстоятельство ошибки, исправленной в том же налоговом периоде, не влияет на сумму налоговых отчислений, поэтому достаточно заполнить соответствующие графы 13а-19, аннулировав не весь лист, а только некорректные данные.
Отмена у покупателя
Пока никаких записей в книге покупок не сделано, исправление не несет проблем с аннулированием. Однако когда в пакете документов поступает ошибочный счет-фактура и суммы заносится в книгу покупок, сделать аннулирование сложнее. После подачи искаженной информации, налоговый вычет оказывается занижен или завышен, и его требуется пересчитать. В таком случае вносить исправления приходится покупателю. Делается это согласно 5 пункту правил заполнения доп. листа.
Для аннуляции поданного счета-фактуры бухгалтер организации покупателя должен составить отдельный лист для поданной книги покупок с отрицательными значениями в графах 15-16, доплатить разницу налога и пеню, согласно 1 пункту 81 статьи НК и 6 пункту правил заполнения доп. листов книги покупок.
Ситуации с произведением регистрации
Основным моментом регистрации исправленных листов является внесение в них отрицательных значений в отведенные графы. Действия зависят от стороны поставки, налогового периода и фиксации ошибки в учетных книгах.
Покупатель не занес данные
По 1 пункту 54 статьи НК, при обнаружении искажений в прошедших периодах, перерасчет проводится в том же периоде. Однако такая норма относительно предыдущих периодов не применяется, поскольку в постановлении Правительства №1137 отсутствует механизм ее реализации, и перерасчет проводится в квартале регистрации исправления. Поэтому провести перерасчет или доплатить налог можно после составления корректировочного счета фактуры, подавая ее в налоговую службу.
Как составить сопроводительное письмо к документам
В общем виде под сопроводительным письмом понимается своего рода информационная справка, которая составляется при отправке другому лицу документов, коммерческих предложений, материальных ценностей, резюме и т.д.
Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.
Сохранение изменений
Регистрируя корректировочный счет-фактуру, покупатель должен руководствоваться 3 пунктом 170 статьи НК РФ. Если стоимость товара увеличивается, то разница принимается к вычету НДС в новом периоде. При уменьшении суммы НДС ее нужно восстановит в том периоде, когда поставщик передал соответствующий документ.
Внимание! При допущении технической ошибки аннуляция и регистрация корректировочного счета-фактуры не требуется. Согласно письму №13968 ФНС от 23.8.12, достаточно внести изменения в существующий документ.
Книга бухгалтерского учета
По 5 пункту Положения бух. учета «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» ПБУ 22/2010, утвержденном приказом Минфина №63 от 28 июня 2010, выявленная ошибка исправляется в месяце, в котором она обнаружена.
Подробнее об учёте счёт-фактур читайте в этой статье.
Налоговый учет
По 1 пункту 81 статьи НК РФ, при обнаружении ошибок в поданной декларации, не занижающих сумму налога, налогоплательщик имеет право подать уточненную налоговую декларацию в добровольном порядке.
Как написать сопроводительное на получение счетов письмо образец
Наличие сопроводительного письма позволит получателю оперативно обработать поступившую корреспонденцию и, при необходимости, дать ответ в кратчайшие сроки. Реквизиты Деловую переписку между хозяйствующими субъектами юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями принято вести на фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя.
Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма или, как их еще называют, сопроводиловки при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.
