Расчет и начисление больничного в 1С 8.3 Бухгалтерия — по шагам

Изменения в 2021 году

Расчет платежей по больничному регулируется ФЗ №255 «О страховании» от 29.12.06 г в редакции от 1 мая 2021 года. Рассмотрим основные изменения на 2021 год:

• Временем для установления базы будут 2021 и 2021 гг.
• Лимит ЗП, с которого может проводиться расчет, составляет 1 473 000 рублей.
• МРОТ с начала 2018 года равен 9 489 рублей.
• Число дней составляет 730 (при стандартных случаях).
• Число дней при расчете декретных составляет 731 суток.

В первые 3 дня нетрудоспособности пособие должно выплачиваться работодателем. В последующие дни средства начисляются за счет Фонда соцстраха. Пособие будет определяться исходя из размера зарплаты за 2 года. То есть это 2021 и 2021 годы. Для каждого из этих лет установлен определенный лимит:

• Для 2021 года это 718 тысяч рублей.
• Для 2021 года это 755 тысяч рублей.

То есть если сотрудник в 2021 году заработал больше 755 000 рублей, сумма сверх лимита приниматься во внимание при расчетах не будет. Для определения пособия нужно установить дневную ЗП. В 2018 году предельный размер этого заработка составит 2021, 81 рублей. Сумму эту можно найти при помощи этих расчетов:

(718 тысяч + 755 рублей) : 730 суток.

Еще одно существенное нововведение – изменение размера МРОТ. Теперь он составляет 9 489 вместо 7 800 рублей в 2021 году. МРОТ является основой для расчета в следующих случаях:

• Отсутствовал заработок за 2 года.
• ЗП равна или ниже МРОТ.
• Стаж составляет меньше полугода.

В 2021 году наименьший объем дневного платежа равен 311, 97 рублям. Фактическая ЗП работника может быть меньше этой суммы. За расчет принимается именно сумма 311, 97 рублей.

При расчетах нужно учитывать стаж сотрудника:

• 100% размер пособия получают сотрудники со стажем 8 лет или более.
• 80% размер выплат получают работники со стажем 5-8 лет.
• 60% от выплат получают сотрудники со стажем 5 лет и менее.

Соответствующие правила оговорены в пункте 1 статьи 7 ФЗ №255 от 29 декабря 2006 года.

ВАЖНО! Если в регионах есть районные коэффициенты, их нужно учесть при определении размера пособия.

Дополнительные особенности

Размер пособия определяется исходя из этих трех факторов:

• Страховой стаж.
• Зарплата.
• Официальное трудоустройство.

ВАЖНО! Пособие выплачивается только тогда, когда сотрудник трудоустроен официально. В обратном случае с его ЗП не отчисляются страхвзносы. Следовательно, не накапливается суммы для выплат по нетрудоспособности.

ВНИМАНИЕ! Уволенные специалисты могут получить пособия в том случае, если они заболели в течение месяца с даты расторжения трудового соглашения. Если предприятие было закрыто, за выплатами нужно обращаться в местные структуры страхования.

Когда можно получить выплаты

В новом году выплаты полагаются в следующих случаях:

• Заболевание и травмы.
• Уход за детьми или недееспособными близкими родственниками.
• Если люди попали под действие карантина.
• Период реабилитации.
• Протезирование.
• Беременность.

К СВЕДЕНИЮ! Пособие смогут получить только те сотрудники, которые предоставили официально выданный лист нетрудоспособности.

Нюансы выплат после увольнения

В этом случае получение пособий предполагает выполнение определённых условий:

1. Не позднее, чем через 6 месяцев после увольнения, на старое место работы направляют больничный лист с трудовой книжкой.
2. Новое место работы еще не оформлено окончательно.
3. С даты увольнения прошло не больше месяца перед тем, как начался больничный.
4. Оплачиваются только листы за болезнь самого сотрудника. Уход за членами семьи с компенсацией при таких обстоятельствах не связан.
5. Обратиться надо к сотрудникам одного из отделений ФСС.

Порядок определения выплат по листу нетрудоспособности при болезни

Пособие начисляется в течение 10 суток с даты предоставления листа нетрудоспособности. Выплата производится в дату ближайшей ЗП. Пособие начисляется не только за рабочие будни, но и за выходные/праздники. Получить пособие можно на протяжении полугода (основание – статьи 12 и 15 ФЗ №255).

Первый шаг – это расчет ЗП за сутки. Под дневным платежом подразумеваются платежи, с которых начисляются взносы в ФСС. То есть нужно установить оплату труда за 2021 и 2021 годы, а затем разделить эту сумму на объем дней (730 дней).

Что делать, если специалист в 2021 или 2021 году был трудоустроен в другой организации? Человеку нужно отправить запрос бывшему работодателю. Последний обязан предоставить справку о заработке. Составляется она по форме №182н.

Следующий шаг – определение дневного пособия:

Дневная ЗП * Процент, определяющийся страховым стажем.

Особенности расчетов оговорены в Приказе Минздравсоцразвития №91 от 6 февраля 2007 года. В стаж входят эти отрезки:

• Деятельность на основании трудового соглашения.
• Госслужба.
• Прочая деятельность, в период которой выполнялись отчисления.

Далее нужно установить размер самого пособия:

Пособие * число суток нетрудоспособности.

Из получившейся в результате расчетов суммы нужно удержать НДФЛ. Основанием является пункт 1 статьи 217 НК РФ. Взносы из пособия вычитать не нужно.

О медико-социальной экспертизе

Медико-социальную экспертизу назначают пациентам, которые находятся на больничном долгое время, либо страдают от стойкого расстройства одной из функций организма. Задача такого мероприятия – установить степень действующих нарушений. И при необходимости – присвоить определенную группу инвалидности.

После проведения такой процедуры обычно принимают одно из следующих решений:

1. Больничный листок закрывают до новой экспертизы, присваивают определенную группу инвалидности.
2. Отказ в установлении определенной группы. Срок больничного увеличивают до момента, пока трудоспособность не восстановится.
3. Увольнение по инвалидности – незаконное, если других причин нет. Исключение – ситуации с полной утраты способности трудиться. Для такого сотрудника вводят допустимое отсутствие на работе на протяжении 120 дней максимум. 5 месяцев — самый долгий непрерывный отдых за весь год.

Примеры расчетов при различных обстоятельствах

Порядок расчетов варьируется в зависимости от конкретных обстоятельств.

Заработок превышает лимит

Работник взял отпуск на 10 суток. В 2021 году ЗП сотрудника составила 690 тысяч рублей, в 2021 году – 815 тысяч рублей. Сумма за два года составит 1 505 000 рублей. Стаж деятельности составляет 7 лет.

Лимит ЗП в 2021 году равен 1 473 000 рублей. То есть пособие будет устанавливаться именно с этого лимита. Среднедневная ЗП составит 2 017,81 рублей (1 473 000/730). Стаж деятельности сотрудника составляет 7 лет. То есть пособие начисляется в размере 80%. Необходимо произвести эти расчеты: 2 017,81 * 80% = 1 614,25 рублей.

В дальнейшем требуется определить пособие за весь период: 1 614,25 * 10 суток = 16 142, 50 рублей. Именно эта сумма будет переведена в дату ближайшей выплаты ЗП.

Заработок равен МРОТ

Специалистка устроилась в организацию 1 ноября 2021 года. Лист нетрудоспособности она предоставила в феврале 2021 года. Заболевание длилось на протяжении 11 суток. Это была первая работа специалистки, а потому больше никакой ЗП у нее не было.

Страховой стаж сотрудницы составляет меньше 6 месяцев. Следовательно, пособие будет начисляться в объеме 60%. Расчет производится на основании МРОТ, составляющего 9 489 рублей. Сначала определяется среднедневная ЗП: 9 489 рублей * 24 месяца = 311,97 рублей.

Следующий шаг – определение дневного пособия: 311, 97 рублей * 60% = 187,18 рублей. Общий объем пособия за период заболевания составит 2 058,98 рублей (187,18 рублей * 11 суток).

ВАЖНО! Объем выплат за полный месяц при стаже меньше полугода не может быть выше объема МРОТ на основании пункта 6 статьи 7 ФЗ №255.

Пособие при неполном рабочем дне

Некоторые сотрудники работают по сокращенному графику. Последний выгоден не только работникам, но и работодателям. Последние с помощью этого инструмента останавливают уменьшение уровня выручки, предотвращают образование дефицита средств. То есть сокращенный рабочий день способствует экономии.

Если сотрудник работает неполный рабочий день, размер пособия устанавливается по общим правилам. Однако нужно учитывать ряд значимых нюансов. В частности, пособие определяется на основании фактического заработка. В этом случае не нужно принимать во внимание число отработанных часов.

Для установления среднедневного платежа требуется поделить ЗП за последние 2 года на 730 дней. Однако средняя ЗП специалиста не может быть ниже МРОТ. Размер заработка не может быть уменьшен из-за сокращенного дня. В том случае, если ЗП составляет сумму меньше МРОТ, расчеты нужно основывать именно на минимальной оплате труда.

Дневной заработок, определенный исходя из МРОТ, нужно сократить пропорционально фактической длительности трудового дня. Однако рассмотренное правило можно использовать только тогда, когда сокращенный рабочий день вводится не позже дня фиксации нетрудоспособности. Некоторые работодатели пытаются мошенничать. Они вводят сокращенный день тогда, когда сотрудник уже находится на больничном. Делается это для экономии средств. Однако подобная мера не является законной. Работник может ее оспорить.

Пример расчетов

Секретарь организации трудится 4 часа в сутки на обычной пятидневке. Заболевание обнаружилось в январе. Лист был выдан на 5 дней. Рассмотрим заработок трудящейся за последние два года:

• 50 тысяч рублей в 2021 г.
• 65 тысяч рублей в 2021 г.

Страховой стаж специалистки составляет 6 лет. Сначала работодателю нужно определить среднедневную ЗП. Для этого производятся такие расчеты: (50 тысяч рублей + 65 тысяч рублей) / 730 дней = 157,53 рублей.

Среднедневная ЗП, определяемая на основании МРОТ, составляет 311,97 рублей. То есть полученная в результате расчетов ЗП меньше минимума. По этой причине дальнейшие расчеты нужно выполнять на основании МРОТ (311,97 рублей). Дневной заработок нужно изменить на коэффициент сокращенного графика: 311,97 / 8 часов * 4 часа = 155, 98 рублей.

Последний шаг – установление пособия с учетом стажа: 155,98 рублей * 80% * 5 дней = 632, 92 рублей. 80% коэффициент – это результат шестилетнего стажа работы.

Подготовка к работе

Шаг 1. Зарегистрируйтесь в системе

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.
Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

1. На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации».
2. Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись, выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности.
3. Заполните карточку с реквизитами.

Если у вас обслуживающая бухгалтерия, читайте о том, как получать больничные сотрудников, в статье.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

• Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
• Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
• Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
• Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
• Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
• Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Шаг 2. Перераспределите обязанности

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными. Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

В Экстерне можно загружать, заполнять и отправлять электронные больничные в ФСС. Регионы с прямыми выплатами могут сформировать реестр на основе данных ЭЛН и отправить его в ФСС.

Зарегистрироваться

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

• Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
• Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
• Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.

Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:

— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии. Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений. От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за ошибки. Раньше такое случалось.

Особенности расчета пособия по БиР

Выплаты по БиР устанавливаются на основании ФЗ №255 от 29 декабря 2006 года и постановления Правительства №375 от 15 июня 2007 года. Длительность отпуска по БиР равна этим значениям:

• 140 суток при обычном течении.
• 156 суток при осложнениях.
• 194 суток при двойне или тройне.

Для получения денег сотрудница должна предоставить работодателю лист нетрудоспособности и заявление. Подать документы требуется на 30 неделе беременности. Если женщина ждет двойню или тройню, подавать заявление нужно на 28 неделе. Руководитель должен назначить и определить размер пособия в течение 10 суток. Пособие перечисляется единым платежом.

ВНИМАНИЕ! Усыновители малышей младше 3 месяцев также могут получить выплаты. Пособие начисляется на основании бумаг об усыновлении.

Пример расчета

Женщина выходит в отпуск. ЗП специалистки равна 33 000 рублей. На протяжении двух лет она один раз уходила на больничный на месяц. Выплата за этот период составила 21 тысячу рублей. Расчеты будут следующими: (33 000 * 23 + 21 000) / 731 – 30 = 1 112,70 рублей.

Стандартный расчетный период составляет 730 дней. Однако при определении декретных чисто дней равно 731 дней.

Специалистка ожидает одного ребенка. Беременность не предполагает осложнений, а потому продолжительность отпуска равна 140 дням. Поэтому выполняются эти вычисления: 1 112, 70 * 140 = 155 778 рублей.

Именно таким будет размер декретных.

Предельные суммы платежей по БиР в 2021 году

Предельный объем устанавливается на основании объема базы по определению взносов в соцстрах. Рассмотрим предельные объемы выплат:

• 282 106 рублей — при отпуске 140 суток.
• 314 347 рублей — при отпуске 156 суток.
• 390 919 рублей — при отпуске 194 суток.

Зарплатный лимит при определении декретных равен 61 375 рублей.

Определение выплат по БиР при работе по совместительству

Женщина, трудящаяся по совместительству свыше двух лет, имеет право запросить компенсацию в каждой организации, в которой она работала. Существуют эти варианты получения платежей:

• Если за 2 года места работы женщины не изменились, пособие она получает сразу в двух организациях. То есть ей необходимо оформить два листа нетрудоспособности.
• Если одно из мест работы сотрудницы изменилось, пособие можно запрашивать только в одной компании на выбор. Женщина должна подтвердить, что она не получает выплаты в других организациях.

К СВЕДЕНИЮ! Совместительство предполагает работу в двух компаниях. Одно место работы будет основным, а второе – дополнительным.

Начисление больничного листа в 1С 8.3

При автозаполнении документа «Начисление зарплаты» в 1С 8.3 за тот период, в котором у нашего сотрудника был оформлен больничный, программа подставит данную сумму в соответствующую колонку. Так же, количество отработанного времени уменьшится на период болезни.

В расчетном листке начисленные суммы больничного за счет работодателя отображаются отдельными строками.