Форма СЗВ-4-1. Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица

При предоставлении сведений, начиная с 2002 года, страхователем (работодателем) заполняется:

• форма СЗВ-4-1 при предоставлении сведений о застрахованном лице, у которого в Расчетном периоде были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии, либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т.д.. Так же к данному типу форм, будут отнесены формы СЗВ-4, в которые внесены страховые взносы в целом по Страхователю (включая обособленные подразделения)
• форма СЗВ-4-2 (списочная форма) при предоставлении сведений о застрахованных лицах, не имеющих в Расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указываемых в реквизите «Территориальные условия»

Для того чтобы корректно заполнить эти формы были разработаны определённые првила их заполнения. Рассмотрим подробнее.

Изменения в СЗВ-ТД в 2021 г.

В связи с переходом на электронные трудовые была введена новая отчетность — СЗВ-ТД. Документ должны заполнять работодатели о кадровых мероприятиях по всем сотрудникам. Отчет затем направляется в ПФР для формирования его электронной базы и разнесения сведений по лицевым счетам.

В 2021 г. чиновники планировали внести корректировки в СЗВ-ТД, к примеру, добавить новые коды для работников Крайнего Севера и приравненных к нему территорий, а также убрать некоторые разделы и добавить новые. Однако на данный момент этих изменений еще нет.

Форма документа и механизм формирования СЗВ-ТД содержатся в Постановлении ПФР от 25.12.2019 г. № 730п. На 2021 г. пока никаких корректировок формы нет, а потому заполняется бланк, использовавшийся в 2021 г.

Формы персонифицированного учета

С 2021 года вступили в силу изменения в порядке учета страховых взносов, которые работодатели исчисляют с выплат своим работникам. Контроль за их начислением и уплатой были переданы ФНС. В связи с этим была реформирована и отчетность, сдаваемая в Пенсионный фонд. Предоставляемая в ПФР отчетность необходима для организации учета граждан в пенсионной системе, контроля страхового стажа, отслеживания права на назначение досрочной пенсии. Постановление правления ПФ РФ № 507п от 06.12.2018 утвердило формы персонифицированного отчета, которые применяются и в настоящее время:

• СЗВ-СТАЖ;
• СЗВ-ИСХ;
• СЗВ-КОРР;
• ОДВ-1.

Остановимся более подробно на том, каковы правила заполнения ОДВ-1 за 2021 год.

Самые частые вопросы, которые мы решаем в течении 1 часа:

• При проверке возникает ошибка 30,40, 50
• Не получается отправить отчет, не формируется отчет
• Не нужный, уволенный сотрудник попал в отчет
• Приведем в порядок справочники и документы по сотрудникам, для корректного заполнения электронных трудовых книжек
• Проверим и синхронизируем записи в документах Прием на работу, Кадровое перемещение, Увольнение и др.
• Подключим к электронным трудовым книжкам

Получить консультацию Заказать настройку СЗВ-ТД

Правила для графы «Код выполняемой функции»

С 2021 г. нужно заполнять графу «Код выполняемой функции» в СЗВ-ТД. Сама графа была и ранее в документе, но ее заполнение начинается только с этого года.

Информацию по графе заполняют работодатели, если они применяют профстандарт, и он утвержден для конкретной должности. Раздел остается пустым, если утвержденного профстандарта по должности нет.

Код выполняемой функции (гр. 5) состоит из семи символов:

• первые пять символов — это код названия вида деятельности. Информацию по нему можно найти в разделе I профстандарта «Общие сведения»;
• шестой символ — это буква, обозначающая обобщенную трудовую функцию. Информацию по нему можно найти в разделе II профстандарта «Описание трудовых функций»;
• седьмой символ — уровень квалификации, к которому относится эта обобщенная трудовая функция. Информацию по нему можно найти в разделе II профстандарта «Описание трудовых функций

К примеру, для специалиста по управлению персоналом из отдела кадров код выполняемой функции будет указываться таким образом: 07.003-А-5.

Определяем тип сведений

Заполнение формы ОДВ-1 за 2021 год необходимо при предоставлении других форм персучета: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР. От того, к какому из этих отчетов составляется опись, зависят правила ее заполнения. Рассмотрим отчет ОДВ-1, как заполнять, пошагово.

В любом случае заполнение отчета начинается с определения его типа. Отчетность может быть:

1. Исходная — подается при первичной подаче ее в комплекте с основным документом.
2. Корректирующая — предоставляется, если нужно внести исправления в раздел 5 исходной формы.
3. Отменяющая — предоставляется, если нужно отменить данные, указанные в исходной форме в разделе 5.

Тип предоставляемой формы необходимо обозначить, поставив знак «Х» в соответствующем окошке.

Кто подает отчет СЗВ-ТД

СЗВ-ТД в 2021 г. сдают все хозяйствующие субъекты вне зависимости от количества работников. Отчет не формируется, если:

• за отчетный период нет кадровых перемещений;
• никого из работников не принимали, не увольняли и не переводили;
• работники не получали иную профессию и не проходили повышение квалификации;
• сотрудники не подавали заявление о формате трудовой книжки;
• страхователь (компания или ИП) не изменял наименование.

Внимание! При первой подаче СЗВ-ТД указываются данные о профессиональной деятельности сотрудника на 1 января 2021 г. (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ).

Как подавать СЗВ-ТД в

СЗВ-ТД сдается только электронно, если количество сотрудников более 25 человек. Если не больше 25 человек, работодатель сам выбирает, как будет сдавать отчет — электронно или на бумаге (п. 1.9 Постановления ПФР от 25.12.2019 г. № 730п).

СЗВ-ТД сдается в территориальное отделение ПФР по месту регистрации работодателя. При этом отчет на бумажном носителе можно передать лично при посещении ПФР, через доверенное лицо, по почте России заказным письмом с уведомлением и описью.

В каком виде сдавать данные

Предоставляют сведения в бумажном или электронном виде. Обязанность направлять отчетность в ПФР в электронном виде возникает у тех работодателей, у которых работали 25 и более застрахованных лиц за предшествующий отчетный период (п. 2 ст. 8 закона о персонифицированном учете). Но к форме СЗВ-К это правило неприменимо, так как она не сдается по итогам отчетного периода, а является документом по требованию. Поэтому работодатель вправе выбрать, в какой форме ему удобнее направить этот отчет. Если направлять сведения в электронном виде по каналам телекоммуникационной связи, то они быстрее окажутся на индивидуальном лицевом счету застрахованного лица. Вместе с отчетом необходимо направить опись документов по форме АДВ-6-1.

Подробнее: Как заполнять новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД. Пошаговая инструкция

Сроки сдачи СЗВ-ТД

Общий срок сдачи СЗВ-ТД — не позже 15 числа месяца, идущего за отчетным. Однако нужно учесть, что при приеме или увольнении подать СЗВ-ТД следует не позже рабочего дня, идущего за днем издания приказа.

Если в 2021 г. никаких кадровых перемещений не было, СЗВ-ТД за этот отчетный год нужно подать не позже 15 февраля 2021 г. И именно в нем фиксируется информация о профессиональной деятельности работника по состоянию на 1 января 2021 г.

Внимание! Если срок сдачи СЗВ-ТД приходится на выходной день, он переносится на следующий рабочий день. Например, за апрель 2021 г. отчет нужно сдать до 17 мая.

Заполнение формы СЗВ-К: примеры

Правила заполнения формы СЗВ-К и соответствующие инструкции для бухгалтеров определены в пунктах 31 – 33 Инструкции № 2п. Заполняется отчет СЗВ-К на основании информации из трудовой книжки и других документов, а именно (п. 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015).

• письменных трудовых договоров;
• трудовых книжек колхозников;
• справок, выдаваемых работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами;
• выписок из приказов;
• лицевых счетов и ведомостей на выдачу заработной платы.

Одна форма СЗВ-К заполняется на только одно физическое лицо. Сведения заполняются в отчете в хронологическом порядке за период с начала трудовой деятельности застрахованного лица и до 01.01.2002 (п. 31 Инструкции № 2п).

Далее подробнее рассмотрим заполнение каждого из разделов бланк СЗВ-К.

Личные данные человека и его СНИЛС

В самом начале бланка СЗВ-К нужно указать персональные данные лица в отношении которого отчет заполняется, а именно:

• Фамилию, Имя и Отчество (в именительном падеже);
• дату рождения;
• территориальные условия (может быть пустое поле, код «РКС» или «МКС», а также размер районного коэффициента).

Также начальном блоке отчета СЗВ-К нужно указать страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СНИЛС). Его нужно указывать в обязательном порядке (п. 31 Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2н). Вот как может выглядеть заполнение первого блока на примере:

Тип формы

Также в верхней части подаваемого в ПФР отчета по форме СЗВ-К нужно зафиксировать «Тип формы» отчета. Всего может быть три значения: «исходная», «корректирующая» и «отменяющая» форма. Необходимый тип отметьте знаком X:

Значения типов СЗВ-К расшифруем в таблице ниже:

Раздел о периодах трудовой деятельности

Раздел «Периоды трудовой или иной общественно полезной деятельности» – это, по сути, самый главный и информативный раздел нового отчета. Включайте в него сведения:

• о датах начала и конца трудовой деятельности (п. 33 Инструкции № 2п);
• о периодах, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии отдельным категориям граждан (п. 33 Инструкции № 2п).

Как вносить сведения о периодах работы

Сведения о работе нужно показывать в СЗВ-К в хронологическом порядке. Проще говоря: первой должна быть строка о первом месте работы (периоде стажа). Однако помните, что информацию нужно показывать только о стаже до 1 января 2002 года. То есть, форма отчета должна закончиться максимум датой 31.12.2001.

Если же при заполнении отчета периоды работы будут «пересекаться», то их потребуется «состыковать». Приведем пример. Предположим, что гражданин был уволен с 11 июля 1998 года, а принят в следующую организацию раньше – с 9 июля 1998 года. Тогда первый период укажите по 11 июля 1998 года включительно, а следующий период – со следующего дня, то есть с 12 июля 1998 года.

Названия работодателей (или мест службы) в поле «Наименование организаций» показывайте в этом разделе точно, как указано в трудовой книжке (или военном билете»). То есть, если, допустим, в трудовой книжке указано полное наименование, то запишите в отчет полное название, если сокращенное – впишите сокращенное.

Что же касается поля «Вид деятельности (код)», то в его сформируйте в соответствии кодами, указанными в приложении 1 к Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2н. Приведем их расшифровку в таблице:

Вот как может выглядеть запись о периодах трудовой деятельности с указанием места работы и вида деятельности:

Далее графы «Начало периода» и «Конец периода» сформируйте в формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Какие периоды до 2002 года включаются в стаж

В отчете форме СЗВ-К показывайте не только обычную работу, но и некоторых другие периоды, включаемые в стаж, а именно:

1. Период прохождения военной или другой службы, приравненной к военной.
2. Период получения больничного пособия по временной нетрудоспособности.
3. Период ухода одного из родителей за каждым ребенком до достижения им возраста 1,5 лет (но не более 4,5 лет в общей сложности).
4. Периоды: получения пособия по безработице, участия в оплачиваемых общественных работах, переезда (переселения) по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства.
5. Период содержания под стражей отдельных категорий лиц.
6. Период ухода трудоспособного лица за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом или за лицом, достигшим возраста 80 лет.
7. Период проживания супругов военнослужащих, проходящих военную службу по контракту в местностях с отсутствием возможности трудоустройства.
8. Период проживания за границей супругов сотрудников, направленных туда в отдельных случаях.

Коды для соответствующих периодов мы привели в таблице выше.

Территориальные и особые условия

Графу «Территориальные условия (код)» таблицы заполните в соответствии с приложением 1 к Инструкции, утв. постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2н. Для лиц, работающих на территориях, относимых к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям, укажите размер районного коэффициента. В таблице ниже приведем коды территориальных условий труда с расшифровкой:

Предположим, что человек был занят (работал) в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера с коэффициентом 1,2. Так может выглядеть запись о стаже до 2002 года с указанием коэффициента:

Графу «Особые условия труда (код)» таблицы заполните с аналогичным подходом (в соответствии с приложением 1 к Инструкции2н). Вот необходимые коды:

Исчисляемый трудовой стаж

Графу «Основания (код)» исчисляемого трудового стажа заполните в соответствии с приложением 1 к Инструкции№ 2н. Необходимые коды с расшифровкой в этой таблице:

Выслуга лет

Графу «Основания (код)» выслуги лет заполните в соответствии с приложением 1 к № 2н.

В графе «Дополнительные сведения» о выслуге лет (в зависимости от вида выслуги) покажит:

• налет часов (часов, минут);
• количество прыжков с парашютом;
• количество спусков (подъемов);
• фактически отработанное время (месяцев, дней);
• объем работ (доля ставки) по занимаемой должности;
• количество учебных часов.

Профессия и должность

Графу «Профессия или должность» заполните в соответствии с документом, подтверждающим период деятельности (например, на основании трудовой книжки).

Полагаем, что, в общем случае, можно указывать первую должность, на которую был принят человек в данной организации. Но если должности менялись, а условия труда дают право на досрочную пенсию, то имеет смысл отдельно перечислить все должности и периоды занятости в такой организации. Ведь только тогда эти должности органы ПФР могут разнести по своим база с указанием «льготных» кодов.

Сведения по состоянию на 1 января 2002 года: общий стаж

В форме СЗВ-К есть итоговый раздел «Сведения по состоянию на 1 января 2002 года для оценки пенсионных прав застрахованного лица (конвертации)». В нем нужно обобщить все сведения о стаже. Кроме того, стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии, необходимо показать в разрезе соответствующих условий труда:

• территориальных;
• особых;
• определяющих право на пенсию за выслугу лет.

Приведем пример заполнения итогового раздела:

Как сформировать СЗВ-ТД

Для сдачи СЗВ-ТД используется бланк из Постановления ПФР № 730п. Отчет формируется по каждому работнику на трудовом договоре. Если с ним заключен ГПХ договор, он в отчет не включается.

Пошаговый алгоритм формирования СЗВ-ТД:

• сведения о страхователе

В этом блоке указывается наименование работодателя, его ИНН/КПП и регистрационный номер в ПФР (информацию можно найти в регистрационных документах юрлица или ИП). Название указывается как в учредительной документации.

• сведения о зарегистрированном лице

В блоке указываются сведения о работнике — ФИО, СНИЛС и дата рождения.

• сведения о трудовой книжке

Здесь указывается, подавал ли сотрудник заявление о формате трудовой книжки. Если да, то необходимо поставить дату этого заявления по конкретной строке — либо для бумажного, либо для электронного варианта. Если заявление не подавалось, блок остается незаполненным.

• отчетный период

В данной графе указывается, за какой периода подается отчетность. При заполнении ежемесячного СЗВ-ТД отчетным периодом является конкретный месяц и год;

• сведения о трудовой деятельности

Этот отдел представляет собой таблицу и является наиболее сложным при заполнении. Он заполняется таким образом:

• гр. 1 — порядковый номер записи;
• гр. 2 — дата кадрового мероприятия;
• гр. 3 — суть кадрового мероприятия с кодом (п. 2.5.3 правил, утв. Постановлением № 730п);
• гр. 4 — трудовая функция работника и подразделение;
• гр. 5 — код выполняемой функции. В 2021 г. эту графу не нужно было заполнять. С 2021 г. графа заполняется теми работодателями, которые применяют утвержденные профстандарты. Графа не заполняется, если по должности не утвержден профстандарт;
• гр. 6 — причина увольнения. Заполняется, если сотрудник уволен. Информация вносится аналогично, как и запись в трудовой книжке при увольнении — с указанием пункта и статьи и ТК РФ, на основании которых произведено расторжение трудового договора;
• гр. 7-9 — реквизиты документа, на основании которого произведено кадровое мероприятие (его наименование, дата и номер);
• гр. 10 — заполняется только при корректировке информации, ранее поданной в СЗВ-ТД за предыдущий период;

При переименовании юрлица или ИП СЗВ-ТД также нужно заполнять, и информацию указывать отдельной строчкой. В этом случае в гр. 2 указывается дата, в которую произошло изменение названия. В гр. 3 нужно отразить суть мероприятия — «Переименование», а в гр. 4 указать, что «Старое наименование с конкретной даты переименовано в Новое наименование». В гр. 7-9 также указываются реквизиты документа, на основании которого произведено переименование работодателя.

• подписание документа

Руководитель подписывает отчет СЗВ-ТД и ставит на нем печать (при ее использовании). ФИО руководителя нужно заполнять полностью, а не инициалами (п. 1.11 правил, утв. Постановлением № 730п).

Чтобы не ошибиться при заполнении СЗВ-ТД, воспользуйтесь возможностями 1С:ЗУП. Программа содержит актуальный бланк документа, при формировании которого информация берется напрямую из учетной системы. Заполненный отчет можно сразу отправить в ПФР без выгрузки на компьютер, для чего нужно воспользоваться сервисом 1С-Отчетность.

Сроки хранения и ответственность

Документы, содержащие индивидуальные сведения о стаже, должны храниться не менее 75 лет (ст. 22.1 125-ФЗ и ст. 905 приказа Минкультуры № 558). Если отчетные формы подготовлены и сданы в электронном виде, организуйте хранение документации в электронном формате. Порядок отразите в учетной политике, ознакомьте ответственных лиц под подпись.

В официальном запросе ТОПФР указываются не только последние сроки предоставления информации, но и ответственность, предусмотренная за непредоставление или за указание ошибочных данных. Например, отказ от предоставления, предоставление в неполном объеме или искажение информации в форме СЗВ-К грозит должностным лицам учреждения административным штрафом. Его размер составляет 300-500 руб. (примечание к ст. 2.4, ст. 15.33.2 КоАП РФ).

В то же время на основании предоставленных данных определяется размер пенсии. Если предоставить некорректные данные, которые приведут к назначению завышенной пенсии, ПФР вправе подать в суд на возмещение материального ущерба (ст. 25 173-ФЗ), поэтому важно предоставить достоверную информацию.

Как заполнить СЗВ-ТД на совместителей

СЗВ-ТД заполняется на всех работников, с которыми заключены трудовые договоры, вне зависимости от того, совместители они или основные сотрудники. Однако некоторые нюансы формирования отчета на совместителей все же существуют.

Например, в гр. 4 нужно указать, что сотрудник работает по совместительству. Об этом указано в Письме ПФР от 05.03.2020 г. № В-6181-19/10665-20. Но при этом не нужно уточнять, какое именно совместительство — внутреннее или внешнее.

Если работодатель переводит совместителя на основную работу, эту информацию также нужно подать через СВЗ-ТД. Сначала по одной строке фиксируется увольнение по совместительству, а затем по второй строке — прием по основной работе.

Как оформить переименование работодателя

Необходимо создать отдельную строчку в форме СЗВ-ТД, заполнив ее так, как показано в таблице 2.

Как скорректировать СЗВ-ТД, если обнаружена ошибка

При обнаружении ошибки в СЗВ-ТД по конкретному сотруднику, нужно направить новый отчет только по нему. При этом нужно придерживаться таких правил:

• если требуется отменить информацию о том, что сотрудник подал заявление на ведение трудовой книжки в электронной или бумажной форме, нужно использовать знак «Х». Сначала по строке вносится информация аналогично ошибочной записи, а затем напротив нее в специальной ячейке проставляется «Х». Это будет означать, что представленная ранее информация отменяется;
• если требуется отменить информацию из табличной части, нужно снова внести запись в новый СЗВ-ТД, а в гр. 10 поставить признак о;
• если требуется скорректировать запись в табличной части, нужно сначала в первой строке внести отменяемую запись и в гр. 10 поставить признак о, а затем во второй строке указать верную запись.

Особенности заполнения для Крыма и Севастополя

Обновленная инструкция по заполнению СЗВ-К для Крыма предусматривает особый порядок заполнения отчета. Для страхователей, осуществляющих деятельность на территории Республики Крым или г. Севастополя, включите в форму информацию о стаже за периоды:

• по 31.12.2014 включительно — если вы привели учредительные документы в соответствие с законодательством РФ в установленный законом срок и подали заявление о внесении сведений в ЕГРЮЛ;
• по 31.12.2015 включительно — в иных случаях.