Как оплачивается день в пути в командировке, в случае если он приходится на выходной день

В данной статье рассматривается порядок оплаты работнику за время нахождения в пути, в случае если оно приходится на выходной день. Казалось бы, данный вопрос достаточно полно урегулирован действующим законодательством, согласно которому нахождение в пути в командировке приравнивается к работе. Тем не менее на практике появляется большое количество вопросов, ответы на которые с конкретными примерами со ссылками на нормативные акты и разъяснения постараемся рассмотреть в этой статье.

Прежде чем раскрыть тему статьи, определимся с основными понятиями.

Что такое командировка?

Обычно командировкой считается отправление служащего предприятия на определенный срок для выполнения некоторого задания в другое подразделение компании или иное место. Существует документ, регламентирующий данное обстоятельство. Это Постановление Правительства РФ No749 в редакции от 29.07.2015 года.

Обычно счет командировочных дней ведется со времени убытия транспортного средства, а заканчивается его возвращением обратно. Командировочными считаются дни между датой отъезда и прибытия. При отсутствии билетов, удостоверяющих проезд, дату начала считают с момента заселения в гостинице или составления договора об аренде жилого помещения. На временном месте работы обязательно регистрируются даты начала и завершения трудовой деятельности и при отсутствии других документов, подтверждающих сроки командировки, отсчет ведется по ним.

Важно учесть, что проезд и проживание обычно оплачиваются нанимателем. А также на весь период поездки сохраняется заработная плата командированного работника. Все денежные выплаты, предусмотренные в поездке, производятся в валюте той страны, в которую был командирован служащий.

После прибытия, сотрудник в течение 3 рабочих дней должен документально отчитаться перед кадровым отделом или руководящим составом. Документы, которые необходимо предоставить:

Полный авансовый отчет обо всех тратах.
Соглашение об аренде жилья.
Билеты на проезд или документы его удостоверяющие.
Документальное подтверждение трат, связанных с расходами на командировку.

Роль суточных при командировках

Командировка предназначена для выполнения работником вне места своей постоянной работы задания, выданного ему работодателем (ст. 166 ТК РФ). Работодатель является лицом, непосредственно заинтересованным в результатах этой поездки, и именно поэтому законодательство обязывает его (ст. 167 ТК РФ):

сохранять за работником место работы и зарплату;
возмещать ему расходы, связанные с поездкой.

Если у вас есть вопросы по командировкам, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Возмещаемые расходы делятся на (ст. 168 ТК РФ, п. 12, п. 14, п. 23 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749):

относящиеся к организационной стороне поездки — расходы на проезд, проживание и иные, возникающие при оформлении документов, страховок, бронирования, оплате обязательных платежей, сборов, неразрывно связанных с поездкой услуг;
компенсирующие работнику неудобства, возникающие из-за удаленности от его постоянного места жительства и требующие от него дополнительных затрат.

Вторая группа расходов — это и есть суточные.

Как быть, если убытие в командировку приходится на выходной день?

Зачастую так получается, когда на командировочном месте работы необходимо быть утром в понедельник. Поэтому дата убытия выпадает на субботу или воскресенье. Существует два варианта расчета: в удвоенном размере или одинарном, при письменном прошении сотрудника использовать отгул в этот в эти даты. Суточные рассчитываются только за те сутки, во время которых длилась командировка.

Случается, что командировочная поездка затягивается, и служащему приходится находиться вдали от дома в выходные дни. Оплата в таком случае происходит только, если служащий трудился в эти дни, о чем оформляется официальное заверение в виде приказа. Тогда расчет производится в удвоенном объеме или берется отгул и одинарная выплата.

Что такое средний заработок, и как его рассчитать применительно к выплате по командировке

Средний заработок сотрудника — величина, которая применяется при расчёте многих показателей оплаты труда — проплаты отпуска, компенсации за него, больничных, выходных пособий и пр. При этом правила расчёта названной величины в зависимости от конкретной цели могут существенно разниться.

Постановление №922 регламентирует сразу два порядка исчисления средней зарплаты: первый из них — универсальный (он подходит для общей массы выплат, в том числе и для вознаграждения за труд в командировке), второй — специализированный (для расчёта оплаты отпусков и компенсаций за них). Ещё один порядок расчёта рассматриваемой величины установлен для пособия по нетрудоспособности — его регламентирует отдельный документ.

Принципиальное отличие расчёта среднего заработка для командировок от расчёта такой же величины для отпусков — в первом случае подсчёт производится в рабочих днях, в то время, как во втором — в календарных.

Закон предписывает оплачивать труд в командировке по среднему заработку

Конечная цель самого подсчёта — исчисление среднедневного заработка — условной величины оплат труда, приходящейся на один день труда. Впоследствии эта величина будет умножена на число дней командировки.

Алгоритм расчёта средней зарплаты состоит из нескольких этапов:

установление периода времени, за который в расчёт будут включаться сведения;
установление круга выплат, которые будут включены в расчёт;
непосредственно подсчёт среднедневного заработка.

Выбор периода для расчёта средней зарплаты

По общему правилу (п. 4 Положения №922) для рассматриваемого подсчёта следует выбрать 12 полных календарных месяцев — тех из них, что предшествуют началу периода, для оплаты которого и производится манипуляция.

Для того, чтобы правильно подсчитать средний заработок потребуется не раз обратиться к производственному календарю

Пример 1. Специалист по кадрам С.И. Павлин направлен в командировку с 22 января 2021 года. Месяц, предшествующий январю 2018 года — декабрь 2021 года. Этот месяц будет конечным в периоде расчёта, и от него следует отсчитать 12 месяцев назад. Таким образом, период, учитываемый в расчёте средней зарплаты для командировочных выплат Павлину — с 01.01.2017 по 31.12.2017. С 5 февраля 2021 года Павлина снова планируют направить в служебную поездку. Для проплаты этой командировки должен быть выбран новый период расчёта — с 01.02.2017 по 31.01.2018.

Целью процедуры на данном этапе всё же является не только период, но и количество фактически проработанных сотрудником дней за этот период. И почти в 100% случаев за этапом определения 12-месячного периода следует этап вычета из него подлежащих исключению дней. Так, п. 5 Положения №922 требует исключения из расчёта всех временных промежутков, когда выплаты сотруднику производились исходя из той же средней зарплаты, а среди них:

дни временной неспособности к труду (больничного);
дни трудового (проплачиваемого) отпуска;
дни, приходящиеся на всевозможные социальные отпуска;
дни простоя, а также забастовок, в которых сам сотрудник не участвовал;
дни командировок;
все прочие временные промежутки (кроме предназначенных для кормления ребёнка), оплачиваемые «по среднему».

Общее количество трудовых дней за выбранный 12-месячный период следует определять в соответствии с производственным календарём. После и суммирования следует вычесть все трудовые дни, пришедшиеся на вышеперечисленные исключаемые периоды.

Пример 2 (исходные данные см. в примере 1). Для подсчёта общего количества трудовых дней за период с 01.01.2017 по 31.12.2017 следует суммировать их число за каждый месяц этого периода:
17 за январь + 18 за февраль + 22 за март + 20 за апрель + 20 за май + 21 за июнь + 21 за июль + 23 за август + 21 за сентябрь + 22 за октябрь + 21 за ноябрь + 21 за декабрь = 247 дней.
За принимаемый в учёт период С.И. Павлин:
находился в трудовом отпуске — с 19.06.2017 по 17.07.2017 (на это время согласно производственному календарю приходится 21 трудовой день);
был в командировках — с 13 по 15.02.2017, 4.09.2017 (на эти периоды приходится 4 трудовых дня);
болел — с 22 по 26.05.2017 (5 трудовых дней);
расчёт итогового количества трудовых дней за период: 247 дней – (21+4+5) дней = 217 дней.

Нередко случается так, что в определённом п.4 Положения №922 12-месячном периоде работник фактически отработал лишь часть. В такой ситуации следует определить число трудовых дней за фактически отработанный период и, соответственно, принимать в учёт выплаты только за это время.

Пример 3. Менеджера С.И. Амилавскую направляют в командировку с 15 января 2021 года. В соответствии с Положением №922 12-месячный период, который принимается в учёт при расчёте её среднего заработка — с 01.01.2017 по 31.12.2017. Однако, Амилавская устроилась на работу в организацию (сразу же после окончания института) лишь с 01.08.2017. Таким образом, в учёт при расчёте периода будет взят лишь период с 01.08.2017 по 31.12.2017.
Расчёт количества трудовых дней в периоде: 23 дня за август + 21 день за сентябрь + 22 дня за октябрь + 21 день за ноябрь + 21 день за декабрь = 108 дней.
За этот период Амилавская:
была на больничном — с 13 по 15.11.2017 (3 трудовых дня);
находилась в командировке — 11.12.2017 (1 трудовой день).
Итоговое число дней в периоде: 108 дней – (3+1) дней = 104 дня.

Ещё более редкая, однако имеющая право на существование ситуация — работник и вовсе не работал в определённом в соответствии с п.4 12-месячном периоде. В таком случае следует действовать в соответствии с одним из следующих вариантов:

если в ещё более раннем периоде есть фактически отработанные дни, следует брать для расчёта именно этот период;
если ранее сотрудник не работал, но работал в текущем месяце — в расчёт следует брать текущий месяц;
если и в текущем месяце сотрудник не работал (например, направляется в командировку сразу же после приёма на работу) – средняя зарплата рассчитывается исходя из его оклада.

Пример 4. 18 января 2021 года кассира Симонову А.Н. с её согласия направляют на стажировку в другой город, как работника, вышедшего из декретного отпуска для получения необходимого опыта работу. Тем временем с 1 июля 2021 года Симонова фактически не работала, находясь в декретном. Таким образом, период с 01.01.2017 по 31.12.2017 из расчёта выпадает, а учитываться будет период с 01.01.2016 по 31.12.2016 в фактически отработанной части (по 30.06.2016). Дальнейшие манипуляции будут производиться по аналогии с описанными в примере 3.
Если предположить, что Симонова была принята на работу в январе 2018 (числом ранее, чем 18 января), то в подсчёт можно включать лишь отработанные ею в этом месяце дни. А если приём состоялся 18 января, средний заработок будет равен окладу Симоновой, делённому на среднее число рабочих дней в месяце.

Установление круга выплат для расчёта

После того как определён период подсчёта и количество входящих в него дней, наступает время для определения круга выплат. Пункт 2 Положения №922 очерчивает его вполне чётко — это все выплаты, вошедшие в систему оплаты труда. Так, сюда не относятся:

все единовременные выплаты поощрительного характера — премии, выплаты к награждению и пр.;
материальная помощь (в т. ч. к отпуску, на оздоровление и пр.);
все виды компенсационных и социальных выплат (оплата коммунальных, проезда и пр.);
отпускные, другие виды оплаты «по среднему».

Для каждого сотрудника средний заработок каждый месяц меняется

Напротив, включить в расчёт следует:

заработную плату (повременную или сдельную, в денежном или натуральном выражении);
все выплачиваемые надбавки (за стаж, за профессиональное мастерство, за категорию и пр.);
ежемесячные премии (за производственные результаты);
премию по итогам работы за год — так называемую «13-ю зарплату» вне зависимости от времени выплаты.

Относительно учёта премий типа «13-й зарплаты» п. 15 Положения №922 содержит особые условия. Так, премия относится на тот месяц, по результатам которого она выплачена и в той её части, которая приходится на этот месяц.

Пример 5 (см. исходные данные в примерах 1, 2). Выплаты по перечню п. 2 Положения №922 Павлину за период с 01.01.2017 по 31.12.2017 составили 540 000 р. Расчёт среднедневного заработка работника будет выглядеть следующим образом:
540 000 р./217 дней =2 488,5 р.

Подсчёт суммы оплаты командировочных

Имея сумму среднедневной зарплаты, достаточно просто можно рассчитать размер оплаты труда за период командировки. Достаточно лишь умножить её на количество командировочных дней.

Пример 6 (исходные данные см. в примерах 1, 2, 5). Срок командировки С.И. Павлина — 3 рабочих дня. Расчёт оплаты труда за эти дни (без учёта суточных и возмещения расходов):
2 488,5 р. × 3 дня = 7 465,5 р.

Как осуществляется расчет командировочных в выходные дни?

Обычно считаются все рабочие дни. Суточный расчет не осуществляется в том случае, если поездка заняла один день. Чтобы рассчитать оплату, высчитывается средний заработок служащего за прошедший год. Для этого сумма всех заработных выплат в течение делится на сумму отработанных по факту дней. Результат умножается на то количество дней, которые сотрудник будет находиться в деловой поездке.

Пример

Сотрудник предприятия «Весна» Колесников Петр направлен в командировку по служебным делам данной организации в дочерний филиал на 5 дней. После всех необходимых расчетов вышло, что Колесников отработал 180 рабочих дней. При этом зарабатывал ежемесячно 30000 рублей. Расчет средней зарплаты Колесникова:

30000Х12/180 = 2000 рублей в день.
Расчет командировочных на 5 дней:
2000Х5=10000 рублей.

Обычно суточные ставки в выходной день определяет глава компании или уполномоченный им работник. Нормативный размер данных выплат, установленный законом РФ, составляет 700 рублей в сутки, если командировка осуществляется на территории России, за рубежом размер этих выплат составляет 2500 рублей в сутки. Налогом эти выплаты не облагаются. Но если сумма превышает нормативы, то с точки зрения налогового кодекса это считается доходом физлица и потому сумма превышения нормы облагается налогом.

Что касается оформления приказа, то он стандартен. Если командировка пришлась на выходной, то пишется приказ о привлечении к трудовой деятельности, в связи с производственной необходимостью, в выходной день.

Как оплатить командировочные при выезде за границу?

Чтобы ответить на данный вопрос, следует обратиться за получением информации к письму № 1037-ИХ Министерства труда, обобщающему основные правила подобных выплат. Если резюмировать информацию, которая содержится в письме, мы узнаем о том, что сотрудникам, находящимся в краткосрочной командировке в другой стране, производятся выплаты за каждый день пребывания за границей, включая время, потраченное на их поездку. С того момента, как работник находится в пути за пределами границ России, ему начисляются командировочные в строгом соответствии с правилами, установленными в той стране, куда он прибудет.

Далее, по возвращении обратно, оплата начисляется по правилам, которые действуют на территории Российской Федерации (так же с момента въезда в Россию и дальнейшего движения по стране, до пункта работы или до дома). То же самое правило действует, если сотрудник по долгу работы пересекает границы нескольких стран. В данном случае командировочные выплачиваются каждый раз по нормам, установленным в стране, куда направляется специалист.

Как грамотно заполнить табель учета рабочего времени?

Несмотря на пребывание служащего в деловой поездке, в его табеле необходимо отмечать дни как рабочие. С единственным отличием: дни, проведенные в командировке, отмечаются или буквой «К» или числом «06». Это тогда, когда деловая поездка выпадает на обычные рабочие дни. В выходные эти отметки будут выглядеть иначе: в виде букв «РВ» или числа «03».

В то же время есть возможность отмечать в табеле сразу два значения, для того чтобы видеть, когда работа в поездке совпадала с выходными днями. Делается это, чтобы знать, за какие отработанные дни начислять двойную заработную плату. Оплата командировочных трат и в выходные, и в праздники начисляется одинаково. Но проставление сразу обоих значений гарантирует, что расчет осуществляется в определенных размерах, и за сотрудником сохраняются все его права, пока он отсутствует на основной работе.

Подводим итоги

Суточные представляют собой выплату, компенсирующую работнику неудобства, возникающие из-за удаленности во время командировки от его постоянного места жительства. Размер этой выплаты устанавливается в расчете на 1 день (сутки). Для госслужащих он определен законодательно. Иные работодатели устанавливают величину суточных самостоятельно.
Платить суточные следует за все дни нахождения в командировке. В число этих дней входят и дни нахождения в пути. Они в т. ч. могут совпасть с общевыходными или нерабочими праздничными. Кроме того, оплате подлежат и дни вынужденной задержки в пути. Даты отъезда/приезда чаще всего определяются по проездным документам, но при удаленности места отправления транспорта от места постоянной работы могут сдвигаться с учетом времени подъезда. При наличии возможности ежедневного возвращения к месту постоянного проживания суточные не выплачиваются.

Можно ли отказаться от служебной поездки в выходной день

Любой работник имеет полное право отказаться от командировочной поездки в выходной или праздник. Командировка – это как ни крути работа, поэтому если она выходит на выходные, получается, что они как бы «пропадают».

В Трудовом кодексе Российской Федерации (статья 113) подробно написано, в каких ситуациях можно привлечь работника к труду в выходной день. В статье говорится, что такое бывает лишь при чрезвычайных обстоятельствах, таких как катастрофа или угроза стихийного бедствия. В этих случаях работник не имеет права отказаться от командировки, так как в ней существует жизненно важная необходимость. Отказ в данном случае будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства, и предусматривает наказание в виде штрафа или увольнения.

При отсутствии весомых причин и необходимости командировки, заключается письменная договоренность о привлечении сотрудника к работе в выходной или праздничный день. Такой договор составляется командирующимся сотрудником и главой организации.

Несколько советов:

Перед тем, как направить сотрудника в деловую поездку, необходимо перепроверить сроки начала и окончания командировки заранее.
Проверить командировочные даты на совпадение с выходными.
Внимательно заполнять табели, чтобы корректно сделать начисления сотруднику.

Любой человек имеет право на отдых. Поэтому руководителю необходимо быть более внимательным к законности оформления командировки своих сотрудников в выходные или праздничные дни.

10-й способ. Прослушивание аудиокниг или подкастов

Сейчас практически у всех есть смартфон, который позволяет слушать аудиокниги или другие полезные записи во время поездки на общественном транспорте.

Если вы считаете, что вам необходимо сосредоточиться на предстоящих делах, то вы несколько заблуждаетесь. У современного человека крайне мало времени на расширение кругозора и получение полезной информации, поэтому прослушивание в поездке таких записей позволит вам ознакомиться с книгами, которые вы всегда могли бы прочесть. Этот способ также идеально подходит для самообразования и повышения квалификации, поскольку вы можете не только слушать, но и читать специализированную литературу и проходить тренинги.

8-й способ. Потратьте время на себя и близких

Современный темп жизни не позволяет уделять достаточно внимания себе и окружающим, у людей попросту нет возможности общаться с друзьями или родственниками. Отличным способом рационально использовать время в пути является простой разговор с ними по телефону, отправка электронного письма или общение в социальных сетях. Многие пытаются выделять на это часть рабочего времени, что ещё больше усугубляет ситуацию. Нужно помнить, что интернет трафик в крупных компаниях проходит тщательную проверку, особенно на предмет посещения социальных сетей, поэтому отказ от них в рабочее время поможет вам улучшить деловую репутацию.

Это интересно: Реальная стоимость поездок на автомобиле

2-й способ. Попробуйте практиковать медитацию

Для большинства людей этот процесс максимально увязан с внешней атрибутикой, такой как специальные комнаты, расслабляющая музыка, свободная одежда или коврик. Однако если обратиться к истокам этого понятия, становится ясно, что медитация – это освобождение разума от внешнего воздействия, своеобразная мозговая перезагрузка, избавление от атрибутики внешнего мира. Данный способ является логическим продолжением предыдущего. Если вы заметили, что полное отвлечение плодотворно сказывается на вашем самочувствии, эффективности деятельности в течение всего дня, то переход к практике медитации, возможно, даст ещё более продуктивные результаты.

4-й способ. Используйте время для мозгового штурма

Возможность абстрагироваться от всего происходящего вокруг, сосредоточится на том, что действительно важно для вас, обдумать приоритетные задачи – это тот потенциал, который нужно максимально задействовать во время поездки на работу. Каждое утро, когда ваш мозг ещё не загружен повседневными задачами, когда вы ещё не успели устать и не начали мечтать об отдыхе, стоит просто расслабиться и позволить вашему мозгу прийти к единственно верному решению поставленных задач.

Мозговой штурм позволяет вам сконцентрировать внимание на том, что действительно имеет значение, и речь здесь идёт не только о работе, но и в целом о вашей жизни.

7-й способ. Добирайтесь до работы без спешки

Существует мнение, что сокращение времени на дорогу позволяет максимально использовать его в других целях, и отчасти это верно. Но с точки зрения эмоционального состояния и настроя гораздо лучше будет выходить из дома немного раньше и тратить на дорогу немного больше времени. Взамен у вас появляется чувство относительной свободы, поскольку вы в любой момент можете зайти в кафе и выпить чашечку кофе, купить журнал или уделить больше внимания происходящему вокруг. Именно это ощущение позволяет вам осознать, что работа – это не вся жизнь, что это всего лишь инструмент для удовлетворения своих материальных потребностей и не более того.

5-й способ. Найдите оптимальный маршрут движения

Максимальное использование времени в пути вовсе не означает, что это время может быть необоснованно увеличено. Стоит немного поэкспериментировать с маршрутом, чтобы понять, какой именно способ добраться до работы или учёбы наилучшим образом вам подходит. Например, если вы передвигаетесь на собственном автомобиле, или идёте пешком, следует обратить внимание на возможность добираться не только по главным улицам, но и по небольшим переулкам. Это позволит избежать напряжённого городского трафика, выбрать более живописный маршрут, избавить себя от простоя в пробках и, в конечном итоге, сократить время в пути.