Особенности и образец заполнения РКО при выдаче денег в подотчет

Как правильно выдать деньги в подотчет

Бухгалтеру при выдаче наличных денег в подотчет по расходному кассовому ордеру необходимо придерживаться определенных правил, установленных порядком ведения кассовых операций (п. 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
Рассмотрим основные действия при выдаче денег:

1. От работника принимается заявление, в котором содержится просьба о выдаче определенной суммы на указанный срок, написанное в свободной форме на имя руководителя. Проверяется решение руководителя, его подпись и дата. Вместо заявления в бухгалтерию может быть передан оформленный распорядительный документ (распоряжение/приказ). Такое заявление (распоряжение/приказ) служит основанием для выдачи денег в подотчет.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 распорядительный документ можно составить на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

ВАЖНО! С 19.08.2017 отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).

1. Далее в единственном экземпляре оформляется расходный кассовый ордер. Подписывается бухгалтером или руководителем (если нет бухгалтера и он (руководитель) совмещает должность бухгалтера и руководителя).
2. Оформленный РКО вместе с заявлением передается кассиру, который проверяет все пункты расходника на правильность заполнения, сверяет с документом — основания выдачи.
3. Кассир подготавливает деньги, проверяет личность подотчетника по полученному от него паспорту, передает ему РКО для подписи.
4. После подписи работником кассового ордера кассир выдает деньги и ставит свою подпись в РКО.
5. Затем делается запись в кассовой книге.

ВАЖНО! Индивидуальные предприниматели в соответствии с указанием ЦБ РФ № 3210-У с 01.06.2014 года могут по своему усмотрению не оформлять приходные и расходные ордера и не вести кассовую книгу.

Что нужно знать

Сегодня кассиру любой организации, выдающей средства наличными на руки работникам или же иным лицам, необходимо обязательно уметь составлять специальный документ – РКО (расходный кассовый ордер).

Образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет (бланк 2019 года) можно легко найти в интернете.

Но при этом необходимо использовать только максимально надежные источники – наличие каких-либо ошибок попросту недопустимо. Присутствие может привести к излишнему интересу со стороны ФНС.

Чтобы избежать типичных недочетов и неточностей, составляющему данный документ сотруднику необходимо будет в обязательном порядке разобраться, прежде всего, со следующими вопросами:

• основные определения;
• назначение документа;
• правовое регулирование.

Основные определения

Чтобы разобраться с действующим по рассматриваемому вопросу законодательством, необходимо будет в обязательном порядке ознакомиться со всевозможными терминами.

Это позволит избежать неверной трактовки каких-либо нормативно-правовых актов, законодательных документов, актов.

К основополагающим понятиям, знать которые строго необходимо, можно отнести следующее:

• кассовые операции;
• инвентаризация денежных средств;
• расходный кассовый ордер №КО-2;
• журнал регистрации кассовых ордеров.

Под термином «кассовые операции» понимается какое-либо действие, непосредственно связанное с выдачей или же получением денег.

Именно их отображает документ под названием расходный кассовый ордер – также достаточно часто используется аббревиатура РКО.

Нередко в нормативных и правовых актах можно встретить термин «инвентаризация денежных средств». Под ним понимается ведение учета поступивших, а также впоследствии выданных денег.

«Расходный кассовый ордер» либо РКО подразумевает под собой специальный документ, который формируется в единственном экземпляре при выдаче наличных денег через кассу.

При этом следует помнить о достаточно обширном перечне правил и особенностей составления данного документа. Выполнение их строго обязательно.

«Журнал регистрации кассовых ордеров» — специализированный реестр, который включает в себя перечень всех кассовых ордеров (расходных и приходных).

В данном журнале в обязательном порядке обозначаются все характеристики РКО – дата формирования, назначение, а также иные важные.

Сколько можно выдавать денег в подотчет в 2021 году смотрите в статье: максимальная сумма подотчет.

Все о подотчетных лицах, читайте здесь.

Также при возможности стоит ознакомиться с иными терминами, встречающимися в законодательстве по этому поводу.

Назначение документа

Максимально подробно основное назначение расходно-кассового ордера в подотчет генеральному директору оглашается в Постановлении Госкомстата Российской Федерации №88 от г. в редакции от г.

В данном нормативно-правовом документе имеется отдельный раздел под названием «Расходный кассовый ордер» (Форма №КО-2).

Документ рассматриваемого типа используется для оформления выдачи наличных:

• при осуществлении традиционного способа обработки данных;
• при обработке с использованием средств вычислительной техники.

При этом следует помнить, что документ рассматриваемого типа в обязательном порядке подписывается достаточно обширный перечнем лиц.

Например, расходный кассовый ордер в подотчет обязательно должен быть заверен директором. Одними из наиболее важных разделов документа рассматриваемого типа являются следующие:

Фактически, в поле «основание» и прописывается назначение документа в каком-либо конкретном случае. Формирование РКО требуется практически во всех случаях при выдаче наличных денег из кассы организации.

Правовое регулирование

Следует помнить, что формирование документа данного типа должно обязательно осуществляться в рамках действующего по этому поводу законодательства.

Наиболее важными нормативно-правовыми документами по этому являются следующие:

Следует знать, что непосредственно с г. все обозначенные в упомянутом выше постановлении форматы документов не обязательны к употреблению. Это означает возможность не использовать стандартные формы.

Все организации на основании действующих законодательных актов, а также собственных внутренних нормативных документов могут подготавливать свои собственные образцы.

Но в то же время необходимо помнить, что данное правило не действует по отношению к различной первичной учетной документации.

Причем касается это, в первую очередь, именно кассовых документов – в том числе расходного кассового ордера.

Потому при формировании РКО не стоит ни в коем случае отклоняться от установленного в действующем законодательстве образца. В противном случае велика вероятность возникновения проблем.

Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ

Глядя на бланк расходно-кассового ордера, можно условно разделить его на три основные части:

• в первой указываются реквизиты документа;
• во второй пишется, на какие цели и кому выдаются деньги, с простановкой корреспондирующих счетов и подписей ответственных лиц;
• в третьей оформляется сама процедура выдачи наличных с подписями исполнителей.

Здесь вы можете расходно-кассового ордера по форме КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Рассмотрим образец построчного заполнения РКО на подотчет ― какие сведения и как нужно в него вписывать.

При оформлении кассовых операций обязательно соблюдайте правила. Какие именно правила установлены для кассовой дисциплины, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к справочно-правовой системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

Исправления при заполнении РКО не разрешаются. Документ должен быть оформлен без ошибок и помарок. В организации руководитель может выполнять функции бухгалтера и кассира. В этом случае рекомендуется издать распорядительный документ о возложении обязанностей бухгалтера на руководителя.

Чтобы узнать, какими документами регламентируются правила заполнения расходного кассового ордера, прочитайте статью «Как заполняется расходный кассовый ордер?».

Выдача расходного кассового ордера под отчет

Следует помнить, что не только процедура составления, но также выдача расходного кассового ордера в обязательном порядке регламентируется действующим на территории РФ законодательством.

Данная процедура имеет очень большое количество самых разных особенностей. Поэтому стоит в обязательном порядке ознакомиться с ней заранее максимально подробно.

Также стоит изучить предварительно следующие основополагающие вопросы:

• кто именно должен заполнять?
• инструкции по составлению ордера;
• основание при выдаче.

Пример заполнения потребуется обязательно при отсутствии опыта составления документов данного типа.

Несколько облегчить данную задачу может специализированное программное обеспечение от компании 1С. Вся документация подобного типа, в том числе кассовая (РКО и иная), уже включена в базу данных.

Видео: выдача денег в подотчет из кассы, как отразить документально в кассе РКО

Для оформления и последующей распечатки достаточно будет лишь заполнить соответствующими данными поля. Что очень удобно – вероятность допущения какой-либо ошибки будет минимальна.

Кем заполняется

Процедура составления расходного кассового ордера может осуществляться следующими должностными лицами:

• кассиром;
• бухгалтером.

Если по какой-то причине обозначенные выше должностные лица отсутствуют или же не имеют возможности осуществить формирование данной документации, то составить РКО может иное лицо.

Следует лишь помнить, что оно должно иметь соответствующие полномочия на это. Например, данный документ может составить директор, главный бухгалтер.

При этом вне зависимости от должности сотрудника требуется обязательно соблюдать все правила составления расчетного кассового ордера.

Инструкция по составлению ордера

Важно заранее изучить инструкции для заполнения ордера. Таким образом, можно будет существенно сократить время, требуемое для формирования документа данного типа.

Процедура составления РКО на сегодняшний день выглядит следующим образом:

Следует помнить, что данный документ в обязательном порядке должен быть зарегистрирован в специально предназначенном для этого журнале. Он составляется по форме №КО-3.

РКО является действительным только лишь при наличии подписей следующих лиц:

После проставления всех необходимых подписей РКО передается кассиру. Данный сотрудник в обязательном порядке осуществляет проверку правильности заполнения документа данного типа.

После выполнения всех обозначенных выше операций требуется заполнение графы «получил». В ней указывается прописью вся денежная сумма. Причем с заглавной буквы, при этом копейки должны быть обозначены цифрами.

Основание при выдаче

Следует помнить, что непосредственно при выдаче денег из кассы получатель обязан будет предъявить документ, который удостоверяет личность. Это может быть паспорт гражданина РФ, водительское удостоверение или же нечто иное.

Также может быть использован любой другой документ, где имеется печать организации, фото обращающегося и обозначение его Ф.И.О.

Как правильно составить акт приема товара на подотчет продавцу узнайте из статьи: подотчет.

Где посмотреть образец договора подряда на ремонт автомобиля, читайте здесь.

Как составить соглашение о расторжении договора подряда, смотрите здесь.

При этом реквизиты документа должны быть указаны вне зависимости от того, кто именно является получателем – физическое лицо или организация.

Пример заполнения

Если возможность использовать автоматизированное программное обеспечение для формирования рассматриваемого документа по какой-то причине отсутствует, стоит воспользоваться примером РКО.

При этом все же предварительно стоит ознакомиться с соответствующим постановлением Госкомстата. Это даст возможность избежать различного рода ошибок.

Основание в РКО при выдаче в подотчет

Как мы уже выяснили, деньги в подотчет могут быть выданы на основании изданного распорядительного документа или заявления подотчетника, подписанного руководителем. Заявление допускается как написать как от руки, так и представить в печатном виде. Оно может иметь примерно такой вид:

Директору ООО «Рассвет»

М. М. Шиповалову

от водителя Ю. В. Звягинцева

Заявление

Прошу выдать мне 1 000 руб. 00 коп. (одну тысячу рублей) сроком на 10 календарных дней на покупку ГСМ для служебного автомобиля.

______________ Ю. В. Звягинцев 11.05.20ХХ

Разрешаю

Директор ______________ М. М. Шиповалов 11.05.20ХХ

При оформлении РКО в строке для указания основания пишется «под отчет» и указывается документ («заявление») с датой его составления. Форму заявления также рекомендуется утвердить приказом об учетной политике в качестве приложения к положению о расчетах с подотчетными лицами.

ВАЖНО! С 01.06.2014, на основании того, что работником организации считается человек, работающий как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору, деньги под отчет могут выдаваться также лицам, заключившим гражданско-правовой договор с организацией.

Хотите узнать, когда может получить директор деньги в подотчет? Тогда читайте статью «Как правильно выдать деньги в подотчет директору?».

Порядок оформления

Основные положения выдачи денежных средств под отчет через РКО, установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России №3210-У от г. Согласно Указаниям Банка, бухгалтеру, выдающему денежные средства, необходимо следовать конкретным правилам — подробности в статье «Как организовать расчеты с подотчетными лицами». Бухгалтер-кассир формирует РКО на сумму, указанную в приказе на выдачу денег. Если потратить придется больше, то возможно возмещение расходов подотчетному лицу. Если меньше — остаток возвращается в кассу или вычитается из зарплаты.

Итоги

Необходимо помнить, что перед началом заполнения РКО бухгалтер должен получить от сотрудника его собственноручное заявление, завизированное руководителем. Оформлять расходный кассовый ордер нужно аккуратно, нельзя допускать ошибки и делать исправления. Для этого советуем скачать наш образец и всегда иметь его под рукой.

Соблюсти порядок выдачи средств под отчет и проконтролировать их целевое использование может помочь внутренний документ, описывающий порядок расчетов с подотчетными лицами.

такого документа можно в статье «Положение о расчетах с подотчетными лицами – образец».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кто выдает и занимается заполнением подобной документации

Составляет этот документ лицо, ответственное за работу с наличностью. В основном это бухгалтер кассир. Но, эти обязанности может исполнять и другой сотрудник, уполномоченный соответствующим приказом.

На некоторых предприятия расходник выписывает бухгалтер:

• расчетчик;
• по подотчетным лицам.

Не всегда вышеуказанные лица имеют возможность сформировать документ, тогда составить РКО может и иное лицо. К примеру:

• руководитель;
• главный бухгалтер.

Только не стоит забывать, человек осуществляющий оформление РКО должен иметь на это документальные полномочия. РКО после расходной операции остается в кассовом узле. Кроме того, он подлежит обязательной регистрации в специальном журнале.

Расходный кассовый ордер: правила заполнения

Образец заполнения РКО доступен любому, но кроме того, чтобы его увидеть нужно также знать правила заполнения.

Образец заполнения расходного кассового ордера

Эти правила довольно просты, но без них невозможно успешное ведение отчётности.

• Первая строка предназначена для того, чтобы в ней указывать как название организации, ведущей РКО, так и правовую форму её деятельности.
• Если компания имеет код ОКПО, то он вписывается в соответствующую графу. Он должен полностью совпадать с данными из Росстата. Если же он отсутствует, то можно ставить прочерк, как и в других случаях, когда строка не заполняется.
• При заполнении бумаг не материнской компанией, а её структурным подразделением, наименование последнего вписывается в предназначенную для этого графу.
• В поле, предназначено для номера документа, вписывается номер РКО исходя из сквозной нумерации с начала календарного года.
• Вписываемая в необходимую строку дата заполнения должна совпадать с днём, когда деньги были собственно выданы из кассы.
• В выделенной для этого строке, структурные подразделения вписывают свой код. В противном случае ставится прочерк, как было отмечено выше.
• Номер счёта, по дебету которого производится выдача денег, должен быть указан в графе «Корреспондирующий счёт, субсчёт». Для заполнения нужно сверяться с планом счетов бухучёта:

1. В случае, если происходит зачисление на расчётный счёт в банке – 51;
2. Если деньги нужны для расчётов с подрядчиками или поставщиками – 60;
3. Если же они нужны для выплаты зарплаты – 70;
4. Для расчётов с всевозможными подотчётными лицами – 71;
5. С работниками, но не по зарплате – 73;
6. Выплаты доходов учредителям – 75-2.

• Если у компании нет аналитического кода, то в соответствующей графе нужно ставить прочерк.
• Номер кредитного счёта, по которому отображается выдача наличных из кассы указывается в строке «Кредит».
• Сумма должна указываться цифрами в одной строке и буквами – в другой, следующей ниже. Копейки указываются цифрами и в последнем варианте.
• Если используется система кодирования целевого назначения, то необходимо заполнить строку, которая предназначена для этого.
• В предназначенной для этого графе указывается имя лица или название организации, которым из кассы выдаются наличные.
• В следующей строке указывается по какой причине, с какой целью была произведена выплата.
• Если к РКО прилагаются документы, то их реквизиты вписывают в строку «Приложение».
• В соответствующих строках заполняются данные на руководителя юридического лица и его главного бухгалтера. Они же ставят свои подписи.
• Указываются и данные на получателя. Заполняет графы он самостоятельно, вписывая и выдаваемую сумму буквами (если есть копейки, то их – цифрами). В конце ставит собственноручную подпись.
• Кассир выписывает данные из документа, который является свидетельством личности получателя. Обычно – это паспорт.
• Строка с данными о себе и своей подписью кассиром заполняется лишь после того, как он выдаст на руки получателю деньги.

Исправлять какие-либо ошибки после заполнения строго запрещено. Руководитель юридического лица не обязан ставить подпись прямо на документ, если он расписался на бумагах из приложения.

Заполненный ордер не нужно выдавать получателю наличных – он остаётся в кассе.

Образец того, как заполняется расходный кассовый ордер

Сегодня любой актуальный образец заполнения РКО, в том числе за 2015 г. можно свободно скачать в интернете.

Пример заполнения расходного кассового ордера

Или посмотреть в этой статье.

• Для расчётов с подрядчиками или поставщиками;
• Выдача наличных из кассы на матпомощь работнику;
• Для передачи на банковский счёт.

Каждый бланк наглядно показывает простоту и сложность правильного соблюдения кассовой дисциплины и заполнения РКО.