Работодатели, выплачивающие зарплату персоналу, являются налоговыми агентами по НДФЛ, и поэтому обязаны вести регистры учета данных, на которых строится расчет налога (ст. 230 НК РФ). Законодатель не устанавливает типовую форму налоговых регистров, предприятия самостоятельно разрабатывают и закрепляют в учетной политике наиболее приемлемую для себя форму в соответствии с общими рекомендациями по наличию обязательных реквизитов. О том, как оформляются этот документ, пойдет речь в публикации.
Зачем нужен
До 2021 года налоговым агентам было достаточно заполнять и сдавать справки 2-НДФЛ. С 1 января появилась новая форма квартальной отчетности – расчет 6-НДФЛ. Соответственно, нужен и свой налоговый регистр для 6-НДФЛ. Принципиальное отличие этих двух документов заключается в том, что новый отчет содержит в себе информацию сразу обо всех физических лицах, а 2-НДФЛ – о каждом отдельно.
Все налоговые агенты по НДФЛ в соответствии со ст. 230 НК РФ должны вести учет выданных физлицам доходов за отчетный период. Также они обязаны включать в отчет информацию о полученных работниками налоговых вычетах, размере рассчитанного и удержанного подоходного налога. Для заполнения этих данных и предусмотрен налоговый регистр для 6-НДФЛ.
В ходе заполнения этого документа у налоговых агентов могут возникать вопросы. Чтобы отображать информацию правильно и в полной мере, необходимо ознакомиться с порядком и формой заполнения данного регистра.
Налоговые регистры по НДФЛ: образец заполнения
На примере данных по сотруднику за 1 квартал 2021 г. составим налоговый регистр:
Реброву Евгению Михайловичу ежемесячно начисляют заработную плату 46000 руб. Ему предоставляется «детский» вычет по 1400 руб. ежемесячно (до достижения установленного уровня дохода в 350000 руб.). Дата выплаты зарплаты в компании – 5 число следующего месяца.
Налоговый регистр заполним таким образом:
- В 1-м разделе, информация о компании-работодателе;
- Во 2-м – данные сотрудника, получающего доход;
- 3-й раздел – расчет базы и налога. В нем указывают ставку налога (13%), основания для предоставления вычетов (по стандартным, как правило, это заявление, по имущественным – справка ИФНС с соответствующими сведениями).
Затем, в отдельности за каждый месяц, заполняется таблица в разрезе видов выплат и вычетов. В примере осуществлялась только выплата зарплаты (код «2000») и предоставлялся вычет на ребенка (код «126»).
По строке, указывающей размер налоговой базы по ставке НДФЛ 13%, данные отражаются за месяц и по нарастающей с начала года, а сумма базы рассчитывается как разность между начислением и вычетом. Так, база по НДФЛ:
- за январь составляет 44600 руб. (46000 – 1400);
- за февраль – 89200 руб. (44600 + (46000 – 1400));
- за март — 133800 руб. (89200 + (46000 – 1400)).
Доходов, не облагаемых НДФЛ, Ребров в 2021 году не получал, поэтому эти строки не заполняются. Сумма начисленного и удержанного налога идентичны. Дата перечисления НДФЛ – следующий день после выплаты зарплаты работнику. В апреле такая дата выпадает на субботу, поэтому НДФЛ перечислен в понедельник 08.04.2019г.
Налоговый регистр по НДФЛ (образец):
Свободная форма и обязательные позиции
Только осенью 2015 года налоговая служба приняла приказ, обусловивший необходимость представлять в ИФНС отчеты по форме 6-НДФЛ. Его образец был разработан, а вот регистр налогового учета для 6-НДФЛ готовой и установленной законом формы не имеет. По сути, это дает возможность заполнять информацию в свободном режиме. Также см. «Куда сдается расчет 6-НДФЛ».
Статья 230 НК РФ подтверждает этот вывод. В ней сказано, что формы регистра должны разработать ответственные лица внутри организации. При этом важно, чтобы в документе была отображена обязательная информация. Так, налоговый регистр для 6-НДФЛ, образец которого можно составить самостоятельно, должен содержать следующие данные:
- информацию, позволяющую определить, кто именно является налогоплательщиком (она может быть аналогична той, которая указана в 2-НДФЛ на каждого работника отдельно);
- разновидности получаемых доходов каждого физического лица;
- имеющиеся налоговые вычеты;
- точные значения и наименования (коды) тех расходов, которые уменьшают базу налогообложения;
- размеры каждой разновидности дохода и даты их поступления;
- статус физлица (резидент / нерезидент / нерезидент, имеющий специализацию и высокую квалификацию; соответственно – коды 1, 2 и 3);
- размер удержанного НДФЛ и соответствующая дата этого действия с указанием реквизитов платежного документа.
Также см. «Коды периодов в форме 6-НДФЛ».
Заполнение Раздела 2
В Разделе 2 формы 6-НДФЛ (рис. 2) налоговый агент должен для каждой даты фактического получения дохода налогоплательщиком (строка 100) указать дату удержания НДФЛ (строка 110), исчисленного именно с этого дохода, и крайний срок перечисления этого налога в бюджет (строка 120) с учетом положений статьи 223 НК РФ и пунктов 4, 6 статьи 226 НК РФ. Информация о суммах дохода и налога указывается в строках 130 и 140 соответственно.
Рис. 2. Раздел 2 формы 6-НДФЛ
В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3.0 и ранее была предусмотрена возможность исчислить НДФЛ сразу же при регистрации некоторых видов доходов, учитывать периоды удержания и фиксировать даты перечисления налога.
Поскольку теперь порядок заполнения формы 6-НДФЛ предусматривает необходимость отражения в отчете точных дат получения дохода и удержания налога данный функционал теперь «обслуживает» автозаполнение формы 6-НДФЛ.
Для обеспечения заполнения 6-НДФЛ при исчислении налога учитывается дата выплаты дохода вместо месяца налогового периода в целом. При выплате дохода регистрируется дата удержания налога и крайний срок его перечисления.
Дата фактического получения дохода (строка 100 расчета) определяется по правилам статьи 223 НК РФ. Напомним ее основные положения.
Датой получения зарплаты при полном отработанном месяце считается последний день месяца, за который она начислена. А в случае увольнения — последний день работы в месяце увольнения, за который начислена зарплата. Для отпускных и пособий по нетрудоспособности в качестве даты получения дохода указывается день их выплаты или перечисления на расчетный счет работника.
С 01.01.2016 уточнены некоторые даты получения доходов физическим лицом. В соответствии с подпунктом 6 пункта 1 статьи 223 НК РФ датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Для материальной выгоды дата получения дохода зависит от причины ее образования. Если выгода образовалась от:
- экономии на процентах по кредиту или займу, то согласно подпункту 7 пункта 1 статьи 223 НК РФ дата ее получения — последний день каждого месяца в течение срока кредитования, вне зависимости от уплаты или неуплаты процентов заемщиком;
- приобретения товаров у компаний и предпринимателей или от приобретения ценных бумаг, то датой получения дохода является день приобретения товаров или бумаг в соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 223 НК РФ.
С точки зрения налога на доходы физических лиц «дата получения дохода» — это дата, когда должен быть исчислен налог.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 Дата фактического получения дохода
(строка 100 Раздела 2 отчета 6-НДФЛ) автозаполняется после получения дохода — выплаты или перечисления денежных средств, вручения подарка. При этом сумма фактического дохода отражается в строке 130.
Пример 1. Формирование значений строк 100 и 130 Раздела 2 формы 6-НДФЛ
У сотрудницы Н.П. Громовой отпуск в феврале приходится на период с 08.02.2016 по 20.02.2016. Приказ на отпуск оформляется 01.02.2016. Выплата
отпускных запланирована
В межрасчетный период
05.02.2016 (рис. 3).
Рис. 3. Документ «Отпуск»
Дата документа
01.02.2016 и
Дата выплаты
(плановая) 05.02.2016 отражаются в программе в
Регистре налогового учета по налогу на доходы физических лиц
в
Разделе 4
(
расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица
) (рис. 4).
Рис. 4. Раздел 4 «Регистра налогового учета по налогу на доходы физических лиц»
Дата
01.02.2016 документа
Отпуск
не отражается в отчете 6-НДФЛ, но участвует в заполнении налогового регистра. Она указывается в поле
Дата начисления дохода
блока
Доходы и вычеты
и в поле
Дата исчисления
блока
Исчислено налога
регистра налогового учета по НДФЛ.
Поле Дата выплаты дохода
блока
Доходы и вычеты
и поля
Дата получения дохода
блоков
Исчислено налога
и
Удержано налога
соответствуют
Дате выплаты
документа
Отпуск
05.02.2016. Именно эта дата отражается в строке 100 «Дата фактического получения дохода» Раздела 2 формы 6-НДФЛ. Если день фактической выплаты дохода (
Дата
документа платежной ведомости) отличается от запланированной в документе
Отпуск
, то нужно исправить
Дату выплаты
в документе
Отпуск
. Аналогично документу
Отпуск
, предполагаемую
Дату выплаты
регистрируют и другие документы, например,
Материальная помощь, Больничный лист, Командировка, Премия.
В этих документах также следует корректировать Дату выплаты
, если она отлична от фактической.
Обращаем внимание
, НДФЛ должен быть исчислен по состоянию на дату выплаты. Поэтому, изменив
Дату выплаты
в документах, не забудьте пересчитать НДФЛ в меню
Еще – Пересчитать
. Только после этого можно переходить к оформлению платежной ведомости.
В строке 130 Раздела 2 формы 6-НДФЛ и в поле Сумма дохода
блока
Доходы и вычеты
регистра налогового учета по НДФЛ программы указывается исчисленная сумма отпускных 28 839,59 руб.
Пример 2. Формирование значения строки 100 Раздела 2 формы 6-НДФЛ при начислении зарплаты
За январь зарплата была исчислена 05.02.2016, выплачена 07.02.2016. Дата фактического получения дохода в виде зарплаты — последний день месяца, за который была выплачена зарплата, т. е. в строке 100 Раздела 2 формы 6-НДФЛ указывается 31.01.2015 независимо от даты документа Начисление зарплаты
и даты выплаты.
Дата удержания НДФЛ (строка 110 Раздела 2) соответствует дню, когда следует удержать исчисленный налог, и зависит от вида дохода.
Так, например, удерживать налог с зарплаты, премий и доплат нужно в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца. Для отпускных, больничных, компенсаций удерживать НДФЛ следует в день их выплаты. Для сверхнормативных суточных, натурального дохода, материальной выгоды предусмотрено, что удержать НДФЛ можно в день выплаты ближайшего дохода, с которого можно произвести удержание, например, зарплаты.
Пример 3. Формирование значения строк 110 и 140 Раздела 2 формы 6-НДФЛ (продолжение Примера 1)
В соответствии с условиями Примера 1 Выплата
отпускных запланирована
В межрасчетный период
05.02.2016. Однако фактически перечислены отпускные были на день раньше 04.02.2016 (см. рис. 3).
Дата
документа
Ведомость в банк
(в Примере 1 это 04.02.2016) отражается в поле
Дата удержания налога
блока
Удержано налога Раздела 4 Регистра налогового учета по налогу на доходы физических лиц
и при формировании формы 6-НДФЛ попадает в строку 110. При этом в строке 140 указывается сумма удержанного налога 3 749 руб. В
Ведомости в банк
сумма удержанного налога отражается в графе
НДФЛ к перечислению.
В Примере 1 Дата выплаты
в документе
Отпуск
была указана 05.02.2016, а фактическая выплата произведена 04.02.2016. Налог с дохода с кодом «2012» (оплата отпуска) следует исчислять в день выплаты дохода. Следовательно, для получения достоверной отчетности обязательно нужно до формирования
Ведомости в банк
исправить
Дату выплаты
в документе
Отпуск
и пересчитать НДФЛ.
Дата перечисления НДФЛ может совпадать с датой получения дохода. В платежной ведомости флаг Налог перечислен вместе с зарплатой
установлен по умолчанию. Нужно только указать реквизиты платежного документа по перечислению НДФЛ (рис. 5)
.
Рис. 5. Межрасчетная платежная ведомость на перечисление отпускных
Если НДФЛ перечисляется в другой день или по частям, то после отмены флага Налог перечислен вместе с зарплатой
бухгалтеру предоставляется возможность
Ввести данные о перечислении НДФЛ
отдельными документами (рис. 6).
Рис. 6. Ссылка в документе «Ведомость в банк» для ввода данных о перечислении НДФЛ
Фактическая дата перечисления налога в форме 6-НДФЛ не указывается, но ее достоверность важна, так как она отражается в поле Дата
блока
Перечислено налога Раздела 4 Регистра налогового учета по налогу на доходы физических лиц
.
Крайняя дата перечисления удержанного налога в бюджет (строка 120) зависит от вида дохода. Удержанный с зарплаты и премий НДФЛ нужно перечислить не позднее дня, следующего за выдачей зарплаты за вторую половину месяца. Для перечисления налога с больничных или отпускных установлен другой крайний срок — последний день месяца, в котором эти отпускные или пособия были выплачены. Для других видов дохода налог нужно перечислить не позднее дня, следующего за выплатой дохода, с которого удержан НДФЛ.
Пример 4. Формирование строки значения строки 120 раздела 2 формы 6-НДФЛ (продолжение Примера 1)
В Примере 1 выплачен доход с кодом «2012». Для этого вида дохода предусмотрен крайний срок перечисления НДФЛ — последний день месяца, в котором отпускные (или пособия) были выплачены. Выплата была произведена 04.02.2016. Последний день месяца – 29.02.2016. Значение строки 120 Раздела 2 формы 6-НДФЛ в этом случае – 29.02.2016.
Пример 5. Формирование строки значения строки 120 раздела 2 формы 6-НДФЛ по условиям Примера 2.
В Примере 2 выплачена зарплата и, следовательно, удержанный НДФЛ нужно перечислить не позднее дня, следующего за выдачей зарплаты за вторую половину месяца. Зарплата была фактически выплачена 07.02.2016, значит значение строки 120 Раздела 2 формы 6-НДФЛ – 08.02.2016.
Дополнительные позиции
Организация может сделать заполнение налогового регистра для 6-НДФЛ еще более подробным. В документ можно включить следующую информацию:
- дату фактического получения дохода;
- величину НДФЛ;
- размер рассчитанного и удержанного с физлица налога отдельно по каждой разновидности дохода;
- размеры авансовых платежей, имеющих фиксированный характер (указывают в случае работы на предприятии, использующем ПСН, иностранцев, которые делают отчисления подоходного налога самостоятельно);
- размер НДФЛ, который не был удержан;
- сумму НДФЛ, которая была возвращена налоговым агентом;
- срок, в который подоходный налог должен быть перечислен по закону в казну.
Подробный реестр данных позволит заполнять отчет по форме 6-НДФЛ быстро и качественно: в этом документе найдут отражение все необходимые данные, что серьезно упростит задачу бухгалтерам.
Вот, как приблизительно может выглядеть налоговый регистр для 6-НДФЛ:
Как формируются данные 6-НДФЛ в 1С 8.3 ЗУП
Учет НДФЛ в 1С 8.3 ЗУП ведется по следующим регистрам:
В 1С 8.3 ЗУП документами, которыми производится начисление доходов (Отпуск, Больничный лист, Премия, Начисление зарплаты и взносов и т.д.), регистрируется доход и рассчитанный с него НДФЛ. При этом информация попадает в регистры следующим образом:
При проведении Ведомостей… в колонке НДФЛ к перечислению регистрируется сумма удержанного НДФЛ.
Эти данные при проведении документа попадают в такие регистры:
Основная задача регистров
Регистры предназначены отражать обобщенные показатели, которые нужны для ведения расчетов налоговых сумм. В первую очередь их задача обеспечить полный контроль уплаты налогов в Казну, что необходимо как для инспекторов налоговой службы, так и для самих налогоплательщиков. Ведение налоговых регистров во много раз упрощают составление налоговой отчетности.
6 НДФЛ при задержке заработной платы
Отметим, что формирование регистров является обязательным условием контролирующего органа, однако, установленного образца он не имеет, соответственно каждый предприниматель сам решает, как формировать структуру налогового регистра. При этом такой образец утверждается учетной политикой предприятия.
