Отчет по форме СЗВ-М 2021 году. Новая отчетность в ПФР для работодателей

Частые вопросы по сдаче и оформлению отчета СЗВ-М

Отчет СЗВ-М за январь 2021 года должны сдавать все работодатели. В частности:

• организации и их обособленные подразделения;
• адвокаты, детективы;
• нотариусы;
• индивидуальные предприниматели.

В отчете СЗВ-М за январь 2021 года нужно отразить сведения обо всех работниках, которые с 1 по 31 января выполняли работу на основании трудовых соглашений. При этом совершенно без разницы:

• проводились выплаты физическим лицам в январе или отсутствовали;

• велась фактическая деятельность организацией (ИП) в январе или нет.

Обратите внимание, что форму СЗВ-М необходимо подавать даже в случае если просто заключались трудовые договора.

На основании письма ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581, если физические лица работают (оказывают услуги) по гражданско-правовому договору, то данные о них отражают в отчете СЗВ-М при соблюдении следующих условий:

• физлицам выплатили вознаграждение;

• на сумму вознаграждения были начислены взносы.

То есть, если в январе 2021 года по гражданско-правовому договору сотрудниками не начислялось вознаграждение и на его сумму не начислялись взносы, таких работников в отчет СЗВ-М за январь 2017 года включать не нужно.

В 2021 году, как это было и ранее, организации и ИП-работодатели ежемесячно направляют отчет о работниках по форме СЗВ-М в свое отделение ПФР.

На основании статьи 11 Закона о персонифицированном учете ПФР № 27-ФЗ, законодатели сдвинули на пять дней крайний срок сдачи отчета СЗВ-М в 2021 году — с 10-го на 15-е число месяца, следующего за отчетным периодом. Новые сроки подачи отчета действуют с текущего, 2017 года.

Таким образом, срок сдачи СЗВ-М за январь 2021 года — 15 февраля (среда). При этом всегда есть возможность сдать отчет досрочно, не дожидаясь наступления февраля.

Если сдать СЗВ-М за январь 2021 года позднее 15 февраля, то страхователю грозит штраф 500 рублей за каждого работника (который указан в отчете за январь 2021 года).

Крайние даты сдачи отчетности по форме СЗВ-М в 2021 году являются:

• 15 февраля;
• 15 марта;
• 17 апреля;
• 15 мая;
• 15 июня;
• 17 июля;
• 15 августа;
• 15 сентября;
• 16 октября;
• 15 ноября;
• 15 декабря.

За декабрь 2021 года отчет по форме СЗВ-М нужно подать не позднее 15 января 2021 года.

Добавим, что отправка отчета СЗВ-М по почте будет более длительной, чем подача документа по электронным каналам.

Заполнение отчета СЗВ-М за январь 2021 года в принципе ничем не отличается от его заполнения за другие месяцы. Единственный нюанс — в поле ««Отчетный период» следует указать код 01 (он указывает на январь). Все остальные разделы документа заполняются стандартно.

Иванов Иван Иванович (директор). СНИЛС 183-060-671 47, ИНН 920187152369.Надеждина Любовь Петровна (бухгалтер). СНИЛС 184-070-951 49, ИНН 920298741236.

Уточнить форму СЗВ-М за январь 2021 года необходимо в том случае, если в первичном отчете (с типом «исходная») были совершены ошибки. Например, был указан некорректный ИНН или СНИЛС. Действующее законодательство не устанавливает крайних сроков подачи уточняющих отчетов СЗВ-М.

При этом некоторые территориальные подразделения ПФР утверждают, что дополняющие (отменяющие) отчеты следует подавать не позже, чем в срок представления документа за отчетный период. Если эти сроки предоставления нарушены, то страхователю грозит штраф 500 рублей (за каждого работника).

Можно подытожить, что до 15 февраля 2021 года в случае необходимости нужно успеть подать не только «исходник» отчета СЗВ-М, но и его уточненную форму.

1. СЗВ-КОРР — «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица» — для исправления сведений застрахованного работника в ПФР.

2. СЗВ-ИСХ — «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица».

3. «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)».

Сразу отметим, что нулевого отчета СЗВ-М не может быть. Если в отчет за январь не включать ни одного работника, то документ теряет смысл. Сотрудникам ПФР нулевой отчет не нужен, ввиду отсутствия в нем необходимых сведений. Нельзя сдавать СЗВ-М без заполненного блока «Сведения о застрахованных лицах».

Новый отчет должны сдавать ИП и организации за тех сотрудников, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору и получают доходы, облагающиеся страховыми взносами в ПФР.

Отчет СЗВ-М нужно подавать в ПФР ежемесячно.

Крайний срок подачи – не позднее 15-го числа следующего месяца.

Примечание: если день сдачи выпадает на выходной или праздник, то крайний срок подачи отчета переносится на ближайший рабочий день.

Инструкция по заполнению отчета в ПФР по форме СЗВ-М

Раздел 1. Указываем реквизиты страхователя:

• Регистрационный номер в ПФР. Указан в уведомлении из ПФР, полученном при регистрации ООО (ИП). Также, его можно узнать в местном отделении ПФР, либо в налоговой инспекции (продиктовав свой ИНН).
• Наименование (краткое). Например, «ООО «.
• Поле «ИНН». ИП и организации указывают ИНН, в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе.
• Поле «КПП». ИП поле КПП не заполняют. Организации указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Раздел 2.Отчетный период. Указывается номер отчетного месяца, за который сдается отчет, а чуть дальше, отчетный календарный год (например, Отчетный период 04 календарного года 2019).

Раздел 3.Тип формы (код). Указывается код формы:

• исхд (исходная форма, подается впервые в отчетном месяце);
• доп (дополняющая форма, подается с целью дополнения ранее поданных сведений);
• отмн (отменяющая форма, подается с целью отмены ранее неверно поданных сведений).

Раздел 4. Указываются сведения о застрахованных лицах (сотрудниках) получивших в отчетном месяце выплаты:

• Фамилия, имя, отчество (в именительном падеже).
• Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).
• ИНН (при наличии информации об ИНН сотрудника).

Примечание: ФИО сотрудников можно указывать как по алфавиту, так и в любой другой последовательности.

В нижней части отчета необходимо поставить подпись руководителя (ИП) с указанием должности, печать (при наличии) и дату подписания.

За несдачу ежемесячной отчетности в ПФР или подачу отчета с неполными или недостоверными сведениями предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждого работника.

Кроме этого с должностных лиц организации (руководитель, бухгалтер) дополнительно могут взыскать штраф в размере от 300 до 500 рублей (статья 15.33 КОАП РФ).

Даже если организация приостановила свою деятельность нулевой отчет СЗВ-М все равно необходимо сдавать. В такой компании есть как минимум один учредитель (директор), по которому нужно отчитываться.

С марта 2021 года действует новый порядок представления отчета отдельными категориями застрахованных лиц. Начиная с указанного периода отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ обязательны к представлению в отношении:

1. Руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.
2. Председателя ТСЖ, ГПК, СНТ, ОНТ, ДНТ (при отсутствии заключенного трудового или гражданско-правового договора)

Указанные изменения были внесены письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенного до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721.

Напомним, что ранее ПФР разрешал не сдавать отчет за единственного учредителя и председателей кооперативов и товариществ (Письмо от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856).

Нужно ли сдавать СВЗ-М ИП без работников?

По форме СЗВ-М должны отчитываться ИП или организации, у которых штате есть хотя бы один сотрудник. Поэтому ИП без работников сдавать отчет СВЗ-М не нужно.

Нужно ли сдавать отчет НКО и общественным организациям без работников?

В соответствии с Письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенным до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, СЗВ-М необходимо сдавать в отношении председателя ТСЖ, ГПК, СНТ, ОНТ, ДНТ (при отсутствии заключенного трудового или гражданско-правового договора).

Нужно ли сдавать СЗВ-М вновь созданным ООО без сотрудников, гендиректора и счета в банке?

В соответствии с Письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенным до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, СЗВ-М необходимо сдавать в отношении руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.

Нужно ли сдавать отчет организациям в процессе ликвидации?

Согласно разъяснениям, данным в Пенсионном фонде РФ, нахождение организации в стадии банкротства не освобождает ее от обязанности представления отчета по форме СЗВ-М. В данном случае, заполняется нулевая форма и подписывается у конкурсного управляющего.

Сдать СЗВ-М за январь 2021 года должны все работодатели. В том числе:

• ;
• частные бизнесмены;
• адвокаты, детективы и нотариусы.

В отчете СЗВ-М за январь 2021 года поверяющие ждут от вас данные обо всех сотрудниках, которые в рамках с 1 по 31 января выполняли какую-либо работу на основании трудовых соглашений. И не имеет значения:

1. вела ли фирма (ИП) фактически деятельность в январе;
2. были ли в январе выплаты физлицам.

Имейте в виду: подать форму СЗВ-М нужно, даже если в январе вы просто только заключали трудовые договоры.

Если же физлица выполняют работы (оказывают услуги) по договору гражданско-правового толка, то сначала превалировала следующая позиция (письмо ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581). Сведения о них показывают в СЗВ-М при одновременном соблюдении следующих условий:

1. исполнителям выплачено вознаграждение;
2. на сумму вознаграждения начислены взносы.

Как заполнить бланк новой отчетности в ПФР

Нужно отметить, что форма отчета СЗВ-М в 2021 году осталась прежней. Страхователи применяют бланк, который был утвержден постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

1. Реквизиты страхователя.2. Отчетный период.3. Тип формы.4. Сведения о застрахованных лицах.

С 8 января 2021 года вступило в силу Постановление ПФР от 07.12.2016 № 1077п. Постановление утвердило новый электронный формат сведений персонифицированного учета по форме СЗВ-М.

То есть, начиная с отчета за декабрь 2021 года, действует уже обновленный вариант СЗВ-М, который нужно направить в ПФР. Добавим, что электронную форму отчета СЗВ-М создают в формате XML в. кодировке UTF-8.

Подводим итоги

Дополняющая СЗВ-М:

• оформляется на том же бланке, что и исходный отчет, с указанием кода «доп» в Разделе 3 «Тип формы (код)»;
• должна содержать информацию только по тем сотрудникам, сведения по которым в исходном отчете отсутствуют или отражены с ошибками;
• представляется вместе с отменяющей СЗВ-М, если требуется исправить ошибки в уже представленных в фонд сведениях;
• может стать причиной штрафа в размере 500 руб. за каждого забытого сотрудника, если будет представлена в ПФР позже 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Если досрочно

Заметим, что сдача отчета СЗВ-М за март 2021 года может быть и досрочной. То есть, уже в марте. Дожидаться наступления апреля совсем необязательно.

Но возможен подвох: при досрочной отправке СЗВ-М за март 2017 года почти всегда есть вероятность, что уже сданный отчет нужно будет уточнить. К примеру, новый специалист будет принят на работу в последний день марта, когда отчет уже сдан. И такие случаи исключать нельзя.

Подробнее об этом см. «СЗВ-М можно сдать досрочно».

И не забывайте, что при сдаче в электронном варианте форма СЗВ-М за март 2021 года попадет в отделение фонда заведомо быстрее, чем почтовой отправкой на бумажном бланке.

Тоже может быть полезно:

• Плата за негативное воздействие на окружающую среду в 2020 году
• Какой ОКВЭД указывать в отчетности за 2021 год?
• Пониженные тарифы страховых взносов в 2021 году

• Коэффициент-дефлятор на УСН на 2021 год
• Изменения в сфере страховых взносов в 2021 году
• Срок сдачи 2-НДФЛ в 2021 году за 2021 год

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно!

Штраф за несдачу формы СЗВ-М

При этом на бумаге можно сдать:

• лично (только ИП);
• через уполномоченного представителя непосредственно сотруднику фонда;
• по почте.

Штраф за сдачу СЗВ-М не в положенном виде – на бумаге/электронно – составляет 1000 рублей.

Форму СЗВ-М за январь 2021 года можно сдать:

• в электронном виде (для работодателей с количеством сотрудников 25 и более человек);
• на бумаге (24 и менее сотрудников).

Способы подачи отчета в бумажной форме:

• лично;
• через уполномоченного представителя;
• по почте.

Только индивидуальный предприниматель вправе сдать отчет СЗВ-М лично. Организации могут сдавать документ через уполномоченного представителя.

В новой редакции п. 4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете № 27-ФЗ содержится норма о том, что с 2021 года копии всех форм отчетности в ПФР работодатель обязан выдавать физическим лицам в такие сроки:

• с момента обращения лица — не позднее 5 календарных дней;
• в день увольнения (расторжения гражданско-правового) договора.

То есть, выдавать копию СЗВ-М каждому работнику необязательно. Допускается выдача выписки из СЗВ-М сотруднику, так как в отчете содержатся персональные данные других работников, а их раскрытие третьим лицам запрещается.

Правила заполнения отчёта

Для понимания правил, в соответствии с которыми требуется заполнять форму, стоит прочитать указания, содержащиеся непосредственно в ней. Далее эта форма ещё будет приведена вместе с указаниями.

В выписке из единого государственного реестра юридических лиц либо из реестра индивидуальных предпринимателей можно отыскать необходимый регистрационный номер. Иногда предприниматель имеет сразу два таких номера. В этом случае в форму СЗВ-М должен быть занесён тот из них, который содержится в выписке из реестра индивидуальных предпринимателей.

Наименование организации должно быть указано в точности то же, что и в уставе юридического лица. В случае с ИП оно должно совпадать с тем, которое указано в свидетельстве о постановке на учёт физического лица, либо удостоверяющим личность документом – в первую очередь это паспорт.

В графе для кода налогового периода в рассматриваемом случае нужно поставить «10» – код для октября, ведь именно за этот месяц сдаётся отчёт.

После этого нужно будет выбрать из нескольких вариантов: «исхд», «доп» и «отмн». Если отчёт заполняется в первый раз, выбирать нужно «исхд», что означает исходный. После этого нужно заполнить сведения о каждом из сотрудников по отдельности. Следует указывать в соответствующих графах фамилию, имя, отчество, а также СНИЛС и ИНН каждого из них по очереди.

Если в первый раз помарки ещё допустимы, то последнюю таблицу стоит заполнять очень аккуратно, не допуская никаких ошибок, ведь иначе организация либо ИП могут получить штраф.

Электронный формат

Обратите внимание: с 08 января 2021 года начало действовать постановление ПФР от 07.12.2016 № 1077п, которое утвердило новый электронный формат сведений персонифицированного учета по форме СЗВ-М.

Это значит, что с отчета за декабрь 2016-го года действует обновленный электронный вариант формы СЗВ-М. Для отправки в фонд СЗВ-М за январь 2021 года подходит только он!

ПФР_034-012-008689_034012_СЗВ-М_20170204_b26caf26-0c3c-4cf-b01-1f65f4540df0.xml

Электронный СЗВ-М создают в формате XML в кодировке UTF-8.

При этом принципиальных изменений нет. Подробно ознакомиться со всеми техническими нюансами можно здесь.

С 08 января 2021 года действует постановление ПФР от 07.12.2016 № 1077п, которое утвердило новый электронный формат сведений персонифицированного учета по форме СЗВ-М. Этот документ ПФР содержит основную техническую информацию для отправки в фонд СЗВ-М за март 2021 года.

ПФР_[рег.номер]_[код ТО ПФР]_СЗВ-М_[дата формирования файла]_[GUID].xml

ПФР_034-012-008689_034012_СЗВ-М_20170410_b26caf26-0c3c-4cf-b01-1f65f4540df0.xml

Подробно ознакомиться со всеми техническими нюансами можно здесь.

Нужно ли включать гендиректора

Не нужно включать в СЗВ-М за июль 2021 года единственного директора – учредителя. Об этом говорят разъяснения ПФР от 06.05.2016 № 08-22/6356 и Минтруда от 07.07.2016 № 21-3/10/В-4587. Но только при соблюдении 2-х условий:

1. С ним не заключен трудовой контракт.
2. Он не получает никаких выплат от организации.

То есть: если в июле с директором не был заключен трудовой договор, и он не получил никаких выплат, то форму СЗВ-М за июль 2017 года таким фирмам без персонала можно вообще не сдавать.

Заметим, что ранее Пенсионный фонд настаивал: компания обязана сдавать СЗВ-М на единственного учредителя, даже если с ним не заключала трудовой или гражданско-правовой договор (письмо от 06.05.2016 № 08-22/6356). Поэтому до сих пор некоторые бухгалтеры предпочитают подстраховаться и всё же сдавать СЗВ-М с одним директором. Это, в принципе, не запрещено.

Отделение ПФР обязано принять СЗВ-М за июль 2021 года, даже если в ней показан лишь один директор и с ним нет никакого договора.

Образец заполнения отчета СЗВ-М в 2021 году

Образец заполнения бланка по форме СВЗ-М вы можете посмотреть на этой странице.

ПРИМЕР

В ООО «Гуру» (ИНН 7703698521, КПП 770147896, регистрационный номер ПФР 087-202-123456) трудятся:

1. Краснов Игорь Васильевич (директор). СНИЛС 120-321-698 47, ИНН 703147852369;
2. Пирогова Надежда Степановна (бухгалтер). СНИЛС 147-879-159 61, ИНН 703698741236.

13 февраля 2021 года в территориальное подразделение ПФР подана заполненная форма СЗВ-М за январь 2021 года. Приведем образец.

Заполнение отчета СЗВ-М за март 2021 года не имеет принципиальных особенностей. Только в поле «Отчетный период» укажите код – 03. Он показывает, что вы сдаёте именно мартовский отчет. В остальном – всё стандартно.

ПРИМЕР

Новый электронный формат

В итоге, срок сдачи СЗВ-М за январь 2021 года попадает на 15 февраля. Этот день – среда.

Подробнее об этом см. «СЗВ-М в 2021 году: новые сроки сдачи исходных, корректирующих и уточненных отчетов».

Учтите: если сдача СЗВ-М за январь 2021 года произойдет позднее 15 февраля, страхователя могут оштрафовать на 500 рублей. Причем за каждого сотрудника, заявленного в форме СЗВ-М за январь 2017 года.

Заметим, что сдача отчета СЗВ-М за январь 2021 года может быть и досрочной. То есть, уже в январе. Дожидаться наступления февраля совсем не обязательно.

Однако при досрочной отправке СЗВ-М за январь 2021 года есть вероятность, что уже сданный отчет нужно будет уточнить. Такое может быть, если, к примеру, новый человек будет принят на работу в последний день января, когда отчет уже сдан. И такие случаи исключать нельзя.

И не забывайте, что по электронным каналам форма СЗВ-М за январь 2017 года придет в фонд заведомо оперативно, чем обычной почтовой отправкой.

Напомним, что начиная с 1 января 2021 года, учет страховых взносов и их уплата за работников, переходят к Пенсионному фонду РФ. ПФР будет контролировать персонифицированный учет в виде отчетности СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Обратите внимание, что необходимо будет подавать как форму СЗВ-М, так и СЗВ-СТАЖ! Организации должны будут сдавать отчеты СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 (на двух страницах). На безработных граждан сведения о страховом стаже подает служба занятости населения.

Новый отчет СЗВ-СТАЖ, в отличие от формы СЗВ-М, необходимо будет сдавать один раз в год – не позже 1 марта 2021 года (на основании поправок «в» п. 4 ст. 2 Федерального закона от 03.07.16 № 250-ФЗ). Если на крайний день подачи отчета выпадает выходной (праздничный) день, то на основании письма ПФ РФ от 07.04.16 № 09-19/4844, то его можно сдать в ближайший рабочий день.

1. ФИО работника.

2. СНИЛС сотрудника.

3. Время работы (период) работы.

4. Коды работы и основания для льготного выхода на пенсию (досрочного выхода).

Следует учитывать, что в новый отчет СЗВ-СТАЖ нужно будет включать всех сотрудников, с которыми заключались гражданско-правовые или трудовые договоры (на оказание услуг, выполнение работ). Работники, с которыми заключались договоры авторского заказа, также должны быть включены в отчет о страховом стаже.

Отметим, что с заполнением нового отчета СЗВ-СТАЖ не должно возникнуть никаких проблем. За образец можно взять отчет СЗВ-М, так как сведения о страхователе в этих двух формах одинаковы. Сведения о работниках нужно указать в Разделе 3.

В завершении добавим, что согласно общим правилам представления сведений о застрахованных лицах, организации, численность сотрудников которой превышает 25 человек, должны подавать новую отчетность исключительно в электронной форме, подписанную усиленной квалифицированной подписью.

Если численность работников менее 25 человек, то на основании п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ, СЗВ-СТАЖ можно сдавать на бумаге.

Изменения в форме

При подготовке отчетности СЗВ-М работодатель должен учитывать изменения, которые произошли в законодательстве. Нужно отметить, что из двух, лишь одно выгодно для компании: в связи с вводом в августе нового формата электронного отчета было сокращено количество ошибок, которые могут повлиять на принятие отчета Пенсионным фондом. Если раньше подобных ошибок было 30, то теперь их в два раза меньше – 14.

Подобное нововведение делает процесс подготовки отчетности более простым и доступным, как результат — отказ в приеме отчета будет даваться не так часто, как раньше, соответственно уменьшится количество штрафов за допущенные ошибки и неточности.

Согласно информации, изложенной в письме Пенсионного фонда от сентября 2021 года под номером 15-26/12513, СЗВ-М за октябрь 2020 года должен подаваться в новой форме. Несмотря на то, что обновленный формат был предложен еще в августе, ПФР ввел переходной период, который длился до 1 ноября 2021 года. В это время сдавать отчетность работодателю разрешали как в старой форме, так и с использованием новой. Однако, с наступлением ноября отчеты принимаются исключительно в новой электронной форме.

Второе изменение, с которым столкнутся работодатели, это утверждение правлением Пенсионного фонда бланков, которые используются для взыскания штрафов за не предоставленный отчет СЗВ-М в принудительном порядке. Найти эти документы можно в первом и втором приложении к постановлению ПФР № 684, которое было принято в июле 2021 года.

С принятием данного постановления фонд имеет право выставлять организациями инкассовые поручения на штрафы и производить списание нужных сумм с расчетных счетов компании без акцепта.