Поступление документов после отчетной даты: как отразить в учете

После вступления в силу федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «События после отчетной даты» (утв. приказом Минфина России от 30.12.2017 № 275н) у многих бухгалтеров возникает вопрос: как отражать в учете и в отчетности документы за отчетный период, поступившие в следующем году? Особенно актуально это в начале года. Эксперты 1С рассматривают в статье вопросы методологии учета и порядок отражения в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» поступления документов после отчетной даты.

Пошаговая инструкция

20 мая 2021 (II квартал) на почтовый адрес Организации поступили первичные документы по оказанию услуг поставщика, а также счет-фактура от 25 декабря 2021 на сумму 72 000 руб. (в т. ч. НДС 20%)

Бухгалтер не знал о случившемся факте хозяйственной жизни (ФХД) на момент составления отчетности, сверка с данным контрагентом не была осуществлена. Бухгалтерская отчетность представлена и утверждена. Декларация по налогу на прибыль за год была сдана с прибылью

Как зарегистрировать неучтенный документ на поступление?

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Как исправить проблему, чтобы не пересдавать отчетность?

Конечно, если данные действительно поменялись задним числом, то самое безопасное. что можно сделать — переформировать и пересдать отчетность. Но если вы уверены, что перепроведение одного документа не могло повлиять на данные или готовы сравнить текущий результат с данными, которые были на момент сдачи отчетности (например, с копией базы данных) и аккуратно подогнать изменения, то мы можем дать несколько рекомендаций:

1) Пропустить операцию по перепроведению документов.

2) Не перезакрывать периоды, а зайти в закрытие месяца текущего периода ⇒ последнюю регламентную операцию ⇒ выполняем действие Пометить как выполненные все операции до выбранной

.

После выполнения действия:

Имеется альтернативный вариант для технических специалистов

Очистить регистр Неактуальные регламентные операции

за период, который не нужно перепроводить и пересчитывать финансовый результат.

Важно!

Если
Бухгалтерия предприятия
была переведена с редакции
2.0
на
3.0
, а в закрытии месяца программа предлагает перепровести прошлые периоды, то не делайте этого, если не хотите пересдать отчетность за прошлые периоды.

У редакции 2.0

в некоторых случаях иные алгоритмы закрытия месяца и корректировок, поэтому даже если в документы никто не вносил изменения, то финансовый результат скорее всего поменяется.

Рекомендуем пропустить предложение программы как мы описали выше.

Исправление ошибки

БУ

Пропуск в отражении ФХЖ не является ошибкой (п. 2 ПБУ 22/2010). В БУ будет иметь место исправление оценочного значения в соответствии с ПБУ 21/2008.

Если бухгалтер не знал о произошедшем ФХЖ, то на дату выявления ФХЖ, будет производиться изменение оценочного значения перспективно с 0 до фактической оценки (Рекомендации НРБУ «БМЦ Р-18/2011-КпР):

• отражение стоимости услуг поставщика отражается по Дт счета 91.02 «Прочие расходы» по статье «Убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году» с Кт счета расчетов.

Подробнее Как отразить пропущенный расходный документ на услуги поставщика, если отчетность уже сдана?

НУ

Пропуск первичного документа приравнивается к ошибке. Ошибка привела к излишней уплате налога на прибыль в предыдущем отчетном периоде.

Перерасчет налоговой базы может быть произведен в периоде обнаружения ошибки (II квартал 2020) в текущей декларации, т.к. в декларации по налогу на прибыль за предыдущий период отражена прибыль (п. 1 ст. 54 НК РФ, Письмо Минфина от 13.04.2016 N 03-03-06/2/21034).

НДС

НДС по приобретенным услугам можно принимать к вычету в течении 3-х лет. НДС по счету-фактуре, полученному 25.12.2019 можно принять к вычету до 30.09.2022.

Учет документов после отчетной даты в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»

Отражение расходов в отчетном периоде

Пример 1

В этом случае опоздавший документ можно отразить датой 31.12.2019. В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» операция отражается в обычном порядке — оформлением и проведением соответствующего документа, в котором в качестве корреспондирующего указаны счета 401.20.200 или 109.00.000:

• в БГУ1 — Услуги сторонних организаций;
• в БГУ2 — Поступление услуг, работ с соответствующей операцией.

Формирование резерва предстоящих расходов

Если на отчетную дату первичные документы на свершившиеся факты хозяйственной жизни не поступили и есть вероятность, что документы могут так и не поступить до даты подписания (принятия) бухгалтерской (финансовой) отчетности, руководствуясь принципом допущения временной определенности фактов хозяйственной жизни, по обязательствам учреждения, возникшим по фактам хозяйственной деятельности (сделкам, операциям), по начислению которых существует на отчетную дату неопределенность по их размеру ввиду отсутствия первичных учетных документов, можно сформировать резерв предстоящих расходов (счет 401 60).

Резерв признается в сумме, представляющей собой расчетно (документально) обоснованную оценку обязательства на отчетную дату либо на иную дату признания резерва, установленную в соответствии со стандартом (п. 6 федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Резервы. Раскрытие информации об условных обязательствах и условных активах», утв. приказом Минфина России от 30.05.2018 № 124н).

После получения первичных документов (например, актов об оказанных коммунальных услугах), в отношении которых был создан резерв, в учете признаются расходы за счет суммы ранее созданного резерва.

Согласно пункту 6 Стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» величины оценочных резервов относятся к оценочным значениям.

Оценочное значение — рассчитанное или приблизительно определенное значение какого-либо показателя, необходимого для ведения бухгалтерского учета и (или) отражаемого в бухгалтерской (финансовой) отчетности, при отсутствии точного способа его определения.

К оценочным значениям относятся в том числе величины оценочных резервов.

Корректировка оценочного значения, отраженного в бухгалтерском учете, бухгалтерской (финансовой) отчетности, вследствие изменения допущений, обстоятельств, информации, на основе которых были определены суммовые величины оценочных значений, не является исправлением ошибки и изменением учетной политики. Изменение оценочного значения отражается в бухгалтерской (финансовой) отчетности перспективно, а именно (п. 23, п. 25 Стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»):

а) в периоде, в котором произошло изменение, если такое изменение влияет на показатели бухгалтерской (финансовой) отчетности только данного отчетного периода;

б) в периоде, в котором произошло изменение, и в будущих периодах, если такое изменение влияет на бухгалтерскую (финансовую) отчетность данного отчетного периода и бухгалтерскую (финансовую) отчетность будущих периодов.

Пример 2

В учете формирование резервов предстоящих расходов по обязательствам учреждения, по начислению которых существует на отчетную дату неопределенность по их размеру ввиду отсутствия первичных учетных документов (на фактически произведенные расходы, по которым в срок не поступили документы) (на услуги связи, на коммунальные услуги и иные услуги), отражается по кредиту счета 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 106 00 000 «Вложения в нефинансовые активы», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг», 0 401 20 200 «Расходы экономического субъекта» (п. 124.1 Инструкции по применению плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н), п. 160.1 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н).

При этом следует учитывать, что при оценке величины резерва не принимаются в расчет суммы налогов, подлежащие уплате в связи с исполнением обязательства (п. 18 Стандарта «Резервы»). То есть если услуги, работы, товары облагаются НДС, сумма резерва принимается к учету без учета НДС.

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (БГУ 1 и БГУ 2) указанные бухгалтерские записи оформляются документом Операция (бухгалтерская).

Операции по начислению обязательств за счет сумм резервов — принятие обязательств, на которые ранее был образован резерв, при поступлении расчетных документов по соответствующим обязательствам — отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам», 0 303 00 000 «Расчеты по платежам в бюджеты» (п. 124.2 Инструкции № 162н, п. 160.1 Инструкции № 174н).

После получения акта о поставке электрической энергии за декабрь 2019 года, в отношении которого был создан резерв, датой поступления первичного документа в программе оформляется документ Услуги сторонних организаций (в БГУ 1) или Поступление услуг, работ (в БГУ 2, см. рис. 1), в котором в качестве корреспондирующего счета указывается счет 401.60.

Рис. 1

При проведении документа формируются бухгалтерские записи по принятию обязательства за счет резерва (рис. 2).

Рис. 2

Отражение расходов как ошибки прошлых лет

Если первичные документы поступили после даты подписания (принятия) бухгалтерской (финансовой) отчетности пользователем и в учете не был сформирован соответствующий резерв, они отражаются в следующем отчетном периоде как ошибки прошлых лет — с применением тех же документов, как обычно, только с включенной опцией Исправление ошибок прошлых лет и указанием периода исправления ошибки. При проведении документа бухгалтерские записи будут сконвертированы с применением специальных счетов исправления ошибок прошлых лет согласно выбранному периоду.

Методика и примеры исправления ошибок прошлых лет в учете и в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 1 и редакции 2 приведены в статьях «Исправление ошибок прошлых лет с 2021 года (часть 1)», «Исправление ошибок прошлых лет с 2021 года (часть 2)», «Исправление ошибок прошлых лет с 2021 года (часть 3)», «Исправление ошибок прошлых лет: доначисление амортизации за прошлые периоды».

Внереализационные расходы

Если речь идет об «опоздавших» документах по внереализационным или прочим расходам (как правило – это затраты, связанные с оплатой сторонним организациям работ или услуг непроизводственного характера), то применению подлежит специальная норма, установленная в пп. 3 п. 7ст. 272 НК РФ. Напомним, данная норма предусматривает право налогоплательщика выбрать самому конкретный способ учета расходов (в том числе подтвержденных «опоздавшими» документами). Это может быть (если иное не установлено ст. 261, 262, 266, 267 НК РФ):

• дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;
• дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;
• последний день отчетного (налогового) периода – для расходов в виде сумм комиссионных сборов, затрат на оплату сторонним организациям выполненных ими работ (предоставленных услуг), арендных (лизинговых) платежей за арендуемое (принятое в лизинг) имущество, а также иных подобных расходов.

Справедливость подобного подхода подтверждают выводы арбитров, сделанные в постановлениях ФАС СЗО от 05.06.2012 № А44-3816/2011, ФАС СКО от 22.02.2012 № А53-11894/2011. А ФАС МО в Постановлении от 15.03.2013 № А40-54227/12-90-293 уточнил: в налоговом законодательстве отсутствует обязанность налогоплательщика фиксировать свой выбор даты осуществления внереализационных и прочих расходов в виде затрат на оплату сторонним организациям предоставленных ими услуг в учетной политике для целей налогообложения. Если налогоплательщик признает затраты на оплату таких работ не в момент подписания акта, а в период осуществления расчетов за оказанную услугу, данные действия полностью соответствуют требованиям пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Существенный момент.В подпункте 3 п. 7 ст. 272 говорится о предъявлении документов. Понятие «предъявить» в толковых словарях русского языка обозначает «показать в подтверждение». Другими словами, использование понятия «предъявление» применительно к документам указывает на то, что эти документы можно увидеть воочию. То есть речь идет о дате, когда документы фактически поступили налогоплательщику. Именно так упомянутое понятие трактуется в правоприменительной практике (см., например, постановления ФАС МО от 14.08.2013 № А40-110013/12-20-566, ФАС СЗО от 31.01.2011 № А56-10165/2010).

Чиновники Минфина, в свою очередь, нередко производят замену понятий в указанной норме. Например, в Письме от 13.12.2010 № 03-03-06/1/774 финансисты указали, что под датой предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, следует понимать дату составления указанных документов. Согласитесь, между составлением и представлением документов есть разница, и немалая.

«Ложка дегтя»

Вместе с тем нельзя не отметить наличие у рассмотренного выше варианта отражения расходов одного существенного недостатка. Дело в том, что подача уточненной декларации с меньшей суммой налога к уплате в бюджет, помимо камеральной проверки (проводимой в порядке, установленном ст. 88 НК РФ), может спровоцировать выездную.

Справедливость подобного утверждения подтверждают рекомендации специалистов ФНС по проведению выездных проверок (п. 1.3.2 Письма от 25.07.2013 № АС-4-2/13622). Из указанного документа следует, что налоговый орган в рамках выездной проверки вправе проверить период, за который представлена уточненная декларация (даже если этот период превышает три календарных года, предшествующих году, в котором представлена такая декларация). Исключением является случай, когда соответствующий период ранее был охвачен выездной проверкой (см. также Письмо ФНС России от 29.05.2012 № АС-4-2/8792).

Таким образом, подавая уточненную декларацию, в которой уменьшена сумма налога на прибыль к уплате в бюджет, налогоплательщик рискует тем, что в отношении него может быть назначена внеплановая выездная налоговая проверка. Добавим, риск этот возрастает в случае неоднократного уточнения сведений за один и тот же период.

Вместе с тем (как упоминалось выше) корректировка налоговой базы прошлого периода – далеко не единственный способ отразить в учете ранее не признанные расходы.

Расходы прошлых лет: проводки

Продемонстрируем установленный порядок исправления искажений в бухгалтерском учете на примерах:

1. По акту сверки с покупателем 31 марта 2021, компания установила, что 10.10.2016 была ошибочно отражена выручка (НДС не применяется): признана сумма 1 300 000 руб. вместо 500 000 руб. Согласно критериям учетной политики компании, ошибка признана несущественной. Бухгалтерские записи будут следующими:
   Д/т 91 К/т 62 на сумму 800 000 руб.
2. Если же допущенное искажение будет носить существенный характер (опять же в соответствии с принятой учетной политикой), то исправительная проводка будет такой:
   Д/т 84 К/т 62 на сумму 800 000 руб. произойдет уменьшение прибыли на убытки прошлых лет.
3. Все проводки записываются в месяце обнаружения ошибок, т. е. в нашем примере записи будут датированы 31 марта 2021 года.
4. После закрытия и утверждения отчетности на полученный 15 декабря 2021 товар в апреле поступили подтверждающие документы на затраты (признанные несущественными по УП) в сумме 500 000 руб. В апреле необходимо сделать проводку:
   Д/т 91 К/т 62 на сумму 500 000 руб., увеличив прочие расходы текущего периода.

Основная информация

В бухучете могут быть выявлены ошибки следующих видов:

• В текущем отчетном периоде (обнаружены до завершения года).
• В текущем отчетном периоде (обнаружены после завершения года, но до времени утверждения отчетности за данный период).
• В периоде, предшествующем текущему году.

Как исправлять в бухгалтерском учете существенные ошибки прошлых лет?

Первые два вида отражаются в бухучете в стандартном порядке. Претерпело изменения только исправление ошибок последнего вида.

Что собой представляет ошибка?

Ошибка представляет собой внесение неверной информации о хозяйственной работе предприятия в бухучет и отчетность. Ошибкой также признается отсутствие данных об осуществленных операциях. Однако в ПБУ имеется значимая оговорка: неточности и отсутствие данных при фиксации проведенных операций, обнаруженные при получении сведений, ошибкой признаваться не будут.

К примеру, если контрагент передал компании информацию о наличии ошибок в первичной документации, а осуществленная операция на основании переданных бумаг уже отражена, ошибкой это считаться не будет. Обосновывается это тем, что сама компания не виновата в возникновении неточностей. Поэтому корректировка в данном случае не требуется.

Какие могут быть последствия для исполнитель при корректировке выручки прошлого года?

Почему возникают ошибки?

Появление неточностей происходит по множеству причин. Рассмотрим самые распространенные:

• Некорректное использование законов, касающихся бухучета.
• Неправильное применение учетной политики.
• Неверно произведенные вычисления.
• Неверная классификация и оценка операций, проведенных в процессе хозяйственной деятельности.
• Лица с соответствующими полномочиями допускают недобросовестность в работе.

Данная информация указана в пункте 2 ПБУ. Неточности могут быть как существенными, так и несущественными. Однако в законе не указывается, по каким параметрам можно определить существенность. Поэтому эти параметры могут устанавливаться предприятием самостоятельно. Выбранные признаки существенности должны быть прописаны в учетной политике.

«Доходные» ошибки

Налоговые последствия

Забытые операции по реализации товаров, работ или услуг, не выявленная вовремя кредиторская задолженность, которая подлежит списанию, неточности при подсчёте доходов, расходов или вычетов — все эти ошибки объединяет то, что они занижают доходную часть налогов, поэтому они называются «доходными».

НК РФ достаточно строг в отношении таких ошибок: он требует вернуться в тот период, где они были допущены, исправить регистры, подать уточнённую налоговую декларацию, а также доплатить налог и уплатить пени (п. 1 ст. , п. 1 ст. НК РФ).

Однако из этого правила есть исключения.

• Если по имеющимся документам не получается определить, к какому периоду относится «доходная» ошибка, то исправить её можно в текущем периоде без уточнёнки (п. 1 ст. НК РФ).
• Если с момента, когда истёк срок уплаты налога за «ошибочный» период, прошло больше трёх лет, то компания может такую ошибку не исправлять. Однако в НК РФ на это прямых указаний нет. Давайте разберёмся, в чём хитрость.

Сроки взыскания налога и пеней начинают течь с того момента, когда ФНС находит неуплату (п. 3 и 9 ст. , п. 2 и 8 ст. , п. 1 и 4 ст. НК РФ). Другими словами, инспекторы в рамках контрольного мероприятия под названием «проверка данных отчётности» могут в 2020 году выявить недоимку даже 2000 года, и в полном соответствии с НК РФ, начать процедуру взыскания (ст. 46, п. 1 ст. , п. 1 ст. НК РФ).

Однако сложилась судебная практика в этом вопросе в пользу налогоплательщика.

Если с момента образования недоимки прошло много времени, то взыскивать её неправомерно.

Личные последствия

Для руководства компании недоимка может стать источником и других проблем: речь идёт об уголовной ответственности за неуплату налога. За простую ошибку никакого уголовного преследования, конечно же, не будет. Опасность возникнет только в том случае, если недоимка образовалась потому, что в налоговую декларацию внесли заведомо ложные сведения — к примеру, утаили документы о доходах.

Но даже и в этом случае уголовная ответственность наступает только в отношении недоимки в крупном размере (более 5 млн рублей за три последовательных года). Если эти условия выполняются, то наряду с трёхгодичным сроком давности по НК РФ работают ещё и сроки привлечения к уголовной ответственности, которые могут доходить и до десяти лет (пп. «в» п. 1 ст. УК РФ).

Если вы сами нашли такую ошибку и поняли, что срок давности ещё не истёк, то лучше не искушать судьбу и погасить недоимку с представлением уточнёнок, не доводя до возбуждения уголовного дела (п. 2 ст. 199, п. 1 ст. 76.1 УК РФ).

Что сделать, чтобы такое больше не повторилось?

Обезопасить себя вы можете устанавливая дату запрета редактирования данных. Ее можно установить вручную на конкретную дату, либо автоматически за конкретный период.

Установите для себя правило:

Сдал отчетность — установил дату запрета на закрытый период!

Если нужно внести правки в прошлые периоды, то это можно сделать текущим периодом корректировками.